Erstellen eines Entscheidungsprotokolls für den Erfolg im Projektmanagement

Im Durchschnitt trifft ein Mensch etwa 35.000 Entscheidungen pro Tag. Als Projektmanager hat man jedoch das Gefühl, die doppelte Zahl zu treffen, vor allem, wenn man mit mehreren Aufgaben jongliert.

Eine McKinsey-Studie hat gezeigt, dass die entscheidungsprozess nimmt einen großen Teil der Zeit eines Managers in Anspruch - so viel wie 70% für einige C-Suite-Führungskräfte .

Noch wichtiger ist die Nachverfolgung dieser Entscheidungen, da sie genauso wichtig sein kann wie die Entscheidungen selbst. Ein Tool, das sich hier als nützlich erweisen kann, ist das Produktentscheidungsprotokoll.

Unterschätzt, aber dennoch unverzichtbar, helfen Produktentscheidungsprotokolle bei der Nachverfolgung des Lebenszyklus eines Projekts.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum ein Entscheidungsprotokoll unerlässlich ist für nachverfolgung von Projekten und Best Practices für den Erfolg im Projektmanagement.

⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung

• Die Grundlagen: Entscheidungsprotokolle dienen der Nachverfolgung wichtiger Projektentscheidungen, einschließlich der Gründe, Alternativen, Risiken und Elemente für Maßnahmen. Sie verbessern die Transparenz, die Verantwortlichkeit und die Kommunikation
• Schlüsselkomponenten: Entscheidungserklärung, Datum, Entscheidungsträger, Begründung, Alternativen, Risiken, Elemente der Maßnahmen, Eigentümer und Fristen
• Art der protokollierten Entscheidungen: Strategische, taktische, operative, risikobezogene und kontroverse Entscheidungen
• Wann zu verwenden: Komplexe Projekte, schnelllebige Umgebungen, verteilte Teams, Risikominderung und Überprüfungen nach Projekten
• Vorteile: Verbessert die Kommunikation, erhöht die Verantwortlichkeit und rationalisiert die Projektdokumentation
• Erstellung: Verwenden Sie tools wieClickUp für strukturierte Entscheidungsprotokolle, Echtzeit-Zusammenarbeit und die Verknüpfung von Aufgaben
• Automatisierung: Automatisierte Aktualisierungen und Benachrichtigungen, um Entscheidungsprotokolle ohne manuellen Aufwand aktuell zu halten
• ClickUp-Vorlage: Bietet benutzerdefinierte Felder, Status, Ansichten und ein umfassendes Entscheidungsprotokoll zur Verbesserung des Projektmanagements

🧠 Fun Fact: Traditionell wurden Entscheidungen in Projekten in Meeting-Protokollen dokumentiert. Im Laufe der Zeit führte das Bedürfnis nach einer strukturierteren und leichter zugänglichen Aufzeichnung zur Entwicklung spezieller Entscheidungsprotokolle, die sicherstellen, dass kritische Entscheidungen leicht nachvollziehbar sind und nicht in langatmigen Dokumenten vergraben werden.

Entscheidungsprotokolle verstehen

Bevor wir beginnen, wollen wir zunächst erkunden, was Entscheidungsprotokolle sind, ihre Schlüsselkomponenten aufschlüsseln und die verschiedenen Arten von Entscheidungsprotokollen untersuchen, die Sie erstellen können.

Was ist ein Entscheidungsprotokoll?

Ein Entscheidungsprotokoll ist eine strukturierte Aufzeichnung von Schlüsselentscheidungen, die im Laufe eines Projekts getroffen werden. Darin werden Details wie die Entscheidung selbst, die Gründe für die Entscheidung, die in Betracht gezogenen Alternativen und die beteiligten Akteure festgehalten.

Durch die Führung eines Entscheidungsprotokolls verbessern Sie die Transparenz, die Verantwortlichkeit und die Kommunikation innerhalb des Projektteams, insbesondere wenn Sie verschiedene gruppenentscheidungstechniken .

Bestandteile eines Entscheidungsprotokolls

Ein gut strukturiertes Projekt-Entscheidungsprotokoll umfasst in der Regel die folgenden Bestandteile:

1. Entscheidungserklärung: Eine klare, prägnante Zusammenfassung der getroffenen Entscheidung, die so verfasst ist, dass sie für das gesamte Team leicht verständlich ist
2. Entscheidungsdatum: Das Datum, an dem die Entscheidung getroffen wurde, hilft bei der Nachverfolgung der Zeitleiste des Projekts und bei der Ermittlung möglicher Verzögerungen
3. Entscheidungsträger: Die Personen, die für die Entscheidung verantwortlich sind, sorgen für Verantwortlichkeit und Transparenz innerhalb des Teams
4. Begründung: Die Begründung für die Entscheidung, die den Kontext liefert und die Rechtfertigung für die Wahl unterstützt
5. Geprüfte Alternativen: Eine Liste anderer Optionen, die vor der endgültigen Entscheidung geprüft wurden, um einen gründlichen Entscheidungsprozess zu demonstrieren
6. Potenzielle Risiken und Strategien zur Risikominderung: Eine Bewertung der mit der Entscheidung verknüpften potenziellen Risiken sowie Strategien zu deren Abschwächung und zur Verringerung der negativen Auswirkungen
7. Elemente für Maßnahmen: Spezifische Aufgaben oder Schritte, die zur Umsetzung der Entscheidung erforderlich sind, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich durchgeführt wird
8. Eigentümer und Fälligkeitsdatum: Die für die einzelnen Elemente verantwortlichen Personen und die jeweiligen Fristen, um die Umsetzung zu fördernverantwortlichkeit des Teams und Nachverfolgung des Fortschritts

Arten der protokollierten Entscheidungen

Entscheidungen sind das Lebenselixier eines jeden Projekts, sie bestimmen seine Richtung und formen seine Ergebnisse. Daher muss ein Entscheidungsprotokoll so vielseitig sein, dass es die Nuancen der verschiedenen entscheidungsstile . Sehen wir uns die Arten von Entscheidungen an, die protokolliert werden können:

1. Strategische Entscheidungen: Dies sind Entscheidungen auf hoher Ebene, die sich auf die Gesamtrichtung des Projekts auswirken, insbesondere bei langfristigen Projekten. Sie sind von entscheidender Bedeutung für die Ausrichtung des Projekts auf umfassendere organisatorische Ziele
2. Taktische Entscheidungen: Solche Entscheidungen sind auf mittlerer Ebene angesiedelt und unterstützen die Umsetzung strategischer Ziele. Sie beinhalten häufig die Delegation an Mitglieder des Projekt Teams und erfordern klarekommunikationsmodelleinsbesondere in funktionsübergreifenden oder verstreuten Teams
3. Operative Entscheidungen: Dies sind alltägliche Entscheidungen, die den reibungslosen Ablauf des Projekts gewährleisten. Sie werden oft von einzelnen Mitgliedern des Teams oder kleinen Gruppen getroffen und erfordern in der Regel eine schnelle und effiziente Entscheidungsfindung
4. Risikobezogene Entscheidungen: Diese Entscheidungen werden häufig getroffen, um festgestellte Risiken oder potenzielle Gefahren für das Projekt zu bewältigen. Sie können Strategien zur Risikominderung, Notfallpläne oder andere Maßnahmen zur Minimierung negativer Auswirkungen und zur Bewältigung von Unsicherheiten beinhalten
5. Umstrittene Entscheidungen: Dies können Entscheidungen sein, die innerhalb des Teams zu Meinungsverschiedenheiten oder Diskussionen führen. Die Protokollierung dieser Entscheidungen sorgt für Transparenz, hilft bei der Begründung und sorgt dafür, dass alle auf derselben Seite stehen, auch wenn die Meinungen auseinandergehen

Profi-Tipp: Halten Sie nicht nur die Entscheidung selbst fest, sondern auch die Gründe, die ihr zugrunde liegen. Erläutern Sie kurz die Gründe für die Wahl einer bestimmten Vorgehensweise. Dieser Kontext ist von unschätzbarem Wert für spätere Bezugnahmen und kann Missverständnissen vorbeugen.

Lesen Sie auch: Wie man effektiv und schnell eine Entscheidung trifft

Wann man Entscheidungsprotokolle verwenden sollte

Als Projektleiter werden Sie mit Entscheidungen überhäuft. Ohne eine strukturierte Dokumentation dieser Entscheidungen besteht die Gefahr, dass es zu Missverständnissen kommt und die Verantwortlichkeit in Ihren Teams verloren geht. An dieser Stelle sind Entscheidungsprotokolle von unschätzbarem Wert.

Sie verbessern zusammenarbeit im Team und fungiert gleichzeitig als zentraler Datensatz.

Hier sind die Schlüssel-Szenarien, in denen ein Entscheidungsprotokoll unentbehrlich wird:

• Komplexe Projekte: Bei Projekten mit mehreren Beteiligten, Abhängigkeiten oder zu erbringenden Leistungen wird in einem Entscheidungsprotokoll jede Entscheidung nachverfolgt, wodurch die Übereinstimmung mitmethoden des Projektmanagements
  • Schnelllebige Umgebungen: Für Teams, die unter Zeitdruck arbeiten, bieten Entscheidungsprotokolle einen schnellen Zugriff auf frühere Entscheidungen und reduzieren so Verzögerungen, die durch wiederholte Diskussionen oder Ungewissheit entstehen
• Verteilte Teams: In entfernten oder hybriden Setups verbessern Entscheidungsprotokolle die Zusammenarbeit im Team. Sie dienen als einzige Quelle der Wahrheit und halten alle Mitglieder auf dem Laufenden, unabhängig von ihrem Speicherort
• Risikominderung: Sie helfen dabei, Muster in der Entscheidungsfindung zu erkennen, bieten Einblicke in Risiken und ermöglichen proaktive Anpassungen der Strategien
• Post-Projekt-Reviews: Entscheidungsprotokolle sind wertvoll für die Analyse der Ergebnisse und die Verfeinerung der Prozesse

Profi-Tipp: Stellen Sie Querverweise zwischen den Entscheidungen in Ihrem Protokoll und der zugehörigen Projektdokumentation her, z. B. Anforderungsdokumente, Meeting-Protokolle oder Risikobewertungen. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Prüfpfad und einen wertvollen Kontext für jede Entscheidung.

Vorteile der Verwendung von Entscheidungsprotokollen

Bei einem Entscheidungsprotokoll geht es nicht nur darum, Aufzeichnungen zu führen - es ist ein strategisches tool für Ihr Team. Wenn es richtig geführt wird, dient es nicht nur der Nachverfolgung von Entscheidungen, sondern auch einer besseren Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Organisation. So geht's:

1. Verbesserte Kommunikation

Betrachten Sie ein Entscheidungsprotokoll als das freigegebene Regelwerk Ihres Teams. Es ist ein zentraler Space, in dem alle auf dieselben Informationen über wichtige Entscheidungen und deren Gründe zugreifen können.

Als Projektmanager haben die meisten Entscheidungen, die Sie treffen, nicht nur Auswirkungen auf Ihr Team, sondern auch auf andere vertikale Bereiche. Durch die Dokumentation des Entscheidungsprozesses und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten werden Missverständnisse vermieden und die Synchronisierung aller Beteiligten mit den Zielen des Projekts sichergestellt.

Außerdem schafft das Wissen um das "Warum" hinter den Entscheidungen Vertrauen und fördert die Teamarbeit.

2. Verbesserte Rechenschaftspflicht

Die Rechenschaftspflicht wird mühelos, wenn die Elemente mit bestimmten Namen verknüpft sind. Ihr Entscheidungsprotokoll enthält die Namen der Ansprechpartner und andere wichtige Namen, die für den Fortgang der Dinge entscheidend sind.

Dieses Protokoll dient nicht nur der Nachverfolgung des aktuellen Fortschritts, sondern auch als historische Aufzeichnung - perfekt, um vergangene Entscheidungen zu überprüfen und daraus zu lernen. Durch die detaillierte Aufzeichnung jeder Entscheidung und ihrer Auswirkungen können Teams Fehltritte vermeiden und ihre Projekte auf Kurs halten.

3. Rationalisierte Projektdokumentation

Vom Onboarding neuer Mitglieder eines Teams bis zur Vorbereitung auf Audits - gut gepflegte projekt-Dokumentation ist eine Fundgrube für Informationen. Ihr Projekt ist zukunftssicher, wenn Ihr Entscheidungsprotokoll regelmäßig aktualisiert wird.

Es fasst alle wichtigen Details in einem einzigen, leicht zu navigierenden Dokument zusammen, so dass die Übergabe und die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften reibungsloser als je zuvor erfolgen kann.

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Wie man ein Entscheidungsprotokoll im Projektmanagement erstellt und pflegt

Zum Glück gibt es einen einfachen Weg, mit der Führung von Entscheidungsprotokollen zu beginnen. ClickUp , die Alles-App für die Arbeit, ist hier sehr nützlich. ClickUp für Projektmanagement Teams kann Ihnen helfen, ein tadelloses Entscheidungsprotokoll zu erstellen und zu pflegen. Fügen Sie Aufgabenmanagement-, Dokumentations-, Brainstorming- und Visualisierungstools zusammen mit beliebten Integrationen hinzu, und Sie haben ein überzeugendes Projektmanagement-Kit. So viel kann Ihr Team an einem Tag erreichen!

Werfen wir einen Blick auf die Erstellung und Verwaltung eines Entscheidungsprotokolls in ClickUp:

Schritt 1: Erstellen eines neuen Dokuments oder einer neuen Liste mit Aufgaben

Sie managen komplexe Projekte oder suchen nach einem zentralen Hub für die Entscheidungshistorie Ihres Teams? ClickUp Dokumente bietet die nötige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Und es kann als Startpunkt für Ihr Entscheidungsprotokoll dienen!

Verknüpfen Sie Ihre Aufgaben und ClickUp Docs, um kontextuelle Beziehungen innerhalb Ihrer Workflows zu schaffen

So kann ClickUp Docs helfen:

• Anpassbares Design: Erstellen Sie ein professionelles und organisiertes Entscheidungsprotokoll mit ClickUp's verschachtelten Seiten, Vorlagen und Styling-Optionen. Fügen Sie Tabellen für strukturierte Daten hinzu und formatieren Sie das Dokument so, dass es Ihren Workflow-Anforderungen entspricht
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, indem Sie Ihr Entscheidungsprotokoll in Echtzeit bearbeiten. Verwenden Sie Tags und Kommentare, um Entscheidungen zu diskutieren, weisen Sie Elemente direkt zu, und wandeln Sie Text in verfolgbare Aufgaben um, um die Verfolgung jedes Problems sicherzustellen
• Zentraler Zugriff: Verknüpfen Sie Ihr Entscheidungsprotokoll mit relevanten Aufgaben und Projekten, so dass Sie auf alle zugehörigen Informationen an einem Ort zugreifen können. Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden, indem Sie Docs mit Ihren Workflows verbinden
• Verbessertes Workflow-Management: Fügen Sie Widgets hinzu, um den Status von Projekten zu aktualisieren, Aufgaben zuzuweisen oder Workflows zu optimieren, ohne die Registerkarten zu wechseln. Diese Integration stellt sicher, dass Ihr Entscheidungsprotokoll immer aktuell und umsetzbar ist
• Mühelose Informationsabfrage: Verwenden Sie den Docs Hub zum Suchen, Sortieren und Filtern Ihrer Dokumente. Mit verifizierten Wikis, vorgefertigten Vorlagen und Such-Tools finden Sie schnell und einfach die benötigten Informationen

Schritt 2: Verknüpfen Sie Entscheidungen mit relevanten Aufgaben und Projekten

Ein gutes Entscheidungsprotokoll zeichnet nicht nur Entscheidungen auf, sondern verbindet sie mit umsetzbaren Schritten und realen Ergebnissen.

Mit ClickUp Aufgaben können Sie jede Entscheidung direkt mit den zugehörigen Aufgaben und Projekten verknüpfen. Dies gewährleistet eine klare Verbindung zwischen Entscheidungen und ihren praktischen Auswirkungen, auch wenn Sie mehrere Teams verwalten.

Richten Sie Abhängigkeiten in ClickUp Tasks ein, damit Sie Entscheidungen mit Ihren Workflows verknüpfen und sehen können, wie sie sich auf die einzelnen Aufgaben auswirken

Es wird von unserer gesamten Agentur als Tool zur Verwaltung aller Projekte, Aufgaben, Zeitleisten und Abrechnungen verwendet. Es hat ein älteres System ersetzt und es uns ermöglicht, zu einem agileren Projektmanagement Flow überzugehen und die interne Kommunikation zu verbessern.

Mike Müller geschäftsführender Vizepräsident, Stevens Advertising

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Entscheidungsprotokoll besser umsetzen können:

• Verknüpfen Sie verwandte und abhängige Aufgaben: Schaffen Sie ein Netz von Zusammenhängen, indem Sie verwandte oder abhängige Aufgaben mit Ihren Entscheidungen verknüpfen. So erhalten Sie eine klare Ansicht darüber, wie sich Entscheidungen auf andere Aspekte Ihres Projekts auswirken
• Nachverfolgung des Fortschritts und Vermeidung von Engpässen: Indem Sie Aufgaben mit Entscheidungen verknüpfen, können Sie deren Fortschritt direkt überwachen und mögliche Engpässe frühzeitig erkennen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidungen nicht nur dokumentiert, sondern auch effektiv ausgeführt werden
• Visualisieren Sie Arbeit über mehrere Listen hinweg: Erleichtern Sie die funktionsübergreifende Arbeit, indem Sie Aufgaben oder Unteraufgaben zu mehreren Listen hinzufügen. Aufgaben behalten ihren ursprünglichen Status, ihre Priorität, ihre Automatisierungen und benutzerdefinierten Felder bei und sorgen so für eine konsistente Sichtbarkeit und Abstimmung in Ihrem Team

Schritt 3: Anpassen des Entscheidungsprotokolls

Bei der Erstellung eines Entscheidungsprotokolls gibt es keine einheitliche Größe für alle. Jedes Projekt hat seine eigenen Bedürfnisse. Für manche ist die Nachverfolgung von Entscheidungsterminen wichtiger, für andere die Bewertung der Auswirkungen.

Mit ClickUp Benutzerdefinierte Felder können Sie ein Entscheidungsprotokoll entwerfen, das auf Ihr Projekt zugeschnitten ist und sicherstellt, dass Ihr Team die wichtigsten Details festhält.

Erstellen Sie verschiedene benutzerdefinierte Felder in ClickUp, um Ihr Entscheidungsprotokoll für verschiedene Projekte anzupassen

Hier sehen Sie, wie dieses Feature Ihr Entscheidungsprotokoll aufwerten kann:

• Fügen Sie wichtige Entscheidungsdetails hinzu: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder für Schlüsselinformationen wie Entscheidungsdaten, Beteiligte, Begründungen und Folgenabschätzungen ein. Mit diesen Feldern können Sie jede Entscheidung mit Klarheit und Kontext dokumentieren
• Verfolgen und Verwalten von Entscheidungen: Passen Sie die ausklappbaren Menüs an, fügen Sie numerische Felder hinzu oder verfolgen Sie den Fortschritt mit Angaben zum Client oder zu den Interessengruppen an einem Ort. Die Anzahl der benutzerdefinierten Felder, die Sie pro Entscheidung hinzufügen können, ist nicht begrenzt
• Sortieren und filtern Sie nach dem, was am wichtigsten ist: Heben Sie wichtige Entscheidungen hervor, indem Sie die Reihenfolge der Felder nach Wichtigkeit sortieren. Verwenden Sie Filteroptionen, um bestimmte Elemente schnell zu finden oder das Durcheinander für schnellere Einblicke zu durchbrechen
• Automatisierte Berechnungen für numerische Daten: Müssen Sie die potenziellen Kosten einer Entscheidung berechnen oder Werte für Folgenabschätzungen vergleichen? Führen Sie schnell Berechnungen zwischen numerischen benutzerdefinierten Feldern durch, um fundierte Entscheidungen zu treffen

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Schritt 4: Zusammenarbeit im Team ermöglichen

Zusammenarbeit und reibungslose Kommunikation spielen eine unbestreitbar wichtige Rolle bei der Führung eines umfassenden Entscheidungsprotokolls. Und ClickUp Chat und ClickUp Kommentare zuweisen machen diesen Prozess mühelos.

Zentralisieren Sie die Kommunikation in Ihrem Team mit ClickUp Chat

Hier erfahren Sie, wie sie die Zusammenarbeit bei Entscheidungsprotokollen unterstützen können:

• Stromlinienförmige Kommunikation: Nutzen Sie den Chat, um Entscheidungen in Echtzeit zu diskutieren, ohne zu einer anderen Plattform wechseln zu müssen. Arbeiten Sie mit Einzelpersonen oder Gruppen zusammen, geben Sie Updates frei und erstellen Sie sogar Aufgaben direkt aus Chat-Nachrichten
• KI-gestützte Zusammenfassungen: Behalten Sie den Überblick über Diskussionen mit KI Catchup, das verpasste Unterhaltungen zusammenfasst. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden über entscheidungsrelevante Chats und ersparen Sie sich das Blättern in alten Threads
• Aktivierbare Kommentare: Verwandeln Sie Feedback oder Genehmigungen in aktivierbare Schritte, indem Sie Kommentare als Aufgaben zuweisen. Die Mitarbeiter müssen diese vor dem Abschließen der Hauptaufgabe abschließen, damit jedes Detail berücksichtigt wird
• Nachverfolgung und Genehmigung in Echtzeit: Verwenden Sie Kommentare, um Fragen zu stellen, Genehmigungen anzufordern oder Erfolge direkt in Aufgaben, Dokumenten oder Anhängen zu dokumentieren. Dadurch wird das Feedback zentralisiert und Ihr Entscheidungsprotokoll bleibt genau und umfassend

Verwenden Sie ClickUp Assigned Comments, um Aufgaben aus Kommentaren zu erstellen und sofort Maßnahmen zu ergreifen

Schritt 5: Automatisierung von Aktualisierungen und Benachrichtigungen

Die Verwaltung eines detaillierten Projekt-Entscheidungsprotokolls kann zeitaufwändig sein, vor allem, wenn es regelmäßige Aktualisierungen erfordert, erinnerungen und Benachrichtigungen. Mit ClickUp Automatisierungen können Sie den Prozess vereinfachen und Ihr Entscheidungsprotokoll ohne zusätzliche manuelle Arbeit auf dem neuesten Stand halten.

Ergänzen Sie Ihr Entscheidungsprotokoll mit KI in ClickUp Automatisierungen und füllen Sie benutzerdefinierte Felder aus, um Erinnerungen, Benachrichtigungen und Datenanalysen zu versenden

Hier erfahren Sie, wie Sie das Feature nutzen können:

• Automatisierung von Aufgabenzuweisungen und Aktualisierungen: Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, um sich wiederholende Aufgaben wie die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Aktualisierung von Status zu erledigen, wenn neue Entscheidungen hinzugefügt werden. Stellen Sie sicher, dass jede Entscheidung zeitnah erfasst und umgesetzt wird
• Dynamische Aktualisierungen von Mitarbeitern: Halten Sie Ihre Automatisierungen flexibel, indem Sie Aufgaben dynamischen Gruppen zuweisen, z. B. Beobachtern von Aufgaben oder der Person, die eine Aktualisierung ausgelöst hat. Diese Anpassungsfähigkeit sorgt dafür, dass Benachrichtigungen und Aufgaben immer an die richtigen Personen gesendet werden
• Senden Sie rechtzeitig Benachrichtigungen: Richten Sie E-Mail-Automatisierungen ein, um Mitglieder des Teams über neue Entscheidungen oder Aktualisierungen bestehender Entscheidungen zu informieren. Halten Sie die Stakeholder auf dem Laufenden, ohne Updates manuell erstellen zu müssen

Wenn Sie nach einer einfacheren Lösung für den Anfang suchen, ist die ClickUp Entscheidungsprotokoll-Vorlage für das Projektmanagement kann Ihnen helfen, Ihr Entscheidungsprotokoll zu erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen. Es wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre Entscheidungen genau zu verwalten, ohne das Risiko, dass Details übersehen werden.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Entscheidungsprotokoll-Vorlage

Das bietet sie:

• Benutzerdefinierte Status: Verfolgen Sie den Fortschritt von Entscheidungen mit benutzerdefinierten Status wie Zur Prüfung, In Prüfung, Genehmigt, Abgelehnt und Abbruch. Sie brauchen mehr Optionen? Sie können sie schnell hinzufügen
• Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie wichtige Details mit Attributen wie Genehmigender, Projektaspekt und Auswirkung. Verschaffen Sie sich vollständige Klarheit darüber, wer eine Entscheidung genehmigt hat, welche Bereiche davon betroffen sind und welche Auswirkungen sie insgesamt hat
• Benutzerdefinierte Ansichten: Greifen Sie auf Ihre Entscheidungsdaten zu und organisieren Sie sie mit vier verschiedenen Ansichten:
  
  • Entscheidungsprotokoll: Eine umfassende Liste aller Entscheidungen
  • Entscheidungstafel: Ein visuelles Board zur schnellen Nachverfolgung
  • Kalender: Zeitleiste für die Nachverfolgung von Entscheidungen
  • leitfaden für die ersten Schritte_: Eine strukturierte Übersicht, die Sie auf den Erfolg vorbereitet

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Verbesserung des Projektmanagements durch effektive Entscheidungsprotokollierung

Im Projektmanagement kann eine einzige Entscheidung die Zeitleisten, Budgets und Ergebnisse verändern. Wenn Sie jedoch über ein robustes Entscheidungsprotokoll verfügen, kann Ihr Team die Ursachen und Auswirkungen jeder dieser Entscheidungen ganz einfach herausfinden.

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihr Entscheidungsprotokoll erstellen können, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie ein effektives Dokument das Projektmanagement verbessern kann:

Die Bedeutung von Entscheidungsprotokollen im Projektmanagement

Sie befinden sich auf halbem Weg durch Ihr großes Projekt und ein neu hinzugekommener Beteiligter fragt sich, warum im letzten Jahr eine bestimmte Route gewählt wurde. Panik und verwirrte Blicke bei der StandUp-Sitzung sind die Folge.

Zu erledigen ist nur, dass Sie sich die Entscheidung noch einmal vor Augen führen. Von den Gründen für diese Entscheidung bis hin zu den Auswirkungen, die sie hatte, haben Sie absolute Klarheit. Die Führung eines solchen Protokolls zu jedem Zeitpunkt verbessert die Kommunikation, mindert Risiken und ist in jeder Phase Ihrer Arbeit nützlich lebenszyklus des Projekts .

Rolle bei der Automatisierung von Business-Prozessen (BPA)

Sicher, die Pflege von Entscheidungsprotokollen klingt nach einem langwierigen Prozess. Aber mit Tools wie ClickUp können Sie nicht nur die Funktionen des Protokolls, sondern auch Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

Denken Sie daran, dass Stakeholder über Änderungen benachrichtigt werden, ohne dass sie manuell eingreifen müssen, und dass Folgeaufgaben automatisch zugewiesen werden. Dies reduziert auch Fehler und beschleunigt nachverfolgung von Projekten wegen des geringen menschlichen Aufwands.

Verbindung zum Dreieck des Projektmanagements

Das Projektmanagement-Dreieck - Umfang, Zeit und Kosten - ist das Herzstück eines jeden Projekts. Entscheidungsprotokolle helfen Teams dabei, diese Zwänge auszugleichen, indem sie Kompromisse und deren Auswirkungen dokumentieren.

Stellen Sie sich ein Softwareentwicklungsprojekt vor, bei dem Ihr Client ein zusätzliches Feature erst spät in der Zeitleiste anfordert. Das Hinzufügen dieses Features würde den Umfang des Projekts erhöhen und sich auf Zeit und Kosten auswirken. Ihr Team erklärt sich bereit, den Termin einzuhalten, allerdings zu einem höheren Preis.

Ihr Entscheidungsprotokoll enthält nun die Gründe für die getroffenen Entscheidungen und wie sie sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben. Als Projektmanager können Sie transparent darlegen, wie Entscheidungen mit strategischen Zielen übereinstimmen und sich an veränderte Anforderungen anpassen.

🧠Fun Fact: Das Domesday Book ist eines der frühesten Beispiele für ein Entscheidungsprotokoll, das im Jahr 1086 im Auftrag von König Wilhelm dem Eroberer erstellt wurde. Das Buch enthielt Informationen über die Eigentümerschaft und Ressourcen in England sowie Informationen über Entscheidungen, die nicht mehr geändert werden konnten.

Vereinfachen und erfolgreich sein mit Entscheidungsprotokollen auf ClickUp

Das Entscheidungsprotokoll ist ein einfaches Konzept, aber für Projektmanager von unschätzbarem Wert. Es dient als Tor zu einem transparenteren und kooperativeren Projekt.

Mit dem Projektmanagement tool von ClickUp können Sie Ihr Entscheidungsprotokoll ausbauen. Hier können Sie Vorlagen benutzerdefinieren, während Sie mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten - und gleichzeitig Ihren Workflow automatisieren.

Sind Sie bereit, intelligentere Entscheidungen zu treffen und den Erfolg von Projekten zu sichern? Registrieren Sie sich bei ClickUp heute!