Interne Kommunikation kann über die Leistung einer Organisation entscheiden.
Wenn Ihre Mitarbeiter keine sichere Möglichkeit haben, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, leidet die Produktivität, die Einhaltung von Fristen und das Risiko, dass vertrauliche Informationen nach außen dringen, steigt exponentiell.
Aus diesem Grund nutzen Unternehmen häufig ein Intranet, um ihre Teams miteinander zu verbinden. Aber brauchen wir im Zeitalter des Internets überhaupt noch ein Intranet für die interne Kommunikation an unserem Arbeitsplatz? 🤔
Das ist die Frage, die wir hier beantworten werden. In diesem Beitrag werden wir die Funktionen und die Unterschiede zwischen Intranet und Internet untersuchen, um festzustellen, was für Ihr Unternehmen sinnvoller ist.
⏰60-Sekunden-Zusammenfassung
- Das Intranet bietet ein sicheres internes Kommunikationsnetz für Unternehmen, allerdings auf Kosten der Möglichkeit zur Remote-Arbeit
- Das Internet bietet die Möglichkeit zur Remote-Arbeit, ist aber weniger sicher als das Intranet
- ClickUp bietet das Beste von beidem - sichere interne Kommunikation und die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten
- ClickUp bietet integrierte Features für Projektmanagement, Wissensmanagement und Client-Portale
- Die KI-Features von ClickUp machen es kinderleicht, Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank zu finden oder Projektmanagement-Aktionen mit einfachen Textnachrichten durchzuführen
Was ist das Internet?
Das Internet braucht keine Einführung. Wenn Sie jedoch etwas über seine Funktionsweise, seine Ursprünge und die wichtigsten Features wissen möchten, finden Sie hier eine kurze Übersicht:
Definition und Ursprünge des Internets
Das Internet entstand als Projekt der US-Regierung während des Kalten Krieges in den 1960er Jahren. Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein großes Netz von Netzen, die miteinander verbunden sind (daher der Name Internet).
Das Netz Ihres Telekommunikationsunternehmens ist mit einem anderen Telekommunikationsunternehmen verbunden, dessen Netz ist mit anderen Telekommunikationsnetzen verbunden usw. Und es geht nicht nur um Telekommunikationsnetze - viele andere Netze sind am Internet beteiligt, darunter:
- Verschiedene lokale Netzwerke (LANs), die Geräte innerhalb einer Organisation miteinander verbinden
- Netzwerke von Cloud Computing-Anbietern
- Netzwerke von Unternehmen, die virtuelle private Netzwerke (VPN) betreiben, usw.
Diese sind mit einem globalen Netz von Unterwasser-Datenkabeln (sogenannten Seekabeln) verbunden, die wiederum mit den Netzen der verschiedenen Rechenzentren verbunden sind. So entsteht ein großes, globales Computernetz, über das Daten weltweit transportiert und Informationen von überall her abgerufen werden können. 🛜
Eine Karte des globalen Unterwasserkabelnetzes, das den gesamten Internetverkehr der Welt über
Schlüssel Features
Das Internet, wie wir es heute nutzen, wird durch einige seiner Schlüssel-Features ermöglicht, die wir jeden Tag benutzen. Dazu gehören:
- World Wide Web (WWW): Dieses Feature ermöglicht die Erstellung von Webseiten und den Zugriff auf diese über eine Internetverbindung. Es definiert, wie die Seiten gestaltet und von den Browsern geladen werden
- Suchmaschinen: Suchmaschinen wie Google und Bing helfen uns, im Internet veröffentlichte Informationen zu finden
- E-Mail: Dieses Feature, das von verschiedenen Anbietern von E-Mail-Diensten (z. B. Gmail, Outlook usw.) bereitgestellt wird, spielt eine entscheidende Rolle bei professionelle Kommunikation sie ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens (und den Menschen im Allgemeinen), jede Art von Informationen leicht auszutauschen
- Soziale Medien: Dazu gehören LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram und eine Reihe ähnlicher Websites und Apps, die es Menschen auf der ganzen Welt ermöglichen, Verbindungen herzustellen und zu kommunizieren
- E-Commerce: Eine Kombination aus dem WWW mit globalen Standards der Zahlungsindustrie und Zahlungs-Gateway-Technologie, die Online-Einkäufe und Transaktionen erleichtert
- Instant Messaging (IM): Bezieht sich auf Messaging-Apps wie WhatsApp, Facebook Messenger und Google Chat, die es ermöglichen, mit Menschen aus der ganzen Welt in Echtzeit Nachrichten zu versenden und zu chatten
- Voice over Internet Protocol (VoIP): Ein Protokoll, das Sprach- und Videoanrufe über das Internet durch Plattformen wie WhatsApp, Facebook, Skype, Zoom usw. ermöglicht.
Rolle des Internets in der Kommunikation und den Massenmedien
Das Internet hat die größte Rolle bei der Revolutionierung der Kommunikation und der Massenmedien gespielt. Technologien wie E-Mail, Instant Messaging, soziale Medien, VoIP und Videoanrufe haben die Kommunikationslandschaft verändert und es den Menschen ermöglicht, sich weltweit zu verbinden. 🌍
Auch für die Massenmedien hat das Internet eine wichtige Rolle gespielt, indem es über Kanäle wie Social-Networking-Sites das massenhafte Streaming und den Konsum von Medieninhalten ohne große Investitionen ermöglicht. Dies hat zu einigen beispiellosen Veränderungen in der Art und Weise geführt, wie wir leben, arbeiten und kommunizieren.
Einige Beispiele für diesen Wandel sind:
- Remote-Arbeit: Dank E-Mail, VoIP-Plattformen, Instant Messaging und anderen internetbasierten Features ist es möglich, die Arbeit für Unternehmen komplett aus der Ferne abzuschließen
- Informationszeitalter: Wir leben im Informationszeitalter - einer Ära, in der Nachrichten, Daten und Informationen in Echtzeit von einer Ecke der Welt zur anderen gelangen
- Globalisierung: Dank des Internets ist es viel einfacher geworden, mit Talenten aus allen Teilen der Welt zusammenzuarbeiten und globale Clients zu bedienen
Intranets verstehen
Während das Internet die Standardeinstellung für die globale Kommunikation ist, nutzen einige Geschäfte ein Intranet, um die Kommunikation und das Freigeben von Informationen zwischen ihren Mitarbeitern zu erleichtern.
Was sind sie, und wie erledigen sie ihre Arbeit? Hier ist eine kurze Erklärung:
Definition und Funktionen von Intranets
Intranets sind private Netze, die von Organisationen eingerichtet werden, um die in ihren Räumlichkeiten betriebenen Geräte miteinander zu verbinden.
Sie schaffen ein sicheres internes Netzwerk, das von außen nicht zugänglich ist, so dass die Mitarbeiter vertrauliche Daten übertragen, auf Ressourcen zugreifen und Informationen freigeben können, ohne ein Leck befürchten zu müssen.
Intranets dienen auch als:
✅ Inhaltsverwaltungssystem: Die meisten Intranets werden mit einem Inhaltsverwaltungssystem (CMS) geliefert, das die Erstellung und Verwaltung von Inhalten zur Verbreitung von Informationen innerhalb des Unternehmens erleichtert
✅ Integrationskanal: Intranet-Plattformen können auch in andere Tools integriert werden, die Ihr Unternehmen möglicherweise nutzt, z. B. in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder eine CRM-Plattform (Customer Relationship Management)
✅ Kommunikationsmedium: E-Mail, Messaging, Chatten und andere
zur Kommunikation der Mitglieder des Teams
startseite zu Organigrammen: Intranet-Plattformen bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, detaillierte Organigramme zu erstellen, die Administratoren und Managern einen kontrollierten Zugriff ermöglichen und einen schnellen Überblick über die Hierarchie des Teams geben
✅ Zentralisiertes Datei-Repository: Intranets ermöglichen es Unternehmen, ein zentrales Datei-Repository einzurichten, in dem alle Dateien und Dokumente im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens gespeichert werden
Rolle des Intranets bei der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
Wo immer ein Intranet eingeführt wird, spielt es eine entscheidende Rolle für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Im Folgenden werden einige wichtige Funktionen des Intranets im Rahmen der Unternehmenstätigkeit beschrieben:
🌟 Eine einzige Quelle der Wahrheit: Das Intranet dient als eine einzige Quelle der Wahrheit für das Unternehmen. Es ist der offizielle hub für alle Unternehmensdokumente, Aktualisierungen und Ankündigungen, so dass die Mitarbeiter alle organisatorischen Informationen dort abrufen können
🌟 Human Resource (HR)-Management: Intranets spielen auch eine wichtige Rolle bei der Personalverwaltung eines Unternehmens. Sie ermöglichen die Zentralisierung von Unternehmensrichtlinien, die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern sowie andere HR-Prozesse wie die Urlaubsverwaltung und die Verteilung von Sozialleistungen für Mitarbeiter
🌟 Kommunikations- und Kollaborationskanal: Das Intranet bietet interne
kanäle zur Einbindung der Mitarbeiter
(z. B. E-Mail, Messaging usw.), um mit Kollegen zu kommunizieren und in Gruppenchats oder Diskussionsforen zusammenzuarbeiten
Ein Beispiel für ein Intranet in Aktion
Ein IT-Dienstleistungsunternehmen implementiert ein Intranet mit Sharepoint und einem privaten geschlossenen Netzwerk, um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. Es erstellt verschiedene
mitarbeiterportale
für Onboarding, Schulungen und Team-Diskussionen, um die interne Kommunikation und die betrieblichen Anforderungen zu bewältigen.
Wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt, meldet ihn der Personalleiter im Onboarding-Portal des Unternehmens an, woraufhin er durch das Schulungsprogramm geführt wird.
Sobald sie die Schulung abgeschlossen haben, können sie über interne Gruppenchats und Diskussionsportale mit Mitgliedern des Teams arbeiten. Außerdem erhalten sie Zugang zu Ressourcen und Dateien aus dem zentralisierten Dokumentenspace des Unternehmens, der auf Sharepoint gehostet wird.
Intranet vs. Internet: Schlüssel-Unterschiede
Es gibt einige grundlegende Unterschiede in den Funktionen und der Art des Internets und des Intranets. Während das Internet keinen Eigentümer hat, befindet sich ein Intranet in privatem Besitz der Organisation, die es einrichtet. Der Zugang zu einem Intranet ist daher auf autorisierte Benutzer (d. h. Mitarbeiter) beschränkt und nur auf dem Campus zugänglich. 🏢
Aus diesen Gründen ist die Sicherheit eines Intranets höher als die Sicherheit eines öffentlichen Netzes wie des Internets, das jedermanns Spielwiese ist. Dies bedeutet jedoch auch, dass Probleme im Netz von der Organisation selbst gelöst werden müssen.
Hier finden Sie eine Übersicht über den Unterschied zwischen Internet und Intranet:
| Kriterien | Internet | Intranet |
|---|---|---|
| Eigentümerschaft | Öffentlich | Privat |
| Zugänglichkeit | Weltweit | Innerhalb einer Organisation |
| Sicherheit | Weniger sicher, bis man Sicherheitsmechanismen einsetzt | Hoch |
| Anonymität | Möglich | Nicht möglich |
| Zugriff von unterwegs | Möglich | Nicht möglich |
| IT-Support und Wartungsanforderungen | Gering | Hoch |
| Skalierung | Einfach | Komplex |
Auswahl der besten Option für Ihr Einzelziel und Ihre organisatorischen Anforderungen
Welche dieser Optionen ist also die bessere Wahl für Ihre Organisation: ein Intranet oder das Internet? Nun, die Antwort hängt von den Bedürfnissen Ihrer Organisation ab.
Wenn Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten in Ihrer Branche an erster Stelle stehen, brauchen Sie ein Intranet. Es bietet besseren Datenschutz aufgrund seiner isolierten Natur und eine bessere Überwachung der Netzaktivitäten, da es keine Anonymität, keine private Eigentümerschaft und keine
. 🔏
Ihre Mitarbeiter können jedoch nicht von außerhalb Ihres Unternehmens auf die Intranetportale oder die darin gespeicherten Dokumente zugreifen.
Das Ergebnis ist, dass sie nicht aus der Ferne arbeiten können. Wenn Remote-Arbeit in Ihrem Geschäft eine Rolle spielt, sollten Sie sich für eine internetbasierte Projektmanagement- und
für Ihren Arbeitsplatz.
Intranets implementieren: Best Practices
Zu erledigen ist die Intranet-Implementierung durch das interne IT-Support-Team Ihres Unternehmens. Es gibt jedoch einige Best Practices, die Sie bei der Implementierung beachten sollten. Diese sind:
1. Bestimmung der richtigen Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen
Zunächst müssen Sie die richtige
für Ihre Organisation. Einige Beispiele sind Sharepoint, Workvivo und Simpplr. Bei der Auswahl sollten Sie das Budget, die Größe des Teams und die Kommunikationsanforderungen Ihrer Organisation im Auge behalten. Skalierbarkeit und weiße Beschreibungen sind weitere Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Intranet-Plattform berücksichtigen sollten.
2. Nutzung von Software tools
Sobald Sie Ihre Intranet-Infrastruktur eingerichtet haben, sollten Sie interne Software-Tools für bestimmte Ziele entwickeln. Dies bedeutet die Einrichtung interner Portale für HR-Prozesse, das Freigeben von Informationen und andere Geschäftsvorgänge.
Sie müssen diese nicht von Grund auf neu erstellen - es gibt viele Intranet-kompatible Plattformen, die die Erstellung interner Portale erleichtern. Beispiele für solche Plattformen sind Notion oder selbstgehostetes WordPress auf einem Xampp-Server.
3. Integration mit bestehenden Systemen
Sobald Sie Ihre internen Portale eingerichtet haben, sollten Sie sie mit Ihrem bestehenden technischen System verbinden. Das heißt, verbinden Sie sie mit Ihrer E-Mail, CRM-Lösung, ERP-Lösung und allen anderen technischen Tools, die Sie für die Produktivität Ihres Teams nutzen.
Auf diese Weise können sie die erforderlichen Informationen von den richtigen Systemen abrufen und einspeisen, um Ihre Mitglieder im Team mit aktuellen Informationen zu versorgen. ℹ️
Außerdem können Sie automatische Regeln für die Ausführung bestimmter Aufgaben einrichten (z. B. das Anlegen eines Kontakts im CRM, wenn Ihr Vertriebsteam eine neue E-Mail erhält), so dass Sie nicht zwischen mehreren Apps wechseln müssen.
4. Sicherstellung der Benutzerfreundlichkeit und einer positiven Benutzererfahrung
Stellen Sie schließlich sicher, dass die Intranetportale und anderen Tools, die Sie implementieren, benutzbar bleiben und ein positives Benutzererlebnis bieten. Unternehmen verkomplizieren mit ihrer Intranet-Installation oft Prozesse, weil sie das Feedback der Mitarbeiter nicht berücksichtigen.
Um dies zu vermeiden, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter sowohl in die Planung als auch in die Umsetzung Ihres Intranets ein. Holen Sie auch nach der Implementierung regelmäßig ihr Feedback ein, um die Benutzerfreundlichkeit des Intranets auf lange Sicht zu gewährleisten.
Wie ClickUp bei der internen und externen Kommunikation helfen kann
Bisher haben wir untersucht, welche Rolle Intranets für die interne Kommunikation eines Unternehmens spielen und wie sie implementiert werden sollten. Sie sind sicher und anpassbar, aber nicht ideal für den Fernzugriff. Intranets sind außerdem kompliziert und teuer in der Einrichtung.
Wenn das nicht nach Ihrem Geschmack ist, gibt es eine klügere und bessere Alternative ClickUp !
Als die Alles-App für die Arbeit beinhaltet ClickUp alle Features einer sicheren Intranet-Plattform kombiniert mit Projektmanagement-Funktionen und client-Portalen .
Damit ist es die beste Wahl für die interne und externe Kommunikation im Geschäft. Außerdem bietet es leistungsstarke Features für die Zusammenarbeit, die Ihren Teammitgliedern und autorisierten externen Benutzern (Kunden, Beratern) helfen, Projekte zu planen und durchzuführen.
Wir verwenden ClickUp für unser gesamtes Projekt- und Aufgabenmanagement sowie als Wissensdatenbank. Es wurde auch für die Überwachung und Aktualisierung unseres OKR-Rahmens sowie für verschiedene andere Anwendungsfälle, einschließlich Flow-Diagrammen und Formularen für Urlaubsanträge und Workflows, eingesetzt. Es ist großartig, dass wir all diese Anwendungen mit einem einzigen Produkt bedienen können, da die Dinge sehr einfach miteinander verknüpft werden können.
Thomas Clifford, TravelLocal
Sehen wir uns an, wie ClickUp die Aufgabe einer Intranet-Plattform meistert.
ClickUp Features für das Intranet- und Extranet-Management
Die Features von ClickUp wurden entwickelt, um die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern. Hier sind einige dieser Features:
1. Kommunikation
ClickUp Chat
ist ein Instant Messaging Feature, das es Ihren Mitgliedern im Team ermöglicht, einfach miteinander zu kommunizieren. Für eine nahtlose Kommunikation werden Unterhaltungen mit dem Kontext verknüpft (d. h. Projekte, Dateien usw.), so dass Ihr Team während des Chattens problemlos jede Datei oder Projektinformation finden kann. Es ermöglicht auch das Senden von Dateien zusammen mit Nachrichten, was eine bessere
. 📩
Nutzen Sie ClickUp Chat, um die Mitarbeiterkommunikation zu optimieren, Dateien zu versenden und Unterhaltungen zusammenzufassen
Aber das ist noch nicht alles - ClickUp Chat ist KI-gesteuert und führt auf Ihren Befehl hin verschiedene Aktionen aus.
ClickUp Gehirn
, die in ClickUp enthaltene Funktion der KI, macht dies möglich. Sie können es verwenden für:
- Zusammenfassen einer Unterhaltung
- Aufarbeitung des Fortschritts eines Projekts seit Ihrem letzten Login
- Auffinden einer Datei aus einem Ihrer Ordner für Projekte
2. Wissensmanagement
ClickUp's Wissensmanagement
features sind robuster als die von Intranet-Plattformen. Dazu gehören integrierte Features für die Bearbeitung und Organisation von Dokumenten, um Ihre internen Wissensdatenbank .
Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Mitarbeiterdokumenten mit ClickUp Docs für einfachen Zugriff auf Projektinformationen und Unternehmensrichtlinien
Sie können verwenden
ClickUp Dokumente
um Dokumente zu erstellen und zu speichern, die sich auf alle Ihre Projekte beziehen, und sie in den Ordnern der Projekte in ClickUp zu organisieren, damit sie leicht wiedergefunden werden können. Alternativ können Sie ein zentrales Repository mit allen Richtlinien und Verfahren erstellen, die jeder bei der Arbeit an einem Projekt befolgen muss.
mit ClickUp ist auch das Abrufen von Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank ein Kinderspiel: Stellen Sie ClickUp Brain einfach eine Frage, und es holt sich die Antwort aus Ihren Dokumenten.
3. Integrationen
ClickUp lässt sich mit Business- und Produktivität-Apps von Drittanbietern wie Google Drive, Slack, HubSpot usw. integrieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer gesamten Arbeit über ein einziges Dashboard, sodass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Apps wechseln müssen.
Es gibt über 1.000 ClickUp-Integrationen mit denen Sie eine Verbindung zu einem breiten Bereich von Business Apps herstellen können, was sie flexibler macht als jede andere Intranet-Plattform.
Features zur Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit für die interne Kommunikation
ClickUp bietet auch zahlreiche Features für das Aufgabenmanagement und die Zusammenarbeit, die Ihren Mitgliedern helfen, ihren Workload zu bewältigen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über diese Features:
1. Verwaltung von Aufgaben
ClickUp enthält einen integrierten Aufgabenmanager, mit dem Mitarbeiter ihren gesamten Workload für Projekte von einem Ort aus verwalten können. Verwenden Sie ClickUp Aufgaben um den Workload des Projekts in umsetzbare Schritte zu zerlegen und sie verschiedenen Mitgliedern des Teams zuzuweisen. 🪜
Mit ClickUp Aufgaben können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und projektbezogene Diskussionen initiieren
Jede Aufgabe kann auch mit Anhängen versehen werden, um die für das Abschließen der Aufgabe erforderlichen Informationen bereitzustellen. Mit ClickUp Aufgaben können sich Ihre Teammitglieder auch gegenseitig taggen, um Unklarheiten zu beseitigen.
2. Zusammenarbeit
ClickUp bietet Planungs- und Strategiefunktionen für Ihre Teammitglieder und Clients, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. ClickUp Whiteboards ermöglicht es Ihren Teammitgliedern und Clients, Mindmaps und Flussdiagramme der Projektstrategie, des Ausführungsprozesses und vieles mehr zu erstellen.
Sobald eine Strategie oder ein Prozess entworfen ist, können die Aufgaben für alle Schritte vom Whiteboard selbst gestartet werden.
Erstellen von Mindmaps und Flussdiagrammen für Projektziele mit ClickUp Whiteboard
ClickUp Docs und Whiteboards für das Freigeben von Wissen und die Zusammenarbeit nutzen: Ein Beispiel
Ein Softwareentwicklungsunternehmen sucht einen
. Das Unternehmen zieht verschiedene Intranet-Plattformen in Betracht, aber keine von ihnen ist geeignet, da die tools keinen externen Zugang erlauben und es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, seine Clients in die Projekte einzubeziehen.
Dann stößt es auf ClickUp und beginnt mit ClickUp Docs eine Wissensbasis von projektspezifischen
Software-Anforderungsspezifikation (SRS)
Dokumente und interne Prozesse.
Vorgefertigte Vorlagen für Wikis
helfen dem Unternehmen bei dieser Aufgabe. 🤩
Sobald das Wiki oder die Wissensdatenbank fertiggestellt ist, wird es von allen Mitarbeitern freigegeben, die darauf zugreifen, wenn sie sich über die Anforderungen eines Projekts oder einer Unternehmensrichtlinie nicht sicher sind. Dadurch werden die Anfragen an die Personalabteilung und die Leiter der Projektteams erheblich reduziert und wertvolle Zeit gespart. ⌛
Das Unternehmen setzt ClickUp Whiteboards auch für die Planung und Strategieentwicklung mit seinen Clients ein. Dadurch wird die Qualität der Planung von Projekten verbessert und die Möglichkeit von Missverständnissen eliminiert. Das Ergebnis sind weniger Fehler in jedem Sprint und ein schnellerer Abschluss der Projekte, was letztlich zu einer größeren Zufriedenheit der Clients führt.
Rationalisieren und sichern Sie Ihre interne Kommunikation mit ClickUp
Eine Intranetlösung ist wichtig für den Erfolg eines Unternehmens, da sie im Wesentlichen als dessen digitale Zentrale dient. Sie bietet zwar Features für die Zusammenarbeit und Sicherheit, ist jedoch teuer und komplex in der Einrichtung und bietet keine Möglichkeit des Fernzugriffs.
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Es kombiniert die Sicherheit des Intranets mit soliden Features für Projektmanagement, Kommunikation, Zusammenarbeit und Integration - und das alles auf einer einheitlichen Plattform. Obendrein ist es fernbedienungsfreundlich und damit perfekt für Ihren modernen, globalen und digitalen Arbeitsplatz geeignet. Anmeldung für ClickUp noch heute an, um diese Vorteile aus erster Hand zu erfahren und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen bei Projekten zu optimieren!