Wenn Ihr Geschäft aus den Schaufensterkäufern endlich treue Kunden macht, steigt die Nachfrage nach Ihren Produkten sprunghaft an. Als Inventarverwalter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft. Sie müssen sicherstellen, dass Sie den Bestand nachverfolgen, aufzeichnen und überwachen, um die steigende Nachfrage zu befriedigen.
Doch die eigentliche Frage lautet: Wie erledigen Sie die genaue Nachverfolgung Ihres Bestands? Woher wissen Sie, was zur Neige geht oder Sie im Speicher mehr kostet?
In diesem Leitfaden erläutern wir, was Inventarlisten sind, warum sie wichtig sind und welche verschiedenen Arten von Listen Sie verwenden können.
Außerdem geben wir Ihnen das perfekte Tool und eine Vorlage für eine Checkliste frei, mit denen Sie die Inventarverwaltung zum Kinderspiel machen. Los geht's! 🚀
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
🏁 Inventarlisten verfolgen Ihren Bestand, einschließlich Elemente, Mengen und SKUs
🏁 Inventurlisten helfen bei der Verwaltung der Lagerbestände und verhindern Überbestände oder Fehlmengen
🏁 Um eine Liste zu erstellen, müssen Sie zunächst Ihren Bedarf ermitteln, das richtige Tool auswählen und Vorlagen verwenden wie diese hier um Ihre Liste effizient zu organisieren und Rollen für eine schnellere Verwaltung zuzuweisen
🏁 Um die Nachverfolgung zu beschleunigen, befolgen Sie unsere Tipps und Best Practices zur Anpassung von Vorlagen und zur Verwendung bestimmter Rollen
🏁 Verwenden Sie ClickUp um den Bestandsverwaltungsprozess durchgängig zu rationalisieren. Mit Features wie Vorlagen, benutzerdefiniertem Status, Dashboard und Tabellenansicht können Sie aktuelle Lagerbestände überwachen, Trends erkennen und die Ressourcenzuweisung optimieren
Was ist eine Inventarliste?
Eine Inventarliste ist eine Momentaufnahme von allem, was Ihr Geschäft auf Lager hat. Es handelt sich um eine nach Elementen geordnete Liste all Ihrer Produkte oder Materialien, von Rohstoffen bis hin zu fertigen Waren. Sie hilft Ihnen, den Überblick über alles zu behalten, was Sie haben, damit Sie nicht zu viel auf Lager haben oder Ihnen etwas Wichtiges ausgeht.
Jeder Eintrag enthält in der Regel die Beschreibung des Elements, die Menge, die Sie auf Lager haben, die SKU-Nummer des Elements und manchmal zusätzliche Details wie den Speicherort oder den Namen des Lieferanten.
Diese Liste ist der Schlüssel zur Verwaltung von Lagerbeständen und zur Sicherstellung, dass Sie die Kundennachfrage erfüllen, ohne Geld für überschüssige Bestände zu verlieren.
Vorteile einer Liste der Bestände
Sehen wir uns die vielen Möglichkeiten an, wie eine Inventarliste die Effizienz Ihres Geschäfts steigert:
👩💼 Pünktliche Erfüllung der Kundennachfrage
Wenn Sie auf den letzten Drücker Materialien nachbestellen, entgehen Ihnen Angebote, Rabatte und Gewinne. Mit einer Inventarliste wissen Sie immer, was auf Lager ist, um Kundenbestellungen rechtzeitig und ohne Stress zu erfüllen. Auf diese Weise sind Sie der Nachfrage immer einen Schritt voraus und können Ihr Inventar optimal nutzen, ohne dass es zu Schluckauf kommt.
📈 Datengesteuerte Einblicke
Der Einsatz moderner Software für die Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihnen, Trends im Kaufverhalten Ihrer Kunden zu erkennen, zu sehen, welche Produkte aus den Regalen fliegen und warum, und die saisonale Nachfrage vorherzusagen. Diese Echtzeit-Datenanalyse hilft Ihnen bei der Entscheidung, was Sie wann in welcher Reihenfolge bestellen sollten.
💸 Verbesserte Budgetierung und Finanzplanung
Die Nachverfolgung von Bestandslisten erleichtert die Budgetierung und Finanzplanung erheblich. Sie können Ihr Budget anpassen, um die Rentabilität zu verbessern (und gleichzeitig Fehl- oder Überbestände zu vermeiden), indem Sie einfach feststellen, welche Produkte gut laufen und welche nicht.
Arten von Bestandslisten
Es gibt verschiedene Arten von Inventarlisten für unterschiedliche Bedürfnisse. Schauen wir uns drei der gängigsten an, die Inventarverwalter verwenden 👇
1. Rohmaterialien
Listen für den Rohstoffbestand helfen Ihnen bei der Nachverfolgung der Materialien, die Sie für die Herstellung von Fertigerzeugnissen vorrätig haben. Dank der abschließenden Sichtbarkeit Ihres Rohstoffbedarfs und Ihrer Verfügbarkeit können Sie Ihre Produktionslinien reibungslos in Gang halten.
2. Unfertige Erzeugnisse
Listen mit unfertigen Erzeugnissen erfassen Elemente, an denen gerade gearbeitet wird oder die in der Produktion verwendet werden. Diese detaillierte Aufzeichnung ist hilfreich, wenn Sie Materialien schnell überprüfen oder nachbestellen müssen, falls die Dinge in letzter Minute nicht wie geplant verlaufen.
3. Fertige Waren
Dies ist die einfachste Art der Inventarliste - einfach eine Auflistung aller verkaufsfertigen Fertigwaren. Wenn Sie sie regelmäßig aktualisieren, haben Sie eine klare Ansicht darüber, was zum Versand bereit ist, und können so Marketingstrategien planen und die Nachfrage nach Ihren Produkten steigern.
Bestandteile einer effektiven Liste
Erstellen Sie eine gründliche und effektive Liste, um Ihre Bestandsverfolgung auf dem neuesten Stand zu halten.
Hier sind die Schlüsselkomponenten, die die Liste eines Unternehmens enthalten sollte:
- Produktnamen: Führen Sie jedes Produkt mit seinem Namen auf, aber verwenden Sie kostenlos kürzere oder bekanntere Versionen, solange jeder die Produkte ohne Verwirrung identifizieren kann
- Einzigartige Beschreibungen: Fügen Sie bei Produkten der gleichen Kategorie (z. B. Jacken) ein Attribut wie Farbe, Größe oder Modell hinzu, um sie leicht unterscheiden zu können. Beispiel: 'Größe 10, braune Jacke'
- Stock Keeping Unit (SKU): SKUs sind eindeutige alphanumerische Codes für jedes Produkt, wie z. B. "AKSNA01" Sie erleichtern die Nachverfolgung und Identifizierung von Elementen, also achten Sie darauf, dass jedes Produkt seine eigene SKU erhält
- Mengenangaben: Dies ist der Schlüssel! Behalten Sie im Auge, wie viele Einheiten Sie von jedem Element vorrätig haben. Genaue Nummern helfen Ihnen dabei, eine Überbevorratung oder einen Mangel an Vorräten zu vermeiden
- Standorte: Wenn Ihre Produkte auf verschiedene Speicherorte verteilt sind, machen Sie sich Notizen, wo jedes Element gelagert wird, sei es in einem bestimmten Lager, Regal oder Speicherplatz. So lassen sich Produkte viel schneller finden und abrufen
- Schwellenwerte für Nachbestellungen: Legen Sie für jedes Element einen Mindestbestand fest; auf diese Weise erhalten Sie eine Warnung, wenn es an der Zeit ist, nachzubestellen, bevor der Bestand zur Neige geht
- Lieferantendetails: Halten Sie die Kontaktdaten Ihres Lieferanten bereit, z. B. Name, Telefonnummer und E-Mail, damit Sie sich schnell mit ihm in Verbindung setzen können, wenn es an der Zeit ist, eine Bestellung aufzugeben
- Ablaufdatum: Wenn die Elemente ein Ablaufdatum haben (z. B. Lebensmittel oder Schönheitsprodukte), fügen Sie diese Info zu Ihrer Liste hinzu
Dies sind zwar die wichtigsten Komponenten, aber Sie können weitere hinzufügen oder sie je nach Branche ändern.
Auch lesen: Was ist eine Wareneingangsnotiz (GRN)?
Erstellen einer Inventarliste: Eine schrittweise Anleitung
Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren Bedarf
Bevor Sie mit der Erstellung einer Liste beginnen, sollten Sie eine erste Bewertung der Elemente vornehmen, die inventarisiert werden müssen. Verwenden Sie die ABC-Methode, um die Elemente nach ihrem Wert, ihrer Nachfrage, ihrem Verkaufswert, ihrer Verwendungshäufigkeit usw. zu klassifizieren
An dieser Stelle entscheiden Sie auch, wie detailliert Ihre Liste sein soll. Sie können primäre Details wie SKU, Kategorie, Lagerbestand und Speicherort angeben oder Details wie spezielle Lageranforderungen, Lieferantendetails und Vorlaufzeiten für die Wiederauffüllung hinzufügen.
Auf der Grundlage dieser ersten Einschätzung können Sie sich für das Tool entscheiden, mit dem sich die Kosten und die Effizienz der Bestandsverwaltung optimieren lassen.
Schritt 2: Wählen Sie die richtigen tools
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Liste zu erstellen, je nach Ihren Bedürfnissen:
- Manuelle Verfahren: Wenn Sie einfach anfangen, können Sie sich auf eine manuelle Liste verlassen. Sie ist wirtschaftlich, aber zeitaufwändig und fehleranfällig, vor allem bei der Nachverfolgung mehrerer Lagerbestände
- Microsoft Excel oder Google Tabellen: Microsoft Excel oder Google Tabellen organisieren Ihre Liste in Zeilen und Spalten, in denen Sie automatische Formeln einrichten können, um die Nummern zu aktualisieren, wenn Sie Ihre Bestandsmenge ändern. Dies hilft, Fehler zu reduzieren und die Nachverfolgung zu rationalisieren, erfordert aber immer noch manuelle Einträge
- Inventarverwaltungssoftware: mit bestandsverwaltungssoftware können Sie den Lagerumschlag verwalten, Nachbestellungspunkte festlegen und sogar Datenanalysen zur Nachverfolgung und Optimierung der Lagerbestände durchführen
Schritt 3: Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen
Eine fortschrittliche Bestandsverwaltungssoftware bietet
kostenlose Vorlagen für die Inventarisierung
die alles organisieren, den Bestand in Echtzeit verfolgen und den gesamten Prozess automatisieren.
Diese vorgefertigten Rahmen können für die individuellen Bedürfnisse des Geschäfts benutzerdefiniert und in Systeme für Vertrieb, Buchhaltung und Lieferkettenmanagement integriert werden.
⌛ Zeitersparnis: Verwendung
zur Nachverfolgung Ihres Bestands. Fügen Sie alle Komponenten wie SKUs, Schwellenwerte für Nachbestellungen und den Gesamtbestandswert hinzu und passen Sie sie an Ihre Branche an.
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Um Ihre Liste weiter zu verbessern, können Sie:
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Best Practices für die Verwaltung von Listen für das Inventar
Um das Beste aus Ihrer Liste herauszuholen, sollten Sie einige Best Practices befolgen:
1. Regelmäßige Prüfung und Abgleich des Bestands
Eine Liste ist nicht nur eine einmal erledigte Aufgabe, sondern ein lebendiges Dokument. Regelmäßige Audits und Konformitätsprüfungen stellen sicher, dass jeder Bestandsverwaltungsprozess mit den branchenspezifischen Regeln und Vorschriften in Einklang steht.
✅ Prüfen Sie Ihr Inventar regelmäßig und gleichen Sie es mit physischen Zählungen ab
✅ Dokumentieren Sie Unstimmigkeiten, analysieren Sie die Ursachen und ergreifen Sie Abhilfemaßnahmen
✅ Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für Best Practices in der Bestandsverwaltung
2. Strategien zur Aufrechterhaltung der Genauigkeit und Reduzierung von Fehlern
Genauigkeit ist alles, wenn es um die Bestandsverwaltung geht. Eine schnelle Methode, um zu messen, wie gut Sie zurechtkommen, ist die Berechnung Ihrer Genauigkeitsquote:
*Bestandsgenauigkeitsrate = Gezählte Einheiten / Erfasste Einheiten × 100*_
✅ Verwenden Sie Software zur Bestandsverwaltung, um Prozesse zu automatisieren und Fehler zu minimieren
✅ Analysieren Sie Verlaufsdaten und Tools zur Bedarfsprognose, um den Bedarf genau vorherzusagen
✅ Standardisierung von Beschriftungen, Beschreibungen von Elementen, Maßeinheiten usw., um Verwechslungen zu vermeiden
3. Nutzung der Technologie für die Bestandsverwaltung in Echtzeit
Bestandsverwaltungssoftware kann erheblich dazu beitragen
ihre Bestandsplanung verbessern
. Mit Hilfe von KI und Automatisierung sorgen diese Tools für Sichtbarkeit der Lagerbestände in Echtzeit und gewährleisten eine nahtlose Erfüllung der Reihenfolge ohne Überbestände.
✅ Nachverfolgung von Lagerbewegungen und Verringerung von Handhabungsfehlern mit Barcode-Scannern und RFID-Systemen (Radio-Frequenz-Identifikation)
✅ Nutzen Sie eine Projektmanagement-Lösung, um Bestandsdaten zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern
✅ Ermöglichen Sie die Nachverfolgung von Sendungen während des Transports in Echtzeit mit GPS und Geo-Tagging
Gemeinsame Herausforderungen bei der Erstellung von Listen für das Inventar
Jedes Geschäft steht bei der Erstellung einer Inventarliste vor eigenen Hürden, aber einige Herausforderungen scheinen branchenübergreifend zu sein.
Lassen Sie uns diese aufschlüsseln:
1. Probleme bei der Datenverarbeitung
Die Verwaltung einer Liste mit veralteter Software mag funktionieren, wenn es sich um einen kleinen Bestand oder ein einzelnes Lager handelt.
Aber wenn Ihr Geschäft wächst, wird das Jonglieren mit Tonnen von Inventar an mehreren Speicherorten zur Herausforderung. Der Prozess wird oft zeitaufwändig und erfordert zusätzliche Arbeitskräfte für die Erfassung und Eingabe von Daten.
2. Ungenauigkeiten und Redundanzen
Der Rückgriff auf manuelle Methoden oder mehrere Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Listen führt häufig zu Fehlern, Redundanzen und Diskrepanzen. Diese Fehler können zu Überbeständen, finanziellen Belastungen oder falschen Produktlieferungen führen - Probleme, die sich kein Geschäft leisten kann.
Wussten Sie schon? Eine Studie von Netstock ergab, dass fast 80 % der KMU mit Überbeständen zu kämpfen haben, wobei 38 % der Bestände auf dem Konto von Überbeständen liegen. Dies verdeutlicht, wie sich eine schlechte Nachverfolgung der Bestände und ineffiziente Prozesse auf Geschäfte weltweit auswirken.
3. Groß angelegte Bestände
Legacy-Systeme und Tabellenkalkulationen für die Erstellung von Listen müssen häufig in bestehende Tools für das Geschäft wie ERP-Systeme integriert werden,
e-Commerce-Bestandsverwaltungssoftware
, oder
software für das Beschaffungsmanagement
.
Dadurch entstehen Silos, die die Verwaltung von Workflows erschweren.
Vorteile des Einsatzes von Technologie in der Bestandsverwaltung
Technologie vereinfacht den Prozess der Bestandsverwaltung und macht ihn schneller, intelligenter und nahtloser. So geht's:
1. Automatisierung und Effizienz im Inventarisierungsprozess
Mit fortschrittlichen Tools für die Bestandsverwaltung können Sie sich wiederholende Aufgaben wie die Nachverfolgung von Bestandsmengen, die Erstellung von Berichten und die Erstellung von Bestellungen automatisieren. So kann sich Ihr Team auf strategischere Geschäftsabläufe konzentrieren.
2. Daten und Analysen in Echtzeit für fundierte Entscheidungen
Mit der Nachverfolgung in Echtzeit können Sie die Lagerbestände und vorlaufzeit berechnen leicht. So können Businesses schnell auf Nachfrageschwankungen reagieren und sicherstellen, dass Kunden immer das finden, was sie wollen.
*Wussten Sie schon?👀 Zu erledigen? Laut einer Studie, hilft der Einsatz von KI-Technologien bei der Verwaltung von Lagerbeständen, die Auswirkungen extremer Fehler um 60 % und die Sicherheitsbestände um 40-50 % zu reduzieren.
3. Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierung
Kosteneinsparungen ergeben sich von selbst, wenn Sie Arbeitsabläufe durch Tools zur Bestandsverwaltung automatisieren und
. Das Ergebnis: Sie können Fehler vermeiden und die Kosten für überschüssige Bestände oder entgangene Umsätze senken. Das Ergebnis? Ein schlankeres, rentableres Bestandsmanagement für Ihr Geschäft.
4. Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit
Cloud-basiert
ermöglichen es Ihnen, Ihr Setup im Handumdrehen anzupassen, sei es durch Hinzufügen neuer Module oder durch die Verwaltung von Lagerbeständen an verschiedenen Speicherorten. Sie sind so konzipiert, dass Ihr Geschäft wachsen kann, damit Sie wettbewerbsfähig bleiben, ohne ins Schwitzen zu kommen.
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Die Erstellung genauer Listen ist unerlässlich, um Fehl- und Unterbestände zu vermeiden, Kundenwünsche zu erfüllen und Ihren Cash Flow zu verbessern.
Eine gute Liste bietet eine 360-Grad-Ansicht Ihres Bestands, was zu präzisen Geschäftsentscheidungen und zur Rationalisierung der Bestandsauffüllungsprozesse führt.
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