Die Einführung eines SaaS-Produkts ist nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Sie müssen Ihre Ziele abstimmen, Ihre aktuellen Systeme unter die Lupe nehmen und einen klaren Plan für jede Phase erstellen - vor, während und nach der Einführung.
Wenn Sie diese Schritte auslassen, riskieren Sie Verzögerungen, Missverständnisse oder, schlimmer noch, dass die Mitarbeiter das Tool überhaupt nicht annehmen. Die gute Nachricht? Mit der richtigen Checkliste können Sie diese Fallstricke vermeiden und einen guten Start hinlegen.
In diesem Artikel gehen wir die Schritte für eine funktionierende SaaS-Implementierung durch. Außerdem gehen wir auf die damit verbundenen Herausforderungen und die Best Practices ein, die Sie zur Optimierung des Prozesses (ohne Beeinträchtigung Ihrer Geschäftsabläufe) anwenden können.
Lassen Sie uns beginnen.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
✅ Vor der Umsetzung: Planung und Vorbereitung
- Bestimmen Sie die Business-Ziele: Klären Sie das Problem, das Sie lösen wollen, um das Projekt zu fokussieren
- Bewertung der aktuellen technischen Ausstattung: Überprüfen Sie vorhandene Tools, um Redundanzen und Ineffizienzen zu vermeiden
- Sicherstellung der Zustimmung der Interessengruppen: Präsentieren Sie den Business Case mit Daten, um frühzeitig Unterstützung zu gewinnen
- Anbieter bewerten und Demos anfordern: Vergleich von SaaS-Optionen anhand eines gewichteten Bewertungssystems
- Arbeiten planen und Verantwortlichkeiten zuweisen: Definieren Sie eine Zeitleiste mit klaren Rollen für die Mitglieder des Teams
✅ Datenmigration und -integration
- Daten prüfen und bereinigen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten vor der Migration korrekt und gut organisiert sind
- Integrationen planen und testen: Stellen Sie sicher, dass das neue Tool in die bestehenden Systeme integriert wird, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
✅ Anpassung & Setup
- SaaS für Workflows konfigurieren: Passen Sie das Tool an Ihre Prozesse an und automatisieren Sie Aufgaben, wo dies möglich ist
- Benutzerrollen und Berechtigungen festlegen: Definieren Sie Zugriffsebenen für jedes Mitglied Ihres Teams, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten
✅ Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter
- Schulungsplan entwickeln: Schrittweises, praktisches Onboarding, um Teams mit den erforderlichen Fähigkeiten auszustatten
- Feedback sammeln: Kontinuierliches Sammeln von Erkenntnissen zur Verbesserung der Akzeptanz und Anpassung der Schulungen
✅ Test und Inbetriebnahme
- Pre-Go-Live-Tests und Backup Plan: Validierung der Funktion des Tools und Sicherstellung der korrekten Datenmigration
- Überwachung der Inbetriebnahme: Nachverfolgung der Leistung und Behebung von Problemen in Echtzeit während der Einführung
✅ Prüfung nach der Implementierung
- Post-Mortem durchführen und KPIs nachverfolgen: Bewerten Sie den Erfolg des tools anhand der ursprünglichen Ziele (z. B. Abschluss der Aufgaben, Effizienz)
- Support einrichten: Bieten Sie bei Bedarf Fehlerbehebung und Auffrischungsschulungen an
Was ist eine SaaS-Implementierung?
Unter SaaS-Implementierung versteht man den strategischen Prozess der Planung, Durchführung und Überwachung des Einsatzes eines SaaS-Produkts in einer Organisation. Er beginnt mit der Definition des Geschäftsbedarfs für das Tool und erstreckt sich über die Nahtlose Integration, Übernahme und kontinuierliche Verbesserung als Teil Ihres breiteren Tech-Stacks
Checkliste für die SaaS-Implementierung
In IT- und Softwareentwicklungsumgebungen können die Workflows in den verschiedenen Abteilungen - Design, Entwicklung, Qualitätssicherung, Tests usw. - sehr unterschiedlich sein. Wie auch immer, herausforderungen im Produktmanagement überschneiden sich oft, z. B. ineffiziente Übergaben und das Freigeben von Wissen.
Die Einführung einer neuen SaaS-Lösung erfordert einen durchdachten Ansatz. Eine klare, umsetzbare Checkliste kann Sie bei der Implementierung unterstützen.
Vor der Implementierung: Planung und Vorbereitung
1. Definieren Sie Geschäftsziele
Es muss einen triftigen Grund für den Bedarf an einer neuen Software geben. Welches spezifische Problem wollen Sie lösen?
Hat Ihr Team zum Beispiel mit verpassten Terminen zu kämpfen, weil die Sichtbarkeit von Aufgaben, Code-Reviews und Bereitstellungs-Workflows unzureichend ist? Oder gibt es vielleicht Reibungsverluste in der Kommunikation zwischen Entwicklern und QAs aufgrund unzusammenhängender Tools?
Was auch immer es ist - seien Sie sich über Ihr Ziel im Klaren. Andernfalls kann die Implementierung schnell vom Kurs abdriften, was zu vergeudeter Zeit und Aufwand führt.
Verwenden Sie ClickUp Ziele um Ihre Ziele in umsetzbare Einzelziele zu übersetzen. Sie können Wahr/Falsch-, monetäre oder numerische Ziele erstellen, Fälligkeitsdaten definieren und den Fortschritt mit wöchentlichen Scorecards nachverfolgen.
Gruppieren und kategorisieren Sie Ihre Ziele mit detaillierten Beschreibungen, damit Sie und Ihr Team genau wissen, worauf jeder einzelne hinarbeitet.
Unterstützen Sie Ihre identifizierten Prioritäten direkt mit ClickUp Goals
2. Bewertung der aktuellen technischen Ausstattung
Bevor Sie ein neues SaaS-Produkt implementieren, sollten Sie Ihr aktuelles Software-Ökosystem gründlich überprüfen. Identifizieren Sie alle Tools, die jede Abteilung verwendet, und zeigen Sie überlappende Funktionen oder Ineffizienzen auf
Zum Beispiel könnten mehrere Teams verschiedene Lösungen für die Verwaltung von Aufgaben verwenden, die nicht gut integriert sind. Dieses siloartige Setup kann zu Dateninkonsistenzen führen und die Zusammenarbeit behindern.
Organisieren Sie Ihre Ergebnisse mit ClickUp Dokumente ein flexibles Tool für die Dokumentation Ihres Tech-Stacks. Erstellen Sie verschachtelte Seiten, betten Sie Tabellen ein, und Kommentare auf ClickUp zuweisen um Informationen effektiv zu strukturieren und zu analysieren.
Verknüpfen Sie Aufgaben direkt mit Ihrem Dokument, um die nächsten Schritte zu rationalisieren, z. B. die Planung von Teambesprechungen.
Organisieren Sie Daten in dynamischen, durchsuchbaren Dokumenten mit ClickUp Docs
3. Sichere Beteiligung der Stakeholder
Eine SaaS-Implementierung erfordert finanzielle Investitionen, und es ist nicht so einfach, ein Tool zu abonnieren, es zu implementieren und sofort ohne Probleme zu arbeiten. Sie werden während des Übergangszeitraums einige **Unterbrechungen spüren, bevor Sie einen stabilen Workflow erreichen
Daher ist es wichtig, frühzeitig die Unterstützung der Beteiligten zu gewinnen. Ihre Zustimmung kann über Erfolg oder Misserfolg des Einführungsprozesses entscheiden.
⚠️ Wie erledigen Sie also die Überzeugungsarbeit?
Präsentieren Sie den Business Case für die Änderung, der durch Daten gestützt wird. Zeigen Sie zum Beispiel, wie die Automatisierung der manuellen Berichterstellung über Aktualisierungen des Status von Aufgaben oder des Fortschritts der Bereitstellung Ihrem Team 10 Stunden pro Woche ersparen kann.
Besprechen Sie im Vorfeld mögliche Bedenken, wie schulung der Produktkenntnisse anforderungen und Budgetbeschränkungen. Sie könnten sogar die Tools freigeben, die Ihnen vorschweben, und ihnen ein klares Bild von der Umsetzungsstrategie und der Steilheit der Lernkurve vermitteln, die sie überwinden müssen. ClickUp Whiteboards können für Brainstorming, die Erstellung eines Plans, die Kartierung von Arbeitsabläufen im Team und die Festlegung von Zeitrahmen nützlich sein. Fügen Sie Ihrer Arbeit einen Kontext hinzu, indem Sie Aufgaben, Dateien, Dokumente und vieles mehr verknüpfen.
Sie können auch die aktive Beteiligung fördern, indem Sie die Beteiligten einladen, ihre Erkenntnisse und ihr Feedback auf dem Whiteboard selbst einzubringen und so von Anfang an Unterstützung zu leisten.
Formen, Haftnotizen und Texte direkt in ClickUp Aufgaben auf ClickUp Whiteboards umwandeln
4. SaaS-Anbieter evaluieren und Demos anfordern
Nachdem Sie nun die Zustimmung erhalten haben, ist es an der Zeit, das richtige SaaS-Tool auszuwählen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die angebotenen Features, sondern prüfen Sie auch, ob es mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt und sich in Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt.
Um diesen Teil des Prozesses zu vereinfachen, erstellen Sie eine Liste von "Must-have"- und "Nice-to-have"-Features auf der Grundlage der Schritte 1 und 2.
Ein Beispiel: Sie bewerten zwei SaaS-Lösungen für die Nachverfolgung von Projekten.
Die eine bietet hochgradig anpassbare Dashboards, aber keine Integration mit Ihrer CI/CD-Pipeline, während die andere eine sofort einsatzbereite Integration mit GitHub bietet und Sprint Management und produktdokumentation .
⚠️ Wie erledigt man das?
Erstellen Sie ein gewichtetes Punktesystem, um Prioritäten zu setzen, die für Sie am wichtigsten sind, indem Sie Listen von ClickUp Ansichten .
Erstellen Sie eine Tabelle, in der die Stärken und Schwächen der Anbieter hervorgehoben werden, z. B:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist er entwicklerfreundlich?
- Skalierbarkeit: Kann es wachsende Teams oder Projekte aufnehmen?
- Support: Ist die technische Unterstützung leicht verfügbar?
- Kosten: Passt die Lösung in das IT-Budget?
Sie können diese Attribute sortieren, filtern und gruppieren, um die Anbieter effektiv zu bewerten.
Profitieren Sie von einfachen, aber leistungsstarken ClickUp Ansichten zur Verwaltung Ihrer Arbeit
Planen und verwalten Sie Demo-Zeitpläne mit ClickUp's Kalender-Ansicht während Sie Anbieter in die engere Auswahl nehmen. Ziehen Sie die Namen der Anbieter per Drag & Drop in die Plattform, um die Planung zu vereinfachen und Meetings mit Google Kalender- und Zoom-Integrationen zu starten.
Nutzen Sie die Demos zur Erörterung von Anwendungsfällen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Fragen Sie zum Beispiel: "Wie erledigt Ihre Plattform abteilungsübergreifende Aufgabenabhängigkeiten?"
Durch die Analyse der Anbieteroptionen innerhalb einer SaaS-Verwaltungssoftware wie ClickUp erhalten Sie die nötige Klarheit, um eine sichere Entscheidung zu treffen.
5. Planen Sie die Arbeit und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu
Sobald Ihre SaaS-Plattform-Recherche abgeschlossen ist, legen Sie eine klare Zeitleiste fest, um die Implementierung auf Kurs zu halten. Unterteilen Sie das Projekt in Phasen, z. B. "System Setup", "Datenmigration", "Team Training" und "Go-Live", und legen Sie für jede Phase Fälligkeitsdaten fest.
Weisen Sie dann den Mitgliedern Ihres Teams Verantwortlichkeiten zu. Zum Beispiel kann es sein, dass Ihre IT-Mitarbeiter die technische Implementierung leiten müssen, wie z. B. die Migration der richtigen Daten ohne Verlust oder Duplikation. Ihr Entwicklungsteam muss möglicherweise die Einführung von Tools in seinen Teams erleichtern.
Visualisieren Sie die gesamte Zeitleiste des Projekts mit ClickUp Gantt Diagramme . Die kaskadierende Ansicht bietet ein klares Bild der Abhängigkeiten von Aufgaben und hilft Ihnen:
- Identifizieren Sie Aufgaben auf dem Kritischen Pfad, die sich auf Fristen auswirken
- Aufgaben mit Pufferzeit für eine flexiblere Zeitplanung hervorzuheben
- Behalten Sie im Auge, welches Mitglied des Teams welche Aufgabe bis wann erledigen muss
Verwenden Sie Gantt Diagramme, um den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen und einen reibungslosen Workflow in jeder Phase zu gewährleisten.
Nutzen Sie ClickUp Gantt Diagramme, um in Echtzeit über Ihre Erfolge informiert zu werden
Für einen detaillierteren Ansatz, verwenden Sie ClickUp's Vorlage für den Plan zur Projektdurchführung zu:
- Eine Karte des Projektumfangs, der Zeitleisten und der zu erbringenden Leistungen zu erstellen
- Alle Schlüsselaufgaben und -termine an einem Ort zu verwalten
- Nachverfolgung des Fortschritts des Teams und Anpassung der Ressourcen bei Bedarf für eine nahtlose Ausführung
ClickUp Vorlage für den Plan zur Umsetzung eines Projekts
Planen Sie regelmäßige Kontrollpunkte ein, um den Fortschritt zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu beseitigen und einen reibungslosen Flow durch jede Phase zu gewährleisten.
Datenmigration und -integration
1. Daten prüfen, bereinigen und migrieren
Bei der Umstellung auf ein neues SaaS-Tool müssen Sie sicherstellen, dass die Daten, die Sie migrieren, sauber und korrekt sind. Dazu müssen Sie alle Tabellenkalkulationen, Repositorys, Testprotokolle und verwendeten Projekt-Tracker durchforsten.
Gruppieren Sie sie in Kategorien wie "Aktive Projekte", "Archivierte Daten" und "Konfigurationsdateien" und suchen Sie nach duplizierten Einträgen, veralteten Informationen und Formatierungsfehlern, um entsprechende Änderungen vorzunehmen. Stellen Sie sich das wie das Aufräumen eines überfüllten Kleiderschranks vor. Nehmen Sie sich einen Datensatz nach dem anderen vor. ClickUp Aufgaben-Checklisten können Sie jeden Schritt von der Extraktion bis zum Hochladen der Daten aufschlüsseln. Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Elemente oder Unterpunkte, die für Ihren Datenmigrationsprozess relevant sind, genau so anzuordnen, wie Sie sie brauchen.
Erledigen Sie Aufgaben wie ein Profi mit ClickUp's Aufgaben-Checklisten
Dieses Feature ist perfekt für die Sicherstellung der Verantwortlichkeit - es ermöglicht Ihnen, einen Mitarbeiter zu Aufgaben hinzuzufügen, die von einem bestimmten Mitglied des Teams erledigt werden müssen.
2. Planen und testen Sie die Integration mit Systemen
Die Migration von Daten ist nur ein Teil des Puzzles. Die eigentliche Magie liegt in der Integration. Ihre Plattform sollte problemlos mit bestehenden CRMs, ERPs, Buchhaltungssystemen und anderen SaaS-Tools falls vorhanden.
Insbesondere müssen Sie klar sein, wie die einzelnen Systeme miteinander verbunden werden, welche Daten oder Aktionen zwischen ihnen fließen werden und welche Ergebnisse erwartet werden
Verwenden Sie ClickUp Mindmaps um visuelle Diagramme dieser Verbindungen zu erstellen. Sie können Prioritäten mit der erweiterten Sortierung und benutzerdefinierten Farben organisieren und hervorheben.
Mit den Mindmaps von ClickUp Ideen in Aktionen umwandeln
💡Pro-Tipp: Wenn Ihr Brainstorming unübersichtlich wird, hilft Ihnen die Option Re-Layout, die Mind Map aufzuräumen. Mit diesem Feature werden Elemente automatisch neu ausgerichtet und organisiert, wobei die Hierarchie erhalten bleibt und die Übersichtlichkeit gewährleistet wird.
Benutzerdefinierte Einstellungen und Setup
1. Konfigurieren Sie SaaS für Workflow und Automatisierung von Aufgaben
Die benutzerdefinierte Einrichtung ist das Herzstück eines erfolgreichen SaaS-Implementierungsplans. Aber ein Ansatz, der für alle passt, funktioniert selten. Sie müssen tief in Ihre Prozesse eintauchen und herausfinden, was für Sie funktioniert.
❓Welches sind die Schlüsselschritte im Tagesablauf Ihres Teams? SaaS-Betrieb ?
❓Welche Bereiche sind anfällig für Hindernisse?
Identifizieren Sie diese kritischen Berührungspunkte und automatisieren Sie sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben mit ClickUp Automatisierungen .
Sie könnten zum Beispiel Slack-Benachrichtigungen auslösen, wenn in einem Monitoring-Tool Fehler mit hoher Priorität entdeckt werden oder Sprint-Retrospektiven planen, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist. ClickUp bietet Ihnen Zugang zu über 100 vorgefertigten Vorlagen für die Automatisierung.
Passen Sie Ihren Workspace weiter an mit ClickUp Benutzerdefinierte Felder . Verwenden Sie sie, um Kontaktinformationen von Anbietern hinzuzufügen, Scrum-Punkte nachzuverfolgen und Dropdown-Menüs zu erstellen.
Nachverfolgung des SaaS-Implementierungsprojekts mit benutzerdefinierten Feldern von ClickUp
Jede Art von benutzerdefinierten Feldern kann beliebig oft verwendet werden, und jedes Projekt wird so erstellt, dass es die von Ihnen eingestellten Felder enthält.
2. Einrichten von Benutzerrollen und Berechtigungen
Bei diesem Schritt geht es um mehr als nur um die Zugriffskontrolle. Es geht um den Aufbau eines Systems der Verantwortlichkeit und des Vertrauens. Sie müssen Rollen auf der Grundlage der Hierarchie und der Verantwortung Ihres Teams definieren.
Treten Sie einen Schritt zurück und denken Sie nach:
📌 Wer braucht Sichtbarkeit für den übergreifenden Fortschritt des Projekts?
📌 Wer benötigt Zugriff, um Konfigurationen zu ändern?
📌 Und wer sollte sich ausschließlich auf die ihm zugewiesenen Aufgaben konzentrieren?
Gelöschte Antworten auf diese Fragen helfen, die SaaS-Implementierung so zu strukturieren, dass ein Höchstmaß an Effizienz und Sicherheit erreicht wird.
Am einfachsten ist es, Vorlagen für Rollen zu erstellen, wie z. B. Administratoren, Teamleiter, Projektmanager, Entwickler und QS-Ingenieure, und das Prinzip der geringsten Privilegien anzuwenden, so dass Sie nur denjenigen Zugang gewähren, die für diese Rolle unbedingt erforderlich sind.
Mitarbeiterschulung und Onboarding
1. Entwickeln Sie Schulungen und planen Sie Onboarding
Unabhängig davon, wie benutzerfreundlich Ihr SaaS-Tool zu sein behauptet, hängt eine erfolgreiche Implementierung davon ab, dass das Team das nötige Vertrauen und den Kontext erhält, um es im Alltag effektiv zu nutzen.
Beginnen Sie daher mit einer Kickoff-Sitzung, in der Sie den Zweck des Tools vorstellen und seinen Wert demonstrieren. Organisieren Sie dann praktische Übungen für die Teams, bei denen sie sich auf der Plattform zurechtfinden und Scheinprobleme in einer Sandbox-Umgebung lösen können.
**Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von Teammitgliedern, die als 'Power User' oder Champions fungieren können.
Lassen Sie sie Features testen, Feedback geben und als erste Anlaufstelle zur Unterstützung ihrer Kollegen fungieren. Auf diese Weise wird der Widerstand minimiert und sichergestellt, dass jeder sofort loslegen kann, wenn das SaaS-Tool unternehmensweit eingeführt wird.
Bereiten Sie unterstützende Materialien wie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Video-Tutorials und FAQs zum ständigen Nachschlagen vor. ClickUp Dokumente ist nützlich, um eine dynamische Wissensdatenbank zu erstellen, die leicht zu aktualisieren und im gesamten Unternehmen freizugeben ist. Nutzen Sie außerdem die Support-Ressourcen des SaaS-Tools, falls verfügbar.
Da es in dieser Phase so viel zu erledigen gibt, verwenden Sie ClickUp's Training Rollout Plan Vorlage um das Ganze zu organisieren:
- Erstellen, speichern und organisieren Sie all die verschiedenen Schulungen, die Sie anbieten möchten
- Legen Sie im Kalender fest, wann die verschiedenen Sitzungen stattfinden sollen
- Budget für jede Phase des Einführungsprozesses
ClickUp Training Rollout Plan Vorlage
Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass Ihr Team mit dem Wissen und der Zuversicht ausgestattet ist, das neue Tool vollständig zu nutzen.
2. Feedback sammeln
Schulung ist kein einmaliges Ereignis, sondern eine fortlaufende Aktivität.
Der beste Weg, Ihren Onboarding-Prozess zu verfeinern und die Akzeptanz zu verbessern, besteht darin, auf die Erfahrungen Ihres Teams zu hören und aktiv zu iterieren. Warum nicht Feedbackschleifen einrichten, die während der Schulung beginnen und bis in die ersten Tage der Plattformnutzung reichen?
Sie könnten Antworten erfassen mit ClickUp Formulare , die in hohem Maße anpassbar und leicht abzuschließen sind.
Oder führen Sie während der Sitzungen Live-Umfragen oder kurze Quizfragen durch, um den Puls des Teams zu messen. Wenn bestimmte Konzepte des tools unklar sind, können Sie das Tempo Ihrer Schulung anpassen und sie in spezifische Features aufgliedern.
Testen und Einführen
1. Pre-Go-Live-Tests und Backup Plan
Sie haben sich für die Software entschieden und einen langen Weg zurückgelegt, Ihre Mitglieder geschult und wichtige Daten migriert. Jeder weiß, welche Rolle er zu spielen hat, und jetzt ist endlich Showtime. Aber halt, vor der SaaS-Implementierung gibt es noch einen Schritt zu tun.
Sie müssen das tool noch einmal testen, um Fehler zu finden, Konfigurationen zu validieren und die korrekte Datenmigration zu bestätigen. Lassen Sie zum Beispiel Entwickler Pull Requests verknüpfen, QA-Spezialisten Fehler protokollieren und Manager Berichte erstellen, um die Benutzerfreundlichkeit zu überprüfen.
💡 Pro-Tipp: Implementieren Sie einen robusten Backup Plan, der sicherstellt, dass Sie ein Sicherheitsnetz haben, auf das Sie zurückgreifen können, selbst wenn etwas schief geht. Dies könnte bedeuten, dass Sie auf frühere Systeme zurückwechseln oder offline auf wichtige Daten zugreifen.
2. Überwachen Sie das Go-Live in Echtzeit
Ihr Team beginnt mit der Nutzung des Tools, indem es die SaaS-Implementierung in Betrieb nimmt. Dies ist ein wichtiger Moment, der eine sorgfältige Überwachung erfordert, und Sie sollten alle Hände voll zu tun haben, um Probleme zu erkennen und zu beheben, sobald sie auftreten.
Verwenden Sie ClickUp Dashboards um Metriken wie Benutzeraktivitäten, fertiggestellte Aufgaben oder die Systemleistung zu verfolgen. Überprüfen Sie zum Beispiel, ob die Aktualisierungen von Entwickleraufgaben korrekt mit den Projekt-Boards synchronisiert werden oder ob Alarme wie erwartet ausgelöst werden.
Leistungsstarke Einblicke mit ClickUp Dashboards
Haben Sie Fragen zu implementierung von Projektmanagement-Software ?
Sie können fragen ClickUp Gehirn wenn Sie eine Frage stellen, werden alle Dashboards in Ihrem Workspace durchsucht, um relevante Erkenntnisse zu gewinnen. Dadurch werden unnötige Unterbrechungen minimiert und Ihr Team mit den Daten ausgestattet, die es braucht, um während des Go-Live konzentriert und effizient zu bleiben.
Post-Implementierungs-Überprüfung
1. Post-Mortem durchführen und KPIs nachverfolgen
Eine SaaS-Implementierung ist nie ein einmaliger Vorgang, der erledigt ist. Während sich Ihr Team an die Arbeit mit dem neuen Tool gewöhnt, beobachten Sie, welche Features am meisten genutzt werden und welche zusätzlichen Features Ihr Team gerne hätte.
Lässt sich das Tool gut mit Ihren anderen Softwaresystemen integrieren? Läuft es reibungslos und mit minimalen Störungen?
Planen Sie nach dem Go-Live regelmäßige Einzel- oder Team-Check-Ins ein, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was funktioniert und was nicht. Außerdem sollten Sie die Leistung anhand der in der Planungsphase festgelegten Ziele bewerten. Zum Beispiel:
🤔 Hat sich die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessert?
🤔 Hat sich die Rate der fertiggestellten Aufgaben verbessert?
🤔 Sind die Zyklen der Bereitstellung schneller?
Ein strukturiertes Post-Mortem hilft bei der Feinabstimmung künftiger Implementierungen und stellt sicher, dass die SaaS-Plattform hält, was sie verspricht.
2. Laufenden Support einrichten
Jeder, der das tool nutzt, sollte die Möglichkeit haben, jederzeit Hilfe in Anspruch zu nehmen. Halten Sie daher immer Ihr IT-Personal oder ausgewählte Champions in Bereitschaft, um eventuelle Fehler sofort zu beheben.
Ihr Team sollte Zugang zu den Support-Ressourcen des SaaS-Anbieters haben (z. B. Live-Chat oder Hilfe-Center). Wenn Teams neue Features oder Updates entdecken, sollten Sie Auffrischungssitzungen veranstalten oder aktualisierte Leitfäden bereitstellen, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Gemeinsame Herausforderungen bei der SaaS-Implementierung
Die Einführung von etwas Neuem ist mit einigen unvermeidlichen Reibungen verbunden. Im Zusammenhang mit der SaaS-Implementierung sind hier die Probleme aufgeführt, die am ehesten auftreten können:
1. Widerstand gegen Veränderungen
Dies ist eine der häufigsten Hürden, mit denen Sie während der Implementierung konfrontiert werden.
Selbst technisch versierte Teams sträuben sich möglicherweise, weil die Einführung eines neuen SaaS-Tools mehr Aufwand erfordert - das Erlernen der Bedienung, die Migration von Daten und die Anpassung von Workflows. Dieser Widerstand kann zu negativen Reaktionen führen und die Einführung behindern, wenn Sie die Bedenken der Mitarbeiter nicht bestätigen.
2. Diskrepanz zwischen den Erwartungen an das Produkt und der Realität
Businesses investieren oft in ein SaaS-Tool, ohne richtig zu überlegen, ob es für ihre Bedürfnisse und das Team, das es nutzt, am besten geeignet ist. Dies geschieht in der Regel wenn Sie nicht die richtigen Personen in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Holen Sie sich daher frühzeitig die Zustimmung der Mitarbeiter.
3. Technische Inkompatibilitäten
Wenn sich Ihr SaaS-Tool nicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, kann dies die Arbeitsabläufe stören und den Datenmigrationsprozess verlängern. Daher sollten Integrationen bei der Auswahl des Anbieters gründlich geprüft werden, um spätere Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
4. Laufende Wartung
Sobald das Tool eingerichtet ist, muss es laufend überwacht, aktualisiert und optimiert werden, um Ihrem Team dauerhaft Vorteile zu bieten. Erstellen Sie einen Plan für die kontinuierliche Evaluierung und Wartung, um das Tool an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.
Best Practices für die SaaS-Implementierung
1. Verwalten Sie die Sicherheit und Zugänglichkeit von Compliance-Daten
Robuste Sicherheitsmaßnahmen sollten ein wichtiger Bestandteil Ihrer checkliste für die Produkteinführung .
Das liegt daran, dass das Hinzufügen eines neuen SaaS-Tools zu Ihrem Tech-Stack Risiken in Bezug auf die Offenlegung oder falsche Verwaltung von Daten mit sich bringt.
🌻 Best Practice: Vor der Einführung müssen Sie sicherstellen, dass das gewählte Tool mit den internen Richtlinien und Branchenstandards übereinstimmt.
Stellen Sie zum Beispiel beim Onboarding eines CRM sicher, dass sensible Client-Informationen nur den zuständigen Mitgliedern des Teams zugänglich sind. Viele SaaS-Beispiele wie Jira und Salesforce, bieten erweiterte Features für die Sicherheit von Daten, die bei der Implementierung benutzerdefiniert werden können.
2. Für einen reibungslosen Übergang sorgen
Viele Unternehmen aktualisieren ihre Systeme auf einmal, was nur zu Verwirrung unter den Mitgliedern des Teams und zu potenziellen Problemen bei der Integration in das bestehende technische Ökosystem führt. Stattdessen empfehlen wir einen schrittweisen Ansatz, bei dem Sie das Tool in Teilen testen können
🌻 Best Practice: Machen Sie sich Notizen darüber, was funktioniert und was nicht, sprechen Sie mit Ihrem Team über Verbesserungen, und gehen Sie dann zur nächsten Phase über. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ausreichend Schulungen anbieten, damit die Features des SaaS-Tools optimal genutzt werden können.
3. Integrieren Sie Marketing in den Plan für die Einführung
Während Marketingstrategien oft mit externen Zielgruppen in Verbindung gebracht werden, ist die Anwendung SaaS-Marketingstrategien können intern dazu beitragen, die Akzeptanz zu fördern.
🌻 Best Practice: Bewerben Sie die Vorteile des Tools durch Kampagnen - denken Sie an E-Mail-Updates, Team-Präsentationen oder kurze Demo-Videos, die zeigen, wie das SaaS-Tool alltägliche Herausforderungen löst. Verwenden Sie projekt-Kommunikationsplan s, um sicherzustellen, dass diese Aktualisierungen alle Beteiligten effektiv erreichen.
Entwerfen Sie Ihre SaaS-Implementierungs-Roadmap
Die SaaS-Implementierung kann eine reibungslose und positive Erfahrung sein, wenn Sie sie richtig planen.
Das Geheimnis? Machen Sie den Aufwand zu einem Team-Aufwand, bei dem Ihre Stakeholder bei jedem Schritt ihren Beitrag leisten und ihr Feedback freigeben. Denken Sie daran, dass Sie in das SaaS-Tool investieren, um Ihr Geschäft zu rationalisieren. Daher ist es wichtig, dass die Beteiligten auch ein Mitspracherecht bei der Auswahl der Software haben, die für sie am nützlichsten ist.
Erledigen Sie dies, und schon bald werden Sie die Vorteile Ihres Software-Upgrades ernten. Und schließlich können Sie den gesamten SaaS-Implementierungsprozess mit ClickUp vereinfachen.
Unsere Features, darunter Ziele und Dashboards, sind so konzipiert, dass sie Ihnen die Arbeit erleichtern. Außerdem können Sie vorgefertigte Vorlagen verwenden, um schnell und unkompliziert loszulegen. Melden Sie sich kostenlos für ClickUp an heute.