Wie man einen Workflow für die Produktdokumentation erstellt

Sie befinden sich mitten in einer Produkteinführung, und alles läuft reibungslos - bis die ersten Fragen auftauchen.

Ihre technischen Redakteure brauchen mehr Klarheit über die Workflows der Features, Ihr Vertriebsteam möchte ein Dokument, um den Kunden die Vorteile des Produkts zu erläutern, und Ihr Marketingteam nimmt die meiste Zeit in Anspruch, um die einzigartigen Angebote und Unterscheidungsmerkmale des Produkts zu verstehen.

zu erledigen?_Warum das?

Mangel an angemessener Produktdokumentation!

Die Produktdokumentation ist nicht nur ein Handbuch oder eine Anleitung, sondern eine benutzerfreundliche Karte, die jedes Mitglied Ihres Teams durch Ihr Produkt führt - vom Vertrieb und Marketing bis zum Kundensupport und den Entwicklungsteams.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine Produktdokumentation erstellen, die bei den Beteiligten Vertrauen schafft und Ihnen die Kontrolle über Ihren Produktmanagementprozess gibt.

Was ist Produktdokumentation?

Unter Produktdokumentation versteht man die schriftlichen und visuellen Materialien, die die Features, Funktionen und Verwendung eines Produkts beschreiben.

Sie ist eine interne Wissensdatenbank mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, SOPs, Tipps zur Fehlerbehebung, Installationsanleitungen, API-Handbüchern, Produktstrategien, Anwendungsfällen und Benutzerhandbüchern.

Arten der Produktdokumentation

Hier finden Sie eine einfache Übersicht über die Arten der Produktdokumentation, die Ihre Teams auf dem Laufenden halten:

1. Benutzer-Dokumentation

Dieses Dokument richtet sich an die Benutzer des Produkts und bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Verwendung aller Features. Es enthält detaillierte Schritte zur Durchführung von Aufgaben, zur Produktnavigation und zur Lösung häufiger Probleme - mit Screenshots, Videos und FAQs zur Vereinfachung komplexer Vorgänge.

2. Wissensdatenbank

Diese Online-Bibliothek mit Selbstbedienungsinformationen enthält Artikel, häufig gestellte Fragen und Anleitungen zur Fehlerbehebung. Sie bietet durchsuchbare Antworten auf häufige Probleme, hilft Benutzern bei der eigenständigen Lösung von Problemen und entlastet die Workloads der Support-Teams.

3. Software-Entwicklungskit (SDK)

Ein SDK bietet Entwicklern die Ressourcen - wie Tools, Bibliotheken, APIs und Beispiel Code - um Anwendungen für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Plattform zu erstellen oder zu verbessern. Es enthält Integrationsanweisungen und Entwicklungsumgebungen, die es Entwicklern ermöglichen, effizient zu arbeiten, ohne bei Null anfangen zu müssen.

Weiterlesen: 10 beste Software für technische Dokumentation

4. Feature Dokumentation

Sie erklärt die Features eines Produkts im Detail und beschreibt, wie sie funktionieren, wie man sie benutzt und welche Anwendungsfälle es gibt. In B2B-Geschäften ist dieses technische Dokument üblich und hebt auch erweiterte Funktionen und Konfigurationsoptionen hervor, die für den durchschnittlichen Benutzer nicht sofort sichtbar sind.

5. Anleitungen zur Fehlerbehebung

Diese technische Dokumentation listet häufige Fehler, ihre Ursachen und Lösungen auf und ermöglicht es Support-Teams und Kunden, Probleme schnell zu lösen, ohne dass es zu einer Eskalation auf höheren Support-Ebenen kommt.

Wenn beispielsweise die Benutzer eines Cloud-Speicherdienstes aufgrund von Problemen mit den Berechtigungen keine Dateien hochladen können, sollte die technische Dokumentation die Fehlermeldung anzeigen, die Ursache erklären und Schritte zur Anpassung der Berechtigungen vorsehen.

6. Marketing-Dokumentation

Die Marketingdokumentation hebt die Features, den Nutzen und die Wettbewerbsvorteile/Unterscheidungsmerkmale eines Produkts hervor. Dazu gehören Broschüren, Fallstudien, Wettbewerbsanalysen und Produktpräsentationen für potenzielle Kunden und Vertriebsteams.

7. Gebrauchsanweisung

Diese detaillierten, durchgängigen Anleitungen behandeln den Zusammenbau, die Konfiguration oder die Verwendung eines Produkts. Sie bieten umfassende Informationen vom Setup bis zu fortgeschrittenen Vorgängen und sind für komplexe Produkte wie Hardware-Geräte, Appliances oder komplizierte Software unerlässlich.

8. Notizen zur Veröffentlichung

Software Release Notes fassen die neuen Features, Fehlerbehebungen, Verbesserungen und Updates eines Produkts zusammen. Versionshinweise sollen bestehenden Kunden, Administratoren und Entwicklern helfen, neue Features zu nutzen und auf behobene Probleme aufmerksam zu werden.

Best Practices in der Produktdokumentation

Schlechte Dokumentation kann Ihr Produkt beeinträchtigen. Hier erfahren Sie, wie Sie sie klar, aussagekräftig und benutzerfreundlich gestalten können:

1. Verwenden Sie Standardvorlagen und -formate

Produktmanager sind sich einig, dass die Erstellung von Produktdokumenten von Grund auf zeitaufwändig ist.

Standardformate und vorlagen für technische Dokumentation bieten eine klare Struktur, vereinfachen die Erstellung und Pflege und machen die Dokumentation für die Benutzer übersichtlicher.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Konsistenz: Verwendung des gleichen Formats fürnotizen zu Softwareversionen, Anleitungen zur Fehlerbehebung und Benutzerhandbücher ermöglicht es den Benutzern, wichtige Informationen schnell zu finden
• Effizienz: Mit einer Standardvorlage fürerstellung technischer Dokumentation erhöht die Effizienz, da sie eine vordefinierte Struktur für verschiedene Arten von Dokumenten bietet
• Skalierbarkeit: Wenn neue Features hinzugefügt werden, kann die Dokumentation unter Verwendung der gleichen Struktur leicht aktualisiert werden

Zum Beispiel kann die ClickUp Projekt Dokumentationsvorlage hält alle Ihre Projektdetails übersichtlich an einem zentralen Ort für den einfachen Zugriff bereit.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Projekt Dokumentation

Instanz, wenn Ihre Software einen einzigartigen mehrstufigen Genehmigungsprozess beinhaltet:

• Skizzieren Sie den Umfang des Projekts, die Ziele und die Zeitleisten für den Abschluss - die Projektübersicht mit ClickUp Docs
• Fügen Sie Ihrer Dokumentationsvorlage einen eigenen Abschnitt "Approval Workflow" hinzu
• Überwachen Sie den Fortschritt des Projekts mit demGantt-Diagramm-Ansicht und passen Sie die Zeitleisten nach Bedarf an

Passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie Überschriften, Abschnitte und Stile benutzerdefiniert anpassen, um die einzigartigen Features Ihres Produkts widerzuspiegeln, während die Kernelemente in allen Dokumenten einheitlich bleiben.

Weiterlesen: 10 technische Vorlagen für Software- und Produktingenieure

2. Schreiben Sie klare und prägnante Anweisungen

Eine wirksame Produktdokumentation hängt von der Klarheit ab. Ohne sie können Benutzer Schwierigkeiten haben zu verstehen, wie das Produkt zu verwenden ist, was zu Verwirrung, Fehlern und geringerer Benutzerfreundlichkeit führt.

Klare und prägnante Anleitungen verringern den Bedarf an zusätzlichem Support, indem sie die Benutzer in die Lage versetzen, Probleme eigenständig zu lösen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumentation hervorheben können:

Verwenden Sie eine einfache Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon, sofern er nicht notwendig ist. Wenn Sie ihn verwenden müssen, geben Sie klare Definitionen.

Beispiel:

zuvor:_ Authentifizierung über das OAuth2-Protokoll

nachher:_ Sichere Anmeldung mit OAuth2

Seien Sie direkt: Konzentrieren Sie sich auf umsetzbare Schritte und vermeiden Sie unnötige Worte oder Erklärungen.

Beispiel:

Vor: Es wird empfohlen, auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken

nachher:_ Klicken Sie auf "Speichern"

Verwenden Sie die aktive Stimme: Dies macht die Anweisungen direkter und leichter nachvollziehbar.

Beispiel:

Vor: Die Einstellungen sollten vom Benutzer konfiguriert werden

nachher:_ Konfigurieren Sie die Einstellungen

Vermeiden Sie Annahmen: Gehen Sie niemals davon aus, dass die Benutzer bestimmte Begriffe oder Schritte bereits kennen. Erläutern Sie alle Voraussetzungen.

Beispiel:

Vor: Installieren Sie das Plugin und fahren Sie fort

nachher:_ Plugin herunterladen, dann auf 'Installieren' klicken

Teilen Sie Ihre Anweisungen in kleine, mundgerechte Schritte auf. Verwenden Sie nummerierte Listen für aufeinanderfolgende Anweisungen und Aufzählungspunkte für zusätzliche Details oder Tipps. Halten Sie sich an kurze Sätze und Absätze, die sich jeweils auf einen einzigen Hauptgedanken konzentrieren, um die Lesbarkeit und das Verständnis zu verbessern.

Fügen Sie bei Fachbegriffen ein Glossar am Anfang oder Ende des Dokuments ein oder verwenden Sie Tooltips für Definitionen. Illustrieren Sie die Anweisungen mit Beispielen oder Szenarien, damit die Benutzer verstehen, wie die Schritte anzuwenden sind.

💡Pro-Tipp: Um Ihre Arbeit zu vereinfachen, verwenden Sie ClickUp Gehirn , ein KI-Schreiber, der komplexe Sätze in eine einfachere, benutzerfreundliche Sprache umformuliert. Die integrierte Rechtschreibprüfung korrigiert auch falsch geschriebene Wörter in Echtzeit, so dass Ihre Anleitungen fehlerfrei und leicht verständlich sind, ohne dass die Qualität des Inhalts darunter leidet.

3. Visuelle Hilfen nutzen

Fügen Sie Multimedia-Elemente ein, um komplexe Prozesse oder technische Details in leichter verdauliche Teile aufzugliedern, damit sie leichter zu verstehen sind.

Bilder, Screenshots, Videos und GIFs sorgen für Klarheit, Verständlichkeit und eine bessere Merkfähigkeit.

Der Schlüssel zur Produktdokumentation liegt darin, die Probleme der Mitglieder Ihres Teams oder der Benutzer zu lösen und ihnen zu helfen, die Software optimal zu nutzen, und genau das erledigen visuelle Hilfsmittel.

Im Folgenden finden Sie einige visuelle Hilfsmittel für technische Teams, die bei der Erstellung von Produktdokumentationen für mehr Klarheit sorgen.

Verwendungsbeispiele für verschiedene visuelle Elemente

Vergessen Sie nicht, aus Gründen der Barrierefreiheit einen Alt-Text oder eine Texterklärung neben den visuellen Elementen einzufügen.

💡Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Whiteboards zur Erfassung und Organisation technischer Spezifikationen mit Ihrem Team während des Produktentwicklungsprozesses. Entwerfen und gestalten Sie Layouts für Benutzeroberflächen oder Dokumentationsabschnitte direkt auf dem Whiteboard und arbeiten Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams in Echtzeit zusammen, so dass jeder seine Ideen einbringen, Bearbeitungen vornehmen und sofort Feedback geben kann.

Brainstorming von Ideen und Visualisierung von Workflows mit dem ClickUp Whiteboard

ClickUp Clips sind auch hier ein entscheidender Faktor. Aber dazu später mehr.

Nachdem Sie nun die Best Practices gemeistert haben, ist es an der Zeit, Ihre Produktdokumentation mit ClickUp zum Leben zu erwecken.

Wie man einen Workflow für die Produktdokumentation mit ClickUp erstellt ClickUp's Produkt Management Software wurde entwickelt, um die Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung der Dokumentation im Produktentwicklungsprozess durch ein Team zu optimieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie ClickUp nutzen können, um einen guten Workflow für die Produktdokumentation zu schaffen:

1. Verstehen Sie den Endbenutzer

Sie wollen ein Produktdokument erstellen, das dem Benutzer tatsächlich hilft. Beginnen Sie damit, herauszufinden, wer das Dokument nutzen wird, welche technischen Kenntnisse er hat und auf welchen Geräten er den Inhalt konsumieren wird.

Ziehen Sie außerdem Erkenntnisse aus Kundeninteraktionen, Produktnutzungsanalysen und Feedback-Formularen heran, um sicherzustellen, dass Ihre Produktdokumentation auf die Anforderungen der Zielgruppe abgestimmt ist und auf diese eingeht.

Erstellen Sie dann detaillierte Gliederungen direkt in ClickUp Dokumente um den Inhalt und die Struktur der einzelnen Dokumenttypen auf einer Karte darzustellen. Verwenden Sie Kopfzeilen, um Abschnitte zu organisieren, Tabellen, um komplexe Informationen zu strukturieren, und Checklisten für Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Erstellen Sie eine umfassende Produktdokumentation mit den Bearbeitungsfunktionen von ClickUp Docs

Mit ClickUp Docs können Sie:

• Einfache Zusammenarbeit mit Inline-Kommentaren, die Diskussionen im Team direkt im Dokument ermöglichen
• Nachverfolgung von Änderungen und Rückgriff auf frühere Versionen bei Bedarf
• Verknüpfen Sie verwandte Dokumente, um die Navigation und den Kontext innerhalb Ihrer Produktdokumentation zu verbessern

Sie können auch ein vorlage für ein Produktanforderungsdokument (PRD) zur Definition von Produktanforderungen. Dieses strukturierte Format bietet technischen Redakteuren und Entwicklern einen klaren Leitfaden für die Erstellung präziser Dokumentation.

Weiterlesen: 20 kostenlose Vorlagen für das Produktmanagement

2. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Weisen Sie klare Rollen für die Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung der einzelnen Dokumente zu, um Engpässe zu vermeiden und die Verantwortlichkeit zu fördern.

Verwenden Sie ClickUp Aufgaben um Aufgaben für jeden Dokumentationsabschnitt zu erstellen und sie bestimmten Mitgliedern des Teams zuzuweisen.

Sie können auch ClickUp Benutzerdefinierte Felder um Rollen wie "Verfasser", "Überprüfer" und "Genehmigender" innerhalb jeder Aufgabe auszufüllen und einen Überblick über deren Fortschritt zu erhalten.

Verwalten von Aufgaben zum Erstellen, Prüfen und Genehmigen von Dokumenten in ClickUp Aufgaben

3. Entwerfen und Überprüfen

Sobald Ihr technischer Redakteur den Entwurf des Produktdokuments in ClickUp Docs freigegeben hat, können alle relevanten Beteiligten, wie z. B. der Produktmanager, der Vermarkter usw., es bearbeiten, Kommentare hinzufügen und sicherstellen, dass die Produkt-Roadmap alles enthält, was ein Mitglied des Teams oder ein Benutzer benötigt.

In dieser Phase können Sie Folgendes verwenden ClickUp Clips um Anweisungen aufzuzeichnen und Features visuell zu erklären. Dies ist besonders nützlich für die Dokumentation komplexer Funktionen, da Sie mit Clips Ihren Bildschirm aufzeichnen und dabei Kommentare abgeben können.

Zeichnen Sie mit ClickUp Clips Audio- und Video-Feedback für das Produktteam auf

Verwenden Sie ClickUp Formulare zur Erstellung von Formularen, um Feedback von Teammitgliedern, Benutzern oder Stakeholdern zu erfassen. Der Produktmanager kann die Antworten in Aufgaben umwandeln, sie den entsprechenden Teams zuweisen und den Fortschritt direkt von ClickUp aus verfolgen.

Informationen in einem strukturierten Format mit ClickUp Formularen erfassen

4. Veröffentlichen und Verteilen

Nachdem die Dokumentation geprüft und fertiggestellt wurde, veröffentlichen und verteilen Sie sie an alle Beteiligten, wie Benutzer, interne Teams oder Entwickler. ClickUp fungiert auch als Wissensdatenbank, in der die Produktdokumentation gehostet und für Ihre Kunden/Teams leicht zugänglich gemacht werden kann.

Verwenden Sie ClickUp's Kalender Ansicht zur Nachverfolgung von Terminen und zur Festlegung klarer Zeitleisten für die Veröffentlichung von Dokumenten. Dies garantiert eine rechtzeitige Fertigstellung und Verteilung, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Visualisieren Sie die Veröffentlichungsfristen von Dokumenten mit der Kalender Ansicht von ClickUp

5. Iterieren und verbessern

Die Produktdokumentation muss ständig aktualisiert werden, um relevant zu bleiben. Aktualisieren Sie sie daher regelmäßig auf der Grundlage von Benutzer-Feedback, Produktänderungen und neuen Features, damit sie gültig und genau bleibt.

Um Aktualisierungen der Dokumentation in Echtzeit zu diskutieren, verwenden Sie ClickUp Chat . Erstellen Sie eigene Chat-Kanäle für bestimmte Themen oder Projekte. Tauschen Sie Feedback aus, klären Sie Abfragen und koordinieren Sie Aktualisierungen effizient.

Tauschen Sie Ideen aus und diskutieren Sie Änderungswünsche schnell über spezielle Kanäle im ClickUp-Chat

Verwendung von E-Mail in ClickUp können Sie auch automatisierte E-Mails auf der Grundlage von benutzerdefinierten Feldern, Formular-Übermittlungen oder Ereignissen zu einer Aufgabe versenden.

Senden Sie zum Beispiel eine E-Mail, wenn eine Aufgabe als "In Prüfung" markiert ist oder die Übermittlung eines Formulars ein Problem mit hoher Priorität hervorhebt. So bleibt Ihr Team über wichtige Änderungen auf dem Laufenden.

Informieren Sie die Beteiligten über dringende Aktualisierungen der Dokumentation per E-Mail in ClickUp

6. Integrieren Sie ClickUp in Ihr technisches System ClickUp Integrationen können Sie Ihr ClickUp Konto nahtlos mit Ihren bestehenden Projektmanagement tools verbinden. So können Sie Aktualisierungen der Dokumentation mit dem Fortschritt der Entwicklung synchronisieren.

Ein Beispiel:

• Die GitHub- und Jira-Integration ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung von Dokumentationen, die an bestimmte Code-Änderungen oder Produktaktualisierungen gebunden sind
• Mit der Slack-Integration können Sie Aktualisierungen freigeben oder Fragen innerhalb Ihres Teams stellen und so eine schnellere Kommunikation über Dokumentationsaufgaben fördern

7. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Lassen Sie nicht zu, dass Routineaufgaben Ihren Dokumentationsprozess verlangsamen. Verwenden Sie ClickUp-Automatisierungen um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, indem wiederkehrende, konsistente und organisierte Aufgaben automatisiert werden.

Hier erfahren Sie, wie Produktteams ClickUp Automations nutzen:

• Automatische Zuweisung von Überprüfungsaufgaben an Teammitglieder, wenn ein Dokument den Status "Entwurf fertiggestellt" erreicht
• Senden Sie Erinnerungen an Fälligkeitsdaten für bevorstehende Termine, um Verzögerungen zu vermeiden
• Automatisches Aktualisieren des Status von Aufgaben, z. B. das Verschieben eines Dokuments in den Status "Final Review", sobald alle Rückmeldungen integriert sind
• Benachrichtigen Sie Ihr Team über Dokumentveröffentlichungen oder -aktualisierungen, damit alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind

Einheitliche Prozesse in der Produktdokumentation durch ClickUp Automatisierungen

Unsere Ingenieure und Produktmanager waren mit der manuellen Aktualisierung des Status zwischen Jira und anderen Tools überfordert. Mit ClickUp haben wir viele Stunden Zeit gewonnen, die wir mit doppelten Aufgaben verschwendet haben. Noch besser: Wir haben die Produktfreigabe beschleunigt, indem wir die Übergabe der Arbeit zwischen QA, technischem Schreiben und Marketing verbessert haben.

Nick Foster, Leiter des Produktmanagements bei Lulu Press

Maintaining und Aktualisierung der Produktdokumentation

Die Erstellung der Produktdokumentation ist nur die halbe Miete. Hier erfahren Sie, wie Sie sie durch laufende Pflege aktuell und relevant halten können:

1. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aktualisierung der Dokumentation

Planen Sie regelmäßige Dokumentationsüberprüfungen im Zusammenhang mit Produktveröffentlichungen, größeren Aktualisierungen oder vierteljährlichen Kontrollbesuchen. Beziehen Sie Entwicklungs- und Support-Teams ein, um sicherzustellen, dass der Inhalt technisch korrekt und benutzerfreundlich ist.

2. Sicherstellung von Genauigkeit und Konsistenz im Laufe der Zeit

Verwenden Sie Stilrichtlinien und Vorlagen, um einen einheitlichen Ton und ein einheitliches Format zu gewährleisten. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Dokumente regelmäßig, um Änderungen der Produkt- oder Unternehmensstandards zu berücksichtigen.

3. Beziehen Sie funktionsübergreifende Teams ein

Die Zusammenarbeit zwischen Produktmanagern, Entwicklern und Kundensupport ist unerlässlich. Ihre Erkenntnisse über Aktualisierungen, Feedback und Probleme sorgen dafür, dass die Dokumentation genau und aktuell ist.

4. Verwenden Sie die Versionskontrolle für die Dokumentation

Verwenden Sie kontrolle der Version des Dokuments features, die Ihnen helfen, Aktualisierungen zu überwachen, zu früheren Versionen zurückzukehren und eine klare Historie der Änderungen zu erhalten - insbesondere in Umgebungen mit Zusammenarbeit.

Herausforderungen bei der Produktdokumentation meistern

Ihre Systemdokumentation mag zwar eingestellt sein, aber es können immer noch Probleme auftreten. Hier erfahren Sie, wie Sie diese meistern und alles auf dem Laufenden halten können:

1. Dokumentation auf dem neuesten Stand halten

Mit der Weiterentwicklung der Produkte muss auch die Dokumentation aktualisiert werden. Die Vernachlässigung von Aktualisierungen führt zu Fehlinformationen, geringerer Effizienz und Fehlern bei der Produktnutzung oder -entwicklung.

So halten Sie Ihre Produktdokumentation auf dem neuesten Stand:

✅ Legen Sie regelmäßige Intervalle für die Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation fest, z. B. nach jeder Produktfreigabe oder vierteljährlich

✅ Verfolgen Sie Änderungen und Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation die neueste Version des Produkts widerspiegelt

✅ Richten Sie automatische Erinnerungen oder Aufgaben ein, um Mitglieder des Teams darauf hinzuweisen, wenn die Dokumentation aktualisiert werden muss

2. Sicherstellung der Genauigkeit

Falsche oder veraltete Informationen, wie z. B. technische Spezifikationen, führen zu einem hohen Aufkommen an Support-Tickets, sinkendem Vertrauen und steigenden Support-Kosten.

**So stellen Sie die Genauigkeit Ihrer Produktdokumentation sicher

✅ Lassen Sie die Dokumentation regelmäßig von Fachexperten (SMEs) und Korrekturlesern überprüfen, um Fehler zu erkennen und die Genauigkeit zu gewährleisten

✅ Verwenden Sie KI für die Dokumentation für Aufgaben wie das Schreiben von Benutzerhandbüchern, SOPs, Meeting-Protokollen, Geschäftsberichten, Verkaufsvorschlägen und Marketingmaterial

✅ Führen Sie ein Protokoll über Änderungen und Aktualisierungen, um die Genauigkeit der Informationen im Laufe der Zeit zu verfolgen

3. Verwaltung großer Mengen an Dokumentation

Die Verwaltung großer Dokumentationsmengen kann die Konsistenz stören, die Nachverfolgung von Aktualisierungen verzögern und die Organisation der Dokumente durcheinander bringen.

Verwalten großer Mengen an Produktdokumentation:

✅ Verwenden Sie strukturierte Formate und eine klare Kategorisierung, um die Navigation in großen Dokumentationsmengen zu erleichtern

✅ Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems zur Speicherung und Organisation aller Unterlagen an einem Ort

✅ Verwendung von Tags und Kategorien zum einfachen Sortieren und Auffinden von Dokumenten

4. Umgang mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Kenntnissen der Benutzer

Zu den Benutzern eines Produkts gehören Personen mit unterschiedlichem Erfahrungsstand - von Anfängern, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigen, bis zu fortgeschrittenen Benutzern, die detaillierte technische Informationen suchen. Außerdem bevorzugen manche Benutzer visuelle oder textbasierte Anleitungen.

Um die Bedürfnisse eines vielfältigen Benutzerkreises zu treffen:

✅ Erstellen Sie maßgeschneiderte Dokumentationen für verschiedene Benutzer, z. B. für Anfänger, fortgeschrittene Benutzer und Administratoren

✅ Verwenden Sie eine zugängliche Sprache und minimieren Sie Fachjargon, um das Dokument für Benutzer mit unterschiedlichem Kenntnisstand verständlich zu machen

✅ Bieten Sie die Dokumentation in verschiedenen Formaten an (Text, Videos, Infografiken), um den unterschiedlichen Lernpräferenzen gerecht zu werden

Verbessern Sie Ihre Produktdokumentation mit ClickUp

Produktdokumentation ist nicht nur ein "Nice-to-have" - sie ist unerlässlich.

Mit den Vorlagen, den Features zur Aufgabenverwaltung, dem integrierten KI-Writer und den Automatisierungstools von ClickUp können Sie strukturierte, aussagekräftige und benutzerfreundliche Dokumente effizient erstellen und pflegen.

Von der Organisation detaillierter Benutzerhandbücher und Software Development Kits bis hin zur Rationalisierung kollaborativer Überprüfungen und der Integration von Feedback - die Produktmanagement-Software von ClickUp stellt sicher, dass jedes Stück Ihrer Dokumentation klar, aktuell und hilfreich ist.

Darüber hinaus bietet ClickUp Echtzeit-Zusammenarbeit und die Integration mit anderen Tools, was es einfacher macht, die Dokumentation mit Produktaktualisierungen und Benutzeranforderungen abzustimmen.

Dadurch werden Ihre Support- und Vertriebsteams entlastet und Ihre Benutzer mit dem Wissen ausgestattet, das sie benötigen, um Ihr Produkt optimal zu nutzen.

Möchten Sie Ihre Produktdokumentation auf die nächste Stufe heben? Registrieren Sie sich für ClickUp heute.