Viele Microsoft-Benutzer nutzen OneNote in Kombination mit Teams als kostengünstige Alternative für das Projektmanagement.
Mit etwas Kreativität lässt sich OneNote, das weithin als Notiz-App bekannt ist, in einen leichtgewichtigen Hub für Projektmanagement verwandeln. Benutzer können mit den Abschnitten, Seiten und Tagging-Features von OneNote ihre eigenen Systeme für die Nachverfolgung von Aufgaben, das Priorisieren und das Aufzeichnen des Fortschritts des Projekts erstellen. Dank seiner Benutzerfreundlichkeit, plattformübergreifenden Kompatibilität und Kollaborationsfunktionen ist es eine beliebte Wahl für kleine Teams und einfache Projekte.
Allerdings fehlen OneNote die erweiterten Features spezialisierter Tools. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie OneNote für das Projektmanagement einsetzen können, welche Stärken und Limite es hat und wie ClickUp diese Lücken füllen kann.
OneNote für das Projektmanagement nutzen
OneNote ist überraschend vielseitig. Mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten können Sie Ihr eigenes System für das Projektmanagement aufbauen. Sehen wir uns die wichtigsten Features einmal genauer an:
Projekte mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten organisieren
Die OneNote-Notizbuchstruktur umfasst Abschnitte und Seiten, die eine solide Grundlage für die Organisation von OneNote-Projekten bilden.
Jedes Projekt hat sein eigenes Projektnotizbuch mit Abschnitten, die Phasen wie Planung, Ausführung, Statusberichte und Überprüfung voneinander trennen. Die Seiten dieses Projektnotizbuchs enthalten detaillierte Informationen zu bestimmten Aufgaben, Meilensteinen und Aktualisierungen.
Ein Marketingteam könnte ein Notizbuch mit dem Titel „Kampagne Q1” erstellen.
- Seiten: „Kreative Ideen“, „Zeitplan für bezahlte Anzeigen“, „Engagement-Berichte“.
- Abschnitte: „Brainstorming“, „Kampagnen-Plan“, „Metriken“.
Dieses Layout vereinfacht die Navigation und zentralisiert alle projektbezogenen Informationen auf praktische Weise. Wenn Sie beispielsweise OneNote für das Projektmanagement verwenden, können Sie Seiten speziell für Listen mit Aufgaben, Projektziele und Notizen zu Meetings für jede Phase erstellen, wodurch Sie auf zugängliche und relevante Projektnotizbücher zugreifen können.
Tagging und Priorisierung mit Beschreibungen
Mithilfe integrierter Tags wie „Zu erledigen“, „Wichtig“ und „Frage“ können Benutzer Aufgaben priorisieren und wichtige Informationen in einem OneNote-Projektnotizbuch hervorheben.
Für größere Projekte werden benutzerdefinierte Tags (z. B. Priorität 1, Nachverfolgung) erstellt, die einen schnellen Zugriff auf wichtige Elemente ermöglichen. Dieses System vereinfacht die Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen und ermöglicht es Benutzern, Tags über Seiten hinweg zu filtern und zu suchen, sodass nichts übersehen wird.
Aufgabenverwaltung mit Kontrollkästchen und To-do-Listen
Obwohl OneNote möglicherweise keine ausgefeilten Funktionen für das Aufgabenmanagement bietet, ermöglicht seine Funktion mit Kontrollkästchen eine einfache und effiziente Methode zur Organisation Ihrer To-do-Liste. Erstellen Sie Checklisten auf der entsprechenden Seite mit Kontrollkästchen für jedes Element, das Sie nach Abschließen abhaken können!
Außerdem können Mitglieder des Teams für jede Aufgabe eine Checkliste erstellen und mithilfe von Tags Prioritäten hervorheben oder Aufgabenverantwortliche festlegen.
Dieses Feature für To-Do-Listen eignet sich perfekt für Projektmanager, die kleinere Aufgaben in einem größeren Projekt bearbeiten. Es bietet eine einfache Möglichkeit zur Nachverfolgung des Fortschritts ohne komplizierte Tools.
Beispiel: Ein Produktlaunch-Team kann eine Checkliste mit folgenden Elementen erstellen:
- ✅ Produktdesign fertigstellen
- ✅ Marketingtexte genehmigen
- ⬜ Webinar zum Start terminieren
Teammitglieder können fertiggestellte Aufgaben abhaken, sodass alle über den Fortschritt auf dem Laufenden bleiben, ohne dass dafür spezielle Tools erforderlich sind.
Verbesserung der Navigation mit verknüpften Seiten und Inhalten
Ein OneNote-Notizbuch ermöglicht es Benutzern, Seiten miteinander zu verbinden, wodurch der Zugriff auf verwandte Informationen vereinfacht wird.
Sie können beispielsweise eine zentrale Projektübersichtsseite mit bestimmten Listen mit Aufgaben oder Besprechungsprotokollen und Notizen verbinden und so den Flow durch verwandte Inhalte verbessern. Bei großen Projekten steigert der schnelle Zugriff auf relevante Details der Meetings die Effizienz des Teams erheblich.
Visualisierung von Projektinformationen mit Zeichnungen und Mindmaps
Wenn es um Projektplanung und Brainstorming-Sitzungen geht, können Sie mit den Zeichentools von OneNote Projektinformationen durch visuelle Darstellungen wie Mindmaps, Zeitleisten und Flussdiagramme organisieren.
Mit einem Stylus oder einem Touchscreen-Gerät können Manager oder Teammitglieder schnell Ideen skizzieren und komplexe Workflows entwerfen, die zur Nachverfolgung des Projektfortschritts farblich gekennzeichnet oder modifiziert werden können. Dieses Feature ermöglicht es den Teammitgliedern, die Projektphasen und -ziele klarer zu verstehen, was besonders für kreative oder visuelle Projekte von Vorteil ist.
Beispiel:
- Skizzieren Sie während einer Brainstorming-Sitzung für eine neue App-Design-Version einen groben Flow auf einem Touchscreen-Gerät.
- Verwenden Sie farbcodierte Mindmaps, um Aufgaben für jedes Team zu visualisieren, z. B. „Entwicklung“, „Marketing“ und „Support“.
Zentralisierung von Ressourcen mit eingebetteten Dateien und Multimedia
Die Möglichkeit, Dateien und Multimedia-Inhalte in OneNote einzubetten, erhöht die Effektivität des Tools als Projektmanagement-Tool erheblich. Projektleiter integrieren wichtige Ressourcen wie PDFs, Bilder und Videos in Seiten und schaffen so einen zentralen hub für die gesamte Projektdokumentation.
Dieses Feature minimiert den Aufwand für das Umschalten zwischen Anwendungen während Meetings oder gemeinsamen Sitzungen und erleichtert den Team-Mitgliedern den nahtlosen Zugriff auf Informationen.
Zum Beispiel:
- Fügen Sie Bilder oder Videos hinzu, die die Features des Produkts veranschaulichen, damit das Team über alle erforderlichen Informationen verfügt.
- Ein Projektmanager könnte eine PDF-Datei mit detaillierten Produktspezifikationen in eine Seite „Anforderungen” einbetten.
Konsistenz mit Vorlagen
Vorgefertigte Vorlagen vereinfachen die Dokumentation projektübergreifend in OneNote, steigern die Effizienz und verbessern die Organisation. OneNote bietet kostenlose Vorlagen wie Notizen zu Meetings, Projektpläne und Listen zu Dingen, die zu erledigen sind, die die Konsistenz im Projektmanagement verbessern.
Die Verwendung einer Projektplanvorlage gewährleistet beispielsweise, dass jedes neue Projekt mit klar definierten Zielen, Zeitleisten und Ergebnissen eingerichtet wird, sodass die Mitglieder des Projektteams einer einheitlichen Struktur folgen können. Sie können Vorlagen sogar benutzerdefiniert anpassen oder selbst erstellen.
Kollaboratives Projektmanagement mit freigegebenen Notizbüchern
Mit den freigegebenen Notizbüchern von OneNote können Teammitglieder mühelos in Echtzeit zusammenarbeiten. Durch die Erteilung von Berechtigungen für die Bearbeitung können Projektmanager ihren Teammitgliedern ermöglichen, Aufgaben zu aktualisieren und zu organisieren, Details zu Meetings und Notizen hinzuzufügen, Notizen zu exportieren und gleichzeitig zur Projektdokumentation beizutragen, was für Remote- oder verteilte Teams von entscheidender Bedeutung ist.
Dank der Live-Synchronisierung zwischen verschiedenen Geräten können Mitglieder des Teams sofort auf die neuesten Aktualisierungen im selben Notizbuch zugreifen und diese über ihre OneNote-App bearbeiten, was die Zusammenarbeit verbessert und die Kommunikation optimiert.
Synchronisierung mit Microsoft Teams und Outlook
Da OneNote Teil des Microsoft-Ökosystems ist, profitieren Sie zusätzlich von der Möglichkeit zur Synchronisierung Ihres OneNote-Notizbuchs mit Microsoft Teams und Outlook.
Während eines Projekt-Meetings zwischen beispielsweise mehreren Remote-Teammitgliedern verbessert das Hinzufügen eines OneNote-Notizbuchs zu einem Teams-Kanal die Zusammenarbeit, sodass die Mitglieder Aufgaben hinzufügen oder aktualisieren können und alle auf dem gleichen Stand sind. Dies macht handschriftliche Notizen überflüssig und fördert das Feedback der Beteiligten innerhalb der hinzugefügten OneNote-Seite oder des gesamten Notizbuchs.
Integrieren Sie OneNote ebenfalls in Outlook. Aufgaben auf Ihrer OneNote-Seite werden mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert, um Ihnen die Verwaltung von Meetings zu erleichtern.
Herausforderungen und Limite von OneNote für das Projektmanagement
Microsoft OneNote bietet zwar einen Bereich mit Tools und Flexibilität für das grundlegende Projektmanagement, aber seine wichtigsten Features weisen Limite auf, die sich auf seine Effektivität bei komplexeren und komplizierteren Projekten auswirken. Sehen wir uns einige der wichtigsten Herausforderungen an, denen Sie begegnen könnten:
🚫 Eingeschränkte Funktionen für Aufgabenverwaltung und Automatisierung
OneNote bietet keine erweiterten Features für das Aufgabenmanagement, wie sie normalerweise in spezialisierter Projektmanagement-Software enthalten sind.
Zwar gibt es das Power Automate-Feature für die Automatisierung einfacher Aufgaben, doch OneNote unterstützt keine Automatisierung komplexer wiederholender Aufgaben und Aufgabenabhängigkeiten, die für die Verwaltung komplexer Projekte mit komplizierten Workflows und Fristen von entscheidender Bedeutung sind.
🚫 Keine Gantt-Diagramme oder Zeitleistenansichten
Für Projekte, die mehrere Phasen und sich überschneidende Aufgaben umfassen, erweisen sich visuelle Tools wie Gantt-Diagramme oder Zeitleisten als unglaublich wertvoll.
OneNote verfügt nicht über diese Funktionen, was den Aufwand für Projektmanager beim Überwachen des Fortschritts von Aufgaben im Laufe der Zeit und beim Verstehen von Abhängigkeiten erhöht. Ohne diese Perspektiven, die den OneNote-Seiten hinzugefügt werden, wird es zunehmend schwieriger, Projektzeitpläne zu verwalten und potenzielle Engpässe zu identifizieren.
🚫 Eingeschränkte Integration mit Tools von Drittanbietern
Die Integrationsoptionen von OneNote konzentrieren sich in erster Linie auf das Microsoft-Ökosystem, darunter Outlook, Teams und OneDrive.
Obwohl diese Integrationen eine wertvolle Unterstützung für Teams darstellen, die sich intensiv mit Microsoft beschäftigen, schränken sie die Flexibilität für Benutzer ein, die auf verschiedene Anwendungen von Drittanbietern angewiesen sind. Dies schränkt die Möglichkeiten von OneNote weiter ein, insbesondere für Teams, die eine reibungslose Integration zwischen Aufgaben, Kommunikationsplänen und Anwendungen zur Dateifreigabe benötigen.
🚫 Schwache Funktionen für die Berichterstellung und Analyse
OneNote verfügt nicht über integrierte Tools für die Berichterstellung oder Analysen, die für die Überwachung der Projektleistung und datengestützte Entscheidungen unerlässlich sind. Projektmanager, die Einblicke in die Produktivität ihres Teams, die Erledigungsquoten von Aufgaben oder Meilensteine bei Projekten suchen, werden feststellen, dass OneNote in dieser Hinsicht zu wünschen übrig lässt.
Das Fehlen von Echtzeitdaten und Nachverfolgung des Fortschritts hat erhebliche Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung, insbesondere für große Teams, die komplexe Projekte bearbeiten.
🚫 Uneinheitliche Benutzererfahrung auf verschiedenen Plattformen
OneNote ist auf verschiedenen Plattformen verfügbar, darunter Desktop, Web und Mobilgeräte, aber die Benutzererfahrung und Features können sich unterscheiden. Bestimmte Funktionen, wie Zeichenwerkzeuge und Tagging, funktionieren möglicherweise nicht auf allen Geräten zuverlässig, was zu Problemen für Mitglieder des Teams führen kann, die auf verschiedenen Plattformen auf das Projekt zugreifen.
Diese Inkonsistenz erschwert die Erstellung von Workflows und führt zu einem weniger effektiven Projektmanagement.
🚫 Einfaches System für Benachrichtigungen
OneNote verfügt über ein eingeschränktes Benachrichtigungssystem, was bedeutet, dass Benutzer Benachrichtigungen über Aktualisierungen von Aufgaben oder bevorstehende Termine verpassen.
Ohne automatische Erinnerungen müssen Teammitglieder das dafür vorgesehene Notizbuch manuell überprüfen, was häufig dazu führt, dass Aufgaben oder Fristen übersehen werden, insbesondere bei größeren Projekten, die regelmäßige Aktualisierungen erfordern.
🚫 Limitierte Such- und Filterfunktionen
OneNote bietet zwar eine Suchfunktion, verfügt jedoch nicht über die erweiterten Filteroptionen, die die besten Tools für Projektmanagement bieten.
Das Auffinden von markierten Aufgaben oder das Filtern von Notizen nach Datum oder Status im entsprechenden Notizbuchabschnitt ist etwas schwierig, was das Auffinden bestimmter Informationen in größeren Notizbüchern erschwert. Auch hier führt der Umgang mit zahlreichen Dokumenten in Projekten zu Ineffizienzen und behindert die Geschwindigkeit beim Abrufen von Aufgaben.
So verwenden Sie ClickUp für das Projektmanagement
ClickUp bietet eine leistungsstarke Sammlung von Projektmanagement-Features, die viele der Einschränkungen von OneNote überwinden. Es bietet erweiterte Funktionen zum Organisieren von Seiten mit Aufgabenlisten, zur Automatisierung von Workflows und zur Nachverfolgung von Projekten über verschiedene Teams hinweg.
Entdecken Sie, wie die Tools von ClickUp das Projektmanagement und die Verwaltung von Aufgaben verbessern und eine dynamische OneNote-Alternative für die Navigation durch komplexe Workflows schaffen:
Einrichten von Projekten in ClickUp
ClickUp nutzt seine hierarchische Struktur, um die Effizienz des Setup-Prozesses für Aufgaben und Projekte zu steigern. ✅
Von Workspaces über Spaces, Ordner und Listen bis hin zu Aufgaben – ClickUp ermöglicht es Benutzern, jede Ebene an ihre Projektanforderungen anzupassen.
Teams richten für jede Abteilung einen Space ein, erstellen projektspezifische Ordner innerhalb dieser Spaces und verwalten Projekte und einzelne Aufgaben in Listen innerhalb dieser Ordner. Diese Hierarchie erweist sich als vorteilhaft für die effektive Verwaltung mehrphasiger Projekte und die Koordination des Aufwands verschiedener Teams und Abteilungen.
Beispiel:
Stellen Sie sich eine Marketingagentur vor, die an mehreren Kampagnen für Clients arbeitet. Sie kann ihre Projekte wie folgt organisieren:
- Workspace: „Agenturprojekte” Bereich: „Client A – Produkteinführung” Ordner: „Social Media” für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Erstellung von Inhalten” für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Bezahlte Anzeigen” für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne Listen: Erstellen Sie unter „Social Media” Listen für Aufgaben wie die Planung von Beiträgen, die Erstellung von Grafiken und die Überwachung des Kampagnenengagements.
- Bereich: „Client A – Produkteinführung” Ordner: „Social Media” für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Erstellung von Inhalten” für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Bezahlte Anzeigen” für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne Listen: Erstellen Sie unter „Social Media” Listen für Aufgaben wie die Planung von Beiträgen, die Erstellung von Grafiken und die Überwachung des Engagements für Kampagnen.
- Ordner: „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Content Creation“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Paid Ads“ für Budgetierung, Werbetexte und Targeting-Pläne
- „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen
- „Erstellung von Inhalten“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen
- „Bezahlte Anzeigen“ für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne
- Listen: Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- Bereich: „Client A – Produkteinführung” Ordner: „Social Media” für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Erstellung von Inhalten” für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Bezahlte Anzeigen” für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne Listen: Erstellen Sie unter „Social Media” Listen für Aufgaben wie die Planung von Beiträgen, die Erstellung von Grafiken und die Überwachung des Engagements für Kampagnen.
- Ordner: „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Content Creation“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Paid Ads“ für Budgetierung, Werbetexte und Targeting-Pläne
- „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen
- „Erstellung von Inhalten“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen
- „Bezahlte Anzeigen“ für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne
- Listen: Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- Ordner: „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen „Content Creation“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen „Paid Ads“ für Budgetierung, Werbetexte und Targeting-Pläne
- „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen
- „Erstellung von Inhalten“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen
- „Bezahlte Anzeigen“ für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne
- Listen: Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen der Kampagnenbeteiligung.
- „Social Media“ für Beiträge, Zeitpläne und Leistungsanalysen
- „Erstellung von Inhalten“ für Blogs, Videos und E-Mail-Kampagnen
- „Bezahlte Anzeigen“ für Budgetierung, Anzeigentexte und Targeting-Pläne
- Erstellen Sie unter „Social Media“ Listen für Aufgaben wie das Planen von Beiträgen, das Erstellen von Grafiken und das Überwachen des Engagements für Kampagnen.
Features zur Aufgabenverwaltung
ClickUp unterteilt jede Aufgabe in Unteraufgaben mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Abhängigkeiten und der Option, sie als wiederkehrend festzulegen, sodass Teams Routineaufgaben oder laufende Aufgaben mühelos bewältigen können. 🏆
Darüber hinaus bietet ClickUp benutzerdefinierte Status und Aufgabenverteilungen, die die Sichtbarkeit über Projekte hinweg erhöhen – eine Funktion, die OneNote nicht bietet.
Die anpassbaren Status von ClickUp ermöglichen es Teams, jede Phase im Lebenszyklus einer Aufgabe zu verfolgen, von „Zu erledigen“ über „In Bearbeitung“ bis hin zu „Überprüfen“.
Beispiel:
Bei einem Software-Projekt könnte eine Aufgabe für „Neues App-Feature starten“ Folgendes umfassen:
- Unteraufgaben: UI-Design fertigstellen Backend-Entwicklung abschließen Funktionalität auf allen Geräten testen
- UI-Design fertigstellen
- Vollständige Backend-Entwicklung abschließen
- Testen Sie die Funktionen auf allen Geräten.
- Benutzerdefinierte Felder: „Priorität“: Hoch „Geschätzte Stunden“: 40 „Eigentümer“: Zugewiesener Entwickler
- „Priorität“: Hoch
- „Geschätzte Stunden“: 40
- „Eigentümer“: Zugewiesener Entwickler
- Abhängigkeiten: Tests können erst nach Fertigstellung der Entwicklung beginnen.
- Das Testen kann erst nach dem Abschließen der Entwicklung beginnen.
- UI-Design fertigstellen
- Vollständige Backend-Entwicklung abschließen
- Testen Sie die Funktionen auf allen Geräten.
- „Priorität“: Hoch
- „Geschätzte Stunden“: 40
- „Eigentümer“: Zugewiesener Entwickler
- Das Testen kann erst nach dem Abschließen der Entwicklung beginnen.
Tools für die Zusammenarbeit
ClickUp glänzt in der Zusammenarbeit und bietet Echtzeit-Tools wie Chat, Kommentare und Whiteboards. 🌟
Im Gegensatz zu den grundlegenden Funktionen von OneNote zum Teilen von Notizen bietet ClickUp dynamische Features für die Zusammenarbeit, mit denen Teams direkt innerhalb von Aufgaben kommunizieren, Teammitglieder erwähnen und relevante Dokumente als Anhänge hinzufügen können – alles nahtlos an einem Speicherort integriert.
Whiteboards eignen sich hervorragend für Brainstorming und die visuelle Darstellung von Projekten und bieten mehr interaktive Möglichkeiten für die Einbindung des Teams als das Zeichentool von OneNote.
Beispiel:
Stellen Sie sich ein Remote-Team vor, das eine Produkteinführung plant:
- Verwenden Sie Whiteboards, um eine Kampagnenstrategie zu entwickeln. Visuelle Elemente wie Flussdiagramme oder Haftnotizen helfen allen, Ideen in Echtzeit freizugeben.
- Setzen Sie Ideen aus Brainstormings direkt vom Whiteboard in umsetzbare Aufgaben um. Beispielsweise kann eine Notiz mit dem Titel „Social-Media-Plan“ zu einer Aufgabe werden, die dem Marketing-Team zugewiesen wird.
- Team-Mitglieder verwenden Kommentare innerhalb von Aufgaben, um Einzelheiten zu besprechen, z. B. vorgeschlagene Änderungen am Werbetext, und Stakeholder für Beiträge zu taggen.
Nachverfolgung von Projekten und Berichterstellung
Eine der beeindruckenden Features von ClickUp ist die erweiterte Nachverfolgung und Berichterstellung. 📈
Mit anpassbaren Dashboards können Sie mühelos den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen, Projektberichte erstellen und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) im Auge behalten. Dashboards bieten einen Überblick über die Ressourcenzuweisung, Zeitleisten und Produktivität, sodass Manager Engpässe frühzeitig erkennen können.
Beispiel:
Für ein Bauprojekt:
- Ein Projektmanager kann ein Dashboard nutzen, um: den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen (z. B. „Fundament fertiggestellt: 80 %“), Ressourcen wie Arbeitsstunden und Verfügbarkeit von Geräten zu überwachen, Verzögerungen in der Zeitleiste zu erkennen und Ressourcen neu zuzuweisen, um Termine einzuhalten.
- Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben (z. B. „Fundament fertiggestellt: 80 %“).
- Überwachen Sie Ressourcen wie Arbeitsstunden und Geräteverfügbarkeit.
- Erkennen Sie Verzögerungen in der Zeitleiste und weisen Sie Ressourcen neu zu, um Termine einzuhalten.
- Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben (z. B. „Fundament fertiggestellt: 80 %“).
- Überwachen Sie Ressourcen wie Arbeitsstunden und Geräteverfügbarkeit.
- Erkennen Sie Verzögerungen in der Zeitleiste und weisen Sie Ressourcen neu zu, um Termine einzuhalten.
Integration von ClickUp Brain
ClickUp Brain ist ein innovatives KI-Tool, das mühelos Projektnotizen zusammenfasst, umsetzbare Elemente extrahiert und Aufgaben, Dokumente und Teammitglieder nahtlos miteinander verbindet. 🧠
Es fördert die Optimierung des Projektmanagements, indem es relevante Projektelemente mühelos miteinander verknüpft und die Produktivität steigert. Darüber hinaus zentralisiert das KI-Tool Informationen, sodass Sie mühelos auf wichtige Daten zugreifen können, ohne diese manuell verknüpfen zu müssen – und damit die Integrationsbeschränkungen von OneNote effektiv umgehen.
Beispiel:
In einem Produktentwicklungsteam kann ClickUp Brain:
- Fassen Sie Meeting-Notizen zusammen und extrahieren Sie wichtige Aktionselemente wie „UX-Wireframes bis Freitag fertigstellen“.
- Verknüpfen Sie Aufgaben automatisch mit relevanten Dokumenten, z. B. indem Sie die UX-Wireframe-Datei als Anhang an die Aufgabe „Design fertigstellen“ anhängen.
Notizen und Dokumentenverwaltung
Mit dem Docs-Feature von ClickUp können Teams Projektdetails, Tagesordnungen für Meetings, Notizen und andere Informationen in einem gut organisierten und leicht durchsuchbaren Format erfassen. ✍🏻
Docs fungiert auch als Projekt-Wiki, bietet umfangreiche Formatierungsoptionen und kann mit Aufgaben verknüpft werden, sodass Notizen im Handumdrehen in umsetzbare Elemente umgewandelt werden können.
Diese Funktion geht über die grundlegenden Notizfunktionen von OneNote hinaus, indem sie Struktur und Automatisierung integriert, was für Teams, die große Projekte bearbeiten, unerlässlich ist.
Verbesserte Workflow-Automatisierung
Mit ClickUp Automatisierungen können Teams mühelos sich wiederholende Aufgaben optimieren, wie das Versenden von Erinnerungen oder das Aktualisieren des Status der Aufgaben, die durch bestimmte Ereignisse als Auslöser dienen. Dies rationalisiert Prozesse und minimiert Fehler, insbesondere in komplexen Workflows, die mehrere Genehmigungen oder Übergänge erfordern. 🤖
Beispiel:
In einem E-Commerce-Geschäft können Automatisierungen die Produkteinführung optimieren:
- Wenn eine Aufgabe für „Produktfotoshooting“ als fertiggestellt markiert wird, wird die Automatisierung ausgelöst: Die Aufgabe „Erstellung der Produktliste“ wird dem Content-Team zugewiesen. Eine Benachrichtigung wird an das Marketing-Team gesendet, um Werbematerialien vorzubereiten.
- Die Aufgabe „Erstellung einer Produktliste“ wird dem Content-Team zugewiesen.
- Das Marketingteam erhält eine Benachrichtigung, um Werbematerialien vorzubereiten.
- Die Aufgabe „Erstellung einer Produktliste“ wird dem Content-Team zugewiesen.
- Das Marketingteam erhält eine Benachrichtigung, um Werbematerialien vorzubereiten.
Andererseits integriert OneNote zwar Microsoft Power Automate, ist jedoch auf die Ausführung einfacher Aufgaben beschränkt, wodurch ClickUp die bessere Option für Teams ist, die ihre Projekt-Workflows verbessern möchten.
Ziele und Zeiterfassung
Mit ClickUp Goals können Projektmanager messbare Ziele festlegen, Zeiten erfassen, Fortschritte und Produktivität überwachen und Ziele mit bestimmten Aufgaben oder Metriken verknüpfen. ⏱️
Die Zeiterfassung ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Arbeitszeiten direkt in den Aufgaben zu protokollieren, was die Transparenz bei der Ressourcenzuweisung fördert. Diese Features verbessern die Verantwortlichkeit und steigern die Effizienz des Projektmanagements.
Beispiel:
Für einen freiberuflichen Designer könnte das Ziel lauten: „10 Clients-Projekte im ersten Quartal abschließen“:
- Verknüpfen Sie das Ziel mit Aufgaben für jedes Kundenprojekt, z. B. „Logo-Design für Kunde A“ oder „Website-Neugestaltung für Kunde B“.
- Verwenden Sie die Zeiterfassung, um die für jedes Projekt aufgewendeten Stunden zu protokollieren, eine genaue Abrechnung zu gewährleisten und Bereiche für Effizienzsteigerungen zu identifizieren.
Erweiterte Vorlage für Projektmanagement von ClickUp
Die ClickUp-Projektmanagement-Vorlagen ermöglichen ein reibungsloses Setup des Projekts und fördern die Konsistenz zwischen verschiedenen Teams. ✨
Unter den beeindruckend vielfältigen Vorlagen ist die Vorlage für Projektmanagement eine erweiterte Vorlage, die Silos und Barrieren innerhalb von Projekten und Aufgaben beseitigt. Dadurch sind Manager und Führungskräfte besser in der Lage, komplexe und große Projekte durchzuführen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Und in diesem Sinne…
Microsoft OneNote bietet eine flexible Möglichkeit, einfache Projekte zu verwalten, aber seine Einschränkungen – wie das Fehlen von Automatisierung für Aufgaben, begrenzte Funktionen für die Berichterstellung und wenige Integrationsoptionen – beeinträchtigen die Produktivität, insbesondere für Teams, die an komplexen Projekten arbeiten.
ClickUp mit seinen fortschrittlichen Features für das Projektmanagement ist die Allround-App für die Arbeit und wurde perfekt entwickelt, um all diese Limite zu beseitigen.
Für Teams, die mehr als nur einfache Notizen machen möchten, bietet ClickUp eine umfassende No-Code-Lösung, die die Effizienz in jeder Phase des Projektlebenszyklus steigert. Mit den Tools und Vorlagen von ClickUp kann ein Projektmanager wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Workflows verbessern, die Transparenz erhöhen und die Zusammenarbeit im Team fördern, wodurch es einfacher wird, Projekte auf Kurs zu halten und Ihre Ziele zu erreichen.
Sind Sie bereit, Ihr Projektmanagement mit ClickUp zu optimieren? Melden Sie sich noch heute an!