Wissen Sie, warum man sagt: „Teamwork macht Träume wahr“?
Es ist ganz einfach: Wenn sich Menschen für ein gemeinsames Ziel einsetzen und die Workload teilen, erzielen Geschäfte oft Ergebnisse, die ihre kühnsten Erwartungen übertreffen.
Es gibt jedoch eine Herausforderung: Ohne eine angemessene Delegation von Befugnissen könnten diese Träume schnell zu Albträumen werden. Und glauben Sie nicht nur uns, sondern den Studien, die eindeutig belegen, dass nur 2,5 % der Menschen effektiv multitasken können!
Eine effektive Delegation in einer Organisation bedeutet auch, die jeweiligen Rollen der Entscheidungsträger und des Teams, das die Aufgaben ausführt, klar zu verstehen.
Mit dem richtigen Rahmen für die Übertragung von Befugnissen kann Ihr Unternehmen Verwirrung vermeiden und sicherstellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Personalverantwortliche und Führungskräfte schätzen diesen Prozess, da er sicherstellt, dass bestimmte Aufgaben mit Verantwortlichkeit ausgeführt werden. Einige Teams ziehen sogar Rechtsberater hinzu, um sicherzustellen, dass alles mit rechten Dingen zugeht.
Die eigentliche Frage ist jedoch: Wo finden Sie perfekte Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen, die Sie sofort verwenden können, ohne umfangreiche Bearbeitungen vornehmen zu müssen?
In diesem Artikel stellen wir Ihnen 10 der besten Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen vor, die alle kostenlos genutzt werden können und sich ganz einfach benutzerdefiniert anpassen lassen.
Was sind Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen?
Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen nehmen das Rätselraten darüber, wer welche Entscheidungen treffen darf.
Benötigen Sie jemanden, der Dokumente unterzeichnet oder einen Vertragsentwurf genehmigt? Möchten Sie jemanden beauftragen, Ihre nächste strategische Kampagne zu bewerten oder zu erläutern? Wir haben alles für Sie.
Diese Vorlagen definieren klar die Rollen für die Delegation von Befugnissen an relevante Parteien.
Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen können Ihnen dabei helfen:
- Verbesserung der Klarheit bei der Entscheidungsfindung: Legen Sie klare Richtlinien fest, wer befugt ist, Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.
- Vermeidung rechtlicher Probleme: Stellen Sie sicher, dass die Mitglieder des Teams die Genehmigungsprozesse einhalten und innerhalb ihrer festgelegten Befugnisse bleiben.
- Überwachung der Aufgabenverteilung: Überwachen und führen Sie die Nachverfolgung der delegierten Aufgaben im gesamten Unternehmen durch.
- Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Stellen Sie sicher, dass jeder seine spezifischen Aufgaben kennt und weiß, was von ihm erwartet wird.
- Förderung der Verantwortlichkeit: Fördern Sie eine Kultur der Eigenverantwortung, indem Sie klar definieren, wer für jede Aufgabe und Entscheidung verantwortlich ist.
Was macht eine gute Vorlage für die Übertragung von Befugnissen aus?
Eine gute Vorlage für die Übertragung von Befugnissen leistet mehr als nur die Zuweisung von Aufgaben – sie schafft Klarheit und Verantwortlichkeit.
Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter raten oder sich gegenseitig behindern, wenn eine Signatur oder Genehmigung erforderlich ist. Die idealen Vorlagen verhindern dies, indem sie bestimmte Rollen zuweisen und sicherstellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten im Entscheidungsprozess kennt.
Die besten Vorlagen berücksichtigen auch Flexibilität. Verschiedene Abteilungen benötigen möglicherweise unterschiedliche Befugnisse, daher sollte das Formular zur Übertragung von Befugnissen leicht zu bearbeiten sein, um Ihrer Organisationsstruktur gerecht zu werden.
Unabhängig davon, ob Sie Befugnisse für Routineaufgaben oder wichtige Entscheidungen übertragen, sollte ein solches Dokument alle Details klar und deutlich erwähnen. Dies erleichtert allen Beteiligten die Umsetzung.
📌 Beispiel: Wenn eine Marketingmanagerin in einem Technologieunternehmen die Genehmigung für eine neue Werbekampagne benötigt, verwendet sie eine gut strukturierte Vorlage für die Übertragung von Befugnissen, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären. Das Team arbeitet reibungslos und ohne Verwirrung oder Verzögerungen, da genau festgelegt ist, wer Budgets und Zeitleisten genehmigen darf.
Die 10 besten Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen
1. ClickUp-Vorlage für eine Matrix zur Übertragung von Befugnissen
Die ClickUp-Vorlage für die Delegationsmatrix hilft Unternehmen dabei, die Entscheidungsfindung zu optimieren und Verantwortlichkeiten effizient zuzuweisen.
Es bietet benutzerdefinierte Status wie „Delegiert“ und „Erfordert Eingabe“, um Aufgaben zu verfolgen, während benutzerdefinierte Felder wie CFO, CEO und Abteilung Ihnen ermöglichen, die Befugnisstruktur Ihres Teams zu visualisieren.
Sie können beispielsweise einem Vertriebsleiter Aufgaben zuweisen und dessen Genehmigungsbefugnisse über die Ansicht der Matrix-Tabellen verfolgen.
Diese Vorlage unterstützt auch benutzerdefinierte Ansichten wie Aufgabenlisten und Gantt-Diagramme, um Entscheidungsrollen und Berichtsstrukturen zu verdeutlichen, wodurch es sehr einfach ist, einzelne Rollen zu verfolgen.
✨ Ideal für: Manager und Vorgesetzte großer Teams, die Verantwortlichkeiten und SOPs für verschiedene Aufgaben der Teams klar kommunizieren möchten
🧠 Wussten Sie schon? CEOs, die sich durch hervorragende Delegationsfähigkeiten auszeichnen, erzielen einen beeindruckenden Umsatzanstieg von 33%. Diese Top-Führungskräfte wissen, dass sie es nicht alleine schaffen können. Stattdessen befähigen sie ihre Teams, Aufgaben zu übernehmen, die ihren Stärken entsprechen.
2. ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement
Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu organisieren? Die ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement ist eine funktionsreiche Lösung, mit der Sie Aufgaben nach Priorität, Status oder Abteilung organisieren können – so wird die Zusammenarbeit zum Kinderspiel.
Angenommen, Ihr Marketingteam plant eine Produkteinführung. Sie können die Board-Ansicht verwenden, um jede Phase – wie die Erstellung von Inhalten, Werbekampagnen und Social-Media-Beiträge – auf einem Kanban-Board darzustellen und dann einzelne Aufgaben durch Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu verschieben, um den gesamten Fortschritt visuell zu verfolgen.
Für diejenigen, die mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen, ermöglicht die „Kalender-Ansicht“ die Planung von Besprechungen, die Einstellung von Fristen für Nachfassaktionen und die Aktualisierung von Aufgabenplänen.
Schließlich eignet sich die „Listenansicht“ der Vorlage hervorragend für Projektmanager, die mehrere Teams beaufsichtigen.
✨ Ideal für: Projektmanager und andere Personen, die funktionsübergreifende Aufgaben verwalten und delegieren müssen.
Notiz: Benötigen Sie weitere einsatzbereite Lösungen für das Aufgabenmanagement? Sehen Sie sich unsere Zusammenstellung von 11 kostenlosen Vorlagen für das Aufgabenmanagement in Excel und ClickUp an.
3. ClickUp-Vorlage für den Plan zum Management des Teams
Die Leitung eines funktionsübergreifenden oder Remote-Teams kann manchmal eine Herausforderung sein. Wie sorgen Sie dafür, dass alle an einem Strang ziehen und auf Kurs bleiben? Wie verwalten Sie den Fortschritt einzelner Mitarbeiter und des Teams?
Hier kommt die ClickUp-Vorlage für den Team-Management-Plan ins Spiel. Die Vorlage wurde entwickelt, um Führungskräften dabei zu helfen, den Fortschritt ihres Teams zu verfolgen, Rollen zuzuweisen und organisiert zu bleiben.
Wenn beispielsweise ein Remote-Marketingteam Schwierigkeiten bei der Koordination von Aufgaben hat, kann es mit der „Agenda nach Abteilungsansicht“ Meetings effizient planen und sicherstellen, dass alle einbezogen werden.
Gleichzeitig kann ein Technikteam, das an einer Produkteinführung arbeitet, die „Statusansicht nach Abteilung” nutzen, um die Nachverfolgung zu betreiben, welche Aufgaben noch ausstehen oder bereits abgeschlossen sind.
Mit benutzerdefinierten Feldern wie „Abteilung“ und Statusangaben wie „In Bearbeitung“ oder „Abgebrochen“ kann Ihr Team diese Vorlage ganz einfach an seine Bedürfnisse anpassen.
✨ Ideal für: Manager von funktionsübergreifenden oder Remote-Teams, die ihnen dabei helfen, Aufgaben zu koordinieren, Rollen zuzuweisen und den Fortschritt auf einheitliche Weise zu verfolgen.
4. ClickUp-Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten (RACI-Matrix)
Die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) ist ein einfaches Rahmenwerk zur Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt oder Team.
Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhaltungsabteilung bereitet sich auf die jährliche Prüfung vor. Da mehrere Interessengruppen beteiligt sind – wie der CFO, die Wirtschaftsprüfer und das Finanzteam – ist es entscheidend, die Rollen klar zu definieren. Die ClickUp-Vorlage „RACI-Matrix für Rollen und Verantwortlichkeiten” vereinfacht diesen Prozess.
Beispielsweise ist der CFO für den reibungslosen Ablauf der Prüfung „verantwortlich”, während der Finanzmanager für die Berichterstellung „zuständig” ist. Die externen Wirtschaftsprüfer müssen für Compliance-Prüfungen „konsultiert” werden, und die Personalabteilung muss möglicherweise über mitarbeiterbezogene Finanzunterlagen „informiert” werden.
Mithilfe der RACI-Matrix-Ansicht kennt jeder seine spezifische Rolle, wodurch Überschneidungen oder versäumte Aufgaben vermieden werden.
Während Aufgaben verschiedene Status wie „Offen“ oder „In Bearbeitung“ durchlaufen, bleibt das gesamte Team aufeinander abgestimmt, was eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet und Verzögerungen im Workflow verhindert.
✨ Ideal für: Unternehmen und Abteilungen, die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren müssen.
Lesen Sie auch: RACI verstehen – Verantwortlich vs. rechenschaftspflichtig
5. ClickUp RACI-Planungsvorlage
Ähnlich wie die vorherige Vorlage hilft auch die ClickUp RACI-Planungsvorlage bei der Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeit – aber es gibt einen Haken! Sie ist für Anfänger gedacht, die funktionsübergreifende Projekte bearbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Ereignis – der Veranstaltungskoordinator ist für die Logistik verantwortlich, der Finanzmanager ist für das Budget zuständig und das Personalteam muss über den Personalbedarf informiert werden.
Oder denken Sie an den Start einer Marketingkampagne: Der Ersteller ist für das Verfassen der Texte verantwortlich, während der Creative Director die visuelle Gestaltung überwacht und die Rechtsabteilung hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften konsultiert werden muss.
Sie können die „Board-Ansicht“ innerhalb der Vorlage verwenden, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, und das Gantt-Diagramm anzeigen, um den Fortschritt zu überwachen.
✨ Ideal für: Einsteiger, die funktionsübergreifende Projekte leiten und Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in einem strukturierten und leicht verständlichen Format definieren müssen.
6. ClickUp RACI-Matrix-Vorlage
Im Gegensatz zu herkömmlichen To-do-Listen legt die ClickUp RACI-Matrix-Vorlage die Rollen klar fest, sodass Sie sich nicht mehr fragen müssen, wer sich um die wichtigen Dinge kümmert. Darüber hinaus können Sie diese Vorlage sogar für Ihre persönliche Planung verwenden.
Angenommen, Sie planen einen Roadtrip mit Freunden. Mit dieser RACI-Vorlage können Sie die Person benennen, die für die Hotelbuchung verantwortlich ist, die Route festlegt und alle anderen über wichtige Entscheidungen auf dem Laufenden hält.
Oder stellen Sie sich vor, Sie organisieren ein Wohltätigkeitsereignis: Sie können ganz einfach überwachen, wer für das Fundraising zuständig ist, und sich mit Sponsoren beraten.
Das Schöne an dieser Vorlage ist, dass sie Verantwortlichkeiten präzise abbildet und so die Teamarbeit erleichtert – egal ob im Geschäft oder im Alltag!
✨ Ideal für: Geschäfts- und persönliches Projektmanagement, wo eine klare Zuteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten für erfolgreiche Ergebnisse unerlässlich sind.
Lesen Sie auch: 9 RACI-Matrix-Beispiele für das Projektmanagement | ClickUp
7. ClickUp-Vorlage für die Matrix zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten mehrere Projekte für Clients – beispielsweise eines für Webentwicklung und ein anderes für Content-Marketing.
Mit der ClickUp-Vorlage für die Verantwortungszuweisungsmatrix (RAM) können Sie das Projektmanagement im Handumdrehen vereinfachen.
Die Vorlage hilft Ihnen dabei, klare Rollen zuzuweisen: Der Entwickler kümmert sich um Website-Updates, während der Texter an Blogbeiträgen arbeitet. Außerdem wird sichergestellt, dass Ihr Projektkoordinator auf dem Laufenden bleibt, um den Zeitplan einzuhalten – kein Rätselraten und kein ständiger E-Mail-Verkehr mehr.
Eine der besten Features ist die „Whiteboard-Ansicht“, die in Echtzeit visuell darstellt, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, sodass nichts übersehen wird.
Ganz gleich, ob Sie ein Team leiten oder nur mit Clients in Kontakt stehen – die Vorlage erleichtert die Kommunikation und hält Sie auf dem Laufenden.
✨ Ideal für: Teamleiter, die mehrere Kundenprojekte verwalten und die Delegation von Aufgaben und die Zuweisung von Rollen mit übersichtlichen visuellen Tools für die Nachverfolgung vereinfachen möchten.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die Whiteboard-Ansicht in ClickUp, um die Zusammenarbeit zu verbessern, während Sie mit der Vorlage „Verantwortungszuweisungsmatrix“ Rollen zuweisen. Mit diesem Feature kann Ihr Team in Echtzeit Ideen sammeln und Aufgaben erstellen, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
8. ClickUp-Vorlage für Rollen und Berechtigungsmatrix
Haben Sie schon einmal erlebt, dass ein Mitglied des Teams versucht hat, auf eine Datei zuzugreifen, nur um dann die frustrierende Meldung „Berechtigung verweigert“ zu erhalten?
Die ClickUp-Vorlage für Rollen und Berechtigungs-Matrixen schafft Ordnung in diesem Chaos.
Wenn Sie ein Projekt mit gemischtem Umfang verwalten, benötigt beispielsweise Ihr Vertriebsleiter Zugriff auf Kundendaten, während Freiberufler nur Zugriff auf Marketingmaterialien erhalten.
Mit dieser Vorlage können Sie genau festlegen, wer auf was zugreifen darf, und so Sicherheit und Effizienz gewährleisten.
Als Beispiel für das zuvor erwähnte Website-Projekt hätte beispielsweise der Produktdesigner Zugriff auf Designdateien und Prototypen, während der Marketing-Spezialist Produktbeschreibungen und Werbeinhalte einsehen könnte.
Mit den benutzerdefinierten Ansichten von ClickUp, wie „Abteilungsaufgaben” und „Externe Aufgaben”, können Sie Berechtigungen und Rollen in Echtzeit visuell nachverfolgen.
Keine Spekulationen mehr – nur noch einfache, gut verwaltete Workflows!
✨ Ideal für: Manager und Teamleiter in Unternehmen, die den Zugriff kontrollieren, Berechtigungen nachverfolgen und sicherstellen müssen, dass die richtigen Personen über die richtigen Informationen verfügen.
9. Vorlage für ein Formular zur Übertragung von Befugnissen von pdfFiller
Die Vorlage für Vollmachtsformulare von pdfFiller ist ideal für Marketingagenturen, die Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse optimieren möchten.
Muss der Creative Director die Freigabe von Designs überwachen und der Account Manager die Budgetfreigaben vornehmen? Oder übernimmt der Social-Media-Manager die Freigabe der Inhalte für die täglichen Posts?
Delegieren Sie einfach die Rollen und lassen Sie jedes Team-Mitglied sich auf das konzentrieren, was es am besten kann.
Mit benutzerfreundlichen Optionen für die Bearbeitung, das Unterzeichnen und die Freigabe sorgt diese Vorlage dafür, dass Ihre Projekte reibungslos und effizient ablaufen.
✨ Ideal für: Marketingagenturen oder Kreativteams, die die Genehmigung von Aufgaben und die Entscheidungsfindung vereinfachen möchten.
🌟 Wissenswertes: Wussten Sie, dass Führungskräfte, die nicht ausreichend delegieren, unbeabsichtigt eine Kultur der Zurückhaltung unter ihren Mitarbeitern schaffen können? Wenn Mitglieder des Teams das Gefühl haben, dass ihre Fähigkeiten und Talente wirklich einen Wert haben, sind sie zufriedener und haben eine höhere Produktivität.
10. Vorlage für eine Matrix zur Übertragung von Befugnissen von Lark
Die Vorlage für die Delegationsmatrix von Lark richtet sich an Erstnutzer und hilft mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche dabei, Projekte zu organisieren.
Von einfachen internen Teamführungsdelegationen bis hin zu abteilungsübergreifenden Befugniszuweisungen können Sie mit nur wenigen Klicks ganz einfach Aufgaben zuweisen, Befugnisstufen anpassen und die Nachverfolgung des Fortschritts durchführen.
Dies ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle kennt, vom Praktikanten, der sich erst einarbeiten muss, bis hin zu leitenden Mitarbeitern, die wichtige Aufgaben überwachen.
Achtung: Die Vorlage eignet sich am besten für Google Tabellen.
✨ Ideal für: Erstnutzer oder kleine Geschäfte, die ein einfaches, benutzerfreundliches tool benötigen, um Aufgaben zuzuweisen und Berechtigungsstufen in ihrem Geschäft zu verwalten.
Delegieren und verbessern Sie mit ClickUp
Viele erfolgreiche Führungskräfte im Geschäft, darunter Andrew Carnegie, Eli Broad und Jessica Jackley, haben immer wieder betont, wie wichtig eine effektive Delegation ist.
Nehmen Sie sich ein Beispiel an dem englischen Geschäftsmagnaten Sir Richard Branson, der einmal sagte: „Wenn Sie als Unternehmer wirklich wachsen wollen, müssen Sie lernen, Aufgaben zu delegieren. “
Es hat sich gezeigt, dass die Beherrschung von Delegationsfähigkeiten der Schlüssel zu unglaublichem Erfolg für Ihr Geschäft sein kann.
Aber wir verstehen das – Loslassen kann schwer sein.
Deshalb sind diese 10 Vorlagen für die Übertragung von Befugnissen ideal, um Ihnen den Einstieg in den Delegationsprozess zu erleichtern.
Ganz gleich, ob Sie eine persönliche Initiative leiten, ein Marketing-Projekt beaufsichtigen oder ein Unternehmens-Ereignis koordinieren – diese Vorlagen tragen dazu bei, die Verantwortlichkeit in Ihrem Team zu stärken.
Und vergessen wir nicht ClickUp! Diese Plattform für Projektmanagement bietet mehr als nur über 1000 Vorlagen, sondern auch Features für die Zusammenarbeit, mit denen Sie und Ihr Team organisiert und produktiv bleiben können.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und beginnen Sie noch heute mit einer intelligenteren Delegation!