Wir alle kennen das: Man sitzt in einem Meeting und ist sich sicher, dass man sich an Alles erinnern wird, nur um später festzustellen, dass einem die Details entfallen sind. Da virtuelle Meetings zur Norm geworden sind und die Terminkalender mit aufeinanderfolgenden Telefonaten vollgepackt sind, kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen übersehen werden. 🗓️ Hier kommt die Kunst des Erstellens klarer, umsetzbarer Meeting-Notizen ins Spiel. Sie hilft Ihnen, wichtige Erkenntnisse festzuhalten, organisiert zu bleiben und sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren.
Wenn Sie Microsoft Teams verwenden, sind Sie bereits auf dem richtigen Weg zu besser organisierten Meetings. Es ist jedoch unerlässlich, Erkenntnisse zu sammeln, die Ihre Projekte voranbringen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in Teams Notizen zu Meetings erstellen und dabei während des gesamten Meetings für Klarheit und Engagement sorgen können. Außerdem stellen wir Ihnen eine intelligentere Methode zum Verwalten Ihrer Notizen vor. 📝
Los geht's!
⏱️ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Notizen in Microsoft Teams-Meetings:
Wie macht man Notizen zum Meeting in Teams?
Mit über 300 Millionen Benutzern ist Microsoft Teams zur ersten Wahl für die Zusammenarbeit im Geschäft geworden. Um die Effektivität Ihrer Meetings zu maximieren, ist es jedoch unerlässlich, wichtige Erkenntnisse und Aktionselemente durch effektive Notizen festzuhalten. 📝
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, bessere Notizen zum Meeting in Teams zu erstellen:
Schritt 1: Melden Sie sich bei der Teams-Meeting-Plattform an.
Melden Sie sich über die Desktop-App oder die Web-Version bei Teams an. Wenn Sie neu auf der Plattform sind, laden Sie sie von der offiziellen Website oder aus dem App Store herunter.
Nach der Anmeldung gelangen Sie zu Ihrem Dashboard – Ihrem Command-Center, über das Sie an Teams-Meetings teilnehmen und Dokumente nahtlos mit Ihrem Team verwalten können.
Schritt 2: Richten Sie Ihr Teams-Meeting ein
Die Planung Ihres Meetings in Teams ist für einen reibungslosen Workflow unerlässlich. So sind alle über den Zweck, die Tagesordnung und die Zeitleiste des Meetings auf dem Laufenden. So richten Sie dies ein:
- Navigieren Sie zum „Kalender“, um Ihre Pläne anzuzeigen oder bevorstehende Meetings zu planen.
- Klicken Sie auf „+ Neues Meeting“ und geben Sie die Details zum Meeting ein – Titel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmer. Nutzen Sie das Feature der Wiederholung für regelmäßige Meetings, um Zeit bei wiederholten Einladungen zu sparen.
- Fügen Sie im Abschnitt „Details“ eine Meeting-Agenda hinzu, um die Diskussion zu leiten, die Meeting-Details zu erweitern und einen klaren Fahrplan für die Teilnehmer festzulegen.
- Wählen Sie „Senden“, um die Meeting-Teilnehmer zu benachrichtigen. Teams kümmert sich um die Einladung zum Meeting und versendet automatische Erinnerungen, damit alle gut vorbereitet sind.
Möchten Sie schon vor dem Erstellen von Besprechungsnotizen die Weichen für den Erfolg stellen? Die Befolgung einiger Regeln für virtuelle Besprechungen kann zu konzentrierteren Sitzungen, engagierten Beteiligten und einer reibungslosen Zusammenarbeit führen.
Das müssen Sie erledigen: Freigeben Sie vorab eine klare Tagesordnung, damit alle auf dem gleichen Stand sind und sich konzentrieren können ✅ Bitten Sie die Teilnehmer, ihr Mikrofon stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen, um Ablenkungen zu reduzieren 🎙️ Bestimmen Sie einen Protokollführer, um für Ordnung und die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen 📝 Fordern Sie alle auf, ihre Gedanken mitzuteilen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Erkenntnisse erfasst werden, und fördern Sie so die Zusammenarbeit.
Schritt 3: Auf das Feature „Teams-Meeting-Notizen” zugreifen
Teams verfügt über einen integrierten Bereich zum Erstellen und Speichern von Notizen zu Meetings direkt in der App, wodurch alles zentralisiert werden kann.
So nutzen Sie sie optimal:
- Starten Sie das Meeting oder nehmen Sie daran teil und klicken Sie in der oberen Taskleiste auf die Option „Notizen“. Wenn diese nicht sichtbar ist, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte).
- Verwenden Sie den speziellen Notizbereich, um Punkte und Entscheidungen sofort zu dokumentieren.
- Gewähren Sie den Teilnehmern die erforderlichen Berechtigungen für die Bearbeitung und Ergänzung der Notizen, damit eine Zusammenarbeit in Echtzeit und eine reibungslosere Teamkommunikation möglich sind.
➡️ Weiterlesen: Die 15 besten KI-Apps und -Tools zum Notieren 📝
Schritt 4: Organisieren und strukturieren Sie Ihre Notizen
Das Erstellen von Notizen zum Meeting ist nur der Anfang – erst durch das Organisieren dieser Notizen entsteht der eigentliche Mehrwert.
Befolgen Sie diese Tipps, um sie effektiver zu gestalten:
- Teilen Sie Ihre Notizen in Abschnitte wie „Wichtige Punkte” und „Nächste Schritte” ein, damit Sie sie leicht wiederfinden können.
- Verwenden Sie Aufzählungspunkte, damit die Notizen übersichtlich bleiben.
- Weisen Sie Aufgaben mit @mentions zu, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Heben Sie Fristen oder wichtige Informationen durch Fett-Text oder Tags hervor.
Tags für eine einfache Organisation zuweisen: Durch Hinzufügen von Tags wie #Marketing, #Budget oder #Followup zu Ihren Notizen können Sie Diskussionen kategorisieren und später bestimmte Themen leichter finden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mehrere Projekte verwalten.
- Beispiel: „#marketing Besprechung der Kampagnenstrategie. #budget Kostenprognosen skizzieren.
Schritt 5: Notizen mit Meeting-Teilnehmern freigeben
Stellen Sie nach Ende des Meetings sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Überprüfen Sie die Notizen auf Klarheit und entfernen Sie alle irrelevanten Details.
- Klicken Sie auf „Notizen freigeben“, um sie an alle Meeting-Teilnehmer zu senden. Teams verknüpft sie automatisch mit dem Meeting im Teams-Kalender, damit Sie sie leicht wiederfinden können.
- Weisen Sie Folgeaktionen zu, damit alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten kennen und wahrnehmen.
Schritt 6: Durchführen der Bearbeitung der Meeting-Notizen nach der Diskussion
Die Sitzung mag zu Ende sein, aber Ihre Aufgaben als Organisator des Meetings sind noch lange nicht erledigt! Verfeinern Sie die Meeting-Notizen und fügen Sie neue Erkenntnisse hinzu, die während der Diskussion gewonnen wurden.
So stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird:
- Gehen Sie zu Ihrem „Teams-Kalender“, suchen Sie das vergangene Meeting und wählen Sie es aus, um die Details anzuzeigen.
- Aktualisieren oder verfeinern Sie die Notizen auf der Grundlage neuer Eingaben oder Klarstellungen.
- Klicken Sie auf „Update senden“, um die Teilnehmer über die neuesten Informationen zu benachrichtigen.
Nachdem wir nun besprochen haben, wie Sie Meeting-Notizen in Teams erstellen, verfeinern Sie die Meeting-Notizen und fügen Sie neue Erkenntnisse hinzu, die während der Diskussion gewonnen wurden.
Warum sollten Sie Notizen zu Teams-Meetings machen?
Das Erstellen von Notizen während eines Teams-Meetings kann die Effektivität und Produktivität der Besprechung erheblich steigern. Hier sind einige Gründe, warum Sie Notizen zu Teams-Meetings erstellen sollten:
Gedächtnisleistung
Notizen helfen den Teilnehmern, sich an die besprochenen Themen zu erinnern. Durch die Aufzeichnung der Protokolle der Teams-Meetings gehen wichtige Informationen nicht verloren, sodass Entscheidungen und Diskussionen leichter abgerufen werden können.
➡️ Weiterlesen: So verwenden Sie das Whiteboard in Microsoft Teams
Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse
Das Erstellen von Notizen in Teams-Meetings kann dabei helfen, die Diskussion auf das Erreichen konkreter Ergebnisse zu konzentrieren. Wenn wichtige Punkte oder Entscheidungen dokumentiert werden, werden sie konkreter und umsetzbarer, was die Verantwortlichkeit der Team-Mitglieder fördert.
Außerdem dienen schriftliche Unterlagen als Erinnerung an die während des Meetings getroffenen Vereinbarungen.
Organisation und Klarheit
Notizen bieten eine strukturierte Aufzeichnung von Diskussionen und erleichtern so die Nachverfolgung von Aktionspunkten, Fristen und Verantwortlichkeiten. In Microsoft Teams können Features wie automatisierte Meeting-Protokolle diesen Prozess optimieren, indem sie Diskussionen in Echtzeit erfassen, sodass sich die Teilnehmer mehr auf die Teilnahme konzentrieren können, anstatt manuell Notizen zu machen.
Referenzen für zukünftige Meetings
Eine schriftliche Aufzeichnung vergangener Meetings hilft, Redundanzen zu vermeiden, indem „Déjà-vu“-Diskussionen über bereits behandelte Themen vermieden werden. Teams-Meeting-Protokolle können als Leitfaden für zukünftige Meetings und Entscheidungsprozesse dienen.
Was Sie beim Erstellen von Notizen zum Meeting in Teams zu erledigen haben
Das Erstellen effektiver Notizen während eines Microsoft Teams-Meetings ist unerlässlich, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden. Hier sind einige Tipps und Tricks , die Sie beim Erstellen von Notizen in Teams-Meetings beachten sollten:
Dos:
- Bereiten Sie sich vor dem Meeting vor: Sehen Sie sich die Tagesordnung oder die Themen des Meetings im Voraus an, damit Sie wissen, worauf Sie sich bei der Aufnahme von Notizen konzentrieren müssen.
- Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte: Notieren Sie getroffene Entscheidungen, Aktionselemente, Fristen und erforderliche Folgemaßnahmen, anstatt zu versuchen, die gesamte Diskussion zu transkribieren.
- Verwenden Sie ein strukturiertes Format: Organisieren Sie Ihre Notizen mit Überschriften und Aufzählungspunkten, damit Sie sie später leicht wiederfinden können.
- Verantwortlichkeiten kennzeichnen: Geben Sie klar an, wer für die einzelnen Elemente verantwortlich ist. Verwenden Sie Initialen oder vollständige Namen, um Verwirrung zu vermeiden. Beispiel: [John] erstellt bis Freitag einen Entwurf für den Vorschlag
- Teams-Features nutzen: Verwenden Sie das Feature „Besprechungsnotizen” in Teams, um wichtige Details in Echtzeit festzuhalten und sie nach dem Meeting mit den Teilnehmern freizugeben.
- Überprüfen und zusammenfassen: Fassen Sie am Ende des Meetings schnell die Schlüsselpunkte zusammen, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird.
- Reagieren Sie umgehend: Teilen Sie Ihre Meeting-Notizen kurz nach dem Meeting entweder über den Teams-Chat, per E-Mail oder als freigegebenes Dokument, damit alle darauf zugreifen können, solange die Diskussion noch frisch ist.
- Bleiben Sie neutral: Schreiben Sie Notizen objektiv, ohne persönliche Meinungen oder Annahmen hinzuzufügen.
- Heben Sie wichtige Fristen hervor: Verwenden Sie fettgedruckten Text, Unterstreichungen oder Symbole, um dringende Aufgaben oder Fristen hervorzuheben.
- Bitten Sie um Klarstellungen: Wenn Sie sich über etwas unsicher sind, bitten Sie während des Meetings um Klarstellung, um sicherzustellen, dass Ihre Notizen korrekt sind.
Was Sie nicht tun sollten:
- Versuchen Sie nicht, Alles festzuhalten: Vermeiden Sie es, jedes Wort zu transkribieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ergebnisse, Vereinbarungen und Aktionspunkte.
- Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis: Machen Sie sich während des Meetings immer Notizen, da Sie sonst möglicherweise Details übersehen.
- Beachten Sie, wer was gesagt hat: Ordnen Sie Ideen oder Aufgaben eindeutig der richtigen Person zu.
- Verwenden Sie keine umgangssprachlichen Ausdrücke: Vermeiden Sie Slang oder Abkürzungen, die andere möglicherweise nicht verstehen, wenn Sie die Notizen dem Team freigeben.
- Vergessen Sie nicht, Fristen als Notiz zu notieren: Wenn eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat, schreiben Sie es immer auf. Das Versäumen von Fristen kann den Fortschritt beeinträchtigen.
- Vermeiden Sie zu viel Multitasking: Das Erstellen von Notizen während anderer Tätigkeiten (z. B. Beantworten von E-Mails oder Chatten) kann das Ergebnis unvollständiger oder ungenauer Aufzeichnungen sein.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Teilnehmer dasselbe gehört haben: Notieren Sie wichtige Punkte klar und deutlich, da möglicherweise nicht alle Teilnehmer jedes Detail während des Meetings mitbekommen haben.
- Zögern Sie nicht, Ihre Notizen zu organisieren: Wenn Sie zu lange warten, um Ihre Notizen zu überarbeiten oder freizugeben, steigt das Risiko, dass Sie Details vergessen oder falsch interpretieren.
- Lassen Sie keine Folgemaßnahmen aus: Stellen Sie sicher, dass Ihre Notizen alle nächsten Schritte, zugewiesenen Aufgaben und Fristen enthalten, damit sie umsetzbar sind.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams-Meeting-Protokolle klar, übersichtlich und für alle Beteiligten nützlich sind.
Einschränkungen von Microsoft Teams beim Notieren
Teams ist zwar eine solide Business-Messaging-App für Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen, hat jedoch einige Einschränkungen beim Erstellen von Notizen. Diese Herausforderungen können Sie ausbremsen und eine effektive Teamarbeit behindern.
Hier sind einige häufige Hindernisse:
1. Eingeschränkte Zusammenarbeit in Echtzeit
Microsoft Teams ermöglicht es verschiedenen Benutzern (mit entsprechenden Berechtigungen), Meeting-Notizen zu bearbeiten, aber die Live-Zusammenarbeit verläuft nicht immer reibungslos. Wenn zu viele Teilnehmer gleichzeitig Änderungen vornehmen möchten, kann es zu Verzögerungen kommen oder Aktualisierungen werden nicht in Echtzeit erfasst.
Kein Wunder, dass 59 % der Mitarbeiter angeben, dass ihre Tools für die Zusammenarbeit – einschließlich Teams – nicht mit ihren bevorzugten Workflows übereinstimmen. Diese Diskrepanz erschwert es, mit schnelllebigen Unterhaltungen Schritt zu halten, was zu fragmentierten Nachrichten, übersehenen Details und Verwirrung führt. 🤔
2. Grundlegende Formatierungs- und Bearbeitungstools
Teams bietet nur grundlegende Textformatierungsoptionen – fett, kursiv, unterstrichen –, was die Organisation detaillierter Notizen erschwert. Das Fehlen umfangreicher Formatierungsoptionen wie Tabellen, eingebettete Bilder oder anpassbare Layouts schränkt die Möglichkeiten ein, wichtige Informationen effektiv zu strukturieren.
Ohne Tools wie Rechtschreibprüfung oder umfassende Inhaltsbearbeitung mangelt es Microsoft Teams-Meeting-Notizen oft an der für professionelle Dokumentationen erforderlichen Klarheit und Ausgereiftheit. Wenn Sie ein wichtiges Projekt bearbeiten, sind klare, professionelle Notizen nicht nur eine Dokumentation, sondern Ihr Entwurf für den Erfolg.
3. Mangelnde Automatisierung für Nachfassaktionen
Im Gegensatz zu spezieller Software für Meeting-Protokolle bietet Teams keine integrierten Funktionen, um Notizen in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln oder Verantwortlichkeiten automatisch zuzuweisen. Das bedeutet, dass Sie Aufgaben manuell zuweisen und Fristen manuell verwalten müssen, was Ihren Workflow verlangsamen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen kann.
4. Plattformabhängigkeit
Wenn Sie sich ausschließlich auf die Notizfunktion von Teams verlassen, führt dies zu einer Plattformabhängigkeit. Sollte Ihr Unternehmen beschließen, zu einem anderen tool zu wechseln, wird die Migration von Microsoft Teams-Meeting-Notizen und Verlaufsdaten mühsam und zeitaufwändig.
Diese Abhängigkeit limitiert Ihre Flexibilität und erschwert die Einführung neuer Lösungen, die besser zu den sich weiterentwickelnden Workflows Ihres Unternehmens passen.
5. Strenge Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Ein weiteres wichtiges Problem ist, dass externe oder Gastteilnehmer Hilfe benötigen, um während oder vor dem Meeting auf Microsoft Teams-Besprechungsnotizen zugreifen zu können. Das bedeutet, dass Clients oder Lieferanten möglicherweise nicht auf dem Laufenden sind, bis Sie die Notizen nachträglich freigeben.
Außerdem erhält jede Person, die zu einem Team hinzugefügt wird, Zugriff auf alle Dateien, was für Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen, nicht ideal ist.
Das Feedback der Benutzer bietet wertvolle Einblicke in die Leistung von Teams in verschiedenen Umgebungen. Nach der Durchsicht von Reddit-Threads haben wir Folgendes über die Benutzererfahrung herausgefunden: Ein Benutzer wies auf ein erhebliches Problem bei wiederkehrenden Meetings hin:
„Meeting-Notizen werden nicht von einem Meeting zum nächsten übernommen. Wir haben wiederkehrende Konferenzen, und es ist frustrierend, Notizen manuell von einer Sitzung in die nächste zu kopieren. Das fühlt sich wie ein Schritt zurück für eine so fortschrittliche Plattform an.“
Ein anderer Benutzer äußerte sich frustriert über die Leistung und Benutzerfreundlichkeit:
„Seit meine Organisation zu Teams gewechselt ist, habe ich ständig mit Verzögerungen, Abstürzen und unerwarteten Abmeldungen zu kämpfen, was die Zusammenarbeit in Echtzeit beeinträchtigt. Die Benutzeroberfläche wirkt überladen, was einfache Aktivitäten erschwert, und die Integration mit Microsoft 365 wirkt unzusammenhängend.“
„Meeting-Notizen werden nicht von einem Meeting zum nächsten übernommen. Wir haben wiederkehrende Konferenzen, und es ist frustrierend, Notizen manuell von einer Sitzung in die nächste zu kopieren. Das fühlt sich wie ein Schritt zurück für eine so fortschrittliche Plattform an.“
„Meeting-Notizen werden nicht von einem Meeting zum nächsten übertragen. Wir haben wiederkehrende Konferenzen, und es ist frustrierend, Notizen manuell von einer Sitzung zur nächsten zu kopieren. Das fühlt sich wie ein Schritt zurück für eine so fortschrittliche Plattform an.“
Ein anderer Benutzer äußerte sich frustriert über die Leistung und Benutzerfreundlichkeit:
„Seit meine Organisation zu Teams gewechselt ist, habe ich ständig mit Verzögerungen, Abstürzen und unerwarteten Abmeldungen zu kämpfen, was die Zusammenarbeit in Echtzeit beeinträchtigt. Die Benutzeroberfläche wirkt überladen, was einfache Aktivitäten erschwert, und die Integration mit Microsoft 365 wirkt unzusammenhängend.“
„Seit meine Organisation zu Teams gewechselt ist, habe ich ständig mit Verzögerungen, Abstürzen und unerwarteten Abmeldungen zu kämpfen, was die Zusammenarbeit in Echtzeit beeinträchtigt. Die Benutzeroberfläche wirkt überladen, was einfache Aktivitäten erschwert, und die Integration mit Microsoft 365 wirkt unzusammenhängend.“
Auch wenn diese Einschränkungen nicht für jeden Benutzer ein Hindernis darstellen, verlangsamen sie dennoch Ihren Workflow. 🙅
Wenn Ihre Projekte also mehr Flexibilität, Automatisierung oder eine bessere Zusammenarbeit erfordern, sollten Sie Alternativen zu Microsoft Teams in Betracht ziehen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.
Effektive Notizen zum Meeting mit ClickUp
Wenn Ihre Projekte mehr verlangen, brauchen Sie eine innovative Lösung. Lernen Sie ClickUp kennen – eine dynamische All-in-One-Plattform für Projektmanagement, die die Zusammenarbeit optimiert und die Produktivität in Ihrem gesamten Unternehmen steigert.
Was ClickUp zu einem Wegbereiter für KI-gestützte Notizen macht, ist seine Fähigkeit, Meetings einfach zusammenzufassen, Aktionspunkte zu erstellen und Workflows zu automatisieren, sodass Ihr Team organisiert und produktiv bleibt.
Hier finden Sie eine Vergleichstabelle, in der Sie die Unterschiede auf einen Blick erkennen können:
| Feature | Microsoft Teams | ClickUp |
|---|---|---|
| Integrierte Vorlagen | Begrenzt | Umfangreiche Meeting-Vorlagen |
| Echtzeit-Zusammenarbeit | Einfach, mit etwas Verzögerung | SyncUps für nahtlose Live-Bearbeitung |
| Automatisierung der Aufgaben | Manuelle Nachverfolgung | Automatische Erstellung von Aufgaben aus Notizen |
| Erweiterte Formatierung | Begrenzt | Vollständiger Editor für Dokumente |
| Externe Freigabe | Eingeschränkt | Einfach über URL teilbar |
Hier erfahren Sie, wie ClickUp Ihren Prozess der Notizenerstellung verändern kann:
1. Meeting-Notizen wie ein Profi verwalten
ClickUp Meetings definiert die Dokumentation und Verwaltung der Diskussionen Ihres Teams neu und steigert so die Produktivität. Mit dem Editor-Menü können Sie wichtige Punkte hervorheben und sicherstellen, dass Ihre Notizen kreativ und übersichtlich sind.
Mit ClickUp Docs können Sie dynamische Live-Dokumente für Agenden von Meetings, Notizen oder gemeinsame Checklisten erstellen. Die umfangreichen Formatierungsoptionen – wie Überschriften, Aufzählungszeichen, eingebettete Bilder und Tabellen – bieten die Übersichtlichkeit und Struktur, die bei herkömmlichen Plattformen oft fehlt.
Zu den herausragenden Features von ClickUp gehört ClickUp Brain – ein KI-gestützter Assistent, der Ihre Schreibgeschwindigkeit erhöht und Ihr Denken schärft. Er ist ein effizienter Notizgenerator und analysiert wichtige Punkte, um umfassende Notizen zu erstellen. Auf diese Weise hilft er Ihnen:
- Fassen Sie lange Diskussionen in klaren, leicht verständlichen Zusammenfassungen zusammen.
- Heben Sie wichtige Ergebnisse und Aufgaben hervor. Erstellen Sie automatisch Listen mit Aufgaben auf der Grundlage der Unterhaltung.
Nutzen Sie Ihr Meeting-Protokoll als Grundlage für eine praktische Strategie zum Notieren von Notizen.
Das sind die Vorteile für Sie:
- Wenn Sie sich an die Tagesordnung halten, bleiben Sie auf Kurs und vermeiden Abschweifungen 🎯.
- Eine klare Struktur hilft dabei, Diskussionen und getroffene Entscheidungen besser zu verstehen 🔍
- Sparen Sie Zeit, indem Sie schnell auf Tagesordnungspunkte zugreifen, um effizient Notizen zu machen ⏳
- Die Förderung von Beiträgen zu Tagesordnungselementen fördert die Zusammenarbeit 🤝
2. Verwenden Sie vorgefertigte Meeting-Vorlagen
Seien wir ehrlich: Mit einer leeren Seite zu beginnen, ist nicht immer die effizienteste Methode, um Notizen zu einem Meeting zu erstellen. Hier kommen die vorgefertigten Vorlagen für Meetings von ClickUp ins Spiel. Eine besonders herausragende Option ist die ClickUp-Vorlage für Notizen zu einem Meeting.
Es wurde für jeden Workflow entwickelt, vereinfacht Ihre Notizmethode und hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – produktive Meetings. Mit Abschnitten für Tagesordnungen, wichtige Punkte und Aktionselemente sorgt es für eine organisierte und effektive Besprechung.
Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Benutzerdefinierte Einstellungen für die Bedürfnisse Ihres Teams – fügen Sie detaillierte Punktbeschreibungen hinzu oder erstellen Sie wiederkehrende Tagesordnungen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihren Team-Mitgliedern zusammen
- Verwandeln Sie Notizen von Meetings in Aufgaben und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
- Aktivieren Sie Follow-ups und fügen Sie Aktionselemente hinzu, ohne das Dokument zu verlassen.
Benötigen Sie weitere solche effektiven Vorlagen? Hier sind zwei unserer bevorzugten Vorlagen:
- ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle : Dokumentieren Sie offizielle Unterhaltungen und Entscheidungen klar und formell. Teilen Sie Protokolle mit Teammitgliedern, Stakeholdern oder Clients, um vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
- ClickUp-Meeting-Vorlage: Mit dieser Vorlage behalten Sie den Überblick über wiederkehrende Seminare oder Vorträge. Behalten Sie Ziele, Aufgaben und Folgemaßnahmen im Blick, damit keine wichtigen Details verloren gehen.
➡️ Weiterlesen: Die 10 besten KI-Tools für Meetings und Meeting-Assistenten
3. Halten Sie Unterhaltungen am Laufen und arbeiten Sie mühelos zusammen
ClickUp verbessert die Zusammenarbeit im Team, indem es Kommunikation und Aufgabenmanagement auf einer intuitiven Plattform vereint. Mit ClickUp Chat können Sie Echtzeit-Unterhaltungen führen und dabei den Kontext nahtlos in Ihren Workflow integrieren. 💬
Vor ClickUp führten Meetings und hin und her gehende E-Mail-Kommunikation zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Aktionspunkte fällig sind, chatten und innerhalb der Aufgaben zusammenarbeiten.
Vor ClickUp führten Meetings und hin und her gehende E-Mails zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, chatten und innerhalb der Aufgaben zusammenarbeiten.
Insgesamt verkörpert ClickUp die Zusammenarbeit, indem es Ihr Team aufeinander abstimmt, egal ob Sie Termine planen oder Ideen brainstormen. So funktioniert es:
ClickUp Chat wurde entwickelt, um Ihr Team in Bezug auf Projekte, Fristen und Ideen auf dem Laufenden zu halten – alles an einem Ort. So verwandelt es Unterhaltungen in produktive Maßnahmen:
- Echtzeit-Zusammenarbeit mit SyncUps: Starten Sie Video- oder Audioanrufe direkt im ClickUp-Chat, wo Sie Bildschirme freigeben, Aufgaben verknüpfen und Kommentare sofort zuweisen können. SyncUps sorgt dafür, dass Ihre Diskussionen umsetzbar bleiben und mit der Arbeit verbunden sind.
- Verantwortlichkeit mit FollowUps: Markieren Sie wichtige Nachrichten als FollowUps, weisen Sie sie Team-Mitgliedern zu und verfolgen Sie ihren Fortschritt direkt im Chat. So können Sie auf einfache Weise sicherstellen, dass wichtige Aktionspunkte nicht übersehen werden.
- Bleiben Sie mit AI CatchUp auf dem Laufenden: Mit AI CatchUp können Sie verpasste Diskussionen schnell nachholen, da lange Threads auf die Schlüssel-Punkte zusammengefasst werden. Dieses Feature hilft Ihnen, die nächsten Schritte zu finden, ohne sich durch alte Nachrichten wühlen zu müssen.
- Unterhaltungen direkt mit Aufgaben verknüpfen: Halten Sie Unterhaltungen fokussiert und relevant, indem Sie sie mit bestimmten Aufgaben oder Projekten verknüpfen, sodass jede Unterhaltung zu Maßnahmen führt.
- Kommentare als Aufgaben zuweisen: Mit „Kommentare zuweisen” können Sie jeden Kommentar in eine Aufgabe umwandeln, sodass Ihr Team organisiert bleibt und wichtige Aufgaben im Blick behält.
- Erwähnen Sie Teamkollegen und verwenden Sie Rich Text: Beziehen Sie die richtigen Personen in Diskussionen ein, sorgen Sie mit Rich-Text-Formatierungen für mehr Klarheit und halten Sie die Kommunikation klar und ansprechend.
- Nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten: Ermöglichen Sie mehreren Personen die Arbeit an demselben Dokument mit der Kollaborationserkennung von ClickUp.
- Synchronisieren Sie Chats mit Aufgaben für einen einfachen Zugriff: Durch die direkte Verknüpfung von Chats mit Aufgaben hält ClickUp Chat alle relevanten Informationen zugänglich, ohne dass Sie zwischen Tools wechseln müssen.
- Chats organisieren für mehr Übersichtlichkeit: Richten Sie Chat-Kanäle nach Projekt, Team oder Priorität ein, damit Ihr Workspace übersichtlich bleibt und Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. \
4. Sagen Sie Ja zu automatisierten Transkripten für Meetings
Warum sich mit Notizen begnügen, wenn Sie das gesamte Meeting erfassen können? Mit ClickUp Clips können Sie hochwertige Videos ohne Wasserzeichen aufnehmen, während ClickUp Brain Ihre Unterhaltungen präzise transkribiert. Auf diese Weise können Sie auch in lauten Umgebungen oder bei unterschiedlichen Akzenten problemlos auf jedes Detail zugreifen.
Darüber hinaus können Sie mit der Universal Search von ClickUp alles in Ihrem Arbeitsbereich finden. Es ist, als hätten Sie eine persönliche Suchmaschine, die Inhalte in über 20 Cloud-Apps, darunter Teams, an einem Ort findet. Geben Sie ein Stichwort ein, und die Universal Search hebt jede Erwähnung hervor, sodass Sie organisiert bleiben, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Beachten Sie: Bei der Verwendung von KI zum Erstellen von Notizen zu Meetings müssen Sie einige Faktoren berücksichtigen. Zum Beispiel:
Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass das KI-Tool wichtige Punkte und Entscheidungen genau erfasst, um Missverständnisse zu vermeiden ✅
Kontext: Geben Sie der KI Kontext oder bestimmte Schlüsselwörter, um ihr Verständnis und die Relevanz für Ihre Diskussion zu verbessern.
Überprüfen und bearbeiten: Überprüfen Sie die von der KI generierten Notizen immer auf Fehler oder Auslassungen, bevor Sie sie den Teilnehmern freigeben ✏️.
Datenschutz: Achten Sie bei der Verwendung von KI-Tools zur Erfassung sensibler Informationen auf Vertraulichkeit und Datensicherheit 🔒.
5. Nutzen Sie ClickUp-Integrationen
Mit ClickUp Integrations können Sie sich mit über 1.000 Apps verbinden, sodass Teams ihre Workflows effizient zentralisieren können. Benutzer können ihre Prozesse des Projektmanagements optimieren, indem sie wichtige Tools wie Google Drive, Slack und Zoom integrieren. Diese Verbindung verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Ressourcen innerhalb einer Plattform leicht zugänglich sind.
Wenn Sie beispielsweise weiterhin Teams verwenden möchten, verbindet die Integration von ClickUp mit Teams Kommunikation und Aufgabenmanagement. Sie können Echtzeit-Benachrichtigungen für Aktualisierungen erhalten, beim Freigeben von Links umfangreiche Aufgaben für den Kontext nutzen und Verantwortlichkeiten direkt in der Aufgaben-App verwalten, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Auf diese Weise können Sie:
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie Diskussionen und Aufgaben an einem Ort zusammenfassen.
- Steigern Sie Ihre Produktivität durch schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu Aufgaben.
- Minimieren Sie Ablenkungen, indem Sie weniger zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen.
- Optimieren Sie Workflows, indem Sie Aktualisierungen automatisch auf beiden Plattformen durchführen.
Bringen Sie Ihre Sitzungen mit ClickUp auf die nächste Stufe
Microsoft Teams ist zwar für viele Unternehmen zur ersten Wahl geworden, aber es ist wichtig zu wissen, dass es auch Limite gibt – insbesondere, wenn es um die Verwaltung Ihres gesamten Workflows und Ihrer Zusammenarbeit geht. Von fragmentierter Kommunikation und einfachen Notiz-Features bis hin zu Herausforderungen bei der Echtzeit-Zusammenarbeit und der Flexibilität der Integration – viele Benutzer sehnen sich nach einer einheitlicheren Lösung.
Aus diesem Grund bietet ClickUp das perfekte Upgrade. Mit KI-gestütztem Chat, Notizen, anpassbaren Vorlagen und reibungsloser Koordination mit Teams transformiert ClickUp Ihren gesamten Workflow.
Warum sollten Sie sich also mit weniger zufrieden geben? Lassen Sie sich nicht durch das Chaos unzusammenhängender tools zurückhalten.
Melden Sie sich jetzt bei ClickUp an und erleben Sie den Unterschied selbst! 🚀
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie füge ich Notizen in einem Teams-Meeting hinzu?
Sie können zu unterschiedlichen Zeitpunkten Notizen zu einem Teams-Meeting hinzufügen. Fügen Sie beim Einrichten eines Meetings im Abschnitt „Details” eine Tagesordnung hinzu. Wählen Sie in einem bestehenden Meeting unter „Details” die Option „Notizen” aus und speichern Sie diese. Sie können diesem Abschnitt auch einen Anhang hinzufügen.
Wie kann man in Teams Notizen zum Meeting machen, ohne das Meeting aufzuzeichnen?
Sie können in Teams-Meetings Notizen machen, ohne das Meeting aufzuzeichnen, indem Sie das integrierte Untertitelungs-Feature verwenden. Dieses können Sie in den Einstellungen aktivieren und deaktivieren. Die Untertiteldaten werden nach Ende des Meetings dauerhaft gelöscht. Sie sollten daher in den Einstellungen auch die Transkription aktivieren, um das Transkript anschließend herunterladen zu können.
Sind Meeting-Notizen in Teams privat?
Notizen zum Meeting in Microsoft Teams können von allen Meeting-Teilnehmern mit Ausnahme externer Teilnehmer angezeigt und bearbeitet werden.
Kann Teams automatisch Notizen erstellen?
Der Premium-Plan in Microsoft Teams verfügt über ein intelligentes Zusammenfassungs-Feature. Dieses nutzt KI, um automatisch Notizen zu Meetings zu erstellen und Aktionselemente vorzuschlagen.