Stellen Sie sich vor, Sie schließen ein Meeting ab und stellen fest, dass die meisten Teilnehmer keine Ahnung von der Tagesordnung des Meetings hatten und nicht auf die Diskussion vorbereitet waren. Diese Unterbrechung beeinträchtigt die Produktivität, da die Mitglieder des Teams nicht den gesamten Überblick haben.
die Lösung für dieses Problem: Ein gut vorbereitetes Meeting-Memo!
Ein Meeting-Memo dient als Fahrplan, der sicherstellt, dass alle Teilnehmer mit den Zielen und Ergebnissen des Meetings übereinstimmen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team-Meeting oder eine große Unternehmensversammlung leiten, ein Meeting-Memo mit allen wichtigen Details hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu optimieren und die Effizienz Ihrer Meetings zu steigern.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Meeting-Memorandum erstellen, das auf Geschäftsleute und Verwaltungsaufgaben zugeschnitten ist. Lassen Sie uns beginnen.
Was ist ein Meeting Memo?
Ein Meeting-Memo ist ein Dokument, das den Zweck, die Tagesordnung und die Erwartungen eines Meetings umreißt. Es dient als Vorankündigung des Meetings und als Referenz-Tool, das die Diskussionen leitet und dafür sorgt, dass alle Beteiligten den Überblick behalten.
Ein Meeting-Memo unterscheidet sich jedoch von meeting Notizen . Der Hauptzweck der Notizen zu einem Meeting besteht darin, kritische Punkte eines Meetings zum Nachschlagen und für weitere Maßnahmen festzuhalten.
Auf der anderen Seite bereitet ein Meeting-Memo die Teilnehmer mit den entscheidenden Informationen für eine produktive Diskussion vor.
Ein Beispiel: In einem Memo wird darauf hingewiesen, dass in Ihren virtuellen Meetings die vierteljährlichen Umsatzzahlen besprochen werden. In diesem Fall werden die Teilnehmer die relevanten Daten und Fragen im Voraus vorbereiten, was zu einem zielgerichteten und nützlichen Dialog führt.
Vorbereitung auf das Schreiben eines Meeting-Memos
Vor dem Verfassen eines Meeting-Memos ist es wichtig, alle notwendigen Informationen zusammenzutragen. Die folgenden Informationen sollten Sie bereithalten checkliste zur Vorbereitung eines Meetings :
- Geben Sie die Einzelheiten des Meetings an, wie Datum, Uhrzeit, Speicherort, Liste der Teilnehmer und diemeeting-Agenda* Sammeln Sie relevante Dokumente, die die Themen des Meetings unterstützen, oder frühere Sitzungen, die mit der Tagesordnung des aktuellen Meetings zusammenhängen
- Klären Sie, was das Meeting bezwecken soll - ob es sich um eine Entscheidungsfindung, ein Brainstorming oder einen Bericht über den Fortschritt des Teams handelt
Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass Ihr Memo klare, prägnante und relevante Informationen enthält, was es zu einem hervorragenden tool für die Kommunikation im Team und Nachbereitung.
Schritte zum Schreiben eines effektiven Meeting Memos
Das Verfassen einer praktischen Meeting-Notiz umfasst mehrere Schlüssel-Schritte, von der Skizzierung der relevanten Punkte bis zur Verfeinerung des endgültigen Dokuments. So erledigen Sie es:
Schritt 1: Skizzieren Sie die Schlüsselpunkte
Beginnen Sie mit einer Liste der grundlegenden Details, die jedes Meeting Memo enthalten muss:
- Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings: Geben Sie genaue Informationen an, um Verwirrung zu vermeiden
- Teilnehmer: Liste aller Teilnehmer des Meetings, mit Angabe, wer die Diskussion leiten wird
- Tagesordnungselemente: Geben Sie kurz an, was auf der Tagesordnung steht, um den Inhalt des Vermerks zu verdeutlichen
- Diskussionspunkte und anstehende Entscheidungen: Geben Sie die wichtigsten Diskussionspunkte an und erwähnen Sie die anstehenden Entscheidungen
- Elemente und Fristen für Maßnahmen: Geben Sie an, welche Maßnahmen von wem ergriffen werden müssen und welche Fristen für diese Aufgaben gelten
- Details zum Follow-up Meeting: Fügen Sie das Datum und die Tagesordnung für ein Follow-up Meeting ein, falls zutreffend
Schritt 2: Verfassen des Memos
Verwenden Sie beim Verfassen des Memos eine einfache Sprache, um Klarheit und Prägnanz zu gewährleisten. Vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, er ist branchenspezifisch und wird von allen Teilnehmern verstanden. Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Wenn Sie den Inhalt des Memos geschrieben haben, gliedern Sie ihn logisch, beginnend mit den Details des Meetings. Die Betreffzeile sollte ganz oben stehen und das Schwerpunktthema sowie das Datum erwähnen. Dies wiederum führt zu den Details des Meetings, den vorbereitenden Schritten und anderen Anweisungen.
Vergessen Sie nicht, sich am Ende des Memos bestätigen zu lassen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt sind.
Schritt 3: Überprüfen und bearbeiten Sie das Memo
Überprüfen und bearbeiten Sie Ihr Memo nach dem Entwurf, um die Richtigkeit und Klarheit zu gewährleisten:
- Prüfen Sie auf Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und nichts Entscheidendes fehlt
- Sprache und Tonfall: Stellen Sie sicher, dass der Vermerk einen professionellen und neutralen Tonfall hat
- Grammatik und Rechtschreibung: Korrekturlesen auf grammatikalische Fehler und Tippfehler, um die Professionalität zu wahren
Tools und Vorlagen für die Erstellung von Meeting Memos
Digitale Tools zur Erstellung von Notizen und Memos für Meetings rationalisieren den Prozess und sorgen für Konsistenz und Effizienz. Diese Tools bieten anpassbare Vorlagen, die Sie für verschiedene Arten von Meetings anpassen und Layout- und Formatierungsaufgaben automatisieren können, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Darüber hinaus ermöglichen sie eine Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass die Mitglieder des Teams von überall aus Beiträge leisten und auf die Memos zugreifen können.
Digitale tools wie ClickUp Meetings verbessern diesen Prozess durch Features, die für ein reibungsloses Meeting-Management ausgelegt sind. Sie können die Vorlagen von ClickUp benutzerdefiniert an die Anforderungen eines jeden Meetings anpassen und nahtlos in andere Funktionen des Projektmanagements integrieren. Sehen wir uns an, wie ClickUp Ihnen hilft, ein präzises und effektives Meeting-Memo zu erstellen.
1. Memos mit ClickUp Brain erstellen und verfeinern
mit KI-Tools wie ClickUp Brain werden Meeting-Notizen und Memos umgewandelt ClickUp Gehirn hilft Ihnen, die Erstellung und Verwaltung von Meeting-Notizen zu verändern. ClickUp Brain verbindet Aufgaben, Dokumente und Team-Insights mit Hilfe von erweiterten KI-Fähigkeiten. Das macht es einfacher, Ihre Memo-Prozesse zu rationalisieren und Genauigkeit und Konsistenz in der Kommunikation sicherzustellen. Mit ClickUp Brain können Sie:
- Memo-Vorlagen im Handumdrehen generieren
- Frühzeitige Diskussionen automatisch in strukturierte Memos für ein bevorstehendes Meeting umschreiben
- Aktions-Elemente mit Kontext aus Ihren Diskussionen generieren
- Erstellen Sie ausführliche Zusammenfassungen von Meetings und verwandeln Sie Ihre langen Meetings in prägnante Punkte
- Automatische Grammatikkorrektur und Verbesserung des Schreibstils
2. Verbessern Sie die Effizienz von Meetings mit ClickUp Docs
nutzen Sie ClickUp Docs für die Echtzeit-Zusammenarbeit bei Meeting-Notizen und Memos_
Über ClickUp Dokumente integrieren Sie die Aufnahme von Notizen und die gemeinsame Bearbeitung direkt in Ihren Workflow. Mit diesem dynamischen tool können andere Mitglieder Memos für Meetings gleichzeitig bearbeiten und kommentieren, so dass alle Beiträge in Echtzeit erfasst werden.
Mit ClickUp Docs können Sie:
- An Meeting-Memos in Echtzeit zusammenarbeiten
- Diskussionen in verfolgbare Aufgaben umwandeln
- Die Teilnehmer taggen und Elemente direkt im Dokument zuweisen
3. Wiederholende Infos zu Meetings mit ClickUp Aufgaben optimieren
automatisieren und verwalten Sie wiederkehrende Meetings und Aufgaben in ClickUp ClickUp Aufgabe vereinfacht die Verwaltung von regelmäßigen Meetings. Richten Sie Meeting-Zeitpläne ein, weisen Sie vorbereitende Aufgaben zu und verfolgen Sie Nachverfolgungsmaßnahmen. Das Feature "Wiederholende Aufgaben" hilft Ihnen dabei, sich an die Meetings zu erinnern, an denen Sie teilnehmen müssen, und an wichtige Elemente auf Ihrer Agenda, um die Kontinuität über mehrere Sitzungen hinweg zu wahren.
Das Ergebnis: Sie sind immer mit den richtigen Infos für das Meeting-Memo versorgt!
4. Folgen Sie mit ClickUp Comments
zuweisung von Folgeaktionen für die Vorbereitung und Bestätigung von Notizen durch ClickUp Kommentare ClickUp-Kommentare verbessert die Effizienz der Nachverfolgung von Notizen und der Nachbereitung in Ihrem Team. Verwandeln Sie zugewiesene Kommentare in Richtlinien, wandeln Sie Meeting-Punkte in umsetzbare Aufgaben für Ihre Teammitglieder um und fügen Sie Anhänge, Links und Text zu Ihren Kommentaren hinzu.
Auf diese Weise wird das Memo in einen umfassenden Kontext gestellt, was eine transparente Kommunikation und umsetzbare Folgemaßnahmen erleichtert. Mit ClickUp-Kommentaren können Sie:
- Kommentare für bestimmte Folgeaktionen zuweisen
- Links und Dokumente zum einfachen Nachschlagen einbetten
- Rich Text verwenden, um kritische Details hervorzuheben, die besprochen werden müssen
5. Memos mit benutzerdefinierten Feldern von ClickUp formatieren
mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie die Details Ihres Meetings benutzerdefinieren und anpassen
Benutzerdefinierte Notizen und Memos für Ihr Meeting mit Benutzerdefinierte Felder von ClickUp ermöglicht die Aufnahme detaillierter, strukturierter Informationen, die auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind.
Unteraufgaben unterteilen handlungsrelevante Elemente in überschaubare Teile, sodass das Memo alle Aspekte der anstehenden Meetings anspricht.
6. Nahtlose Integration anderer Apps mit ClickUp
verbinden Sie über 1.000 Apps zur Synchronisierung von Meeting-bezogenen Aufgaben und Updates mit ClickUp Die ClickUp-Integration können Sie Verbindungen zu über 1.000 Apps herstellen, darunter Google Kalender, Slack und HubSpot. Diese Integrationen stellen sicher, dass alle Aufgaben und Aktualisierungen im Zusammenhang mit Meetings automatisch über Ihre Plattformen synchronisiert werden.
Durch die Verknüpfung dieser Anwendungen sorgt ClickUp dafür, dass alle auf der gleichen Seite stehen, wodurch das Risiko einer Fehlkommunikation verringert und die allgemeine Ausrichtung der Aufgaben verbessert wird.
ClickUp Vorlagen für Meeting-Memos
ClickUp bietet ein Array von Vorlagen, die speziell für die Erstellung strukturierter und effizienter Meeting-Memos zugeschnitten sind. Diese Vorlagen sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu erhöhen, so dass alle notwendigen Details systematisch erfasst werden können. Schauen wir uns zwei der bekanntesten dieser Vorlagen an:
1. ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle
Obwohl die Vorlage in erster Linie für Meeting-Protokolle konzipiert wurde, ist die ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle ist nützlich für die Gestaltung von Memos, da sie hilft, die wichtigsten Details des bevorstehenden Meetings zu erfassen. Es ermöglicht Ihnen, Teilnehmer, Diskussionspunkte, Entscheidungen und Elemente zu erfassen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
Diese vorlage für Meeting-Notizen hilft außerdem dabei, die Verantwortlichkeit zu wahren, die Nachverfolgung zu verbessern und eine historische Aufzeichnung der Schwerpunkte eines Meetings zu erstellen, um Wachstum und Entscheidungen im Laufe der Zeit zu verfolgen. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Organisieren und taggen Sie die Teilnehmer eines Meetings zur besseren Übersicht
- Strukturierte Notizen zu jedem Element der Tagesordnung machen
- Aktions-Elemente direkt aus den Meetings heraus verwalten und zuweisen
- Nachverfolgung und Messung der Effektivität von Meetings
Weiterlesen: Entdecken Sie maßgeschneiderte Vorlagen zur Verbesserung Ihrer persönlichen Meetings durch ClickUp's Leitfaden für Vorlagen für One-on-One Meetings .
2. ClickUp Memo Vorlage
ClickUp's Memo-Vorlage wurde für Memos entwickelt, mit denen Sie klare und wirkungsvolle interne Kommunikationselemente erstellen können. Sie können wichtige Updates und Informationen freigeben und Feedback innerhalb von Teams oder der gesamten Organisation einholen.
Die memo-Vorlage sorgt dafür, dass alle Memos ein einheitliches Format haben und Ihre Kommunikation professionell und leicht lesbar ist. Sie eignet sich perfekt für Manager und Teamleiter, die ihre Kommunikation straffen und die betriebliche Effizienz verbessern möchten. Diese Vorlage hilft Ihnen:
- Schreiben Sie ein klares und präzises Memo, um Ihr Team zu informieren oder auf den neuesten Stand zu bringen
- Effizientes Freigeben wichtiger Informationen für die Beteiligten
- Feedback zu sammeln und zu integrieren, um kollaborative Überarbeitungen zu fördern
- Eine einheitliche Formatierung für die gesamte interne Kommunikation zu gewährleisten
Andere ClickUp-Vorlagen
- ClickUp Vorlage für Meeting-Notizen : Diese Vorlage ist ideal für die Dokumentation von informellen Sitzungen oder Brainstormings. Mit Hilfe von Meeting-Notizen werden Ideen und Dialoge aufgezeichnet, um sie leicht nachschlagen und umsetzen zu können
- ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle (MOM) : Diese Vorlage eignet sich perfekt für formelle Sitzungen und hilft bei der Aufzeichnung detaillierter Protokolle, einschließlich Entscheidungen und Maßnahmen, um Verantwortlichkeit und klare Kommunikation zu gewährleisten
Weiterlesen: Weitere Vorlagen für strukturierte Meeting-Agenden finden Sie hier 10 kostenlose Google Docs Vorlagen für Meeting-Agenden .
Best Practices für das Schreiben eines Meeting Memos
Befolgen Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Memos praktisch und effizient sind:
1. **Achten Sie auf ein einheitliches Format und einen einheitlichen Stil
Verwenden Sie für alle Ihre Memos ein einheitliches Format. Dies erleichtert es den Lesern, die benötigten Informationen schnell zu finden.
Wählen Sie einen Stil, der alle wesentlichen Angaben enthält, und behalten Sie ihn bei jedem Memo bei, das Sie erstellen. Diese Einheitlichkeit erhöht die Lesbarkeit und vermittelt ein professionelles Bild.
2. **Verwenden Sie Aufzählungspunkte für mehr Klarheit
Aufzählungspunkte eignen sich hervorragend, um komplexe Informationen in verdauliche Teile zu zerlegen. Verwenden Sie sie für die Liste der Tagesordnung, der Elemente und der kritischen Entscheidungen. Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Abschnitte Ihres Memos voneinander abgrenzen, so dass die Leser die wichtigsten Punkte schnell erfassen können.
3. Hervorhebung wichtiger Informationen
Heben Sie wichtige Informationen wie Fristen, neu zugewiesene Aufgaben oder wichtige Entscheidungen hervor. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile, um die kognitive Belastung zu verringern und den Text einfach zu halten. **Verwenden Sie fetten oder kursiven Text, um die Aufmerksamkeit auf diese Details zu lenken. Durch die Hervorhebung dieser Elemente wird sichergestellt, dass sie hervorstechen, wodurch die Gefahr verringert wird, dass wichtige Informationen übersehen werden.
4. Gewährleisten Sie Genauigkeit und Vollständigkeit
Überprüfen Sie Ihr Memo auf Richtigkeit und Vollständigkeit, bevor Sie es verschicken. Vergewissern Sie sich, dass alle Namen, Daten und Details korrekt sind und alle notwendigen Informationen enthalten sind. Genaue und abgeschlossene Memos dienen als verlässliche Aufzeichnung des Meetings und sind entscheidend für die Nachbereitung und Rechenschaftslegung.
Gängige Fehler, die man vermeiden sollte
Bei der Abfassung von Memos gibt es einige Fallstricke, die ihre Wirksamkeit beeinträchtigen. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:
1. Überfrachten Sie Ihr Memo nicht mit Informationen
Konzentrieren Sie sich in Ihrem Memo auf das Erwartete ergebnisse des Meetings und Entscheidungen ist unerlässlich.
Eine Überfrachtung des Memos mit zu vielen Informationen überfordert die Leser und verdeckt die wichtigsten Punkte. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Details, die für die Ziele des Meetings relevant und für Folgemaßnahmen notwendig sind.
2. Vermeiden Sie vage Beschreibungen
Vage Beschreibungen in einer Meeting-Notiz oder meeting-Protokoll führt zu Verwirrung und Fehlinterpretationen. Seien Sie bei der Niederschrift der Diskussionspunkte und Entscheidungen genau.
Schreiben Sie zum Beispiel statt "Besprechung des Marketingbudgets" lieber "Einigung auf ein Budget von 20.000 $ für die digitale Marketingkampagne im ersten Quartal" Gelöschte, detaillierte Beschreibungen stellen sicher, dass alle Teilnehmer und relevanten Interessengruppen auf derselben Seite stehen.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Details zur Nachbereitung angeben
Ein Meeting-Memo dient in erster Linie dazu, eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung zu liefern. Das Fehlen von Details zur Nachbereitung, z. B. wer für welche Elemente und die Fristen für diese Aufgaben verantwortlich ist, kann zu Problemen mit der Verantwortlichkeit und zu Verzögerungen im Projekt führen.
Geben Sie immer die Folgemaßnahmen, die damit betrauten Personen und die entsprechenden Fristen an, um ein besseres Projektmanagement und die Verantwortlichkeit des Teams zu gewährleisten.
Real-World Beispiele für effektive Meeting Memos
Um zu veranschaulichen, wie nützlich ein Meeting-Memorandum für die Kommunikation und den organisatorischen Erfolg ist, wollen wir uns drei Beispiele aus der Praxis ansehen:
Fallstudie 1: Meeting eines Teams im Unternehmen
Stellen Sie sich vor, Sie gehören zu einem mittelgroßen Softwareentwicklungsunternehmen, das monatliche strategische Meetings abhält, um Fortschritte zu bewerten und künftige Richtungen festzulegen. Der Schlüssel zu diesen Meetings ist ein gut formuliertes, informatives Memo, das die wichtigsten Punkte zusammenfasst und als Referenz dient. Das Memo muss in der Regel Folgendes enthalten:
- Hintergrund des Meetings: Das Meeting findet jeden ersten Montag im Monat statt, um die Abteilungsleiter auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens einzustimmen
- Elemente der Tagesordnung: Aktualisierungen der laufenden Softwareprojekte, Ressourcenzuweisung und Integration neuer Technologien
- Entscheidungen: Genehmigungen für Budgeterhöhungen bei kritischen Aufgaben oder Verschiebungen in der Zeitleiste von Projekten
- Aktionselemente: Zuweisung von Aufgaben, wie z. B. eine Machbarkeitsstudie über neue Software tools, an einen bestimmten Abteilungsleiter
- Nicht zu kurz kommen: Ein wichtiger Schritt ist das Aufzeigen von Änderungen in den Managementstrategien oder die Einführung neuer Unternehmensrichtlinien
Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle strategischen Entscheidungen und Richtlinien dokumentiert und weiterverfolgt werden, was zu einer unternehmensweiten Ausrichtung und zu Maßnahmen führt.
Fallstudie 2: Meeting zur Aktualisierung des Projekts
Stellen Sie sich ein Baumanagementunternehmen vor, das mehrere Bauprojekte betreut. Monatliche Meetings zur Aktualisierung des Projekts sind notwendig, und die Memos dieser Meetings dienen als Kontrollpunkt für den Fortschritt:
- Hintergrund des Meetings: Besprechung laufender Projekte mit Schwerpunkt auf Zeitleisten, Einhaltung des Budgets und der Sicherheitsvorschriften
- Tagesordnungspunkte: Spezifische Aktualisierungen des Projekts, aufgetretene Probleme und Ressourcenbedarf
- Entscheidungen: Von der Leitung beschlossene Verschiebungen der Prioritäten von Projekten oder zusätzliche Ressourcenzuweisungen
- Aktionselemente: Spezifische Aufgaben wie die Durchführung von Sicherheitsaudits oder die Einreichung von Genehmigungsanträgen zu bestimmten Terminen
- Verpassen Sie nichts: Erwähnen Sie Schlüsselentscheidungen über Projektanpassungen oder bevorstehende kritische Meilensteine, die mehrere Abteilungen betreffen könnten
Dieses Memo Format hält das Team auf dem Laufenden und stellt sicher, dass wichtige Informationen weitergegeben werden und daraufhin gehandelt wird.
Fallstudie 3: Meeting mit dem Client
In einem Unternehmen sind Meetings zur Kundenberatung erforderlich, um Kampagnenstrategien und Ergebnisse abzustimmen. Ein gut strukturiertes Memo für diese Meetings trägt dazu bei, Klarheit und Schwung zu bewahren:
- Hintergrund des Meetings: Monatliche oder vierteljährliche Besprechungen mit dem Client, um den Fortschritt der Kampagne zu diskutieren und die Strategien bei Bedarf anzupassen
- Tagesordnungspunkte: Überprüfung der Metriken für die Kampagnenleistung, Diskussion über das Feedback des Kunden und Erkundung neuer Marketingkanäle
- Entscheidungen: Anpassungen der Kampagnentaktik oder des Budgets nach Absprache mit dem Client
- Aktionselemente: Aufgaben wie die Aktualisierung der Kampagnenmotive oder die Erstellung eines detaillierten Berichts über das Engagement der Verbraucher
- Verpassen Sie nichts: Wichtige Rückmeldungen des Kunden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern oder künftige Kampagnen beeinflussen könnten
Indem Sie diese Punkte in einem Memo dokumentieren, stimmen Ihr Team und Ihr Client die Erwartungen und nächsten Schritte aufeinander ab. Dies trägt dazu bei, erfolgreiche Kampagnen durchzuführen und enge Beziehungen zum Client zu pflegen.
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Effektive Meeting-Memos können die Kommunikation im Team erheblich verbessern und sicherstellen, dass alle Mitglieder die Prioritäten und Elemente der Aktion verstehen. ClickUp ist besonders nützlich für die Erstellung und Organisation dieser Notizen, dank seiner benutzerfreundlichen Vorlagen und Tools, die den Prozess rationalisieren und die Notizen zugänglich machen.
ClickUp stellt sicher, dass der Zweck und die Ergebnisse eines jeden Meetings dokumentiert, umsetzbar und für alle Teilnehmer zugänglich sind.
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