Seien Sie vorbereitet – das ist das Motto der Pfadfinder, einer internationalen sozialen Jugendbewegung, die Anfang des 20. Jahrhunderts gegründet wurde. Und das aus gutem Grund. Um nützlich und hilfreich zu sein, müssen Sie auf potenzielle Risiken und Gefahren vorbereitet sein.
Dies gilt auch für das Geschäft, weshalb der Bereich Risikomanagement stetig wächst. Ob es sich um einen Distributed-Denial-of-Service-Angriff (DDoS) auf Ihre Server, einen politischen Konflikt, der Ihre Lieferkette beeinträchtigt, eine Naturkatastrophe, die Ihr Eigentum zerstört, oder ein Start-up handelt, das ein Konkurrenzprodukt auf den Markt bringt – jedes Geschäft ist einer Vielzahl von Risiken ausgesetzt.
In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit einem frühen und entscheidenden Teil Ihrer Risikomanagementstrategie: der Risikobewertung. Wir zeigen Ihnen, warum Sie Risikobewertungen benötigen, wie Sie diese durchführen können und welche tools Ihnen dabei helfen, die Risikobewertungen zu erledigen.
Risikobewertung verstehen
Beginnen wir mit den Grundlagen: Was ist eine Risikobewertung?
Risikobewertung ist die strategische und regelmäßige Untersuchung zur Identifizierung potenzieller Gefahren für ein Geschäft.
Eine gute Risikobewertung befasst sich mit folgenden Aspekten:
Art: In diesem Teil des Risikobewertungsberichts wird das Risiko definiert. Sie könnten ein Risiko beispielsweise wie folgt definieren: „Die Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung [DSGVO] führt zu Strafen, wenn das Produkt in der EU-Region auf den Markt gebracht wird. “
Gründe: Dies ist etwas komplexer. Die Nichteinhaltung der DSGVO kann das Ergebnis sein, dass keine Zeit investiert oder ihr keine Priorität eingeräumt wurde. Wenn Sie jedoch ein Risiko wie eine Naturkatastrophe in Betracht ziehen, gibt es viele Gründe, die oft außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Verwenden Sie diesen Teil daher mit Bedacht.
Wahrscheinlichkeit: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt und unerwünschte Ereignisse eintreten? Wenn Sie die DSGVO nicht einhalten, sind Sie keinen Risiken ausgesetzt, bis Sie mit einer „betroffenen Person” in der EU interagieren, bei der es sich um eine Person, ein Unternehmen oder sogar einen Besucher handeln kann. Das bedeutet, dass Sie das Risiko einer Nichteinhaltung eingehen, wenn Ihr in den USA ansässiger Kunde Ihr Produkt auf einer Reise nach Frankreich nutzt.
Mögliche Auswirkungen: In diesem Teil der Studie messen Sie, was es für Sie bedeuten würde, wenn Sie dieses Risiko eingehen würden. Beispielsweise kann die Nichteinhaltung der DSGVO zu Geldstrafen von bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro führen.
Risiko vs. Gefahr
Die Begriffe „Risiko” und „Gefahr” werden oft synonym verwendet, haben jedoch unterschiedliche Bedeutungen, insbesondere im Zusammenhang mit Sicherheit und Risikomanagement.
Eine Gefahr ist alles, was potenziell Schaden, Verletzungen oder Schäden verursachen kann. Dazu gehören physische Objekte, Substanzen oder Bedingungen, die die Gesundheit und Sicherheit gefährden. Gefahren lassen sich nicht messen.
Risiko bezieht sich auf die Wahrscheinlichkeit, dass eine Gefahr tatsächlich Schaden oder nachteilige Auswirkungen verursacht. Es umfasst sowohl das Vorkommen als auch die Schwere eines potenziellen Schadens. Risiken können je nach Wahrscheinlichkeit und Schwere als hoch, mittel oder gering quantifiziert werden.
Lassen Sie uns den Unterschied zwischen den beiden anhand einiger Beispiele verdeutlichen. Bei der Durchführung einer Umweltrisikobewertung können Sie auf die folgenden Gefahren stoßen.
- Naturgefahren wie Erdbeben, Überschwemmungen, Hurrikane, Erdrutsche
- Biologische Gefahren, darunter invasive Arten, Epidemien und Pandemien, giftige Algenblüten
- Chemische Gefahren wie Ölverschmutzungen, Schwermetallverschmutzungen, Pestizide
Die entsprechenden Risiken sind:
- Risiken für Eigentum und Leben
- Risiken für das Ökosystem, die zum Verlust der biologischen Vielfalt führen
- Risiken für die Lebensmittelsicherheit, Gesundheit und Wirtschaft durch Dürren, verschmutzte Städte und zunehmende Umweltbelastungen
Am Arbeitsplatz sind häufig folgende Gefahren zu beobachten:
- Sicherheitsrisiken wie nasse Böden, freiliegende Kabel oder ungeschützte Maschinen
- Gefahren an der Arbeitsstelle, wie Lärm, Licht und Temperatur
- Ergonomische Gefahren wie schlechte Arbeitsplätze
Entsprechende Risiken könnten sein:
- Verletzung
- Krankheit
- Eine schlechte Mitarbeitererfahrung
- Fluktuation
- Reputationsverlust für das Geschäft
Die oben genannten Beispiele zeigen, dass es verschiedene Arten von Risiken gibt. Lassen Sie uns zunächst die häufigsten Risiken betrachten.
Arten von Risikobewertungen
Sie können Risikobewertungen in mehreren Dimensionen durchführen. Beispielsweise können Sie je nach Art der Gefahren Bewertungen für Umweltrisiken, Technologierisiken, Finanzrisiken, Compliance-Risiken usw. durchführen. Sie können auch allgemeine oder spezifische Bewertungen durchführen, z. B. können Sie Gesundheits- und Sicherheitsrisiken unternehmensweit oder an bestimmten Standorten bewerten.
In diesen Bereichen gibt es einige gängige Arten der Risikobewertung, darunter:
Quantitative Risikobewertung: Messung von Risiken und potenziellen Auswirkungen anhand numerischer Daten.
Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Sie ein Risiko von 30 % für eine Datenverletzung haben, die wahrscheinlich einen Verlust von 1 Million Dollar verursachen würde.
Qualitative Risikobewertung: Verwendung subjektiver Urteile und Beobachtungen, um Risiken anhand ihrer Schwere und Wahrscheinlichkeit in die Kategorien „gering“, „mittel“ oder „hoch“ einzustufen.
Beispielsweise könnte ein Rechenzentrum aufgrund seines Speicherorts in einer Erdbebenzone ein „hohes Risiko” darstellen.
Standortspezifische Risikobewertung: Bewertung der Bedingungen eines bestimmten Standorts, z. B. einer Baustelle oder einer Ölplattform. Dabei kann es sich auch um virtuelle Standorte wie ein Rechenzentrum oder Ihre Cloud-Infrastruktur handeln.
Assetbasierte Risikobewertung: Identifizierung von Risiken im Zusammenhang mit bestimmten Vermögenswerten wie IT-Systemen, Geräten, Fahrzeugen usw. Einige Geschäftsbereiche beziehen auch Personen in ihre assetbasierten Risikobewertungen ein.
Schwachstellenbasierte Risikobewertung: Identifizierung von Schwachstellen in Systemen und Umgebungen. Diese Bewertung ist nach innen gerichtet. Als Beispiel sind in der Technologiewelt beispielsweise Schwachstellenanalysen und Penetrationstests [VAPT] gängige Praxis.
Bedrohungsbasierte Risikobewertung: Bewertung von Risiken durch Untersuchung der Bedingungen, die zu ihnen führen. Dies ist eine nach außen gerichtete Betrachtung. Beispielsweise könnte ein Finanzinstitut Risiken im Zusammenhang mit Betrug bewerten.
Dynamische Risikobewertung: Laufende Bewertungen in Echtzeit, die auf unmittelbare oder sich ändernde Situationen reagieren.
Beispielsweise führen Rettungskräfte während eines Brandes eine dynamische Risikobewertung durch, um das Potenzial für einen Einsturz des Gebäudes zu ermitteln.
Dies sind zwar die gängigsten Arten, sie schließen sich jedoch nicht gegenseitig aus. Sie können beispielsweise eine vermögensspezifische quantitative Bewertung oder dynamische, bedrohungsbasierte Bewertungen usw. durchführen. Welche Sie verwenden, hängt davon ab, wann Sie die Bewertung durchführen.
Zeitleisten für die Risikobewertung
Es gibt zwei Zeitpunkte, zu denen Unternehmen in der Regel Bewertungen durchführen: in regelmäßigen Abständen oder aufgrund von Auslösern.
Regelmäßige Intervalle
Eine Identifizierung finanzieller Risiken wird in der Regel jährlich durchgeführt. Eine Bewertung der Sicherheit der Informationen kann vierteljährlich erfolgen. Je nach Geschäft und Art der Bewertung legen die Organisationen den Zeitplan fest.
Auslöser
Manchmal sind neu auftretende Gefahren, Risiken oder Geschäftssituationen Auslöser für eine Bewertung. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- Bevor Sie eine Bewertung des Projekts durchführen, ein Produkt auf den Markt bringen oder einen neuen Geschäftsbereich eröffnen
- Vor Änderungen an Ausrüstung, Material, Software oder Führung
- Nach einem schwerwiegenden Incident, der eine Schwachstelle aufgedeckt hat
- Als Reaktion auf regulatorische oder gesetzliche Änderungen
Auf dieser Grundlage wollen wir nun untersuchen, wie eine Risikobewertung durchgeführt wird.
Wichtige Schritte bei der Durchführung einer Risikobewertung
Risikobewertungen sind einer der wichtigsten Aspekte jeder Geschäftstätigkeit. Sie helfen, negative Ergebnisse zu vermeiden. Eine gute Risikobewertung kann Geld, den Ruf und sogar Menschenleben retten.
Daher ist es wichtig, gründliche und effektive Risikobewertungen durchzuführen. Hier finden Sie eine Einführung dazu.
1. Richten Sie das Setup für Ihre Risikobewertung ein
Bevor Sie tatsächlich etwas bewerten, erstellen Sie Ihr Projektmanagement-Framework für die Risikobewertung.
Umfang definieren
Welche Funktionen, Standorte, Vermögenswerte und Prozesse werden Sie bewerten? Was sind die Ziele Ihrer Bewertung? Müssen Sie Projektkostenrisiken untersuchen? Was möchten Sie identifizieren/erfahren?
Anforderungen identifizieren
Wie viel Zeit, Personal, Budget und Ressourcen benötigen Sie für die Risikobewertung? Wenn Sie beispielsweise eine Risikobewertung für betrügerische Kreditanträge durchführen, benötigen Sie möglicherweise Datenwissenschaftler, über die Ihr Unternehmen noch nicht verfügt. Legen Sie diese Anforderungen klar fest.
Stakeholder anmelden
Wer wird in welchem Umfang beteiligt sein? Weisen Sie den Mitarbeitern Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Idealerweise benötigen Sie einen Risikomanager, einen Leiter des Bewertungsteams, Fachexperten und einen Geschäftspartner.
Studieren Sie die Regeln und Vorschriften
In welchem regulatorischen Rahmen müssen Sie arbeiten? Gibt es bestimmte Regeln, die Sie befolgen müssen? Muss der Bericht auf eine bestimmte Weise erstellt und der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden?
Richten Sie Ihre tools ein
Ein gründlicher Prozess erfordert eine Reihe von Meilenstein-Checklisten, Vorlagen für die Risikobewertung usw. Eine gute Governance-, Risiko- und Compliance -Software, d. h. GRC-Software, kann den Bewertungsprozess erheblich vereinfachen und gleichzeitig die Genauigkeit und Effektivität der Ergebnisse verbessern.
Entscheiden Sie sich für ein Projektmanagement-Tool zur Risikobewertung wie ClickUp, das Sie auf diesem Weg unterstützt.
2. Gefahren identifizieren
Sobald Sie alles eingerichtet haben, ist es an der Zeit, den ersten Aspekt Ihres Risikos zu bewerten, nämlich die Gefahr. Je nach Art der Risikobewertung können Sie auf verschiedene Gefahren stoßen.
Als Beispiel könnten Sie Umweltrisikobewertungen durchführen und biologische Gefahren und Naturkatastrophen berücksichtigen. Als Beispiel könnten Sie das Risiko der Mitarbeiterfluktuation bewerten und Gesundheits- und Sicherheitsrisiken wie Arbeitsunfälle, Streiks oder psychosoziale Gefahren wie Mobbing/Stress usw. untersuchen.
Zur Gefahrenerkennung können Sie Daten aus folgenden Quellen sammeln:
Beobachtung
Führen Sie Begehungen des zu bewertenden Standorts/Vermögenswerts/Prozesses durch. Beobachten Sie sorgfältig jeden Aspekt und wie er mit anderen interagiert.
Unterhaltung
Sprechen Sie mit dem Team, das vor Ort arbeitet. Verstehen Sie deren Bedenken und was sie als Risiken ansehen. [Sie stimmen vielleicht nicht mit ihnen überein, aber es ist immer gut, zuzuhören].
Historische Berichte
Überprüfen Sie Berichte über Incidents, Beschwerden, Analysen, Empfehlungen usw. aus der Vergangenheit. Studieren Sie die Verlaufsdaten zu Unfällen oder Incidents, um die Gefahren zu identifizieren, die zu ihnen geführt haben.
Benchmarks
Konsultieren Sie Sicherheitsdatenblätter und Gerätehandbücher, um Details zu potenziellen Risiken zu sammeln.
Die einfachste Möglichkeit, alles zu notieren, was Sie in dieser Phase Ihrer Bewertung feststellen, ist die Verwendung eines Tools wie ClickUp Docs. Dank der Zusammenarbeit in Echtzeit können große Teams alle ihre Notizen an einem Ort zusammenfassen, um sie später zu überprüfen und zu analysieren.
Sie können auch eine der verfügbaren Vorlagen für das Risikoregister verwenden, um diesen Prozess zu optimieren.
3. Bewerten Sie die Risiken
Nicht jede Gefahr ist auch ein Risiko. Sie arbeiten vielleicht mit giftigen Chemikalien, aber mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen besteht möglicherweise kein Unfallrisiko. Der nächste Schritt ist also die Risikobewertung – herauszufinden, ob von den von Ihnen identifizierten Gefahren ein Risiko ausgeht.
Die ClickUp-Vorlage „Risikobewertung“ ist dafür ideal geeignet. Diese Vorlage ist für Anfänger geeignet und ermöglicht es Ihnen, Risiken methodisch zu identifizieren und zu bewerten. In Zusammenarbeit mit einem Remote-Team können Sie diese ClickUp-Whiteboard-Vorlage auch für Brainstorming und Ideenfindung zu Ihren Risiken nutzen.
4. Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen messen
Ein wichtiger Teil des Bewertungsprozesses besteht darin, die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der identifizierten Risiken zu bewerten.
- Wahrscheinlichkeit: Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos [hoch, mittel, gering]
- Auswirkungen: Wo, wer und was wird von dem Risiko betroffen sein?
Dies ist auch der Schritt, an dem die meisten Unternehmen scheitern. Professoren und Risikoexperten schreiben, dass „wir dazu neigen, die Genauigkeit unserer Prognosen und Risikobewertungen zu überschätzen und den Bereich der möglichen Ergebnisse viel zu eng zu bewerten“.
Um diese Falle zu vermeiden:
- Lieber auf Nummer sicher gehen: Wenn es um Risiken geht, ist es besser, sich zu viele Gedanken zu machen als zu wenige.
- Seien Sie umfassend: Analysieren Sie das Risiko, um zu verstehen, wie verschiedene Gruppen davon betroffen sein werden und wie
- Überraschungen vorbeugen: Im Risikomanagement gibt es keine angenehmen Überraschungen. Halten Sie stets Ausschau danach, wo und wann Überraschungen auftreten könnten.
Als Beispiel nehmen wir einen defekten Kühlschrank in Ihrem Einzelhandelsgeschäft. Denken Sie über die Auswirkungen auf Produktverluste oder Reparaturkosten hinaus. Bedenken Sie, dass Kunden, die in diesem Kühlschrank gelagerte Produkte kaufen, krank werden könnten.
Ein Framework wie die ClickUp-Risikoregister-Vorlage hilft Ihnen dabei, all diese Informationen effektiv zu organisieren.
Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Risiken, ihre Wahrscheinlichkeit für das Vorkommen, Pläne zur Risikominderung und Kontrollmaßnahmen an einem Ort dokumentieren. Sie können auch den Status verfolgen, Eigentümerschaft zuweisen und Daten für spätere Überprüfungen konsolidieren.
5. Dokumentieren Sie aktuelle Prozesse
Sofern es sich nicht um ein neu auftretendes Risiko handelt, gibt es für die meisten Risiken bereits einen entsprechenden Reaktionsmechanismus. Dokumentieren Sie diese gründlich, damit sie bei jeder nachfolgenden Bewertung optimiert werden können.
Beziehen Sie Folgendes mit ein.
- Eigentümerschaft: Legen Sie fest, wer für das Risiko und die Reaktion darauf verantwortlich ist.
- Prozess: Skizzieren Sie den Workflow nach der Identifizierung des Risikos, einschließlich Maßnahmen, Ressourcen, Fristen, Meilensteinen, KPIs und anderen Verantwortlichkeiten.
- Abhängigkeiten: Welche Wechselwirkungen bestehen zwischen Aufgaben oder Teams?
- Kontrolle: Wie sieht der aktuelle Plan zur Risikominderung oder Notfallplanung aus?
6. Planen Sie die nächste Bewertung
Ihr Arbeitsplatz ist dynamisch. Ihr Risikobewertungsprozess und Ihre Dokumentation müssen dies widerspiegeln.
Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein
Führen Sie diese je nach Art der Organisation halbjährlich, jährlich oder sogar noch häufiger durch. Wenn Sie in einem sich schnell entwickelnden Umfeld wie der Cybersicherheit arbeiten, sollten Sie sogar eine kontinuierliche Automatisierung der Risikobewertung und Warnmeldungen in Betracht ziehen.
Bonus-Lektüre 📖: Eine Einführung in das Rahmenwerk für das Cybersicherheits-Risikomanagement
Mitarbeiter einbinden
Diejenigen, die am nächsten an der Basis sind, verstehen die Risiken am besten. Sprechen Sie regelmäßig mit ihnen und sammeln Sie Erkenntnisse und Feedback. Im Projektmanagement kann dies besonders wichtig sein, da Fachexperten und Risikomanager möglicherweise nicht alle Feinheiten der täglichen Aktivitäten erkennen.
Verwenden Sie die Vorlage für die Risikoanalyse im Projektmanagement von ClickUp, um die Ergebnisse des Ausführungsteams zu dokumentieren.
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Risiken, die sich aus externen Gefahren ergeben, entwickeln sich ständig weiter. Cybersicherheitsbedrohungen werden immer raffinierter. Als Reaktion darauf entwickeln sich auch die Gesetze weiter. Bleiben Sie diesen Entwicklungen einen Schritt voraus, indem Sie proaktiv nach Informationen suchen.
Ein gut etablierter Risikobewertungsprozess hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, einen Plan für alle potenziellen Unwägbarkeiten zu erstellen, einschließlich Black-Swan-Ereignissen. Unabhängig vom Bereich, in dem sich die Auswirkungen zeigen, kann eine robuste Risikomanagement-Software hilfreich sein.
Tools zur Implementierung von Risikobewertungsprozessen
Die Risikobewertung ist eine forschungsbasierte Aktivität. Das Team, das die Risikobewertung durchführt, benötigt in der Regel Folgendes.
- Dokumentation: Die Möglichkeit, Notizen zu Beobachtungen, Lücken und anderen wichtigen Punkten zu machen.
- Vorlagen: Frameworks, Checklisten und Vorlagen für die Risikobewertung, wie z. B. eine Risikomatrix zur Analyse der Ergebnisse.
- Visuelle Tools: Features für Brainstorming oder die Zusammenarbeit mit Remote-Teams, um zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen.
- Freigabe und Aufzeichnung: Möglichkeit, den Bewertungsbericht mit allen relevanten Stakeholdern unter Einhaltung angemessener Zugriffskontrollen zu freigeben.
Die meisten Teams verwenden heute mehrere Tools, um dies zu erreichen. Sie nutzen möglicherweise Google Docs für Notizen, Tabellenkalkulationen für Checklisten, PDFs zum Freigeben usw. Dies ist zwar weit verbreitet, aber auch ineffizient.
Ein All-in-One-Tool wie ClickUp kann für Risikobewertungsteams eine entscheidende Veränderung bewirken. Mit ClickUp können Sie Ihre Bewertung durchführen, Ergebnisse dokumentieren, Analysen durchführen und Ihre Berichte sicher an einem Ort freigeben.
Ziehen Sie die ClickUp-Vorlage „Risikoanalyse-Whiteboard” in Betracht. Fügen Sie hier Ihre Risiken hinzu und kategorisieren Sie sie anhand ihrer Wahrscheinlichkeit und Schwere. Fügen Sie Haftnotizen mit allen relevanten Informationen hinzu.
Verlinken Sie Dokumente, Bilder und andere Dateien direkt aus der Whiteboard-Vorlage. Von dort aus können Sie Verantwortlichkeiten zuweisen und Aufgaben einrichten, um Ihre Risikominderungsstrategie umzusetzen.
Minimieren Sie Ihre Risiken mit ClickUp
Wenn Risiken unvermeidbar sind, besteht die einzig mögliche Lösung darin, vorbereitet zu sein. Risikobewertungen helfen genau dabei.
Sie helfen Ihnen dabei, die Möglichkeit von Fehlern zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Sie keine Gefahren übersehen. Sie beleuchten alle Möglichkeiten, von Karpaltunnelsyndrom und Rückenschmerzen bis hin zu Strahlung und Ölverschmutzungen.
Risikobewertungen stellen sicher, dass Sie Prioritäten setzen und eine sicherere Arbeitsumgebung für sich und Ihre Mitarbeiter schaffen. Sie bieten Ihnen auch die Möglichkeit, datengestützte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen, Budgets und Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.
Machen Sie bei einer so wichtigen Aufgabe wie der Risikobewertung keine Abstriche. Entscheiden Sie sich für ein robustes, umfassendes und kollaboratives tool wie ClickUp, um regelmäßige Audits durchzuführen, interne Prozesse zu verbessern, Ihren Risikomanagement-Plan zu erstellen und Ihre Widerstandsfähigkeit zu stärken.
Mit ClickUp ist es ganz einfach, Ihre Risikobewertungen aktuell und relevant zu halten. Ehrenwort!
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