Wie man eine Risikobewertung durchführt: Tools & Techniken

Sei bereit - das ist das Motto der Pfadfinder, einer internationalen sozialen Jugendbewegung, die Anfang 1900 gegründet wurde. Und das aus gutem Grund. Um nützlich und hilfreich zu sein, muss man auf mögliche Risiken und Bedrohungen vorbereitet sein.

Das gilt auch im Business, weshalb das Feld der risikomanagement stetig wächst . Ob ein Distributed-Denial-of-Service-Angriff auf Ihre Server, ein politischer Konflikt, der Ihre Lieferkette beeinträchtigt, eine Naturkatastrophe, die Ihr Eigentum zerstört, oder ein Startup, das ein konkurrenzfähiges Produkt auf den Markt bringt - jedes Geschäft ist unzähligen Risiken ausgesetzt.

In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit einem frühen und entscheidenden Teil Ihrer Risikomanagementstrategie: Die Risikobewertung. Wir zeigen Ihnen, warum Sie Risikobewertungen benötigen, wie Sie sie durchführen können und welche Tools Ihnen dabei helfen, die Aufgabe zu erledigen.

Risikobewertung verstehen

Beginnen wir mit den Grundlagen: Was ist eine Risikobewertung?

Die Risikobewertung ist eine strategische und periodische Untersuchung zur Ermittlung potenzieller Gefahren für ein Geschäft.

Eine gute Risikobewertung befasst sich mit:

Natur: In diesem Teil des Risikobewertungsberichts wird das Risiko definiert. Ein Beispiel: "Die Nichteinhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird bei der Markteinführung des Produkts in der EU Strafen nach sich ziehen."

Gründe: Dies ist ein wenig komplexer. Die Nichteinhaltung der GDPR kann ein Ergebnis davon sein, dass man keine Zeit investiert oder ihr keine Priorität einräumt. Wenn Sie jedoch ein Risiko wie eine Naturkatastrophe in Betracht ziehen, sind die Gründe vielfältig und liegen oft außerhalb Ihrer Kontrolle. Verwenden Sie diesen Teil also mit Bedacht.

Wahrscheinlichkeit: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Risiko verwirklicht und unerwünschte Ereignisse eintreten? Wenn Sie die GDPR nicht einhalten, sind Sie erst dann Risiken ausgesetzt, wenn Sie mit einer "betroffenen Person" in der EU interagieren, bei der es sich um eine Person, ein Unternehmen oder sogar einen Besucher handeln kann. Das heißt, wenn Ihr in den USA ansässiger Kunde Ihr Produkt verwendet, während er nach Frankreich reist, laufen Sie Gefahr, die Vorschriften nicht einzuhalten.

Potenzielle Auswirkungen: In diesem Teil der Studie messen Sie, was es für Sie bedeuten würde, wenn Sie das Risiko eingehen. Zum Beispiel kann die Nichteinhaltung der GDPR Folgendes nach sich ziehen geldstrafen von bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro .

Risiko vs. Gefahr

Die Begriffe Risiko und Gefahr werden oft synonym verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen, insbesondere im Zusammenhang mit Sicherheit und Risikomanagement.

Eine Gefahr ist alles, was einen Schaden, eine Verletzung oder eine Beschädigung verursachen kann. Dazu gehören physische Objekte, Stoffe oder Bedingungen, die Gesundheit und Sicherheit gefährden. Gefährdungen kann man nicht messen.

Das Risiko bezieht sich auf die Wahrscheinlichkeit, dass eine Gefahr tatsächlich einen Schaden oder nachteilige Auswirkungen verursacht. Es umfasst sowohl das Vorkommen als auch den Schweregrad eines möglichen Schadens. Risiken können auf der Grundlage von Wahrscheinlichkeit und Schweregrad als hoch, mittel oder gering eingestuft werden.

Lassen Sie uns den Unterschied zwischen beiden anhand einiger Beispiele erläutern. Bei der Durchführung einer Umweltrisikobewertung könnten Sie auf die folgenden Gefahren stoßen.

• Naturgefahren wie Erdbeben, Überschwemmungen, Wirbelstürme, Erdrutsche
• Biologische Gefahren, einschließlich invasiver Arten, Epidemien und Pandemien, toxische Algenblüten
• Chemische Gefahren wie Ölverschmutzung, Schwermetallverschmutzung, Pestizide

Die entsprechenden Risiken werden sein:

• Risiken für Eigentum und Leben
• Risiken für das Ökosystem, die zum Verlust der Artenvielfalt führen
• Risiken für die Ernährungssicherheit, die Gesundheit und die wirtschaftlichen Auswirkungen von Dürren, verschmutzten Städten und erhöhtem Umweltstress

An einem Arbeitsplatz treten häufig folgende Gefahren auf:

• Sicherheitsrisiken wie nasse Böden, freiliegende Kabel oder unbewachte Maschinen
• Gefährdungen durch die Bedingungen am Arbeitsplatz, z. B. durch Lärm, Licht und Temperatur
• Ergonomische Gefährdungen wie schlechte Arbeitsplätze

Entsprechende Risiken könnten sein:

• Verletzung
• Krankheit
• Schlechte Erfahrungen der Mitarbeiter
• Fluktuation
• Verlust des Ansehens des Geschäfts

Die obigen Beispiele zeigen, dass es verschiedene Arten von Risiken gibt. Lassen Sie uns zunächst die häufigsten verstehen.

Arten von Risikobewertungen

Sie können Risikobewertungen in mehreren Dimensionen durchführen. Beispielsweise können Sie auf der Grundlage der Gefahrenarten Bewertungen für Umweltrisiken, technologische Risiken, finanzielle Risiken, Compliance-Risiken usw. durchführen. Sie können auch generische oder spezifische Beurteilungen durchführen - zum Beispiel können Sie Gesundheits- und Sicherheitsrisiken organisationsweit oder an bestimmten Speicherorten beurteilen.

Über diese Dimensionen hinweg gibt es einige allgemeine Arten von Risikobewertungen, wie z. B.:

Quantitative Risikobewertung: Messung von Risiken und potenziellen Auswirkungen anhand numerischer Daten.

Zum Beispiel könnten Sie feststellen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Datenpanne bei 30 % liegt, was wahrscheinlich einen Verlust von 1 Mio. USD verursacht.

Qualitative Risikobewertung: Subjektive Beurteilung und Beobachtungen zur Einstufung von Risiken auf einer Skala von geringem, mittlerem oder hohem Schweregrad und Wahrscheinlichkeitsgrad.

Ein Beispiel: Ein Rechenzentrum könnte aufgrund seines Speicherorts in einem Erdbebengebiet als "hohes Risiko" eingestuft werden.

Standortbezogene Risikobewertung: Bewertung der Bedingungen eines bestimmten Speicherorts, z. B. einer Baustelle oder einer Ölplattform. Es kann sich auch um virtuelle Standorte wie ein Rechenzentrum oder Ihre Cloud-Infrastruktur handeln.

Anlagenbezogene Risikobewertung: Ermittlung von Risiken im Zusammenhang mit bestimmten Vermögenswerten wie IT-Systemen, Geräten, Fahrzeugen usw. Einige Geschäfte im Dienstleistungsbereich beziehen auch Menschen in ihre anlagenbezogenen Risikobewertungen ein.

Schwachstellenbasierte Risikobewertung: Identifizierung von Schwachstellen in Systemen und Umgebungen. Diese Bewertung ist nach innen gerichtet. Zum Beispiel sind in der Welt der Technik Schwachstellenbewertungen und Penetrationstests [VAPT] gängige Praxis.

Bedrohungsbasierte Risikobewertung: Bewertung von Risiken durch Untersuchung der Bedingungen, die zu ihnen führen. Dies ist eine nach außen gerichtete Vorgehensweise. Ein Beispiel: Ein Finanzinstitut könnte Risiken in Bezug auf Betrug bewerten.

Dynamische Risikobewertung: Laufende Bewertungen in Echtzeit, die auf unmittelbare oder sich ändernde Situationen reagieren.

Instanz, die bei einem Brand eine dynamische Risikobewertung durchführt, um das Risiko eines Gebäudeeinsturzes zu ermitteln.

Dies sind zwar die häufigsten Arten, aber sie schließen sich nicht gegenseitig aus. Sie können zum Beispiel eine anlagenspezifische quantitative Bewertung oder eine dynamische, bedrohungsbasierte Bewertung durchführen usw. Welche Sie verwenden, hängt davon ab, wann Sie die Bewertung durchführen.

Zeitleisten für die Risikobewertung

Es gibt zwei Zeitpunkte, zu denen Unternehmen typischerweise Bewertungen durchführen: In regelmäßigen Abständen oder aufgrund von Auslösern.

Regelmäßige Intervalle

Eine finanzielle risikoerkennung wird normalerweise jedes Jahr durchgeführt. Eine Bewertung der Informationssicherheit kann vierteljährlich durchgeführt werden. Je nach Geschäft und Art der Bewertung entscheiden die Unternehmen über den Zeitplan.

Auslöser

Manchmal lösen neu auftretende Gefahren, Risiken oder Geschäftssituationen den Bedarf an einer Bewertung aus. Dies kann der Fall sein:

• Vor der Durchführung einerprojektbewertungvor der Einführung eines Produkts oder der Eröffnung eines neuen Geschäftsbereichs
• Vor Änderungen an Ausrüstung, Material, Software oder Führung
• Nach einem bedeutenden Incident, der eine Schwachstelle aufgedeckt hat
• Als Reaktion auf regulatorische oder gesetzliche Änderungen

Auf dieser Grundlage wollen wir nun untersuchen, wie eine Risikobewertung durchgeführt werden kann.

Schlüssel-Schritte zur Durchführung einer Risikobewertung

Risikobewertungen gehören zu den wichtigsten Aspekten eines jeden Geschäfts. Sie helfen, schlechte Ergebnisse zu verhindern. Eine gute Risikobewertung kann Geld, Ansehen und sogar Menschenleben retten.

Daher ist es wichtig, gründliche und effektive Risikobewertungen durchzuführen. Hier finden Sie eine Anleitung dazu.

1. Setup der Systeme für Ihre Risikobewertung

Bevor Sie etwas bewerten, sollten Sie einen Rahmen für Ihr Projektmanagement zur Risikobewertung schaffen.

Bestimmen Sie den Umfang

Welche Funktionen, Speicherorte, Anlagen und Prozesse werden Sie bewerten? Was sind die Ziele Ihrer Bewertung? Müssen Sie untersuchen projektkostenrisiken ? Was wollen Sie erkennen/lernen?

Anforderungen identifizieren

Welche Zeit, welches Personal, welches Budget und welche Mittel werden Sie für die Risikobewertung benötigen? Wenn Sie zum Beispiel eine Risikobewertung für betrügerische Kreditanträge durchführen, benötigen Sie möglicherweise Datenwissenschaftler, die Ihr Unternehmen noch nicht hat. Legen Sie diese Anforderungen klar dar.

Stakeholder anmelden

Wer wird in welchem Ausmaß beteiligt sein? Weisen Sie den Personen Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Idealerweise benötigen Sie einen Risikomanager, einen Leiter eines Bewertungsteams, Fachexperten und einen Geschäftspartner.

Studieren Sie die Regeln und Vorschriften

In welchem rechtlichen Rahmen müssen Sie Ihre Arbeit erledigen? Gibt es bestimmte Regeln, die Sie befolgen müssen? Muss der Bericht auf eine bestimmte Art und Weise erstellt und der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden?

Einstellung Ihrer tools

Ein gründlicher Prozess erfordert eine Reihe von Checklisten für Meilensteine, vorlagen für die Risikobewertung , etc. Eine gute Governance, Risiko und Compliance, d.h..., GRC-Software, kann den Bewertungsprozess drastisch vereinfachen und gleichzeitig die Genauigkeit und Wirksamkeit der Ergebnisse verbessern.

Wählen Sie ein Projektmanagement tool zur Risikobewertung wie ClickUp um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen.

2. Gefährdungen erkennen

Sobald Sie sich eingerichtet haben, ist es an der Zeit, den ersten Aspekt Ihres Risikos zu bewerten, d. h. die Gefährdung. Je nach Art der Risikobewertung können Sie auf verschiedene Gefährdungen stoßen.

Wenn Sie zum Beispiel eine Umweltrisikobewertung durchführen, können Sie biologische Gefahren und Naturkatastrophen in Betracht ziehen. Wenn Sie das Risiko der Mitarbeiterfluktuation bewerten, könnten Sie Gesundheits- und Sicherheitsrisiken wie Arbeitsunfälle, Streiks oder psychosoziale Risiken wie Mobbing/Stress usw. untersuchen.

Zur Identifizierung von Gefahren können Sie Daten aus folgenden Quellen sammeln:

Beobachtung

Führen Sie einen Rundgang durch den zu beurteilenden Speicherort/Gegenstand/Prozess durch. Beobachten Sie sorgfältig jeden Aspekt und wie er mit anderen interagiert.

Gespräch

Sprechen Sie mit dem Team, das vor Ort arbeitet. Verstehen Sie ihre Bedenken und die Risiken, die sie sehen. \Vielleicht stimmen Sie nicht mit ihnen überein, aber es ist immer gut, zuzuhören.

Historische Berichte

Prüfen Sie Incident-Berichte, Beschwerden, Analysen, Empfehlungen usw. aus der Vergangenheit. Studieren Sie die Verlaufsdaten von Unfällen oder Incidents, um die Gefahren zu ermitteln, die zu diesen Unfällen oder Incidents geführt haben.

Benchmarks

Konsultieren Sie Sicherheitsdatenblätter und Ausrüstungshandbücher, um Einzelheiten über potenzielle Risiken zu erfahren.

Am einfachsten können Sie alles, was Sie in dieser Phase Ihrer Bewertung finden, mit einem Tool wie ClickUp Dokumente . Durch die Zusammenarbeit in Echtzeit können große Teams alle ihre Notizen an einem Ort zusammenfassen, um sie später zu überprüfen und zu analysieren.

clickUp Docs zur Kuratierung gefahrbezogener Daten bei Risikobewertungen_

Sie können auch eine der vorlagen für das Risikoregister zur Verfügung, um diesen Prozess zu rationalisieren.

3. Bewerten Sie die Risiken

Nicht jede Gefahr ist ein Risiko. Auch wenn Sie mit giftigen Chemikalien arbeiten, besteht bei angemessenen Sicherheitsmaßnahmen nicht die Gefahr eines Unfalls. Der nächste Schritt ist also die Risikobewertung: Sie müssen herausfinden, ob die von Ihnen ermittelten Gefahren ein Risiko darstellen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Vorlage für ein Whiteboard zur Risikobewertung

Die ClickUp Vorlage für ein Whiteboard zur Risikobewertung ist ein guter Ort, um dies zu erledigen. Diese Vorlage eignet sich für Anfänger und ermöglicht es Ihnen, Risiken methodisch zu identifizieren und zu bewerten. In Zusammenarbeit mit einem entfernten Team können Sie diese Vorlage verwenden ClickUp Whiteboards vorlage für Brainstorming und Ideenfindung zu Ihren Risiken.

4. Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen messen

Ein wichtiger Teil des Bewertungsprozesses ist die Bewertung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen der identifizierten Risiken.

• Wahrscheinlichkeit: Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos [Hoch, mittel, gering]
• Auswirkungen: Wo, wer und was wird von dem Risiko betroffen sein?

Dies ist auch der Schritt, an dem die meisten Organisationen scheitern. Professoren und Risikoexperten schreiben dass "wir dazu neigen, die Genauigkeit unserer Vorhersagen und Risikobewertungen zu hoch anzusetzen und den Bereich der möglichen Ergebnisse viel zu eng einzuschätzen."

Um diesen Fallstrick zu vermeiden:

• Auf der Seite der Vorsicht sein: Es ist besser, sich zu viel als zu wenig Sorgen zu machen, wenn es um Risiken geht
• Umfassend sein: Analysieren Sie das Risiko, um zu verstehen, wie verschiedene Gruppen davon betroffen sein werden und wie
• Überraschungen vorwegnehmen: Im Risikomanagement gibt es keine angenehmen Überraschungen. Achten Sie immer darauf, wo und wann eine Überraschung eintreten kann.

Wenn Sie beispielsweise einen defekten Kühlschrank in Ihrem Einzelhandelsgeschäft haben, denken Sie nicht nur an die Auswirkungen auf Produktverluste oder Reparaturkosten. Bedenken Sie auch, dass Kunden, die in diesem Kühlschrank gelagerte Produkte kaufen, krank werden könnten.

Ein Rahmenwerk wie das ClickUp Vorlage für ein Risikoregister hilft, all diese Informationen effektiv zu organisieren.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Risikomanagement Vorlage für ein Risikoregister

Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Risiken, deren Wahrscheinlichkeit des Vorkommens, Pläne zur Risikominderung und Kontrollmaßnahmen an einem Ort dokumentieren. Sie können auch den Status nachverfolgen, die Eigentümerschaft zuweisen und die Daten für spätere Überprüfungen konsolidieren.

5. Aktuelle Prozesse dokumentieren

Sofern es sich nicht um ein neu auftretendes Risiko handelt, haben die meisten bereits eine Art von Reaktionsmechanismus eingerichtet. Dokumentieren Sie diese gründlich, damit sie bei jeder nachfolgenden Bewertung optimiert werden können.

Dazu gehören die folgenden Punkte.

• Eigentümerschaft: Legen Sie fest, wer für das Risiko und die Reaktion verantwortlich ist
• Prozess: Skizzieren Sie den Workflow bei der Ermittlung des Risikos, einschließlich Maßnahmen, Ressourcen, Fristen, Meilensteinen, Leistungsindikatoren und anderen Verantwortlichkeiten
• Abhängigkeiten: Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den Aufgaben oder Teams?
• Kontrolle: Was ist die aktuellerisikominderung oderplan für unvorhergesehene Ereignisse?

6. Planen Sie die nächste Bewertung

Ihr Arbeitsplatz ist dynamisch. Ihr Prozess der Gefährdungsbeurteilung und Ihr Dokument müssen dies widerspiegeln.

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen

Je nach Art der Organisation sollten Sie diese halbjährlich oder jährlich oder sogar häufiger durchführen. Wenn Sie in einem sich schnell entwickelnden Umfeld wie der Cybersicherheit arbeiten, sollten Sie vielleicht sogar laufende automatisierte Risikobewertungen und Warnmeldungen in Betracht ziehen.

Bonus Read 📖: Eine Einführung in die cybersicherheits-Risikomanagement-Rahmen

Mitarbeiter einbinden

Diejenigen, die am nächsten am Geschehen sind, verstehen die Risiken am besten. Sprechen Sie regelmäßig mit ihnen und holen Sie Erkenntnisse und Feedback ein. Im Projektmanagement kann dies besonders wichtig sein, da Fachexperten und Risikomanager die Feinheiten der alltäglichen Aktivitäten möglicherweise nicht sehen.

Nutzen Sie ClickUp's Vorlage für die Risikoanalyse im Projektmanagement um die Ergebnisse des Teams zu dokumentieren.

Informiert bleiben

Die Risiken, die von externen Gefahren ausgehen, entwickeln sich ständig weiter. Die Bedrohungen für die Cybersicherheit werden immer ausgefeilter. Als Reaktion darauf entwickeln sich die Gesetze weiter. Bleiben Sie diesen Fortschritten voraus, indem Sie proaktiv Informationen einholen.

Ein gut etablierter Prozess zur Risikobewertung hilft Ihnen und Ihrem Team, für jede potenzielle Ungewissheit zu planen, auch für Ereignisse des schwarzen Schwans. Unabhängig von den Auswirkungen ist eine solide risikomanagement-Software kann hilfreich sein.

Tools zur Implementierung von Risikobewertungsprozessenes

Die Risikobewertung ist eine forschungsbasierte Tätigkeit. Das Team, das die Risikobewertung durchführt, benötigt in der Regel Folgendes.

• Dokumentation: Die Fähigkeit, Beobachtungen, Lücken und andere wichtige Punkte zu notieren
• Vorlagen: Rahmenwerke, Checklisten undvorlagen für die Risikobewertung wie z. B. eine Risiko-Matrix zur Analyse der Ergebnisse
• Visuelle tools: Features für Brainstorming oder Zusammenarbeit mit entfernten Teams, um zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen
• Freigeben und Aufzeichnen: Möglichkeit des Freigebens des Beurteilungsberichts für alle relevanten Beteiligten mit entsprechender Zugriffskontrolle

Die meisten Teams verwenden heute mehrere Tools, um dies zu erreichen. Sie verwenden vielleicht Google Docs für Notizen, Tabellenkalkulationen für Checklisten, PDFs zum Freigeben usw. Das ist zwar sehr beliebt, aber auch ineffizient.

Ein All-in-One-Tool wie ClickUp kann für Teams, die Risikobewertungen durchführen, einen entscheidenden Unterschied machen. Mit ClickUp können Sie Ihre Bewertung durchführen, Ergebnisse dokumentieren, Analysen durchführen und Ihre Berichte sicher freigeben - alles an einem Ort.

Betrachten Sie die ClickUp Risikoanalyse Whiteboard-Vorlage . Fügen Sie hier Ihre Risiken hinzu und kategorisieren Sie sie nach Wahrscheinlichkeit und Schweregrad. Fügen Sie Haftnotizen zu allen Bezugspunkten hinzu.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Vorlage für die Risikoanalyse am Whiteboard

Verknüpfen Sie Dokumente, Bilder und andere Dateien direkt mit der Whiteboard-Vorlage. Weisen Sie von dort aus die Eigentümerschaft zu und legen Sie Aufgaben fest, um auch Ihre Strategie zur Risikominderung umzusetzen.

Minimieren Sie Ihre Risiken mit ClickUp

Wenn Risiken unvermeidlich sind, besteht die einzig mögliche Lösung darin, vorbereitet zu sein. Risikobewertungen helfen bei genau dieser Aufgabe.

Sie helfen Ihnen, die Möglichkeit zu berücksichtigen, dass etwas schief gehen kann, und stellen sicher, dass Sie keine Gefahren übersehen. Sie beleuchten alle Möglichkeiten, von Karpaltunneln und Rückenschmerzen bis hin zu Strahlung und Ölverschmutzung.

Gefährdungsbeurteilungen sorgen dafür, dass Sie Prioritäten setzen und ein sichereres Arbeitsumfeld für Sie und Ihre Mitarbeiter schaffen. Sie bieten Ihnen auch die Möglichkeit, datengestützte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen, Budgets und Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.

Sparen Sie bei einer so wichtigen Aktivität wie der Risikobewertung nicht an der falschen Stelle. Entscheiden Sie sich für ein robustes, umfassendes und kollaboratives Tool wie ClickUp, um regelmäßige Audits durchzuführen, interne Prozesse zu verbessern, Ihren Plan für das Risikomanagement zu erstellen und Ihre Widerstandsfähigkeit zu stärken.

ClickUp macht es Ihnen leicht, Ihre Risikobewertungen aktuell und relevant zu halten. Pfadfinderehrenwort! Kostenlos anmelden und beginnen Sie noch heute mit Ihrer Risikobewertung!