Risiken vs. Probleme – Was ist der Unterschied?

Jeder, der schon einmal für irgendetwas verantwortlich war - einen Kuchenverkauf, ein Baseballteam in der Nachbarschaft oder eine Überraschungsgeburtstagsparty -, hat Geschichten aus dem Krieg zu erzählen. 😵‍💫

In einigen davon geht es um Risiken - mögliche Probleme -, die die besten Pläne zum Scheitern bringen könnten. In anderen geht es um Probleme - Pannen, die tatsächlich passiert sind.

Wenn Sie Pläne machen, ist es nicht immer einfach, zwischen Risiken und Problemen zu unterscheiden. Das Gleiche gilt für das Projektmanagement.

Aber das Verständnis dieses Unterschieds ist entscheidend, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten und den Stresspegel in Grenzen zu halten.

Lassen Sie uns

In diesem Beitrag werden wir das Geheimnis von Risiken und Problemen im Projektmanagement lüften. Wir werden auch darauf eingehen, warum die Unterscheidung wichtig ist und wie Sie den Unterschied meistern können. Dies wird Ihnen helfen, effektiv risiken zu erkennen und die Komplexität des Projektmanagements souverän zu bewältigen.

Was ist ein Risiko im Projektmanagement?

Laut der Institut für Projektmanagement wird ein Risiko definiert als "_ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die sich im Falle ihres Eintretens positiv oder negativ auf die Ziele eines Projekts auswirken kann."

Betrachten Sie zur Veranschaulichung diese Aussage:

"Wenn Sie es versäumen, vor einer Fahrt den Tank zu überprüfen, kann es passieren, dass Ihnen auf halber Strecke der Sprit ausgeht und Sie mitten im Nirgendwo festsitzen."

In diesem Fall liegt die Ursache des Risikos darin, dass Sie Ihren Kraftstofftank nicht überprüft haben. Die Risiken sind:

• Ihnen geht auf halber Strecke der Treibstoff aus
• Dies geschieht weit entfernt von einer Tankstelle, so dass Sie auf dem Trockenen sitzen

Dieses Beispiel macht deutlich, dass Risiken oft mit zukünftigen Ereignissen oder Bedingungen verknüpft sind, die den Erfolg eines Projekts erheblich beeinträchtigen können.

Projektrisiken können von jeder Quelle ausgehen - von Projektumgebungen, Teammitgliedern, Kunden oder externen Faktoren wie Marktveränderungen.

Außerdem sind verschiedene Geschäfte mit unterschiedlichen Arten von Projektrisiken konfrontiert.

Unterschiedliche Arten von Projektrisiken

Eine SEO-Agentur könnte einem Risiko ausgesetzt sein, wenn Google seinen Algorithmus ändert und sich dies auf ihre Tätigkeit auswirkt. Oder ein Automobilhersteller ist dem Risiko neuer oder geänderter Vorschriften ausgesetzt, die die Verwendung bestimmter Materialien in neuen Autos einschränken.

Ein großer Teil des Risikomanagements besteht darin, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und einen Plan zu erstellen, um sie zu bewältigen, wenn sie auftreten. Das Risikomanagement spielt eine wichtige Rolle im Projektmanagement, da es dazu beiträgt, Projekte vor unerwarteten Fallstricken zu bewahren.

Im Zusammenhang mit dem Projektmanagement werden hier einige gängige Arten von Projektrisiken genannt:

Kostenrisiken

Zu den Kostenrisiken gehören unerwartete Ausgaben, ungenaue Kostenschätzungen und wirtschaftliche Schwankungen, die zu Budgetüberschreitungen führen können. Daher ist es wichtig, dass sie effektiv und proaktiv gemanagt werden.

Zeitplan-Risiken

Unerwartete Verzögerungen, Nichtverfügbarkeit von Ressourcen oder Abhängigkeiten von anderen Projekten, die die Wahrscheinlichkeit des Nichteinhaltens von Projektterminen erhöhen, sind Terminrisiken.

Leistungsrisiken

Das Risiko, die gewünschte Qualität oder das gewünschte Ergebnis nicht zu erreichen, wird als Leistungsrisiko bezeichnet.

Risiken der Umfangsvergrößerung

Unkontrollierte Änderungen oder eine kontinuierliche Ausweitung des Projektumfangs, die häufig auf vage Projektziele zurückzuführen sind, können zu höheren Kosten und Verzögerungen führen. Diese Risiken werden als Scope-Creep-Risiken bezeichnet.

Risiken bei den Ressourcen

Personalprobleme wie fehlende oder unzureichende Fachkenntnisse des Teams sind Risiken im Zusammenhang mit den Qualifikationsressourcen.

Technologische Risiken

Softwarepannen, Hardwareausfälle und Kompatibilitätsprobleme fallen unter den Begriff der technologischen Risiken.

Organisatorische Risiken

Veränderungen im Management, kulturelle Veränderungen oder externe Faktoren wie Fusionen und Übernahmen sind organisatorische Risiken.

Marktrisiken

Marktschwankungen, sich verändernde Kundenbedürfnisse oder neue Wettbewerber können erhebliche Gefahren darstellen.

Operative Risiken

Unerwartete Änderungen im Produktionsprozess, Probleme in der Lieferkette, die den Betrieb stören können, und schlecht verwaltete Personal- und Materialressourcen sind operationelle Risiken.

Strategische Risiken

Strategische Risiken sind externe Faktoren wie Marktveränderungen oder regulatorische Veränderungen, die die Ausrichtung eines Projekts auf seine strategischen Ziele beeinträchtigen können.

Externe Risiken

Unvorhersehbare Faktoren wie Naturkatastrophen, rechtliche Probleme oder Marktschwankungen können sich auf die Ergebnisse eines Projekts auswirken und werden als externe Risiken bezeichnet.

Wirksame software für das Risikomanagement kann bei der proaktiven Risikoermittlung und -nachverfolgung eine entscheidende Rolle spielen.

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Was ist ein Problem im Projektmanagement?

Während Risiken potenzielle Probleme sind, die eintreten können oder auch nicht, sind Probleme die Probleme, die bereits aufgetreten sind und sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Probleme können von kleinen Pannen, die sich leicht beheben lassen, bis hin zu größeren Unterbrechungen reichen, die den Fortschritt völlig zum Stillstand bringen. Sie können in jeder Phase des Projekts auftauchen und das Meeting der Projektziele gefährden.

Probleme sind oft auf Risiken zurückzuführen, die sich verwirklicht haben, unabhängig davon, ob sie vorhergesehen wurden oder nicht. A guter Plan für unvorhergesehene Ereignisse kann Ihnen helfen, Risiken zu bewältigen, bevor sie zu Problemen werden.

Ein Beispiel:

Auf einer Autoreise geht Ihnen auf halber Strecke der Treibstoff aus und Sie sitzen mitten im Nirgendwo fest. Es stellt sich heraus, dass Sie über einen Stein gefahren sind, der ein Loch in Ihren Kraftstofftank gerissen hat.

Dieses Problem konnten Sie nicht vorhersehen - und es lässt sich auch nicht so einfach beheben.

Genau wie bei den Risiken gibt es auch bei den Problemen eines Projekts mehr als eine Art. Lassen Sie uns diese aufschlüsseln:

Interne Probleme

Dazu gehören interne Hindernisse wie Kommunikationspannen, nicht abgestimmte Ziele und Mitglieder des Teams, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Wenn die Mitglieder des Teams ihre Rollen innerhalb des Projektmanagement-Rahmens verstehen, können diese Missverständnisse vermieden werden.

Zeitbezogene Probleme

Versäumte Fristen und verzögerte Aufgaben sind klassische Beispiele dafür. Die Festlegung einer realistischen Zeitleiste ist von entscheidender Bedeutung, da sie die Erwartungen einstellt und das gesamte Team auf die Ziellinie hinführt.

Kostenbezogene Probleme

Budgetüberschreitungen gehören zu den häufigsten Hürden für Projektmanager. Wenn sie gut gemanagt werden, bringen sie ein Projekt nicht immer zum Scheitern, aber es ist wichtig, sie in Ihrem Problemregister zu dokumentieren, um wiederkehrende finanzielle Probleme zu vermeiden.

Externe Probleme

Unvorhersehbare Faktoren wie politische Veränderungen oder ungünstige Bedingungen können Projekte erheblich beeinträchtigen. Mit einem soliden Notfallplan können Sie sicherstellen, dass solche externen Störungen Ihr Projekt nicht zum Scheitern bringen.

Schauen wir uns nun einige Beispiele an, um zu sehen, wie sich Risiken und Probleme im wirklichen Leben auswirken.

Der 787 Dreamliner von Boeing: Komplexität führt zu unvermeidlichen Problemen Boeings Markteinführung des 787 Dreamliner ist ein klassisches Beispiel dafür, wie sich Risiken in Probleme verwandeln.

In einem Interview mit der Seattle Times sagte ein Boeing-Ingenieur, dass das Flugzeug "_ein komplizierteres Flugzeug ist, mit neueren Ideen, neuen Features, neuen Systemen und _neuen Technologien."

Diese Komplexität machte es nahezu unmöglich, alle potenziellen Probleme im Vorfeld zu beleuchten.

Einige Risiken waren jedoch offensichtlich. Mit dem Fortschritt des Projekts entwickelten sich diese Risiken zu schwerwiegenden Problemen, darunter Verzögerungen und zusätzliche Kosten in Höhe von 10 Milliarden Dollar. Das Unternehmen räumte ein, dass es _"nicht mehr in der Lage war, das Projekt effektiv zu verwalten"

Hier führte die Kombination aus hohen Risiken und unzureichendem Risikomanagement zu unvermeidlichen Problemen und Rückschlägen im Projekt.

Bank of America: Wenn Risiken zu großen Problemen eskalieren

Im Jahr 2011, Führte die Bank of America eine neue monatliche Gebühr von $5 ein für Benutzer von Debitkarten ein und rechnete mit negativen Rückmeldungen von Kunden - ein übliches Vorkommen bei Preiserhöhungen. Die Gegenreaktion war jedoch viel heftiger als erwartet.

Auf Facebook entstand eine Protestbewegung mit dem Namen "Bank Transfer Day", die die Kunden aufforderte, die Bank of America als Reaktion auf die neue Gebühr zu verlassen. Diese Kundenabwanderung zwang die Bank, ihre neue Gebührenstruktur zurückzunehmen.

Obwohl das Risikoregister die Möglichkeit der Kundenunzufriedenheit aufgezeigt hatte, entwickelte sich das Risiko zu einem schwerwiegenderen Problem, als das Unternehmen darauf vorbereitet war. Ein proaktiverer Ansatz bei der Identifizierung und Dokumentation dieser Risiken hätte das Ergebnis ändern können.

Was ist der Unterschied zwischen Risiken und Problemen?

Fliegen - das ist ein Risiko. Angst vor dem Fliegen? Das ist ein Problem.

Die Entscheidung, ob Sie es mit einem Risiko oder einem Problem zu tun haben, bestimmt Ihre Vorgehensweise. Risiken erfordern proaktive Strategien, um potenzielle Probleme zu verhindern oder abzuschwächen, während Probleme sofortige Maßnahmen erfordern, um aktuelle Probleme zu lösen und weiterzumachen.

Die Verwechslung von Risiken und Problemen kann dazu führen, dass Aufwand und Ressourcen fehlgeleitet werden. Sie wollen sich doch nicht auf ein Gewitter vorbereiten, wenn Ihr Boot bereits leckt!

Schauen wir uns die Risiken und Probleme an, wie sie sich ähneln und wie sie sich unterscheiden.

Risiken vs. Probleme: Zeitleiste

Ein Schlüsselunterschied zwischen Risiken und Problemen liegt in der Zeitplanung. Risiken sind zukunftsorientiert - sie sind die "Was-wäre-wenn-Fälle", die Ihr Projekt später stören könnten.

**Nehmen wir als Beispiel ein Bauprojekt, bei dem es zu einer Verzögerung bei der Einholung von Genehmigungen kommen könnte. Diese Verzögerung ist ein Risiko, da sie noch nicht eingetreten ist, aber sie könnte Ihren Zeitplan beeinträchtigen.

Sie planen für diese Szenarien mit Tools wie einem RAID-Protokoll (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) zur Nachverfolgung und Verwaltung potenzieller Bedrohungen.

Im Gegensatz dazu sind Probleme aktuelle Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Stellen Sie sich vor, dass unerwartetes Wetter zu Arbeitsunterbrechungen auf einer Baustelle führt. Das passiert jetzt und wirkt sich direkt auf Ihr Projekt aus.

Der Schlüsselunterschied besteht darin, dass während Risiken geplant werden müssen, müssen Probleme in Echtzeit gelöst werden

Risiken vs. Probleme: Gewissheit

Risiken sind ungewiss. Man kann ihre Wahrscheinlichkeit und ihre Auswirkungen abschätzen, aber man kann nicht sicher sein, ob oder wann sie eintreten werden.

Ein Beispiel: Die Möglichkeit, dass ein Wettbewerber ein ähnliches Produkt vor dem Ihren auf den Markt bringt, ist ein Risiko. Sie können Markttrends auswerten, um die Wahrscheinlichkeit abzuschätzen, aber es ist immer noch eine Vermutung.

Es gibt aber auch Probleme, die bereits auf Ihrem Tisch liegen und Maßnahmen erfordern.

Wenn Ihre Produkttests einen kritischen Fehler aufdecken, ist das ein Problem - es ist sicher und muss behoben werden, bevor Sie weitermachen können.

Dieser Unterschied zwischen Ungewissheit und Gewissheit hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert, und auf das, was strategisch geplant werden muss.

Risiken vs. Probleme: Auswirkungen

Risiken haben eine hypothetische potenzielle Auswirkung, bis das Ereignis eintritt. Sie können von kleinen Rückschlägen bis zu großen Störungen reichen.

Zum Beispiel könnten steigende Materialkosten Ihr Projektbudget bedrohen, aber bis sie eintreten, ist es nur eine riskante Möglichkeit.

Probleme hingegen haben eine konkrete Auswirkung, die sich bereits auf Ihr Projekt auswirkt.

**Versteckte Kosten, die zum Beispiel während der Bauarbeiten entdeckt werden, erfordern sofortige Budgetanpassungen

Risiken vs. Probleme: Der Managementansatz

Risiken zu managen bedeutet, proaktiv zu sein. Sie antizipieren potenzielle Probleme und erstellen Pläne, um zu verhindern, dass sie eintreten. Dazu kann es gehören, alternative Lieferanten zu finden, zusätzliche Zeit in den Zeitplan einzuplanen oder verschiedene Maßnahmen zum Schutz vor Bedrohungen zu ergreifen.

**Zum Beispiel können Sie einen Plan für die Nachfolge entwickeln, um das Risiko des Ausscheidens von Mitgliedern des Teams in Schlüsselpositionen aus dem Projekt zu bewältigen und so Störungen zu minimieren.

Probleme hingegen erfordern einen reaktiven Ansatz.

Wenn ein Mitglied eines wichtigen Teams unerwartet ausscheidet, wird dies zu einem Problem. Sie müssen schnell handeln - Aufgaben umverteilen, Ersatz einstellen oder Ihre Zeitleiste anpassen.

Risiken vs. Probleme: Schwerpunkt

Beim Risikomanagement, einem integralen Bestandteil Ihres Plans für das Projektmanagement, geht es um Prävention. Sie wollen verhindern, dass Risiken zu Problemen werden, indem Sie Bedrohungen frühzeitig erkennen und Schritte unternehmen, um sie zu vermeiden. Dies kann die Erstellung eines Risikoregisters, die aktive Überwachung potenzieller Risiken und die Ausarbeitung von Notfallplänen beinhalten.

**Die Anwendung agiler Methoden und die Durchführung regelmäßiger Softwaretests tragen beispielsweise dazu bei, das Risiko von Verzögerungen zu vermeiden.

**Wenn während der Tests ein kritischer Fehler auftaucht, ist dies nun ein Problem, und der Schwerpunkt liegt darauf, es so schnell wie möglich zu beheben

Die Priorität verlagert sich von der Vermeidung von Risiken auf die Bewältigung von Problemen, um sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele dennoch erreichen kann.

Risiken vs. Probleme: Bekämpfungsstrategie

Während proaktives Risikomanagement eine gründliche Planung und die Entwicklung von Strategien zur Risikominderung beinhaltet, bedeutet der Umgang mit Problemen häufig eine Fluganpassung, sei es durch die Neuzuweisung von Ressourcen, die Anpassung der Zeitleisten oder sogar die Umstellung der Ziele des Projekts.

Durch das Führen eines gut geführten RAID-Protokolls und die Verwendung von Risikoregistern können Sie Ihre Strategien dokumentieren und sind bereit, bei Bedarf einen anderen Gang einzulegen. Je besser Sie auf Risiken vorbereitet sind, desto besser können Sie mit Problemen umgehen, wenn sie auftauchen, und desto effektiver wird Ihr Aufwand für das Projektmanagement insgesamt.

Risiken vs. Probleme: Ein Diagramm zum Vergleich

Was sind die Gemeinsamkeiten zwischen Risiken und Problemen?

Trotz ihrer Unterschiede sind Risiken und Probleme wesentliche Aspekte des Projektmanagements. Sie sind sich in gewisser Weise ähnlich:

• Projekte können mit einem breiten Bereich von Risiken und Problemen konfrontiert sein, die sich von Projekt zu Projekt stark unterscheiden können
• Die Nutzung von Erfahrungen aus ähnlichen Projekten ist eine gute Möglichkeit, sich auf Risiken vorzubereiten und Probleme effektiv zu bewältigen
• Der Projektleiter und das Projektteam müssen zusammenarbeiten, um Risiken zu erkennen, sie zu bewältigen und Probleme zu lösen, sobald sie auftreten
• Es gibt spezielle Dokumente zur Nachverfolgung von Projektrisiken und Problemen
• Im Laufe des Fortschritts eines Projekts können sich Art und Umfang der Risiken und Probleme ändern, und der Projektmanager muss das Team durch diese Veränderungen führen

Die Erkenntnis, dass sowohl Risiken als auch Probleme Teil des Projektmanagements sind, hilft dabei, ihre Bedeutung zu verstehen und sie effektiv zu bewältigen.

Wie lassen sich Risiken und Probleme bewältigen?

Die frühzeitige Erkennung von Risiken ermöglicht es Ihnen, potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren. Außerdem ist es wichtig, über diese Probleme genau Buch zu führen, um sie während des gesamten Projekts effektiv zu verwalten.

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