Haben Sie schon einmal Ihre Berichte doppelt überprüft, weil Sie befürchteten, eine Dezimalstelle falsch gesetzt zu haben?
Oder schlimmer noch, vielleicht haben Sie eine falsch platzierte Dezimalstelle entdeckt und mussten Ihre Berichterstellung von Grund auf neu durchführen?
Bahnbrechende Geschäftseinblicke und wohlverdiente Anerkennung können von der Genauigkeit und Integrität Ihrer Daten in einer einzigen Tabelle abhängen.
Hier kommt die Datenvalidierung ins Spiel.
Die Datenvalidierung stellt sicher, dass die in ein System oder eine Tabelle eingegebenen Daten bestimmte Kriterien oder Regeln erfüllen. So sparen Sie sich stundenlanges Durchsuchen von Datenbergen.
Das Verständnis der Datenvalidierung ist der Schlüssel zu einer nahtlosen Datenverwaltung.
Wenn Sie wie 900 Millionen andere Menschen weltweit die Tabellenkalkulations-App von Google, Google Tabellen, verwenden, dann ist diese Anleitung genau das Richtige für Sie.
Wir führen Sie durch Alles, von der Einstellung grundlegender Validierungsregeln bis hin zur Beherrschung fortgeschrittener Techniken, damit Ihre Daten stets sauber und ohne Fehler bleiben.
Grundlagen der Datenüberprüfung in Google Tabellen
Die Datenvalidierung ist ein wachsamer Wächter, der sicherstellt, dass nur korrekte Daten in Ihrer Datenbank der Google Tabellen verbleiben. Wie bei den meisten Validierungstechniken müssen auch hier bestimmte Regeln dafür eingestellt werden, was zulässig ist und was nicht.
Hier ist ein klares, logisches Beispiel, das Ihnen dabei hilft, den Vorgang zu verstehen:
- Szenario: Sie erstellen ein Kundenbestellformular.
- Was Sie benötigen: Sie möchten sicherstellen, dass Kunden gültige Daten eingeben, z. B. eine gültige E-Mail-Adresse.
- Die Regel: Das Feld „E-Mail“ in Ihrer Tabelle sollte einem bestimmten E-Mail-Format entsprechen.
- Das Ergebnis: Datenvalidierungsregeln schränken die von Benutzern eingegebenen Werte ein und verhindern fehlerhafte Daten. Außerdem können Sie eine Popup-Box erstellen, um den Kunden über das Problem zu informieren, wenn er falsche Informationen aktualisiert.
Dies war zwar ein recht einfaches Beispiel, aber es zeigt, wie groß der Einfluss der Datenvalidierung auf die Datenqualität ist.
Einrichten der grundlegenden Datenvalidierung in Google Tabellen
Hier sind die sechs Schritte zum Erstellen von Datenvalidierungsregeln in Google Tabellen:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Tabelle
Öffnen Sie Ihre Tabelle. Dazu betrachten wir das oben genannte Beispiel eines Kundenbestellformulars.
Schritt 2: Wählen Sie Ihren Datenbereich aus
Wählen Sie die Zellen aus, für die Sie die Einstellung festlegen möchten.
Legen wir eine Regel für das Feld „Bestellmenge” fest. Wählen Sie die Zelle aus, in die Kunden ihre Bestellmenge eingeben würden – D8.
Schritt 3: Gehen Sie zur Option „Datenvalidierung“
Wählen Sie im Menü „Daten“ die Option „Datenüberprüfung“ und klicken Sie auf „Regel hinzufügen“.
Schritt 4: Definieren Sie Ihre Regelkriterien
Wählen Sie im Abschnitt „Kriterien“ die Art der Validierung aus, die Sie anwenden möchten.
Hier validieren wir Nummern, wählen „kleiner oder gleich“ aus und aktualisieren 100 im Wert-Feld.
Schritt 5: Definieren Sie Ihre Fehlermeldung
Navigieren Sie anschließend zum Abschnitt „Erweiterte Optionen“. Wählen Sie unter „Wenn die Daten ungültig sind“ die Auswahl, was Sie zu erledigen haben, wenn jemand ungültige Daten eingibt. Sie können auch Texte hinzufügen, um Benutzer anzuleiten.
Hier wählen wir „Eingabe ablehnen“, da Ihr Geschäft die Bestellung nicht annehmen kann. Außerdem fügen wir den Hilfetext „Bestellen Sie bis zu 100 Stück auf einmal“ hinzu.
Schritt 6: Speichern
Wählen Sie „Erledigt“, um die von Ihnen definierten Regeln zu speichern und anzuwenden.
Notiz: Es empfiehlt sich, die Datenvalidierung vor der Eingabe Ihrer Daten einzurichten. Denn bereits vorhandene Werte werden nicht automatisch überprüft. Um vorhandene Daten zu validieren, müssen Sie diese manuell überprüfen oder erneut eingeben.
Mit diesen Schritten ist die grundlegende Datenvalidierung ein Kinderspiel!
Bevor Sie sich jedoch mit fortgeschrittenen Techniken befassen, ist es wichtig, mehr über die verschiedenen Arten der Datenvalidierung zu erfahren.
Arten der Datenvalidierung
Während wir im vorherigen Abschnitt numerische Regeln verwendet haben, hilft eine detaillierte Übersicht über verschiedene Datenvalidierungen dabei, Genauigkeit und Qualität sicherzustellen.
Hier finden Sie eine Übersicht über die in Google Tabellen verfügbaren Arten der Datenüberprüfung:
Nummer
Beschränken Sie die Dateneingabe auf numerische Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs. Dazu gehören Bedingungen wie „größer als“, „kleiner als“, „gleich“ oder sogar „zwischen einem benutzerdefinierten Bereich“.
Text
Begrenzen Sie die Texteingabe anhand der Länge und bestimmter Zeichen. Dazu gehören auch Muster wie E-Mail-IDs oder gültige URLs.
Datum
Diese Art der Datenvalidierung stellt sicher, dass die eingegebenen Werte gültige Datumsangaben sind oder innerhalb eines bestimmten Bereichs liegen.
Liste
Wenn Sie die Eingaben auf eine Liste von Optionen beschränken müssen, verwenden Sie die Datenvalidierung „Liste“ oder „Dropdown“.
Tickbox
Hier beschränken Sie die Eingabe darauf, entweder eine Box anzukreuzen oder nicht. Sie können auch festlegen, was es bedeutet, wenn das Feld angekreuzt oder nicht angekreuzt ist. Dies eignet sich am besten für die Erfassung von Kundenpräferenzen und Checklisten.
Bonus: Sind Sie bereit, Ihr Datenmanagement zu transformieren? Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine Google Tabellen-Datenbank zu erstellen!
Fortgeschrittene Techniken zur Datenüberprüfung in Google Tabellen
Wir haben zwar die Grundlagen behandelt, aber Google Tabellen bieten noch weiterführende Techniken zur Datenvalidierung, wie benutzerdefinierte Formeln und die Integration von App-Features.
Benutzerdefinierte Formel
Diese Funktion ist eine erweiterte Form der Datenvalidierung in Google Tabellen, die bei der Festlegung der Kriterien verfügbar ist. Im Gegensatz zu anderen Validierungstypen können Sie mit einer benutzerdefinierten Formel Regeln erstellen, die über die grundlegenden Optionen wie Nummern oder Datumsangaben hinausgehen.
Diese benutzerdefinierte Regel wird mit Hilfe von Formeln eingerichtet, die Sie normalerweise für Berechnungen verwenden. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass Sie die Art der in einer Zelle zulässigen Daten durch diese logische Formel mit höherer Präzision definieren können.
Benutzerdefinierte Formeln erstellen Regeln, die auf Elementen wie Zellbereichen oder Abhängigkeiten basieren. Außerdem können Sie damit mehrere Regulierungsebenen hinzufügen.
Hier ein Beispiel:
Szenario: Stellen Sie sich vor, Sie führen die Nachverfolgung des Produktbestands vor dem Versand an einen Kunden durch.
Was Sie benötigen:
Sie möchten sicherstellen, dass in der Spalte „Versandbereiter Lagerbestand“ nur folgende Werte akzeptiert werden:
- Nummern (kein Text zulässig)
- Werte größer als Null (Sie können keinen negativen Lagerbestand haben)
Benutzerdefinierte Formelregel:
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Die Regel lässt sich in drei Teile untergliedern:
- ISNUMBER(A1): Überprüft, ob der Wert in Zelle A1 eine Nummer ist.
- A1>0: Prüft, ob der Wert in Zelle A1 größer als Null ist.
- AND(…): Stellt sicher, dass BEIDE Bedingungen erfüllt sind.
Ergebnis: Ihre Kunden erhalten genaue Bestandsangaben, und Sie müssen sich keine Gedanken über die verwendeten Formeln machen, da die Bestandszahlen stets zuverlässig und leicht lesbar sind.
Integration der Datenvalidierung in Google Tabellen
Die erweiterte Datenvalidierung umfasst auch die Integration anderer Features in die Datenvalidierung.
Verwirrt? Sehen wir uns einige erweiterte Datenvalidierungsintegrationen an, die die Funktionen verbessern.
Verwendung der bedingten Formatierung bei der Datenvalidierung
Die Datenvalidierung in Google Tabellen lässt sich leicht mit bedingter Formatierung kombinieren, wodurch eine viel interaktivere und übersichtlichere Tabelle entsteht.
Bei dieser Integration ist der Auslöser für eine bedingte Formatierung eine separate Datenvalidierungsregel. Dadurch werden wichtige Datenpunkte oder potenzielle Fehler visuell hervorgehoben, sodass Trends und Anomalien leichter zu erkennen sind.
Wir zeigen Ihnen anhand eines anschaulichen Beispiels, wie das funktioniert:
Szenario: Sie benötigen eine Tabelle für das Projektmanagement, um Aufgaben zu verfolgen. Diese muss visuell hervorheben, wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten für Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und Status. Fügen Sie auch Ihre neuesten Aufgaben und Status hinzu.
Schritt 2: Gehen Sie zu „Format“ und klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“.
Notiz: Sie können eine Regel für die Spalte „Fälligkeitsdatum“ erstellen, um sicherzustellen, dass der Benutzer ein gültiges Datum eingibt.
Schritt 3: Fügen Sie Ihre Datenvalidierungsregel hinzu und verknüpfen Sie sie mit der Datenvalidierung.
Hier verwenden wir die benutzerdefinierte Formel „=AND(TODAY() > C2, D2 <> ‚fertiggestellt‘)“.
So funktioniert es:
- TODAY(): Diese Funktion gibt das heutige Datum zurück.
- TODAY() > C2: Hiermit wird überprüft, ob das heutige Datum größer ist als das Datum im Feld „Fälligkeitsdatum“.
- D2 <> „Fertiggestellt“: Hier wird überprüft, ob das Feld „Status“ NICHT „Fertiggestellt“ lautet.
- =AND: Hiermit wird überprüft, ob beide Bedingungen erfüllt sind.
Schritt 4: Fügen Sie Ihren Formatierungsstil hinzu. Hier behalten wir das Ergebnis in Rot (da es überfällig ist).
Sobald Sie auf „Erledigt“ geklickt haben, werden Ihre Regeln aktiv. Der „Leistungsbericht senden“ ist ausstehend und läuft hinter dem Zeitplan zurück.
Verknüpfung der Datenvalidierung mit Automatisierung
Eine weitere fortschrittliche Datenvalidierungstechnik, die Google Tabellen als Feature bietet, ist die Automatisierung.
Hier stellt Google seine App Script-Erweiterung vor, die einen Code erstellt, der basierend auf Ihrem Datenvalidierungsdialog als Auslöser eine Aktion auslöst.
Hier ist ein Beispiel für die Automatisierung von Spesenfreigaben mit Datenvalidierung:
Wenn Ihre Datenvalidierungsregel besagt, dass:
- Das Feld „Genehmigung erforderlich“ ist „TRUE“ (das bedeutet, dass die Box angekreuzt ist).
- UND das Feld „Status“ ist „Ausstehend“.
Sie können einen Code schreiben, der als Auslöser eine E-Mail mit allen Ausgabendetails an Ihren Vorgesetzten versendet, basierend auf den Daten im Feld „E-Mail des Genehmigers“.
Bonus: Mit unserer leicht verständlichen Anleitung und den gebrauchsfertigen Vorlagen können Sie Google Tabellen als Ihr CRM nutzen.
Praktische Anwendungen: Dropdown-Liste und Datenvalidierung
Wir haben zwar bereits verschiedene Techniken zur Datenvalidierung behandelt, doch eine Methode sticht in fast jeder realen Anwendung hervor und verdient eine genauere Betrachtung: die Dropdown-Liste.
Hier sind die Schritte zum Erstellen einer Dropdown-Liste mithilfe der Datenvalidierung in Google Tabellen:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste Ihrer Optionen
Erstellen Sie Ihre Tabelle und erstellen Sie eine Liste der Dinge, die Sie in Ihrem Dropdown-Menü haben möchten.
Dazu werden wir die Einarbeitung neuer Mitarbeiter als Teil Ihrer Google CRM-Tabelle betrachten.
Gehen Sie anschließend zur Registerkarte „Daten“, dann zu „Datenvalidierung“ und „Regel hinzufügen“.
Schritt 2: Durchführen der Auswahl des Dropdown-Menüs in der Datenvalidierung.
Sobald das Dialogfeld für die Datenvalidierungsregeln geöffnet ist, wählen Sie den Bereich (in diesem Fall die gesamte Spalte „Abteilung“) aus und legen Sie dann Ihre Kriterien fest.
Es gibt zwei Arten von Listenkriterien für Dropdown-Listen.
- Dropdown-Liste: Hierbei müssen Sie Ihre Optionen (Abteilungen) manuell hinzufügen.
- Dropdown-Liste (aus einem Bereich): Hiermit können Sie einen Zellbereich auswählen und Werte automatisch als Optionen der Liste hinzufügen.
Notiz: Jeder Option der Liste kann auch eine Farbe zugewiesen werden, um die Darstellung ästhetisch und ansprechend zu gestalten. Sie müssen jede Farbe manuell aktualisieren, wenn sich die Liste mit den Referenzdaten ändert.
Schritt 3: Klicken Sie auf „Erledigt“ und überprüfen Sie die Angaben.
Der letzte Schritt besteht darin, auf „Erledigt“ zu klicken und zu beobachten, wie sich die Validierung in den Zellen widerspiegelt.
In diesem Beispiel werden alle Optionen Ihrer Liste angezeigt, wenn Sie auf das Feld „Abteilung“ klicken.
Und schon ist Ihre Dropdown-Liste fertig. Die Erstellung einer einfachen Dropdown-Liste ist jedoch nur der Anfang dieser vielseitigen Datenvalidierungsmethode. Sehen wir uns nun an, wie Sie eine zusätzliche Ebene der Datenvalidierung nutzen können.
Abhängige Dropdown-Listen in Google Tabellen
Während Dropdown-Listen dabei helfen, Antworten zu fokussieren, können Benutzer in Google Tabellen abhängige Dropdown-Listen erstellen, um die Kontrolle auf kommende Datenfelder auszuweiten.
Eine abhängige Dropdown-Liste mit aktiven Filtern wird verwendet, um die Liste der Optionen zu überarbeiten. Durch das Erstellen dieser Filter ändern sich die Optionen in einer Dropdown-Liste basierend auf der Auswahl, die in einer vorherigen Dropdown-Liste getroffen wurde.
Diese dynamische Datenvalidierung ist unglaublich nützlich, um Daten effizient zu organisieren und zu filtern, insbesondere wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten.
💡 Profi-Tipp: Denken Sie daran, dass Sie nicht jedes Mal auf die Datenüberprüfung zugreifen müssen, wenn Sie eine Dropdown-Liste oder ein Kontrollkästchen benötigen. Ein schneller Hack für Google Tabellen ist, dass diese Funktion auf der Registerkarte „Einfügen“ verfügbar ist.
Fehlerbehebung bei häufigen Problemen mit der Datenvalidierung
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Datenvalidierungen einrichten, werden Sie auch auf häufige Fehler stoßen. Unabhängig davon, ob diese bei der Eingabe, der Verwendung oder komplexen Problemen im Bereich auftreten, ist es wichtig zu wissen, wie man mit ihnen umgeht.
Hier sind zwei Herausforderungen bzw. Fehler und wie Sie diese beheben können:
Fehler Nr. 1: Die von Ihnen eingegebenen Daten verstoßen gegen die für diese Zelle festgelegten Datenvalidierungsregeln.
Dieser Fehler wird angezeigt, wenn Sie versuchen, Daten in eine Zelle einzugeben, die nicht den von Ihnen festgelegten Regeln für die Datenvalidierung für diese Zelle entspricht.
Dies bedeutet höchstwahrscheinlich eines der folgenden Dinge:
- Der eingegebene Wert entspricht nicht den festgelegten Kriterien (z. B. numerischer Bereich, Liste zulässiger Werte, benutzerdefinierte Formel).
- Es gibt Probleme mit den festgelegten Regeln.
Wenn dies selbst dann auftritt, wenn der eingegebene Wert korrekt zu sein scheint, sollten Sie die folgenden wichtigen Schritte zur Fehlerbehebung durchführen:
- Stellen Sie sicher, dass die Kriterien für die Datenvalidierung korrekt und logisch sind.
- Überprüfen Sie Ihre Daten auf Tippfehler, überflüssige Spaces, Groß-/Kleinschreibung oder Unterschiede im Datentyp.
- Geben Sie die Daten manuell erneut ein, um versteckte Zeichen zu entfernen, wenn der Wert kopiert und eingefügt wurde.
- Überprüfen Sie, ob zirkuläre Verweise vorhanden sind, die zu Konflikten führen könnten, wenn die Validierungsregel Formeln enthält.
Fehler Nr. 2: Probleme mit der Filtersortierung, die die Datenvalidierung beeinträchtigen können
Ein weiteres Problem tritt beim Anwenden von Filtern oder beim Sortieren von Daten auf. Es stört die Funktionalität von abhängigen Dropdown-Listen oder anderen DatenvalidierungsFeatures. Dies kann zu falschen oder leeren Optionen in abhängigen Listen oder zu falsch durchgesetzten Validierungsregeln führen.
Hier sind die häufigsten Ursachen für diese Fehler:
- Wenn Ihre Datenvalidierung auf benannten Bereichen basiert und diese Bereiche nicht so eingerichtet sind, dass sie sich automatisch anpassen, wenn Daten gefiltert oder sortiert werden, werden die Verweise unterbrochen.
- Die Verwendung relativer Referenzen in Datenvalidierungsformeln führt zu Problemen, wenn sich die Position der Daten aufgrund von Filterung oder Sortierung ändert.
- Einige Datenvalidierungs-Setups sind nicht mit der Art und Weise kompatibel, wie Google Tabellen Filterung und Sortierung handhaben, was zu unerwartetem Verhalten führen kann.
Wenn Sie dieses Problem lösen möchten, müssen Sie
- Benannte Bereiche dynamisch gestalten: Wenn Sie benannte Bereiche verwenden, stellen Sie sicher, dass diese dynamisch sind und automatisch aktualisiert werden, wenn die Daten gefiltert oder sortiert werden. Dies erreichen Sie, indem Sie Formeln innerhalb der Definitionen der benannten Bereiche verwenden, um das Filtern oder Sortieren zu berücksichtigen.
- Verwenden Sie absolute Bezüge: Ersetzen Sie in Ihren DatenvalidierungsFormeln relative Bezüge durch absolute Bezüge (z. B. $A$1), um sicherzustellen, dass sie auch nach dem Filtern oder Sortieren immer auf die richtigen Zellen verweisen.
- Hilfsspalten einfügen: Erstellen Sie Hilfsspalten, um die ursprünglichen, ungefilterten Daten zu speichern. Verweisen Sie in Ihren DatenvalidierungsFormeln auf diese Hilfsspalten, damit sie von Filter- oder Sortiervorgängen unberührt bleiben.
Herausforderungen und Limite von Google Tabellen
Google Tabellen werden von vielen genutzt und bieten Features, die in Echtzeit aktualisiert werden. Allerdings gibt es dabei einige Herausforderungen und Limite:
- Leistung bei großen Datensätzen: Bei der Arbeit mit Tausenden von Zeilen und komplexen Berechnungen wird diese App für Produktivität oft langsam.
- Eingeschränkte Formatierungsmöglichkeiten: Wenn Sie Google Tabellen verwenden, werden Sie feststellen, dass es ziemlich schwierig ist, optisch ansprechende oder präzise Layouts zu erstellen. Die Formatierungs- und Visualisierungsmöglichkeiten sind recht eingeschränkt.
- Keine Rechtschreibprüfung: Im Vergleich zu anderen Tabellenkalkulationsprogrammen verfügt diese Anwendung nicht über eine Rechtschreibprüfung. Dies ist ziemlich unpraktisch, wenn Sie mit Textdaten arbeiten oder diese für Dokumentationen verwenden.
- Verwirrende Pivottabellen: Google Tabellen haben keine besonders gute Erfolgsbilanz bei der Erstellung und Bearbeitung von Pivottabellen. Die Zusammenfassungsfunktionen sind nicht besonders robust und manchmal verwirrend.
- Analytische Features: Die Einrichtung von Google Analytics mit Sheets ist recht komplex. Außerdem fehlen komplexe statistische Funktionen oder erweiterte Datenmodellierungstools.
Google Tabellen ist ein hervorragendes tool für die Datenorganisation, grundlegende Berechnungen und das Zusammenführen von Datenblättern. Seine Funktionen sind jedoch auf diese Zellen beschränkt.
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Alternativen zu Google Tabellen
| Feature | Google Tabellen | ClickUp |
|---|---|---|
| Funktionen von Tabellenkalkulationen | ✅ | ✅ |
| Aufgabenverwaltung | ❌ | ✅ |
| Projektmanagement | ❌ | ✅ |
| Zusammenarbeit | ✅ | ✅ |
| Integrationen | ✅ | ✅ |
| Gantt-Diagramme | ❌ | ✅ |
| Zeiterfassung | ❌ | ✅ |
ClickUp
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Die Datenvalidierung ist ein Konzept, das die Datengenauigkeit in jedem Geschäft verbessert. Durch die Erstellung benutzerdefinierter Regeln können potenziell alle falschen Daten abgelehnt werden, sobald sie eingegeben werden.
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