Anwendung der Datenüberprüfung in Google Tabellen

Haben Sie schon einmal Ihre Berichterstellung überprüft und befürchtet, dass Sie eine Dezimalstelle verwechselt haben?

Oder schlimmer noch, vielleicht haben Sie die falsche Dezimalstelle entdeckt und mussten Ihren Bericht von Grund auf überarbeiten?

Spielverändernde Geschäftseinblicke und wohlverdiente Anerkennung können von der Genauigkeit und Integrität Ihrer Daten in einer einzigen Tabellenkalkulation abhängen.

An dieser Stelle wird die Datenvalidierung zur Notwendigkeit

Die Datenvalidierung stellt sicher, dass die in ein System oder eine Kalkulationstabelle eingegebenen Daten bestimmten Kriterien oder Regeln entsprechen. Sie erspart Ihnen Stunden, die Sie sonst mit dem Durchsuchen von Datenbergen verbringen würden.

Der Schlüssel zu einem reibungslosen Datenmanagement ist das Verständnis für die Nutzung der Datenvalidierung.

Wenn Sie die Tabellenkalkulations App von Google, Google Tabellen, verwenden, wie 900 Millionen andere Menschen in der Welt, dann ist dieser Leitfaden genau das, was Sie brauchen.

Wir führen Sie durch alles, von der Einstellung grundlegender Validierungsregeln bis zur Beherrschung fortgeschrittener Techniken, damit Ihre Daten blitzsauber und fehlerfrei bleiben.

Grundlagen der Datenvalidierung in Google Tabellen

Die Datenüberprüfung ist ein wachsamer Wächter, der sicherstellt, dass nur die richtigen Daten in Ihrer Google Tabellen-Datenbank gespeichert werden. Wie bei den meisten Validierungstechniken geht es dabei um die Einstellung bestimmter Regeln dafür, was erlaubt ist und was nicht.

Hier ist ein klares, logisches Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen:

• Szenario: Sie erstellen ein Formular für die Reihenfolge der Kundenbestellungen
• Was wird benötigt: Sie wollen sicherstellen, dass die Kunden gültige Daten eingeben, z. B. eine gültige E-Mail Adresse
• Die Regel: Das Feld "E-Mail" in Ihrer Kalkulationstabelle sollte ein bestimmtes E-Mail Format haben
• Das Ergebnis: Datenüberprüfungsregeln schränken vom Benutzer eingegebene Werte ein und verhindern falsche Daten. Außerdem können Sie eine Pop-up-Box erstellen, um den Kunden über das Problem zu informieren, wenn er die falschen Informationen aktualisiert

Obwohl dies ein recht einfaches Beispiel war, zeigt es doch, wie viel Einfluss die Datenüberprüfung auf die Datenqualität hat.

Einstellung der grundlegenden Datenüberprüfung in Google Tabellen

Im Folgenden werden die sechs Schritte zur Erstellung von Datenüberprüfungsregeln in Google Tabellen beschrieben:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Tabellenkalkulation

Öffnen Sie Ihre Tabellenkalkulation. Nehmen wir das obige Beispiel eines Formulars für eine Kundenreihenfolge.

vorlage für Tabellenkalkulation mit Daten zur Reihenfolge der Kundenbestellungen erstellen

Schritt 2: Wählen Sie Ihren Datenbereich

Wählen Sie die Zellen aus, für die Sie die Regel einstellen möchten.

Lassen Sie uns eine Regel für das Feld Bestellmenge festlegen. Wählen Sie die Zelle aus, in die die Kunden ihre Bestellmenge eintragen würden - D8.

wählen Sie einen Bereich für die Datenüberprüfung in Google Sheets aus

Schritt 3: Gehen Sie zur Option Datenüberprüfung

Wählen Sie im Menü "Daten" die Option "Datenüberprüfung" und klicken Sie auf "Regel hinzufügen"

navigieren Sie zu Datenüberprüfung in Google Sheets

Schritt 4: Definieren Sie Ihre Regelkriterien

Wählen Sie im Abschnitt "Kriterien" die Art der Validierung, die Sie anwenden möchten.

Hier werden wir Zahlen überprüfen, "kleiner oder gleich" auswählen und 100 im Feld "Wert" aktualisieren.

legen Sie Ihre Kriterien für die Datenvalidierung fest

Schritt 5: Definieren Sie Ihre Fehlermeldung

Navigieren Sie nun zum Abschnitt "Erweiterte Optionen". Wählen Sie unter 'Wenn die Daten ungültig sind' aus, was Sie zu erledigen haben, wenn jemand ungültige Daten eingibt. Sie können auch einen Hilfetext zur Anleitung der Benutzer hinzufügen.

Hier wählen wir "Eingabe ablehnen", weil Ihr Geschäft die Reihenfolge nicht akzeptieren kann. Außerdem fügen wir den Hilfetext "Bis zu 100 Stück auf einmal bestellen" hinzu

definieren Sie die Fehlermeldung einer Datenüberprüfungsregel

Schritt 6: Speichern

Wählen Sie "Erledigt", um die von Ihnen definierten Regeln zu speichern und anzuwenden.

Notiz: Es ist am besten, die Datenüberprüfung einzustellen, bevor Sie Ihre Daten eingeben. Vorhandene Werte werden nämlich nicht automatisch überprüft. Um vorhandene Daten zu validieren, müssen Sie sie manuell überprüfen oder neu eingeben.

Mit diesen Schritten haben Sie die grundlegende Datenüberprüfung im Griff!

Bevor Sie sich jedoch mit fortgeschrittenen Techniken beschäftigen, sollten Sie mehr über die verschiedenen Arten der Datenüberprüfung wissen.

Arten der Datenvalidierung

Während wir im vorigen Abschnitt numerische Regeln verwendet haben, hilft ein detaillierter Überblick über die verschiedenen Arten der Datenüberprüfung, Genauigkeit und Qualität zu gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der in Google Tabellen verfügbaren Datenüberprüfungsarten:

Nummer

beispiel: Sicherstellen, dass der Kunde eine Bestellmenge kleiner oder gleich 100 eingibt_

Beschränken Sie die Dateneingabe auf numerische Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs. Dazu gehören Bedingungen wie "größer als", "kleiner als", "gleich" oder sogar "zwischen einem benutzerdefinierten Bereich"

Text

beispiel: Sicherstellen, dass die E-Mail ID gültig ist_

Limitieren Sie die Texteingabe anhand der Länge und bestimmter Zeichen. Dazu gehören auch Muster wie E-Mail IDs oder gültige URLs.

Datum

beispiel: Sicherstellen, dass das Geburtsdatum das richtige Format hat_

Dieser Datenvalidierungstyp stellt sicher, dass die eingegebenen Werte gültige Daten sind oder innerhalb eines bestimmten Bereichs liegen.

Liste

Beispiel: Drop-Down in der Datenüberprüfung

Wenn Sie die Eingaben auf eine Liste von Optionen beschränken müssen, verwenden Sie die Datenüberprüfung "Liste" oder "Dropdown".

Tickbox

Beispiel: Verwendung eines Kontrollkästchens für die Datenüberprüfung

Hier schränken Sie die Eingabe auf das Ankreuzen einer Box ein oder nicht. Sie können auch einstellen, was es bedeutet, wenn das Feld angekreuzt oder nicht angekreuzt ist. Dies wird am besten bei der Erfassung von Kundenpräferenzen und Qualitätschecklisten verwendet.

Bonus: Sind Sie bereit, Ihr Datenmanagement zu verändern? Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Google Tabellen Datenbank!

Erweiterte Datenvalidierungstechniken in Google Tabellen

Während wir die Grundlagen behandelt haben, bietet Google Tabellen fortgeschrittenere Datenvalidierungstechniken wie benutzerdefinierte Formeln und die Integration von Features in die App.

Benutzerdefinierte Formeln

Bei diesem Feature handelt es sich um eine erweiterte Form der Datenüberprüfung in Google Tabellen, die bei der Einstellung der Kriterien verfügbar ist. Im Gegensatz zu anderen Validierungstypen können Sie mit einer benutzerdefinierten Formel Regeln erstellen, die über grundlegende Optionen wie Nummern oder Daten hinausgehen.

Diese benutzerdefinierte Regel wird mit Hilfe von Formeln erstellt, die Sie normalerweise für Berechnungen verwenden. Ein Schlüsselvorteil ist, dass Sie die Art der Daten, die in einer Zelle zulässig sind, durch diese logische Formel mit höherer Präzision definieren.

Mit benutzerdefinierten Formeln lassen sich Regeln erstellen, die sich auf Elemente wie Zellbereiche oder Abhängigkeiten stützen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, mehrere Ebenen von Regeln hinzuzufügen.

Hier ist ein Beispiel:

verwendung einer benutzerdefinierten Formel als Regel bei der Nachverfolgung von Bestandsdetails

Szenario: Stellen Sie sich vor, Sie verfolgen den Produktbestand vor einem Kundenversand.

Was wird benötigt:

Sie möchten sicherstellen, dass die Spalte "Bestand für den Versand verfügbar" nur akzeptiert wird:

• Zahlen (kein Text erlaubt)
• Werte größer als Null (negative Bestände sind nicht zulässig)

Kundenformel-Regel:

=UND(ISNUMBER(A1), A1>0)

Damit wird die Regel in drei Teile zerlegt:

• ISNUMMER(A1): Prüft, ob der Wert in Zelle A1 eine Zahl ist
• A1>0: Prüft, ob der Wert in Zelle A1 größer als Null ist
• AND(...): Stellt sicher, dass BEIDE Bedingungen wahr sind

Ergebnis: Genaue Bestandsangaben erreichen die Kunden, und Sie müssen sich keine Gedanken über die von Ihnen verwendeten Formeln machen, da die Bestandszahlen immer zuverlässig und leicht zu lesen sind.

Integration der Datenüberprüfung in Google Tabellen

Zur erweiterten Datenüberprüfung gehört auch die Integration anderer Features in die Datenüberprüfung.

Verwirrt? Schauen wir uns einige fortgeschrittene Datenvalidierungsintegrationen an, die die Funktionen verbessern.

Verwendung bedingter Formate bei der Datenvalidierung

Die Datenüberprüfung in Google Tabellen lässt sich leicht mit der bedingten Formatierung kombinieren, wodurch eine viel interaktivere und übersichtlichere Kalkulationstabelle entsteht.

Bei dieser Integration löst eine separate Datenüberprüfungsregel die bedingte Formatierung aus. Sie hebt wichtige Datenpunkte oder potenzielle Fehler visuell hervor und erleichtert so das Erkennen von Trends und Anomalien.

Wir zeigen Ihnen anhand eines anschaulichen Beispiels, wie es geht:

Szenario: Sie benötigen eine tabellenkalkulation für das Projektmanagement um die Nachverfolgung von Aufgaben zu erleichtern. Es muss visuell hervorheben, wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Arbeitsblatt mit Spalten für den Namen der Aufgabe, das Fälligkeitsdatum und den Status. Fügen Sie auch Ihre neuesten Aufgaben und Status hinzu.

tabellenkalkulation für die Verfolgung des Fortschritts einer Aufgabe

Schritt 2: Gehen Sie zu Format und klicken Sie auf bedingte Formatierung.

zur bedingten Formatierung in Google Sheets navigieren_

Notiz: Sie können eine Regel für die Spalte "Fälligkeitsdaten" erstellen, um sicherzustellen, dass der Benutzer ein gültiges Datum eingibt.

Schritt 3: Fügen Sie Ihre Datenüberprüfungsregel hinzu und verknüpfen Sie sie mit der Datenüberprüfung.

festlegen der Datenüberprüfungsregel durch bedingte Formatierung_

Hier verwenden wir die benutzerdefinierte Formel '=AND(HEUTE() > C2, D2 <> 'Abgeschlossen')'.

So funktioniert das:

• TODAY(): Diese Funktion gibt das heutige Datum zurück
• HEUTE() > C2: Damit wird geprüft, ob das heutige Datum größer ist als das Datum im Feld "Fälligkeitsdatum"
• D2 <> 'Abgeschlossen': Diese Funktion prüft, ob das Feld 'Status' NICHT abgeschlossen ist
• =AND: Damit wird geprüft, ob beide Bedingungen erfüllt sind

Schritt 4: Fügen Sie Ihren Formatierungsstil hinzu. Hier bleibt das Ergebnis rot (weil es überfällig ist).

einrichten des Formatierungsstils

Sobald Sie auf 'Erledigt' geklickt haben, sind Ihre Regeln aktiv. Die Funktion "Leistungsbericht senden" ist noch nicht abgeschlossen und verzögert sich.

Verknüpfung der Datenüberprüfung mit der Automatisierung

Eine weitere fortschrittliche Datenvalidierungstechnik, die Google Tabellen bietet, ist die Automatisierung.

Hier bietet Google die Erweiterung App Script an, mit der Code erstellt wird, der eine Aktion auf der Grundlage Ihres Datenüberprüfungsdialogs auslöst.

Hier ist ein Beispiel für die Automatisierung von Ausgabengenehmigungen mit Datenüberprüfung:

so erreichen Sie Google Apps Script

Wenn Ihre Datenüberprüfungsregel dies vorsieht:

• das Feld 'Genehmigung erforderlich' 'WAHR' ist (was bedeutet, dass die Box angekreuzt ist)
• UND das Feld "Status" ist "Pending

Sie können einen Code schreiben, der auf der Grundlage der Daten im Feld "E-Mail des Genehmigenden" eine E-Mail mit allen Ausgabedetails an Ihren Manager auslöst.

Bonus: Sie können die Leistung von Google Tabellen als Ihr CRM nutzen mit unserem leicht verständlichen Leitfaden und gebrauchsfertige Vorlagen.

Praktische Anwendungen: Dropdown-Liste und Datenvalidierung

Wir haben uns zwar mit Datenvalidierungstechniken beschäftigt, aber eine Methode sticht in fast jeder realen Anwendung hervor und verdient einen tieferen Einblick - die Dropdown-Liste.

Um den Anfang zu machen, folgen nun die Schritte zum Erstellen einer Dropdown-Liste mit Datenvalidierung in Google Tabellen:

Schritt 1: Listen Sie Ihre Optionen auf

Erstellen Sie Ihr Arbeitsblatt und listen Sie auf, was Sie in Ihrer Auswahlliste haben möchten.

In diesem Fall werden wir das Onboarding von Mitarbeitern als Teil Ihrer Google CRM-Tabelle betrachten.

erstellen Sie die Listenoptionen, die Sie in Ihrer Dropdown-Liste haben möchten

Gehen Sie anschließend auf die Registerkarte Daten, dann Datenüberprüfung und 'Regel hinzufügen'

Schritt 2: Wählen Sie die Dropdown-Liste in der Datenvalidierung

erstellen Sie die Kriterien für die Dropdown-Liste in der Datenvalidierung

Sobald das Dialogfeld der Datenüberprüfungsregeln geöffnet ist, wählen Sie den Bereich aus (in diesem Fall die gesamte Spalte "Abteilung") und wählen dann Ihre Kriterien aus.

Es gibt zwei Arten von Kriterien für die Dropdown-Liste.

• Drop-down-Liste: Hier müssen Sie Ihre Optionen (Abteilungen) manuell hinzufügen

wählen Sie die Dropdown-Liste aus und geben Sie die Optionen für die Liste manuell ein

• Drop-Down-Liste (aus einem Bereich): Damit können Sie einen Bereich von Zellen auswählen und automatisch Zellwerte als Listenoptionen hinzufügen

wählen Sie die Dropdown-Liste aus einem Bereich und wählen Sie den Bereich der Optionen der Liste aus

Notiz: Jeder Liste kann auch eine Farbe zugewiesen werden, um die Dinge ästhetisch und ansprechend zu gestalten. Sie müssen jede Farbe manuell aktualisieren, während sich die Liste mit den Referenzdaten ändert.

Schritt 3: Klicken Sie auf Erledigt und überprüfen Sie

Der letzte Schritt besteht darin, auf "Erledigt" zu klicken und zu beobachten, wie sich die Validierung in den Zellen widerspiegelt.

In diesem Beispiel werden alle Optionen der Liste eingeblendet, wenn Sie auf das Feld "Abteilung" klicken.

eine abschließende Ansicht von Dropdown-Listen in der Kalkulationstabelle

Und schon ist Ihre Dropdown-Liste fertig. Die Erstellung einer einfachen Liste ist jedoch nur der Anfang dieser vielseitigen Datenüberprüfungsmethode. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine zusätzliche Ebene der Datenüberprüfung nutzen können.

Abhängige Dropdown-Listen in Google Tabellen

Während Dropdown-Listen dabei helfen, Antworten zu fokussieren, ermöglicht Google Tabellen den Benutzern, abhängige Dropdown-Listen zu erstellen, um die Kontrolle auf kommende Datenfelder auszuweiten.

Eine abhängige Dropdown-Liste mit aktiven Filtern wird verwendet, um die Liste der Optionen zu überarbeiten. Durch die Erstellung dieser Filter ändern sich die Optionen in einer Liste auf der Grundlage der Auswahl, die in einer vorherigen Liste getroffen wurde.

Diese dynamische Datenvalidierung ist unglaublich nützlich, um Daten effizient zu organisieren und zu filtern, insbesondere bei großen Datensätzen.

kurzbefehle für Ankreuzfelder und Dropdowns in Google Sheets

💡 Pro-Tipp: Es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie nicht jedes Mal auf die Datenüberprüfung zugreifen müssen, wenn Sie eine Liste oder ein Kontrollkästchen benötigen. Eine schnelle Google Tabellen-Hack ist, dass er in der Registerkarte Einfügen verfügbar ist.

Fehlerbehebung bei häufigen Datenüberprüfungsproblemen

Nachdem Sie nun wissen, wie man Datenüberprüfungen einstellt, werden Sie auch auf häufige Fehler stoßen. Unabhängig davon, ob diese von der Eingabe, ihrer Verwendung oder komplexen Problemen mit Bereichen herrühren, ist es wichtig zu wissen, wie man sie umgehen kann.

Hier sind zwei Herausforderungen oder Fehler und wie man sie behebt:

Fehler Nr. 1: Die eingegebenen Daten verstoßen gegen die für diese Zelle festgelegten Datenüberprüfungsregeln

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn Sie versuchen, Daten in eine Zelle einzugeben, die nicht den Regeln entsprechen, die Sie für die Datenüberprüfung dieser Zelle festgelegt haben.

Dies bedeutet höchstwahrscheinlich einen der folgenden Punkte:

• Der eingegebene Wert entspricht nicht den angegebenen Kriterien (z. B. numerischer Datenbereich, Liste der zulässigen Werte, benutzerdefinierte Formel)
• Es gibt Probleme mit den festgelegten Regeln

Wenn dieses Problem auftritt, obwohl der eingegebene Wert korrekt zu sein scheint, sind hier die wichtigsten Schritte zur Fehlerbehebung, die Sie durchführen müssen:

• Stellen Sie sicher, dass die Datenüberprüfungskriterien korrekt und logisch sind
• Überprüfen Sie doppelt, ob Tippfehler, zusätzliche Spaces, Groß- und Kleinschreibung oder Datentypunterschiede vorliegen
• Geben Sie die Daten manuell neu ein, um versteckte Zeichen zu eliminieren, wenn der Wert per Copy-Paste eingefügt wurde
• Prüfen Sie auf zirkuläre Verweise, die zu Konflikten führen können, wenn die Validierungsregel Formeln enthält

Fehler #2: Probleme mit der Filtersortierung, die die Datenüberprüfung beeinträchtigen können

Ein weiteres Problem tritt bei der Anwendung von Filtern oder der Sortierung von Daten auf. Es stört die Funktion von abhängigen Dropdown-Listen oder anderen Features zur Datenvalidierung. Dies kann zu falschen oder leeren Optionen in abhängigen Listen oder zu nicht korrekt durchgesetzten Validierungsregeln führen.

Hier sind die häufigsten Ursachen für diese Fehler:

• Wenn sich Ihre Datenvalidierung auf benannte Bereiche stützt und diese Bereiche nicht so eingestellt sind, dass sie sich automatisch anpassen, wenn Daten gefiltert oder sortiert werden, brechen die Referenzen
• Die Verwendung von relativen Verweisen in Formeln zur Datenüberprüfung führt zu Problemen, wenn sich die Position der Daten aufgrund von Filterung oder Sortierung ändert
• Einige Setups für die Datenüberprüfung sind nicht mit der Art und Weise kompatibel, wie Google Tabellen das Filtern und Sortieren handhabt, was zu unerwartetem Verhalten führt

Wenn Sie dieses Problem beheben möchten, müssen Sie

• Benannte Bereiche dynamisch machen: Wenn Sie benannte Bereiche verwenden, stellen Sie sicher, dass diese dynamisch sind und automatisch aktualisiert werden, wenn die Daten gefiltert oder sortiert werden. Dies erreichen Sie durch die Verwendung von Formeln innerhalb der Definitionen der benannten Bereiche, um die Filterung oder Sortierung zu berücksichtigen
• Verwenden Sie absolute Referenzen: Ersetzen Sie in Ihren Formeln zur Datenüberprüfung relative Referenzen durch absolute Referenzen (z. B. $A$1), um sicherzustellen, dass sie immer auf die richtigen Zellen verweisen, auch nach dem Filtern oder Sortieren
• Einführung von Hilfsspalten: Erwägen Sie die Erstellung von Hilfsspalten zur Speicherung der ursprünglichen, ungefilterten Daten. Verweisen Sie in Ihren Formeln zur Datenvalidierung auf diese Hilfsspalten, damit sie von der Filterung oder Sortierung unbeeinflusst bleiben

Google Tabellen Herausforderungen und Limitierungen

Google Tabellen wird zwar von vielen genutzt und bietet Features, die in Echtzeit aktualisiert werden, aber es gibt auch einige Herausforderungen und Einschränkungen, die damit verbunden sind:

• Leistung bei großen Datensätzen: Bei der Arbeit mit Tausenden von Zeilen und komplexen Berechnungen wird diese App für die Produktivität oft träge
• Eingeschränkte Formatierung: Wenn Sie Google Tabellen verwenden, werden Sie feststellen, dass die Erstellung optisch ansprechender oder präziser Layouts eine ziemliche Herausforderung darstellt. Die Formate und Visualisierungen sind ziemlich limitiert
• Keine Rechtschreibprüfung: Im Vergleich zu anderentabellenkalkulationssoftwareverfügt diese Anwendung nicht über eine Rechtschreibprüfung. Das macht es ziemlich unpraktisch, wenn man Daten mit Text bearbeitet oder es für die Dokumentation verwendet
• Verwirrende Pivottabellen: Google Tabellen hat keine gute Erfolgsbilanz bei der Erstellung und Bearbeitung von Pivottabellen. Die Zusammenfassungsfeatures sind nicht besonders robust und manchmal verwirrend
• Analytische Features: Die Einstellung von Google Analytics mit Google Tabellen ist recht komplex. Es fehlen auch komplexe statistische Funktionen oder fortgeschrittene Tools zur Datenmodellierung

Google Tabellen ist ein hervorragendes Tool für die Datenorganisation, grundlegende Berechnungen und zusammenführen von Datenblättern . Seine Möglichkeiten sind jedoch auf diese Zellen begrenzt.

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Google Tabellen-Alternativen

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Datenvalidierung ist ein Konzept, das die Datengenauigkeit in jedem Geschäft verändert. Allein durch die Erstellung benutzerdefinierter Regeln können falsche Daten bereits beim Versuch, sich einzuschleichen, zurückgewiesen werden.

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