Fragt man Mitarbeiter, was ihre Arbeit besser macht, sagen sie vielleicht flache Hierarchien, unterstützendes Management oder sogar Bürokultur. Aber was sie wirklich vorschlagen, ist effiziente Kommunikation.
Von freundlichen Interaktionen und Teamarbeit bis hin zu geregelten Kanälen und Formaten - eine klare Kommunikation sorgt dafür, dass Ideen und Feedback effektiv freigegeben werden, was die Arbeit für alle einfacher und effektiver macht.
Laut Grammarly's Der Stand der Business-Kommunikation bericht sind 93 % der Führungskräfte im Business der Meinung, dass ihre Fähigkeit, effektiv zu arbeiten, von der Art und Weise abhängt, wie die Menschen um sie herum kommunizieren.
Die Kommunikation in einem Unternehmen ist entweder formell oder informell. Beide sind in bestimmten Kontexten wichtig, aber die Dinge werden brenzlig, wenn Menschen die beiden miteinander verwechseln
In diesem Artikel erörtern wir die formelle und die informelle Kommunikation, erläutern, wann man eine von beiden anwenden sollte, und helfen Ihnen, Ihre Kommunikationsfähigkeiten in einer organisatorischen Einstellung zu verbessern.
Formelle Kommunikation verstehen
Die meisten Workspaces verfügen über offizielle Kommunikationsprotokolle, die das Image und die Kultur des Unternehmens unterstreichen und dazu dienen, Fehler und Ablenkungen bei der Interaktion zwischen Mitarbeitern zu reduzieren.
unter Formaler Kommunikation versteht man eine strukturierte Art des Informationsaustauschs über offizielle Kanäle. Diese Unterhaltungen werden überwacht und nachverfolgt und folgen einer vordefinierten Hierarchie. E-Mail-Ketten, Aufgabenanfragen, Videokonferenzen, Whitepapers, Projektaktualisierungen und vom Unternehmen regulierte Chat-Kanäle sind einige prominente Beispiele.
Es ist vollkommen praktisch und zielt darauf ab, die Kommunikation zu formalisieren, um Informationen nach den Wünschen des Unternehmens freizugeben.
Arten der formalen Kommunikation
Je nachdem, wie die Ideen freigegeben werden, kann die formelle Kommunikation in drei Typen unterteilt werden:
- Vertikal: Wenn die formelle Kommunikation über die verschiedenen Organisationsebenen in einer hierarchischen Kette stattfindet. Vorgesetzte können mit ihren Untergebenen sprechen (top-down), und Untergebene können ihren Vorgesetzten Ideen freigeben (bottom-up)
- Lateral oder horizontal: Wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die auf der gleichen Ebene arbeiten, miteinander kommunizieren. Beispiel: Mitglieder des Teams für Produktentwicklung tauschen sich aus kollaborative Kommunikation mit ihren Marketing-Kollegen, um eine Produkteinführung zu orchestrieren
- Diagonal oder kreuzweise: Dies bedeutet, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die auf unterschiedlichen Ebenen arbeiten, diagonal kommunizieren können. Ein Beispiel wäre ein Gespräch zwischen dem Leiter eines Produktteams und einem Vertreter der Vertriebsentwicklung (SDR), um die Feature-Anforderungen zu bestimmen, die im nächsten Sprint Priorität haben sollen
Merkmale der formalen Kommunikation
Formelle Kommunikation lässt sich an einigen Merkmalen erkennen:
- Konsistenz bei Protokollen und professionellem Vokabular
- Asynchrone und genehmigungsbasierte Natur, was sie oft langsam und mühsam macht
- Schriftliche Form der Ausführung, die sie detailliert, aufgabenorientiert und leicht referenzierbar macht
- Schwerpunkt auf dem Datenschutz, was die formelle Kommunikation zu einer idealen Option für ein Konzept der Vertraulichkeit von Projekten auf der Basis von "Need-to-know" macht
Beispiele für formelle Kommunikation
Eine gute Möglichkeit, formelle Kommunikation zu erkennen, ist zu prüfen, ob sie offiziell dokumentiert wird. Die unterstützenden Dokumente innerhalb der internen Kommunikationsmatrix können sein
- e-Mail Threads
- reihenfolge und Aktualisierungen der Bestände
- aufgabenanfragen
- asynchrone Video-Kommunikation und Live-Webinare
Die formelle Kommunikation sorgt für einen reibungslosen internen Ablauf zwischen Abteilungen, Kollegen und Hierarchien.
Da es bei diesem Flow um Systeme und Richtlinien geht, kann eine optimierte Kommunikationsstrategie dazu beitragen, dass Sie Informationen effizienter weitergeben. Als All-in-One-Plattform für das Produktivitätsmanagement,
ClickUp
konzentriert sich stark auf die Kommunikation im Team und auf Möglichkeiten, die Interaktion am Workspace zu verbessern.
Zum Beispiel die
ClickUp Vorlage für interne Kommunikation
ist maßgeschneidert für Menschen, die intern eine starke Unternehmenskultur etablieren wollen.
Richten Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie von Grund auf ein, indem Sie Ziele, Stakeholder, Listenansichten und Kalender mit Hilfe der ClickUp Vorlage für interne Kommunikation anpassen
Mit dieser Vorlage können Sie festlegen, wie Informationen weitergegeben werden sollen, die Kommunikations-Touchpoints skalieren, um mit der Komplexität Schritt zu halten, und verschiedene Datenschutzgesetze einhalten - und das alles, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen können:
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- Richten Sie interne Kanäle wie E-Mails, Chats und Meetings ein und legen Sie Daumenregeln für den Informationsfluss fest
- Ändern Sie benutzerdefinierte Status, Felder und Ansichten, um Aktualisierungen zu sichten und den Inhalt zu überwachen
Diese Vorlage eignet sich hervorragend für die Aufrechterhaltung der Transparenz im gesamten Unternehmen und hilft den Mitarbeitern, bei der Arbeit produktiv zu sein. Sie dient auch als zentraler hub für unternehmensweite Unterhaltungen, Ankündigungen und kommunikationsbezogene Dokumente an einem Ort.
Vor- und Nachteile der formellen Kommunikation
Formelle Kommunikation hat Stärken und Schwächen. Diese Vor- und Nachteile zu kennen, ist entscheidend, um zu wissen, wann man offizielle, vordefinierte Kanäle nutzen sollte.
Vorteile der formellen Kommunikation
Formelle Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil eines gut funktionierenden Unternehmens, weil
- Sie fördert Disziplin und Professionalität unter den Mitarbeitern
- Sie bringt Transparenz und Effizienz in die Unterhaltung
- Da das meiste dokumentiert wird, unterstützt sie Audits und die Einhaltung von Daten
Nachteile der formellen Kommunikation
Die Faktoren, die die formelle Kommunikation so effektiv machen, machen sie aber auch starr.
- Eine solche Kommunikation bietet wenig Raum für Individualität, da sie der Arbeit Vorrang vor persönlichen Gefühlen und Meinungen einräumt
- Die langwierigen Threads, die um der Vorschriften willen aufrechterhalten werden, können viel Zeit verschlingen
- Sie kann kalt wirken und die Bindung zwischen den Mitarbeitern beeinträchtigen
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Die Rolle der formellen Kommunikation in Organisationen
Es ist schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen ohne eine formelle
. Die Einhaltung dieser Regeln bedeutet, dass Informationen transparent, unverfälscht und in einer Weise freigegeben werden, dass sie nachverfolgt werden können.
In Organisationen mit komplexen internen Hierarchien schafft sie außerdem Autorität und fördert die Disziplin der Mitarbeiter.
Informelle Kommunikation verstehen
Nicht alle Unterhaltungen müssen über formelle Kanäle laufen. Einige persönliche und unmittelbare Unterhaltungen erledigen die Arbeit, weil sie Zeit sparen.
Sie haben sicher schon von
flurfunk-Kommunikation
-die inoffiziellen Wege, auf denen Kollegen Informationen untereinander freigeben.
Informelle Kommunikation ist der inoffizielle Flow von Informationen, der auf den sozialen Beziehungen der Mitarbeiter beruht. Sie ist spontan, kostenlos und schnell. Mündliche Kommunikation über Aufgaben, Hilfe für einen Kollegen bei der Arbeit oder stressfreies Chatten in informeller Sprache während der Mittagspause - alles, was nicht den unternehmensregulierten Kommunikationskanälen folgt, ist Teil der informellen Kommunikation.
Arten der informellen Kommunikation
Die informelle Kommunikation folgt keinen strengen Regeln oder Strukturen und ist daher sehr flexibel und dynamisch. Sie kann viele Formulare annehmen, die jeweils unterschiedlichen Zwecken und Kontexten innerhalb eines Arbeitsplatzes dienen.
Hier sind die vier Haupttypen:
- Einstrangige Kette: Wenn eine Person etwas zu einer anderen Person sagt und diese Person dieselbe Nachricht an eine andere Person weitergibt, setzt sich die Kette fort. Dies ist die natürlichste Form der informellen Kommunikation
- Cluster-Kette: Wenn sich jemand einer vertrauenswürdigen Person anvertraut und diese die Information an andere Personen, denen sie vertraut, freigibt. Diese Art der Umsetzung basiert auf Vertrauen, wird aber zwischen ausgewählten Gruppen von Personen weitergegeben. Ein Beispiel wäre, dass der Manager Änderungen am Client mit dem Produktteam bespricht und die Mitglieder des Produktteams das Gleiche mit dem Designteam diskutieren
- Klatschkette: Die häufigste Art der informellen Kommunikation - die Klatschkette - besteht darin, dass Menschen mit Gruppen von Menschen sprechen und diese Gruppen das Gleiche mit anderen Gruppen von Menschen freigeben. Es ist der schnellste Weg, um Informationen informell zu verbreiten
- Wahrscheinlichkeitskette: Manchmal wählt ein Mitarbeiter zufällig ein paar Kollegen aus, um Informationen freizugeben, und diese Kollegen setzen den Trend fort, indem sie den Inhalt zufällig an andere weitergeben. Ein Beispiel wäre, dass jemand neue Personalrichtlinien gegenüber einem Kollegen erwähnt, der beim Mittagessen am selben Tisch saß
Merkmale informeller Kommunikation
Informelle Kommunikation findet jenseits von E-Mails und Dashboards statt und weist einige Schlüsselmerkmale auf, an denen sie leicht zu erkennen ist:
- Sie ist schnell, persönlich und unbeschwert
- Als synchrone Form der Kommunikation verkürzt sie die Zeit, die für den formellen Weg benötigt wird, und macht die Mitarbeiter produktiver
- Informelle Kommunikation ist gut für die Moral der Mitarbeiter, da sie Freunde haben, mit denen sie ihre Gefühle teilen können
- Trotz der Bequemlichkeit informeller Gespräche kann sie ungenau sein, da der Inhalt nicht dokumentiert, überprüft oder nachvollziehbar ist
- Verärgerte Mitarbeiter erstellen oft herausforderungen in der Kommunikation durch die Verbreitung von Fehlinformationen über informelle Kanäle
Beispiele für informelle Kommunikation
Jede informelle Unterhaltung, die nicht im System protokolliert werden muss, ist Teil der informellen Kommunikation. Dazu können gehören
- Mündliche Updates zu Aufgaben und Projekten
- Gespräche am Wasserspender und Begrüßungen auf dem Flur
- Gruppenessen und Betriebsversammlungen
Vielleicht finden Sie Kollegen, die sich informell darüber unterhalten, wie sie das Wochenende verbracht haben, über das Spiel, das sie gestern Abend gesehen haben, oder über die neue Richtlinie der Personalabteilung.
Vorteile und Nachteile der informellen Kommunikation
Informelle Kommunikation kann unglaublich effektiv sein, aber ihr Erfolg hängt weitgehend von dem Kontext ab, in dem sie eingesetzt wird. Wenn Sie verstehen, wo die informelle Kommunikation ihre Stärken ausspielt und wo sie möglicherweise versagt, können Sie ihre Stärken nutzen und ihre Nachteile abmildern.
Vorteile der informellen Kommunikation
Die informelle Kommunikation ergänzt die Limits der formellen Kommunikation.
- Sie macht die Erfahrung im Büro natürlicher und unterhaltsamer
- Sie hilft den Mitarbeitern, sich ihren Kollegen gegenüber zu öffnen und schafft Bindungen, die bei der Teamarbeit helfen
- Informelle Kommunikation schafft Vertrauen und ein Gefühl der Zugehörigkeit
- zwei Schlüssel für hochproduktive Mitarbeiter.
Nachteile der informellen Kommunikation
Die informelle Kommunikation ist jedoch nicht frei von Mängeln.
- Sie ist ungeregelt und kann dazu führen, dass sich Fehlinformationen schnell verbreiten
- Wenn Mitarbeiter zu sehr in Smalltalk und Klatsch verwickelt sind, kann sich das negativ auf die Teamkultur und Produktivität auswirken
- Die Leitung kann informelle Gespräche nicht nachverfolgen, so dass es keine Rechenschaftspflicht gibt
Viele Fehler in der informellen Kommunikation sind auf einen Mangel an Struktur in der internen Kommunikation zurückzuführen, da Aktualisierungen mündlich weitergegeben werden. Eine der besten Möglichkeiten, dies abzuschwächen, ist die Verwendung eines
vorlage für die Kommunikation im Projektplan
, wie zum Beispiel die
ClickUp Vorlage für Mitarbeiterkommunikation
. Es ist eine einfache und doch umfassende Möglichkeit, Informationen zu verbreiten, damit die relevanten Personen mit authentischen Details auf dem Laufenden bleiben.
Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, finden HR-Teams diese Option besonders hilfreich.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für Mitarbeiterkommunikation, um einen Standard für das Freigeben von Informationen an Mitarbeiter zu schaffen
Hier erfahren Sie, wie Sie die Vorlage am besten nutzen können:
- Planen und implementieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie mit Hilfe der Ansicht "Kommunikationsplan - Strategie"
- Verwenden Sie die Ansicht "Leitfaden für den Einstieg", um die Kommunikationsmatrix und die Grundregeln zur Vermeidung von Missverständnissen zu erläutern
- Verwenden Sie die Ansicht "Kommunikationsaktualisierungen" zur Nachverfolgung alter und neuer Aktualisierungen
- Reduzieren Sie den Bedarf an informeller Kommunikation, indem Sie die Interaktionen in ClickUp Dashboards
- Erstellen Sie ein übersichtliches visuelles Layout, indem Sie benutzerdefinierte Status hinzufügen, um den Fortschritt von Aufgaben und Unteraufgaben innerhalb Ihres Kommunikationsplans zu überwachen
Diese Vorlage führt Projektmanagement und Mitarbeitermanagement für eine nahtlose Kommunikation zusammen.
Die Rolle der informellen Kommunikation in Organisationen
Im besten Fall schafft die informelle Kommunikation Verbindungen zu anderen Mitarbeitern. Sie baut Hierarchien ab, erleichtert den kostenlosen Flow von Informationen und fördert das Einfühlungsvermögen. Ein sanftes Schulterklopfen für gute Arbeit, die Unterstützung eines jüngeren Mitarbeiters bei der Lösung eines Problems oder ein offenes Ohr, um Kollegen das Gefühl zu geben, gehört zu werden, sind Gesten, die in einer formellen Einstellung nicht ganz möglich sind.
Die von Elton Mayo durchgeführten Hawthorne-Studien haben gezeigt, dass informelle Kommunikation die Entwicklung und Verstärkung von Leistungsstandards und Erwartungen der Mitglieder in Arbeitsgruppen beeinflusst. Dies legt nahe, dass informelle Interaktionen die Organisationskultur formen können und Normen effektiver gestalten als formelle Kommunikation
Formelle vs. Informelle Kommunikation
Am Arbeitsplatz kann man sich nicht für einen Standard-Kommunikationskanal entscheiden, da beide Arten der Kommunikation in verschiedenen Kontexten wichtig sind. Wir wollen verstehen, worin sie sich unterscheiden und wie man zwischen ihnen wechselt.
Schlüsselunterschiede zwischen formeller und informeller Kommunikation
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Schlüsselunterschiede zwischen formeller und informeller Kommunikation:
| Formelle Kommunikation | Informelle Kommunikation |
|---|---|
| Sie ist reguliert, professionell und hierarchisch | Sie ist flexibel, nicht reguliert und ahmt die Verbreitung von Gerüchten nach |
| Sie ist asynchron und genehmigungsbasiert, was sie langsam macht | Sie ist synchron, was sie schnell macht |
| Formelle Kommunikation ist meist schriftlich | Informelle Kommunikation ist gestenbasiert und verbal |
| Sie wahrt die Genauigkeit und Geheimhaltung von Daten und ist damit zuverlässiger | Sie ist möglicherweise nicht ganz genau oder geheim, da Informationslücken zu Gerüchten und Halbwahrheiten führen |
| Zielt auf /href/https://clickup.com/de/blog/71998/kommunikative-ziele/address offizielle Ziele und Aufgaben/%href/ | Zielt auf die Verbesserung der Mitarbeiterbindung und der Teamkultur |
Ähnlichkeiten zwischen formeller und informeller Kommunikation
Trotz ihrer deutlich unterschiedlichen Ansätze tragen formelle und informelle Kommunikation gemeinsam zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur bei.
- Sie geben den Menschen die Freiheit, Ideen und Zusammenhänge über verschiedene Kanäle und Formate freizugeben
- Sowohl formelle als auch informelle Kommunikation helfen bei der Entscheidungsfindung und Produktivität
- Menschen nehmen Informationen schneller auf, wenn man verschiedene Kanäle zur Verbreitung kombiniert
Ausgleich zwischen formeller und informeller Kommunikation in internen Einstellungen
Das Geheimnis eines hochproduktiven Arbeitsplatzes liegt in der Ausgewogenheit formeller und informeller Kommunikation. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann Sie welches Format verwenden sollten, schauen Sie in den Unternehmensrichtlinien zur offiziellen Kommunikation nach. Formelle Kommunikationsstrategien werden häufig von der Personalabteilung und den Teamleitern gut dokumentiert. Darin finden Sie genehmigte Kanäle, Zeitleisten, Prozesse und Regeln.
**Als allgemeine Faustregel gilt: Wenn etwas streng arbeitsbezogen ist, andere davon wissen müssen und vertraulich ist, geht es über den offiziellen Weg
Der Schlüssel zum Unterschied zwischen formellen und informellen Kommunikationskanälen liegt in Ihrem Kopf. Sie sollten die informelle Kommunikation nutzen, wenn Sie eine Pause machen oder sich schnell mit einem Kollegen austauschen wollen. Denken Sie jedoch daran, nicht zu viel über informelle Kanäle mitzuteilen oder auf Informationen zu reagieren, die Sie nicht nachprüfen können. Indem Sie beobachten, wann und wie andere formelle und informelle Kommunikation nutzen, können Sie lernen, ein Gleichgewicht zwischen beiden herzustellen.
Beispiele, bei denen formelle und informelle Kommunikation ineinandergreifen
Stellen Sie sich vor, Sarah, eine Projektmanagerin, jongliert in ihrer täglichen Arbeit sowohl mit formeller als auch mit informeller Kommunikation. Sie beginnt ihren Tag mit einem strukturierten Team Meeting, bei dem sie sich an eine strikte Tagesordnung hält und die Elemente ihrer Arbeit dokumentiert. Später trifft sie Bob von der Marketingabteilung im Pausenraum, und sie besprechen bei einem Kaffee eine brillante Kampagnenidee. Diese Mischung aus formeller Struktur und zwangloser Interaktion sorgt dafür, dass ihr Team auf einer Linie bleibt und gleichzeitig Innovationen hervorbringt.
In der Zwischenzeit erlebt Alex, ein neuer Mitarbeiter, die Macht gemischter Kommunikationsstile am eigenen Leib. Er nimmt an einer formellen Einführungssitzung teil, um die Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu verstehen. Aber erst beim informellen Mittagessen mit seinem Mentor Javier lernt er die ungeschriebenen Regeln der Bürokultur kennen. Bei seiner ersten Leistungsbeurteilung - einem formellen Prozess - ist Alex dankbar für das informelle Feedback, das Javier ihm die ganze Zeit über gegeben hat, damit er sich in seiner neuen Rolle vorbereitet und unterstützt fühlt.
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