Wie man die hybride Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördert
Produktivität

Wie man die hybride Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördert

Die hybride Zusammenarbeit - eine Mischung aus persönlicher und ferngesteuerter Interaktion zwischen Mitarbeitern - spiegelt die sich verändernde Art der Arbeit selbst und die technologischen Fortschritte wider, die sie ermöglichen.

Die Art der Arbeit hat sich seit Beginn dieses Jahrzehnts dramatisch verändert. Verteilte Teams sind die Norm geworden. Chronoworking ist zunehmend verbreitet. Die Arbeitnehmer verlangen von ihren potenziellen Arbeitgebern Flexibilität, nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich.

Technologische Fortschritte bei Projektmanagement-Software, digitalen Tools, Daten und Analysen ermöglichen zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie nie zuvor.

Dennoch gibt es einige grundsätzliche Bedenken. Was bedeutet Flexibilität? Wie können Manager den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden? Wie können Teamleiter hybride Zeitpläne einrichten, ohne das Unternehmenswachstum zu beeinträchtigen?

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie hybride Zusammenarbeit am Arbeitsplatz funktionieren kann.

Hybride Zusammenarbeit verstehen

Hybride Zusammenarbeit bezieht sich auf die Methoden, die Teams verwenden, um in einer Büroumgebung oder von zu Hause oder anderswo aus zu arbeiten. Hybride Zusammenarbeit bei der Arbeit ist gekennzeichnet durch:

  • Kombination von Modellen: Teams arbeiten sowohl persönlich als auch aus der Ferne. Das kann bedeuten, dass sie einige Tage in der Woche im Büro arbeiten, dass einige Teammitglieder im Büro arbeiten oder dass bestimmte Aufgaben im Büro erledigt werden
  • Verschiedene Standorte: Teams können sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden und gemeinsam an denselben Projekten arbeiten
  • Virtueller Arbeitsbereich: Teams nutzen einen virtuellen Arbeitsbereich, einschließlich Tools für Kommunikation, Brainstorming, Ideenfindung und hybride Zusammenarbeit, um zusammenzuarbeiten
  • Kontinuität: Teams, die im Büro arbeiten, können dank ihrer digitalen Tools die Gespräche online fortsetzen

Wie unterscheidet sich hybride Arbeit von Remote-Arbeit?

Es gibt einige grundlegende Unterschiede zwischen hybrider Arbeit und Fernarbeit. Sie lauten wie folgt.

Unterschiede zwischen hybrider Arbeit und Fernarbeit

Welche Arten der hybriden Zusammenarbeit gibt es?

Oft wird angenommen, dass sich der Begriff "hybrid" nur auf den Ort bezieht. Tatsächlich umfasst hybride Arbeit auch die Zeit, in der die Teams arbeiten. Anhand dieser beiden Parameter lassen sich vier Arten der hybriden Zusammenarbeit unterscheiden.

Arten der hybriden Zusammenarbeit

Die Herausforderungen bei der Einführung hybrider Zusammenarbeit

Hybride Arbeit bringt ebenso viele Störungen wie Vorteile mit sich. Daher ist die Implementierung eines Systems, das die hybride Zusammenarbeit erleichtert, auch mit den folgenden Herausforderungen verbunden.

Soziale Herausforderungen

Interaktionsbarrieren: Fehlende Gelegenheiten zur Kontaktaufnahme und zum Aufbau von Beziehungen können dazu führen, dass Teams zwar an denselben Dingen arbeiten, aber weit voneinander entfernt.

Verpasste Verbindungen: Der Verlust von Gesprächen am Wasserspender und informellen Treffen kann zu Isolation und Stress führen.

Unbemerkte Probleme: Vorgesetzte oder sogar Kollegen können Anzeichen für die Sorgen/Krankheiten/Kämpfe einer Person übersehen, wenn sie die nonverbalen Kommunikationssignale nicht sehen.

Managementstile: Führungskräfte sind an einen Managementstil gewöhnt, bei dem sie ihre Teammitglieder ständig "im Auge behalten". Solchen Managern fällt es schwer, einen auf Vertrauen basierenden Führungsstil zu entwickeln.

Kommunikation

Kommunikationslücke: Minimale persönliche Interaktion, geringes Engagement, unzureichende Sitzungen und begrenzte Dokumentation können zu Kommunikationslücken beitragen.

Schlechte Qualität der Besprechungen: Ohne persönliche Hinweise, Fähigkeiten zur Durchführung von Besprechungen, proaktives Engagement und eine klare Tagesordnung können Besprechungen frustrierend werden. Infolgedessen können Teams sowohl Informationen als auch Verbindungen verlieren.

Übersetzungsverlust: Wenn Teams keine Zeit und Energie in die Dokumentation von Informationen investieren, kann bei der Übertragung von einer Person zur anderen viel Wissen verloren gehen.

Zusammenarbeit

Fehlen einer gemeinsamen Basis: Ohne einen einheitlichen virtuellen Arbeitsbereich können Teams den Kontext und die gemeinsame Basis verlieren, die für die Zusammenarbeit notwendig sind. Dies ist sowohl eine technische als auch eine verhaltensbezogene Herausforderung.

Verlust der Begeisterung für die Arbeit: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine fantastische Idee und schicken sie an einen Kollegen, der erst 12 Stunden später antwortet. Es ist ganz natürlich, dass Sie bis dahin die Aufregung/das Interesse verlieren. Ohne echtzeit-Zusammenarbeit können Ideen sterben, noch bevor sie in die Tat umgesetzt werden.

Gespräche außerhalb des Büros: Im Büro trinkt man Tee, isst zu Mittag oder geht zum Parkplatz und pflegt die Kameradschaft, auch wenn man nicht über die Arbeit spricht. Hybride Teams verpassen diese Gelegenheit oft, was den kollektiven Output schmälert.

Der Schlüssel zur Lösung dieser Probleme liegt in der Investition in die richtigen cloud-Zusammenarbeit technologien, die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit ihnen und die Schaffung einer Kultur, in der Integration, Flexibilität und Zusammenarbeit unabhängig vom Standort geschätzt werden. Schauen wir uns an, wie.

Die Herausforderungen der hybriden Zusammenarbeit meistern

Bevor Sie eine software für hybrides Arbeiten müssen Sie die tieferen sozialen, kulturellen und technologischen Aspekte der Leistung Ihres Teams verstehen. Beginnen Sie also ganz am Anfang.

1. Verstehen Sie das hybride Arbeitsumfeld

Stellen Sie sich die folgenden Fragen.

  • Wie viele unserer Teams arbeiten in einem hybriden Modell?
  • Welchekommunikationsmittel am Arbeitsplatz verwenden sie derzeit?
  • Mit welchen Herausforderungen sind sie konfrontiert?
  • Von welchen Ineffizienzen oder Mängeln berichten die Manager?
  • Warum treten diese Herausforderungen/Ineffizienzen auf?
  • Welche Lösungen haben die Teams entwickelt, um diese Herausforderungen/Ineffizienzen zu überwinden oder zu tolerieren?

Sobald Sie dies verstanden haben, stellen Sie einen Stapel von tools für die Online-Zusammenarbeit wie ClickUp, um hybride Kommunikation zu ermöglichen.

2. Implosion der Kommunikation verhindern

Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie jemandem ein Dokument per E-Mail schicken, auf Slack nachfassen, die Datei auf Google Docs bearbeiten (und Kommentare hinzufügen) - und so Ihre Kommunikation von einem Ort zum anderen verstreuen?

Das ist der Normalfall an modernen Arbeitsplätzen. Das ist auch der größte Energieschlucker!

Wenn Sie asynchron arbeiten, sollten Sie die gesamte Kommunikation auf einer einzigen Plattform wie ClickUp zusammenfassen, damit keine Nachrichten verloren gehen. In der Tat, ClickUp-Chat-Ansicht hilft dir, alle Nachrichten an einem Ort zu sehen, so dass du deine Antworten in der richtigen Reihenfolge abgeben kannst.

ClickUp-Chat

zusammenführung der gesamten Kommunikation am Arbeitsplatz mit ClickUp Chat view_

Wenn Sie neu in der Einrichtung von Kommunikationsrichtlinien sind, probieren Sie ClickUp's Kommunikationsplan Whiteboard-Vorlage . Sie hilft Ihnen beim Brainstorming und bei der effektiven Dokumentation der Prozesse, die Sie benötigen.

3. Erstellen Sie klare Kommunikationsprotokolle

Tools sind ein Hilfsmittel, nicht die Lösung selbst. Legen Sie also bei der Implementierung Ihrer Tools Leitplanken und bewährte Verfahren für deren Einsatz fest.

Machen Sie deutlich, was "Hybrid" für Sie bedeutet. Definieren Sie Ihre Erwartungen in Bezug auf Reaktionszeiten, Arbeitsweise, Kommunikationskanäle, Folgemaßnahmen, Dokumentation und gemeinsame Entwicklung von Inhalten.

Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass bei einer Bearbeitung des Dokuments, das Sie gemeinsam bearbeiten, eine Antwort innerhalb von 4 Stunden erwartet wird.

Andererseits kann es sein, dass Sie einige Arbeiten synchron erledigen müssen. Mit einem Tool wie ClickUp können Ihre Teams entweder im Voraus planen und zusammenarbeiten. Oder verwenden Sie ClickUp Kollaborationsnachweis um zu sehen, wer online ist, und ihn in Echtzeit anzupingen.

4. Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation

Nicht alle Arbeiten können asynchron erledigt werden. Manchmal müssen sich zwei Personen zusammensetzen, um ein Problem zu lösen, auch wenn sie sich an zwei verschiedenen Orten befinden. Daher sollten Sie bei der Gestaltung hybrider Arbeitsformen ein Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit herstellen.

  • Legen Sie klare Erwartungen für Zeiten fest, in denen hybride Teams online sein müssen
  • Legen Sie fest, welche Probleme asynchron gelöst werden können und für welche Probleme zwei Personen zusammenarbeiten müssen
  • Ermuntern Sie die Teammitglieder, den Verfügbarkeitsstatus in ihrem Projektmanagement-Tool oder Kalender festzulegen, damit andere bei Bedarf zur Zusammenarbeit eingeladen werden können

5. Seien Sie transparent und integrativ

Traditionell neigten die Teammitglieder dazu, Informationen für sich zu behalten. Wenn sie gebraucht wurden, fragten andere Teammitglieder danach und bekamen sie. Moderne Arbeitsplätze können sich diesen Tanz nicht leisten.

In der heutigen hybriden Arbeitsumgebung ist Transparenz angesagt. Seien Sie bereit, nicht nur wichtige Informationen zu dokumentieren und zu veröffentlichen, sondern auch Ihre Prozesse, Vorgehensweisen und Ihr gesamtes implizites Wissen.

Mit ClickUp-Dokumente können Sie Informationen dokumentieren, im Team veröffentlichen und mit den zuständigen Personen außerhalb des Unternehmens teilen. Auf der anderen Seite, ClickUp-Whiteboards sind ein hervorragender Ort, um Ihre Prozesse oder Arbeitsabläufe abzubilden und sicherzustellen, dass jeder den gesamten Kontext kennt.

Diese Transparenz wird die Zusammenarbeit in hybriden Teams erheblich verbessern, da die Mitarbeiter selbst nach Informationen suchen und diese zu dem Zeitpunkt und an dem Ort abrufen können, an dem sie arbeiten möchten. Der fehlende Zugang zu Informationen wird nicht länger ein Hindernis für die Erledigung der Arbeit sein.

ClickUp-Whiteboard

Prozesse und Arbeitsabläufe effizient abbilden mit ClickUp Whiteboards

Hybride Zusammenarbeit mit Kollaborationswerkzeugen wie ClickUp implementieren

Wenn Sie nur einen Hammer haben, wird alles wie ein Nagel aussehen. Wenn Sie nur eine Tabellenkalkulation haben, werden Sie nur in Zeilen und Spalten denken. Daher ist die Implementierung der richtigen tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen ist für den Unternehmenserfolg von grundlegender Bedeutung.

Bei der Implementierung hybrider Arbeitsmittel sollten Sie Folgendes beachten.

Gleichberechtigung

Wählen Sie ein Tool, das jedem Mitarbeiter die Möglichkeit bietet, an einer Diskussion teilzunehmen, gesehen und gehört zu werden. Halten Sie alle Kommunikationsarten - Text, Audio, Video, Kommentare, Bildschirmaufzeichnungen usw. - offen, damit die Mitarbeiter auf die für sie am besten geeignete Weise beitragen können.

ClickUp ermöglicht all dies und mehr. ClickUp-Aufgaben bieten verschachtelte Kommentare für Teams, die sich im Kontext unterhalten. ClickUp-Clips bringen Sprach- und Bildschirmaufnahmen zusammen, um klar zu kommunizieren.

ClickUp-Clips

ClickUp Clips machen es einfach, den Bildschirm aufzuzeichnen und schnelles Feedback zu geben

Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie sich nicht für das richtige Tool entscheiden, kann allein schon die Aktualisierung und Verwaltung zu einer großen Aufgabe werden.

Entscheiden Sie sich für ein Tool mit einfacher UX und Benutzerfreundlichkeit. Schaffen Sie optimierte Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass das Projektmanagement-Tool den Arbeitsaufwand reduziert, anstatt ihn zu erhöhen. Automatisieren Sie Prozesse, die automatisiert werden können.

Zum Beispiel, ClickUp Gehirn generiert automatisch Standup-Notizen auf der Grundlage aller Aktualisierungen, die von den Benutzern auf der Plattform vorgenommen werden. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit dies sparen kann!

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihres Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist die Fähigkeit, die Work-Life-Balance zu unterstützen. Das kann so einfach sein wie das Stummschalten von Benachrichtigungen außerhalb der Geschäftszeiten oder das Festlegen eines klaren Verfügbarkeitsstatus für eine bessere Verteilung der Arbeitslast.

Anpassungsfähigkeit

Hybride Teams haben oft Situationen, in denen einige Mitarbeiter im Büro sind und andere aus der Ferne arbeiten. Das bedeutet, dass sie hybride Meetings durchführen müssen, an denen alle gleichermaßen teilnehmen können.

Die Funktionen von ClickUp sind darauf ausgelegt, dies zu ermöglichen. In einem Konferenzraum kann beispielsweise eine Person ClickUp Docs projizieren und schreiben, während die entfernten Teammitglieder die Aktualisierung in Echtzeit auf ihren Computern sehen können.

Umfassend

Tool-Wildwuchs ist real. Unternehmen verwenden regelmäßig ein Tool für Echtzeitgespräche, ein anderes für das Projektmanagement, ein drittes für das Brainstorming, wieder ein anderes für die Dokumentation, usw. Dies bringt Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel die folgenden.

  • Informationen sind über verschiedene Tools verstreut
  • Die Integration dieser Tools ist komplex und ineffizient
  • Die Akzeptanz der Technik ist geringer, weil zu viele Tools zu viel Arbeit bedeuten
  • Die Daten und Erkenntnisse aus diesen Tools sind minimal

Um all dies zu vermeiden, wählen Sie ein Tool, das umfassend ist. Ein Tool wie ClickUp ist mehr als nur Projektmanagement. Es gibt Teams alle Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Sei es ein Whiteboard, eine Kommunikationsplattform, ein Workload-Management-System oder ein umfassendes Dashboard - ClickUp bietet alles. Es ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, der die Interaktion fördert und gleichzeitig unterschiedliche Arbeitsmuster und individuelle Präferenzen respektiert.

Überzeugen Sie sich selbst. Testen Sie ClickUp noch heute!