Hybride Zusammenarbeit – eine Mischung aus persönlicher und virtueller Interaktion zwischen Mitarbeitern – spiegelt den Wandel der Arbeitswelt selbst und die technologischen Fortschritte wider, die dies ermöglichen.
Die Art der Arbeit hat sich seit Beginn dieses Jahrzehnts dramatisch verändert. Verteilte Teams sind zur Norm geworden. Chronoworking wird immer häufiger. Mitarbeiter verlangen von ihren potenziellen Arbeitgebern Flexibilität, nicht nur in Bezug auf die Zeit, sondern auch in Bezug auf den Raum.
Technologische Fortschritte beim Projektmanagement-Software, digitalen Tools, Daten und Analysen ermöglichen eine bisher nie dagewesene Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.
Dennoch gibt es einige grundlegende Bedenken. Was bedeutet Flexibilität? Wie können Manager sich auf unterschiedliche Anforderungen der Mitarbeiter einstellen? Wie können Teamleiter hybride Arbeitszeiten berücksichtigen, ohne das Wachstum des Unternehmens zu beeinträchtigen?
Lesen Sie weiter, um einige Möglichkeiten kennenzulernen, wie hybride Zusammenarbeit in der Arbeit funktionieren kann.
Hybrides Zusammenarbeiten verstehen
Hybride Zusammenarbeit bezieht sich auf die Methoden, die Teams verwenden, um in einer Büroumgebung oder remote von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu arbeiten. Hybride Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Kombination von Modellen: Teams arbeiten persönlich und remote. Das kann bedeuten, dass sie einige Tage pro Woche im Büro arbeiten, dass einige Mitglieder des Teams im Büro arbeiten oder dass bestimmte Aufgaben im Büro abgeschlossen werden.
- Verschiedene Standorte: Teams können sich an verschiedenen Orten auf der ganzen Welt befinden und gemeinsam an denselben Projekten arbeiten.
- Virtueller Workspace: Teams nutzen einen virtuellen Workspace, einschließlich Tools für Kommunikation, Brainstorming, Ideenfindung und hybride Zusammenarbeit, um gemeinsam zu arbeiten.
- Kontinuität: Teams, die im Büro arbeiten, können als Ergebnis ihrer digitalen Tools die Unterhaltung online fortsetzen.
Wie unterscheidet sich hybrides Arbeiten von Remote-Arbeit?
Es gibt einige grundlegende Unterschiede zwischen hybrider und Remote-Arbeit. Diese sind wie folgt.
| Feature | Hybrid | Remote |
|---|---|---|
| Workspace | Umfasst in der Regel ein physisches Büro und ein Remote-Setup wie ein Homeoffice. | In der Regel arbeiten Mitarbeiter von zu Hause oder einem Ort ihrer Wahl aus. |
| Sprechzeiten | Jede Woche gibt es einige Stunden, in denen sich die Arbeitszeiten von Büro- und Remote-Mitarbeitern überschneiden. | Teams arbeiten möglicherweise nach ihren eigenen Zeitplänen und kommen nur zu vorab geplanten virtuellen Meetings zusammen. |
| Kommunikation | Kombination aus persönlichen Meetings und Tools für die Remote-Zusammenarbeit wie Telefonate, Chatten, Videoanrufe und E-Mails | Vor allem E-Mails, Chatten, Videoanrufe und Projektmanagement-Tools |
| Flexibilität | Teilweise flexibel, mit der Notwendigkeit, einige Male pro Woche ins Büro zu kommen. | Völlig flexibel, da die Mitarbeiter nicht an einen bestimmten Speicherort gebunden sind. |
Welche Arten der hybriden Zusammenarbeit gibt es?
Oft wird angenommen, dass „hybrid” sich nur auf den Standort bezieht. Tatsächlich umfasst hybrides Arbeiten auch die Arbeitszeit der Teams. Anhand dieser beiden Parameter lassen sich vier Arten der hybriden Zusammenarbeit unterscheiden.
| Feature | Synchron | Asynchron |
|---|---|---|
| Persönlich | Zusammenarbeit am selben physischen Ort und zur selben Zeit Am besten geeignet für komplexe Problemlösungen, Brainstorming und Geschäftsabschlüsse Kommt je nach Unternehmenspolitik häufig vor | Arbeit im selben Raum, aber zu versetzten Zeiten (ohne Überschneidungen) Am besten geeignet für Teammitglieder, um mit anderen Teams zu interagieren oder ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu bekommen Kommt selten vor |
| Remote | Arbeiten Sie von verschiedenen Standorten aus, aber gleichzeitig. Nutzen Sie Tools wie Videoanrufe oder textbasierte Chats, um zusammenzuarbeiten. Am besten geeignet für Teams mit einzigartigen Fähigkeiten, die komplexe Probleme lösen. Kommt häufig vor. | Unabhängig von verschiedenen Standorten aus nach eigenem Zeitplan arbeiten Tools wie Projektmanagement-Software, E-Mails usw. für die Zusammenarbeit nutzen Am besten geeignet für selbstverwaltete, gut organisierte Teams Kommt sehr häufig vor |
Die Herausforderungen bei der Umsetzung hybrider Zusammenarbeit
Hybride Arbeiten bringt ebenso viele Störungen mit sich wie Vorteile. Daher ist die Implementierung eines Systems, das die hybride Zusammenarbeit erleichtert, auch mit Herausforderungen verbunden, wie beispielsweise den folgenden.
Soziale Herausforderungen
Interaktionsbarrieren: Mangelnde Möglichkeiten zur Sozialisierung und zum Aufbau von Beziehungen können dazu führen, dass Teams zwar an denselben Aufgaben arbeiten, dies jedoch auf distanzierte Weise tun.
Verpasste Verbindungen: Der Wegfall von Unterhaltungen am Wasserspender und informellen Treffen kann zu Isolation und Stress führen.
Unbemerkte Probleme: Vorgesetzte oder sogar Kollegen können Anzeichen für Probleme/Krankheiten/Schwierigkeiten einer Person übersehen, wenn sie die nonverbalen Kommunikationssignale nicht wahrnehmen.
Führungsstile: Führungskräfte sind an einen Führungsstil gewöhnt, bei dem sie ihre Team-Mitglieder ständig „im Auge behalten”. Solchen Managern fällt es schwer, einen auf Vertrauen basierenden Führungsstil zu entwickeln.
Kommunikation
Kommunikationslücke: Minimale persönliche Interaktion, geringes Engagement, schlechte Meetings und begrenzte Dokumentation können zu Kommunikationslücken führen.
Minderwertige Meetings: Ohne persönliche Hinweise, Fähigkeiten zur Leitung eines Meetings, proaktives Engagement und eine klare Tagesordnung können Meetings frustrierend sein. Als Ergebnis könnten Teams sowohl Informationen als auch Verbindungen verlieren.
Verlust bei der Übertragung: Wenn Teams keine Zeit und Energie in die Dokumentation von Informationen investieren, kann bei der Übertragung von einer Person zur anderen viel Wissen verloren gehen.
Zusammenarbeit
Fehlende gemeinsame Basis: Ohne einen einheitlichen virtuellen Workspace können Teams den Kontext und die gemeinsame Basis verlieren, die für die Zusammenarbeit erforderlich sind. Dies ist sowohl eine technische als auch eine verhaltensbezogene Herausforderung.
Verlust der Begeisterung durch Asynchronität: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine fantastische Idee, teilen diese einem Kollegen mit und erhalten erst 12 Stunden später eine Antwort. Es ist ganz natürlich, dass Sie bis dahin Ihre Begeisterung/Ihr Interesse verloren haben. Ohne Zusammenarbeit in Echtzeit können Ideen schon im Keim erstickt werden, bevor sie überhaupt umgesetzt werden.
Diskussionen außerhalb des Arbeitsplatzes: Im Büro trinken die Mitarbeiter Tee, essen zu Mittag oder gehen zum Parkplatz und bauen so Kameradschaft auf, auch wenn sie nicht über die Arbeit sprechen. Hybride Teams verpassen diese Gelegenheit oft, was die kollektive Leistung mindert.
Der Schlüssel zur Lösung dieser Herausforderungen liegt darin, in die richtigen Cloud-Kollaborationstechnologien zu investieren, die Mitarbeiter in deren Nutzung zu schulen und eine Kultur zu schaffen, die Inklusion, Flexibilität und Zusammenarbeit unabhängig vom Standort wertschätzt. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
Bewältigung der Herausforderungen der hybriden Zusammenarbeit
Bevor Sie eine Software für hybrides Arbeiten kaufen, müssen Sie die tieferen sozialen, kulturellen und technologischen Aspekte der Leistung Ihres Teams verstehen. Beginnen Sie also am Anfang.
1. Verstehen Sie die hybride Arbeitsumgebung
Stellen Sie sich die folgenden Fragen.
- Wie viele unserer Teams arbeiten im hybriden Modell?
- Welche Tools werden derzeit am Arbeitsplatz verwendet?
- Vor welchen Herausforderungen stehen sie?
- Welche Ineffizienzen oder Mängel werden von Managern in der Berichterstellung angegeben?
- Warum treten diese Herausforderungen/Ineffizienzen auf?
- Welche Lösungen haben Teams entwickelt, um diese Herausforderungen/Ineffizienzen zu überwinden oder zu tolerieren?
Sobald Sie dies verstanden haben, stellen Sie eine Reihe von Online-Kollaborationstools wie ClickUp zusammen, um hybride Kommunikation zu ermöglichen.
2. Verhindern Sie Kommunikationsimplosionen
Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie jemandem ein Dokument per E-Mail geschickt, auf Slack nachgehakt, die Datei in Google Docs bearbeitet (und Kommentare hinzugefügt) haben – und dabei Ihre Kommunikation über verschiedene Orte verstreut haben?
Das ist in modernen Arbeitsumgebungen ganz normal. Es ist aber auch der größte Energiefresser!
Konsolidieren Sie bei asynchroner Arbeit die gesamte Kommunikation auf einer einzigen Plattform wie ClickUp, damit keine Nachrichten übersehen werden. Mit der Chat-Ansicht von ClickUp können Sie alle Nachrichten an einem Ort sehen und Ihre Antworten in der Reihenfolge senden.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Erstellung von Kommunikationsrichtlinien haben, probieren Sie die Vorlage „Kommunikationsplan-Whiteboard“ von ClickUp aus. Sie hilft Ihnen dabei, die erforderlichen Prozesse zu brainstormen und effektiv zu dokumentieren.
3. Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest
Tools sind eine Hilfe, aber nicht die Lösung selbst. Richten Sie daher bei der Implementierung Ihrer tools Leitplanken und Best Practices für deren Verwendung ein.
Machen Sie deutlich, was „hybrid” für Sie bedeutet. Definieren Sie Ihre Erwartungen hinsichtlich Reaktionszeit, Arbeitsweise, Kommunikationskanal, Nachverfolgung, Dokumentation und gemeinsamer Inhaltsentwicklung.
Als Beispiel könnten Sie festlegen, dass bei einer Änderung während der gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments innerhalb von vier Stunden eine Antwort erwartet wird.
Andererseits müssen Sie möglicherweise einige Arbeiten synchron erledigen. Mit einem Tool wie ClickUp können Ihre Teams entweder im Voraus planen und zusammenarbeiten. Oder Sie nutzen die ClickUp-Funktion „Collaboration Detection”, um zu sehen, wer online ist, und diese Personen in Echtzeit anzupingen.
4. Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation
Nicht alle Arbeiten können asynchron abgeschlossen werden. Manchmal müssen zwei Personen zusammenkommen, um ein Problem zu lösen, auch wenn sie sich an zwei verschiedenen Orten befinden. Schaffen Sie daher bei der Gestaltung hybrider Arbeitsmodelle ein Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit.
- Legen Sie klare Erwartungen für Zeiten fest, in denen hybride Teams online sein müssen.
- Skizzieren Sie Probleme, die asynchron gelöst werden können, und andere, für die zwei Personen zusammenkommen müssen.
- Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihren Verfügbarkeitsstatus in ihrem Projektmanagement-Tool oder Kalender festzulegen, damit andere bei Bedarf zur Zusammenarbeit eingeladen werden können.
5. Seien Sie transparent und integrativ
Traditionell neigten Team-Mitglieder dazu, Informationen für sich zu behalten. Bei Bedarf fragten andere Team-Mitglieder danach und erhielten sie dann. Moderne Arbeitsplätze können sich diesen Tanz nicht leisten.
Die heutige hybride Arbeitsumgebung legt Wert auf Transparenz. Seien Sie bereit, nicht nur wichtige Informationen, sondern auch Ihre Prozesse, Ansätze und das gesamte implizite Wissen zu dokumentieren und zu veröffentlichen.
Mit ClickUp Docs können Sie Informationen dokumentieren, für das Team veröffentlichen und mit den relevanten Personen außerhalb des Unternehmens freigeben. ClickUp Whiteboards hingegen eignen sich hervorragend, um Ihre Prozesse oder Workflows abzubilden, damit alle den gesamten Kontext kennen.
Eine solche Transparenz wird die Zusammenarbeit in hybriden Teams erheblich verbessern, da die Mitarbeiter Informationen selbstständig zu dem Zeitpunkt und an dem Ort suchen und abrufen können, an dem sie arbeiten möchten. Der fehlende Zugang zu Informationen wird somit kein Hindernis mehr für die Erledigung der Arbeit darstellen.
Implementierung hybrider Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools wie ClickUp
Wenn Sie nur einen Hammer haben, sieht alles wie ein Nagel aus. Wenn Sie nur eine Tabellenkalkulation haben, denken Sie nur in Zeilen und Spalten. Daher ist die Implementierung der richtigen Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen von grundlegender Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens.
Beachten Sie bei der Implementierung hybrider Arbeitstools die folgenden Punkte.
Gerechtigkeit
Wählen Sie ein Tool, das jedem Mitarbeiter die Möglichkeit bietet, in eine Diskussion einbezogen, gesehen und gehört zu werden. Halten Sie alle Kommunikationskanäle – Text, Audio, Video, Kommentare, Bildschirmaufzeichnungen usw. – offen, damit jeder auf die für ihn am besten geeignete Weise beitragen kann.
ClickUp ermöglicht all dies und noch viel mehr. ClickUp-Aufgaben bieten verschachtelte Kommentare, damit Teams im Kontext kommunizieren können. ClickUp Clips vereinen Sprach- und Bildschirmaufzeichnungen, um eine klare Unterhaltung zu gewährleisten.
Benutzerfreundlichkeit
Wenn Sie nicht das richtige tool auswählen, kann schon die Aktualisierung und Verwaltung zu einer enormen Aufgabe werden.
Wählen Sie ein Tool mit einfacher Benutzeroberfläche und hoher Benutzerfreundlichkeit. Schaffen Sie optimierte Workflows, um sicherzustellen, dass das Tool für Projektmanagement die Workload reduziert und nicht erhöht. Automatisieren Sie Prozesse, die automatisiert werden können.
ClickUp Brain generiert beispielsweise automatisch StandUp-Notizen auf der Grundlage aller Aktualisierungen, die von Benutzern auf der Plattform vorgenommen wurden. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie dadurch sparen können!
Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihres Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist die Möglichkeit, die Work-Life-Balance zu unterstützen. Dies kann so einfach sein wie das Stummschalten von Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeiten oder das Festlegen eines klaren Verfügbarkeitsstatus für eine bessere Workload-Verteilung.
Anpassungsfähigkeit
In hybriden Teams kommt es häufig vor, dass einige Mitarbeiter im Büro sind, während andere im Rahmen der Remote-Arbeit remote arbeiten. Das bedeutet, dass sie hybride Meetings durchführen müssen, an denen alle gleichermaßen teilnehmen können.
Die Features von ClickUp sind darauf ausgelegt, dies zu ermöglichen. In einem Konferenzraum kann beispielsweise eine Person ClickUp-Dokumente projizieren und schreiben, während Remote-Teammitglieder die Aktualisierungen in Echtzeit auf ihren Computern sehen können.
Umfassendheit
Die Tool-Flut ist real. Unternehmen verwenden regelmäßig ein tool für Echtzeit-Unterhaltungen, ein anderes für das Projektmanagement, ein drittes für Brainstorming, ein weiteres für die Dokumentation usw. Dies führt zu Herausforderungen wie den folgenden.
- Informationen sind über verschiedene tools verstreut
- Die Integration dieser tools ist komplex und ineffizient.
- Die Akzeptanz neuer Technologien ist geringer, weil zu viele tools zu viel Arbeit bedeuten.
- Die Daten und Erkenntnisse aus diesen tools sind minimal.
Um all dies zu vermeiden, wählen Sie ein Tool, das umfassend ist. Ein Tool wie ClickUp ist mehr als nur Projektmanagement. Es stattet Teams mit allen Tools aus, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Ob Whiteboard, Kommunikationsplattform, Workload-Management-System oder umfassendes Dashboard – ClickUp bietet alles. Es handelt sich um einen kollaborativen Workspace, der Interaktionen fördert und gleichzeitig unterschiedliche Arbeitsmuster und individuelle Präferenzen berücksichtigt.
Überzeugen Sie sich selbst. Probieren Sie ClickUp noch heute aus!