Die manuelle Abrechnung von Reise- und Spesen ist mühsam. Sie müssen Tabellenkalkulationen führen, alle Reisekostenbelege der Mitarbeiter einsammeln, diese prüfen, die Daten erfassen und die Erstattung genehmigen. Außerdem birgt dies ein hohes Risiko für Fehler.
Warum sollten Sie sich mit diesem ganzen Aufwand rund um Spesenabrechnungen herumschlagen, wenn Sie die Automatisierung dieses Prozesses mit Reise- und Spesenmanagement -Software durchführen können?
Anstatt Hunderte von Papierbelegen und lange Zeilen mit Mitarbeiterausgaben zu verwalten, können Sie die Belege einfach einscannen, um die Ausgaben zu erfassen, und die Genehmigungsprozesse durch definierte Workflows automatisieren – so wird das Geschäftsreisemanagement so einfach wie nie zuvor.
Werfen wir einen Blick auf die 10 besten Softwareprogramme für das Reise- und Spesenmanagement, die Ihre Anforderungen im Bereich Geschäftsreisen unterstützen, sowie auf deren wichtigsten Features und Preise.
Worauf sollten Sie bei einer Reise- und Spesenmanagement-Software achten?
Eine Reise- und Spesenmanagement-Software sollte Buchungen, Rechnungsstellung und Erstattungen vereinfachen. Hier sind einige Funktionen, die einen optimierten Erstattungsprozess ermöglichen:
- Intuitives Dashboard: Ein intuitives Dashboard hilft Ihnen dabei, die Reisekosten jedes Mitarbeiters einfach zu überwachen, wenn dieser digitale Spesenabrechnungen einreicht. Achten Sie auf anpassbare Ansichten, App-Integrationen und Echtzeit-Nachverfolgung.
- Automatisierung: Die Software sollte Details der Transaktionen von Firmenkarten automatisch ausfüllen und Spesenabrechnungen berechnen.
- Erfassung digitaler Belege: Die Software sollte in der Lage sein, Daten aus digitalen Belegen zu extrahieren und die entsprechenden Felder in der Spesenabrechnung auszufüllen, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist.
- Erweiterte Analysen: Die besten Spesenmanagement-Plattformen bieten umfassende Features für die Berichterstellung und Analyse, mit denen Geschäftsleute ihre Reisekosten analysieren und verwalten können.
- Kosteneffizienz: Die Software sollte benutzerdefinierte und angemessene Preise bieten, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
Die 10 besten Softwareprogramme für Reise- und Spesenabrechnung
Hier sind die 10 besten Reise- und Spesenmanagement-Programme, mit denen Sie alle Aspekte Ihrer Business-Reisen abdecken können – von der Reisebuchung über das Spesenmanagement und die Nachverfolgung des Budgets bis hin zur Belegverwaltung.
1. TravelPerk
TravelPerk ist eine Plattform, die eine nahtlose Verwaltung von Reisen und Berichterstellung für Spesen ermöglicht. Sie unterstützt zahlreiche Anwendungsfälle, darunter Gruppenbuchungen für Offsite-Veranstaltungen, Reisemanagement, Spesenmanagement und zentralisierte Rechnungsstellung.
Dank des integrierten Reisetrackers können Personalverantwortliche die Reisen ihrer Mitarbeiter in Echtzeit überwachen und überprüfen, ob die Richtlinien für Reisekosten und die Compliance-Vorgaben eingehalten werden.
Die besten Features von TravelPerk
- Behalten Sie Ihr Reisebudget mit Echtzeitinformationen aus dem interaktiven TravelPerk-Dashboard im Griff
- Fügen Sie mit einem Klick leistungsstarke Integrationen hinzu, um alle Ihre Ausgaben von einem Ort aus zu verwalten
- Ändern Sie Ihre Buchungen jederzeit mit Flexi Perk – einer Lösung, mit der Sie Flugtickets und Hotels zu jedem Preis mit nur einem Fingertipp buchen und jederzeit stornieren können.
- Sehen Sie sich den Reisestatus in Echtzeit auf einer interaktiven Karte an
- Erhalten Sie wertvolle Einblicke in den CO₂-Fußabdruck von Reisen, um nachhaltige Reiselösungen einzuführen.
Limitierungen von TravelPerk
- Die Möglichkeiten zur Reisebuchung haben einen Limit.
- Bei der Reisebuchung besteht Verbesserungsbedarf hinsichtlich der Benutzeroberfläche. So ist es beispielsweise nicht möglich, direkt nach Hotels zu suchen, sondern man muss die gesamte Liste durchblättern.
Preise von TravelPerk
- Starter: Kostenlos
- Premium: 99 $/Monat + 3 % Buchungsgebühr
- Pro: 299 $/Monat + 3 % Buchungsgebühr
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu TravelPerk
- G2: 4,6/5 (über 1.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (404 Bewertungen)
2. Fyle
Fyle ist eine Lösung für das Spesenmanagement, die Ihren Spesen- und Erstattungsprozess automatisiert, einschließlich des Abgleichs von Firmenkartenausgaben und der Bearbeitung von Spesenerstattungen für Mitarbeiter. Verbinden Sie die Lösung mit Ihrer Buchhaltungssoftware, um die Nachverfolgung von Ausgaben nach Lieferanten, Projekten und Abteilungen durchzuführen.
Sie können Fyle mit NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR und QuickBooks integrieren. Zwar bietet die Software keine Features für das Reisemanagement, lässt sich jedoch mit TravelPerk integrieren, um die Reisekosten der Mitarbeiter zu analysieren und für die Berichterstellung zu verwenden.
Die besten Features von Fyle
- Nutzen Sie dialogorientierte KI, um digitale Spesenabrechnungen zu erfassen und diese den Transaktionen mit Kreditkarten zuzuordnen.
- Automatisieren Sie das Ausfüllen von Spesenformularen, die Übermittlung von Abrechnungen und die Synchronisierung von Spesen mit Ihrer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Sage und Xero.
- Erhalten Sie über das leistungsstarke und fortschrittliche Analyse-Dashboard in Echtzeit umsetzbare Einblicke in Ihre Ausgabendaten.
Limitierungen von Fyle
- Die begrenzte Anzahl an Spesenkategorien bei Fyle erschwert die genaue Erfassung aller Arten von Ausgaben.
- Die Einarbeitungszeit ist recht lang.
Preise für Fyle
- Standard: 6,99 $ pro Monat und Benutzer, jährliche Abrechnung
- Geschäft: 11,99 $ pro Monat und Benutzer, jährliche Abrechnung
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Fyle
- G2: 4,6/5 (über 1.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (146 Bewertungen)
3. WeGoPro (ehemals Travelstop)
WeGoPro ist eine Software für die Reisebuchung und -verwaltung sowie die Nachverfolgung der Spesen. Sie enthält eine Liste mit über 800 Fluggesellschaften und 600.000 Hotels, um Unternehmen die Reisebuchung und -kontrolle zu erleichtern.
Mit WeGoPro können Sie unternehmensweite Ausgaben in Echtzeit auf einem einzigen Dashboard nachverfolgen. Außerdem können Sie damit ein Verzeichnis derjenigen führen, die häufig gegen die Reisekostenrichtlinien verstoßen oder diese nicht einhalten.
Die besten Features von WeGoPro
- Sparen Sie sich stundenlange manuelle Verwaltungsarbeit und beschleunigen Sie die Kostenerstattung durch automatisierte Berichterstellung für Spesen.
- Verwalten Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen mit aktuellen Wechselkursen, um globale Geschäftsausgaben ohne Verzögerung zu verwalten.
- Erhalten Sie datengestützte Erkenntnisse durch eine konsolidierte Ansicht über Ihre Ausgaben, entweder nach Ausgabenkategorie oder nach Abteilung, an einem einzigen Ort
- Verfolgen Sie die Daten von Geschäftsreisenden in Echtzeit und sorgen Sie mithilfe interaktiver Karten für Sicherheit und sofortigen Support.
Limitierungen von WeGoPro
- Im Vergleich zu anderen Reisemanagement-Plattformen bietet sie nur eine begrenzte Auswahl an Unterkünften.
- Höhere Preise pro Buchung können sich auf das Reisebudget auswirken, insbesondere bei kleinen Geschäften
Preise für WeGoPro
- Standard: 10 $ pro Buchung
- Premium: Preise auf Anfrage
- Spesen: 5 $ pro Monat und Benutzer
WeGoPro-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (12 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (18 Bewertungen)
4. Expensify
Expensify ist eine App zur Spesenabrechnung mit unbegrenzter Nachverfolgung von Belegen. Das SmartScan-Feature scannt alle Belege mit einem Klick und lädt sie automatisch in das Dashboard hoch.
Sie können eine Synchronisierung von Expensify mit Buchhaltungs-, Personal- und Reisemanagement-Software durchführen, um alle Daten an einem Ort zu bündeln und so die Finanzprüfung zu vereinfachen.
Die besten Features von Expensify
- Erfassen Sie alle Belege mit einem Klick über SmartScan, um Ihre Ausgaben automatisch zu importieren und eine schnelle Erstattung zu ermöglichen.
- Erhalten Sie bis zu 2 % Cashback auf Expensify-Karten bei Transaktionen über 250.000 $.
- Legen Sie Spesenregeln fest, um wiederkehrende Zahlungen automatisch zu kategorisieren
Limitierungen von Expensify
- Das Einreichen separater Spesenabrechnungen für private und geschäftliche Karten kann für Mitarbeiter sehr aufwendig sein
- Häufige Störungen beim Scannen von Belegen erfordern manuellen Aufwand bei der Einreichung von Spesenabrechnungen
Preise für Expensify
- Collect: 5 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
- Control: 9 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
Bewertungen und Rezensionen zu Expensify
- G2: 4,5/5 (über 5.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 1.000 Bewertungen)
5. Navan
Navan ist eine Software zur Automatisierung des Spesenmanagements, die Details zu Geschäftsausgaben aus den Belegen der Mitarbeiter und den Ausgaben über Firmenkarten erfasst. Unternehmen können die Nutzung von Karten einschränken, um übermäßige Ausgaben durch Mitarbeiter zu vermeiden.
Mit Navan können Sie Auslagen von Geschäftsreisenden in 45 Ländern und 25 Währungen erstatten. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit Navan Rewards auf ihren Reisen Prämien sammeln.
Die besten Features von Navan
- Verfolgen Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter mit fortschrittlichen Funktionen für die Spesenberichterstellung und Analyse
- Erhalten Sie CO₂-Emissionsdaten in Echtzeit, um Ihre Ziele für nachhaltiges Reisen zu verfolgen.
Einschränkungen von Navan
- Es kann sein, dass das Support-Team etwas länger als gewöhnlich benötigt, um Ihre Support-Anfragen zu beantworten.
- Da die Offline-GPS-Unterstützung nicht vorhanden ist, ist es schwierig, Reisen zu erfassen, wenn Mitarbeiter ohne internationale SIM-Karte ins Ausland reisen.
Preise für Navan
- Growth: Kostenlos
- Professional: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Navan
- G2: 4,7/5 (über 7.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (176 Bewertungen)
6. Happay
Happay ist eine umfassende Plattform für das Reise- und Spesenmanagement. Sie bietet verschiedene Lösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle, wie beispielsweise ein Self-Booking-Tool (SBT) zur Buchung von Reisetickets und Hotels für geschäftliche Zwecke sowie Xpendite zur automatischen Nachverfolgung von Ausgaben aus über sechs Quellen.
Die intelligente Prüfungslösung hilft Managern dabei, Verstöße von Mitarbeitern gegen die Reiserichtlinien zu erkennen und zu kennzeichnen. Die intelligenten Analysen von Happay bieten wertvolle Einblicke in die Ausgabengewohnheiten der Mitarbeiter und ermöglichen so eine bessere Kontrolle über die Geschäftskosten.
Darüber hinaus macht die nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme diese Software zur ultimativen Lösung für ein effizientes Finanzmanagement.
Die besten Features von Happay
- Erzielen Sie mit Happay Xpendite eine 100 % genaue Berichterstellung für Spesen aus mehr als 6 Quellen.
- Erkennen Sie mit SmartAudit doppelte Belege und Verstöße gegen Richtlinien, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
- Verwalten Sie Ihre Reisen und Spesen von überall aus mit der Happay-App, die alle Features der Webversion bietet.
- Erhalten Sie mit DeepAnalyze Echtzeit-Einblicke in Reise- und Spesenabläufe, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Limitierungen von Happay
- Dies kann zeitaufwendig sein und zu fehlerhaften Berichten führen
- Es kann schwierig sein, Ausgaben zu verwalten, die mehrere Ausgabenkategorien, Projekte und Währungen umfassen.
Preise für Happay
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Happay
- G2: 4,5/5 (305 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (829 Bewertungen)
7. Emburse Certify
Emburse ist eine weitere beliebte Spesenmanagement-Software zum Erstellen, Einreichen und Genehmigen von Spesenabrechnungen. Sie bietet zudem ein Reise- und Spesenmanagementsystem, das die Reiseplanung, die Einhaltung von Richtlinien, die Spesenerfassung sowie die Erfassung von Visum- und Gesundheitsdaten der Reisenden optimiert.
Sie können Vorabgenehmigungen für Reisekosten festlegen, um die Kosten besser zu kontrollieren. Außerdem entfallen manuelle Aufgaben wie das Einreichen einer Spesenabrechnung oder eines Papierbelegs.
Die besten Features von Emburse Certify
- Planen Sie mit ReportExecutive die automatische Erstellung von Spesenabrechnungen, um sich die mühsame manuelle Berichterstellung zu ersparen.
- Erkennen Sie Verstöße und Doppelbuchungen mit Embrace Audit und sorgen Sie so für einen transparenten Prozess bei der Kostenerstattung und dem Spesenmanagement.
- Beseitigt Liquiditätsengpässe durch Vorabgenehmigungen bei Reiseprogrammen
- Verbessern Sie Ihre finanziellen Entscheidungsprozesse durch die Analyse von Ausgaben und Ausgabeverhalten
Limitierungen von Emburse Certify
- Die komplexe Benutzeroberfläche erschwert es den Benutzern, sich in der App zurechtzufinden.
- Die Integrationsfeatures sind begrenzt.
Preise für Emburse Certify
- Jetzt zertifizieren: 12 $/Monat pro Benutzer
- Professional: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Nutzen Sie die Bewertungen und Rezensionen von Certify
- G2: 4,5/5 (2035 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (1.279 Bewertungen)
8. SAP Concur
SAP Concur bietet eine gebündelte Lösung für das Spesen-, Reise- und Rechnungsverwaltung. Die Lösung stellt eine Verbindung zwischen den Reisekosten und der Rechnungsstellung der Mitarbeiter in einem einzigen System her, um eine bessere Sichtbarkeit der Transaktionen zu bieten und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Die besten Features von SAP Concur
- Automatisieren Sie Ihr Ausgabenmanagementsystem mit Concur und wickeln Sie die Erstattung von Spesen schneller ab
- Analysieren Sie Daten und Erkenntnisse zu Geschäftsausgaben und Zeitleisten für die Rechnungsbearbeitung mithilfe umfassender Dashboards.
- Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Business-Reisen, indem Sie Verbindungen zwischen Reisen, Reisenden und Reiseplänen mit Concur Travel an einem Ort herstellen.
- Automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung zur Minimierung potenzieller Betrugs- und Compliance-Risiken
Limitierungen von SAP Concur
- Es können keine Spesenabrechnungen angezeigt werden, die älter als 90 Tage sind.
- Die Bearbeitungszeit für Support-Tickets ist lang.
Preise für SAP Concur
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu SAP Concur
- G2: 4,0/5 (über 6.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (2030 Bewertungen)
9. TravelBank
TravelBank ist eine weitere umfassende Lösung für Kartenmanagement, Spesennachverfolgung und Reisemanagement. Mit TravelBank können Sie digitale Spesenabrechnungen einreichen, die Automatisierung von Genehmigungen durchführen, Reiseausgaben optimieren, Transaktionen mit Firmenkreditkarten abgleichen und eine bessere Sichtbarkeit der Daten erzielen.
Die besten Features von TravelBank
- Überwachen Sie die Zuweisung und Verwendung von Mitteln, um die Ausgaben des Geschäfts zu kontrollieren
- Prognostizieren Sie zukünftige Ausgaben und planen Sie Ihr Reisebudget entsprechend
- Integrieren Sie alle virtuellen Firmenkarten und führen Sie die Synchronisierung der Transaktionen automatisch mit der TravelBank-Spesenmanagement-Plattform durch.
Limit von TravelBank
- Es kann schwierig sein, Ihre Buchungen zu ändern
- The scanning tool captures wrong information from uploaded receipts sometimes
Preise für TravelBank
- Reisen: 25 $/Monat pro Benutzer
- Kosten: 10 $ pro Monat und Benutzer
- Travel and Expense: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (226 Bewertungen)
10. Zoho Expense
Zoho Expense ist ein Reise- und Spesenmanagement-Tool für Unternehmen, mit dem sich die Spesenabrechnung automatisieren und die Buchung von Geschäftsreisen vereinfachen lässt. Außerdem werden Transaktionen mit Kreditkarten und Firmenkarten automatisch mit Belegen abgeglichen, um die Kontenabstimmung zu verbessern. Sie können zudem Tagespauschalen für Mitarbeiter in verschiedenen Regionen festlegen.
Die besten Features von Zoho Expense
- Verschaffen Sie sich mit sofort verfügbaren Analysen und intuitiven Dashboards eine umfassende Ansicht der Reiseanträge Ihrer Mitarbeiter.
- Automatisieren Sie die Nachverfolgung von Fahrleistungen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit der Daten einzugehen
- Optimieren Sie die Spesenprüfung und Betrugsbekämpfung, damit Sie nicht jede Transaktion manuell überprüfen müssen.
- Vereinfachen Sie die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen durch fortschrittliches automatisches Scannen in mehr als 14 Sprachen
Die Limite von Zoho Expense
- Geringfügige Unstimmigkeiten beim Feature für die Belegerfassung führen zu einer ineffizienten Berichterstellung für Spesen
- Die Integrationsmöglichkeiten haben einen Limit.
Preise für Zoho Expense
- Free
- Standard: 4 $ pro Monat und Benutzer, jährliche Abrechnung
- Premium: 6 $/Monat pro Benutzer, jährliche Abrechnung
- Benutzerdefiniert: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (über 1.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 900 Bewertungen)
Weitere tools für das Reisemanagement
Software für das Reise- und Spesenmanagement kann Ihnen dabei helfen, die Nachverfolgung überhöhter Reisekosten und Verstöße gegen Richtlinien zu ermöglichen. Um überhöhte Ausgaben zu vermeiden, benötigen Sie jedoch eine strategische Reiseplanung. Probieren Sie ClickUp aus, eine All-in-One-Plattform zur Erstellung intelligenter Reisepläne.
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Als Nächstes benötigen Sie Reisevorlagen, um eine reibungslose Geschäftsreise zu planen.
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Nachdem Sie nun Ihre Reise und das Budget geplant haben, ist es an der Zeit, mit der Kalender-Ansicht von ClickUp einen Zeitplan für Ihr Reiseprogramm zu erstellen. Sie können alle Reiseaktivitäten planen, einschließlich Ruhetage und Reisezeiten.
Einfache Reiseplanung und -verwaltung mit ClickUp
Die Wahl der richtigen Software für das Reise- und Spesenmanagement ist entscheidend, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, den Cashflow aufrechtzuerhalten und Erstattungen schnell abzuwickeln.
Allerdings fehlen ihnen oft Features zur Reiseplanung und sie bieten teure Buchungsoptionen.
ClickUp ist die beste Lösung, um diese Lücke zu schließen. Kombinieren Sie Ihre Reise- und Spesenmanagement-Prozesse mit ClickUp, um die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen zu vereinfachen, was wiederum ein besseres Spesenmanagement als Ergebnis bringt.
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