Nach der „Great Resignation“, in deren Folge viele Mitarbeiter gekündigt haben oder einen neuen Job planten, fragen sich Personalmanager und Führungskräfte, warum das so ist. Die Fluktuation von Mitarbeitern ist kostspielig, weshalb Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung umso wichtiger sind.
Stay-Interviews sind die einfachste und schnellste Methode unter den verschiedenen Strategien zur Mitarbeiterbindung, wie z. B. Mitarbeiterfeedback, Engagement-Aktivitäten und Loyalitätsprogramme.
Führungskräfte investieren immer mehr Zeit darin, zu verstehen, warum Mitarbeiter bleiben, was sie an ihrem Arbeitsplatz anhängt, und nutzen diese Informationen, um proaktivere Maßnahmen zu ergreifen.
Ein Bericht von Non-Profit HR ergab, dass die Nutzung von Stay-Interviews von 33 % im Jahr 2022 auf 46 % im Jahr 2023 gestiegen ist, was ihre Wirksamkeit bei der Verringerung der Mitarbeiterfluktuation belegt.
Ein Stay-Interview liefert wertvolle Informationen über das Engagement des Teams, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Mitarbeiterbindung und ermöglicht es Führungskräften, wertvolle Mitarbeiter wieder zu motivieren, um zu verhindern, dass Talente Ihr Unternehmen verlassen.
Wenn Sie effektive Stay-Interviews durchführen möchten, lesen Sie weiter.
Was ist ein Stay-Interview?
Stay-Interviews, auch Stay-Gespräche genannt, sind Meetings zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, bei denen es darum geht, warum sie gerne in Ihrem Unternehmen arbeiten und was sie am Geschäft, am Team oder an ihrer aktuellen Rolle ändern würden.
Diese Unterhaltungen können genutzt werden, um das Fluktuationsrisiko der Mitarbeiter einzuschätzen und den Personalbedarf zu antizipieren.
Unternehmen führen Stay-Interviews durch, um Probleme und Herausforderungen aufzudecken und anzugehen, die bereits bestehen oder noch bevorstehen. Diese Informationen werden genutzt, um die Ursachen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter zu beheben, bevor diese sich nach einer neuen Stelle umsehen.
Die Bedeutung des Stay-Interviews heute
Es gibt mehrere Gründe, warum Menschen ihren Arbeitsplatz verlassen; einige wurden während der Pandemie neu kontextualisiert, andere ergeben sich aus den aktuellen Bedingungen der Arbeit. Die wichtigsten Faktoren, die heutzutage zur Fluktuation beitragen, sind:
- Mangelnde Karrierechancen und Unzufriedenheit mit der eigenen Rolle
- Die Pandemie hat die Menschen dazu gebracht, über ihre Ziele nachzudenken und neu zu bewerten, was für sie bei der Arbeit sinnvoll ist.
- Der Wunsch nach mehr Flexibilität in Bezug auf Remote-Arbeit und Hybridarbeit
- Probleme nach der Pandemie wie steigende Kosten für Kinderbetreuung und sinkende Loyalität gegenüber dem Unternehmen nach weitreichenden Entlassungen
Hier sind einige der Probleme, die Sie von Ihren Team-Mitgliedern erfahren, wenn Sie Stay-Interviews durchführen, um die Mitarbeitererfahrung und die Kultur der Arbeit zu verbessern.
Der Zweck und Wert eines Stay-Interviews
Stay-Interviews zielen darauf ab, Fragen zu stellen, die sich mit den Themen befassen, die Sie aus Exit-Interviews erfahren würden. Sie können sie in Ihre bestehenden Einzelgespräche einbauen oder monatlich durchführen, wenn Sie keine regelmäßigen Check-in-Meetings haben (obwohl, warum nicht?).
Behandelt das Thema Mitarbeiterbindung
Das vorrangige Ziel von Stay-Interviews ist es, herauszufinden, was Ihre bestehenden Mitarbeiter motiviert, im Unternehmen zu bleiben, und zu ermitteln, was sie zum Ausscheiden bewegen könnte. Mögliche Antworten für Letzteres könnten mangelnde Anerkennung, Burnout oder begrenzte Aufstiegs- und Wachstumschancen sein.
Gehen Sie diese Probleme frühzeitig an, um die Zufriedenheit zu verbessern und zu verhindern, dass die besten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Laut einer wissenschaftlichen Studie verbessert ein positives Arbeitsumfeld das Engagement, die Leistung und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.
Beeinflusst die Arbeitszufriedenheit und Motivation
Stay-Interviews gehen über das reine Sammeln von Informationen hinaus. Den Mitarbeitern wird gezeigt, dass ihre Kritik, ihre Bedenken und ihr Feedback einen Wert haben und berücksichtigt werden. Wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen zugehört wird, sind sie zufriedener mit ihrer Arbeit und motivierter, gute Leistungen zu erbringen.
Darüber hinaus ermöglichen Stay-Interviews Managern, besonders leistungsstarke Mitarbeiter zu identifizieren, die unterfordert oder unterbewertet sind. Dies eröffnet Möglichkeiten für Gespräche über Karrierechancen und trägt dazu bei, leistungsstarke Mitarbeiter zu halten.
Beispielsweise haben Sie zwar ein Mitarbeiterprämienprogramm, aber das HR-Team verfügt nicht über die richtigen tools, um die Leistung der Mitarbeiter zu messen und zu würdigen, was zu Unzufriedenheit im Team führt. Stay-Interviews können Ihnen helfen, dieses Problem und die ersten Anzeichen dafür zu erkennen.
Verhindert Fluktuation
Aufgrund seines aktiven Charakters kann ein Stay-Interview-Programm dazu beitragen, die Fluktuation zu reduzieren. Es hilft dabei, Probleme mit hoher Wahrscheinlichkeit zu identifizieren, die angegangen werden können, bevor sie sich zu ernsthaften Problemen entwickeln.
Der Schlüssel zu einem wirkungsvollen Stay-Interview liegt darin, gezielte Fragen zu stellen, damit Sie das Beste aus dem Gespräch herausholen können.
Schlüsselfragen für ein Stay-Interview
Stellen Sie idealerweise Fragen, die Ihre Mitarbeiter zum Reden bringen und Ihnen ehrliches Feedback liefern.
Fragen zur beruflichen Entwicklung
- Was lernen Sie hier?
- Welche neuen Fähigkeiten möchten Sie entwickeln?
- Was gefällt Ihnen an den Schulungsprogrammen, die das Unternehmen anbietet?
- Was könnte hinsichtlich der Entwicklungsmöglichkeiten verbessert werden?
- Beschreiben Sie Ihren idealen Job.
- Was hat Ihnen an Ihrer früheren Rolle am besten gefallen, was Sie hier nicht mehr zu erledigen haben?
- Welche Aspekte Ihres letzten Jobs haben Ihnen besonders gefallen, die Ihnen jetzt fehlen?
- Was sind Ihre kurzfristigen und langfristigen Karriereziele? Wie können wir Ihnen helfen, diese zu erreichen?
- Gibt es zusätzliche Aufgaben, die Sie in Ihrer Rolle übernehmen möchten?
- Gibt es Leistungen, die Sie in Ihrer aktuellen Rolle als wertvoll erachten würden, die wir jedoch nicht anbieten?
Fragen zu Führung und Management
- Wie kann ich Ihre Arbeitserfahrung angenehmer gestalten?
- Welche Veränderungen würden Ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern?
- Wie können wir Sie in Ihrer Rolle besser unterstützen?
- Welche Art von Anerkennung motiviert Sie am meisten?
Fragen zur Arbeitsplatzkultur
- Was motiviert Sie, hier zu arbeiten?
- Wie beurteilen Sie die Art und Weise, wie wir die Leistungen unserer Mitarbeiter würdigen?
- Haben Sie das Gefühl, dass Sie eine gute Work-Life-Balance haben? Wenn nicht, wie können wir diese verbessern?
- Beschreiben Sie die Unternehmenskultur. Was gefällt Ihnen daran, was gefällt Ihnen nicht?
Fragen zur allgemeinen Zufriedenheit
- Was begeistert Sie am meisten daran, jeden Tag zur Arbeit zu kommen?
- Haben Sie jemals darüber nachgedacht, das Unternehmen zu verlassen? Wenn ja, warum?
- Worauf freuen Sie sich jeden Tag bei der Arbeit?
- Welche Aspekte Ihrer täglichen Arbeit empfinden Sie als frustrierend?
- Können Sie einen Arbeitstag in der letzten Zeit beschreiben, der Ihnen Stress oder Angst bereitet hat?
- Erzählen Sie mir von einer positiven Erfahrung in der Arbeit, die Sie kürzlich gemacht haben.
- Welche Gedanken beschäftigen Sie auf dem Weg zur Arbeit?
- Was geht Ihnen auf dem Heimweg von der Arbeit durch den Kopf?
- Werden Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen voll ausgeschöpft?
- Welche konkreten Aufgaben machen Ihnen Spaß? Was würden Sie in Ihrer Rolle gerne anders erledigen?
- Wie würden Sie Ihre Beziehung zu Ihrem direkten Vorgesetzten beschreiben?
- Haben Sie das Gefühl, dass Sie eine gesunde Work-Life-Balance haben? Begründen Sie Ihre Antwort.
- Fühlen Sie sich für Ihre Leistungen am Arbeitsplatz geschätzt? Warum oder warum nicht?
- Was gibt Ihnen das Gefühl, bei der Arbeit am produktivsten und erfolgreichsten zu sein?
- Gab es in letzter Zeit Situationen, die Sie dazu veranlasst haben, über einen Wechsel des Unternehmens nachzudenken?
Diese Antworten können Ihnen dabei helfen, einzelne Mitarbeiter zufrieden zu stellen, indem Sie ihnen beispielsweise Projekte in ihren Interessengebieten zuweisen. Einige Antworten ermöglichen es Ihnen auch, die aktuelle Mitarbeitererfahrung zu verbessern, beispielsweise durch die Bereitstellung zusätzlicher Mitarbeiter, um eine bessere Work-Life-Balance für alle zu erreichen.
Regelmäßige Folgefragen können Ihnen dabei helfen, die Arbeitsmoral einzuschätzen, Vertrauen aufzubauen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind, sowie das Engagement und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
💡Profi-Tipp: Nutzen Sie ClickUp Brain, einen integrierten KI-Assistenten, als Ihren Brainstorming-Partner, um diese Fragen zu generieren. Nach dem Meeting fasst ClickUp Brain auch die wichtigsten Punkte zusammen, sodass Sie sich die mühsame Arbeit des Schreibens langer Meeting-Notizen sparen können. Wenn Sie möchten, können Sie diese auch in ClickUp in Aufgaben umwandeln, die Sie den relevanten Stakeholdern zuweisen können.
Verwenden Sie die kostenlosen HR-Vorlagen von ClickUp, um eine Reihe von Anweisungen für mittlere und höhere Führungsebenen zu erstellen, in denen bestimmte Aufgaben, Fragen und Prozesse dokumentiert sind, die während und nach dem Stay-Interview zu befolgen sind.
So bereiten Sie Stay-Interviews vor und führen sie durch
Natürlich kann die Personalabteilung diese Unterhaltungen führen. Sie sind jedoch effektiver, wenn sie vom Vorgesetzten des Mitarbeiters oder einem Vorgesetzten auf einer höheren Ebene geführt werden, dem der Mitarbeiter vertraut, da der Mitarbeiter dann möglicherweise offener mit seinem Feedback ist.
Planen Sie es im Voraus
- Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: Planen Sie Stay-Interviews nicht unmittelbar nach dem Antritt einer neuen Rolle oder während einer Leistungsbeurteilung. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem sich der Mitarbeiter eingearbeitet hat und konstruktives Feedback geben kann.
- Geben Sie ihnen Zeit zur Vorbereitung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter mindestens eine Woche im Voraus über das Stay-Interview. So haben sie Zeit, ihre Gedanken zu ordnen und eventuelle Fragen zusammenzustellen.
- Bieten Sie Flexibilität: Seien Sie flexibel bei der Terminplanung. Erwägen Sie, Alternativen für frühmorgendliche, späte Nachmittags- oder sogar virtuelle Meetings anzubieten, um den Zeitplänen Ihrer Mitarbeiter entgegenzukommen.
Freigeben Sie den Zweck und die Erwartungen des Meetings
- Klare Erwartungen formulieren: Erläutern Sie den Grund für das Stay-Interview. Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass dies eine Gelegenheit ist, über ihre Arbeit, ihre Motivationsfaktoren und mögliche Entwicklungsbereiche zu sprechen.
- Konzentrieren Sie sich auf eine offene Unterhaltung: Betonen Sie, dass die Kommunikation vertraulich ist und dass der Wert ihrer ehrlichen Kommentare geschätzt wird.
- Bereiten Sie eine Gliederung vor: Erstellen Sie eine einfache Gliederung der Themen, die Sie behandeln müssen. Dazu könnten ihre Erfahrungen mit ihrer Rolle, ihre Meinung zur Flexibilität des Workspaces, Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gehören.
- Ermutigen Sie zu Fragen: Machen Sie deutlich, dass es sich um eine gegenseitige Unterhaltung handelt, und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu ihrer beruflichen Laufbahn oder zu ihren Anliegen zu stellen.
Die Bedeutung von ehrlichem Feedback der Mitarbeiter verstehen
- Aktives Zuhören ist grundlegend: Achten Sie darauf, dass Sie die Unterhaltung nicht dominieren. Um das „Warum” hinter den Antworten zu verstehen, sollten Sie nach dem Stellen einer Frage ruhig sein und zuhören. Ihre Mitarbeiter sollten den Großteil der Unterhaltung führen.
- Zeigen Sie Ihre Wertschätzung: Danken Sie ihnen für ihre Zeit und ihre ehrlichen Kommentare. Vermitteln Sie ihnen, dass ihre Meinung wichtig ist und dass ihre Beiträge in die Entscheidungsfindung und die Verbesserung des Arbeitsumfelds einfließen werden.
- Notizen machen: Notieren Sie sich während des Interviews die wichtigsten Punkte, darunter die Motivationsfaktoren, Einwände und Bedenken Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie die Zustimmung des Mitarbeiters haben, zeichnen Sie die Unterhaltung auf, um die Antworten bei Bedarf noch einmal anzuhören.
- Folgende Fragen: Halten Sie nach dem Gespräch Kontakt zu den Mitarbeitern. Fassen Sie kurz die Schlüsselpunkte zusammen, die besprochen wurden, und erläutern Sie, welche Schritte Sie aufgrund des Feedbacks planen.
💡Profi-Tipp: Anstatt mehrere Tools für die Verwaltung von Stay-Interviews zu verwenden, nutzen Sie die HR-Management-Plattform von ClickUp als zentralen hub für Mitarbeiterinformationen zwischen Führungskräften und direkten Untergebenen.
Mit der Mitarbeitermanagement-Software können Sie die Antwortdaten aus den Interviewfragen für die Nachverfolgung nutzen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und intelligentere Entscheidungen zu treffen.
Weiterlesen: KI-Tools für die Entscheidungsfindung
Best Practices und Tipps für effektive Stay-Interviews
Denken Sie daran, dass ein gutes Stay-Interview eine Unterhaltung ist und keine Befragung. Hier sind einige Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Stay-Interviews, nach dem sich Ihre Mitarbeiter gehört und mit Wert behandelt fühlen.
Die Bedeutung der wechselseitigen Kommunikation
Stay-Interviews sind keine Leistungsbeurteilungen. Das Ziel ist es, eine Unterhaltung zu führen, in der sich der Mitarbeiter wohlfühlt und seine Anliegen offen ansprechen kann.
Personalverantwortliche und Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern zuhören, ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken und Unterbrechungen vermeiden. Sie sollten auch zu offenen und ehrlichen Äußerungen ermutigen, indem sie betonen, dass es keine falschen Antworten gibt.
Hier sind einige Möglichkeiten, um die wechselseitige Kommunikation zu fördern:
- Beginnen Sie mit einer Bestätigung: Würdigen Sie die Leistungen des Mitarbeiters und danken Sie ihm für seine harte Arbeit.
- Stellen Sie offene Fragen: Fragen, die über „Ja” oder „Nein” hinausgehen, regen zu ausführlichen Antworten an.
- Nutzen Sie reflektives Zuhören: Achten Sie auf verbale und nonverbale Signale sowie auf die Körpersprache Ihres Gesprächspartners, um unausgesprochene Emotionen zu erkennen.
- Seien Sie präsent: Legen Sie Ablenkungen wie Telefone beiseite und konzentrieren Sie sich auf die Unterhaltung.
Dies gewährleistet eine strukturierte Unterhaltung und ermöglicht gleichzeitig individuelle Antworten.
Erwägen Sie außerdem die Verwendung von Interviewvorlagen, um Ihre Interviews zu strukturieren und einen einheitlichen Rahmen für das Stellen von Fragen und das Protokollieren der Antworten zu schaffen.
Wählen Sie einen angenehmen Ort
Der Ort des Stay-Interviews kann dessen Erfolg erheblich beeinflussen. Wählen Sie einen ruhigen, persönlichen Raum, in dem Sie nicht gestört werden. Dies kann ein leerer Konferenzraum, ein spezieller Interviewbereich oder sogar eine ruhige Ecke in einem Café sein (mit Berechtigung des Mitarbeiters).
Der wichtigste Faktor ist das Engagement der Mitarbeiter – dass sich der Mitarbeiter wohl und entspannt fühlt. Vermeiden Sie Stay-Interviews am Workspace, da dies die Mitarbeiter in den „Modus der Arbeit” versetzen und eine offene Unterhaltung behindern könnte.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und lassen Sie sich so viel Zeit, wie Sie brauchen.
Stay-Interviews dürfen nicht überstürzt werden. Planen Sie ausreichend Zeit für die Unterhaltung ein, ohne sich gezwungen zu fühlen, sie vorzeitig zu beenden. Idealerweise sollten Sie 45 Minuten bis eine Stunde einplanen. So haben die Mitarbeiter genügend Zeit, ihre Gedanken und Anliegen frei zu geben.
Seien Sie flexibel mit der dafür vorgesehenen Zeit. Wenn die Unterhaltung flüssig verläuft und der Mitarbeiter noch mehr zu sagen hat, unterbrechen Sie ihn nicht vorschnell. Das Ziel ist es, wertvolles Feedback zu sammeln, was manchmal länger dauert als erwartet.
Priorisieren Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter und seien Sie dabei aufrichtig
Der Grundstein für erfolgreiche Stay-Interviews ist es, dem Feedback der Mitarbeiter Priorität einzuräumen und echtes Interesse an ihrem Wohlergehen zu zeigen. Mitarbeiter merken schnell, wenn ein Stay-Interview nur eine Formalität ist.
Hier sind einige Methoden, mit denen Sie Ihre Aufrichtigkeit zeigen können:
- Bedanken Sie sich für ihre Zeit und ihre Kommentare.
- Achten Sie auf das, was sie sagen, und üben Sie aktives Zuhören.
- Machen Sie sich während des Interviews detaillierte Notizen.
- Fassen Sie nach dem Gespräch die wichtigsten Punkte und geplante Elemente zusammen, die erwähnt wurden.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für den Interviewprozess, um Ihren Stay-Interview-Prozess zu entwerfen, zu testen und zu optimieren. Sie sorgt für Struktur und Konsistenz, um den Prozess zu standardisieren, ermöglicht Ihnen den Vergleich von Feedback und sammelt Daten in einem übersichtlichen Format für die weitere Analyse.
Zusammenfassung: So führen Sie ein effektives Stay-Interview durch:
- Planen Sie es im Voraus, damit Ihre Mitarbeiter Zeit haben, sich vorzubereiten.
- Legen Sie Erwartungen hinsichtlich des Zwecks fest
- Wählen Sie einen angenehmen und ruhigen Ort
- Führen Sie eine offene Unterhaltung und ermutigen Sie zu Fragen.
- Praktizieren Sie wechselseitige Kommunikation
- Achten Sie auf nonverbale Signale
- Machen Sie sich Notizen und stellen Sie Folgefragen.
- Zeigen Sie Wertschätzung für ihr Feedback
Nutzen Sie Stay-Interviews, um Ihre besten Mitarbeiter zu halten
Anstatt sich darauf zu konzentrieren, was Ihre Mitarbeiter für Ihr Unternehmen leisten können, finden Sie heraus, was sie von Ihnen erwarten. Führen Sie Stay-Interviews durch, um die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu fördern, ihnen zu helfen, ihre Träume zu verwirklichen, und die Loyalität und Bindung Ihrer Mitarbeiter zu stärken.
Warten Sie nicht, bis Ihre Mitarbeiter überlegen, das Unternehmen zu verlassen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lautet eine andere Bezeichnung für Stay-Interviews?
Stay-Interviews werden auch als Stay-Unterhaltungen bezeichnet. Einige Unternehmen nennen sie vielleicht Mitarbeiterbindungsgespräche oder Stakeholder-Unterhaltungen. Dennoch beschreiben alle diese Begriffe dasselbe Grundkonzept: aktive Unterhaltungen, um zu verstehen, warum Mitarbeiter zufrieden sind und was sie dazu bewegen könnte, das Unternehmen zu verlassen.
Wie meistern Sie ein Stay-Interview?
Wenn Sie als Personalverantwortlicher ein Stay-Interview durchführen, stellen Sie klare Fragen, hören Sie aktiv und ohne Vorurteile zu, nehmen Sie Notizen zu wichtigen Informationen auf und lenken Sie die Unterhaltung anhand der Antworten des Mitarbeiters in die von ihm gewünschte Richtung.
So meistern Sie das Stay-Interview:
- Vorbereitung: Sehen Sie sich die Akte des Mitarbeiters und die Projekte anhand der Fragen an.
- Einstellung: Wählen Sie einen privaten, komfortablen Ort, an dem Sie wahrscheinlich nicht gestört werden.
- Fragen: Konzentrieren Sie sich auf die Schwachstellen, die Arbeitszufriedenheit, die Entwicklungsmöglichkeiten und die Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf besteht.
- Zuhören: Achten Sie aufmerksam auf verbale und nonverbale Signale.
- Maßnahme: Danken Sie den Mitarbeitern für ihr Feedback und gehen Sie auf konkrete Anliegen ein.
Ist ein Stay-Interview dasselbe wie eine Leistungsbeurteilung?
Nein, Stay-Interviews und Leistungsbeurteilungen dienen unterschiedlichen Zwecken. Stay-Interviews konzentrieren sich auf die Gefühle der Mitarbeiter und darauf, was das Unternehmen tun kann, um ihre Erfahrungen zu verbessern. Leistungsbeurteilungen untersuchen die bisherigen Leistungen eines Mitarbeiters und legen zukünftige Ziele fest.
Sind Stay-Interviews dasselbe wie Exit-Interviews?
Nein, Stay-Interviews sind proaktiv und zielen darauf ab, Kündigungen zu verhindern, während Exit-Interviews reaktiv sind und durchgeführt werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, um aus ihren Erfahrungen zu lernen und sich für die Zukunft zu verbessern. Im Idealfall würde ein Unternehmen sowohl Stay-Interviews als auch Exit-Interviews nutzen, um sich ein umfassendes Bild von der Stimmung der Mitarbeiter zu machen.