Haben Sie schon einmal eine Situation erlebt, in der sich eine Aufgabe verzögert hat und Sie nach dem Grund gefragt haben, woraufhin eines der Mitglieder des Teams antwortete: „Oh, aber ich habe auf etwas gewartet, das ich brauche“?
Abhängigkeiten sind einer der Hauptgründe für Verzögerungen in jedem Projekt. Wenn Sie Abhängigkeiten nicht effektiv planen, geraten Sie nicht nur in Verzug, sondern Ihre Projektteammitglieder müssen auch untätig herumsitzen, bis die vorherige Aufgabe fertiggestellt ist.
Im Projektmanagement kann dies finanzielle, reputationsbezogene und motivationale Konsequenzen haben.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir das Konzept der Verzögerungszeit und wie es Ihnen helfen kann, Projekte besser zu planen, Verzögerungen zu vermeiden, die Ressourcennutzung zu maximieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Was sind Verzögerungen?
Verzögerungen im Projektmanagement beziehen sich auf die Verzögerung zwischen voneinander abhängigen Aufgaben. Es handelt sich um den Zeitraum, bevor die Folgeaktivität beginnen kann, selbst nachdem die Vorgängeraktivität abgeschlossen ist.
Wenn Sie schon einmal an einer Video-Konferenz teilgenommen haben und jemand gesagt hat: „Es gibt eine Verzögerung bei diesem Anruf“, dann wissen Sie bereits, was eine Verzögerung ist. Es handelt sich um die Verzögerung zwischen dem, was Ihr Kollege sagt, und dem, was Sie hören, sodass Sie darauf reagieren können. Im besten Fall kann dies die Teilnehmer des Anrufs frustrieren. Im schlimmsten Fall kann es den gesamten Anruf unproduktiv machen.
Das Verständnis von Verzögerungen, ihren Ursachen und Folgen ist daher für ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung.
Umfassende Übersicht über Verzögerungen im Projektmanagement
Einfach ausgedrückt handelt es sich bei Verzögerungen um ein Konzept aus dem Bereich der Terminplanung, das eine unvorhergesehene Verzögerung oder Wartezeit zwischen aufeinanderfolgenden Aufgaben bezeichnet.
Wie wird die Verzögerungszeit berechnet?
Wir messen Verzögerungen in Einheiten, die für die Planung des Projekts relevant sind, wie Stunden, Tage oder Wochen.
Wenn Aufgabe A (Vorgängeraktivität) am ersten Tag abgeschlossen ist und Aufgabe B (Nachfolgeraktivität) erst nach drei Tagen beginnen kann, beträgt Ihre Verzögerungszeit drei Tage.
Was sind die Merkmale von Verzögerungen?
Einige der Schlüssel-Merkmale von Verzögerungen sind wie folgt.
Unerwartet: Eine Verzögerung ist selten zu erwarten. Sie tritt ohne Vorankündigung oder Achtung ein. Beispiele hierfür sind die Erkrankung eines Mitglieds des Teams oder der Ausfall einer Maschine.
Unerwünscht: Verzögerungen sind „Verzögerungen” im Flow, die sich nachteilig auf das Projekt auswirken.
Nachträglich: Da Verzögerungen unerwartet auftreten, können sie nicht vorhergesehen werden. Daher können sie nur im Nachhinein erkannt und behoben werden.
Folgewirkungen: Eine Verzögerung in einem Teil der Projektphase hat Folgewirkungen auf verschiedene Aufgaben und Meilensteine. Wenn beispielsweise in einem Softwareprojekt die Qualitätsanalyse verzögert wird, weil das Abonnement für die Software zur Automatisierung der Testläufe abgelaufen ist, verzögern sich auch die Bereitstellungs- und DevOps-Aufgaben.
Was ist der Zweck von Verzögerungen?
Verzögerungszeiten sind ein Maß für Latenzzeiten. Sie helfen Ihnen dabei, Projektmanagement-Grundsätze zu befolgen und Ergebnisse zu verbessern, indem sie:
Effizienz messen: Verzögerungen beziehen sich auf den Grad der Ineffizienz im Prozess. Dies ist der erste Schritt zur Optimierung des Workflows.
Lücken identifizieren: Wenn ein bestimmter Schritt im Prozess zu Verzögerungen führt, macht die Verzögerungszeit eine Lücke deutlich, die geschlossen werden muss.
Vorhersage von Ausfallzeiten: Verzögerungen lassen sich zwar nicht vorhersagen oder verhindern, aber sie können dabei helfen, potenzielle Engpässe für den nächsten Zyklus zu identifizieren. Wenn beispielsweise eine bestimmte Maschine wiederholt Verzögerungen verursacht, können Sie deren Austausch oder Reparatur planen.
Backup aufbauen: Oftmals sind Verzögerungen das Ergebnis von Unzulänglichkeiten innerhalb des Prozesses. Wenn Sie beispielsweise nur einen Entwickler im Team haben, kann schon dessen Urlaub zu einer Verzögerung führen. Wenn Sie sich dessen bewusst sind, können Sie ein Backup aufbauen.
Was sind einige häufig verwendete nachlaufende Indikatoren im Projektmanagement?
Verzögerungsindikatoren sind Metriken für Verzögerungen in Projekten. Sie werden nach dem Ereignis oder nach Fertigstellung des Projekts berechnet, um die Leistung zu bewerten.
Im Projektmanagement sind einige häufig verwendete nachlaufende Indikatoren:
- Zeitverzögerung: Die Differenz zwischen dem Plan- und dem tatsächlichen Termin für die Fertigstellung einer Aufgabe.
- Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse: Die Verzögerung, die als Ergebnis einer Verzögerung bei einer bestimmten Aufgabe für das Projekt entsteht.
- Produktivitätsverlust: Unproduktive Zeit, die Mitglieder des Teams damit verbringen, auf den Abschluss der vorherigen Aufgabe zu warten.
- Umsatzverlust: Potenzielle Verluste bei Verkäufen/Umsätzen oder Strafen aufgrund von Verzögerungen
Verzögerungen werden oft mit Vorlaufzeiten verwechselt, einem weiteren wichtigen Konzept im Projektmanagement. Schauen wir uns einmal an, inwiefern sie sich ähneln oder unterscheiden.
Vorlaufzeit vs. Verzögerungszeit
Die Vorlaufzeit ist die Gesamtzeit, die benötigt wird, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen.
Im Gegensatz zur Zykluszeit, die misst, wie lange es dauert, ein Produkt zu erstellen – wie beispielsweise die Entwicklung eines Features oder die Zubereitung von Kaffee –, misst die Vorlaufzeit die Dauer zwischen der Kundenbestellung und dem Erreichen des Produkts beim Kunden, einschließlich Logistik, Kundenservice usw. Wir haben in einem früheren Blogbeitrag mehr über Zykluszeit und Vorlaufzeit berichtet.
Die grundlegendste Formel für die Vorlaufzeit lautet: Vorlaufzeit = Projektabschlussdatum – Projektstartdatum. Bei der Planung eines Projekts berechnen Manager diese jedoch als die Gesamtzeit, die für das Abschließen jeder Aufgabe im Projekt benötigt wird, zuzüglich der gegebenenfalls erforderlichen Wartezeit.
Die Vorlaufzeit hilft im Projektmanagement bei der Planung von Aufgaben und Ressourcen. Sie hilft ihnen, Abhängigkeiten zu verstehen und die Arbeit entsprechend zu planen. Nehmen wir ein einfaches Beispiel für ein Softwareprojekt.
Die Vorlaufzeit für die Entwicklung beträgt möglicherweise 2 Tage – 1 Tag für Tests und 1 Tag für die Bereitstellung. Wenn das Projekt am Monday beginnt, können Projektmanager den Entwicklern Aufgaben für Montag und Dienstag, den Qualitätsanalysten für Mittwoch und den DevOps für Donnerstag zuweisen.
Im Gegensatz zu Verzögerungen ist die Vorlaufzeit ein Prognose-/Planungstool. Die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden sind wie folgt.
| Vorlaufzeit | Verzögerungen |
|---|---|
| Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um das Projekt von Anfang bis Ende fertigzustellen. | Verzögerungen sind Zeitverluste oder Latenzen zwischen zwei aufeinanderfolgenden Schritten. |
| Vorhersage-tool: Wird für eine effektive Planung verwendet. | Retrospektiv-tool: Wird zur Leistungsmessung verwendet. |
| Vorhersehbar und unvermeidbar | Unvorhergesehen und vermeidbar |
Obwohl sie sich unterscheiden, sind sowohl Vorlaufzeiten als auch Verzögerungszeiten entscheidend für die Messung der Projektleistung. Hier erfahren Sie, wie.
Planung und Terminierung
Die Vorlaufzeit hilft Projektmanagern dabei, Aufgaben und Abhängigkeiten auf der Grundlage ihrer Zeitmanagement-Ziele zu planen. Die Verzögerungszeit hilft dabei, Notfallpläne zu erstellen.
Wenn beispielsweise die Vorlaufzeit eines Entwicklungsprojekts 10 Tage beträgt, können Sie die Aufgaben entsprechend planen. Wenn die durchschnittliche Verzögerungszeit bei früheren Projekten 2 Tage betrug, können Sie dies in Ihren Plan einfügen und die Lieferung in 12 Tagen planen.
Ressourcennutzung und -optimierung
Die Vorlaufzeit hilft dabei, Ressourcen effektiv zu nutzen, während die Verzögerungszeit dazu beiträgt, ein Backup zu schaffen.
Sie können beispielsweise die Vorlaufzeit nutzen, um Aufgaben in der Reihenfolge des Prozessablaufs zuzuweisen. Und nutzen Sie die Verzögerungszeit, um zusätzliche Ressourcen einzustellen oder Maschinen zu mieten. Dies kann sich je nachdem, ob es sich um ein einmaliges oder ein wiederkehrendes Projekt handelt, ändern.
Leistungsmanagement
Die Vorlaufzeit wird anhand der Einzelziele gemessen, wobei die ideale Verzögerungszeit bei null liegt.
Wenn beispielsweise die geschätzte Entwicklungszeit für ein Feature 16 Stunden beträgt, ist dies die angestrebte Vorlaufzeit für diese Aufgabe. Wenn ein Entwickler länger braucht, entspricht seine Leistung nicht den Erwartungen.
Verzögerungen treten jedoch auf, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder ihr Computer ausfällt. Daher handelt es sich hierbei nicht um eine Frage ihrer Leistung und wird auch nicht in ihren Bewertungen berücksichtigt. Dennoch wirken sich diese Verzögerungen auf die Abwicklung des Projekts aus und müssen bei der Überprüfung des Sprints/des Projekts berücksichtigt werden.
Verantwortlichkeit
Die Vorlaufzeit liegt in der gemeinsamen Verantwortung aller Teammitglieder und des Projektmanagements, die für die Einhaltung einer angemessenen Vorlaufzeit zuständig sind. Verzögerungen sind ein Zeichen für Prozessineffizienz, für die die Führungskräfte verantwortlich sind.
Faktoren, die Vorlaufzeiten und Verzögerungszeiten in der Produktion beeinflussen
Mehrere Faktoren können sich positiv oder negativ auf Vorlauf- und Nachlaufzeiten im Projektmanagement auswirken. Einige der Schlüssel-Faktoren sind im Folgenden aufgeführt.
Verfügbarkeit von Ressourcen: Wenn Ressourcen sofort verfügbar sind, sind die Vorlaufzeiten kürzer und umgekehrt. Sind hingegen einige Ressourcen verfügbar und andere nicht, kann es zu Verzögerungen kommen. Wenn Sie beispielsweise über Entwickler, aber nicht genügend Tester verfügen, kommt es zu einer Verzögerung zwischen diesen beiden Entwicklungsphasen.
Abhängigkeiten: Die Art der Projektabhängigkeiten beeinflusst Vorlauf- und Verzögerungszeiten. Starke Abhängigkeiten, bei denen eine Aufgabe erst nach Fertigstellung der vorherigen Aufgabe begonnen werden kann, führen in der Regel zu längeren Verzögerungszeiten. Im Gegensatz dazu können Aufgaben mit geringeren Abhängigkeiten durch Überschneidungen der Aufgaben zu kürzeren Vorlaufzeiten führen.
Projektkomplexität: Bei komplexen Projekten mit mehreren voneinander abhängigen Aufgaben und Phasen kommt es häufig zu längeren Verzögerungen. Dies ist auf den erhöhten Koordinations- und Qualitätssicherungsbedarf zwischen den einzelnen Aufgaben zurückzuführen.
Anforderungen der Stakeholder: Strenge Qualitätskontrollmaßnahmen oder längere Genehmigungsprozesse können die Vorlaufzeiten der Projekte verlängern, da Projekte auf die Bestätigung ihrer Fortsetzung warten müssen.
Risikomanagementrichtlinien: Projekte mit aggressiven Risikomanagementstrategien weisen wahrscheinlich kürzere Verzögerungen auf, da Manager potenzielle Verzögerungen und Unfälle vorausschauend angegangen sind.
Je nach Ursache, Auswirkungen und Folgen können Verzögerungen gemessen, verwaltet und minimiert werden, um Workflows zu optimieren. So geht's.
Umgang mit und Management von Verzögerungen im Projektmanagement
Verzögerungen können die effektive Projektdurchführung erheblich beeinträchtigen und müssen daher kontinuierlich minimiert und gemanagt werden. Hier sind einige Tipps und Strategien, wie Sie dies mit einem robusten Projektmanagement-Tool wie ClickUp erreichen können.
Abhängigkeiten abbilden
Selbst die einfachsten Projekte bestehen aus voneinander abhängigen Aufgaben. So hängt beispielsweise die Rechnungsstellung von der Projektabnahme durch den Client ab. Die Kenntnis dieser Abhängigkeiten hilft bei der besseren Planung.
Wenn Sie Ihr Projekt mit ClickUp-Aufgaben einrichten, verknüpfen Sie abhängige Aufgaben und sehen Sie sich deren Auswirkungen auf die Vorlaufzeiten an. Sie können auch die Methode des kritischen Pfades verwenden, um die Projektdauer genau zu schätzen.
Zeit erfassen
Ermutigen Sie alle Team-Mitglieder, die für ihre Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Dies hilft dem Projektmanagement dabei, Vorlaufzeiten genau einzuschätzen.
Mit der Zeiterfassung von ClickUp können Sie einen Timer starten und stoppen, einen Bereich hinzufügen oder Stunden/Minuten für jede Aufgabe und Unteraufgabe hinzufügen. ClickUp enthält außerdem mehrere Vorlagen für das Zeitmanagement, mit denen Sie die Zeit effektiv einschätzen können.
Richtig planen
Nutzen Sie Zeitschätzungen, Abhängigkeiten und den kritischen Pfad, um Ihr Projekt mit optimalen Vorlaufzeiten und minimalen Verzögerungen zu planen.
Zeitplan: Legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest und visualisieren Sie das Projekt mithilfe der Kalender-Ansicht von ClickUp. Achten Sie darauf, dass diese Fristen realistisch und erreichbar sind.
Zuweisen: Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit zu. Die ClickUp-Workload-Ansicht eignet sich hervorragend, um Einblicke in die Ressourcenplanung zu gewinnen. Wenn Sie beispielsweise bei der Bereitstellung eines Inkrements Verzögerungen haben, weil Sie nicht über genügend DevOps-Ressourcen verfügen, können Sie die Workload-Ansicht nutzen, um Teammitglieder von nicht kritischen Wartungsaufgaben umzuverteilen.
Klarheit schaffen: Verwenden Sie die Gantt-Ansicht von ClickUp, um Abhängigkeiten und sich überschneidende Aufgaben in Ihrer Projekt-Zeitleiste zu erkennen.
Beispielsweise hängt die Codeüberprüfung vom Abschluss der Codierung ab. Überprüfen Sie, ob Letzteres vor Ersterem fertiggestellt sein soll. Andernfalls verschieben Sie die Fristen per Drag & Drop.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Projektmanagement komplexer Projekte mit Abhängigkeiten haben, helfen Ihnen die Gantt-Diagramm-Vorlagen von ClickUp weiter.
Pufferzeit einplanen: Selbst wenn Ihre Zeitschätzungen genau sind, müssen Sie mit Verzögerungen rechnen. Durch die strategische Einplanung von Puffern in Projektzeitplänen lassen sich Verzögerungen effektiv bewältigen.
Beispielsweise kann durch Einfügen einer Pufferzeit zwischen der Systemintegration und der Benutzerakzeptanzprüfung in einem Entwicklungsprojekt unerwartete Verzögerungen aufgefangen werden, ohne dass sich dies auf das Enddatum des Projekts auswirkt.
Kommunizieren
Kommunikationslücken können zu unnötigen Verzögerungen und Zeitverlusten führen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie proaktiv und regelmäßig kommunizieren.
- Verschachtelte Kommentare in ClickUp-Aufgaben ermöglichen es Teams, sich gegenseitig Fragen zu stellen und kontextbezogene Antworten zu erhalten, wodurch Verzögerungen beim Wissensaustausch vermieden werden.
- Die Chat-Ansicht von ClickUp zeigt alle Unterhaltungen an einem Ort an, sodass Ihre Teams keine Verzögerungen bei den Antworten haben.
- ClickUp Automatisierungen eliminieren zeitraubende Arbeiten und verhindern Verzögerungen bei Verwaltungsaufgaben.
- Mit den Erinnerungen von ClickUp behalten Sie den Überblick über Termine, Verantwortlichkeiten und alles andere, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Am wichtigsten ist es, zu überwachen und zu optimieren.
Verzögerungen sind ein Symptom für systemische Probleme. Wiederholte Verzögerungen deuten darauf hin, dass irgendwo etwas nicht funktioniert. Um den Prozess zu verbessern, sollten Sie den Fortschritt des Projekts regelmäßig überwachen.
Mit ClickUp Dashboards können Sie alle benötigten Berichte an einem Ort einsehen. Wenn Sie beispielsweise alle überfälligen Aufgaben nach Verzögerungsrate anzeigen möchten, können Sie dafür ein Widget in ClickUp einrichten.
Nutzen Sie diese Berichte, um die Ursachen für Verzögerungen zu identifizieren und systematisch zu beseitigen.
Optimieren Sie Workflows, um Verzögerungen im Zeitplan des Projekts mit ClickUp zu minimieren.
Jedes Projekt ist ein komplexer Flow von Aktivitäten und Informationen. Verzögerungen als Ergebnis davon, dass jemand auf etwas wartet, sind fast unvermeidlich.
Gutes Projektmanagement basiert jedoch darauf, solche Verzögerungen zu vermeiden. Wenn Sie ein Projekt gemäß den Anforderungen, termingerecht und innerhalb des Budgets abschließen möchten, können Sie sich keine Verzögerungen leisten.
Die umfassende Software für Projektmanagement von ClickUp wurde entwickelt, um genau das zu verhindern. Sie umfasst leistungsstarke Features zur Optimierung von Workflows, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Von der Schätzung des Zeitaufwands bis hin zu Berichten über den Fortschritt in Echtzeit bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um Ihr Projekt im Griff zu behalten.
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Häufig gestellte Fragen zu Verzögerungen
1. Was ist ein Beispiel für Verzögerungen?
Verzögerungen sind unerwartete Unterbrechungen zwischen zwei Prozessen.
In der Softwareentwicklung könnte dies beispielsweise der Zeitraum zwischen der Programmierung und der Codeüberprüfung sein, weil der leitende Entwickler zu einem anderen Projekt abgezogen wurde.
In der Fertigung ist ein Beispiel für Verzögerungen das Ergebnis verspäteter Lieferungen eines Ersatzteils aufgrund von Problemen in der Lieferkette.
2. Was ist ein anderes Wort für Verzögerungen?
Ein anderes Wort für Verzögerungszeit ist „Wartezeit”. Dieser Begriff bezieht sich auf den Zeitraum, in dem keine produktive Tätigkeit für eine bestimmte Aufgabe stattfindet.
3. Was sind Verzögerungen und Vorlaufzeiten?
Beides sind Terminplanungskonzepte, die im Projektmanagement verwendet werden, um die Abfolge der laufenden Aufgaben zu verwalten.
Verzögerungen sind Verzögerungen oder Wartezeiten zwischen Aufgaben. Sie sind in der Regel unvorhergesehen und haben das Ergebnis, dass sie durch einen Fehler/Unfall entstehen.
Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die zwischen dem Beginn eines Prozesses und seinem Abschluss verstreicht. Es handelt sich um die geschätzte Zeit, die für die Erledigung aller Aufgaben in der Abfolge benötigt wird, um sie abzuschließen.