Kennen Sie die Situation, dass sich eine Aufgabe verzögert, und wenn Sie nach dem Grund fragen, sagt das Teammitglied: "Oh, aber ich habe auf etwas gewartet, das ich brauche"?
Abhängigkeiten sind einer der Hauptgründe für Verzögerungen in jedem Projekt. Wenn Sie Abhängigkeiten nicht effektiv planen, geraten Sie nicht nur in Verzug, sondern müssen auch damit rechnen, dass die Teammitglieder Däumchen drehen, bis die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.
Im Projektmanagement kann dies finanzielle, rufschädigende und motivierende Folgen haben.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir das Konzept der Verzögerungszeit und zeigen, wie es Ihnen helfen kann, Projekte besser zu planen, Verzögerungen zu vermeiden, die Ressourcenauslastung zu maximieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist Nachlaufzeit?
Unter Nachlaufzeit versteht man im Projektmanagement die Verzögerung zwischen voneinander abhängigen Aufgaben. Es handelt sich dabei um die Wartezeit, bevor die Nachfolgeaktivität beginnen kann, auch wenn die Vorgängertätigkeit bereits abgeschlossen ist.
Wenn Sie schon einmal an einer Videokonferenz teilgenommen haben und jemand sagte: "Es gibt eine Verzögerung in diesem Gespräch", wissen Sie bereits, was eine Verzögerungszeit ist. Es handelt sich um die Verzögerung zwischen dem, was Ihr Kollege sagt, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie es empfangen und darauf antworten können. Im besten Fall kann sie die Teilnehmer des Gesprächs frustrieren. Im schlimmsten Fall kann sie das gesamte Gespräch unproduktiv machen.
Daher ist es für ein erfolgreiches Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, die Verzögerungszeit, ihre Ursachen und Folgen zu kennen.
Umfassender Überblick über die Verzögerungszeit im Projektmanagement
Einfach ausgedrückt, ist die Nachlaufzeit ein Konzept der Terminplanung, das eine unvorhergesehene Verzögerung oder Wartezeit zwischen aufeinander folgenden Aufgaben darstellt.
Wie wird die Nachlaufzeit berechnet?
Wir messen die Verzögerungszeit in Einheiten, die für die Projektplanung relevant sind, z. B. in Stunden, Tagen oder Wochen.
Wenn Aufgabe A (Vorgängertätigkeit) am ersten Tag abgeschlossen ist und Aufgabe B (Nachfolgetätigkeit) erst nach drei Tagen beginnen kann, beträgt die Verzögerungszeit drei Tage.
Was sind die Merkmale der Verzögerungszeit?
Einige der wichtigsten Merkmale der Verzögerungszeit sind die folgenden.
Unerwartet: Eine Verzögerung wird selten erwartet. Sie tritt ohne Vorankündigung oder Warnung auf. Zum Beispiel, wenn ein Teammitglied krank wird oder eine Maschine ausfällt.
Unerwünscht: Eine Verzögerung ist eine "Verzögerung" im Prozessablauf, die sich nachteilig auf das Projekt auswirkt.
Postfaktisch: Da Verzögerungen unerwartet auftreten, können sie nicht vorhergesehen werden. Sie kann daher nur im Nachhinein erkannt und behoben werden.
Nachgelagerte Effekte: Eine Verzögerung in einem beliebigen Teil der Projektphase hat nachgelagerte Auswirkungen auf verschiedene Aufgaben und Meilensteine. Wenn sich zum Beispiel bei einem Softwareprojekt die Qualitätsanalyse verzögert, weil das Abonnement für die Testautomatisierungssoftware abgelaufen ist, verzögern sich auch die Bereitstellung und die DevOps-Aufgaben.
Was ist der Zweck der Verzögerungszeit?
Die Verzögerungszeit ist ein Maß für die Latenzzeit. Sie hilft Ihnen bei der Verfolgung grundsätze des Projektmanagements und verbessern die Ergebnisse durch:
Messung der Effizienz: Die Verzögerungszeit bezieht sich auf den Grad der Ineffizienz des Prozesses. Sie ist der erste Schritt zur Optimierung des Arbeitsablaufs.
Identifizierung von Lücken: Wenn ein bestimmter Prozessschritt Verzögerungen verursacht, gibt die Verzögerungszeit Aufschluss über eine Lücke, die geschlossen werden muss.
Vorhersage von Ausfallzeiten: Die Verzögerungszeit ist zwar keine prädiktive/präventive Maßnahme, aber sie kann helfen, potenzielle Engpässe für den nächsten Zyklus zu ermitteln. Wenn z. B. eine bestimmte Maschine wiederholt Verzögerungen verursacht, können Sie planen, sie auszutauschen/zu reparieren.
Gebäudesicherung: Oft sind Verzögerungen auf Unzulänglichkeiten innerhalb des Prozesses zurückzuführen. Wenn Sie z. B. nur einen Entwickler im Team haben, kann sogar dessen Urlaub eine Verzögerung verursachen. Wenn Sie dies verstehen, können Sie ein Backup aufbauen.
Welche Indikatoren für Verzögerungen werden im Projektmanagement häufig verwendet?
Verzögerungsindikatoren sind Metriken für die Verzögerungszeit in Projekten. Sie werden berechnet, nachdem das Ereignis oder das Projekt abgeschlossen ist, um die Leistung zu bewerten.
Im Projektmanagement werden häufig folgende Indikatoren verwendet:
- Zeitverzug: Die Differenz zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Termin der Aufgabenübergabe
- Nachgelagerte Auswirkungen: Die Verzögerung, die dem Projekt durch die Verzögerung bei einer bestimmten Aufgabe entsteht
- Produktivitätsverlust: Unproduktive Zeit, die von Teammitgliedern verbracht wurde, die auf die Fertigstellung der vorangegangenen Aufgabe gewartet haben
- Einnahmeverlust: Potenzielle Umsatz-/Ertragsverluste oder Strafen aufgrund der Verzögerung
Die Nachlaufzeit wird oft mit der Vorlaufzeit verwechselt, einem weiteren wichtigen Konzept im Projektmanagement. Schauen wir uns an, inwiefern sie ähnlich oder unterschiedlich sind.
Vorlaufzeit vs. Nachlaufzeit Vorlaufzeit ist die Gesamtzeit, die benötigt wird, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen.
Im Gegensatz zur Zykluszeit, die misst, wie lange es dauert, ein Produkt zu erstellen - wie die Entwicklung einer Funktion oder die Zubereitung eines Kaffees -, misst die Durchlaufzeit die Zeitspanne zwischen der Kundenbestellung und dem Eintreffen des Produkts beim Kunden, einschließlich Logistik, Kundendienst usw. Wir haben mehr darüber berichtet zykluszeit vs. Durchlaufzeit in einem früheren Blogbeitrag.
Die grundlegendste durchlaufzeit-Formel ist Vorlaufzeit = Projektabschlussdatum - Projektstartdatum. Bei der Planung eines Projekts berechnen die Manager die Vorlaufzeit jedoch als die Gesamtzeit, die für die Fertigstellung jeder Aufgabe im Projekt benötigt wird, sowie die gegebenenfalls erforderliche Wartezeit.
Die Vorlaufzeit hilft den Projektmanagern bei der Planung von Aufgaben/Ressourcen. Sie hilft ihnen, Abhängigkeiten zu verstehen und die Arbeit entsprechend zu planen. Nehmen wir ein einfaches Beispiel für ein Softwareprojekt.
Die Vorlaufzeit für die Entwicklung könnte 2 Tage betragen, für das Testen 1 Tag und für die Bereitstellung 1 Tag. Wenn das Projekt am Montag beginnt, können die Projektmanager den Entwicklern Aufgaben für Montag bis Dienstag, den Qualitätsanalysten für Mittwoch und den DevOps für Donnerstag zuweisen.
Im Gegensatz zur Verzögerungszeit ist die Vorlaufzeit ein Vorhersage-/Planungsinstrument. Die Hauptunterschiede zwischen den beiden sind wie folgt.
| Vorlaufzeit | Nachlaufzeit |
|---|---|
| Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Nachlaufzeit ist die Verzögerung zwischen zwei aufeinander folgenden Schritten | |
| Prädiktives Werkzeug: Wird für eine effektive Terminplanung verwendet | Retrospektives Werkzeug: Wird für die Leistungsmessung verwendet |
| Vorhersehbar und unvermeidbar | Unvorhersehbar und vermeidbar |
Unterschiede zwischen Vorlaufzeit und Nachlaufzeit
Obwohl sie sich unterscheiden, sind sowohl die Vorlaufzeit als auch die Nachlaufzeit für die Messung der Projektleistung entscheidend. Und so geht's.
Planung und Terminierung
Die Vorlaufzeit hilft den Projektmanagern bei der Planung von Aufgaben und abhängigen Tätigkeiten auf der Grundlage ihrer zeitmanagement-Ziele . Verzögerungszeit hilft beim Aufbau von Eventualitäten.
Wenn beispielsweise die Vorlaufzeit eines Entwicklungsprojekts 10 Tage beträgt, können Sie die Aufgaben entsprechend planen. Wenn die durchschnittliche Verzögerungszeit bei früheren Projekten 2 Tage betrug, können Sie dies in Ihren Zeitplan einbeziehen und die Lieferung in 12 Tagen planen.
ClickUp Gantt Zeitleiste Vorlage
um zu sehen, wie sich Abhängigkeiten auf Vorlauf- und Nachlaufzeiten auswirken
Ressourcennutzung und -optimierung
Die Vorlaufzeit trägt dazu bei, die Ressourcen effektiv zu nutzen, während die Nachlaufzeit dazu beiträgt, ein Backup zu erstellen.
Beispielsweise können Sie die Vorlaufzeit nutzen, um Aufgaben in der Reihenfolge des Prozessablaufs zuzuweisen. Und die Nachlaufzeit können Sie nutzen, um zusätzliche Ressourcen einzustellen oder Maschinen zu mieten. Je nachdem, ob es sich um ein einmaliges oder wiederkehrendes Projekt handelt, kann sich dies ändern.
Leistungsmanagement
Die Durchlaufzeit wird anhand von Zielvorgaben gemessen, während die ideale Verzögerungszeit gleich Null ist.
Wenn beispielsweise die geschätzte Zeit für die Entwicklung einer Funktion 16 Stunden beträgt, ist das die Zielvorgabe für diese Aufgabe. Wenn ein Entwickler länger braucht, entspricht seine Leistung nicht den Erwartungen.
vorgabe von Durchlaufzeiten und Leistungsmanagement in ClickUp_
Eine Verzögerung liegt jedoch vor, wenn sie sich krankschreiben lassen oder ihr Computer nicht funktioniert. Daher ist dies keine Frage ihrer Leistung und erscheint nicht in ihren Beurteilungen. Dennoch wirkt sich diese Verzögerung auf die Projektabwicklung aus und muss bei der Sprint-/Projektüberprüfung berücksichtigt werden.
Verantwortlichkeit
Die Durchlaufzeit ist eine kollektive Verantwortung, und jedes Teammitglied und jeder Projektmanager ist für die Einhaltung einer guten Durchlaufzeit verantwortlich. Verzögerungen sind eine Prozessineffizienz, die in der Verantwortung der Leitung liegt.
Faktoren, die die Vorlauf- und Nachlaufzeit in der Produktion beeinflussen
Es gibt mehrere Faktoren, die die Vorlauf- und Nachlaufzeit bei der Verwaltung von Projektplänen sowohl positiv als auch negativ beeinflussen können. Einige der wichtigsten Faktoren sind die folgenden.
Ressourcenverfügbarkeit: Wenn Ressourcen leicht verfügbar sind, sind die Vorlaufzeiten kürzer und umgekehrt. Andererseits kann es zu Verzögerungen kommen, wenn einige Ressourcen verfügbar sind und andere nicht. Wenn Sie zum Beispiel Entwickler, aber nicht genügend Tester haben, kommt es zu einer Verzögerung zwischen diesen beiden Entwicklungsphasen.
Abhängigkeiten: Die Art der projekt-Abhängigkeiten beeinflusst die Vorlauf- und Nachlaufzeiten. Starke Abhängigkeiten, bei denen eine Aufgabe erst nach Abschluss der vorhergehenden begonnen werden kann, erhöhen tendenziell die Verzögerungszeiten. Im Gegensatz dazu können Aufgaben mit lockeren Abhängigkeiten durch Überlappung von Aufgaben kürzere Vorlaufzeiten ermöglichen.
Projektkomplexität: Bei komplexen Projekten mit mehreren voneinander abhängigen Aufgaben und Phasen kommt es wahrscheinlich zu längeren Verzögerungszeiten. Dies ist auf den erhöhten Bedarf an Koordination und Qualitätssicherung zwischen den Aufgaben zurückzuführen.
Anforderungen der Interessengruppen: Strenge Qualitätskontrollmaßnahmen oder längere Genehmigungsverfahren können die Vorlauf-/Verzögerungszeit verlängern, wenn Projekte auf die Bestätigung warten, dass sie fortgesetzt werden können.
Risikomanagementstrategien: Projekte mit aggressiven Risikomanagement-Strategien werden wahrscheinlich kürzere Verzögerungszeiten haben, da die Projektmanager mögliche Verzögerungen und Unfälle bereits im Vorfeld berücksichtigt haben.
Je nach Grund, Auswirkung und Folge können Verzögerungszeiten gemessen, verwaltet und minimiert werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren. So geht's.
Wie man Verzögerungszeiten im Projektmanagement handhabt und verwaltet
Verzögerungszeiten können die effektive Projektdurchführung erheblich beeinträchtigen und müssen daher kontinuierlich minimiert und verwaltet werden. Hier finden Sie einige Tipps und Strategien, wie Sie dies mit einem robusten Projektmanagement-Tool wie ClickUp erreichen können.
Abhängigkeiten abbilden
Selbst bei den einfachsten Projekten gibt es abhängige Aufgaben. Zum Beispiel hängt die Rechnungsstellung von der Freigabe des Projekts durch den Kunden ab. Wenn Sie diese Abhängigkeiten kennen, können Sie besser planen.
Wenn Sie Ihr Projekt mit ClickUp-Aufgaben verknüpfen Sie abhängige Aufgaben und sehen Sie deren Auswirkungen auf die Durchlaufzeiten. Sie können auch die Methode des kritischen Pfades verwenden, um die Zeit eines Projekts genau abzuschätzen.
Planen, organisieren und zusammenarbeiten an jedem Projekt mit benutzerdefinierter Aufgabenverwaltung
Zeit verfolgen
Ermuntern Sie jedes Teammitglied, die Zeit für seine Aufgaben zu erfassen. Dies hilft Projektmanagern, die Durchlaufzeiten genau abzuschätzen. ClickUp-Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, einen Timer zu starten und zu stoppen, einen Zeitbereich hinzuzufügen oder Stunden/Minuten für jede Aufgabe und Unteraufgabe hinzuzufügen. Außerdem gibt es mehrere zeitmanagement-Vorlagen in ClickUp, um Ihnen bei der effektiven Zeiteinschätzung zu helfen.
Richtig planen
Nutzen Sie die Zeitschätzungen, Abhängigkeiten und kritischen Pfad um Ihr Projekt mit optimalen Vorlaufzeiten und minimalen Verzögerungen zu planen.
Planen: Legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest und visualisieren Sie das Projekt mit ClickUp's Kalenderansicht . Vergewissern Sie sich, dass er angemessen und erreichbar ist.
Zuweisen: Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit zu. Die ClickUp Workload-Ansicht ist ein großartiger Ort für Einblicke in ressourcen-Planung . Wenn sich beispielsweise die Bereitstellung eines Inkrements verzögert, weil nicht genügend DevOps-Ressourcen zur Verfügung stehen, können Sie in der Ansicht "Arbeitslast" Teammitglieder von nicht kritischen Wartungsaufgaben abziehen.
Visualisieren und verwalten Sie jedes Projekt mit den Gantt-Diagrammen von ClickUp
Klären: Verwenden Sie ClickUp's Gantt-Diagramm-Ansicht um Abhängigkeiten und sich überschneidende Aufgaben in Ihrer Projektzeitleiste zu sehen.
Zum Beispiel hängt die Codeüberprüfung von der Fertigstellung der Codierung ab. Prüfen Sie, ob letzteres vor ersterem abgeschlossen werden soll. Andernfalls können Sie Termine per Drag-and-Drop verschieben.
Wenn Sie neu in der Verwaltung komplexer Projekte mit Abhängigkeiten sind, können Sie mit ClickUp's Gantt-Diagramm-Projektvorlagen sind hier zu finden.
Pufferzeit einhalten: Auch wenn Ihre Zeitschätzungen genau sind, müssen Sie mit Verzögerungen rechnen. Durch die strategische Platzierung von Puffern in den Projektplänen können Sie Verzögerungen effektiv verwalten.
Wenn Sie beispielsweise einen Puffer zwischen den Phasen der Systemintegration und der Benutzerakzeptanztests in einem Entwicklungsprojekt einplanen, können Sie unerwartete Verzögerungen auffangen, ohne dass der Endtermin des Projekts beeinträchtigt wird.
Kommunizieren
Kommunikationslücken können zu unnötigen Verzögerungen und Rückständen führen. Um dies zu verhindern, sollten Sie proaktiv und regelmäßig kommunizieren.
- Verschachtelte Kommentare in ClickUp-Aufgaben ermöglichen es Teams, sich gegenseitig Fragen zu stellen und kontextbezogene Antworten zu erhalten, um Verzögerungen beim Wissensaustausch zu vermeiden
- Die ClickUp-Chat-Ansicht zeigt alle Unterhaltungen an einem Ort, so dass Ihre Teams keine Verzögerungen bei den Antworten haben
- ClickUp-Automatisierungen beseitigen Sie lästige Arbeit und verhindern Sie Verzögerungen bei Verwaltungsaufgaben
- ClickUp-Erinnerungen helfen dabei, den Überblick über Fristen, Verantwortlichkeiten und alles andere zu behalten, was Aufmerksamkeit erfordert
Das Wichtigste: Überwachen und optimieren
Verzögerungszeiten sind ein Symptom für systemische Probleme. Wiederholte Verzögerungen deuten darauf hin, dass irgendwo ein Fehler vorliegt. Um den Prozess zu beheben, sollten Sie den Projektfortschritt regelmäßig überwachen. ClickUp Dashboards ermöglichen es Ihnen, alle Berichte, die Sie benötigen, an einem Ort zu sehen. Wenn Sie z. B. alle überfälligen Aufgaben nach der Verzögerungsrate anzeigen möchten, können Sie ein entsprechendes Widget in ClickUp einrichten.
Nutzen Sie diese Berichte, um die Ursachen für Verzögerungen zu ermitteln und systematisch zu beseitigen.
Nutzen Sie die Dashboards von ClickUp, um unternehmensweite KPIs in Echtzeit zu visualisieren
Optimieren Sie Arbeitsabläufe, um Verzögerungen im Projektplan mit ClickUp zu minimieren
Jedes Projekt ist ein komplexer Fluss von Aktivitäten und Informationen. Verzögerungen, die dadurch entstehen, dass jemand auf etwas wartet, sind fast unvermeidlich.
Gutes Projektmanagement beruht jedoch darauf, solche Verzögerungen zu eliminieren. Wenn Sie ein Projekt anforderungsgerecht, pünktlich und im Rahmen des Budgets abschließen wollen, können Sie sich keine Verzögerungen leisten.
Die umfassende Projektmanagement-Software von ClickUp ist darauf ausgelegt, dies zu verhindern. Sie enthält leistungsstarke Funktionen zur Optimierung von Projektabläufen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Von der Schätzung der benötigten Zeit bis hin zur Anzeige von Fortschrittsberichten in Echtzeit bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um den Überblick über Ihr Projekt zu behalten.
Bleiben Sie jedes Mal pünktlich. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos !
FAQs zur Nachlaufzeit
1. Was ist ein Beispiel für eine Nachlaufzeit?
Eine Verzögerungszeit ist die unerwartete Verzögerung zwischen einem Prozess und dem nächsten.
In der Softwareentwicklung könnte dies die Wartezeit zwischen der Codierung und der Codeüberprüfung sein, wenn der leitende Entwickler zu einem anderen Projekt abberufen wird.
In der Fertigung ist ein Beispiel für eine Verzögerung die Verzögerung bei der Lieferung eines Ersatzteils aufgrund von Problemen in der Lieferkette.
2. Was ist ein anderes Wort für Verzögerungszeit?
Ein anderes Wort für Verzögerungszeit ist "Wartezeit" Dieser Begriff bezieht sich auf die Zeitspanne, in der bei einer bestimmten Aufgabe keine produktive Tätigkeit stattfindet.
3. Was sind Verzögerungszeit und Vorlaufzeit?
Beides sind Planungskonzepte, die im Projektmanagement verwendet werden, um die Reihenfolge der laufenden Aufgaben zu verwalten.
Die Nachlaufzeit ist die Verzögerung oder Wartezeit zwischen den Aufgaben. Sie ist in der Regel unvorhergesehen und entsteht durch einen Fehler/Unfall.
Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die zwischen dem Beginn eines Vorgangs und seinem Abschluss verstreicht. Sie ist die geschätzte Zeit, die alle Aufgaben in der Abfolge benötigen, um abgeschlossen zu werden.