Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben nur noch zwei Tage bis zur Bereitstellung und stellen fest, dass die Software, die Sie liefern sollten, noch unvollständig ist und zusätzliche Zeit und Aufwand erfordert. Es scheint, als hätten Ihre Frontend- und Backend-Teams nicht gut in der Synchronisierung gearbeitet und die Dauer des Projekts nicht richtig eingeschätzt.
Jetzt sitzen Sie mit einem unfertigen Produkt, einem überarbeiteten Team und einem potenziell unzufriedenen Kunden da. Bricht Ihnen schon beim bloßen Gedanken daran der kalte Schweiß aus?
Enterprise Project Management (EPM) bietet einen systematischen Ansatz, um Projekte an strategischen Zielen auszurichten, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und eine konsistente Projektabwicklung im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Es trägt dazu bei, dass das oben beschriebene hypothetische Szenario niemals eintritt!
Aber was genau ist EPM und wie kann es zum Erfolg des Projekts beitragen?
Was ist Enterprise-Projektmanagement?
Enterprise Project Management (EPM) ist ein Ansatz für das Projektmanagement mehrerer Projekte und Programme in einem Unternehmen. Es geht über die isolierte Verwaltung einzelner Projekte hinaus und konzentriert sich darauf, alle Projektaktivitäten auf die allgemeinen Ziele des Geschäfts und die strategischen Ziele des Unternehmens abzustimmen.
Gängige Methoden im Projektmanagement für Unternehmen
Es gibt verschiedene Methoden, die Teams in der Regel zur Umsetzung des Projektmanagements für Unternehmen verwenden. Einige der beliebtesten EPM-Methoden sind:
- Agil
- Wasserfall
- Six Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Vielleicht fragen Sie sich nun, wie sich das Projektmanagement in Unternehmen vom traditionellen Projektmanagement unterscheidet.
Während sich das traditionelle Projektmanagement auf einzelne Projekte konzentriert, betrachtet EPM alle Projekte innerhalb eines Unternehmens ganzheitlich. Es konzentriert sich auf eine Methodik, die organisationsweit für jedes Projekt angewendet werden kann und die Einstellung für die Problemlösung angibt.
Es kann Ausnahmen geben, bei denen sich das EPM und die einzelnen Stile des Projektmanagements unterscheiden, aber insgesamt muss jedes Projekt derselben Methodik folgen.
Wesentliche Unterschiede: Traditionelles Projektmanagement vs. Enterprise-Projektmanagement
- Umfang: EPM verwaltet mehrere Projekte gleichzeitig, während traditionelles Projektmanagement in der Regel jeweils nur ein Projekt behandelt.
- Ziel: EPM stellt sicher, dass alle Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, während jedes Projekt im traditionellen PM ein neues Problem darstellt, das auf unterschiedliche Weise gelöst werden muss.
- Standardisierung: EPM implementiert standardisierte Prozesse im gesamten Unternehmen, während traditionelles PM darauf abzielt, das Projekt auf jede erdenkliche Weise fertigzustellen.
Die Rolle eines Projektmanagers für Unternehmen verstehen
Unternehmensprojektmanager sind Teil des Projektmanagement-Büros des Unternehmens und spielen eine wesentliche Rolle bei der Koordination komplexer Projekte innerhalb eines Unternehmens.
Die Aufgaben eines Projektmanagers für das Unternehmen können je nach Größe und Anforderungen Ihres Unternehmens variieren, es gibt jedoch bestimmte Pflichten, die er in seiner Rolle abschließen muss.
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers für Unternehmen gehören:
- Portfolio-Management: Überwachung und Verantwortung für mehrere Projekte und Programme teamübergreifend
- Ressourcenoptimierung: Effektive Zuweisung von Ressourcen für verschiedene Projekte, damit die Arbeit aller Beteiligten optimal gestaltet werden kann.
- Standardisierung: Implementierung einheitlicher und standardisierter Workflows und Praktiken im Bereich des Projektmanagements im gesamten Unternehmen
- Leistungsüberwachung: Nachverfolgung von Projekt-Metriken, Arbeit an Rückschlägen und Berichterstellung über Fortschritte, Budget und Zeitleiste.
- Stakeholder-Management: Zusammenarbeit mit Führungskräften, Teammitgliedern, leitenden Angestellten und externen Partnern
- Kontinuierliche Verbesserung: Identifizieren Sie Bereiche für Prozessverbesserungen und stellen Sie sicher, dass die Teams diese umsetzen.
- Mentoring: Anleitung und Schulung von Projektmanagern, Mitarbeitern und Führungskräften zu den Methoden des EPM
- Technologieimplementierung: Auswahl und Einsatz geeigneter Software für das Projektmanagement im Unternehmen
- Governance: Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien
- Strategische Planung: Beitrag zur langfristigen Planung des Projekts in Übereinstimmung mit EPM
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Komponenten des Projektmanagements für Unternehmen
Das Projektmanagementsystem für Unternehmen umfasst sieben Komponenten, die vom Project Management Institute (PMI) definiert wurden. Versuchen wir, jede Komponente zu verstehen, indem wir uns das Projektmanagement für Unternehmen als Präzisionsmaschine vorstellen.
Darin finden Sie:
- Risikoanalyse: Der wachsame Scanner, der potenzielle Fallstricke und Chancen vor der Durchführung des Projekts aufspürt. Dies hilft im Projektmanagement, fundierte Schritte zu unternehmen und auf mögliche Rückschläge vorbereitet zu sein.
- Projektabschätzung: Der Prognostiker nutzt Risikodaten und historische Daten, um realistische Zeitleisten und Ressourcenanforderungen festzulegen. So können Projektmanager besser einschätzen, ob die Ressourcen und die Zeit, um das Projekt abzuschließen, ausreichen.
- Projektüberprüfungen: Der Faktor der Qualitätskontrolle, bei dem die Leistung mit den Schätzungen verglichen und Anpassungen ausgelöst werden. Im Falle von Scope Creep oder anderen Rückschlägen während des Projekts hilft dieser Schritt den Projektmanagern, einzugreifen, zu überprüfen und alle wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
- Projektmanagement-Coaching: Das sich weiterentwickelnde Gehirn, das aus Erfahrungen lernt, um die zukünftige Leistung zu verbessern. Das Projektmanagement-Coaching durch das Projektmanagement-Büro des Unternehmens hilft dabei, alle Teammitglieder zu schulen, damit sie auf dem gleichen Stand bleiben.
- Escalated Issue Management: Der Problemlöser geht komplexe Herausforderungen an, indem er Prozesse entwickelt, die jedes Problem oder jede Hürde lösen. Das Projektmanagement-Büro des Unternehmens wird bei solchen Herausforderungen zum Entscheidungsträger oder Vermittler.
- Zeiterfassung: Der Chronometer misst die Zeit, die benötigt wird, um Aufgaben und Projekte abzuschließen, um aktuelle und zukünftige Schätzungen und Überprüfungen durchzuführen. Das Projektmanagementbüro des Unternehmens ist in der Regel für die Analyse der Stundenzettel verantwortlich.
- Enterprise-Projektmanagement-Software: Das zentrale Nervensystem, das alle Komponenten miteinander verbindet und einen reibungslosen Informationsfluss für den Erfolg des Projekts gewährleistet. Die Enterprise-Projektmanagement-Software dient als einzige Quelle der Wahrheit mit einer Aufzeichnung aller Dokumente, Projekte, Aufgaben, Prozesse und aller anderen Teile der Projekte.
Diese Teile arbeiten harmonisch zusammen und ergänzen sich gegenseitig. Die Risikoanalyse fließt in die Schätzung ein und legt die Grundlagen für Überprüfungen fest. Überprüfungen liefern Informationen für das Coaching und steigern die Gesamteffizienz. Eskalierte Probleme liefern Erkenntnisse aus allen Komponenten, während die Zeiterfassung für die Synchronisierung aller Daten sorgt.
Im Kern erleichtern Software-Tools für das Projektmanagement im Unternehmen die nahtlose Kommunikation und bieten einen Ort, an dem alle Projektinformationen, Dokumente und Aufzeichnungen gespeichert werden können.
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Vorteile des Projektmanagements für Unternehmen
Wenn ein Unternehmen wächst und verschiedene Teams aufbaut, arbeiten diese Teams oft isoliert voneinander. Als wachsendes Unternehmen müssen Sie die Dynamik aufrechterhalten, indem Sie Rückschläge vorhersehen und Probleme sofort lösen.
Genau deshalb ist das Projektmanagement in Unternehmen so wichtig. Es hilft Ihnen dabei, alle Ihre Prozesse zu etablieren, die Nachverfolgung der Art der Arbeit und der Herausforderungen zu übernehmen, und verfügt über ein eigenes Projektmanagementbüro, das dafür sorgt, dass dies auch erledigt wird.
Sehen wir uns einige weitere Vorteile von EPM an:
- Stellt sicher, dass alle Projekte aufeinander abgestimmt sind und zum Erfolg des Unternehmens beitragen, nicht nur zum Erfolg einzelner Personen oder Teams.
- Optimiert die Zuweisung von Ressourcen innerhalb des Unternehmens, sodass weniger Raum für ineffiziente Prozesse bleibt.
- Führt zu erheblichen Kosteneinsparungen durch besseres Ressourcenmanagement
- Bietet datengestützte Einblicke für eine bessere Entscheidung beim Projekt
- Standardisiert Prozesse und reduziert den Aufwand, sodass jeder weiß, was er zu erledigen hat.
- Verbessert die Sichtbarkeit des Projekts und die Kommunikation zwischen Stakeholdern und Teams
- Versetzt Unternehmen in die Lage, besser auf Marktveränderungen und den Wettbewerb zu reagieren
- Fördert eine Kultur des Wissensaustauschs im gesamten Unternehmen
Herausforderungen bei der Implementierung von EPM
Da das Projektmanagement für Unternehmen auf organisatorischer Ebene implementiert wird, gibt es zwangsläufig einige Herausforderungen.
Zu diesen Herausforderungen gehören unter anderem:
- Widerstand innerhalb der Organisation: Mitarbeiter könnten sich gegen Änderungen der etablierten Arbeitsweisen wehren.
- Komplexität: Systeme für das Projektmanagement im Unternehmen können komplex oder schwierig zu implementieren sein.
- Integrationsprobleme: Die Integration von EPM in bestehende Systeme und tools kann ein Problem darstellen.
- Kultureller Wandel: EPM erfordert oft eine Verlagerung hin zu mehr Transparenz und Zusammenarbeit.
- Kosten: Die Implementierung von EPM kann eine erhebliche Anfangsinvestition erfordern, über die kleine Unternehmen möglicherweise nicht verfügen.
- Datenqualität: Die Gewährleistung konsistenter, hochwertiger Daten über alle Projekte hinweg kann eine Herausforderung sein.
- Qualifikationslücken: Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über das erforderliche Fachwissen, um EPM effektiv zu implementieren, und müssen möglicherweise mehr in Schulungen oder Neueinstellungen investieren.
- Messung des ROI: Die Darstellung der Kapitalrendite kann kurzfristig eine Herausforderung darstellen.
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So implementieren Sie Enterprise-Projektmanagement
Projektmanagement-Software dient als digitale Grundlage, die den gesamten Prozess des Projektmanagements für Unternehmen unterstützt und verbessert. Dieses hochentwickelte Toolkit geht über die einfache Nachverfolgung von Aufgaben hinaus und bietet eine umfassende Reihe von Features, um komplexe Umgebungen mit mehreren Projekten zu vereinfachen.
Im Kern bietet EPM-Software eine zentralisierte Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Projektdaten und stellt sicher, dass alle Beteiligten Zugriff auf aktuelle Informationen haben.
Es handelt sich um ein Echtzeit -Tool für die Zusammenarbeit in Unternehmen, das Silos zwischen funktionsübergreifenden Teams und Abteilungen aufbricht, was in großen Unternehmensumgebungen von entscheidender Bedeutung ist.
Die fortschrittlichen Ressourcenmanagementfunktionen der EPM-Software ermöglichen eine optimale Zuweisung von Personal und Ressourcen über mehrere Projekte hinweg und verhindern so Engpässe und Überbelegungen.
Seine leistungsstarken Features für Berichterstellung und Analyse helfen dabei, Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln, sodass datengestützte Entscheidungen auf Projekt- und Portfolioebene getroffen werden können. Wenn Sie also den Einsatz eines Tools für Projektmanagement in Betracht ziehen, wie wählen Sie das richtige Tool aus?
Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie:
- Skalierbarkeit und Flexibilität
- Benutzerfreundlichkeit
- Integrationsmöglichkeiten
- Berichterstellung und Analysefunktionen
- Mobile Zugänglichkeit
- Anbieter-Support und Reputation
Eine solche kostenlose Software für Projektmanagement, die all dies und noch mehr bietet, ist ClickUp.
Das Projektmanagement- Tool von ClickUp geht über das herkömmliche Aufgabenmanagement hinaus. Es bietet eine flexible Plattform für die Organisation, Zusammenarbeit und Nachverfolgung von Projekten jeder Größe und Komplexität.
Es bietet die folgenden Features für die Umsetzung des Enterprise-Projektmanagements:
1. ClickUp-Dashboards
Mit den Dashboards von ClickUp können Teammitglieder Aufgaben hinzufügen, Einzelziele einsehen, mit Teammitgliedern kommunizieren und den Fortschritt auf einen Blick verfolgen. Dies macht es für EPM-Verantwortliche äußerst effizient und einfach, jedes laufende Projekt zu verfolgen.
2. ClickUp-Dokumente
Verwenden Sie ClickUp Docs, um alle Ihre offiziellen Prozesse, Verträge, SOPs und andere wichtige Dokumente zu dokumentieren, damit Sie sie an einem Ort griffbereit haben.
Dokumente können beim Projektmanagement-Coaching – einem wesentlichen Bestandteil der EPM-Strategie – sehr hilfreich sein, um Verlaufsdaten Ihrer EPM-Prozesse zu speichern und bei Engpässen darauf zurückzugreifen.
3. Zeiterfassung für Projekte mit ClickUp
Mit der Zeiterfassung für Projekte von ClickUp lässt sich leicht ermitteln, wie lange es dauert, ein Projekt abzuschließen. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigen, damit Sie den Zeitaufwand für ähnliche Projekte in Zukunft leichter einschätzen können.
4. Die Vorlage für Projektmanagement von ClickUp
ClickUp bietet auch vorgefertigte Vorlagen für Ihre Projekte. Verwenden Sie beispielsweise die Vorlage für das Projektmanagement von ClickUp, um Ihren Workflow von der Ideenfindung über die Umsetzung bis hin zur endgültigen Lieferung zu optimieren.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Planen und visualisieren Sie jede Phase, vom Brainstorming bis zum Projektlebenszyklus.
- Stimmen Sie Ihr Team und Ihre Ressourcen aufeinander ab, um eine nahtlose Zusammenarbeit und das effiziente Abschließen des Projekts zu gewährleisten.
- Verfolgen Sie Fortschritte und Ziele, um eine termingerechte und budgetfreundliche Umsetzung sicherzustellen.
5. ClickUp Enterprise
ClickUp Enterprise ist die Lösung für alle Ihre Anforderungen im Bereich des Projektmanagements für Unternehmen!
Mit diesem Feature können Sie:
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre Abläufe reibungslos funktionieren – mit der 99,9-prozentigen Verfügbarkeitsgarantie von ClickUp Enterprise, die für einen reibungslosen und unterbrechungsfreien Workflow sorgt.
- Nutzen Sie die exklusive RapidViews DB™-Technologie für ultimative Skalierbarkeit und Leistung, die von keiner anderen Lösung erreicht wird.
- Schützen Sie Ihre Daten, verwalten Sie Zugriffsrechte, konfigurieren Sie Berechtigungen und führen Sie ein umfassendes Aktivitätsprotokoll mit unseren integrierten tools.
- Unterstützen Sie jedes Team, unabhängig von Größe oder Komplexität, mit unübertroffener Flexibilität, Standards und Skalierbarkeit.
- Verschaffen Sie sich eine klare Sichtbarkeit von strategischen Plänen bis hin zur täglichen Umsetzung und nutzen Sie eine zentrale Quelle für Updates, Risiken und Fortschritte.
- Verschlüsseln, schützen und halten Sie sich an HIPAA, DSGVO, Privacy Shield und weitere Vorschriften, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Tipps zur Verbesserung Ihrer EPM-Strategie
- Beginnen Sie mit einer kleinen EPM-Implementierung: Identifizieren Sie ein zentrales Problem und versuchen Sie, es mit einem kleinen EPM anzugehen/zu lösen. Dokumentieren Sie, was Sie aus dem Experiment lernen, wiederholen Sie es und legen Sie Best Practices fest, die Sie teamübergreifend skalieren können. Mit ClickUp Goals können Sie während dieser Zeit Fortschritte bei bestimmten Zielen festlegen und verfolgen.
- Investieren Sie in umfassende Schulungen für alle Team-Mitglieder: Von der EPM-Begriffsliste bis hin zu bestimmten Meeting-Typen und Kommunikationsrhythmen – stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was in jeder Phase von ihm erwartet wird. Nutzen Sie ClickUp Docs als zentrales Repository, um diese Informationen zu speichern.
- Schaffen Sie klare Strukturen, indem Sie Rollen und Entscheidungsprozesse definieren: Vermeiden Sie beim Testen des EPM-Frameworks jegliche Unklarheiten. Dokumentieren Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege klar und deutlich in einem gemeinsamen Dokument. Zu diesem Zweck können Sie die RACI-Matrix-Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten von ClickUp verwenden.
- Entwickeln Sie einen Plan, um Widerstände gegen Veränderungen anzugehen und zu bewältigen: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um zu erklären, warum Sie EPM implementieren und wie es dazu beitragen soll, das Team näher an die übergeordneten Ziele heranzuführen. Richten Sie Meetings für Frage-und-Antwort-Sitzungen ein und sorgen Sie für so viel Klarheit wie möglich. Ein solcher kooperativer Ansatz wird dazu beitragen, Widerstände abzubauen.
- Nutzen Sie Features für die Berichterstellung und Datenanalysen, um Einblicke zu gewinnen: Verwenden Sie Tools wie das ClickUp-Dashboard für die Nachverfolgung Ihrer wichtigsten Metriken über Projekte hinweg. Verknüpfen Sie jedes Projektziel mit einer bestimmten Metrik, damit Sie genau wissen, welche Auswirkungen Sie erzielen.
- Fördern Sie funktionsübergreifende Teamarbeit und Zusammenarbeit: Veranstalten Sie abteilungsübergreifende Meetings oder Hackathons, um gemeinsam mit anderen Teams in Ihrem Unternehmen Ideen zu sammeln oder Probleme zu lösen. Dies fördert die Zusammenarbeit und erleichtert die unternehmensweite Skalierung von EPM-Strategien.
- Bleiben Sie flexibel, um sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen: Stellen Sie nicht zuletzt sicher, dass Ihre EPM-Strategie mit den Geschäftszielen übereinstimmt. Jede Änderung in dieser Richtung sollte sich sofort in Ihrem Projektplan widerspiegeln, damit Sie Ergebnisse erzielen können, die wirklich etwas bewirken.
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Implementieren Sie Projektmanagement für Unternehmen mit ClickUp
Die Implementierung von Projektmanagement für Unternehmen ist ein transformativer Geschäftsprozess, der die Fähigkeit eines Unternehmens, Projekte erfolgreich durchzuführen und Ziele zu erreichen, erheblich verbessern kann. Auch wenn der Prozess eine Herausforderung darstellen kann, machen eine verbesserte Effizienz, eine bessere Ressourcennutzung und eine strategische Ausrichtung ihn zu einer lohnenden Investition.
Tools wie ClickUp haben die Implementierung von EPM in allen Unternehmen erheblich vereinfacht. Durch die Nutzung der anpassbaren Features von ClickUp können Unternehmen maßgeschneiderte Workflows erstellen, wichtige Leistungsindikatoren festlegen und umfassende Berichte erstellen, um eine effektive Entscheidungsfindung und strategische Ausrichtung zu unterstützen.
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