Eine wirksame Koordinierung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Projekts. Betrachten Sie sie als den Klebstoff, der Aufgaben, Teams und Zeitpläne zusammenhält.
Stellen Sie sich eine belebte Baustelle vor, auf der Architekten, Ingenieure und Arbeiter nahtlos zusammenarbeiten, um einen gewaltigen Wolkenkratzer zu errichten. Oder stellen Sie sich ein Softwareentwicklungsteam vor, das über den ganzen Globus verstreut ist und in perfekter Harmonie an der nächsten bahnbrechenden App arbeitet.
Was ist diesen beiden Szenarien gemeinsam? Eine wirksame Projektkoordinierung.
Im heutigen Szenario jonglieren die Projektmanager mit mehreren Projekten gleichzeitig (die meisten laufen mit mindestens zwei bis fünf Projekte gleichzeitig). Deshalb kann es eine Herausforderung sein, eine nahtlose Projektkoordination zu gewährleisten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Aspekte der Projektkoordination vor und geben Ihnen hilfreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Vorgehensweise.
Was ist Projektkoordination?
Beinahe 47 der Projekte verfehlen ihre Ziele aufgrund von schlechtem Anforderungsmanagement, unzureichender Kommunikation und nicht abgestimmten Erwartungen, die zu den wichtigsten Faktoren gehören.
Mit einer besseren Koordination kann ein Projektmanager Teams dabei unterstützen, wie eine gut geölte Maschine zu arbeiten, was die Organisation ihrer Zeitpläne, täglichen Aufgaben und vieles mehr einschließt. Projektkoordinatoren oder Projektmanager koordinieren, um sicherzustellen, dass die Projekte auf Kurs sind.
Die Projektkoordination hat viele Aspekte, darunter
- Organisation und Weitergabe von Projektdetails an die Beteiligten
- Zuteilung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder
- Überwachung des Arbeitsfortschritts
- Dokumentieren wichtiger Arbeitsabläufe
- Verfolgung des Projektbudgets
- Identifizierung potenzieller Engpässe und Beseitigung derselben
- Kommunikation und Informationsfluss mühelos und nahtlos gestalten
Das ultimative Ziel der Projektkoordinierung ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, und die Einhaltung des Budgets zu erleichtern.
Unterschied zwischen Projektkoordination und Projektmanagement
Es ist leicht, Projektkoordination mit Projektmanagement zu verwechseln. Zwar haben beide das gleiche Ziel (den erfolgreichen Abschluss des Projekts), doch besteht ein grundlegender Unterschied in der Rolle des Teams und in der Art und Weise, wie das Team dieses Ziel erreichen will.
Bei der effektiven Projektkoordination geht es um
- Planung für rechtzeitige Projektergebnisse
- Verbesserungen der Abläufe
- Planung von Besprechungen und Synchronisierung der Arbeitsergebnisse des Teams
- Verwaltung des Fortschritts von Meilensteinen, Deliverables usw
- Behalten Sie den Überblick über alles, was mit einem Projekt zusammenhängt, wie z. B
- Optimale Nutzung der Ressourcen des Teams
- Steuerung der Aufgabendelegation für Teammitglieder
- Verfolgen, wie gut Ziele und Vorgaben erreicht werden
- Sicherstellen, dass die Arbeit pünktlich abgeschlossen wird
- Lösen von Problemen, die während des Projekts auftauchen
Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass die Projektkoordinierung ein integraler Bestandteil des Projektmanagements ist - mit einem Laserfokus auf spezifische Aktivitäten zur Rationalisierung der Kommunikation.
Das Projektmanagement umfasst die Überwachung des gesamten Projekts, von der ersten Planungsphase bis zum Abschluss des Projekts. A guter Projektleiter leitet oft das gesamte Projekt im Alleingang, während die Projektkoordination in Zusammenarbeit mit dem gesamten Team erfolgt.
Ein Projektleiter kann auch vorbereitende Planungssitzungen durchführen und die Arbeit nach Abschluss abzeichnen.
Während Projektmanager einige Aspekte ihres Projekts koordinieren können, ist die Rolle des Projektkoordinators stärker fokussiert. Ein Projektkoordinator kümmert sich ausschließlich um die alltäglichen Abläufe. Dazu gehören das Kostenmanagement, die Erstellung von Berichten für die Beteiligten und die Berichterstattung an den Projektleiter (in einigen Fällen).
Weitere wichtige Punkte sind zu beachten:
- Manchmal kann sich die Rolle eines Projektkoordinators mit der eines Projektleiters überschneiden
- Projektkoordinatoren können den Projektleiter unterstützen, indem sie mehr koordinationsbezogene Aufgaben übernehmen
Warum ist Projektkoordination wichtig?
Der Erfolg eines Projekts lässt sich an der Effektivität seiner Koordination und seines Managements ablesen. Die Projektkoordination bringt Menschen und Prozesse zusammen und hilft, schneller und effizienter ans Ziel zu kommen. Sie hilft den Projektkoordinatoren dabei:
- Erleichterung der Kommunikation und des Datenflusses zwischen internen und externen Teams
- Den Projektteams zu helfen:
- Einen offenen Dialog zu führen
- Brainstorming von Ideen
- Fragen stellen
- Nutzen Sie die Stärken der anderen
- Sich auf die gleiche Seite begeben und die projektziele mit größerer Klarheit
- Organisiert bleiben und dem Zeitplan voraus sein
- Verwaltung von Projektaufgaben, Ressourcen und Zeit zur Minimierung von Risiken und Verzögerungen
- Optimieren Sie Arbeitsabläufe und verbessern Sie sie bei Bedarf
- Struktur und Organisation in die Projektausführung bringen
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit und das Teamwork zwischen Menschen mit unterschiedlichen Kernkompetenzen, Fachkenntnissen und Erfahrungen
- Erwartungen der Stakeholder managen und Missverständnisse ausräumen
- Feedback von Stakeholdern im richtigen Moment einbeziehen
- Verfolgen des Projektfortschritts, um den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten
Hauptverantwortlichkeiten eines Projektkoordinators
Die Aufgaben eines Projektkoordinators können von Unternehmen zu Unternehmen und von Projekt zu Projekt variieren.
Einige Aufgaben sind jedoch immer gleich, wie unten aufgeführt.
Definition der Projektziele
Ihre Teammitglieder müssen dieselben Ziele verfolgen, um erfolgreich und reibungslos arbeiten zu können. Eine wichtige Aufgabe der Projektkoordinatoren besteht darin, klare Projektziele festzulegen und messbare Ziele auf der Grundlage des Projektbudgets zu setzen.
Halten Sie sich bei der Festlegung Ihrer Ziele an den S.M.A.R.T.-Rahmen (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt) und stimmen Sie sich stets mit dem Team ab, um Ihre Ziele runder zu gestalten.
klare Ziele sind entscheidend für einen erfolgreichen Projektabschluss
Erwägen Sie den Einsatz von Tools wie ClickUp, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele klar definiert sind und mit dem gesamten Team kommuniziert werden. Dies verringert auch die Gefahr, dass sich der Projektumfang vergrößert und Missverständnisse auftreten.
Aufteilung der einzelnen Verantwortlichkeiten
Mit einem einheitlichen Ziel wissen die Mitglieder Ihres Projektteams, was von ihnen während des gesamten Projekts erwartet wird lebenszyklus des Projektmanagements . Zu diesem Zeitpunkt müssen die Projektkoordinatoren festlegen, wer für was verantwortlich ist.
ClickUp Whiteboard hilft bei der Zuweisung von Benutzern und Aufgaben an einem Ort
Dies hilft, die Erwartungen von Anfang an festzulegen, und verringert die Gefahr von Missverständnissen aufgrund von Fehlkommunikation.
Ein Projektkoordinator führt auch regelmäßige Nachbesprechungen mit jedem Teammitglied durch, um sicherzustellen, dass sie ihren Beitrag und ihre Verantwortlichkeiten für das Projekt verstehen.
Entwicklung eines umfassenden Projektplans
Ein guter Projektkoordinator erstellt einen Projektplan, der die täglichen Aktivitäten, die wichtigsten Dokumente, potenzielle Risiken und die wichtigsten Aufgaben aller beteiligten Teammitglieder enthält.
verwenden Sie ClickUp View, um Ihre Arbeit zu verfolgen und zu verwalten
Sie können die tägliche Arbeit in kleinere, überschaubare Abschnitte unterteilen, um die Informationen leicht verdaulich zu machen und die Ergebnisse einfach zu verfolgen.
Projektkoordinatoren sind auch für die Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen, die Festlegung von Zeitplänen und Budgets und die Organisation von Besprechungen zur regelmäßigen Überprüfung mit den Projektteams verantwortlich. Außerdem müssen sie Sitzungsprotokolle erstellen und verteilen, um die Fälligkeitstermine für den Projektabschluss zu bekräftigen.
3 wesentliche Fähigkeiten zur Projektkoordination
Ein Projektmanager kann alle projektmanagement-Bücher in der Welt und haben die entsprechenden Projektmanagement-Zertifizierungen, aber praktische Erfahrung ist von unschätzbarem Wert. Die folgenden Fähigkeiten können dazu beitragen, dass die Koordinierung für Projektmanager zur zweiten Natur wird:
Fähigkeit Nr. 1: Zusammenarbeit zur Rationalisierung der Kommunikation
Ein Projektkoordinator weiß, wie wichtig es ist, sich klar auszudrücken, sei es digital, mündlich oder schriftlich. Aber was gute Projektkoordinatoren von großartigen unterscheidet (abgesehen von einer Projektmanagement-Zertifizierung), ist, dass sie den nonverbalen Hinweisen und dem aktiven Zuhören die gleiche Bedeutung beimessen.
Effektive Projektkoordinatoren sind meisterhafte Redner, die:
- Ihren Kommunikationsstil an den jeweiligen Stakeholder anpassen
- Komplexe Ideen klar und prägnant formulieren und dabei keinen Raum für Missverständnisse hinsichtlich der Projektziele lassen
- Die Teamarbeit fördern und den Teammitgliedern eine positive Einstellung vermitteln
- Ein unterstützendes und integratives Umfeld zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder gehört und wertgeschätzt fühlen
- Verbesserung der Produktivität, Innovation und Kreativität innerhalb des Projektteams
Fähigkeit Nr. 2: Problemlösung und Entscheidungsfindung für effektives Projektmanagement
Projektkoordinatoren müssen bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung hervorragende Leistungen erbringen. Gute Problemlösungsfähigkeiten helfen ihnen dabei:
- Die Ursachen von Projektverzögerungen zu ermitteln
- Relevante Informationen zu sammeln
- Aktionspläne für alltägliche Aufgaben zu erstellen
- Potenzielle Hindernisse für Ihr Team vorhersehen
- Ausführen von Notfallplänen zur proaktiven Risikominimierung
- Zerlegen Sie komplexe Probleme in überschaubare Aufgaben
- Einen kreativen Ansatz zur Lösung von Problemen wählen
Ganz gleich, ob Sie Projektleiter oder Projektkoordinator sind, eine gute Entscheidungsfähigkeit wird Ihnen helfen:
- Abwägen der Vor- und Nachteile von Projektmanagementoptionen
- Berücksichtigung von Zeitmanagement, Kosten, Verwaltungsaufgaben, Ressourcen usw.
- Ein Gleichgewicht zwischen positiver Einstellung und analytischem Denken zu bewahren
- Einen 360-Grad-Projektplan aufzustellen, der von den Beteiligten und dem Team mitgetragen wird
Fähigkeit #3: Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement
Um die Zeit zu managen, muss man sich auf eine klare Zielsetzung, Ressourcenzuweisung und Priorisierung der Fortschritte konzentrieren. Andernfalls würden Projektmanager von den Aufgaben überwältigt werden, was zu Ineffizienz, verpassten Terminen und letztlich zum Scheitern des Projekts führen würde.
Eine gute Organisation hilft Projektmanagern:
- Erstellen Sie realistischeprojektzeitpläne und treiben leistungsstarkeprozessanalyse* Berücksichtigung von Abhängigkeiten
- Anpassung und Einstellung nach Bedarf, insbesondere angesichts sich ändernder Prioritäten
Dazu gehört auch der Einsatz von Tools, die eine nahtlose Koordination ermöglichen. Ganz gleich, ob Sie mehrere Projekte verfolgen, Prozesse rationalisieren, Dokumentationen verwalten oder Aufgaben zuweisen möchten, der Einsatz von projektmanagement-Tools macht das Leben leichter.
Hilfreiche Tipps und bewährte Praktiken zur Projektkoordinierung
Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis der Projektkoordinierung haben und wissen, warum sie so wichtig ist, kommen wir nun zum guten Teil. Nutzen Sie diese von Experten empfohlenen projektmanagement-Tipps und techniken wenn Sie ein neues Projekt beginnen:
Verwalten Sie Projektinformationen mit nur wenigen Klicks
Egal wie klein oder groß ein Projekt ist, es ist kein Projekt ohne kleine Probleme und herausforderungen . Ein Automatisierungswerkzeug wie das ClickUp-Projektmanagement software kann helfen, diese Herausforderungen effizient zu bewältigen. Das maßgeschneiderte Projektmanagement von ClickUp hilft dem Projektmanager, alle Prozesse und Vorgehensweisen im Zusammenhang mit mehreren Aufgaben während eines Projekts zu überwachen.
Nehmen Sie zum Beispiel die Funktion "Aufgabenabhängigkeiten", die dabei hilft, einzelne Aufgaben für jeden Bedarf Ihres Teams und auf jeder Ebene anzupassen.
nutzen Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben, um Ihr Arbeitsaufkommen intelligent zu planen
Die Funktion Prioritäten hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und das Wesentliche herauszufiltern, ohne dabei die kurzfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren, damit Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams und mehrere Aufgaben besser priorisieren können.
das Setzen von Prioritäten ist die Grundlage für die Einhaltung des Budgets und den rechtzeitigen Fortschritt
Darüber hinaus können Sie sich auf Folgendes verlassen ClickUp-Erinnerungen um sich sofort an alle Details Ihrer Projekte zu erinnern. Die Erinnerungsfunktion ist gleichzeitig Ihr Assistent, der dafür sorgt, dass Sie nie ein wichtiges Treffen oder eine Aufgabe vergessen.
Für eine nahtlose und schnelle Kommunikation können Sie folgende Funktionen nutzen ClickUp's Chat-Funktion die es Ihnen ermöglicht, alle Kommentare an einem Ort zu sehen.
kommunizieren Sie sicher mit wenigen Klicks mit ClickUp Chat
Was die Zeiterfassung betrifft, so können Sie mit der ClickUp-Projektzeiterfassung eine effektive Projektkoordination von der Planung bis zum Abschluss realisieren.
projektzeiterfassung in ClickUp kommt mit Chrome Extension_
Das Gesamtbild des Projekts mit ClickUp Dashboard
Um den Erfolg eines jeden Projekts zu gewährleisten, muss ein Projektkoordinator einen ganzheitlichen Überblick über das Projekt und das Team haben. Dies ist nur möglich mit Funktionen wie ClickUp Benutzerdefinierte Felder und Filter, die eine durchgängige Personalisierung ermöglichen.
Als Projektmanager können Sie die Anforderungen an Ihren Arbeitsablauf anpassen. Zum Beispiel können angepasste Dropdown-Menüs hilfreich sein. Oder fügen Sie die Kontaktinformationen des Kunden hinzu oder überwachen Sie Scrum-Punkte. ClickUp macht all dies und noch viel mehr möglich!
projektstatus mit Zielen mit benutzerdefinierten Feldern abgleichen
Mit benutzerdefinierten Feldern und Filtern im ClickUp-Dashboard können Projektkoordinatoren personalisierte Workflows für ihre Räume und Projekte einrichten und so die Teamverfolgung mühelos gestalten.
Erstellen Sie einen Plan, wie Sie koordinieren werden
Ihr Projektkoordinationsplan sollte einem festen Prozess folgen. Bevor Sie Ihren Plan für die Projektkoordination erstellen, sollten Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellen ClickUp Notizblock :
Schreiben Sie Ihre Gedanken zur Projektplanung, Notizen usw. mit dieser einfachen Funktion auf
Denken Sie daran, diese Elemente in Ihre Projektkoordinationsagenda aufzunehmen:
- Erstellen von Berichten für Stakeholder
- Durchführung von morgendlichen Besprechungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die richtigen Prioritäten setzen und sich über die Aufgaben des Tages im Klaren sind
- Organisieren und Anpassen von Arbeitsabläufen in Ihrer bevorzugten Projektmanagementsoftware
- Überwachung des Umfangs, um die Gefahr einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs zu verringern, die zu unzufriedenen Kunden und einem aufgeblähten Budget führen könnte
Überwachen Sie die Moral des Teams, nicht nur die Zeit
Die Projektkoordinierung hat viel mit dem Management von Menschen (auch Team genannt) zu tun. Hier kommt es darauf an, Ihre Soft Skills zu schärfen. Es hilft, eine produktive Einstellung zu fördern und aufrechtzuerhalten, Einfühlungsvermögen zu zeigen und zu verstehen, warum es überhaupt zu Unklarheiten kommt.
Eine Strategie, die hier gut funktioniert, ist die Bereitschaft, Fragen zu beantworten. Nutzen Sie die ClickUp Kommentare zuweisen um dem Team von einer zentralen Stelle aus einen Überblick darüber zu geben, wer an was arbeitet.
informieren Sie alle darüber, was mit der Aufgabe passiert und wer woran arbeitet
Nutzen Sie KI-gestützte Tools zur Projektkoordination, um die Planung zu beschleunigen
Die Erstellung eines detaillierten Projektplans ist zeit- und ressourcenaufwändig, vor allem, wenn Sie alles manuell erledigen. Der Einsatz eines KI-gestützten Schreibassistenten wie ClickUp AI ist eine kluge Idee, vor allem, wenn Sie auf dem Weg zum Erfolg Multitasking betreiben.
Hier erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie in Sekundenschnelle einen Projektmanagement-Auftrag erstellen können:
detaillierte Briefings auf Knopfdruck schreiben
Das Tool verfügt über eine Projektmanager-Vorlage, mit der Sie Pläne erstellen, Aktualisierungen erhalten und vieles mehr. Mit der Funktion "Zusammenfassen" können Sie schnell die Stimmen der Teilnehmer sowie übergreifende Ideen erfassen.
die ClickUp Summarize-Funktion eignet sich hervorragend für die Erfassung von Besprechungsnotizen im laufenden Betrieb
Projektmanagement-Software zur Vereinfachung Ihrer vielschichtigen Projekte Projektmanagement-Software ist der größte Verbündete von Projektkoordinatoren. Mit einem Tool wie ClickUp können Sie
projektmanagement-Vorlagen um kritische Bereiche wie Zeitpläne, Zeitleisten und Projektchartas abzudecken, terminplanung , etc.
Es übernimmt die Planung für Sie, verfolgt Ihr Budget genau und unterstützt Sie bei der Planung von Besprechungen - jederzeit und überall. Mit maßgeschneiderten Workflows für Ihr gesamtes Team können Sie leicht entscheiden, was wichtig ist.
Verwalten Sie alltägliche Aufgaben und koordinieren Sie Projekte wie ein Profi - mit ClickUp als Ihr zuverlässiger Helfer. Melden Sie sich noch heute an!