Eine effektive Koordination ist das Rückgrat für erfolgreiche Projektergebnisse. Stellen Sie sich diese als den Klebstoff vor, der Aufgaben, Teams und Zeitleisten zusammenhält.
Stellen Sie sich eine geschäftige Baustelle vor, auf der Architekten, Ingenieure und Arbeiter nahtlos zusammenarbeiten, um einen hoch aufragenden Wolkenkratzer zu errichten. Oder denken Sie an ein Softwareentwicklungsteam, das über den ganzen Globus verstreut ist und in perfekter Harmonie daran arbeitet, die nächste bahnbrechende App auf den Markt zu bringen.
Was haben diese beiden Szenarien gemeinsam? Eine effektive Koordination des Projekts.
Heutzutage jonglieren Projektmanager mit mehreren Projekten gleichzeitig (die meisten führen mindestens zwei bis fünf Projekte gleichzeitig durch). Deshalb kann es schwierig sein, eine nahtlose Projektkoordination sicherzustellen.
In diesem Artikel führen wir Sie durch alle Facetten der Projektkoordination und geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihren Ansatz verbessern können.
Was ist Projektkoordination?
Fast 47 % aller Projekte verfehlen ihre Ziele aufgrund von schlechtem Anforderungsmanagement, unzureichender Kommunikation und falsch ausgerichteten Erwartungen, die die Hauptfaktoren sind.
Durch eine bessere Koordination kann ein Projektmanager Teams dabei unterstützen, wie eine gut geölte Maschine zu arbeiten, was die Organisation ihrer Zeitpläne, täglichen Aufgaben und vieles mehr umfasst. Projektkoordinatoren oder Projektmanager koordinieren, um sicherzustellen, dass Projekte planmäßig verlaufen.
Die Projektkoordination hat viele Aspekte, darunter
- Organisation und Kommunikation von Projektdetails an die Stakeholder
- Aufgaben an verschiedene Mitglieder des Teams verteilen
- Überwachung des Fortschritts bei der Arbeit
- Dokumentation wichtiger Workflows
- Nachverfolgung des Projektbudgets
- Potenzielle Engpässe identifizieren und beseitigen
- Kommunikation und Flow mühelos und nahtlos gestalten
Das ultimative Ziel der Projektkoordination ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und die Einhaltung des Budgets zu erleichtern.
Unterschied zwischen Projektkoordination und Projektmanagement
Projektkoordination wird leicht mit Projektmanagement verwechselt. Obwohl beide dasselbe Ziel verfolgen (die erfolgreiche Fertigstellung eines Projekts), gibt es einen grundlegenden Unterschied hinsichtlich der Rolle des Teams und der Vorgehensweise, mit der das Team dieses Ziel erreichen will.
Bei einer effektiven Projektkoordination geht es um Folgendes
- Planung für zeitnahe Ergebnisse von Projekten
- Verbesserungen im Betriebsablauf
- Terminplanung für Meetings und Synchronisierung der Arbeitsergebnisse des Teams
- Verwaltung des Fortschritts von Meilensteinen, Lieferungen usw.
- Die Nachverfolgung aller projektbezogenen Aspekte behalten, z. B. die Ressourcen des Teams optimal nutzen, die Aufgabenverteilung unter den Teammitgliedern vorantreiben, die Erreichung der Ziele verfolgen, sicherstellen, dass die Arbeit termingerecht abgeschlossen wird, und Probleme lösen, die während des Projekts auftreten.
- Optimale Nutzung der Ressourcen des Teams
- Aufgabenverteilung für Team-Mitglieder vorantreiben
- Die Nachverfolgung der Erreichung von Zielen und Vorgaben
- Sicherstellen, dass die Arbeit termingerecht abgeschlossen wird
- Lösung von Problemen, die während des Projekts auftreten
- Optimale Nutzung der Ressourcen des Teams
- Aufgabenverteilung für Mitglieder des Teams vorantreiben
- Nachverfolgung der Erreichung von Zielen und Vorgaben
- Sicherstellen, dass die Arbeit termingerecht abgeschlossen wird
- Lösung von Problemen, die während des Projekts auftreten
Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass die Projektkoordination ein integraler Bestandteil des Projektmanagements ist – mit einem klaren Fokus auf bestimmte Aktivitäten zur Optimierung der Kommunikation.
Das Projektmanagement umfasst die Überwachung des gesamten Projekts, von der ersten Planungsphase bis zum Fertigstellen des Projekts. Ein guter Projektmanager leitet oft das gesamte Projekt alleine, während die Projektkoordination in Zusammenarbeit mit dem gesamten Team erfolgt.
Ein Projektmanager kann auch Premortem-Planungssitzungen durchführen und Arbeiten nach ihrer Fertigstellung abzeichnen.
Während Projektmanager zwar einige Aspekte ihres Projekts koordinieren können, ist die Rolle eines Projektkoordinators stärker fokussiert. Ein Projektkoordinator kümmert sich ausschließlich um die täglichen Abläufe. Dazu gehören die Kostenverwaltung, die Erstellung von Berichten für die Stakeholder und (in einigen Fällen) die Berichterstellung an den Projektmanager.
Weitere wichtige Punkte, die es zu beachten gilt:
- Manchmal kann sich die Rolle eines Projektkoordinators mit der eines Projektmanagers überschneiden.
- Projektkoordinatoren können Projektmanager unterstützen, indem sie mehr koordinative Arbeiten übernehmen.
Warum ist Projektkoordination wichtig?
Der Erfolg eines Projekts lässt sich an der Effektivität seiner Koordination und seines Managements messen. Die Koordination des Projekts bringt Menschen und Prozesse zusammen und hilft, schneller und effizienter ans Ziel zu kommen. Sie hilft Projektkoordinatoren dabei:
- Erleichtern Sie die Kommunikation und den Datenflow zwischen internen und externen Teams.
- Unterstützen Sie Projektteams: Führen Sie einen offenen Dialog Sammeln Sie Ideen Stellen Sie Fragen Nutzen Sie die Stärken der anderen Stimmen Sie sich ab und verschaffen Sie sich ein klareres Verständnis der Projektziele
- Führen Sie einen offenen Dialog
- Ideen sammeln
- Stellen Sie Fragen
- Nutzen Sie die Stärken des anderen
- Bringen Sie alle Beteiligten auf den gleichen Stand und sorgen Sie für mehr Klarheit hinsichtlich der Projektziele.
- Bleiben Sie organisiert und dem Zeitplan voraus
- Verwalten Sie Projektaufgaben, Ressourcen und Zeit, um Risiken und Verzögerungen zu minimieren.
- Optimieren Sie Workflows und verbessern Sie sie nach Bedarf.
- Sorgen Sie für Struktur und Organisation bei der Durchführung des Projekts
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Teamarbeit zwischen Menschen mit unterschiedlichen Kernkompetenzen, Fachkenntnissen und Erfahrungen.
- Verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder und beseitigen Sie Missverständnisse.
- Beziehen Sie Feedback von Stakeholdern sofort mit ein
- Verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos verläuft.
- Führen Sie einen offenen Dialog
- Ideen sammeln
- Stellen Sie Fragen
- Nutzen Sie die Stärken des anderen
- Bringen Sie alle Beteiligten auf den gleichen Stand und sorgen Sie für mehr Klarheit hinsichtlich der Ziele des Projekts.
Schlüsselaufgaben eines Projektkoordinators
Die Aufgaben eines Projektkoordinators können von Unternehmen zu Unternehmen und von Projekt zu Projekt variieren.
Einige Aufgaben sind jedoch nach wie vor allgemein üblich, wie unten in der Liste aufgeführt.
Projektziele definieren
Ihre Teammitglieder müssen dieselben Ziele verfolgen, um erfolgreich zu sein und reibungslos zu arbeiten. Eine wichtige Aufgabe von Projektkoordinatoren ist es, klare Projektziele festzulegen und messbare Ziele auf der Grundlage des Projektbudgets zu definieren.
Befolgen Sie bei der Festlegung Ihrer Ziele das S.M.A.R.T.-Konzept (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert) und stimmen Sie sich immer mit dem Team ab, um Ihre Ziele ausgewogener zu gestalten.
Erwägen Sie den Einsatz von Tools wie ClickUp, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele klar definiert sind und dem gesamten Team kommuniziert werden. Dies verringert auch das Risiko von Scope Creep und Missverständnissen.
Festlegung individueller Verantwortlichkeiten
Mit einem einheitlichen Ziel vor Augen werden die Mitglieder Ihres Projektteams verstehen, was während des gesamten Lebenszyklus des Projektmanagements von ihnen erwartet wird. An dieser Stelle müssen Projektkoordinatoren festlegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Dies hilft dabei, von Anfang an Erwartungen zu formulieren und verringert die Wahrscheinlichkeit von Verwirrung aufgrund von Missverständnissen.
Ein Projektkoordinator führt außerdem regelmäßige Nachbesprechungen mit jedem Mitglied des Teams durch, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Projekts verstehen.
Entwicklung eines umfassenden Plans für das Projekt
Ein guter Projektkoordinator erstellt einen Projektplan, der die täglichen Aktivitäten, wichtige Dokumente, potenzielle Risiken und die Schlüsselaufgaben aller beteiligten Mitglieder der Teams umfasst.
Sie können die tägliche Arbeit in kleinere, überschaubare Einheiten unterteilen, um diese Informationen leicht verständlich zu machen und die Nachverfolgung der Ergebnisse einfach zu gestalten.
Projektkoordinatoren sind auch dafür verantwortlich, Aufgaben und Ressourcen zuzuweisen, Zeitleisten und Budgets festzulegen und regelmäßige Meetings mit den Teams zu organisieren. Außerdem müssen sie Besprechungsprotokolle erstellen und diese verteilen, um die Fälligkeitsdaten für den Abschluss des Projekts zu bekräftigen.
3 wesentliche Fähigkeiten für die Koordination von Projekten
Ein Projektmanager kann alle Bücher zum Projektmanagement der Welt lesen und über die entsprechenden Zertifizierungen im Projektmanagement verfügen, aber praktische Erfahrung ist von unschätzbarem Wert. Die folgenden Fähigkeiten können Projektmanagern dabei helfen, die Koordination zu ihrer zweiten Natur zu machen:
Fähigkeit Nr. 1: Zusammenarbeit zur Optimierung der Kommunikation
Ein Projektkoordinator weiß, wie wichtig klare Kommunikation ist, egal ob digital, mündlich oder schriftlich. Was gute Projektkoordinatoren von großartigen unterscheidet (abgesehen von einer Zertifizierung im Projektmanagement), ist, dass sie nonverbalen Hinweisen und aktivem Zuhören die gleiche Bedeutung beimessen.
Effektive Projektkoordinatoren sind Meister der Kommunikation, die:
- Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an die jeweiligen Stakeholder an.
- Komplexe Ideen klar und prägnant formulieren, damit keine Missverständnisse hinsichtlich der Ziele des Projekts entstehen.
- Fördern Sie die Teamarbeit und vermitteln Sie den Mitgliedern des Teams eine positive Einstellung.
- Schaffen Sie ein unterstützendes und integratives Umfeld, in dem sich die Team-Mitglieder gehört und geschätzt fühlen.
- Steigern Sie die Produktivität, Innovationskraft und Kreativität Ihres Projektteams.
Fähigkeit Nr. 2: Problemlösung und Entscheidungsfindung für ein effektives Projektmanagement
Projektkoordinatoren müssen sich durch hervorragende Fähigkeiten in den Bereichen Problemlösung und Entscheidungsfindung auszeichnen. Gute Problemlösungsfähigkeiten helfen ihnen dabei:
- Identifizieren Sie die Ursachen für Verzögerungen bei Projekten
- Sammeln Sie relevante Informationen
- Erstellen Sie Pläne für alltägliche Aufgaben
- Potenzielle Hindernisse für Ihr Team vorhersehen
- Führen Sie Notfallpläne durch, um Risiken proaktiv zu mindern.
- Teilen Sie komplexe Probleme in überschaubare Aufgaben auf.
- Gehen Sie Probleme mit einem kreativen Ansatz an
Unabhängig davon, ob Sie im Projektmanagement tätig sind oder als Projektkoordinator arbeiten, helfen Ihnen hervorragende Entscheidungsfähigkeiten dabei:
- Wägen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen des Projektmanagements ab.
- Berücksichtigen Sie Zeitmanagement, Kosten, administrative Aufgaben, Ressourcen usw.
- Halten Sie ein Gleichgewicht zwischen einer positiven Einstellung und analytischem Denken.
- Führen Sie einen 360-Grad-Plan für das Projekt ein, der von den Stakeholdern und dem Team mitgetragen wird.
Fähigkeit Nr. 3: Organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
Um Zeit zu sparen, müssen Sie sich auf klare Zielsetzung, Ressourcenzuweisung und Priorisierung des Fortschritts konzentrieren. Ohne diese Maßnahmen würden Projektmanager von Aufgaben überfordert sein, was zu Ineffizienz, Terminüberschreitungen und letztendlich zum Scheitern des Projekts führen würde.
Eine gute Organisation hilft Projektmanagern beim Projektmanagement:
- Erstellen Sie realistische Zeitpläne für Projekte und treiben Sie leistungsstarke Prozessanalysen voran.
- Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten
- Passen Sie sich bei Bedarf an, insbesondere angesichts sich ändernder Prioritäten.
Dazu gehört auch der Einsatz von Tools, die eine nahtlose Koordination ermöglichen. Ganz gleich, ob Sie die Nachverfolgung mehrerer Ergebnisse durchführen, Prozesse optimieren, Dokumentationen verwalten oder Aufgaben zuweisen möchten – der Einsatz von Tools für Projektmanagement erleichtert Ihnen die Arbeit.
Hilfreiche Tipps und Best Practices für die Projektkoordination
Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis der Projektkoordination und ihrer Bedeutung gewonnen haben, kommen wir zum interessanten Teil. Nutzen Sie diese von Experten empfohlenen Tipps und Techniken des Projektmanagements, wenn Sie ein neues Projekt starten:
Verwalten Sie Projektinformationen mit nur wenigen Klicks
Egal wie klein oder groß ein Projekt ist, es gibt immer kleinere Probleme und Herausforderungen. Ein Automatisierungstool wie die Projektmanagement-Software ClickUp kann dabei helfen, diese Herausforderungen effizient zu bewältigen.
Das benutzerdefinierte Projektmanagement-Tool von ClickUp hilft Projektmanagern dabei, alle Prozesse und Ansätze im Zusammenhang mit mehreren Aufgaben während eines Projekts zu überwachen.
Nehmen Sie zum Beispiel das Feature „Aufgabenabhängigkeiten”, mit dem Sie einzelne Aufgaben benutzerdefiniert an alle Anforderungen Ihres Teams und auf jeder Ebene anpassen können.
Um die Arbeitsbelastung des Teams und mehrere Aufgaben besser priorisieren zu können, hilft Ihnen das Feature „Prioritäten“ dabei, den Überblick zu behalten und das Wesentliche zu erkennen, ohne die kurzfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren.
Darüber hinaus können Sie sich auf ClickUp Reminders verlassen, um sich sofort alle Details Ihrer Projekte in Erinnerung zu rufen. Die Reminders-Funktion fungiert gleichzeitig als Ihr Assistent und sorgt dafür, dass Sie nie wieder ein wichtiges Meeting oder eine wichtige Aufgabe vergessen.
Für eine nahtlose und schnelle Kommunikation können Sie das Chat-Feature von ClickUp nutzen, mit dem Sie eine Ansicht aller Kommentare an einem Ort erhalten.
Was die Zeiterfassung angeht, nutzen Sie die Projektzeiterfassung von ClickUp, um eine effektive Projektkoordination von der Planung bis zum Abschließen des Projekts zu implementieren.
Verschaffen Sie sich mit dem ClickUp-Dashboard einen Überblick über das gesamte Projekt
Um den Erfolg jedes Projekts sicherzustellen, muss ein Projektkoordinator eine ganzheitliche Ansicht des Projekts und des Teams haben. Dies ist nur mit Features wie den benutzerdefinierten Feldern und Filtern von ClickUp möglich, die eine umfassende Personalisierung ermöglichen.
Als Projektmanager können Sie die Anforderungen an Ihren Workflow anpassen. Beispielsweise können benutzerdefinierte Dropdown-Menüs hilfreich sein. Oder fügen Sie die Kontaktdaten des Clients hinzu oder überwachen Sie Scrum-Punkte. ClickUp macht all dies und noch viel mehr möglich!
Mit benutzerdefinierten Feldern und Filtern im ClickUp-Dashboard können Projektkoordinatoren personalisierte Workflows für ihre Spaces und Projekte hinzufügen, wodurch die Nachverfolgung durch das Team zum Kinderspiel wird.
Erstellen Sie einen Plan für die Koordination
Ihr Projektkoordinationsplan sollte einem festgelegten Prozess folgen. Bevor Sie Ihren Entwurf für die Projektkoordination erstellen, erstellen Sie mit ClickUp Notepad eine Checkliste mit wesentlichen Elementen:
Denken Sie daran, diese Elemente in Ihre Agenda für die Projektkoordinierung aufzunehmen:
- Erstellen von Berichten für Stakeholder
- Führen Sie morgendliche Standup-Meetings durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeit richtig priorisieren und über die Aufgaben des Tages informiert sind.
- Organisieren und Benutzen von Workflows in Ihrer bevorzugten Software für Projektmanagement
- Behalten Sie den Umfang im Auge, um das Risiko von Scope Creep zu verringern, das zu unzufriedenen Clients und einem überhöhten Budget führen kann.
Beobachten Sie nicht nur die Zeit, sondern auch die Moral des Teams
Die Projektkoordination hat viel mit der Führung von Menschen (also dem Team) zu tun. Hier kommt es darauf an, Ihre Soft Skills zu schärfen. Das hilft Ihnen dabei, die Produktivität zu fördern und aufrechtzuerhalten, Empathie zu zeigen und zu verstehen, warum es überhaupt zu Verwirrung kommt.
Eine Strategie, die hier gut funktioniert, ist die Bereitschaft, Abfragen zu beantworten. Verwenden Sie das Feature „Kommentare zuweisen” von ClickUp, um dem Team von einem zentralen hub eine Sichtbarkeit darüber zu geben, wer an welchen Aufgaben arbeitet.
Nutzen Sie KI-gestützte Projektkoordinations-Tools, um die Planung zu beschleunigen
Die Erstellung eines detaillierten Projektplans erfordert Zeit und Ressourcen, insbesondere wenn Sie alles manuell erledigen. Die Verwendung eines KI-gestützten Schreibassistenten wie ClickUp AI ist eine intelligentere Idee, insbesondere wenn Sie Ihren Weg zum Erfolg mit Multitasking beschreiten.
Hier erfahren Sie beispielsweise, wie Sie innerhalb von Sekunden einen Brief zum Projektmanagement erstellen können:
Das Tool verfügt über eine Vorlage für den Projektmanager, mit der Sie Pläne erstellen, Updates erhalten und vieles mehr können. Mit der Zusammenfassungsfunktion können Sie schnell die Meinungen der Teilnehmer sowie übergeordnete Ideen erfassen.
Projektmanagement-Software, die Ihre vielschichtigen Projekte vereinfacht
Projektmanagement-Software ist der wichtigste Verbündete von Projektkoordinatoren. Mit einem tool wie ClickUp können Sie Projektmanagement-Vorlagen verwenden, um wichtige Bereiche wie Zeitpläne, Zeitleisten, Projektchartas, Terminplanung usw. abzudecken.
Es übernimmt die Planung für Sie, führt die Nachverfolgung Ihres Budgets durch und unterstützt Sie bei der Terminplanung für Meetings – jederzeit und überall. Außerdem erleichtert es Ihnen die Entscheidung, was wichtig ist, dank benutzerdefinierter Workflows für Ihr gesamtes Team.
Verwalten Sie alltägliche Aufgaben und koordinieren Sie Projekte wie ein Profi – mit ClickUp als Ihrem zuverlässigen Begleiter. Melden Sie sich noch heute an!