Výzkum společnosti McKinsey ukazuje, že zatímco mnoho společností dosahuje souladu mezi produktem a trhem, téměř 80 % z nich má potíže s rozšiřováním své činnosti nad rámec počátečního úspěchu. Důvod? Interní systémy, procesy a organizační schopnosti často nedokážou držet krok s růstem.
Znamená to, že hyperrůst a udržení organizace se vzájemně vylučují?
Ne tak docela. Ve skutečnosti je to naopak.
Hyperrůst netrestá organizaci – trestá její nedostatek. Struktura je to, co mění dynamiku v něco udržitelného.
Tento průvodce podrobně popisuje, jak 15 rychle rostoucích společností udržuje pořádek během období hyperrůstu.
Uvidíte skutečné příklady týmů, které zvládly rychlý růst díky návrhu škálovatelnosti, automatizaci pracovních postupů a sladění mezifunkční práce v centralizovaném pracovním prostoru. Podělíme se také o konkrétní systémy, nástroje a strategie, které používají – a které můžete aplikovat ve svém vlastním podnikání.
Co udržuje rychle rostoucí společnosti organizované
Když je vaše společnost malá, organizace funguje přirozeně. Můžete přes celou místnost zavolat, abyste získali aktuální informace, sledovat projekty na tabuli a důležité soubory ukládat do sdílené složky.
Ale jak rostete, tyto neformální systémy se rozpadají. Najednou nikdo neví, kde najít nejnovější prodejní prezentaci. Inženýři pracují na základě zastaralých specifikací a noví zaměstnanci tráví první měsíc tím, že se snaží zjistit, koho se na co zeptat.
Právě zde se vkrádá rozptýlení práce a rozptýlení kontextu.
- K rozptýlení práce dochází, když jsou úkoly, dokumenty a aktualizace rozptýleny mezi příliš mnoha nástroji.
- Kontext Rozptýlení nastává, když se „důvod“ práce ztratí v diskusních vláknech, doručené poště a schůzkách.
Když je práce rozdělena mezi nesouvislé systémy, které mezi sebou nekomunikují, týmy ztrácejí čas přepínáním mezi aplikacemi, aby získaly informace potřebné k výkonu své práce. To je tichý zabiják růstu produktivity v nových společnostech.
Rychle rostoucí společnosti zůstávají organizované tím, že bojují proti chaosu pomocí promyšlených systémů. Obrací se k škálovatelným systémům, centralizují informace a eliminují rozptýlení nástrojů, než je to zpomalí. Budují jediný zdroj pravdy, kde se spojuje veškerá práce, znalosti a komunikace.
Tyto společnosti si již na začátku osvojily několik základních principů:
- Centralizovaná dokumentace: Veškeré znalosti – od firemních politik po projektové zadání – jsou uloženy na jednom místě, kde je lze snadno vyhledat.
- Jasné rozdělení odpovědnosti: Za každý úkol, projekt a rozhodnutí je jasně odpovědná jedna osoba.
- Automatizované předávání: Pracovní postupy přecházejí z jedné fáze do druhé, aniž by někdo musel posílat upomínkové e-maily nebo zprávy přes Slack.
- Dashboardy v reálném čase: Vedení může na první pohled vidět stav projektu, pracovní vytížení týmu a pokrok směrem k cílům, aniž by muselo sledovat aktualizace.
- Škálovatelné procesy: Systémy, které vytvoříte pro tým 50 zaměstnanců, se nezhroutí, když přijmete 500. zaměstnance.
Centralizované pracovní prostředí, které spojuje úkoly, dokumenty, komunikaci a umělou inteligenci, pomáhá týmům omezit přepínání mezi úkoly a zlepšit mezifunkční spolupráci v případě rostoucí složitosti.
📮ClickUp Insight: 44 % respondentů našeho průzkumu používá při prohlížení internetu 1–5 záložek, ale 8 % žije v „chaosu“ s více než 31 záložkami.
I když to není vždy záměrné, stává se to i těm nejlepším z nás: tabule Miro pro brainstorming, Google Doc pro SOP, záložka pro řízení projektů a pak ChatGPT pro další podporu. 👀
Každé přepínání mezi aplikacemi nebo okny však zvyšuje toggling tax, neboli skrytou mentální zátěž, která ubírá na vaší mentální kapacitě a způsobuje, že se cítíte roztěkaní. S ClickUpem můžete všechny své nástroje centralizovat: whiteboardy, dokumenty, úkoly, vyhledávání na webu, AI modely jako ChatGPT, Gemini a Claude a další pod jednou střechou v Converged AI Workspace. Je čas zakázat přepínání kontextu a nadobro zavřít všechny zbytečné záložky!
15 reálných příkladů rychle rostoucích společností, které zůstávají organizované
Jedna věc je mluvit o systémech, ale druhá věc je vidět je v akci. Toto jsou skutečné příběhy růstu úspěšných firem, které překonaly počáteční potíže s rozšiřováním. Každý z nich nabízí praktickou lekci, kterou můžete aplikovat na svůj vlastní tým. 🛠️
Úplné zveřejnění: Některé z nich jsou zákazníky ClickUp a použili ClickUp k reorganizaci své práce tak, aby se růst stal výhodou, nikoli překážkou.
1. Cartoon Network
- Kdo jsou: významná globální mediální značka, která produkuje a publikuje multimediální obsah.
- Jejich výzva: Tým sociálních médií pracoval s několika nástroji pro řízení projektů pro plánování, realizaci a publikování, což znamenalo duplicitní aktualizace a slabou viditelnost práce.
- Řešení: Konsolidovali veškeré plánování, správu úkolů, přílohy a reportování do jednoho pracovního prostoru (pomocí ClickUp), čímž všem poskytli jediný zdroj pravdivých informací.
- Výsledek/poznatek: Čas potřebný k vytvoření a publikování obsahu se snížil přibližně o 50 % a tým zdvojnásobil počet sociálních kanálů, které spravuje, při stejném počtu zaměstnanců. Centralizace práce a standardizace pohledů na pracovní postupy eliminuje zbytečné úsilí a urychluje výstupy.
2. Pigment
- Kdo jsou: Rychle rostoucí společnost zabývající se vývojem softwaru pro podnikové plánování, jejíž tým se po druhé sérii financování rychle rozrostl.
- Jejich výzva: Rychlý nárůst počtu zaměstnanců zatěžoval proces zapracování nových zaměstnanců, komunikaci mezi týmy a provozní rytmus.
- Řešení: Zavedli jednotnou pracovní platformu (ClickUp), aby sjednotili týmy, standardizovali plánování napříč týmy a propojili dokumentaci s realizací.
- Výsledek/poznatek: Efektivita zapracování nových zaměstnanců vzrostla o 88 %, doba cyklu opravy chyb se zkrátila o 83 % a efektivita komunikace v týmu se zlepšila o 20 %. Vytvoření škálovatelných procesů a sdílené provozní viditelnosti zabraňuje vzniku překážek při zapracování nových zaměstnanců a sladění během období hyperrůstu.
3. Spotify
- Kdo jsou: Jedna z největších globálních platforem pro streamování hudby s miliony uživatelů po celém světě.
- Jejich výzva: Jak Spotify rostlo, potřebovali udržet rychlé tempo inovací, aniž by týmy uvízly v schvalovacích procesech nebo musely znovu budovat rigidní hierarchie.
- Řešení: Organizovali technické a produktové týmy do „skupin“. Skupiny jsou malé, autonomní, mezifunkční týmy, které mají na starosti konkrétní funkci nebo úkol. Skupiny seskupili do kmenů, aby zachovali kontext a koordinaci. Tato struktura dala týmům svobodu a společný jazyk pro práci, což pomohlo vyhnout se izolovanosti, která často doprovází růst.
- Výsledek/poznatek: Autonomie může zvýšit rychlost a inovativnost, ale bez transparentnosti a sdílených dokumentačních postupů hrozí nezávislým týmům riziko izolované práce. Přístup společnosti Spotify ukazuje, že svěřit týmům odpovědnost funguje tehdy, když mezi nimi volně proudí informace a kontext.
👀 Věděli jste? Týmy ve společnosti Spotify si mohou zvolit vlastní způsob práce, ať už je to Scrum, Kanban nebo něco úplně jiného. To znamená, že dva týmy mohou používat zcela odlišné procesy, i když jsou ve stejné společnosti!
4. GitLab
- Kdo jsou: Technologický průkopník v oblasti práce na dálku, s tisíci zaměstnanci v desítkách zemí.
- Jejich výzva: Vzhledem k tomu, že všichni pracovali na dálku, bylo obtížné udržet lidi v souladu, aniž by se spoléhali na schůzky nebo synchronní konverzace.
- Řešení: GitLab vytvořil kulturu „handbook-first“, ve které jsou téměř všechny zásady, procesy a rozhodnutí zdokumentovány a veřejně přístupné. Namísto ústní nebo izolované komunikace je příručka základním zdrojem informací pro zaškolování nových zaměstnanců, pravidla a firemní postupy.
- Výsledek/poznatek: Veřejná, prohledávatelná dokumentace se stává jediným zdrojem pravdy v distribuovaných společnostech pracujících na dálku, což snižuje nutnost přepínání kontextu a umožňuje lidem najít odpovědi, aniž by museli rušit kolegy.
5. Netflix
- Kdo jsou: Globální zábavní služba, která streamuje obsah stovkám milionů předplatitelů.
- Jejich výzva: Rychlá inovace a globální škálování vyžadovaly jak svobodu týmů jednat rychle, tak i způsob sdílení kontextu, aby rozhodnutí zůstala v souladu se strategií.
- Řešení: Netflix vybudoval kulturu „svobody a odpovědnosti “, ve které mají zaměstnanci autonomii, ale očekává se od nich, že budou důkladně informováni o prioritách společnosti a zodpovědní za výsledky. Vedoucí pracovníci kladou důraz na sdílení kontextu spíše než na striktní dodržování procesů.
- Výsledek/poznatek: Když týmy znají strategii a kontext – nejen úkoly – dokážou samostatně činit lepší rozhodnutí. To obrací byrokracii naruby a udržuje organizační přehlednost i při růstu týmů.
6. Víčka
- Kdo jsou: Rychle se rozvíjející maloobchodní značka známá svým franšízovým modelem a růstem počtu prodejen.
- Jejich výzva: Týmům chybělo konzistentní sledování projektů a topili se v jednáních a následných schůzkách, aby koordinovali iniciativy obchodů.
- Řešení: Vytvořením standardizovaných pracovních postupů a centralizací práce v ClickUp nahradili chaotické aktualizace stavu strukturovanými úkolovými tabulemi a dashboardy.
- Výsledek/poznatek: Týdenní schůzky se staly o 66 % efektivnější a týmy společně ušetřily více než 100 hodin týdně. Standardizace výstupů pro klienty a komunikačních protokolů zvyšuje provozní přehlednost v distribuovaných organizacích.
„Všichni naši dodavatelé spolupracují v ClickUp. Každý z nich má svůj tracker a když mám nový projekt pro obchod, o který se mají ucházet dodavatelé, zadám ho do jejich trackeru. Je to jako žádost o nabídku v rámci průzkumu. Oni zadají svou nabídku do ClickUp a já ji odtud převezmu.“
„Všichni naši dodavatelé spolupracují v ClickUp. Každý z nich má svůj tracker a když mám nový projekt pro obchod, o který se mají ucházet dodavatelé, zadám ho do jejich trackeru. Je to jako žádost o nabídku v rámci průzkumu. Oni zadají svou nabídku do ClickUp a já ji odtud převezmu.“
7. Shopify
- Kdo jsou: Přední e-commerce platforma, která pohání miliony digitálních obchodů po celém světě.
- Jejich výzva: S rychlým nárůstem počtu obchodníků se ruční registrace a nastavování účtů staly překážkou jak pro úspěch obchodníků, tak pro interní provoz.
- Řešení: Shopify klade důraz na strukturované pracovní postupy při zapojování nových uživatelů a osvědčené postupy, včetně podrobných pokynů, jasných instrukcí a možností automatizace. To pomohlo novým obchodníkům rychle a správně dokončit nastavení.
- Závěr: Růst uživatelské základny vyžaduje předvídatelné a automatizované zapojování nových uživatelů. Bez něj se škálování zastaví pod náporem opakovaných manuálních úkolů, které vyčerpávají interní týmy. V podnikovém kontextu automatizované formuláře a procesy zapojování nových uživatelů zabraňují manuálnímu přenášení dat sem a tam a zrychlují návratnost investic.
8. Stripe
- Kdo jsou: Společnost zabývající se platební infrastrukturou, jejíž API podporují transakce globálních podniků.
- Jejich výzva: Udržování dokumentace, která je v souladu s rychlým vývojem technologií, je pro technologické a produktové týmy, jako je Stripe, neustálým bojem.
- Řešení: Stripe upřednostňuje dlouhodobé dokumentační artefakty, které jsou aktualizovány v rámci pracovního postupu a baleny s odkazy na kód nebo API. Tento disciplinovaný přístup zajišťuje, že znalosti zůstávají aktuální a dohledatelné, a nejsou pohřbeny v přechodných chatech.
- Závěr: Dokumentace musí být zacházena jako s kódem: musí být verzována, udržována a integrována do samotného pracovního postupu, jinak se stane zastaralou a nepoužitelnou.
🧠 Zajímavost: Společnost Stripe bere psaní tak vážně, že provozuje vlastní vydavatelství Stripe Press a dokonce vydává časopis Increment věnovaný technickým tématům. Pro společnost Stripe se jasné myšlení neomezuje pouze na dokumenty – projevuje se také v knihách, esejích a krásně zpracovaných podrobných analýzách.
9. Health Tech Pro
- Kdo jsou: Digitální platforma pro zdraví a telemedicínu, která obsluhuje více než 450 000 pacientů a více než 2 000 poskytovatelů zdravotní péče.
- Jejich výzva: Nemocniční systémy a velcí podnikoví zákazníci nechtěli podepsat smlouvu, protože platforma nesplňovala požadavky HIPAA, SOC 2 a GDPR, což blokovalo potenciální příjmy ve výši přibližně 18 milionů dolarů.
- Řešení: Zavedli jednotnou strategii dodržování předpisů a dosáhli všech tří certifikací za pouhých 8 týdnů díky identifikaci překrývajících se kontrolních mechanismů a automatizaci sledování dodržování předpisů.
- Výsledek/poznatek: Dodržování předpisů, pokud je začleněno do pracovních postupů a infrastruktury v rané fázi, se stává hnacím motorem růstu. Start-upu to otevřelo dveře k podnikovým zakázkám a zrychlilo růst ARR o 82 % za 12 měsíců.
10. Shipt
- Kdo jsou: Doručovací síť zajišťující rozsáhlé distribuční operace ve více než 5000 městech v USA.
- Jejich výzva: Tým datové platformy byl interním centrem pro požadavky na data v celé organizaci – od analytických dotazů až po provozní informace. S rostoucím počtem požadavků se sledování práce a stanovování priorit stalo chaotickým, důležité informace se ztrácely a bylo obtížné se shodnout na stavu projektu nebo jeho naléhavosti.
- Řešení: Centralizovali zpracování požadavků a pomocí strukturovaných formulářů a automatizací v ClickUp zefektivnili přidělování úkolů a zpětnou vazbu.
- Výsledek/poznatek: Díky ClickUp jako jedinému systému záznamů tým zlepšil provozní efektivitu, vyjasnil priority a učinil strategická rozhodnutí na základě reportů v reálném čase. Ruční koordinace se výrazně snížila a spokojenost týmu vzrostla, protože pracovní tok byl jasnější a méně stresující.
11. Chick-fil-A
- Kdo jsou: Jedna z největších řetězců rychlého občerstvení v USA, provozující více než 3 000 poboček.
- Jejich výzva: Manažeři museli žonglovat s tabulkami, notebooky a různými systémy, aby mohli sledovat nástupy nových zaměstnanců, školení, plánování a požadavky personálního oddělení. Tato roztříštěnost ztěžovala měření času stráveného administrativní prací a pochopení toho, jak byla skutečně využívána pracovní síla, což snižovalo produktivitu a omezovalo soustředění na činnosti generující příjmy.
- Řešení: Provozní tým centralizoval správu zaměstnanců do jednotného pracovního prostoru ClickUp. Strukturovali materiály pro zaškolení a školení do organizovaných složek a dashboardů, standardizovali pracovní postupy pomocí spolehlivých procesů a používali formuláře a automatizaci k vyřizování žádostí, jako jsou dovolené a povýšení, takže informace se dostaly na správné místo ve správný čas.
- Výsledek/poznatek: Díky zavedení těchto systémů získali manažeři zpět více než 10 hodin týdně, které dříve ztráceli administrativní prací. Režijní náklady klesly přibližně o 33 % a díky konzistentnějšímu zaškolování nových zaměstnanců se franšíza dostala mezi 10 % nejlepších společností v oblasti udržení talentů ve všech svých pobočkách.
12. Vyrobeno v Cookware
- Kdo jsou: Prémiová značka kuchyňského nádobí, která nabízí profesionální kuchyňské nádobí a kuchyňské doplňky jak pro domácí kuchaře, tak pro profesionální kuchaře.
- Jejich výzva: Ruční sledování ticketů a nesourodé nástroje zpomalovaly reakční časy a znemožňovaly konzistentnost.
- Řešení: Centralizované fronty úkolů, automatické směrování ticketů a strukturované pracovní postupy v ClickUp nahradily ad hoc sledování.
- Výsledek/poznatek: Ušetřili 3–5 minut na každý ticket, dosáhli ~80% přijetí za méně než čtyři měsíce a dokončili významnou migraci dat před plánovaným termínem. Automatizace opakovaných předávek a centralizace práce eliminuje zpoždění v rychle pracujících operačních týmech.
Používali jsme Airtable, Monday, Trello, Notion... byl to chaos. Nic nefungovalo. Po dokončení hodnocení ClickUp jsme už nechtěli zkoušet nic jiného. Uvědomili jsme si, že je to skvělé a nemusíme hledat nic jiného.
Používali jsme Airtable, Monday, Trello, Notion... byl to chaos. Nic nefungovalo. Po dokončení hodnocení ClickUp jsme už nechtěli zkoušet nic jiného. Uvědomili jsme si, že je to skvělé a nemusíme hledat nic jiného.
13. Lulu
- Kdo jsou: Přední společnost zabývající se vlastním vydáváním a tiskem na zakázku
- Jejich výzva: S rozšiřováním týmů se znalosti a odpovědnost začaly rozptylovat do roztříštěných dokumentů, chatů a sdílených disků.
- Řešení: Přechod na jedinou platformu, kde se spojilo plánování, dokumentace, odpovědnost za úkoly a sledování stavu (ano, je to ClickUp!).
- Výsledek/poznatek: Platforma byla přijata na 100 % v celé společnosti a efektivita práce se zlepšila o 12 % díky větší transparentnosti napříč jednotlivými odděleními.
14. Miami University
- Kdo jsou: Jedna z renomovaných amerických veřejných vysokých škol
- Jejich výzva: Kariérní centrum Miami University organizuje více než 200 studentských akcí ročně, včetně veletrhů práce, seminářů, panelových diskusí absolventů a hybridních programů. Před zavedením strukturovaných nástrojů byla práce roztříštěna mezi e-maily, Google Docs, Formstack a schůzky. Přenos znalostí byl nejednotný, takže když členové týmu odešli, často s sebou odnesli i kroky pro plánování akcí.
- Řešení: S pomocí ClickUp přijal tým centralizovaný pracovní prostor, aby sjednotil plánování akcí a spolupráci. Vytvořili úložiště znalostí o akcích, standardizovali pracovní postupy pomocí šablon a začali transparentně sledovat práci.
- Výsledek/poznatek: Kariérní centrum nyní spravuje komplexní hybridní portfolia událostí s jasností a konzistentností. Tým rozšířil svůj dosah a poskytuje služby více než 19 000 studentům díky transparentnějšímu a opakovatelnému procesu. Když se práce a znalosti spojí, je snazší škálovat plánování, sdílet institucionální znalosti a udržovat konzistentnost napříč komplexními portfolii.
15. RevPartners
- Kdo jsou: Rostoucí firma poskytující profesionální služby, která buduje a rozšiřuje příjmy pro klienty v oblasti prodeje, marketingu a provozu.
- Jejich výzva: S pracovníky na dálku a rostoucím počtem klientů se společnost RevPartners potýkala s problémy při rozšiřování svých aktivit: plánování projektů bylo pomalé, pracovní postupy byly roztříštěné mezi více platformami a bylo obtížné zajistit konzistentnost mezi jednotlivými klientskými podskupinami.
- Řešení: Společnost konsolidovala své nástroje do jediného pracovního prostoru pomocí ClickUp. Díky standardizaci procesních šablon a centralizaci plánování, transparentnosti a automatizace tým efektivněji sladil vzdálené týmy a eliminoval nutnost přecházet mezi nesouvislými nástroji.
- Výsledek/poznatek: RevPartners nyní dodává projekty klientům o 64 % rychleji, zkrátila dobu plánování projektů o 83 % a díky zefektivnění práce a šablonám dosahuje 50% úspory nákladů.
Když se podíváte na všechny příklady – startupy, scale-upy a globální společnosti – vzorce jsou překvapivě konzistentní. Rychle rostoucí společnosti neuspějí přidáním dalších nástrojů nebo schůzek. Uspějí tím, že zavedou několik chytrých systémů v rané fázi a nechají tyto systémy vykonávat náročnou práci.
📮ClickUp Insight: Týmy s nízkým výkonem mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp slučuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě a doplňuje je o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
Klíčové organizační strategie rychle rostoucích společností
Na základě výše uvedených příkladů z praxe vám představíme organizační strategie, které se opakovaně objevují, a ukážeme vám, jak je můžete skutečně uplatnit v praxi. ✨
Vše dokumentujte a poté automatizujte přístup
Nejrychlejší způsob, jak zpomalit růst společnosti, je nechat znalosti v hlavách lidí – nebo ještě hůře, roztříštěné v dokumentech, chatech a e-mailových schránkách. Institucionální znalosti se tak mění v kmenové znalosti. Když klíčový zaměstnanec odejde, jeho odborné znalosti odejdou s ním a najednou je třeba se s každou otázkou obracet na někoho jiného.
Tomu se vyhnete vytvořením centrální znalostní báze. Zajistěte, aby byla vaše znalostní báze snadno aktualizovatelná a vždy relevantní.
Vytvořte živou knihovnu s ClickUp Docs, kde můžete vytvářet wiki, SOP a projektové briefy. S ClickUp Docs můžete společně editovat obsah v reálném čase a zanechávat zpětnou vazbu přímo v kontextu pomocí vložených komentářů. Dokumenty nejsou odložené stranou – jsou propojené s úkoly, projekty a pracovními postupy. Díky tomu jsou vždy aktuální.
Když potřebujete odpovědi, ClickUp Brain vám umožní klást otázky v běžném jazyce a čerpat poznatky z úkolů, dokumentů, komentářů a projektů, takže nemusíte prohledávat pět nástrojů nebo rušit kolegy. Znalosti zůstávají centralizované, prohledávatelné a použitelné.
Vytvořte šablony, než je budete potřebovat
Vymýšlet kolo pro každý nový projekt nebo klienta je obrovská ztráta času a recept na nekonzistentnost. Většina týmů čeká se standardizací příliš dlouho. V okamžiku, kdy se situace jeví jako chaotická, je již obtížné procesy rozmotat.
Rychle rostoucí společnosti dělají pravý opak. Opakující se práci převádějí do šablon, dokud je proces ještě čerstvý.
V ClickUp si můžete vybrat z více než 1 000 předem připravených šablon nebo si vytvořit vlastní pro projekty, úkoly, dokumenty, onboardingové procesy a další. Šablony úkolů ClickUp vám umožňují uložit celou strukturu – včetně úkolů a podúkolů ClickUp, přiřazených osob, termínů a kontrolních seznamů ClickUp – takže můžete zahájit novou práci jediným kliknutím.
Šablony se stanou operačními příručkami, které se přizpůsobí vašim potřebám.
Centralizujte komunikaci v kontextu
Když se konverzace odehrávají v jednom nástroji (například Slack) a práce v jiném (například u vašeho projektového manažera), dochází ke ztrátě kontextu a rozhodnutí se ztrácejí.
Řešení je jednoduché, ale účinné: udržujte komunikaci centralizovanou a spojenou s samotnou prací:
- Díky komentářům ClickUp můžete diskutovat o úkolech přesně tam, kde se práce odehrává.
- Můžete také použít speciální kanál ClickUp Chat pro širší diskuse o projektech propojené s vaší složkou ClickUp nebo seznamem ClickUp.
- A když potřebujete rychle zavolat, funkce SyncUps v ClickUp vám umožní zavolat kolegům, aniž byste museli přepínat mezi záložkami!
Zjistěte, jak ClickUp Chat spojuje vaše konverzace a úkoly na jednom místě!
Vytvořte si přehledy, než o to požádá vedení
„Můžete mi poslat aktuální informace?“ je otázka, která signalizuje nedostatek přehledu. Místo toho, abyste se snažili sestavit zprávy pro vedení, vytvořte proaktivní přehledy. Mějte přehled o pokroku svého týmu bez ručního vykazování.
Vytvářejte vizuální přehledy na vysoké úrovni pomocí živých dashboardů ClickUp, které se automaticky aktualizují, takže máte vždy po ruce nejnovější informace o pokroku, rizicích, pracovním vytížení a cílech.
💡 Tip pro profesionály: Přidejte karty AI do dashboardů ClickUp, které vám pomohou pochopit, co se děje ve vaší práci, aniž byste museli ručně prohledávat úkoly, seznamy nebo zprávy.
Místo statických metrik analyzují AI karty živá data z pracovního prostoru (jako úkoly, vlastníky, priority a termíny) a generují srozumitelné informace. Mohou upozornit na rizika, shrnout pokrok, odhalit překážky nebo označit problémy s pracovní zátěží, takže týmy získají kontext a směr, nejen čísla na obrazovce.
Automatizujte nudné úkoly
Náš průzkum ukazuje, že 21 % lidí uvádí, že více než 80 % svého pracovního dne tráví opakujícími se úkoly, jako je změna stavu úkolu, připomínání termínu splnění nebo předávání práce další osobě. Jedná se o práci s nízkou přidanou hodnotou, která je ideální pro automatizaci.
Chcete ušetřit čas a zajistit, aby vaše procesy vždy proběhly hladce? Nastavte si pomocí ClickUp Automations jednoduchá pravidla „pokud-pak“, například automatické přiřazování úkolů při změně jejich stavu.
Navrhujte pro velikost týmu, kterou budete mít, ne pro velikost, kterou máte nyní
Systém, který funguje pro 20 lidí, téměř vždy selže, když počet zaměstnanců dosáhne 50. Rychle rostoucí společnosti tuto změnu předvídají a navrhují systém s rezervou.
ClickUp vám v tom pomůže tím, že vám umožní postupně zvyšovat komplexnost – více vlastních polí, více automatizace, podrobnější reporty – aniž byste museli měnit platformu. Struktura se vyvíjí spolu s vaší organizací, což je přesně to, co růst vyžaduje.
Jak ClickUp podporuje organizační strategie rychle rostoucích společností: Stručný přehled
| Strategie | Bez centralizovaného systému | S ClickUp |
|---|---|---|
| Přístup k znalostem | Prohledávejte více než 5 nástrojů, ptejte se kolegů | Zeptejte se ClickUp Brain a získejte okamžité odpovědi. |
| Aktualizace stavu | Ruční kontroly, schůzky | Dashboardy v reálném čase, automatické aktualizace |
| Předávání procesů | E-mailové řetězce, zmeškané příležitosti | Automatizace spouští další kroky |
| Zaškolení nových zaměstnanců | Rozptýlené dokumenty, kmenové znalosti | Propojené dokumenty a šablony úkolů |
Nyní se podíváme na chyby, které týmy dělají, když tento krok vynechají, a na to, jak se jim vyhnout, než vás zpomalí.
Časté organizační chyby, kterých se dopouštějí rychle rostoucí společnosti
Rychlý růst může malé trhliny ve vašich základech zvětšit až do velikosti propastí. Mnoho nových společností dělá stejné předvídatelné chyby, které promění vzrušující fázi růstu v období chaosu. Podívejme se, o jaké chyby se jedná a jak se z nich dostat:
Přidávání nástrojů namísto konsolidace
Objeví se nová výzva, a tak přidáte nový nástroj. Marketingový tým dostane plánovač sociálních médií, prodejní tým dostane samostatný CRM systém a produktový tým dostane vlastní software pro plánování. Gratulujeme, nyní trpíte nadměrným množstvím nástrojů.
Informace jsou roztříštěny mezi desítkami aplikací, které mezi sebou nekomunikují, což nutí váš tým ztrácet čas přepínáním mezi aplikacemi a ručním přenosem dat.
✅ Řešení? Konsolidujte nástroje do konvergovaného pracovního prostoru AI, jako je ClickUp. Díky jeho designu budou vaše úkoly, dokumenty, komunikace, dashboardy a AI na jednom místě, což sníží organizační zátěž, místo aby ji zvyšovalo.
ClickUp nabízí bezkonkurenční flexibilitu s přizpůsobitelnými zobrazeními (seznam, tabule, Ganttův diagram, kalendář), výkonnými automatizacemi a integrovanými dokumenty, cíli a sledováním času – to vše v jediném pracovním prostoru. Centralizuje spolupráci týmu a řízení projektů, což nám umožňuje nahradit několik nástrojů, jako jsou Trello, Asana a Notion, jedním uceleným systémem.
ClickUp nabízí bezkonkurenční flexibilitu s přizpůsobitelnými zobrazeními (seznam, tabule, Ganttův diagram, kalendář), výkonnými automatizacemi a integrovanými dokumenty, cíli a sledováním času – to vše v jediném pracovním prostoru. Centralizuje spolupráci týmu a řízení projektů, což nám umožňuje nahradit několik nástrojů, jako jsou Trello, Asana a Notion, jedním uceleným systémem.
Čekání, až chaos donutí k systematizaci
Pokud máte malý tým, můžete si vystačit s neformálními procesy. Říkáte si, že se zorganizujete, „až se věci uklidní“.
Spoiler alert: Věci se nikdy nezpomalí. Nakonec se budete snažit budovat systémy uprostřed krize, což je jako snažit se postavit loď poté, co už jste se začali potápět.
✅ Rychle rostoucí týmy se tomu vyhýbají tím, že budují strukturu během klidnějších období, kdy je ještě snadné definovat a dokumentovat procesy. A než se vše kvůli růstu stane obtížněji změnitelným.
Přílišné spoléhání se na schůzky za účelem sladění
Pokud je vaší odpovědí na nesoulad „přidejme další synchronizaci“, nejste sami. Je to jedna z nejčastějších reakcí během růstu.
Problém? Schůzky nejsou škálovatelné. Jak týmy rostou, dochází k přetížení schůzkami, zpomalení rozhodování a ztrátě kontextu pro všechny, kteří nejsou přítomni. Jedná se o systém, který aktivně brání produktivitě.
Podle našeho průzkumu o efektivitě schůzek 12 % respondentů považuje schůzky za přeplněné, 17 % říká, že trvají příliš dlouho, a 10 % se domnívá, že jsou většinou zbytečné.
✅ Dobrou zprávou však je, že schůzky o aktualizaci stavu můžete nahradit asynchronními metodami, jako jsou dashboardy v reálném čase, nahrané audiovizuální klipy a písemné aktualizace.
📮ClickUp Insight: Výsledky našeho průzkumu efektivity schůzek ukazují, že 42 % týmů používá pro asynchronní práci nahrané klipy (21 %) nebo nástroje pro řízení projektů (21 %). Tyto nástroje však často vyžadují další nástroje, samostatné předplatné, přihlášení a čas na osvojení.
ClickUp je aplikace pro práci, která usnadňuje asynchronní komunikaci. Získejte přístup k videoklipům, hlasovým zprávám, pracovním postupům projektů, dokumentům pro spolupráci a vestavěnému AI záznamníku – to vše v jediném pracovním prostoru. Proč spravovat více předplatných a roztříštěné informace, když jediné řešení může zefektivnit celý váš pracovní postup?
💫 Skutečné výsledky: Týmy, které využívají funkce ClickUp pro správu schůzek, hlásí až 50% snížení zbytečných konverzací a schůzek!
Nechávání dokumentace hnít
Když se práce mění a dokumentace nikoli, stává se vaše dokumentace muzeem zastaralých informací, kterým nikdo nevěří.
✅ Společnosti jako GitLab a Stripe řeší tento problém tím, že dokumentaci považují za živý systém, nikoli za archiv.
V nástroji jako ClickUp jsou dokumenty přímo propojeny s úkoly a pracovními postupy, takže aktualizace probíhají souběžně s samotnou prací. Toto propojení pomáhá zabránit zhoršování kvality dokumentace a udržuje institucionální znalosti aktuální.
Ignorování rozmachu umělé inteligence
Zavádění AI často připomíná rané zavádění SaaS: jeden tým používá jeden nástroj, jiný tým používá něco jiného a brzy jsou znalosti roztříštěny mezi více systémy AI.
👀 Věděli jste, že... 78 % uživatelů umělé inteligence již používá ve své práci vlastní nástroje umělé inteligence?
Výsledek? Rozšíření umělé inteligence.
AI Sprawl je neplánované šíření nástrojů, modelů a platforem umělé inteligence bez dohledu, strategie nebo představy o tom, kdo co používá.
✅ Rychle rostoucí společnosti se tomu vyhýbají centralizací schopností umělé inteligence tam, kde již probíhá práce.
S ClickUp je umělá inteligence přímo integrována do vašeho pracovního prostoru. ClickUp Brain je váš kontextově orientovaný asistent s umělou inteligencí, který má přístup k vašim úkolům, dokumentům, komentářům a projektům a poskytuje týmům sdílené informace namísto izolovaných výstupů.
Navíc s desktopovou aplikací AI ClickUp BrainGPT získáte také přístup k několika modelům AI, včetně Claude, Gemini a ChatGPT, a také k hlasovému psaní Talk to Text, které vám zajistí čtyřnásobně vyšší produktivitu!
Nyní, když víte, jakých chyb se vyvarovat, ukážeme vám nástroje, které vám s tím mohou pomoci!
S ClickUp je umělá inteligence přímo integrována do vašeho pracovního prostoru. ClickUp Brain je váš kontextově orientovaný asistent s umělou inteligencí, který má přístup k vašim úkolům, dokumentům, komentářům a projektům a poskytuje týmům sdílené informace namísto izolovaných výstupů.
Navíc s desktopovou aplikací AI ClickUp BrainGPT získáte také přístup k několika modelům AI, včetně Claude, Gemini a ChatGPT, a také k hlasovému psaní Talk to Text, které vám zajistí čtyřnásobně vyšší produktivitu!
Nyní, když víte, jakých chyb se vyvarovat, ukážeme vám nástroje, které vám s tím mohou pomoci!
Nástroje, které rychle rostoucí společnosti používají k udržení organizace
Víte, že potřebujete být organizovaní, ale množství dostupných nástrojů je ohromující. Největší chybou je myslet si, že pro každou jednotlivou funkci potřebujete samostatný „nejlepší nástroj ve své třídě“. Takto skončíte s nadměrným, drahým a nesourodým technologickým vybavením, které vytváří více problémů, než kolik jich řeší.
Nejchytřejší rychle rostoucí společnosti se odklánějí od tohoto přístupu bodových řešení a směřují k konvergovaným pracovním prostorům. Rozhodly se konsolidovat základní funkce, které každý tým potřebuje.
Takto se tato změna projevuje v jednotlivých kategoriích nástrojů:
- Projektový management: Jedná se o základ pro sledování práce. Musíte být schopni vytvářet úkoly, stanovovat termíny a vidět, jak vše souvisí. V ClickUp můžete sledovat svou práci ze všech úhlů, aniž byste museli duplikovat data. ClickUp Views vám umožňuje zobrazit stejné úkoly na seznamu, ClickUp Board, ClickUp Calendar nebo ClickUp Gantt chart – vše na jednom místě.
- Dokumentace: Dokumentace přestává fungovat, když je uložena odděleně od provádění. Týmy buď zapomínají ji aktualizovat, nebo jí přestávají úplně důvěřovat. S ClickUp Docs můžete vytvářet a propojovat dokumentaci přímo s vašimi projekty, takže vaše procesní dokumenty nikdy nezastarají.
- Komunikace: Rozhovory o práci by měly probíhat v rámci práce. V ClickUp můžete zanechat komentáře ke konkrétním úkolům nebo založit chatovací kanál pro celý projekt. Týmy mohou spolupracovat asynchronně, udržovat rozhodnutí viditelná a vyhnout se přetížení schůzkami.
- Reporting: Nemůžete řídit to, co nemůžete měřit. Získejte přizpůsobitelné reporty o postupu projektu a výkonu týmu v reálném čase bez nutnosti dalších nástrojů. Dashboardy ClickUp čerpají živá data z vašeho pracovního prostoru, takže máte vždy k dispozici nejnovější informace.
- Automatizace: Opakovaná manuální práce snižuje produktivitu. Automatizujte předávání úkolů, aktualizace stavu a oznámení, abyste ušetřili čas a snížili manuální práci. ClickUp Automations vám umožní nastavit tyto pracovní postupy bez nutnosti používat nástroje třetích stran.
🧠 Zajímavost: 4 z 10 zákazníků ClickUp již ClickUp použili k nahrazení 3 a více nástrojů a ušetřili tak peníze.
Jak vypadá konsolidace nástrojů v praxi
| Tradiční přístup | Potřebné nástroje | Konvergovaný přístup (ClickUp) |
|---|---|---|
| Projektový management + Dokumenty + Chat + Reportování | 4+ samostatné nástroje | Jeden pracovní prostor |
| Hledání informací | Zkontrolujte každý nástroj zvlášť | Zeptejte se ClickUp Brain jednou nebo použijte Enterprise AI Search. |
| Automatizace pracovních postupů | Vytvářejte integrace mezi nástroji | Nativní automatizace |
Pokud potřebujete další nástroje
Žádná platforma nenahradí vše. Ale když potřebujete externí nástroje, nativní integrace ClickUp vám umožní je hladce zapojit do vašich pracovních postupů – bez narušení kontextu nebo vytváření nesouvislých procesů.
Jak budovat organizační systémy, které rostou spolu s vaším týmem
Jste připraveni vybudovat organizační základnu, která zvládne hyperrůst? Postupujte podle tohoto podrobného návodu. 🤩
- Proveďte audit svých současných nástrojů: Prvním krokem je pochopení problému. Vytvořte seznam všech aplikací, které váš tým používá k práci – od projektového řízení a chatu po ukládání souborů a wiki. Zjistěte, kde se nástroje překrývají a kde dochází ke ztrátě informací.
- Určete svůj jediný zdroj pravdy: Na základě auditu vyberte jednu platformu, která bude sloužit jako centrální uzel pro veškerou práci. Toto je nejdůležitější rozhodnutí, které budete muset učinit. Uchovávejte veškerou svou práci, dokumenty a komunikaci na jednom místě, abyste k nim měli snadný přístup a mohli je snadno sladit. Konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, jako je ClickUp, slouží jako váš jediný zdroj pravdy.
- Naplánujte si své základní pracovní postupy: Než budete moci cokoli automatizovat, musíte pochopit, jak se práce v současné době vykonává. Rychle si naplánujte své pracovní postupy a udržujte je organizované pomocí ClickUp Docs.
- Vytvořte šablony pro běžnou práci: Nyní proměňte tyto zdokumentované pracovní postupy v praktické šablony. Standardizujte své procesy a ušetřete čas vytvořením šablon úkolů a šablon dokumentů ClickUp pro jakýkoli pracovní postup v ClickUp.
- Nastavte si přehledné panely: Přestaňte se spoléhat na ruční aktualizace stavu. Poskytněte všem zúčastněným stranám přehled o důležitých metrikách v reálném čase. Nastavte si panely ClickUp, aby vedoucí týmů a manažeři měli vždy k dispozici nejnovější informace.
- Automatizujte předávání a oznámení: Vraťte se ke svým mapám pracovních postupů a identifikujte všechna ruční předávání. Odstraňte ruční předávání a zajistěte plynulý průběh práce. Nastavte automatizace ClickUp tak, aby automaticky přidělovaly úkoly a odesílaly oznámení, když je práce připravena ke kontrole.
- Proškolte svůj tým v používání systému: Výkonný systém je k ničemu, pokud nikdo neví, jak ho používat. Investujte čas do proškolení svého týmu nejen v tom, „jak“, ale také „proč“. Vysvětlete, jak jim nový systém usnadní život a pomůže společnosti dosáhnout jejích cílů.
- Každé čtvrtletí provádějte revizi a opakujte: Růst mění priority, strukturu a složitost. Nastavte si opakující se úkol, abyste každé čtvrtletí prováděli revizi svých pracovních postupů, šablon a dashboardů. Získejte zpětnou vazbu od týmu, identifikujte nové překážky a neustále vylepšujte systém.
Systém, který nyní vybudujete, rozhodne o tom, zda růst přinese dynamiku, nebo chaos. Zacházejte s ním zodpovědně!
Proč nejlepší společnosti považují organizaci za strategii
Rychle rostoucí společnosti zůstávají organizované z jednoho prostého důvodu: pro ně není organizace byrokratickou povinností, ale strategickou zbraní. Budují systémy, které vytvářejí jasnost, odpovědnost a dynamiku. Chápou, že neformální metody, které fungují pro malý startup, se pod tíhou rozsahu nevyhnutelně zhroutí, což povede k chaosu, vyhoření a promarněným příležitostem.
Nejúspěšnější rostoucí společnosti centralizují svou práci do jediného zdroje informací, automatizují opakující se úkoly, aby uvolnily svůj tým pro práci s vysokou přidanou hodnotou, a budují procesy navržené pro společnost, kterou chtějí být, nikoli pouze pro společnost, kterou jsou dnes. Vědí, že provozní dokonalost se sčítá. Čím dříve investují, tím udržitelnější je růst.
Jste připraveni vybudovat organizační systémy, které porostou spolu s vaším týmem? Vyzkoušejte ClickUp zdarma a podívejte se, jak konvergovaný AI pracovní prostor eliminuje rozptýlení nástrojů, které zpomaluje rostoucí společnosti.