Никой не е съвършен. Но представете си каква разлика би могъл да направи всеки в организацията, ако се стреми усърдно да се доближи до съвършенството.
Разбира се, това все още може да е преувеличение или нереалистична цел. Въпреки това организациите процъфтяват, когато има структурирани планове, които позволяват на всеки да се усъвършенства в работата си с течение на времето, като по този начин подпомага бизнеса и увеличава производителността си до максимум.
За да постигнете това, се нуждаете от структуриран план за управление и подобряване на производителността на всеки член от екипа.
Като мениджър вие искате да помогнете на екипите си да успеят. Вдигащата се приливна вълна повдига всички лодки, а както знае всеки, който е участвал в групови проекти още от ученическите си години, екипът може да стигне само до нивото на най-слабото си звено.
Но може да се окаже трудно да помогнете на екипа си да се усъвършенства и да следите производителността на служителите, докато се занимавате със собствения си списък със задачи и ежедневните си ангажименти. Колкото повече успеете да стандартизирате процеса, толкова по-добре. И точно тук влизат в игра шаблоните за планове за подобряване на производителността.
⏰ 60-секундно резюме
Ето 11-те най-добри шаблона за план за подобряване на производителността (PIP), които ще ви помогнат да създадете структуриран и ефективен подход за повишаване на производителността на служителите:
- Шаблони за планове за подобряване на производителността в ClickUp
- Шаблон за план за коригиращи действия на ClickUp
- Шаблон за план за действие на служител в ClickUp
- Шаблон за план за развитие на служителите в ClickUp
- Шаблон за оценка на представянето в ClickUp
- Шаблон за отчет за производителността в ClickUp
- Шаблон на ClickUp за тримесечен преглед на резултатите
- Шаблон за 30-60-90-дневен план на ClickUp
- Шаблон за кариерно развитие в ClickUp
- Шаблон за формуляр за оценка на служители в ClickUp
- Шаблон за план за подобряване на производителността в Microsoft Word от Template.net
Какво представлява шаблонът за план за подобряване на производителността (PIP)?
Шаблонът за план за подобряване на производителността е стандартизиран документ, който помага на вас – и на всеки, когото ръководите – да изработите стратегия за развитие на уменията и повишаване на производителността. Тъй като е стандартизиран, той е отличен шаблон за управление и човешки ресурси, с който можете да ръководите екипите си, без да отнема прекалено много от времето ви.
Например, може да управлявате екипа си съгласно метода OKR за определяне на организационни цели. Подходящият шаблон за план за подобряване на производителността ви помага да изготвите подобни планове за всеки член на екипа си, което им позволява да работят за постигането на общи цели.
Какво прави един шаблон за план за подобряване на производителността добър?
Няма един-единствен „най-добър“ шаблон за план за подобряване на производителността, просто защото „най-добрият“ зависи изцяло от това, което търсите. Например, може да ви е необходим шаблон, който да е свързан с редовните оценки на производителността. Или може да ви е необходим план за подобряване на производителността, който да спомогне за по-доброто разпределение на ресурсите.
Може би искате да подобрите управлението на работната натовареност в целия си екип, но какъвто и да е случаят, планът трябва да съдържа измерими цели и ясно да очертава или обсъжда проблемите, свързани с производителността. Като се има предвид това, най-добрите шаблони за планове за подобряване на производителността споделят няколко характеристики, на които можете да обърнете внимание:
- Кратък преглед: Това позволява докладът, който изготвяте, да се преглежда набързо, като дава възможност на всеки да разбере веднага какво е необходимо за оценка на плановете за подобряване на производителността.
- Визуален акцент. Никой не харесва дългите абзаци или точките, състоящи се от няколко изречения (знаем, че това е иронично), така че колкото по-визуален направите доклада за напредъка на служителя, толкова по-добре ще определите ясни очаквания.
- Взаимноизгодно заключение. Има ли планът за подобряване на производителността раздел с заключения, който показва точно какво трябва да се случи по-нататък? Това е най-добрият начин да се гарантира, че препоръките от плана за подобряване на производителността действително се изпълняват, така че да се отговорят на очакванията.
- Интуитивно цветово кодиране. Може би ще се изненадате колко голяма разлика може да направи едно просто цветово кодиране. Червеното може да означава проблем с ниска производителност, жълтото – отговаряне на очакванията, а зеленото – висока или приемлива производителност. Подходящите цветове помагат да се намали объркването и да се определят ясни очаквания.
- Лесно адаптиране с течение на времето. Никой не харесва план за подобряване на работните резултати, който, веднъж създаден, не може да се променя. В крайна сметка, вие искате да проследявате реалното подобрение в резултатите на служителите и обратната връзка, която им давате! Колкото по-гъвкав е шаблонът, толкова по-добре.
Няма значение какъв точно шаблон търсите. Докато планът за подобряване на производителността притежава тези характеристики, вие сте на прав път.
👉🏽 Планът за подобряване на производителността помага само ако действително се изпълнява
Написването на плана е лесната част. Истинската работа се състои в напомнянията, проверките, документацията и следващите стъпки, с които отдел „Човешки ресурси“ трябва да се занимава след срещата. Вижте 10 инструмента за оптимизиране на работния процес в отдела „Човешки ресурси“, създадени специално за тази последваща работа.
11 шаблона за планове за подобряване на производителността
Без да се бавим повече, ще преминем направо към същината на въпроса. Подобно на шаблоните за конкретни действия, тези шаблони за планове за подобряване на производителността се отличават с това, че са приложими на практика и същевременно спазват всички посочени по-горе най-добри практики.
Нека да преминем към нашите фаворити.
1. Шаблони за план за подобряване на производителността в ClickUp
Повишете производителността на персонала си с помощта на шаблона за план за подобряване на производителността (PIP) на ClickUp. Създаден с цел да осигури по-ефективни работни процеси, този PIP шаблон е предназначен да помогне на мениджърите и служителите да идентифицират проблеми с производителността и да изработят решения, които водят до подобрения.
В шаблона ще намерите раздели, предназначени за очертаване на конкретни цели на плана за подобряване на производителността, включително идентифициране на области, нуждаещи се от развитие, предложени стратегии за подобрение, конкретни срокове за постигане на целите и измерими показатели за производителност.
Изпълнението на тези цели по плана за подобряване на производителността (PIP) спомага за създаването на ефективна и продуктивна работна среда, насърчава развитието на отделните служители и подпомага постигането на стандартите и целите на компанията. Тези съществени компоненти осигуряват структуриран подход за справяне с ниската производителност и позволяват контролирана и организирана проверка на напредъка.
Този шаблон за PIP в ClickUp е създаден с цел да спести време и да насърчи ефективен работен процес. Изтеглете този шаблон за PIP още днес, за да оптимизирате дейностите и да създадете оптимални условия за повишаване на производителността на служителите.
2. Шаблон за план за коригиращи действия на ClickUp
Създаден във формат на бяла дъска, този шаблон за коригиращи действия в ClickUp е нашият фаворит сред плановете за подобряване на производителността (PIP) поради визуалния си характер и пространствената си организация. Той включва шест внимателно обозначени с цветове раздела, подредени в колони, които се четат интуитивно отляво надясно:
- Области за подобрение: Определете общите категории, в които отделните членове на екипа могат да се подобрят.
- Проблеми и основни причини: Възможности във всяка област да се установи точно какво не е наред или кои са проблемите, свързани с ниската производителност, които трябва да бъдат подобрени, и защо.
- Възможни решения: Разгледайте директно идентифицираните проблеми с производителността, като предложите на служителя или зададете конкретни мерки, чрез които той може да подобри работните си резултати.
- Показател за успех: Добавете отчетност и оценка към уравнението, за да улесните проследяването на напредъка по отношение на намерените решения и да създадете измерими цели.
- Отговорни лица за задачите: Идентифицирайте области за подобрение в рамките на проекти и задачи с няколко отговорни лица.
- График: Крайни срокове и потенциални етапи, които да поддържат ангажираността на всички към изпълнението на набелязаните решения.
Комбинирайте колоните и този шаблон ще съответства в голяма степен на подхода на ClickUp за SMART цели при управлението на проекти и хора. И все пак нещата остават достатъчно прости, за да създавате бързи планове за подобрение дори за най-сложните проблеми.
3. Шаблон за план за действие на служител в ClickUp
Шаблонът за план за действие на служителя на ClickUp използва подход, различен от споменатия по-горе шаблон за действие на бялата дъска. Този структуриран план за действие е по-линеен и включва ясен и прост преглед, в който се посочват името на служителя, длъжността му и ръководителя му, както и поле за дата за бъдеща справка.
След това се преминава директно към доклада за инцидент, свързан с конкретен аспект, който се нуждае от подобряване на производителността. Докладът за инцидент позволява на мениджъра да включи няколко подробности относно конкретен фактор, който налага необходимостта от подобряване на производителността на служителя, като например неизпълнени продажбени цели или неспазване на протоколите.
След това следва раздел за констатациите, който дава възможност за по-подробна информация за резултатите от по-нататъшното разследване на инцидента, както и за коригиращи мерки за постигане на очакванията.
Накрая, докладът включва раздел, предназначен за мениджърите, който се актуализира постоянно и се нарича „показатели за напредък“. Докато служителят изпълнява плана за подобряване на производителността, това е разделът, в който успехите могат да бъдат отбелязвани както от мениджърите, така и от самите служители.
4. Шаблон за план за развитие на служителите в ClickUp
Не всеки план за подобряване на производителността трябва да бъде предизвикан от негативен инцидент. Проактивното управление означава да помагате на служителите да стават по-успешни с течение на времето, независимо от текущата им производителност. Именно това помага да проследите шаблонът за план за развитие на служителите на ClickUp.
В стандартния изглед всеки член на екипа има отделен ред, в който се посочва състоянието на плана му за подобряване на производителността, основната му информация и набелязаните за него възможности за професионално развитие.
Това помага да се открие основната причина за конкретни проблеми и ще спести време, като очертае ясен път за постигане на очакваните етапи на напредък.
Разделите от „Завършено“ до „В процес на изпълнение“ помагат на мениджъра да проследи точно къде се намира всеки в даден момент по отношение на конкретен служител. Но това е само началото. Шаблонът включва и план за отдела, който разглежда на по-високо ниво целите за подобрение и проследяването на напредъка към тях.
В същото време персонализираните полета, като изисквания за персонал, срокове и придобити умения, помагат на мениджърите винаги да са в крак с това къде се намира екипът им и кои членове се нуждаят най-много от продължаващо развитие.
5. Шаблон за оценка на представянето в ClickUp
Изглежда като обикновена програма, но този шаблон за оценка на представянето от ClickUp крие изненадваща сила. Освен лесните за преглед раздели като „Теми за обсъждане“ и „Обратна връзка“, този документ за подобряване на представянето позволява на мениджърите да очертаят точно кои инициативи и кои приоритети са най-важни за членовете на екипа им, докато се стремят да оптимизират представянето на екипа с течение на времето.
И това е само началото. Частта „Управление на производителността“ в този шаблон включва таблица, която може да се използва от служителя и колегите му за самооценка и взаимна оценка по категории като разбиране на работата, професионални умения и други. Кодовете за оценка – от „U“ (незадоволително) до „E“ (отлично) – правят попълването на тази секция лесно и ясно за всички участници.
Накрая, този шаблон включва раздел, който трябва да бъде част от оценката на работата на всеки служител: постиженията. Макар всеки да се нуждае от подобрение в някои области, фокусирането върху тези необходими подобрения може лесно да ни накара да пренебрегнем факта, че този служител вероятно е постигнал значителни успехи и постижения в други области.
Включването на подобна секция в шаблона за план за подобряване на производителността създава по-позитивна, ориентирана към успеха работна култура, като балансира лошото с доброто.
6. Шаблон за отчет за производителността в ClickUp
Както показва този шаблон за отчет за производителността на ClickUp, не всеки план за подобряване на производителността трябва да е свързан с индивидуалната производителност на даден служител. Вместо това той подчертава подход, фокусиран върху проектите, който помага на екипа, който ръководите, да се придържа към графика и задачите си и да изпълнява сроковете и резултатите.
Самият шаблон за оценка на представянето включва лесен преглед на множество проекти, което е особено полезно за мениджърите, които трябва да документират напредъка по проектите на различни нива. Освен общ преглед на очакванията на компанията, той включва кратка справка за всеки проект, за който трябва да се докладва, съдържаща процента на изразходваното време и бюджет, както и постигнатия напредък.
Визуалният характер на тези цифри в този шаблон го превръща в полезен отчет за мениджърите, които искат да представят обща картина на цялата извършена работа. Тъй като това е общ преглед на високо ниво, този шаблон работи особено добре, когато се комбинира с други отчети за ефективността на проектите.
Например, те могат да се използват за поддържане на обща картина на множество agile проекти за висши заинтересовани страни, докато по-подробни отчети, като ретроспективите на спринтовете, могат да разгледат по-подробно всеки от тези проекти и очаквания напредък по тях.
7. Шаблон за тримесечен преглед на резултатите в ClickUp
Макар шаблонът за тримесечен преглед на производителността на ClickUp да се фокусира предимно върху ретроспективната оценка на служителя, той съдържа и примери за планове за подобряване на производителността, насочени към бъдещето.
Документирайте как се е представил членът на вашия екип, какво е постигнал и как тези данни могат да доведат до план за подобрение преди следващата тримесечна оценка на представянето.
8. Шаблон за 30-60-90-дневен план на ClickUp
Новите служители задължително се нуждаят от план за въвеждане, който да им помогне да се развиват през първите няколко месеца в организацията ви. Шаблонът за 30-60-90-дневен план на ClickUp ви помага в това начинание, като ви позволява да определите конкретни цели и да документирате напредъка на новия член на екипа ви по отношение на тези цели.
Изготвянето на плана за 30, 60 и 90 дни и измерването на напредъка са лесни, както и споделянето на плана с новоназначения служител. Това е особено важно за поддържането и планирането на редовни срещи за отчет. Освен това ще ви помогне да поддържате положително отношение към служителите.
9. Шаблон за кариерно развитие в ClickUp
Ако сте ментор на членове от екипа си, шаблонът за кариерно развитие на ClickUp е идеалният инструмент. Той представлява по-качествен инструмент за оценка на производителността в сравнение с повечето други шаблони, споменати в това ръководство, като ви позволява да работите заедно с вашия менти, за да определите кариерни цели и измерим план за постигането им.
Всичко това е представено в лесна за разбиране диаграма с цветно кодиране, която отразява напълно очакванията на компанията – дори на пръв поглед.
10. Шаблон за формуляр за оценка на служители в ClickUp
Създаден като интерактивна форма, шаблонът за оценка на служители на ClickUp работи благодарение на своята простота. Вие попълвате формата, която създава изглед под формата на списък, който служи като оценка.
В същото време персонализираните полета, като получени награди и постижения, способност за работа в екип, технически умения и други, ви помагат да определите точно в кои области служителят е постигнал успех, къде са необходими подобрения и какви са общите очаквания на компанията по отношение на работните резултати.
11. Шаблон за план за подобряване на производителността в Microsoft Word от Template.net
Този шаблон за план за подобряване на производителността (PIP) в Microsoft Word от Template.net е изчерпателен, редактируем и подходящ за печат документ, създаден да помогне на фирмите и организациите да подобрят производителността на служителите си. Този шаблон служи като структурирано ръководство за мениджърите, с което да очертаят областите за подобрение, да определят ясни очаквания и да формулират измерими цели за служителите с ниска производителност.
Предимства на шаблоните за планове за подобряване на производителността за екипите по човешки ресурси
Плановете за подобряване на производителността (PIP) са ефективен начин да се гарантира, че служителите отговарят на очакванията и целите, поставени от организацията. Те са съществена част от инструментариума на всеки екип по човешки ресурси. Добре изготвен шаблон за PIP може да подпомогне успешния процес на подобряване на производителността, като осигурява последователен формат и структура, с които екипите да работят.
Използването на шаблон за план за подобряване на производителността (PIP) улеснява процеса на разработване, внедряване и управление на такъв план. Като предоставя цялостна рамка, към която служителите могат да се обръщат при създаването на собствения си план, той опростява стъпките, необходими за постигане на максимална ефективност на PIP. Достъпът до актуален шаблон за PIP гарантира, че служителите отговарят на очакванията и целите на организацията, като в същото време се запазва гъвкавост.
Когато използвате шаблон за ППП, е важно да се уверите, че всички необходими елементи са включени. Освен определянето на очакванията и очертаването на конкретни цели, той трябва да съдържа и информация относно сроковете, отговорностите и последствията.
Как да създадете план за подобряване на производителността
- Определете очакванията: Това е първата стъпка при изготвянето на план за подобряване на производителността (PIP) и е от съществено значение да се гарантира, че очакванията са ясни и конкретни.
- Поставяне на цели: Определянето на измерими цели помага за фокусиране на плана и може да се използва като ориентир през целия процес.
- Определете срокове: Очертайте колко време ще отнеме процесът по плана за подобряване на производителността, както и кога и как трябва да се преразглежда напредъкът.
- Разпределете ресурсите: Уверете се, че има достатъчно ресурси за подкрепа на целите на плана, като например допълнително обучение или наставничество.
- Разпределете отговорностите: Ясно очертайте кой отговаря за кои задачи в рамките на процеса по плана за подобряване на производителността (PIP).
- Проследявайте напредъка: Проследявайте напредъка и давайте обратна връзка, за да се уверите, че целите се постигат.
- Преразгледайте плана: Редовно проверявайте процеса по плана за подобряване на производителността, за да прецените дали е необходимо да се направят промени.
- Определете последствия: Ако целите не бъдат постигнати, е важно да имате система за отчетност с ясно определени последствия при неспазване.
Примери за планове за подобряване на производителността
Плановете за подобряване на производителността (PIP) са мощен инструмент, който екипите по човешки ресурси могат да използват за справяне с ниската производителност и отсъствията от работа. Шаблонът за PIP е чудесен начин да започнете, когато не знаете откъде да тръгнете. Ето няколко ситуации, в които си струва да създадете свой собствен шаблон за PIP:
- Когато даден служител е бил предупреждаван многократно за слабите си резултати
- Когато резултатите на служителя са под очакванията
- Когато служител не спазва сроковете или не постига целите
- Когато има разминаване между очакваната и действителната производителност
- Когато има оплаквания от клиенти или колеги относно поведението или отношението на служителя
Кога да избягвате използването на планове за подобряване на производителността
Макар шаблоните за PIP да са ценен ресурс за екипите по човешки ресурси, има определени ситуации, в които е най-добре да се избягва използването им:
- Когато резултатите на служителя се дължат на проблем, който е извън неговия контрол.
- Ако причината за проблема се крие в недоразумения или липса на ресурси.
- Когато напредъкът на служителя изисква допълнително обучение, наставничество или коучинг, преди той да може да подобри производителността си.
- Ако служебните задължения на служителя са се променили и вече не
Повишете производителността на екипа си с шаблони за PIP
Кой мениджър не би искал екип, който функционира като добре смазана машина? Разбира се, постигането на тази цел изисква много труд. Всяка помощ, която можете да получите за максимизиране на производителността и ефективността на всеки член от екипа ви, е от жизненоважно значение. Именно това прави шаблона за план за подобряване на производителността толкова важен инструмент в арсенала на всеки мениджър.
Можете да използвате шаблоните за планове за действие за подобряване на производителността, за да коригирате конкретна грешка или да изготвите по-общ и ясен план за развитие. Те са еднакво подходящи както за въвеждането на нови служители, така и за обвързването на производителността с текущи проекти.
Трябва само да знаете кой шаблон да използвате, а тази селекция може да ви помогне да го изберете.
Като говорим за управлението на екипа ви като добре смазана машина: подходящият инструмент за управление на проекти и производителност може също да ви помогне да постигнете това – особено ако е безплатен завинаги. Готови ли сте да научите повече за ClickUp и да започнете да използвате горните шаблони?