Игнорирането на проблемите с производителността на служителите може да попречи на продуктивността, морала на екипа и успеха на бизнеса.
Пропуснат краен срок тук, незаинтересован служител там – всичко това се натрупва и може да доведе до по-висока текучество, загуба на приходи и забавяне на растежа.
По-добре е да използвате структурирани планове за подобряване на производителността (PIP), за да се справите с проблемите на ранен етап, да определите ясни очаквания и да дадете на служителите справедлив шанс да се подобрят.
Изброили сме 10 практични примера за PIP, които да ви помогнат да се справите с проблемите, свързани с ниската производителност, да определите измерими цели и да постигнете значително подобрение.
⏰ 60-секундно резюме
- Планът за подобряване на производителността е структуриран подход, който помага на служителите да се подобрят в ключови области, преди да се предприемат официални действия.
- Ние сме описали 10 реални примера за PIP, които обхващат проблеми като пропуснати срокове, ниска производителност, лошо сътрудничество и нарушения на политиките.
- Един успешен PIP трябва да идентифицира основната причина, да постави ясни, измерими цели и да осигурява постоянна подкрепа и отчетност.
- Избягването на PIP е възможно с проактивно управление, ясни очаквания и конструктивна обратна връзка.
- ClickUp помага за оптимизиране на проследяването на производителността, поставянето на цели и отчетността на екипа, като гарантира, че служителите остават на правилния път, преди проблемите с производителността да ескалират.
Какво е план за подобряване на производителността?
Планът за подобряване на производителността е структурирана рамка, изготвена от мениджъри и ръководители на човешки ресурси, за да помогне на служителите да се справят с проблемите, свързани с производителността. Той включва практически стъпки за подобряване на стандартите за производителност, график за напредък, етапи на подобрение и редовни проверки с ясни, измерими цели.
Противно на някои погрешни схващания, PIP не е инструмент за изгонване на служителите от компанията, а ресурс, който ги насочва към подобрение.
Ето един пример за план за подобряване на производителността:
Защо трябва да създадете план за подобряване на производителността?
Когато проблемите с производителността остават нерешени прекалено дълго, те могат да нарушат работата на екипите и да намалят производителността. Вместо да чакате проблемите да се влошат, планът за подобряване на производителността предлага структуриран, проактивен подход. Той позволява на мениджърите да определят ясни пътища за подобрение, като същевременно поддържат ангажираността на служителите.
Планът за подобряване на производителността помага за:
- 🔍 Идентифицирайте основните причини: Открийте пречките за производителността, вместо просто да се занимавате със симптомите.
- ✅ Създайте отговорност: Определете стъпки за действие, така че служителите да поемат отговорност за своето развитие.
- 📊 Намалете пристрастността в решенията: Предоставя документиран напредък, вместо да се разчита на субективни мнения.
- 😊 Повишете морала на екипа: Помогнете на служителите, които изпитват затруднения, да успеят и предотвратете недоволството на служителите с висока производителност.
- 🎯 Укрепете наставничеството: Насърчавайте мениджърите да насочват служителите, вместо просто да преглеждат резултатите.
🧠 Знаете ли, че... Проучванията показват, че служителите с по-добри умения и опит спомагат за увеличаване на приходите на бизнеса с невероятните 50%.
10 примера за план за подобряване на производителността, за да промените поведението на служителите, които изпитват затруднения
Някои проблеми с производителността изискват наставничество, докато други се нуждаят от структурирани планове за подобряване. По-долу са дадени 10 примера от реалния свят за рамка за управление на производителността, които помагат да се справят с често срещани предизвикателства пред служителите с ясни стъпки за действие и измерими цели.
Всеки пример включва:
- Сценарий/контекст: Какъв е проблемът с производителността?
- Възможни причини: Защо възниква този проблем?
- Стъпки за действие и график: Как да го поправите, до кога и как да проследите напредъка
Пример № 1: Постоянно пропускане на крайни срокове
⛳ Сценарий
Един служител постоянно закъснява с работата си, което води до забавяния и засяга производителността на екипа. Проблемът продължава вече три месеца и над 60% от възложените задачи за въвеждане на данни и други дейности са в очакване от повече от месец. Това води до забавяне на проекти, лошо качество и допълнителна натовареност за другите членове на екипа.
😦 Възможни причини
- Неясно определяне на приоритетите: Служителят не успява да определи кои задачи са най-спешни, което води до забавяне на важни срокове.
- Подценяване на продължителността на задачата: Те предполагат, че имат повече време, отколкото всъщност имат.
- Липса на структурирано проследяване на напредъка: Задачите се натрупват без редовен преглед
🏁 Действия и график
1. Задайте ясни приоритети и срокове за изпълнение на задачите (дни 1-3)
- Решение: Проведете индивидуална среща, за да прегледате всички предстоящи и наближаващи крайни срокове. Присвойте на всяка задача ниво на приоритет, като използвате матрицата на Айзенхауер, за да изясните какво трябва да се направи първо.
- Очакване: Служителят ще изпълни поне 80% от задачите с висок приоритет в срок в рамките на първите 30 дни.
2. Проследявайте очакваното и действителното време за изпълнение на задачите (седмица 1-2)
- Решение: Изискайте от служителя да записва очакваното и действителното време, прекарано в изпълнение на задачите, в продължение на две седмици. Идентифицирайте моделите, при които той подценява времевите изисквания, и коригирайте стратегиите за планиране съответно.
- Очакване: До края на втората седмица служителят трябва да изпълни задачите в рамките на 10% от предвиденото време, за да подобри точността си.
3. Въведете седмични проверки и предварителни срокове (седмици 2–4)
- Решение: Въведете текущи вътрешни крайни срокове – всеки основен краен срок ще има вътрешна проверка 48 часа преди подаването.
- Очакване: Пропуснатите срокове трябва да намалеят с поне 50% през първия месец.
Пример № 2: Постоянни проблеми с качеството
⛳ Сценарий
Един служител постоянно предава работа с грешки, несъответствия или липсващи детайли, което води до преработване и забавяне на проектите. През последните три месеца процентът на грешките надхвърли 30%, което налага чести корекции от страна на мениджърите и членовете на екипа.
😦 Възможни причини
- Липса на внимание към детайлите: Служителят бърза да изпълни задачите, без да преглежда работата си.
- Неясни стандарти за качество: Очакванията за точност и последователност не са добре дефинирани.
- Неефективен процес на преглед: Няма структуриран начин за откриване и коригиране на грешки преди подаване.
🏁 Действия и график
1. Създайте списъци за проверка на качеството (дни 1-5)
- Решение: Определете неотменими стандарти за качество и създайте списък с конкретни задачи, които служителят трябва да изпълни, преди да предаде работата си.
- Очакване: Процентът на грешките трябва да намалее с 20% в рамките на първите 30 дни, тъй като служителите развиват навик за самооценка.
2. Въведете сесии за взаимна оценка (седмици 1–4)
- Решение: Назначете ментор или оценител на качеството, който да проверява работата на служителя преди окончателното й предаване. Сменяйте оценителите, за да се гарантират различни гледни точки.
- Очакване: До 4-та седмица служителят трябва да коригира поне 70% от грешките, преди работата да стигне до мениджърите.
3. Проследявайте и намалявайте грешките в рамките на 60 дни
- Решение: Създайте структурирана система за обратна връзка с двуседмични проверки, за да обсъждате напредъка, да идентифицирате повтарящи се проблеми и да засилите техниките за точност.
- Очакване: Процентът на грешките на служителя трябва да намалее с 50% в рамките на 60 дни. Ако грешките продължават, преоценете обучението или подходящата за него длъжност.
💡 Професионален съвет: Използвайте шаблона за контрол на качеството на ClickUp, за да очертаете стъпките за контрол на качеството и да определите ясни контролни точки за преглед. Това ще стандартизира проверките за качество, ще разпредели отговорността за отстраняване на грешки и ще гарантира, че всеки резултат отговаря на очакванията преди подаването.
Пример № 3: Липса на сътрудничество при екипни проекти
⛳ Сценарий
Един служител се мъчи да работи ефективно в екип, което води до пропуснати предавания, недоразумения и нарастващо напрежение сред колегите. Задачите, които изискват междуфункционален принос, често се забавят, а колегите се чувстват разочаровани, че трябва да компенсират липсата на координация.
😦 Възможни причини
- Слаби комуникационни умения: Служителят не споделя ефективно актуална информация или проблеми.
- Нежелание да споделят отговорности: Предпочитат да работят сами или се колебаят да делегират задачи.
- Неясни роли и очаквания: Те не разбират напълно какво е необходимо за гладко предаване на задачите.
🏁 Действия и график
1. Създайте списъци за проверка на качеството (дни 1-5)
- Решение: Определете неотменими стандарти за качество и създайте списък с конкретни задачи, които служителят трябва да изпълни, преди да предаде работата си.
- Очакване: Процентът на грешките трябва да намалее с 20% в рамките на първите 30 дни, тъй като служителите развиват навик за самооценка.
2. Въведете сесии за взаимна оценка (седмици 1–4)
- Решение: Назначете ментор или оценител на качеството, който да проверява работата на служителя преди окончателното й предаване. Сменяйте оценителите, за да се гарантират различни гледни точки.
- Очакване: До 4-та седмица служителят трябва да коригира поне 70% от грешките, преди работата да стигне до мениджърите.
3. Проследявайте и намалявайте грешките в рамките на 60 дни
- Решение: Създайте структурирана система за обратна връзка с двуседмични проверки, за да обсъждате напредъка, да идентифицирате повтарящи се проблеми и да засилите техниките за точност.
- Очакване: Процентът на грешките на служителя трябва да намалее с 50% в рамките на 60 дни. Ако грешките продължават, преоценете обучението или подходящата за него длъжност.
Пример № 4: Продължаващи проблеми с присъствието или пунктуалността
⛳ Сценарий
Един служител често закъснява или отсъства от работа без предизвестие, което нарушава графиците на екипа и забавя задачите. През последния месец неговият регистър за присъствие показва нередовни работни часове, което води до опасения относно надеждността и разпределението на натоварването.
😦 Възможни причини
- Лични проблеми: Предизвикателства извън работата влияят на тяхната наличност
- Липса на мотивация: Те не виждат влиянието на пунктуалността върху екипа.
- Лошо планиране: Неефективното управление на времето води до закъснения в началото на работния ден.
🏁 Действия и график
1. Проведете индивидуална среща (седмица 1)
- Решение: Седнете с служителя, за да обсъдите моделите на присъствие и да разкриете евентуални лични или професионални пречки. Използвайте тази среща, за да определите ясни очаквания и да се споразумеете за структуриран план за подобряване.
- Очакване: До края на първата седмица служителят трябва да има ясно разбиране за изискванията за присъствие и коригиращите действия.
2. Изисквайте ежедневни отчети за отработеното време (седмици 2–4)
- Решение: Помолете служителя да записва ежедневно времето на пристигане и почивките си в продължение на четири седмици. Насърчаването на структурирано проследяване и преглед на напредъка с помощта на шаблони за подобряване на процесите може да осигури по-систематичен начин за наблюдение на промените и гарантиране на трайни подобрения.
- Очакване: До 4-та седмица моделите трябва да покажат поне 50% намаление на закъсненията.
3. Използвайте напомняния за графика и проверки на отчетността на екипа (непрекъснато)
- Решение: Настройте автоматични напомняния преди началото на работното време на служителя и въведете екипни проверки, за да засилите отговорността. Насърчавайте ги да комуникират проактивно, ако предвиждат закъснения.
- Очакване: Служителят трябва да покаже постоянни подобрения в присъствието си в рамките на 30 дни и да съобщава предварително за всяко неизбежно отсъствие.
📖 Прочетете още: Шаблони за план за подобряване на производителността (PIP)
Пример № 5: Лоша комуникация с клиентите
⛳ Сценарий
Един служител има затруднения в общуването с клиенти, което води до недоразумения, несъответстващи очаквания и потенциални конфликти. През последните два месеца обратната връзка от клиентите подчертава неясни обяснения, бавно реагиране и затруднения при ефективното разрешаване на проблеми.
😦 Възможни причини
- Липса на обучение по меки умения: Служителят може да не знае как ефективно да води професионални разговори.
- Неясни указания за комуникация: Възможно е да не следват структуриран подход при взаимодействията с клиенти.
- Културни бариери: Разликите в стиловете на комуникация могат да повлияят на яснотата.
🏁 Действия и график
1. Запишете се в семинари за подобряване на комуникацията (седмица 1-2)
- Решение: Осигурете структурирано обучение по меки умения, което се фокусира върху активно слушане, поддържане на професионален тон и справяне с трудни разговори. Редовните сесии за обратна връзка и непрекъснатите практики за управление на производителността могат да помогнат за укрепването на тези умения с течение на времето, като осигуряват постоянно подобрение в взаимодействията с клиентите.
- Очакване: До втората седмица служителят трябва да демонстрира по-уверен и структуриран подход при общуването с клиенти.
2. Упражнявайте симулирани разговори и презентации (седмици 2–4)
- Решение: Провеждайте седмични ролеви игри, в които служителят се справя със симулирани клиентски сценарии. Свържете ги с ментор, който да наблюдава реалните взаимодействия с клиенти и да дава обратна връзка.
- Очакване: До 4-та седмица служителят трябва да покаже забележимо подобрение в яснотата, увереността и отзивчивостта си.
3. Оценявайте подобренията, като използвате обратната връзка от клиентите (30-и ден и след това)
- Решение: Съберете анкети за удовлетвореността на клиентите или формуляри за обратна връзка, за да проследите промените в ефективността на комуникацията. Ако повтарящите се проблеми продължават, преоценете стратегиите за обучение.
- Очакване: До 30-ия ден обратната връзка от клиентите трябва да покаже поне 20% подобрение в оценките за удовлетвореност, свързани с яснотата на комуникацията.
Пример № 6: Превишаване на правомощията или микроуправление
⛳ Сценарий
Мениджър от средно ниво често се намесва в работата на екипа си, преглеждайки незначителни детайли, преработвайки задачи или изисквайки постоянни актуализации, което забавя напредъка и разочарова служителите. Вместо да дават възможност на екипа си, те създават пречки и зависимост, което води до понижаване на морала, лошо управление на времето и намалена производителност.
😦 Възможни причини
- Липса на доверие: Мениджърът вярва, че служителите не могат да извършват качествена работа без постоянен надзор.
- Неправилно разбиране на ролята на мениджъра: Те смятат, че „управление“ означава контролиране на всеки детайл, а не ръководене на екипа.
- Страх от провал: Чувстват се лично отговорни за всеки резултат и компенсират с прекомерна ангажираност.
🏁 Действия и график
1. Определете границите на ролите и нивата на автономност (седмица 1-2)
- Решение: Определете ясни нива на автономност за всеки член на екипа, като посочите кои задачи изискват одобрение от ръководството и кои не. Насърчавайте отговорността и отчетността в екипа, за да изградите доверие.
- Очакване: До втората седмица мениджърът трябва да делегира поне 30% повече задачи без пряка намеса.
2. Ограничете срещите за отчитане до веднъж седмично (седмици 2–4)
- Решение: Преминаване от ежедневни проверки към структурирани седмични прегледи на напредъка, за да се даде възможност на служителите да работят независимо, като същевременно се информира ръководството. Насърчаване на мениджърите да се фокусират върху резултатите, а не върху незначителни подробности.
- Очакване: До 4-та седмица екипът трябва да докладва за по-малко прекъсвания и подобрено изпълнение на задачите.
3. Съберете анонимна обратна връзка от екипа (Седмица 6)
- Решение: Проведете поверителна анкета за обратна връзка от екипа, за да оцените дали участието на мениджъра се е подобрило. Използвайте структурирани шаблони, като тези от шаблоните за оценка на производителността, за да насочите смислени дискусии.
- Очакване: До 6-та седмица служителите трябва да отчетат поне 40% подобрение в автономността при вземането на решения.
✨Интересен факт: Чували ли сте някога термина „хеликоптер мениджър”? Той се използва за онези, които постоянно висят над служителите, проверяват ги на всеки няколко минути, коригират прекалено малки детайли и затрудняват екипа да работи независимо. Научете как да се справяте с шеф, който се занимава с микромениджмънт, в този блог.
Пример № 7: Ниски продажби или ниска ефективност в развитието на бизнеса
⛳ Сценарий
Търговски представител постоянно не достига квотите си, има затруднения при сключването на сделки или не успява да проследи потенциалните клиенти, което води до пропуснати възможности за приходи. През изминалото тримесечие процентът на сключените сделки е спаднал под 30%, което е значително под средния за екипа, което показва необходимостта от структурирана интервенция.
😦 Възможни причини
- Недостатъчно познания за продукта: Не могат да отговорят уверено на въпросите на клиентите.
- Слаби умения за водене на преговори: Те се затрудняват да се справят с възраженията и да сключват сделки ефективно.
- Липса на рутинни действия за проследяване: Водещите не се поддържат правилно, което води до пропуснати възможности.
🏁 Действия и график
1. Осигурете целенасочени сесии за наставничество (седмица 1-2)
- Решение: Свържете служителя с опитен ментор в продажбите, който да му предостави практически наставления за взаимодействието с клиенти. Фокусирайте се върху справянето с възражения, позиционирането на продуктите и техниките за консултативни продажби.
- Очакване: До втората седмица те трябва да демонстрират по-добро познаване на продукта и увереност в разговорите за продажби.
2. Задайте ежедневни цели за обхват (седмици 2–4)
- Решение: Въведете конкретни цели за контакти, като например 10 обаждания и 15 имейла за проследяване на ден, за да поддържате стабилен поток от клиенти. Свържете тези цели с измерими резултати за производителността, като засилите структурираното поставяне на цели за преглед на производителността, за да проследявате напредъка.
- Очакване: До 4-та седмица последователността на контактите трябва да се подобри, а процентът на отговорите да се увеличи с поне 20%.
3. Преоценете производителността с отчети за процеса (30-и ден и след това)
- Решение: Прегледайте процентите на конверсия, напредъка на сделките и пропуснатите възможности, като използвате подробни отчети за продажбите. Ако производителността не се е подобрила, усъвършенствайте стратегиите за наставничество или коригирайте очакванията за ролята.
- Очакване: До 30-ия ден представителят трябва да покаже измеримо увеличение на сключените сделки и по-силна верига от квалифицирани потенциални клиенти.
Пример № 8: Повтарящи се нарушения на политиката или непрофесионално поведение
⛳ Сценарий
Служител многократно нарушава кодекса за поведение на служителите (например, прекомерна лична употреба на интернет, неподходящо облекло на работното място) или проявява неуважение към колегите си, създавайки негативна работна среда. Въпреки устните напомняния и по-нататъшни дисциплинарни мерки, поведението продължава, което се отразява на морала и професионализма на екипа.
😦 Възможни причини
- Липса на ангажираност: Чувстват се откъснати от корпоративната култура и очакванията на работното място.
- Неправилно разбиране на стандартите на работното място: Те може да не са запознати с конкретни политики или да тълкуват неправилно насоките.
- Лични конфликти: Напрежението с колеги или лични проблеми могат да повлияят на поведението.
🏁 Действия и график
1. Документирайте конкретни нарушения и ги обсъдете насаме (Седмица 1)
- Решение: Запишете ясни, основани на факти примери за нарушения на политиката и се срещнете насаме със служителя, за да обсъдите проблемите. Обяснете как действията му се отразяват на екипа и работната среда.
- Очакване: До първата седмица служителят трябва да признае проблема и да се ангажира с коригиращи действия.
2. Осигурете яснота относно очакванията на политиката (седмици 2-4)
- Решение: Споделете писмено резюме на политиките на работното място, като се уверите, че служителят напълно разбира очакванията. При необходимост предложете обучение по професионално поведение и етика на работното място.
- Очакване: До 4-та седмица трябва да се забележи видимо усилие за привеждане на поведението в съответствие с фирмените стандарти.
3. Наблюдавайте поведението и оценявайте напредъка в продължение на 60 дни
- Решение: Проследявайте текущите модели на поведение и събирайте обратна връзка от членовете на екипа, за да оцените подобрението. Ако нарушенията продължават, обмислете допълнителни интервенции или дисциплинарни мерки.
- Очакване: До 60-ия ден служителят трябва да демонстрира последователно спазване на фирмените политики и професионално поведение.
Пример № 9: Трудности при адаптирането към нови технологии или софтуер
⛳ Сценарий
Един служител изпитва затруднения всеки път, когато компанията въвежда нов софтуер или инструменти, което води до пропуснати срокове по проекти, забавяне на работния процес и неудовлетвореност сред колегите, които трябва да компенсират. Те често се колебаят да използват новите платформи, което забавя пълното им внедряване в екипа.
😦 Възможни причини
- Технологична тревожност: Страх от допускане на грешки или неразбиране на системата
- Недостатъчно обучение: Липса на практически насоки или ясна документация
- Съпротива срещу промените: Предпочитание към старите методи, дори ако те са по-малко ефективни.
🏁 Действия и график
1. Организирайте обучения и предоставете видеоклипове с инструкции (седмица 1-2)
- Решение: Предложете интерактивни обучения, видео уроци или подробни ръководства, за да помогнете на служителите да се запознаят с новата система в свое собствено темпо. Уверете се, че имат достъп до самообслужващи ресурси за справка.
- Очакване: До втората седмица те трябва да могат да работят уверено с основните функции.
2. Назначете технически ментор за ежедневна подкрепа (седмици 2–4)
- Решение: Свържете служителя с ментор, който е запознат с технологиите и може да предостави практическа помощ, да разреши проблеми и да затвърди най-добрите практики. Насърчавайте ежедневни проверки за бързи разяснения.
- Очакване: До 4-та седмица служителят трябва да покаже подобрение в комфорта и ефективността при използването на софтуера.
3. Оценявайте компетентността въз основа на процента на изпълнени задачи (45-и ден и след това)
- Решение: Оценете колко ефективно служителят изпълнява задачите, свързани със софтуера, в сравнение с преди. Ако напредъкът е бавен, осигурете допълнително обучение или коригирайте очакванията.
- Очакване: До 45-ия ден процентът на изпълнените задачи трябва да се подобри с поне 30%, което е знак за повишена ефективност.
💡 Професионален съвет: Използвайте шаблона за технологична пътна карта на ClickUp, за да оцените настоящата си технологична среда, да планирате фазите на внедряване и да определите ясни етапи за успешно внедряване.
Пример № 10: Забавен професионален растеж или застой в кариерата
⛳ Сценарий
Един служител е спрял да се развива в ролята си и не проявява ентусиазъм към нови предизвикателства или възможности за развитие на умения. Той изпълнява задачите си адекватно, но му липсва ангажираност, инициативност, лидерски умения или мотивация да поеме допълнителни отговорности.
😦 Възможни причини
- Липса на яснота относно кариерното развитие: Те не виждат бъдеще в компанията.
- Изчерпване: Чувстват се психически изтощени, което води до загуба на мотивация.
- Недостатъчно признание: Усилията им остават незабелязани, което прави растежът да изглежда безсмислен.
🏁 Действия и график
1. Изгответе план за личностно развитие с SMART цели (седмица 1-2)
- Решение: Работете със служителя, за да създадете личен план за развитие, който включва SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето) цели, свързани с неговата роля. Фокусирайте се върху развиването на умения, възможностите за лидерство или участието в нови проекти.
- Очакване: До втората седмица те трябва да имат структуриран план за растеж с ясни стъпки за действие.
2. Предложете възможности за наблюдение на работата или кръстосано обучение (седмици 2–6)
- Решение: Въведете наблюдение на работата, менторство или кръстосано обучение в различни отдели, за да разширите набора от умения на служителите и да възродите ангажираността им. Предоставете им възможност да се запознаят с потенциалните кариерни пътища в компанията.
- Очакване: До 6-та седмица служителят трябва да прояви повишен интерес към кариерното си развитие и усъвършенстването на уменията си.
3. Преразгледайте напредъка и коригирайте плана за развитие (месец 3)
- Решение: Провеждайте индивидуални разговори за кариерното развитие на всеки три месеца, за да прегледате напредъка, да обсъдите препятствията и да усъвършенствате целите за развитие въз основа на интересите и производителността на служителите.
- Очакване: До третия месец те трябва да покажат активно участие в инициативи за развиване на умения и подновен ангажимент в ролята си.
📖 Прочетете още: Как да намерите кариерен ментор за професионално развитие
Как да създадете план за подобряване на производителността в 3 лесни стъпки
Планът за подобряване на производителността трябва да предоставя ясен път напред, очертавайки къде служителят изпитва затруднения, как изглежда успехът и как ще го постигне. Следвайте тези три структурирани стъпки, за да изготвите ефективен план.
1. Определете проблема с производителността с конкретни примери
Неясен или обобщен план за подобряване на производителността (PIP) създава объркване сред служителите. Вместо това, документирайте ясни, основани на факти примери за ниска производителност.
Как да го направите:
- Използвайте количествено измерими данни: Вместо „Често пропуска крайни срокове“, кажете „Пропусна 5 от 8 крайни срока през първото тримесечие“.
- Посочете конкретни случаи: Какво се случи, кога и как това се отрази на екипа?
- Съгласувайте го с очакванията на компанията: Свържете проблема с отговорностите на работата или показателите за производителност.
Това гарантира, че няма да има неясноти относно причините за създаването на PIP. За да направите това ефективно, можете да използвате система за управление на екипа, която ви помага да проследявате изпълнените задачи. Тук можете да използвате няколко функции на ClickUp едновременно. Първата от тях е ClickUp Tasks.
Задачи в ClickUp
С ClickUp Tasks можете да:
- Възложете на екипа си изпълними, ясни и добре дефинирани задачи.
- Проследявайте напредъка по задачите, за да разберете производителността на екипа си.
- Планирайте, организирайте и сътрудничете безпроблемно по всеки проект
- Категоризирайте задачите по приоритет и задание
- Свържете свързани задачи и проследявайте напредъка с персонализирани статуси.
📮ClickUp Insight: Почти 60% от работниците отговарят на незабавни съобщения в рамките на 10 минути. Макар че тези бързи отговори често се приравняват на ефективност, те нарушават концентрацията и пречат на задълбочената работа.
Централизирайте проекти, задачи и чат низове в ClickUp, за да оптимизирате взаимодействията си и да намалите превключването между контексти. Получавайте необходимата информация, без да жертвате концентрацията си!
2. Поставете реалистични и измерими цели за подобряване
Без ясни показатели за успех нито служителят, нито мениджърът ще знаят кога се постига напредък. Целите трябва да бъдат постижими, обвързани с времеви рамки и измерими.
Как да го направите:
- Съгласувайте очакванията с менторство, обучение или корекции в работния процес, за да премахнете препятствията.
- Разделете целите на 30-, 60- или 90-дневни контролни точки, за да проследявате постепенния напредък.
- Използвайте критериите SMART – целите трябва да бъдат конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с време.
ClickUp е приложението, което помага на мениджърите и професионалистите да си сътрудничат с екипите си. От управление на задачи и документи до шаблони и чат, то предлага всичко необходимо на едно място.
Цели на ClickUp
Можете да използвате ClickUp Goals, за да зададете критерии за производителност, да проследявате напредъка с измерими цели и да осигурите прозрачност на текущите подобрения.
Това ви помага да зададете конкретни цели, да определите срокове и да свържете задачите директно с целите за производителност на служителите, като по този начин се гарантира отчетност на всеки етап.
📌 Пример: Ако проблемът е пропуснати срокове, ясната цел може да бъде: Увеличаване на процента на изпълнени задачи от 60% на 90% в рамките на 60 дни, с седмично проследяване на напредъка чрез ClickUp Goals.
3. Определете системи за подкрепа и мерки за отчетност
Планът за подобряване на производителността не трябва да се възприема като наказание – той е съвместно усилие. Определете кой е отговорен за проследяване на напредъка и какви ресурси ще бъдат на разположение за подпомагане.
Как да го направите:
- Документирайте напредъка на едно централно място, за да проследявате подобренията във времето.
- Планирайте редовни срещи (седмично или на две седмици) за наставничество и обратна връзка.
- Назначете ментор или мениджър , който да предоставя насоки и корекции в курса на действие.
Това гарантира, че служителят не е оставен сам да се справя с проблемите, а разполага със структурирана система за подходящо обучение и развитие.
4. Преглеждайте редовно производителността с помощта на данни
Проследяването на производителността във времето е ключово за определяне на ефективността на PIP. Редовните прегледи помагат за коригиране на целите, осигуряват допълнителна подкрепа или признават напредъка.
Как да го направите:
- Коригирайте целите според нуждите въз основа на проследяване на напредъка в реално време.
- Оценявайте напредъка на всеки етап (30, 60, 90 дни), за да се уверите, че подобренията отговарят на очакванията.
- Събирайте обратна връзка от колеги, ментори и мениджъри, за да оцените промените в поведението и производителността.
ClickUp Dashboards
Искате ли да получавате информация в реално време за производителността на екипа?
Използвайте таблата на ClickUp, за да визуализирате тенденциите в производителността, да проследявате изпълнените и неизпълнените задачи и да гарантирате, че служителите ви са на прав път. Таблатата предоставят информация в реално време, така че можете да вземате информирани решения, без да се налага да се занимавате с микромениджмънт.
Научете как да създадете персонализиран табло в ClickUp!👇
Бонус: Използвайте шаблон за PIP
Планът за подобряване на производителността е ефективен само ако е структуриран, проследим и ориентиран към целите.
Използвайте шаблона за план за подобряване на производителността на ClickUp, за да документирате ключови проблеми с производителността, да очертаете измерими цели за подобрение и да измервате напредъка на екипа в реално време – всичко това в едно централизирано работно пространство.
Най-добри практики за поддържане на мотивацията по време на план за подобряване на производителността
Планът за управление на производителността може да бъде мотивиращ инструмент за растеж или демотивиращ ултиматум – всичко зависи от това как е структуриран и комуникиран.
Служителите остават ангажирани, когато се чувстват подкрепени. Ключът е да се намери баланс между отговорността и насърчаването, като се гарантира, че планът за подобряване на производителността води до подобрение, без да създава ненужен стрес.
Ето някои неща, които трябва и не трябва да правите, за да поддържате мотивацията на служителите през целия процес:
| ✅ Какво да правите | ❌ Не правете |
| Адаптирайте плана за подобряване на производителността към силните страни. Съгласувайте областите за подобрение с уменията и кариерното развитие на служителя. | Избягвайте универсалния подход. Общите PIP изглеждат безлични и неефективни. |
| Включете развиването на умения по време на периода на преглед. Предложете инструменти, курсове или наставничество, за да направите подобрението удовлетворяващо. | Не се фокусирайте само върху отстраняването на слабостите. Растежът трябва да се възприема като възможност, а не като последица. |
| Оформете обратната връзка около напредъка. Кажете: „Ето как ще ви помогнем да се подобрите“, вместо „Ето какво сте направили погрешно“. | Избягвайте да повтаряте минали неуспехи. Поддържайте дискусиите с поглед към бъдещето и ориентирани към намиране на решения. |
| Използвайте диаграми, етапи или отчетност пред колеги за обработка на данни и поддържане на ангажираността на служителите. | Не разчитайте само на проверки. Служителите също трябва да следят собственото си развитие. |
| Свържете напредъка на служителите с значими награди. Новите проекти, лидерските роли или признанието повишават ангажираността. | Не предполагайте, че мотивацията възниква автоматично. Служителите се нуждаят от стимули, за да останат ангажирани. |
🧠 Знаете ли? Проучване на Gartner разкрива, че 84% от маркетолозите изпитват силно „забавяне на сътрудничеството“ от междуфункционалната работа, което забавя производителността и увеличава напрежението между екипите.
Ето как ClickUp може да ви помогне да приложите най-добрите практики:
- Комуникирайте ефективно: Проактивно общувайте със своите служители, за да разрешите проблемите, които ги възпрепятстват. Използвайте ClickUp Chat, за да ги окуражавате чрез личен чат.
- Подобрете управлението на проектите: Използвайте различни изгледи на ClickUp, като например диаграма на Гант, за да визуализирате напредъка на проектите за подобряване на работата на вашите служители.
- Подобрете управлението на времето: Функциите за проследяване на времето на проекта в ClickUp могат да ви помогнат да идентифицирате тенденциите в производителността на служителите. Използвайте вградените таймери, за да измервате времето, прекарано в задачите, и използвайте автоматично генерираните отчети, за да анализирате разпределението на времето между задачите.
- Оценявайте производителността на служителите: Използвайте ClickUp Brain, за да генерирате подробни отчети за производителността на служителите. След това представяйте тези отчети с помощта на ClickUp Docs и ги споделяйте със служителите си и техните ментори.
Предотвратявайте проблеми с производителността, преди да възникнат, с ClickUp
Планът за подобряване на производителността не трябва да бъде първата стъпка в усъвършенстването на служителите. Той трябва да се прилага, когато постоянната подкрепа и насоки не са решили напълно проблемите с производителността. Избягвайте да стигате до този етап, като предоставяте на служителите ясни очаквания, структурирани работни процеси и непрекъсната обратна връзка от първия ден.
С ClickUp мениджърите могат да оптимизират управлението на задачите, да определят ясни приоритети и да проследяват натоварването, като по този начин гарантират, че конкретните проблеми с производителността се решават на ранен етап.
✅ Управление на задачите: Задайте ясни срокове, приоритети и отговорности.
✅ Проследяване на целите: Задайте измерими цели, за да поддържате съгласуваността на служителите.
✅ Сътрудничество в реално време: Използвайте Whiteboards и Docs, за да осигурите яснота.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и създайте проактивен, високопроизводителен екип!