Как да създадете таблица за отчитане на работното време в Excel (ръководство с шаблони)

Изминахме дълъг път от времето, когато хората се регистрираха с карти за отчитане на работното време и поддържаха хартиени таблици за отчитане на работното време.

Днес разполагаме с автоматични системи за отчитане на работното време на нашите компютри.

И някъде по пътя хората откриха проследяването на времето в Excel.

Но как се прави това?

В тази статия ще ви покажем как да създадете таблица за отчитане на работното време в Excel, ще ви представим няколко шаблона и ще разгледаме недостатъците на отчитането на работното време в Excel. Ще ви представим и интелигентен алтернативен инструмент, който улеснява отчитането на работното време.

Кой е готов да се отличи в създаването на Excel таблица за отчитане на работното време?

Как да създадете времеви график в Excel?

Ако сте собственик на бизнес или проектен мениджър, искате да знаете къде вашият екип прекарва цялото си време, особено ако ръководите отдалечен екип.

В края на краищата, данните за времето са от решаващо значение за HR, доставчиците на услуги за изчисляване на заплати, фактурирането на клиенти и т.н.

За щастие, проследяването на времето е нещо, което можете да направите с Excel таблица.

Нека разберем как да създадем времева таблица в Excel...

Стъпка 1: Форматирайте вашата електронна таблица

Отворете нов Excel файл.

За да създадете четлив Excel работен лист, трябва да форматирате клетките на работния лист, за да ги направите по-широки.

Как?

Изберете колона A и плъзнете края й до желаната ширина.

След това кликнете с десния бутон на мишката върху колона А > изберете Копиране > маркирайте колоните от Б до Л > натиснете Ctrl+V, за да поставите форматирането.

Това ще копира форматирането на всички колони, които сте избрали (B-L).

Стъпка 2: Добавете заглавие на времевата таблица

Маркирайте диапазона от клетки A1–L1.

След това изберете Обединяване и центриране от лентата с инструменти. Ще го намерите в раздела Начало.

Въведете името на вашата компания в клетка A1.

Центрирайте и форматирайте текста в клетката (наименованието на компанията) според вашите предпочитания.

Експериментирайте с шрифта, размера и цвета. 🌈

Не забравяйте да го направите удебелен. Името на вашата компания трябва да изпъква!

След като сте направили заглавието на компанията си цветно, вашата електронна таблица може да изглежда по следния начин:

Стъпка 3: Добавете необходимите етикети

Сега е време да добавите всички етикети към вашия Excel работен график.

Как иначе хората ще знаят къде да добавят своите времеви записи и други данни за служителите?

Започнете да добавяте етикети като служител, мениджър, отдел и др.

За този пример за времеви график на служител, нека добавим:

За всички тези етикети изберете Опаковане на текст.

Това е иконата с „abc със стрелка“ в лентата с инструменти.

Това ще побере думите в една клетка, независимо колко дълго е името на етикета.

Готово?

Вашият Excel лист трябва да изглежда по следния начин:

В клетките след всеки етикет създайте ред, в който служителите и мениджърите да въвеждат данните си.

А ако решите, че това трябва да бъде разпечатаем работен график, линията ще покаже къде да пишете.

За да създадете линията, маркирайте клетките B2 до D2 и след това изберете Долна граница от лентата с инструменти.

Ще се появи ред за етикета Служител.

След това обединете клетките.

Повторете този процес за всички останали етикети, които сте добавили.

Стъпка 4: Добавете етикети, свързани с времето

Предишната стъпка съдържаше подробности, които се отнасяха повече за служителя. Сега е време да добавите етикети, свързани с времето!

Различни неща, не мислите ли?

Нека обединим клетките A6 до L6, за да образуваме малко разделение между данните за служителите и следващия набор от етикети, свързани с времето.

Можете да добавите етикети, свързани с времето, в ред 7, за да създадете заглавия за всяка колона.

Добави:

Това са само някои от често използваните етикети, които според нас биха могли да ви бъдат полезни.

Но можете да добавяте или премахвате етикети, които са по-подходящи за вашата организация, като редовни часове, празнични часове, часове на служителите, часове за фактуриране и т.н.

Ако забележите, че Време в и Време из са добавени два пъти в две различни клетки. (C7, D7, E7 и F7)

Това е за обедната почивка. 🍲

Винаги можете да правите промени в зависимост от нуждите на вашата организация.

Добавете една или две почивки за кафе, или дори повече!

Няма такова нещо като прекалено много кафе. ☕

След като добавите всички етикети, свързани с времето, ще получите електронна таблица, която изглежда така:

Нещо не е наред, нали?

Да, форматирането.

Нека го поправим.

Първо, попълнете реда с цвят по ваш избор. За да направите това, маркирайте клетките A7 до J7, изберете опцията Цвят на запълване от лентата с инструменти и след това изберете цвят.

След това маркирайте текста в подчертаните клетки като удебелен, центрирайте текста и го подравнете по средата. Не забравяйте да изберете Опаковане на текст както преди, за да се уверите, че текстът се показва в клетката, без да прелива в други клетки.

След това отидете в инструмента за граници и изберете Всички граници от падащото меню, за да поставите рамки около етикетите.

Какво остава?

Трябва да добавите дните от седмицата!

За този седмичен работен график добавете понеделник до неделя, започвайки от клетка A8 и завършвайки в клетка A14. Можете да започнете седмицата от който ден пожелаете.

След като въведете дните от седмицата, форматирайте ги, за да бъдат по-лесни за четене.

Ето как:

Стъпка 5: Последни щрихи

Ако забележите, че вашата Excel таблица има излишни решетки и клетки с граници, които не са необходими за вашия работен график, премахнете ги.

Премахването на ненужните елементи ще ви помогне да получите изчистен седмичен Excel работен график.

Накрая, направете окончателните промени в шрифта, размера, подравняването и цвета, и готово!

Поздравления, успешно сте завършили създаването на времеви график в Excel! 🎉

Вашата таблица за отчитане на работното време може да изглежда по следния начин:

Започнете да въвеждате времето си, за да поддържате производителността и заплатите под контрол!

Съществува обаче и лесен начин, който не изисква създаването на Excel таблица за отчитане на работното време от празен работен лист.

Ах, тайната сила на шаблоните!

Ние внимателно подбрахме няколко шаблона за отчитане на работното време в Excel, за да не се налага да ги търсите.

Свързано: Софтуер за отчитане на работното време

3 шаблона за отчитане на работното време в Excel

Най-доброто при шаблоните за отчитане на работното време в Excel е, че спестявате много време и усилия.

Но шаблоните с формули са още по-добри.

Някои от шаблоните за проследяване на времето в Excel могат да извършват изчисления за вас въз основа на една или две формули за времеви график в Excel.

Те вече са включени в клетките на електронната таблица, така че не е необходимо да ги добавяте!

Ето три варианта на шаблони за отчитане на работното време в Excel:

1. Шаблон за месечен работен график

Това е безплатна опция за проследяване на работното време в Excel с няколко раздела, посветени на всеки служител.

Това го прави организиран шаблон за времеви график на служителите, с който изчисляването на общата заплата на няколко служители става лесно.

Изтеглете този шаблон за месечен работен график.

2. Шаблон за двуседмичен работен график

Това е файл с шаблон за Excel времеви график, който съдържа три шаблона. Получавате шаблон за седмичен времеви график, месечен и двуседмичен времеви график.

Изтеглете този шаблон за калкулатор на Excel за отчитане на работното време.

3. Шаблон за ежедневен работен график

Този Excel шаблон за отчитане на работното време е проектиран с етикети като информация за служителя, заплата, общо отработени часове и др. Той е и много прост шаблон за отчитане на работното време, с който лесно можете да започнете.

Можете да персонализирате или добавите етикети според нуждите си, за да посочите други подробности, като почасова ставка, ставка за фактуриране, извънредни часове, начална дата на периода на заплащане и др.

Изтеглете този шаблон за дневен работен график.

Това са само някои от възможностите.

Ще намерите няколко други опции, като например производителност на служителите, 24-часова активност и шаблони за Excel за отчитане на времето по проекти.

Въпреки това, има един проблем.

Рано или късно ще се сблъскате с тези ограничения на Excel шаблона за отчитане на работното време.

За повече информация, разгледайте тези шаблони за времеви разписания!

3 недостатъка на проследяването на работното време в Excel

Проследяването на работното време в Excel изглежда като доста прост подход, но всъщност е изключително остарял.

Защо?

Защото съществуват автоматични системи за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите!

Ето някои от недостатъците на проследяването на времето в Excel:

1. Ненужни ръчни усилия

Всяка работна час, която проследявате, трябва да се въвежда ръчно.

Това е единственият начин, по който работи Excel.

Ще прекарвате вечността в въвеждане на данни за времето.

И това става всеки път, когато влизате и излизате от системата.

ВИНАГИ!

След това идва добавянето, изваждането и умножението, за да се намери общият брой работни часове...

Надявам се, че обичате числата, защото ще се занимавате много с тях.

Освен това, ръчното отчитане на работното време е изложено на човешка грешка.

Помислете за това.

Ще трябва да разчитате на паметта си, за да запомните времето, което сте прекарали в работа.

Не забравяйте да попълвате данните в таблицата за отчитане на работното време всеки ден, защото това ще се отрази на заплатата ви. Подигравателно

В най-лошия случай можете да допуснете грешка в изчисленията, да въведете грешни минути или случайно да объркате формулата в Excel в шаблона.

Вече сте в паника?

Трябва да сте, защото това може да доведе до груби грешки в изчисленията и скъпи грешки в изплащането на заплатите.

В резултат на това разходите по проекта ви могат да се увеличат неочаквано!

Как ви харесва отчитането на работното време в Excel сега?

2. Не може да се интегрира с вашия инструмент за управление на проекти

Инструментите на Microsoft не са най-лесни за употреба.

Това е като съсед, който има проблем с всички в квартала.

Защото когато направите списък с инструменти на Microsoft, които могат лесно да се интегрират, Excel може би ще се класира на последно място в него.

Така че не очаквайте да имате готови полезни или удобни данни в софтуера си за управление на проекти.

MS Excel работи самостоятелно. 🙄

3. Не можете да генерирате автоматични отчети

Microsoft Excel е инструмент за работа с електронни таблици с функции като пивотна таблица, условно форматиране и валидиране на данни.

Няма функции за отчитане на работното време обаче.

Той не може да проследява времето автоматично, нито да генерира отчет въз основа на въведените данни за времето.

Може да има диаграми и формули, но каква е ползата от тях?

Освен ако не въведете ръчно и не обработите данните, няма да има отчети за анализ.

Това не е идеалният вариант.

В Excel таблицата за отчитане на работното време се показват големи обеми данни в един работен лист, което затруднява откриването на модели или извличането на полезна информация.

В крайна сметка: Вие се нуждаете от отчети.

А Excel няма да генерира никакви.

Разгледайте подробното ни ръководство за управление на проекти в Excel .

Но въпросът е: и сега какво?

Отговорът на този въпрос е ClickUp, един от най-високо оценените инструменти за продуктивност в света, обичан от екипи от всички размери по целия свят.

Бонус: Шаблони за блокиране на време

Насладете се на безпроблемно проследяване на времето в ClickUp

Вграденото проследяване на времето в ClickUp е всичко, от което някога сте се нуждаели.

Защо?

Първо, тя е вградена.

Това означава, че няма да се нуждаете от помощта на приложение на трета страна.

С нашия вграден инструмент за отчитане на работното време можете:

Използване на вградената функция за отчитане на работното време в ClickUp

Можете дори да добавите повече подробности към проследените времеви записи, като добавите етикети и бележки.

Научете как да използвате проследяването на времето, за да завършвате проектите по-бързо.

Знаете ли, че можете да стартирате нашия таймер за задача на един компютър и да го спрете на друг компютър? 🤯

Да.

Нашият глобален таймер може да направи това.

Всичко, което трябва да направите, е да се уверите, че сте влезли в устройствата, които използвате.

Освен нашия наистина страхотен глобален таймер, ние се гордеем и с възможностите на ClickUp за отчитане на времето.

Можете да получите всички видове данни, като използвате приложения за проследяване на времето.

Някои от тях включват:

Отчитане на времето в ClickUp

Ето една още по-добра идея.

Просто използвайте джаджите, за да създадете свой собствен табло за проследяване на времето в ClickUp. 😎

Имате също така свободата да интегрирате ClickUp с любимото си приложение за отчитане на работното време, като Time Doctor, Harvest, Everhour и др.

По този начин получавате цялостно решение, съобразено с вашите нужди, а не само с това, което ние смятаме за най-добро за вас. 😇

Можете дори да получите достъп до съществуващ Excel работен график тук, в ClickUp, с нашата функция Embed view.

По този начин няма да загубите нито една от проследените данни от Excel, когато преминете към проследяването на времето в ClickUp.

Но почакайте, имаме още нещо за вас.

Ето кратък поглед върху функциите на ClickUp, за да си направите представа:

Кажете „Стига вече“ на проследяването на работното време в Excel!

Разбира се, методът с Excel таблици може да ви помогне при проследяването на вашите данни за времето.

Но това отнема твърде много време и е рисковано.

Няма точност на времето или данните, грешките са неизбежни, а объркванията в заплатите може да не са нещо, с което искате да се занимавате в края на месеца.

Най-добре ще е да автоматизирате процеса с инструмент за отчитане на работното време.

Като ClickUp!

Защо?

Защото това е цялостно решение.

ClickUp може да проследява времето и проектите и да генерира отчети и за двете.

Готови ли сте да проследявате времето автоматично? Тогава се присъединете към ClickUp още днес и кажете сбогом на попълването на времеви разписания, едно по едно, в досадни клетки. 👋

Свързани статии: