Нека да опишем ситуацията. 🎥
Вие сте проектен мениджър в компания, която пуска нов продукт на пазара – колко вълнуващо!
Прекарали сте часове в изготвянето на перфектния план за проекта и месеци в опити да реализирате идеите на екипа си.
Зададохте SMART цели, създадохте планове за действие при извънредни ситуации и предвидихте резервно време в случай, че възникнат непредвидени предизвикателства. И все пак, проектът ви все още изостава много. 🤯
И така, какво правите? Паникьосвате се? Обръщате масата? Обаждате се на вашия лайф коуч?
Не!
Вдишвате дълбоко и започвате да обмисляте начини да наваксате стратегически загубеното време. 🤓
Присъединете се към нас в това пътуване, докато изследваме един от най-популярните инструменти за планиране за наваксване в управлението на проекти, кога да го използвате и как да го приложите успешно!
Netflix/ GIPHY
Здравейте, казвам се _____ и моят проект изостава от графика.
Закъснението в изпълнението на даден проект е изключително често срещано явление и в даден момент се случва на всеки! А понякога то е извън вашия контрол.
Липсата на материали, лошата комуникация, изтощението и неопределените цели могат да се натрупат и да ви забавят по-бързо, отколкото си мислите, но има инструменти, които можете да използвате като проектен мениджър, за да наваксате графика си и да спазите крайния срок.
Тук на помощ идват техниките за съкращаване на графика. Това са методи, които ви помагат да останете в график и да завършите проекта в първоначалния срок. 🙌🏼
Освен това, тези техники са изключително гъвкави и могат да се прилагат към всички видове проекти.
Опитни продуктови инженери, разработчици, дизайнери и мениджъри може би вече намират тази техника за доста обичайна, но и хората в строителството, медицината и недвижимите имоти също са постигнали успех в прилагането на тези инструменти в своите отрасли! По-специално, техниката на бързото проследяване.
Бързото проследяване в управлението на проекти е едно от най-често използваните средства за съкращаване на графика и макар че не е необходимо да го използвате редовно, то в никакъв случай не е фатално за графика на вашия проект.
Бонус: Шаблони за планове за действие при извънредни ситуации!
Какво е ускореното изпълнение в управлението на проекти?
Радваме се, че попитахте.
Ускореното изпълнение в управлението на проекти е когато задачи, които първоначално са били планирани да се изпълняват една след друга, се изпълняват паралелно или частично се припокриват с други.
Или с други думи, изпълнението на няколко задачи едновременно за един проект, без да се засяга обхватът на проекта! Така ще успеете да спазите крайния срок. 😎
Ускореното изпълнение е опция само ако припокриващите се задачи не са зависими една от друга и попадат в критичния път — известен още като поредица от основни задачи във вашия проект, които определят крайната дата на доставка.
Помислете: Важни етапи или спринтове в ClickUp!
PeacockTV/ GIPHY
Полезно е да започнете с преглед на пътната карта на проекта и да идентифицирате задачите, които показват кога проектът ви преминава в следващата фаза. Обикновено първите или последните задачи в тези фази са добри индикатори! Това ще ви даде представа кои задачи могат да причинят потенциални пречки, ако се опитвате да ги изпълните едновременно.
Можете да ускорите само задачите по критичния път, защото те са задачите, които действително движат нещата напред и не зависят от други задачи, които могат да попречат на тяхното изпълнение.
Повече за критичния път тук.
Но ClickUp, има ли други инструменти за съкращаване на графика?
Да, има.
Crashing е друг често използван инструмент за съкращаване на графика, който много продуктови мениджъри могат да обмислят, когато решават дали да приложат ускореното изпълнение.
Ускоряването на проекта е действие, при което се вложат допълнителни ресурси в дадена дейност или задача, вместо да се коригира първоначалният план или началните дати. Подобно на ускореното изпълнение, ускоряването не засяга крайната дата на доставка, когато се изпълни успешно, и може да се приложи само към задачи от критичния път.
Но от многото техники за съкращаване на графика, едно добро правило е да опитате първо бързото проследяване, защото то не води до допълнителни разходи и можете да го използвате едновременно с другите си предпочитани техники.
Интензивен курс по ускоряване на проекти
Ако знаете, че разполагате със средствата да разпределите външни материали и ресурси за вашия проект, крашът може да ви се стори по-бързо решение от ускореното изпълнение, но цената не е единственото предизвикателство, което трябва да вземете под внимание.
Като прилагате допълнителни ресурси към съществуващите задачи, вие делегирате повече работа на повече хора, което може да доведе до ситуация, в която „има прекалено много готвачи в кухнята“, по-бързо, отколкото можете да кажете „куидич“.
Warner Bros/ GIPHY
Предстоящите проекти също могат да пострадат, ако допълнителни членове на екипа бъдат оттеглени от други задачи, за да работят по друг проект в процес на изпълнение. Ето защо вашият план за ускоряване изисква толкова стратегия и намерение, колкото и планът за бързо проследяване, защото не е така, че едното средство е по-ефективно от другото, а трябва да знаете кое от тях ще работи най-добре във вашата ситуация.
Все пак, успешното ускоряване носи много предимства, включително непроменена последователност!
Погледнете реалистично и обективно какви ще бъдат допълнителните разходи за външни ресурси и се придържайте към тях. Това включва персонал и материали.
Имайте предвид, че ускоряването работи само за дейности, при които допълнителната подкрепа действително ще съкрати продължителността на задачата. Затова, когато делегирате задачи на външни членове на екипа, уверете се, че всички участници знаят точно какво правят, за да се избегнат дублиране на работа, грешки и други пречки за производителността.
Макар че крашът може да се използва едновременно с ускореното изпълнение, той може да бъде рискован и скъп. Затова ви препоръчваме да действате с повишено внимание. 🚧
Недостатъкът на едновременното използване на тези две техники е увеличаването на бюджета и изчерпването на ресурсите, тъй като повече хора работят, изпълняват много задачи едновременно и добавят задачи от нови за тях проекти.
Освен това, в случай че ускореното изпълнение се провали, много проектни мениджъри все пак прибягват до краш! Така че, ако проектът ви изостава от графика и сте начинаещи в техниките за съкращаване на графика, просто използвайте по един инструмент наведнъж. 🙂
Идеалният момент за ускоряване ⏰
Макар че преминаването към ускорено изпълнение на проекти може да изглежда като тревожен сигнал, всъщност то е по-често срещано, отколкото си мислите.
Бъдете предпазливи, когато решавате колко често да използвате тази техника, но има и други причини да я използвате, освен просто изоставане по проект, така че няма защо да се чувствате неудобно!
Можете да използвате ускореното проследяване в управлението на проекти, когато искате да приключите даден проект, за да се възползвате от нова възможност, когато клиентът ви помоли да го направите или когато имате натиск от конкурент да завършите проекта си – но бъдете наясно с рисковете!
Всеки вид техника за съкращаване на графика има свои рискове и предизвикателства, включително и ускореното изпълнение. И изисква проектен мениджър, който наистина разбира от работата си. 🧐
Рисковете и ползите от ускореното изпълнение
За щастие, за да ускорите реализацията на проекта си, използвате само ресурси, които вече сте предвидили в бюджета, така че няма или има много малки допълнителни разходи, за да останете в графика.
Все пак, ускореното изпълнение в управлението на проекти може да бъде рисковано.
Бързото проследяване е всъщност внимателно планирана мултизадачност с по-високи залози. Както при всяко друго мултизадачно усилие, нещата лесно могат да излязат от контрол, когато се опитвате да се справите с няколко крайни срока едновременно.
Когато има много дейности, които се извършват едновременно, има по-голяма вероятност да се наложи да се върнете към вече завършени задачи и евентуално да ги преработите изцяло.
Тази допълнителна сложност може да попречи на качеството и ефективността на проекта, което може да забави графика, който вашият план за ускоряване трябва да ускори.
И макар че може да избегнете някои допълнителни разходи, като не използвате допълнителни ресурси, внимавайте да не се изтощите!
PeacockTV/ GIPHY
Вие и екипът ви ще имате задачи, добавени към натоварването ви по-рано, отколкото сте очаквали, и спестяването на пари може да звучи добре на хартия, но да поддържате хората си щастливи и в здравословен баланс между работата и личния живот е наистина безценно. ✨
Но не позволявайте тези рискове да ви откажат напълно от ускореното управление на проекти! Има начини да избегнете тези рискове и ще се усъвършенствате в използването на този инструмент само чрез практика и планиране! Както винаги казваме тук, в ClickUp, напредъкът към съвършенството. 😎
Нашето предложение: комуникирайте, комуникирайте и отново комуникирайте.
Изглежда толкова просто, но работи... и е малко по-трудно, отколкото звучи.
Проектният мениджър, който познава графика като петте си пръста и може бързо да информира екипа за всяка промяна – дори и най-малките подробности – може да разсее всякакви проблеми, свързани с ускореното изпълнение, които се появяват по пътя ви.
Особено когато екипът увеличава натоварването си, ще искате да сте сигурни, че всички знаят какво се случва, кога ще влезе в сила, защо проектът се ускорява и как това ще се отрази на тяхната работа.
Макар ускореното изпълнение да не трябва да засяга обхвата на проекта ви, все пак ще има няколко нови крайни срока за всяка задача по пътя и колкото по-скоро успеете да синхронизирате екипа си с тези промени, толкова по-добре!
Няма да е зле да споделите и споменатите по-горе рискове, свързани с ускореното изпълнение, за да не сте само вие (или вашият проектен мениджър) тези, които търсят конкретни пречки преди крайния срок за доставка.
Добре, може би това звучи прекалено много. Но това е само защото искаме да сме сигурни, че сте подготвени и готови да изпълните най-добрия план за ускоряване на проектите, който някога сте виждали!
Ето един начин да го направите.
Как да ускорите проекта си
Не е, че ускореното изпълнение е по-добро от всички други инструменти за съкращаване на графика, а по-скоро става въпрос да знаете кои инструменти са подходящи за вас! И как да ги приложите на практика.
Преди да се впуснете в опит да ускорите забавения график на проекта, уверете се, че сте подготвени с софтуер за управление на проекти, който ще ви помогне да управлявате всички променящи се елементи на едно място.
Като ClickUp!
Изтеглете ClickUp и го използвайте на всяко устройство, по всяко време
ClickUp е мощно решение за управление на работата с стотици инструменти за оптимизиране на процесите по управление на проекти чрез консолидиране на задачите, документите, комуникацията и напредъка ви в една единствена платформа.
Той предлага сътрудничество и персонализиране в основата на всяка функция, за да държи целия проектен екип в течение и да поддържа прозрачност на всеки етап от проекта ви.
Освен това, тя се интегрира с над 1000 други инструмента, за да се приспособи безпроблемно към вашите текущи технологии и да ви гарантира, че няма да губите време, когато става въпрос за спестяване на време по вашите проекти! Дори и тези, които изостават малко. 🙌🏼
Спринтовете в ClickUp могат да ви помогнат да планирате ефективно продължителността на проекта и задачите във всеки график и да визуализирате натоварването си с над 15 изгледа, включително Gantt, Board и Mind Maps — голяма „победа“ за проектните мениджъри в мултифункционални екипи.
Изчертаване на връзки между задачи и задачи-етапи в Gantt изглед в ClickUp
Макар че ClickUp може да съхранява и организира вашите активи като професионалист, бързото проследяване не се случва от само себе си. То изисква толкова внимателно планиране, колкото и първоначалната пътна карта на проекта, и ние имаме съвети, които ще ви помогнат да започнете с пет прости стъпки. 🖐🏼
5 стъпки за бързо проследяване
Въпреки че нуждите на всеки проект са различни, всякакви опити за преработване на текущия график отнемат доста време и усилия, за да се ангажира целия екип.
Планът за ускоряване, който създавате, може да бъде повлиян от броя на просрочените задачи, зависимите задачи, времето и причината, поради която проектът изостава, но тези пет стъпки ще ви помогнат да решите дали този инструмент е подходящ за вас и как да започнете отново.
1. Идентифицирайте проблемите, за да определите целите си.
Разгледайте изискванията на проекта, първоначалните цели, приоритети и етапи. Идентифицирайте местата и причините, които доведоха проекта до този момент, и си задайте въпроса дали ускореното изпълнение може да реши проблема или потенциално да причини още повече проблеми.
В таблото за управление на ClickUp можете лесно да определите общото „състояние“ на проекта си с обща информация за напредъка му. Вижте броя на етапите в проекта си, текущата натовареност на екипа си, производителността и спринтовете за броени секунди.
Получете обща представа за напредъка на вашия проект в таблата в ClickUp.
2. Проверете текущия график на проекта.
Запитайте се:
- Колко време ви е необходимо, за да наваксате?
- Кои задачи са по критичния път?
- Кои задачи зависят от други?
- Какъв ефект ще имат тези промени върху натовареността на всеки отделен човек?
Преди да коригирате текущия си график, уверете се, че можете да отговорите на всеки от тези въпроси, за да избегнете допълнителни проблеми и рискове, свързани с ускореното изпълнение в бъдеще!
3. Търсете възможности за ускоряване.
Не забравяйте, че можете да ускорите само задачите по критичния път. Наслагвайте задачи, които не са зависими една от друга, и ако все още не сте го направили, превърнете тези задачи в етапи в ClickUp!
Задачите, които са превърнати в етапи, се отличават от другите задачи с ромбовидна форма във времевата линия на проекта. Отварянето на етапите ще ви покаже незабавно всички взаимоотношения и зависимости между задачите, които трябва да имате предвид.
Още един професионален съвет? Разгледайте времевата рамка на проекта си като диаграма на Гант или мисловна карта, за да получите по-визуално представяне на това как ще изглежда вашият съкратен график.
А споменахме ли, че ClickUp предлага и двата вида изгледа, както и над 13 други? 👀
4. Разгледайте ресурсите си. Реалистичен ли е вашият план за ускоряване?
Разгледайте потенциалната натовареност на екипа ви при ускореното изпълнение и създайте спринтове, за да разделите оставащите задачи на изпълними времеви рамки.
Това може да ви помогне да спазвате новите срокове и лесно да следите коя група задачи ще бъде изпълнена и кога.
Създавайте, управлявайте и персонализирайте спринтовете си в ClickUp или разгледайте Център за шаблони, за да автоматизирате процеса на управление на проекти, като елиминирате повтарящата се работа!
5. Следете напредъка си.
Бързото проследяване изисква повече от солиден план или дори солиден проектен мениджър – вие се нуждаете и от мощна платформа, за да сте в крак с работата, която сте свършили.
Комуникирайте често и директно с екипа си на място, което е достъпно. Всеобхватна система за управление на работата като ClickUp може да ви помогне да оптимизирате процесите по проектите, като елиминира необходимостта да проверявате различни раздели и програми, за да изпращате бързи съобщения.
Проверявайте често състоянието на текущите си задачи, а също и екипа! Уверете се, че вашите колеги се адаптират добре към новите промени и бъдете готови да ги подкрепите и да промените курса отново, ако е необходимо. Можете да го направите. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Започнете да работите на пълни обороти
Повторете след нас: Закъснението е нормално и се случва на всеки в даден момент.
Просто се опитайте да не го превръщате в навик. 😉
Инструментите за съкращаване на графика, като ускореното изпълнение, са тук, за да ви помогнат да промените плановете си за проекта, за да свършите нещата навреме, дори ако по пътя се появят няколко неочаквани пречки.
Вземете няколко дълбоки вдишвания, споделете плана си за ускоряване с екипа и се обърнете към решения за управление на работата като ClickUp, за да коригирате и управлявате лесно крайните срокове според нуждите!