Знаете ли онези дни, когато отваряте лаптопа си в 8 сутринта и преди да се усетите, вече е 5:30, а бюрото ви е покрито с трохи и лепящи се бележки?
Това се случва и на най-добрите от нас. 😵💫
Вместо да си блъскате главата, чудейки се къде е отишъл денят, спестете енергията си с шаблон, създаден специално за решаване на този проблем.
Управлението на времето е ключово за поддържането на концентрация през деня, а шаблоните за отчитане на работното време са свещеният граал, когато става въпрос за възможно най-ефективното прилагане на подходящи стратегии.
От записване на времето, прекарано на работното ви място, до разпределяне на времето в целия ви календар – има шаблон за времеви график за всичко! Предизвикателството е да намерите този, който не само съответства на вашия работен процес, но и ви учи как да повишите производителността си. *
Добрата новина е, че сте на правилното място. 🙂
Независимо от длъжността, екипа или технологичния стак, ние имаме подходящия шаблон за вас. Прочетете нататък, за да научите какво да търсите в следващия си шаблон за отчитане на работното време и да получите достъп до 10 от най-добрите безплатни шаблони на пазара днес. ⏱
Какво е шаблон за работно време?
Шаблоните за работни часове са предварително създадени документи, формуляри или таблици, които помагат на екипите да следят времето, прекарано на работа, по задачи, с клиенти и др. Шаблоните за работни часове варират по сложност и могат да бъдат наистина мощни ресурси за оптимизиране на процесите, свързани с времето, управление на графици и контрол на бюджети.
Помислете за шаблона за времевата карта на вашите служители не само като ресурс за отчитане на работното време, но и като начин да споделите съвети за ефективно управление на времето с целия екип.
Какво да търсите в шаблона за работно време
Вашият шаблон за работно време ще ви предложи повече от обикновена таблица с имена и часове, изброени по страницата. Най-добрите шаблони ще се основават на вашия безплатен софтуер за управление на проекти, за да го направят още по-ценен с функции, които добавят допълнителен контекст и информация към всеки запис.
Въпреки че има множество приложения за блокиране на времето, които ви помагат да подобрите техниките си за управление на времето, намирането на шаблон за работен график, проектиран с оглед на тези стратегии, е най-добрият начин да извлечете максимална полза от инвестицията си.
Освен това, вашият шаблон за отчет за отработено време трябва да отразява вида работа, която извършва вашият екип. Работите ли с подизпълнители или консултанти? Вашият екип записва ли отработеното време? Вписванията за отработеното време се споделят ли с ръководството и се одобряват ли от него?
Това са критични фактори, които трябва да вземете под внимание, преди да се впуснете в избора на следващия си шаблон, и които в крайна сметка ще определят кой шаблон ще бъде най-подходящ за вашите служители.
В интернет има толкова много готови ресурси, че можете да си позволите да бъдете взискателни, когато става въпрос за незаменимите функции на следващия ви шаблон за отчитане на работното време. Ето няколко от нашите любими, които да потърсите, преди да ги изтеглите:
- Проследяване на времето
- Етикети, тагове или категории
- Потребителски полета
- Сътрудничество
- Интеграции
Възможностите са неограничени! Търсенето на някоя (или всички) от тези пет функции ще ви насочи към солиден шаблон за табел за отчитане на работното време, но преди да се насочите към интернет, започнете оттук! Вече сме свършили работата, за да ви предложим някои от най-добрите безплатни шаблони за табели за отчитане на работното време на служителите за всеки екип.
10 безплатни шаблона за табели за отчитане на работното време за проследяване на служителите
Стратегиите за управление на времето са чудесен начин да поддържате висока производителност и да се уверите, че разпределяте личните си ресурси по най-ефективния начин.
Но най-добрата стратегия? Започнете с шаблон, който да ви насочи в следващите стъпки.
Започнете да спестявате време възможно най-скоро с този подбрани списък от 10-те най-добри безплатни шаблона за табели за отчитане на работното време за ClickUp, Excel, Word и други!
1. Шаблон за ежедневен работен график на служителите на ClickUp
Дневният работен график е документ, в който се записват часовете, отработени от служителя по време на всяка смяна или ден.
Процесът на одобрение на дневните времеви разписания може да варира в зависимост от бизнеса. Обикновено той включва преглед от мениджъра на отчетените часове от всеки служител и проверка на точността на данните.
Ако има няколко служители, които се отчитат пред един и същ мениджър, одобряването на дневните времеви разписания е досадна задача! ⌛️
Шаблонът за ежедневен работен график на ClickUp улеснява служителите и мениджърите да следят времето си последователно! Той е пълен с функции за централизиране на процеса, така че вашите отдели по човешки ресурси и счетоводство да могат да виждат цифровата следа, когато им е необходимо. Ето как работи:
- Служителят попълва формуляра ClickUp с необходимата информация и след това го изпраща за преглед.
- Формулярът се изпраща към списък (също включен в шаблона!) и се превръща в задача.
- Оттам можете да видите всички подадени формуляри и да одобрите или коментирате задачата, за да разрешите евентуални проблеми.
С ClickUp ще сте спокойни, знаейки, че записите са точни и проследими!
2. Шаблон за седмичен работен график на ClickUp
Седмичният работен график е документ, в който се записват отработените часове от даден служител на седмична база.
Обикновено включва колони за деня от седмицата, отработените часове и допълнителни бележки за дейностите през деня. Таблицата за отчитане на работното време трябва да се попълва от служителя в края на всяка седмица и да се представя на неговия мениджър или супервайзор за преглед.
Шаблонът за седмичен работен график на ClickUp обобщава почасовата ставка, общия брой часове, общата заплата, подписа и одобряващия за всеки човек в седмичен изглед. Можете също да редактирате подробностите, ако е необходимо да се направят корекции, като кликнете върху конкретно поле.
Ако редактирате Общо часове или Часова ставка, общата заплата ще се изчисли автоматично въз основа на въведените от вас данни. 🤖
РАЗШИРЕНИ ПРАВА ЗА ДОСТЪП В CLICKUPСъвет от професионалист: Правата за достъп и достъпът могат да бъдат деликатна тема за компаниите, които управляват работните часове на своите служители. Просто влезте в настройките на всеки изглед в ClickUp и персонализирайте Споделяне и права за достъп, за да предотвратите нежелани промени!
3. Шаблон за месечен работен график на ClickUp
Месечният работен график е документ, в който се записват отработените часове от даден служител на месечна база. Шаблонът за месечен работен график на ClickUp е същият като този за седмичен работен график, но данните са организирани по месеци.
Месечните времеви разписания позволяват на мениджърите да планират лесно и да правят по-точни прогнози за предстоящи проекти, като им предоставят по-добра представа за наличността на служителите и използването на ресурсите.
Те са полезни и при планиране на заявки за отпуск, тъй като помагат на мениджърите да преценят кои служители може да се наложи да бъдат заместени по време на периоди с голямо натоварване. Или когато някой си вземе отпуск от работа! 🏝
Научете как да използвате проследяването на времето, за да завършвате проектите си по-бързо!
4. Шаблон за одобрение на времеви график на ClickUp
Одобряването на времевите разписания е процес, при който работодателите одобряват или отхвърлят подадените времеви разписания на своите служители или подизпълнители. Шаблонът за одобряване на времеви разписания на ClickUp в изглед „Табло“ ви дава различна перспектива, за да следите времето на вашия екип и груповите подавания по статус.
Статусите в този шаблон включват:
- За преглед
- Преглед
- Нуждае се от внимание
- Одобрено
С изгледа на таблото на ClickUp е по-лесно да визуализирате работния си процес. А с просто действие „плъзгане и пускане“, за да преместите подадена информация от един статус в друг, ще обработвате подадената информация за по-кратко време и с пълна точност. ⚡️
ДОСТЪП ДО CLICKUP ОТВЪДКЪДЕПрофесионален съвет: Искате служителите да получават заплатите си навреме и е от решаващо значение да имате достъп до тях, за да ги одобрявате отвсякъде. Изгледът на таблото на ClickUp е достъпен в мобилното приложение ClickUp, така че можете да одобрявате заявки, които са чувствителни към времето, докато сте в движение!
5. Шаблон за отчитане на работното време на консултантите на ClickUp
Консултантите обикновено следят времето си, като използват софтуер, който им позволява да записват срещите с клиенти, отчетените часове и етапите на проекта.
Шаблонът за отчитане на времето на консултантите на ClickUp предоставя примери за срещи и задачи, свързани с времето, прекарано от консултанта в компанията. Добавете вашите консултанти към работната среда на ClickUp, за да могат да отчитат времето си директно в задачата в реално време или ръчно да добавят записи за времето.
За да извлечете максимална полза от този шаблон, използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да посочите приблизителната стойност на задачата и сумата, която трябва да се заплати на консултанта. Те се изчисляват по следните формули:
- Очаквано време x Часова ставка = Очаквани разходи
- Отчетено време x Часова ставка = Сума За плащане
Можете дори да интегрирате ClickUp с любимите си приложения за отчитане на времето – Toggl, Hubstaff, Everhour, Harvest и други!
6. Шаблон за проследяване на времето на консултантите в ClickUp
Създайте изглед на табло в шаблона за проследяване на времето на консултантите на ClickUp, за да групирате задачите и срещите на вашите консултанти по статус, краен срок или всяко друго поле по ваш избор!
С тази информация на разположение вие или вашият консултант можете да коригирате графиците, ако нещо отнема повече време от очакваното или ако определени задачи могат да бъдат делегирани по-ефективно.
Мощна платформа за продуктивност като ClickUp е безценна за консултантите, като им позволява лесно да координират прости и сложни проекти. Този шаблон помага за оптимизиране на процеса на комуникация и сътрудничество между членовете на екипа и заинтересованите страни, като гарантира, че всички страни са в крак с новостите!
Разгледайте най-добрите инструменти за отчитане на времето!
7. Шаблон за отчет за отработено време на ClickUp Attorney
Сметката на адвоката обикновено се състои от комбинация от хонорари и разходи, свързани с работата на адвоката:
- Таксите обикновено се начисляват за услугите, предоставяни от адвокат, като консултации и друго правно представителство.
- Разходите са разходи, направени от адвоката при представляването на клиентите му, като такси за подаване на документи, разходи за фотокопиране, такси за съдебни стенографи, такси, свързани с получаването на документи, или пътни разходи.
Папката „ClickUp Attorney Timesheet Template“ включва седмични, двуседмични и месечни времеви разписания, така че адвокатът да не е натоварен с административни задачи за всяка задача или дейност. 🧑💻
Освен това, ClickUp предлага гъвкавост при персонализиране на структурата на фактуриране в зависимост от конкретните нужди и изисквания на всеки клиент!
8. Шаблон за отчет за отработено време на ClickUp Services
Таблиците за отчитане на работното време са от съществено значение за управлението на времето, което служителите инвестират в конкретни задачи. Тези таблици гарантират отговорно разпределение на времето, поддържат ефективността на обучението и помагат на мениджърите да следят работното време на служителите.
Шаблонът за отчет за отработено време на ClickUp Services ви помага да следите внимателно времето, разходите и ресурсите, посветени на всяка предлагана услуга.
Той ви позволява да:
- Лесно проследявайте общия брой отработени часове и часовете, които подлежат на фактуриране, на едно достъпно място.
- Проследявайте разпределението на ресурсите в различни проекти
- Разпределяйте ресурсите между проектите и услугите
9. Шаблон за работно време на служителите в Excel
Шаблоните за работни часове на служителите в Microsoft Excel са готови инструменти за отчитане на редовните и извънредните работни часове. Макар че това може да не е идеално за средни и големи компании, независимите изпълнители и фрийлансърите могат да използват този прост шаблон, за да го попълнят в края на работната седмица.
Ако искате да улесните процеса на отчитане на времето, традиционната електронна таблица в Excel може да се окаже загуба на време. Опитайте шаблона за отчитане на работното време в ClickUp, за да подобрите производителността си!
10. Шаблон за времеви график на служителите в Excel
За седмична, месечна и дори годишна карта за отчитане на работното време, този работен график за служители в Excel може да изчисли часовете само с няколко кликвания. Можете да персонализирате вида и усещането на тази Excel таблица и да настроите колоните, за да отразяват дневните часове или периодите на заплащане, приложими за вашия служител или подизпълнител.
Използването на този шаблон за обработка на заплатите може да се окаже обременително. За да избегнете това, насочете екипа си към най-добрите практики и се придържайте към точно отчитане на времето. Това може да включва предоставяне на допълнително обучение или ресурси, за да разберат по-добре как работи системата, както и даване на обратна връзка за усилията им, за да поддържате мотивацията им.
11. Шаблон за работно време на служителите в Microsoft Word
Шаблонът за дневен работен график в Word помага на служителите и подизпълнителите да следят отработените часове. Всеки може да го изтегли, персонализира и експортира като PDF файл, за да получи одобрение с подпис.
Този шаблон е организиран в пет раздела, за да можете да поддържате последователност при обработката на заплатите:
- Период на плащане
- Информация за компанията
- Име и контактна информация
- Карта за отчитане на работното време (обхваща 7 дни)
- Подписи на служители и мениджъри
Съвет от професионалист: Хартиените времеви разписания не са най-надеждни при дистанционна работа. Помислете за използване на софтуер за проследяване на работното време на служителите, за да имате подходяща цифрова следа и безпроблемно преживяване!
12. Excel шаблон за отчет за отработено време за изчисляване на заплати
Този Excel шаблон за отчет за отработено време за изчисляване на заплати е лесен за използване отчет, предназначен за работа в Microsoft Excel.
Присвойте работен график на всеки служител и ги помолете да попълват времето на пристигане и напускане всеки ден. Уверете се, че документират почивките си за обяд. Въведете формули в мини калкулатора за заплати, за да генерира автоматично общия брой часове, отработени за седмицата.
Използвайте шаблона за ведомост за заплати, за да генерирате седмични, двуседмични или месечни плащания за всеки служител.
Този шаблон е най-подходящ за малки предприятия, които възлагат работата си на подизпълнители. Тъй като това е просто времеви лист и не е част от по-голям инструмент за управление на проекти, той може да се окаже прекалено опростен за организации с много отдели и много служители на заплата.
13. Excel Time Log от Vertex42
Този Excel шаблон за отчитане на работното време предлага безпроблемен метод за отчитане на работното време. Той е предназначен за тези, които не се нуждаят от излишни екстри, а просто от просто решение за основно управление на времето и фактуриране.
Започнете да използвате шаблона, като попълните секцията за служителя с вашето име, адрес и друга важна информация. Направете същото и за секцията, предназначена за информацията за вашия клиент или работодател. След това въведете датата, на която сте изпълнили дадена задача или услуга, както и началната и крайната й дата. Можете също да добавите интервали за почивка и да въведете общата продължителност на работата в минути или часове, за да оптимизирате процеса на проследяване.
Този шаблон може да служи и като генератор на фактури. Когато приключите проект или стигнете до края на периода на заплащане, просто предайте попълнения дневник на работодателя си, на хартия или в цифров формат.
14. Шаблон за двуседмичен работен график в Excel с почивки
Този шаблон за работно време в Excel е създаден, за да опрости управлението на времето, и е идеален както за малки фирми, така и за големи корпорации. Той ви позволява да записвате времето на пристигане и напускане, да изчислявате общия брой работни часове и автоматично да приспадате почивките за всеки ден от двуседмичния период. Освен това, благодарение на вградените формули, обработката на заплатите става лесна. Поддържайте организация, спестете време и подобрете точността с нашия шаблон за двуседмично работно време в Excel.
15. Шаблон за работен лист (работна таблица) в Excel
Този шаблон за работни часове в Excel е създаден, за да следи отработените часове, почивките и извънредния труд на едно място. С автоматизирани изчисления за дневни и седмични суми, той елиминира грешките и спестява ценно време. Този шаблон също така позволява персонализиране, за да отговаря на вашите уникални бизнес нужди. Идеален за фирми от всякакъв размер, този шаблон е перфектният инструмент за оптимизиране на процеса по изчисляване на заплатите и повишаване на производителността.
Видове шаблони за табели за отчитане на работното време
Различните бизнеси имат различни нужди – от проследяване на часовата работа на служителите до специфични за проекта графици, до специфични за клиента графици за консултанти. Ето защо шаблоните за работни часове са от различни видове в зависимост от конкретните нужди и естеството на работата. Ето няколко вида шаблони за работни часове:
- Шаблони за ежедневни работни часове: Както подсказва името, тези шаблони позволяват на потребителите да записват ежедневните си работни часове и дейности. Те са полезни за откриване на неефективност в производителността и фино настройване на работните модели с цел повишаване на ефективността.
- Шаблони за седмични работни графици: Те предлагат по-цялостен преглед на работата, извършена през дадена седмица. Членовете на екипа могат да записват ежедневните си задачи и да ги събират в един кохерентен работен график. Това може да помогне на мениджърите при седмичния анализ на работата и планирането на пътуванията.
- Шаблони за месечни времеви разписания: Шаблоните за месечни времеви разписания ви позволяват да имате подробен поглед върху задачите, изпълнени през месеца. Това е полезно за ръководителите на екипи и проектните мениджъри, за да разберат натоварването, напредъка на проекта и разпределението на времето на целия екип през месеца.
- Шаблони за работни часове за конкретни проекти: Тези шаблони са насочени към индивидуални проекти и разпределят времето за всяка задача в проекта. Както проектните мениджъри, така и членовете на екипа могат да използват такива шаблони, за да проследяват графиците на проектите, управлението на разходите, управлението на работната сила и цялостния напредък на проекта.
- Шаблони за работни часове, специфични за клиента: Консултантите и свободно практикуващите често използват шаблони за работни часове, специфични за клиента, за да проследяват работните си часове за всеки клиент. Този тип шаблон е полезен за точното фактуриране на клиентите и проследяването на часовете, отработени по всеки проект за всеки клиент.
- Шаблони за работни часове на служителите: Тези шаблони се използват за проследяване на работните часове на всеки служител, включително извънредния труд и отпуските по болест. Те са полезни за целите на човешките ресурси, като например изчисляване на заплатите и управление на отсъствията.
- Шаблони за работни часове на подизпълнители: Шаблоните за работни часове на подизпълнители обикновено се използват от външни работници или свободни професионалисти, за да регистрират часовете си за своите клиенти или организациите, с които имат договор. Такива шаблони улесняват контрола върху работата, извършвана от подизпълнителите, и гарантират точното плащане.
- Шаблони за времеви разписания, фокусирани върху задачите: Вместо да се концентрират единствено върху отработените часове, тези времеви разписания се фокусират върху задачите, изпълнени през тези часове. Те предоставят по-подробна информация за производителността и могат да разкрият области, които се нуждаят от подобрение.
Как да създадете времеви график
- Изберете формата: Изберете дали искате общ седмичен, двуседмичен, месечен или проектен шаблон за табел за отчитане на работното време.
- Определете категории: Включете категории в табела за отчитане на работното време, като дати, задачи, начален и краен час и общо отработени часове.
- Добавете специални раздели: Не забравяйте да включите раздели за почивки, извънреден труд, отпуск или болнични дни.
- Автоматизиране на изчисленията: Ако използвате дигитален инструмент, настройте автоматични изчисления за отработените часове и извънредния труд.
- Определете отговорността: Уточнете кой е отговорен за попълването и подаването на времевата карта.
- Преглед: Проверете времевата си карта, за да се уверите, че е лесна за попълване и отговаря на всички ваши изисквания.
- Обучете екипа си: Информирайте екипа си как да използва точно времевата карта.
- Прилагане: Въведете работния график в употреба и се уверете, че има ясен процес за отчитане, подаване и одобряване на времето.
- Наблюдавайте: Следете колко добре работи времевата таблица и я коригирайте при необходимост.
- Оптимизирайте: Редовно преглеждайте и актуализирайте времевата си карта според обратната връзка или променящите се нужди.
Как да използвате времевите разписания в ClickUp
Ефективното управление на работното време е от решаващо значение за осигуряване на производителност и избягване на ненужни извънредни часове. Използването на леснодостъпен инструмент като ClickUp за създаване на времеви разписания значително улеснява този процес. Ето стъпка по стъпка ръководство за това как да създадете времево разписание в ClickUp, което ще ви помогне да следите ефективно времето на вашия екип.
- Започнете, като кликнете върху „Още“ в страничната лента.
- Изберете „Таблици за отчитане на работното време“.
- (По избор) Кликнете върху иконата с щифт до „Работни часове“, за да го запазите на удобно място в страничната лента.
- Използвайте заглавието на страницата „Работни часове“, за да персонализирате работния си график според нуждите си.
- Отидете на раздела „Моят работен график“ и кликнете върху иконата „Настройки“, за да промените работния си график.
- Задайте седмичната или дневната си производителност, като изберете „Моята производителност“.
- Можете да редактирате диапазона от дати, за да определите периода, който искате да обхване вашият работен график.
- Филтрирайте времевата си карта въз основа на опциите „Фактуриране“, „Етикет“ или „Проследено време“.
- Организирайте начина, по който се показва вашият работен график, като използвате разделите „По задачи“ или „Всички записи“.
- Използвайте разделите в горния десен ъгъл на екрана, за да видите времевата си карта по задачи или по отделни времеви записи.
Започнете да управлявате служителите си с шаблони за работни часове
Въпреки че всички тези шаблони имат няколко общи ключови характеристики и ще помогнат на екипа ви да възстанови контрола върху времето, не всички шаблони за времеви разписания са еднакво ефективни, а някои от тях гарантирано ще подобрят стратегиите ви за управление на времето. Кои са тези шаблони, питате вие?
Тези, които са свързани с динамична платформа за продуктивност, са достатъчно мощни, за да централизират цялата ви работа в различни приложения в един център за сътрудничество.
AKA, ClickUp. 🙂
С над 15 уникални изгледа, богат набор от функции за проследяване на времето и стотици шаблони за всеки случай на употреба, ClickUp е най-доброто решение за спестяване на време и целенасочено използване на всяка секунда от деня ви.
Дори и в безплатния си план Free Forever Plan, ClickUp разполага с всички необходими функции, за да издигнете производителността си на ново ниво, и се интегрира с над 1000 други работни инструмента, за да оптимизирате процесите си още повече.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и започнете да спестявате време веднага. ✅