По един или друг начин, всички ние следим времето по време на работния ден.
Дали чрез усърдно следене на часовника, разпределяне на времето в графика си или викане „Алекса! Задай таймер за 25 минути!“. Всички го правим. 🙃
Тези методи може да свършат работа, когато сме в затруднение, но всъщност не са най-продуктивното използване на времето ви и в дългосрочен план могат да струват повече! Ето защо се нуждаете от шаблон за отчитане на времето в живота си. 🙌🏼
Проследяването на времето помага на екипите да знаят колко време отнемат задачите, колко са изпълнили, колко струва това и др. Освен това, повечето шаблони за проследяване на времето могат да се персонализират за всякакви случаи на употреба!
Независимо дали сте адвокат, писател на свободна практика, консултант или домакиня, вашият шаблон за отчитане на времето ще отговори на вашите специфични нужди.
Прочетете, за да научите повече за управлението на времето с помощта на шаблони, как да намерите най-подходящите и 10-те най-добри шаблона за отчитане на времето за ClickUp, Excel и Google Sheets. 🤓
Какво е шаблон за отчитане на работното време?
Шаблоните за отчитане на времето са предварително създадени таблици, електронни таблици, папки или списъци, които помагат на бизнеса и служителите да следят времето си на работа. Подобно на формички за бисквитки, шаблоните се наслагват върху различни инструменти за управление на времето, за да помогнат на екипите да използват софтуера по-ефективно и в най-голяма степен.
Тези шаблони могат да бъдат вече пригодени за конкретен случай на употреба или лесно да бъдат персонализирани, за да съответстват на съществуващите процеси на вашия екип.
Подобно на шаблоните за работни часове или други шаблони за планиране, шаблоните за отчитане на времето събират ключова информация за времето, което прекарвате на работа, за различни задачи, цели проекти или с клиенти, което улеснява идентифицирането на области за подобрение и визуализирането на производителността ви във времето.
Проследяването на времето за проекти е ключова част от управлението на производителността за всеки бизнес, независимо от размера или отрасъла, но шаблоните за проследяване на времето предлагат много повече от обикновен таймер – те ви дават възможност лесно да добавяте бележки, етикети, редакции и допълнителни данни към вашите записи.
Най-добрите шаблони за проследяване на времето включват дори автоматизирани формули за изчисляване на заплати на базата на отработено време или фактурирани часове.
10 безплатни шаблона за отчитане на времето по проекти (с Excel таблици)
Вашият шаблон за отчитане на времето ще служи като база от знания за цялата информация, свързана с времето – а времето е пари! Затова това решение е много важно. Но не сте сами; ние сме тук, за да ви помогнем. 🙂
Претърсихме интернет за най-добрите таблици и ресурси за отчитане на времето за различни случаи на употреба и сме тук, за да споделим 10 от нашите любими! Независимо дали работите самостоятелно или в екип, ето 10-те най-добри шаблона за отчитане на времето за ClickUp, Excel и Google Sheets.
1. Шаблон за отчитане на времето на консултантите на ClickUp
Идеален за: Всякаква работа, свързана с консултантски услуги
Консултантите проследяват времето, което прекарват в обслужване на клиенти, за да им издават точни фактури и да водят отчет за изпълнените задачи. Да правите това ръчно може да бъде досаден процес, но за щастие има няколко инструмента, които помагат да го ускорите! 🛠
Един от тези инструменти е шаблона за отчитане на времето на ClickUp Consultant — специално проектиран за записване на задачи, срещи и всяка дейност, свързана с клиенти.
ClickUp дава на консултантите гъвкавост да проследяват времето чрез уеб, настолен компютър или мобилно приложение. То също така им позволява да събират данни и информация за това как прекарват времето си, което им дава възможност да коригират стратегиите си съответно.
Проектните мениджъри ще имат пълна представа за всички задачи и проекти в процес на изпълнение. (Бонус: ако екипът ви по счетоводството се нуждае от цифров архив за проверка на фактурите на консултантите, той ще разполага с изглед на списък, за да проверява подробностите по задачите!)
📮 ClickUp Insight: Нашето проучване за баланса между работата и личния живот установи, че 46% от работниците работят по 40-60 часа седмично, а 17% от тях работят над 80 часа! Но това не е всичко – 31% се борят да си осигурят лично време. Това е перфектната рецепта за изчерпване. 😰
Но знаете ли какво? Балансът в работата започва с прозрачност! Вградените функции на ClickUp, като Workload View & Time Tracking, улесняват визуализирането на натоварването, справедливото разпределение на задачите и проследяването на действително изработените часове, така че винаги да знаете как и кога да оптимизирате работата си.
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations, което води до 12% увеличение на ефективността на работата.
2. Шаблон за разпределение на времето в ClickUp
Идеален за: Определяне на времеви прогнози за спазване на крайни срокове
Разпределението на времето е от съществено значение, защото помага на отделните лица и организации да работят в рамките на даден период от време. То ще ви мотивира да изпълнявате задачите по-бързо и ще гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато или забравено.
Преди да започнете работа, определете цели и преценете колко време ще отнеме всяка задача, а след като я изпълните, прегледайте резултатите. Това помага да се гарантира, че задачите не остават незавършени прекалено дълго, което прави работата по-бърза и по-ефективна. ⚡️
Шаблонът за разпределение на времето на ClickUp улеснява този стратегически процес. Използвайте го като инструмент за въвеждане на мениджърите, за да зададете очакванията за работата или да предложите препоръки за времето за ежедневните задачи:
- Търговски екипи: Проучване на пазара, изготвяне на планове за продажби и участие в търговски срещи
- Маркетинг екипи: Управление на подизпълнители, създаване на съдържание и проучване на конкурентите
- Екипи за разработка на софтуер : Създаване на отчети, писане на код и събиране на изисквания
💡Съвет от професионалист: Проследявайте времето, създавайте задачи и преглеждайте графика си, докато сте в движение, с мобилното приложение ClickUp!
3. Шаблон за лично управление на времето на ClickUp
Идеален за: Разпределяне на времето, за да помогне за постигането на целите за производителност
Използвайте шаблона за лично управление на времето на ClickUp, за да свършите повече работа за по-малко време и да избегнете претоварването.
Организирайте категориите от живота си (фитнес, семейство, грижи за себе си, работа, почивки, социални контакти и финанси) в индивидуални задачи. Оттам добавете персонализирани полета, за да записвате най-важната информация – начални и крайни дати, приблизително време, отследено време и др.!
Този шаблон за отчет за отработено време служи едновременно като инструмент за отчитане на времето и списък със задачи на едно място. С задачата, която сте създали, превключете към изглед „Календар“, за да видите разбивката по дни или седмици.
Като изпълнявате задачите, отбелязвайте ги в списъка, за да не губите фокус и да останете на път. Преглеждайте списъка си редовно, за да се уверите, че напредвате, и коригирайте графика си според нуждите. 🔍
💡Съвет от професионалист: Всички шаблони на ClickUp са напълно персонализируеми. Просто ги настройте веднъж и правете промени в шаблона по всяко време, без да започвате от нулата!
4. Шаблон за отчитане на времето на ClickUp Gantt
Идеален за: Любители на диаграмите на Гант и проследяване на времето за сложни графици на проекти
Диаграмите на Гант помагат за наблюдение на сложни проекти, като предоставят бързо представяне на времевата рамка, зависимостите и етапите на проекта. Това улеснява идентифицирането на потенциални конфликти в графика, закъснения и области, в които може да са необходими допълнителни ресурси.
Статичните таблици за отчитане на времето с диаграми на Гант пропускат ключов компонент от графика на проекта – автоматичното отчитане на времето! ⏲
Ако сте почитател на диаграмите на Гант, ще харесате шаблона за отчитане на времето на ClickUp Gantt. Шаблонът предлага три отделни изгледа (седмичен, месечен и годишен), за да можете да видите един или няколко графика на проекти по всяко време. Можете да стартирате таймера за задачите или ръчно да регистрирате отчетеното време, без да напускате диаграмата на Гант!
5. Шаблон за график за управление на времето в ClickUp
Идеален за: всеки етап от вашето пътуване в управлението на времето
Шаблонът за управление на времето на ClickUp е създаден, за да ви помогне да си създадете навик да оценявате времето си. С тези данни ще можете да правите промени в графика си и да създадете пространство за значима работа и преживявания. 🌱
Като приоритизирате работата си, можете да управлявате времето си по-ефективно, като се фокусирате първо върху най-важните и спешни задачи. Изпълнението им, преди да преминете към по-малко важни задачи, ще ви помогне да запазите творческата си енергия и умствени способности за работата, която има значение.
Този шаблон за отчитане на работното време има три различни изгледа в ClickUp, които ще ви помогнат да започнете пътуването си в управлението на времето:
- Списъкът с дейности обобщава всички ваши дейности по дни.
- Изгледът „Работна натовареност“ показва всички ваши прогнози за времето.
- Таблицата с ежедневни дейности групира категориите ви по тип дейност.
6. Шаблон за отчитане на работното време на ClickUp
Идеален за: Отчитане на времето за почасово заплащани фрийлансъри, подизпълнители и служители
Шаблонът за отчитане на часовете на ClickUp е създаден, за да помогне на мениджърите да се уверят, че служителите и сътрудниците получават заплащане за редовните си часове и извънредния труд. С видим график за заплащане на часовете в ClickUp мениджърите и сътрудниците имат пълна прозрачност по отношение на дейностите, свързани с заплащането.
В ръководството „Първи стъпки“ ще намерите съвети как да персонализирате шаблона си. След това разгледайте изгледите „Календар“ и „Списък“ и изберете един (или няколко), който смятате, че е най-полезен за ежедневната ви видимост. 🗓
💡Съвет от професионалист: Променете настройките на картите със задачи, за да намалите претрупването в календара на ClickUp, така че на един поглед да се вижда само най-важната информация!
7. Шаблон за попълване на времева линия на ClickUp
Идеален за: Изграждане на персонализиран график на проекта от самото начало
Графикът на проекта е чудесен инструмент за планиране на последователността на вашия проект, събитие, урок или дейност. Това е особено полезно за проекти, които не се вписват напълно в рамките на вашите работни процеси и процедури.
Шаблонът за попълване на времева линия на ClickUp предлага множество изгледи, както и персонализирани полета, които ви позволяват да визуализирате задачите и да проследявате времето, докато те се изпълняват. Ето няколко функции, включени в този шаблон, които могат да ви вдъхновят:
- Визуализация на времевата линия: Линеен начин за визуализиране и планиране на задачите ви.
- Изглед на табло: гъвкав инструмент с интерфейс за плъзгане и пускане, с който лесно можете да премествате картичките със задачи от една колона в друга.
- Поле за персонализиране на пари: форматирана сума пари в всяка валута за преглед на разпределените и действителните разходи.
- Поле за персонализиране на лентата за напредък: Автоматично изчислена лента за напредък, която проследява изпълнението на подзадачи, списъци за проверка и зададени коментари.
Създаването на персонализиран график за проект включва няколко стъпки. Първо, съберете колкото се може повече информация за проекта: цели, задачи, ресурси, бюджет и график. След това организирайте всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, в етапи и създайте задачи. Следващата стъпка е да определите как задачите са взаимозависими и кои задачи трябва да бъдат изпълнени, преди да може да бъде изпълнена следващата.
Веднага след като бъде изготвен приблизителен график, той може да бъде усъвършенстван по време на работа! ⚡️
8. Шаблон за отчитане на работното време на адвокати ClickUp
Идеален за: Всякаква работа, свързана с адвокатски услуги
Отчитането на времето за заетите адвокати може да се извършва в края на седмицата, месеца или при приключване на даден случай. Но с мощния софтуер за отчитане на времето, превръщането на отчитането на времето в ежедневен навик става по-лесно. 💪
Ако сте уморени от приложенията, опитайте шаблона за отчитане на работното време на адвокати на ClickUp. Този инструмент улеснява всеки адвокат да управлява седмични, двуседмични и месечни времеви разписания в организирани изгледи.
Шаблонът „Папка“ включва и предложени персонализирани полета, за да можете да започнете веднага:
- Ден от седмицата: Падащо меню с опции, включващо дните от седмицата.
- Име на адвоката: Поле за въвеждане на името на адвоката, паралегалния или юридическия асистент, който отчита отработените часове.
- Номер на делото: текстово поле, в което се въвежда номерът на делото, по което работи адвокат или група адвокати.
- Име на клиента: Поле за въвеждане на името на клиента
- Цена на час: Поле за въвеждане на цената на час
Искате ли повече опции за шаблони на ClickUp за отчитане на времето? Ето ги:
- Шаблон за анализ на времето на ClickUp за анализ на производителността на екипа
- Шаблон за отчитане на работното време на ClickUp за проследяване на работното време на служителите
- Шаблон „Time Box“ от ClickUp за опростяване на блокирането на времето
- Шаблон на ClickUp за времева линия на Гант за любителите на диаграмите на Гант
- Шаблон за проучвания на времето от ClickUp за оптимизиране на процесите
9. Шаблон за проследяване на времето в Excel
Идеален за: Фрийланс и договорна работа за малки проекти
Управлението на времето в Excel е подходяща опция, ако сте фрийлансър или подизпълнител и искате да следите времето си за работа, почивките и обедните почивки всеки ден от седмицата.
Тази таблица за отчитане на времето е с красив дизайн. Тя има организирани секции за контактната информация на дадено лице, подробности за клиента и обобщение на отчитането на задачите. Тя не разполага с автоматизиран инструмент за отчитане на времето, така че предвидете около тридесет минути допълнително, за да съберете данните си и да изчислите общия брой часове. 📈
След като сте отчели часовете си в Excel таблицата, можете да използвате тази информация, за да създадете фактури за вашите клиенти. Тези фактури ще показват количеството време, прекарано по техния проект, и общата дължима сума.
10. Шаблон за проследяване на времето в Google Sheets
Идеален за: По-добро потребителско изживяване от Excel
Ако вашият клиент се нуждае от допълнителна информация, като описания на задачите и резултатите от проекта, електронната таблица за отчитане на времето в Excel може да изглежда претрупана. Шаблонът на Google за дневен работен график е идеален за записване на подробна информация за всички часове, прекарани в работа по задачи и проекти. 🔎
Шаблонът за отчитане на времето може да помогне на отделни лица и организации да разберат как прекарват времето си.
В допълнение към разделите за фиксирани разходи, очаквани часове и действителни часове, този шаблон за проследяване на времето в Google Sheets предлага и специален раздел, който може да се използва за идентифициране на области, в които могат да се подобрят ефективността, ресурсите и производителността.
Прочетете също: Научете повече за алтернативите на Google за управление на проекти!
Какво прави един шаблон за проследяване на времето по проекти добър?
Дори и да сте експертът по разпределяне на времето в екипа, има много допълнителни променливи фактори, които влияят върху правилното управление на времето по проекти, и вашият шаблон е тук, за да ви помогне! Ето най-важните функции, които трябва да търсите в следващия си шаблон за отчитане на времето:
- Множество изгледи, за да виждате календара, задачите, проектите и времето си от всеки ъгъл.
- Гъвкаво проследяване на времето, което ви позволява да управлявате времето, което прекарвате в различни приложения, задачи и прозорци.
- Потребителски полета, за да имате под ръка ключова информация, свързана с времето, и да изчислявате фактурите точно.
- Отчитане на времето за обща представа за вашата производителност на дневна, седмична или месечна база.
- Интеграции за разширяване на функционалността на шаблона ви и съхранение на предстоящите ви срещи, събития и ангажименти на едно място.
Звучи като много, но тези пет функции са само малка част от броя на опциите за отчитане на времето, които са на разположение на мениджърите днес! Трикът е да намерите шаблон, който ги има всички и е проектиран да ви помогне да ги използвате по най-ефективния възможен начин.
Прочетете също: Алтернативи на Excel за повишаване на личната и екипната продуктивност!
Недостатъци на използването на таблици за отчитане на времето
Ако трябва да следите времето редовно и последователно, електронните таблици за проследяване на времето не са най-доброто решение за вас поради следните недостатъци:
- Риск от неточност: Проследяването на времето в електронни таблици включва ръчно въвеждане на данни, което увеличава риска от грешки. Ако забравите да регистрирате дейности, например, резултатът ще бъде изкривен.
- Необходими усилия: Ръчното въвеждане и проследяване на времето в електронна таблица може да отнеме много усилия и време, да намали производителността ви и да ви разсее от работата. Това може дори да доведе до преустановяване на дейността ви по проследяване на времето.
- Ограничени функции: Използването на Excel за управление на времето означава, че губите предимствата на специализиран инструмент за отчитане на времето. Електронните таблици не разполагат с разширени функции като автоматично отчитане на времето, напомняния, визуализация на данни, валидиране на данни или интеграция с други инструменти (например управление на задачи или календари).
- Трудно е да се получат полезни заключения: Макар че електронните таблици могат да обработват данни, анализирането на тенденции или извличането на полезни заключения изисква умения за работа с формули и визуализация на данни. Ако не разполагате с такава експертиза, електронната таблица може да доведе до претоварване с данни.
- Липса на гъвкавост: Excel таблиците и Google таблиците не са най-доброто решение, когато искате да работите съвместно с екипа си. Актуализирането им в реално време може да създаде проблеми с контрола на версиите.
Можете да преодолеете тези недостатъци на електронните таблици, като използвате специализиран софтуер за отчитане на времето и производителността, като ClickUp.
Управлявайте и проследявайте времето с ClickUp
ClickUp е единственият софтуер за производителност „всичко в едно“, който е достатъчно мощен, за да консолидира работата ви в различни приложения в една единствена платформа. Вместо да се мъчите с Excel шаблон за отчитане на работното време, изберете да оптимизирате управлението на времето си с функциите за проследяване на времето по проекти на ClickUp!
- Записвайте времето от вашия десктоп, мобилно устройство или уеб браузър с разширението за браузър на ClickUp.
- Преглеждайте отчетеното време по дни, седмици, месеци или по всяко друго персонализирано време с подробни времеви разписания.
- Добавяйте време със задна дата или създавайте записи по датен диапазон с ръчно проследяване на времето.
- Лесно свържете отследеното време с всяка задача, по която работите в ClickUp.
- Свържете любимото си приложение за отчитане на времето с ClickUp, за да синхронизирате отчетеното време директно в ClickUp.
- Създавайте и прилагайте етикети, за да категоризирате и филтрирате лесно времето, прекарано в задачи.
- Добавяйте бележки към вашите записи за времето, за да посочите точно за какво сте го отделили.
- Сортирайте задачите по отнето време, за да видите потенциални пречки или къде е необходима допълнителна помощ.
- Филтрирайте отследеното време по дата, статус, приоритет, етикети и др.
- Настройте ръчно проследяването, като добавяте или изваждате време, когато е необходимо.
- Вижте общата сума на времето, прекарано за всички задачи и подзадачи.
- Получете обща представа за отчитането на времето на вашия екип и го сравнете с очакваното време.
Проследяването на времето в ClickUp позволи на екипите да управляват по-добре ресурсите и да променят фокуса си според нуждите както вътрешно, така и в компанията като цяло.
Проследяването на времето в ClickUp позволи на екипите да управляват по-добре ресурсите и да променят фокуса си според нуждите както вътрешно, така и в компанията като цяло.
Вземете си времето обратно с проследяването на времето в ClickUp
Проследяването на времето за проекти е много по-сложно, отколкото може да се справи един обикновен таймер – затова ви е необходимо решение за проследяване на времето, с което да следите напредъка на проектите!
Но не всеки шаблон за отчитане на времето предлага една и съща функционалност. Макар че таблиците за управление на времето са полезни, те имат много недостатъци, които могат да повлияят на производителността.
На пазара има много ресурси за управление на времето, така че се уверете, че избирате такъв, който отговаря на вашите нужди. Разбира се, никога няма да сгрешите с платформата за производителност „всичко в едно“ – ClickUp. 🙂
С стотици функции за спестяване на време, обширна библиотека с шаблони и над 1000 интеграции, ClickUp е единственият софтуер за отчитане на времето, който е достатъчно мощен, за да свърже вашето време, проекти, чатове и екип в един централизиран работен център.
Регистрирайте се в ClickUp и му позволете да ви освободи от неприятностите, свързани с отчитането на времето. 🙌🏼