Ако разчитате на Excel за управлението на вашите проекти и се нуждаете от помощ при изчисляването на времето, не сте сами. Изчисляването на изминалото време за даден проект или задача е от решаващо значение за ръководителите на екипи, които трябва да знаят коя работа да бъде приоритетна и как правилно да разпределят ресурсите.
Просто казано, времевите стойности са сложни в Excel, особено при изчисляване на разликата във времето, отработените часове или разликата между двама служители.
За ваша радост, ние сме свършили цялата тежка работа, за да ви помогнем да форматирате клетките и да изчислите изминалото време в Excel по-бързо. Нека придобием увереност в използването на Excel за проследяване на времето по проекти и да открием различните начини за изчисляване на времето.
⏰ 60-секундно резюме
- Excel може да изчисли изминалото време за проследяване на проекти, като помага на ръководителите на екипи да приоритизират работата и да разпределят ресурсите ефективно.
- Времето в Excel се съхранява като десетични числа, форматирани така, че да изглеждат като време, което прави изчисленията сложни, но гъвкави.
- Основни изчисления на времето Добавяне на време: За сумиране на продължителността на задачите (< or > 24 часа) Изваждане на време: За намиране на разликата във времето (< or > 24 часа)
- Добавяне на време: За сумиране на продължителността на задачите (< or > 24 часа)
- Изваждане на време: За да намерите разликата във времето (< or > 24 часа)
- Формули за изчисляване на времето: Примери: =B2-A2 за разлика във времето =(B2-A2)*24 за часове
- =B2-A2 за разлика във времето
- =(B2-A2)*24 за часове
- Персонализирани формати като h:mm или [h]:mm;@ коригират резултатите за продължителност над 24 часа.
- Използвайте формата „Персонализирано“ в клетките, за да покажете времето правилно и да избегнете отрицателни стойности.
- Използвайте формули като =SUM(B2:B3) за общата продължителност и коригирайте форматите за резултати над 24 часа.
- Excel не поддържа актуализации в реално време или интуитивно проследяване на задачите.
- Табличният изглед и функциите за време на ClickUp опростяват проследяването на задачите и изчисленията с лесно плъзгане и пускане, споделяеми таблици и полета за дата/време. Можете също да използвате шаблона за анализ на времето на ClickUp, за да оптимизирате проследяването на времето.
- ClickUp превъзхожда Excel като универсален инструмент за отчитане на времето, организиране на задачи и управление на проекти, предлагайки по-гладко преживяване.
- Добавяне на време: За сумиране на продължителността на задачите (< or > 24 часа)
- Изваждане на време: За намиране на разликата във времето (< or > 24 часа)
- =B2-A2 за разлика във времето
- =(B2-A2)*24 за часове
Видове изчисления на времето в Excel
Няма единна формула или формат за изчисляване на времето в Excel. Това зависи от вашия набор от данни и целта, която искате да постигнете. Повечето използват персонализиран формат (функция „число над текст“), за да разберат стойностите на времето и датата или стойността на разликата във времето.
⭐ Представена шаблона
Уморени сте да се борите с изчисленията на времето в Excel? Безплатният шаблон за анализ на времето на ClickUp улеснява регистрирането, прегледа и управлението на вашите часове – без сложни формули, без стрес.
Но има два вида изчисления, с които да започнете, а именно:
- Добавяне на време: Ако трябва да получите сумата от две времеви стойности, за да получите общо време Добавяне до по-малко от 24 часа: Когато трябва да знаете колко часа и минути ще отнеме завършването на две прости задачи Добавяне до повече от 24 часа: Когато трябва да добавите очакваното или действителното изминало време за няколко бавни и сложни задачи
- Добавете до по-малко от 24 часа: Когато трябва да знаете колко часа и минути ще отнеме изпълнението на две прости задачи
- Добавете повече от 24 часа: Когато трябва да добавите очакваното или действителното изминало време за няколко бавни и сложни задачи.
- Изваждане на време: Ако трябва да получите общото време между начален и краен час Изваждане на време, чиято разлика е по-малка от 24 часа: Когато трябва да изчислите изминалите часове от момента, в който член на екипа е започнал да изпълнява проста задача Изваждане на време, чиято разлика е по-голяма от 24 часа: Когато трябва да знаете изминалите часове от момента, в който проектът ви е започнал
- Извадете времената, чиято разлика е по-малка от 24 часа: Когато трябва да изчислите изминалите часове от момента, в който член на екипа е започнал да изпълнява проста задача.
- Извадете времената, чиято разлика е повече от 24 часа: Когато трябва да знаете колко часа са минали от началото на проекта ви.
- Добавете до по-малко от 24 часа: Когато трябва да знаете колко часа и минути ще отнеме изпълнението на две прости задачи
- Добавете повече от 24 часа: Когато трябва да добавите очакваното или действителното изминало време за няколко бавни и сложни задачи.
- Извадете времената, чиято разлика е по-малка от 24 часа: Когато трябва да изчислите изминалите часове от момента, в който член на екипа е започнал да изпълнява проста задача.
- Извадете времената, чиято разлика е повече от 24 часа: Когато трябва да знаете колко часа са минали от началото на проекта ви.
Кажете сбогом на сложните формули в Excel и ръчната работа!
Опитайте изгледа на таблицата в ClickUp 😎
Как да изчислите времето и часовете в Excel
Нека разгледаме няколко формули за изчисляване на времето в Excel, за да получите точните часове, минути и секунди във вашия персонализиран формат на времето.
Времева разлика в Excel
Преди да ви научим как да изчислявате времето в Excel, трябва да разберете какво представляват времевите стойности. Времевите стойности са десетични числа, към които Excel прилага времеви формат, за да ги превърне във време (т.е. часове, минути и секунди).
Тъй като времената в Excel са числа, можете да ги събирате и изваждате. Разликата между начално и крайно време се нарича „разлика във времето“ или „изминало време“.
Ето стъпките за изваждане на времена, чиято разлика е по-малка от 24 часа:
1. Въведете началната дата и час в клетка A2 и натиснете Enter. Не забравяйте да напишете „AM“ или „PM“2. Въведете крайния час в клетка B2 и натиснете Enter3. Въведете формулата =B2-A2 в клетка C2 и натиснете Enter.
ВНИМАНИЕКакто можете да видите от фигурата, тази формула не работи за времена, които принадлежат към различни дни. Този пример показва разликата във времето между две времеви стойности в рамките на 24-часов период.
4. Кликнете с десния бутон върху C2 и изберете „Форматиране на клетки“.
5. Изберете категорията „Персонализирано“ и въведете „h:mm“.
БЕЛЕЖКАМоже да искате да получите разликата във времето, изразена в часове или часове, минути и секунди. В такъв случай въведете съответно „h“ или „h:mm:ss“. Това ще ви помогне да избегнете отрицателни стойности на времето.
6. Кликнете върху OK, за да видите общата промяна във формат, който описва само броя часове и минути в изминалото време между A2 и B2.
Разгледайте нашия подробен блог, за да намерите списък със стратегии за управление на времето, които можете да използвате веднага!
Дата и час в Excel
В предишната секция научихте как да изчислявате часове в Excel. Но формулата, която научихте, се прилагаше само за разлики във времето, по-малки от 24 часа.
Ако трябва да извадите времена, чиято разлика е повече от 24 часа, трябва да работите с дати, а не само с времена. Направете го по следния начин (диалогов прозорец за форматиране на клетки):
1. Въведете началната дата в клетка A2 и натиснете Enter. 2. Въведете крайната дата в клетка B2 и натиснете Enter. 3. Кликнете с десния бутон върху A2 и изберете „Форматиране на клетки“. 4. Изберете категорията „Персонализирано“ и въведете „м/д/гггг ч:мм AM/PM“. 5. Кликнете върху „OK“, за да видите как A2 се променя на формат, започващ с „1/0/1900“, и коригирайте датата. 6. Използвайте „Форматиране на бояджия“, за да копирате форматирането на A2 в B2 и коригирайте датата. 7. Въведете формулата =(B2-A2)*24 в клетка C2 и натиснете Enter, за да видите общата промяна във формат, описващ броя часове в изминалото време между A2 и B2.
ВНИМАНИЕТрябва да приложите формата „Число“ към C2, за да получите правилната стойност в горната формула.
Сумиране на времето в Excel
Да предположим, че искате да сумирате разликата във времето между членовете на екипа ви, които работят по няколко задачи по проекта. Ако тези продължителности са по-малко от 24 часа, следвайте тези стъпки:
1. Въведете една продължителност в клетка B2 (с формат ч:мин) и натиснете Enter. 2. Въведете другата продължителност в клетка B3 и натиснете Enter. 3. Въведете формулата =B2+B3 в клетка B4 и натиснете Enter.
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТАко предпочитате да кликнете върху един бутон, вместо да въвеждате формула, можете да позиционирате курсора в B4 и да натиснете бутона Σ (или AutoSum) в раздела Home. Бутонът ще приложи формулата =SUM(B2:B3) към клетката в горния пример.
Ако общата продължителност на задачите по проекта ви надвишава 24 часа, следвайте тези стъпки:
1. Въведете една продължителност в клетка B2 (с формат h:mm) и натиснете Enter. (Предупреждение: Имайте предвид, че максималната продължителност е 23 часа и 59 минути)2. Въведете другата продължителност в клетка B3 и натиснете Enter. 3. Въведете формулата =B2+B3 в клетка B4 и натиснете Enter. 4. Кликнете с десния бутон върху B4 и изберете „Форматиране на клетки“. 5. Изберете категорията „Персонализирано“ и въведете „[h]:mm;@“. 6. Кликнете върху „OK“, за да видите, че B4 показва правилно сумата от времената в B2 и B3.
Ако искате да научите повече за управлението на проекти в Excel , нашият блог е идеалното място да започнете!
Още ресурси за Excel:
Пълен списък с формули за изчисляване на времето в Excel
Добре е да знаете формулите, когато изчислявате разликата във времето в Excel. За да настроите правилно разликата във времето и стойността, сме предоставили списък с формули, които ще улеснят изчисленията ви.
| Формула | Описание |
| =B2-A2 | Разлика между двете стойности за време в клетки A2 и B2 |
| =(B2-A2)*24 | Часове между стойността в клетки A2 и B2 (24 е броят часове в денонощието) Предупреждение: Ако разликата е 24+ часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „м/д/гггг ч:мм AM/PM“ към A2 и B2. Трябва също да приложите формата „Число“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =TIMEVALUE(„8:02 PM”)-TIMEVALUE(„9:15 AM”) | Внимание: Разликата трябва да е по-малка от 24 часа. |
| =TEXT(B2-A2,”h”) | Часове между стойностите в клетки A2 и B2 Предупреждение: Трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „h“ към A2 и B2. Освен това стойността в B2 не може да бъде по-малка от A2, а разликата трябва да е по-малка от 24 часа, за да се избегне отрицателна стойност. Функцията TEXT връща текстова стойност. |
| =TEXT(B2-A2,”h:mm”) | Минути и часове между стойностите на времето в клетки A2 и B2. Предупреждение: Трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „h:mm“ към A2 и B2. Освен това стойността в B2 не може да бъде по-малка от A2, а разликата трябва да е по-малка от 24 часа. |
| =TEXT(B2-A2,”h:mm:ss”) | Часове, минути и секунди между стойностите на времето в клетки A2 и B2. Предупреждение: Трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „h:mm:ss“ към A2 и B2. Стойността в B2 не може да бъде по-малка от A2, а разликата трябва да е по-малка от 24 часа. |
| =INT((B2-A2)*24) | Брой пълни часове между стойностите на времето в клетки A2 и B2 (24 часа в денонощието). Предупреждение: Ако разликата е 24+ часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „м/д/гггг ч:мм AM/PM“ към A2 и B2. Трябва да приложите формата „Число“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =(B2-A2)*1440 | Минути между стойностите на времето в клетки A2 и B2 (1440 са минутите в един ден). Предупреждение: Ако разликата е 24+ часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „м/д/гггг ч:мм AM/PM“ към A2 и B2. И трябва да приложите формата „Число“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =(B2-A2)*86400 | Секунди между стойностите на времето в клетки A2 и B2 (86400 са секундите в един ден). Предупреждение: Ако разликата е 24+ часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „м/д/гггг ч:мм AM/PM“ към A2 и B2. Трябва да приложите формата „Число“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =HOUR(B2-A2) | Часове между стойностите на времето в клетки A2 и B2. Предупреждение: Стойността в B2 не може да бъде по-малка от стойността в A2, а разликата трябва да е по-малка от 24 часа. Освен това функцията HOUR връща числова стойност. |
| =MINUTE(B2-A2) | Минути между стойностите на времето в клетки A2 и B2. Предупреждение: Стойността в B2 не може да бъде по-малка от стойността в A2, а разликата трябва да е по-малка от 60 минути. Освен това функцията MINUTE връща числова стойност. |
| =SECOND(B2-A2) | Секунди между стойностите на времето в клетки A2 и B2. Предупреждение: Стойността в B2 не може да бъде по-малка от стойността в A2, а разликата трябва да е по-малка от 60 секунди. Освен това функцията SECOND връща числова стойност. |
| =NOW()-A2 | Изминало време между датата и часа в клетка A2 и текущата дата и час. Предупреждение: Ако изминалото време е 24+ часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „d „дни“ h:mm:ss“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. Освен това Excel не актуализира изминалото време в реално време. За да го направите, трябва да натиснете Shift+F9. |
| =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))-A2 | Времето, изминало между стойността в клетка A2 и текущата дата и час. Предупреждение: Excel не актуализира изминалото време в реално време. За да го направите, трябва да натиснете Shift+F9. |
| =INT(B2-A2)&” дни, “&HOUR(B2-A2)&” часа, “&MINUTE(B2-A2)&” минути и “&SECOND(B2-A2)&” секунди” | Изминалото време между датата и часа или стойностите за времето в клетки A2 и B2, изразено във формат „dd дни, hh часа, mm минути и ss секунди“. Предупреждение: Тази формула връща текстова стойност. Ако искате резултатът да бъде стойност, използвайте формулата =B2-A2 и приложете формата „Потребителски“ с типа „d дни“, h „часа“, m „минути“ и „s секунди“ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =IF(INT(B2-A2)>0,INT(B2-A2)&” дни,”,””)&IF(HOUR(B2-A2)>0,HOUR(B2-A2)&” часа,”,””)&IF(MINUTE(B2-A2)>0,MINUTE(B2-A2)&” минути, и “,””)&IF(SECOND(B2-A2)>0,SECOND(B2-A2)&” секунди”,””) | Изминалото време между датата и часа или стойностите в клетки A2 и B2, изразено във формат „dd дни, hh часове, mm минути и ss секунди“ с скрити нулеви стойности. Предупреждение: Тази формула връща текстова стойност. Ако искате резултатът да бъде стойност, използвайте формулата =B2-A2 и приложете формата „Потребителски“ с тип „d „дни“, h „часа“, m „минути“ и „s „секунди““ към клетката, съдържаща формулата за разликата във времето. |
| =A2+TIME(1,0,0) | Стойността в клетка A2 плюс един час. Предупреждение: Тази формула позволява добавяне на стойност, по-малка от 24 часа. |
| =A2+(30/24) | Стойността в клетка A2 плюс 30 часа (24 часа в денонощието). Внимание: Тази формула позволява добавянето на произволен брой часове към дадена стойност. |
| =A2-TIME(1,0,0) | Стойността на времето в клетка A2 минус един час. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на по-малко от 24 часа от дадена стойност. |
| =A2-(30/24) | Стойността на времето в клетка A2 минус 30 часа. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на произволен брой часове от дадена стойност. |
| =A2+TIME(0,1,0) | Стойността на времето в клетка A2 плюс една минута. Предупреждение: Тази формула позволява добавяне на стойност, по-малка от 60 минути. |
| =A2+(100/1440) | Стойността на времето в клетка A2 плюс 100 минути (1440 минути в един ден). Предупреждение: Тази формула позволява добавянето на произволен брой минути към дадена стойност. |
| =A2-TIME(0,1,0) | Стойността на времето в клетка A2 минус една минута. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на по-малко от 60 минути от дадена стойност. |
| =A2-(100/1440) | Стойността на времето в клетка A2 минус 100 минути. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на произволен брой минути от дадена стойност. |
| =A2+TIME(0,0,1) | Стойността на времето в клетка A2 плюс една секунда. Предупреждение: Тази формула позволява добавяне на стойност, по-малка от 60 секунди. |
| =A2+(100/86400) | Стойността на времето в клетка A2 плюс 100 секунди (86400 са секундите в един ден). Внимание: Тази формула позволява добавянето на произволен брой секунди към дадена стойност. |
| =A2-TIME(0,0,1) | Стойността на времето в клетка A2 минус една секунда. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на по-малко от 60 секунди от дадена стойност. |
| =A2-(100/86400) | Стойността на времето в клетка A2 минус 100 секунди. Предупреждение: Тази формула позволява изваждане на произволен брой секунди от дадена стойност. |
| =A2+B2=SUM(A2:B2) | Общо часове, часове и минути или часове, минути и секунди в стойностите от клетки A2 и B2, в зависимост от формата, който сте приложили към тези клетки. Предупреждение: Ако общата сума надвишава 24 часа, трябва да приложите формата „Потребителски“ с тип „[h]:mm;@“ към клетката, съдържаща формулата SUM. |
По-лесна алтернатива за изчисляване на времето в Excel
Въпреки че формулите в тази статия работят, има по-добър начин от Excel за изчисляване на времето – ClickUp!
Разбира се, електронните таблици са чудесни за управление на данни, но какво да кажем за ежедневните ви задачи? И как общувате с екипа си, за да покажете тези времена по прост и ясен начин?
Табличният изглед на ClickUp следи с лекота всички ваши задачи, включително възложителите, статуса и крайните срокове. Освен това табличният изглед ви позволява бързо да проверите напредъка на всяка задача по проекта.
Използвайте функциите за дата и час на ClickUp, за да изчислявате лесно отработеното време.
Но това не е всичко – можете да копирате и поставите таблицата си в друг софтуер, да закрепите определени колони, да промените автоматично размера на колоните и дори да споделите таблиците си чрез уникална връзка.
Този прост интерфейс улеснява преместването на редове и колони с плъзгане и пускане, за да промените бързо изгледа си.
ClickUp е софтуер за управление „всичко в едно“ за проследяване на времето и изчисляване на времеви прогнози, като поддържа полета за дати и часове, така че най-накрая можете да се разделите с Excel за нуждите си от управление на проекти.
Ако не искате да започвате от нулата, опитайте шаблона за анализ на времето на ClickUp, за да започнете! Този шаблон ви позволява да наблюдавате графиците на проектите, да проследявате времето за отделните задачи и да анализирате времето, прекарано за всяка задача или проект, за цялостен надзор. Като предоставя ясна и изчерпателна представа за използването на времето, той помага за повишаване на производителността и осигурява ефективно разпределение на ресурсите. Кажете сбогом на сложните формули в Excel и започнете да оптимизирате управлението на времето на екипа си с ClickUp!
Искате да запазите вашите таблици в Excel или Google Sheets, но да имате възможност да правите повече и по-бързо с вашите данни? Опитайте шаблона за таблици на ClickUp. Той ви помага да:
- Организирайте електронните таблици в една централизирана система
- Проследявайте промените във времето и сътрудничеството с колегите си
- Достъпвайте и актуализирайте данните си от всяка точка на света с лекота.
- Интегрирайте данните с други инструменти на ClickUp, като например Chat и Docs.
Не ни вярвате? Опитайте ClickUp още днес и превърнете хаоса в електронните таблици в нещо от миналото!