Не всички, които се лутат, са изгубени, но онези, които се впускат в производство, без да разберат напълно изискванията, са склонни да се отклонят от курса! 🧭
Изискванията на проекта са основата за безпроблемно планиране и изпълнение. С подходяща система за събиране и управление можете да овладеете този процес и да постигнете по-добри резултати без допълнителни усилия.
За да започнете, разгледайте списъка ни с 11 любими шаблона за събиране на изисквания. Те опростяват един иначе сложен процес, като осигуряват проследимост и съгласуваност през целия жизнен цикъл на проекта.
Какво е шаблон за събиране на изисквания?
Събирането на изисквания означава документиране на задължителните елементи на продукта или проекта, върху който работите.
Шаблонът за събиране на изисквания е предварително създадена рамка или система, която помага на проектния мениджър да управлява този процес и свързаните с него задачи. Използвайте го, за да събирате, съхранявате и организирате данни за лесен достъп.
Целта на събирането на изисквания е да се предоставят ясни указания на членовете на проектния екип. Това предотвратява недоразуменията и всички съпътстващи проблеми, като забавяния, допълнителни разходи и недоволство на заинтересованите страни. С точно определени цели и нужди екипите могат да изпълняват проектите ефективно.
Събирането на изисквания е редовна част от работните процеси в областта на разработката и инженерството. Все пак, то може да се приложи към всеки тип продукт или проект.
Процесът на събиране на изисквания обикновено се състои от три основни стъпки:
- Събиране: Събиране на информация от спонсора на проекта и различни заинтересовани страни
- Документация: Преобразуване на въведените данни в спецификации или документи с изисквания към продукта (PRD)
- Проверка: Прегледайте и доусъвършенствайте изискванията и ги превърнете в задачи.
Друго нещо, което трябва да се отбележи, е, че гъвкавата методология изисква малко по-различен подход към събирането на изисквания. Докато традиционните работни процеси определят изискванията в началото, гъвкавата методология включва постоянни корекции и сътрудничество със заинтересованите страни.
Какво прави един шаблон за събиране на изисквания добър?
Ето някои фактори, които трябва да вземете предвид при избора на шаблон за събиране на изисквания:
- Гъвкавост: Шаблонът трябва да може да се персонализира и адаптира към проекти с различни размери и типове.
- Събиране на данни: Това трябва да ви даде възможност да съберете всички данни и да ги организирате по ясен и убедителен начин.
- Кръстосани препратки: Изискванията трябва да бъдат проследими и съгласувани в различни документи – шаблонът трябва да позволява това или да го прави автоматично за вас.
- Визуални помощни средства: Те трябва да подпомагат визуализацията на процесите и по този начин да ви помогнат да разберете сложните изисквания на клиентите и да предадете вашите идеи.
- Преглед: Шаблонът трябва да има функция за споделяне или да предоставя друг метод, чрез който ключовите заинтересовани страни да могат да преглеждат документацията с изискванията.
- Интеграция: Трябва да можете да интегрирате шаблона безпроблемно в съществуващия си работен процес.
11 безплатни шаблона за събиране на изисквания в Excel и ClickUp
Събирането на изисквания е важна стъпка в управлението на проекти. Все пак, това не трябва да отнема твърде много време и усилия, за да можете да се съсредоточите върху най-важните въпроси, т.е. качеството на продукцията. Тук на помощ идват шаблоните! ▶️
По-долу можете да прочетете за 11 шаблона за събиране на изисквания в ClickUp и Excel.
С широка гама от функции, те ви гарантират, че разполагате с цялата необходима информация, за да реализирате проектите си! Такова стабилно система ви помага да се разберете дори с най-трудните клиенти. 👀
1. Шаблон за събиране на изисквания на ClickUp
Използвайте силата на организацията и цялостното планиране с шаблона за събиране на изисквания на ClickUp. Този добре структуриран документ ви позволява без усилие да записвате и подреждате различните нужди и очаквания на заинтересованите страни по проекта. Чрез ясното дефиниране и документиране на всички изисквания по проекта вие гарантирате, че има взаимно съгласие преди стартирането на проекта. С този шаблон насочете проекта си в правилната посока още от самото начало!
2. Шаблон за документ с бизнес изисквания на ClickUp
Шаблонът за документ с бизнес изисквания на ClickUp ви помага да очертаете всички съществени елементи на вашия проект или начинание и да създадете подреден документ с бизнес изисквания (BRD). 💼
Това е интуитивен, лесен за начинаещи шаблон в режим Doc. Ако някога сте работили с програма за редактиране на текст, няма да имате проблем да се справите с този!
Документът се състои от 10 подстраници, които съдържат основна информация за разбирането на вашия проект. Някои от тях са:
- Цели на проекта
- Функционални изисквания
- Финансови изисквания
- Заинтересовани страни
- График и крайни срокове
Първата страница е запазена за основна информация, като име на проекта, дата и номер на версията. В следващите подстраници можете да опишете подробно всички изисквания и очаквания към проекта си под формата на текст или таблица. Персонализирайте подстраниците и всички други елементи, за да адаптирате шаблона към вашия случай на употреба.
Шаблонът се предлага с инструкции, които ще ви помогнат да започнете. Той също така предоставя указания на всяка подстраница. Не забравяйте обаче да ги изтриете след това!
💡Бонус съвет: Използвайте ClickUp Docs с Brain, за да създавате и управлявате структурирани документи с изисквания към проекта, които позволяват сътрудничество и контрол на версиите.
3. Шаблон за системни изисквания на ClickUp
Когато става въпрос за проекти за разработка на софтуер, от първостепенно значение е да бъдете откровени относно вашите възможности. За щастие, шаблонът за системни изисквания на ClickUp е тук, за да ви помогне да покриете всички основи.
Този документ работи по същия принцип като предишния. Трябва само да въведете информацията в определените полета или клетки на таблицата.
По подразбиране документът съдържа пет раздела:
- Кратко описание на изискванията: Целта на проекта, обхватът на проекта и целевата аудитория или пазар
- Общо описание: Характеристики на вашия продукт и неговото използване
- Системни характеристики и изисквания на потребителите: Основни, функционални, нефункционални и външни изисквания към потребителския интерфейс
- Конвенция за документиране: Насоки за разбиране на начина на документиране на изискванията към проекта и избора на формат
- Ресурси: Споменати източници
Както обикновено, можете да персонализирате почти всички елементи на шаблона, включително шрифта, иконите и разстоянията. Можете дори да качите изображение за корица, за да добавите личен щрих. ✨
4. Шаблон за изисквания към продукта на ClickUp
Както подсказва името му, този шаблон за изисквания към продуктите на ClickUp ви помага да опишете сложността на предстоящата функция или продукт. Тази стъпка е от жизненоважно значение за прозрачността и комуникацията в проекта. Тя ясно дефинира продукта, неговите функции, дизайн и хората, които го разработват.
Шаблонът PRD е в режим Doc и се състои от няколко раздела и подстраници. Основната страница е запазена за обща информация и технически подробности, като график на проекта и показатели за успех. Включените подстраници са:
- Потребителски профили и сценарии: Кой ще използва продукта, как и защо?
- Функции: Кои функции ще включите/изключите?
- Критерии за пускане на пазара: Как ще разберете, че продуктът е готов за пускане на пазара?
- Дизайн: Как ще изглеждат различните елементи на продукта?
С помощта на този документ екипите получават цялостна представа, както и истории на потребителите. Тази обща картина им помага да вземат решения, които са в съответствие с общите цели и планове.
Уверете се, че актуализирате документа през целия жизнен цикъл на продукта, за да предоставите най-релевантната информация.
5. Шаблон за изисквания за управление на проекти в ClickUp
Когато започвате проект, трябва да определите ясно неговите изисквания. По този начин се оптимизират всички бъдещи усилия и вие можете да защитите проекта си пред заинтересованите страни.
Шаблонът за изисквания за управление на проекти на ClickUp съществува с тази цел – да ви помогне да управлявате изискванията на проекта и свързаните с тях задачи с лекота и увереност.
Този шаблон е под формата на списък и включва изглед на списък с изисквания, табло за етапи на одобрение в стил Kanban и диаграма на Гант за проследяване на времето. Създайте задачи и подзадачи в изгледа на списъка, за да определите всички изисквания и съпътстващи стъпки. Колоните включват информация като:
- Отговорен и одобряващ
- Начало и краен срок
- Процент на завършеност
- Етап на одобрение
- Връзка или файл за доставка
Персонализирайте колоните и падащите категории, за да адаптирате шаблона към вашите нужди. Добавете персонализирани критерии за сортиране и групиране на задачите. Изпробвайте този шаблон на следващия си семинар за събиране на изисквания!
6. Шаблон за изисквания за доклад на ClickUp
Нуждаете се от конкретен доклад от друг отдел? Шаблонът за изисквания към доклади на ClickUp ви помага да формулирате типа информация, от която се нуждаете. Това е лесен начин да споделите своите мисли и да се уверите, че докладът, който получавате, отговаря на целта си.
Започнете с предоставянето на името на компанията, логото и информацията за контакт. След това обяснете целта на заявката, за да помогнете на читателя да разбере вашата гледна точка. В следната таблица предоставете подробности за вашия отдел.
Разделът „Тип доклад“ очертава характеристиките, които са от решаващо значение за сортирането и планирането, като например:
- Тип доклад
- Независимо дали е повтарящо се или не
- Ниво на приоритет
- Ниво на усилие (т.е. колко и кои KPI са включени)
- Краен срок
Използвайте крайната таблица, за да предоставите доказателства за одобрение от мениджъра и да посочите кой трябва да види доклада.
7. Шаблон ClickUp IRAAD
Изискванията се променят, когато откривате нова информация. Трябва да отчетете това, да актуализирате условията и да разработите система за прогнозиране и проследяване на тези развития с голямо влияние.
Следващият ни безплатен шаблон за събиране на изисквания е IRAAD Template by ClickUp — удобен инструмент, който ви помага да записвате важни данни за успешното управление на проекти.
Това е шаблон за папка с пет списъка, всеки от които представлява елемент от IRAAD анализа:
- Проблеми: Проблеми, неефективност и други аспекти на проекта, които не са проработили.
- Рискове: Потенциални проблеми, рискове, свързани с разходите, и области, които изискват допълнително внимание.
- Действия: стъпки, които трябва да предприемете, за да завършите проекта
- Предположения: Разумни твърдения, които все още не сте проверили.
- Решения: Задачи, които сте договорили и одобрили
Всеки списък се предлага с различни изгледи, като Списък, Табло и Формуляри, за събиране на мненията на заинтересованите страни. Например, те могат да регистрират проблеми, с които се сблъскват, или да допринесат с нови идеи. Отговорите им могат да бъдат превърнати в задачи и сортирани автоматично, за да се спести време. ⌛
8. Шаблон за план за осигуряване на качеството на проекта ClickUp
Независимо дали се занимавате с разработка на софтуер или производство, шаблонът за план за осигуряване на качеството на ClickUp ви предоставя стабилна рамка за контрол на качеството на вашите технически изисквания и резултати. Той оптимизира процеса на осигуряване на качеството, като ви помага да идентифицирате пречките и да планирате бъдещите си дейности съответно. ☑️
Започнете, като добавите задачите си в изгледа „Списък с планове за проекти “. Посочете отговорния отдел, крайния срок, въздействието и нивото на усилие. Всички задачи и подзадачи са подредени в ясна йерархия, групирани по раздел на проекта или други избрани критерии. Актуализирайте статуса на задачите, докато преминават през процеса на контрол на качеството.
Изгледът „Табло“ предлага същите функции като изглед „Списък“, но визуализира данните по различен начин. Той показва задачите като карти и добавя към тях информацията от колоните.
Ако запазите групирането по статус, можете да актуализирате статуса на задачите, като ги плъзгате и пускате във вертикални секции. Можете също да активирате плувни коридори и да въведете допълнителни критерии за хоризонтално групиране.
Бонус: Инструменти за автоматизация на документи!
9. Шаблон за проектен план за дизайн на мрежа ClickUp
Проектирането на цялата мрежова инфраструктура е бавен, сложен и рискован процес. Подходящата мрежова топология е от решаващо значение за успешното функциониране на системата. Когато проектирането е недостатъчно, мрежата има голяма вероятност да се провали по отношение на производителност и сигурност.
За щастие, такива кризи могат да бъдат предотвратени с помощта на технологии и инструменти като този шаблон за проектен план за мрежово проектиране на ClickUp. От събирането на изисквания до тестването, тази рамка има всичко необходимо, за да се справите с гигантската задача, която е мрежовото проектиране.
Използвайте този шаблон като предишния, като изброите всички свои задачи, подзадачи и съпътстващата информация в колоните. Чувствайте се свободни да го персонализирате, за да отговаря на вашия работен процес. Добавете други изгледи, като например:
- Gantt за управление на времето
- Работна натовареност за разпределение на ресурсите
- Бели дъски за мозъчна атака и картографиране на процеси
- Чат за дискусии
10. Шаблон за план на проект за миграция на SQL Server от ClickUp
Значението на добре планираната миграция не може да бъде преувеличено. Този процес засяга критични бизнес операции, като сигурността на данните и общата производителност. За да осигурите плавен преход и да сведете до минимум прекъсванията, трябва внимателно да обмислите различни технически и оперативни аспекти.
В тази предизвикателна среда, шаблонът за план на проекта за миграция на SQL Server от ClickUp се оказва безценен ресурс. Използвайте го, за да очертаете стратегията си, да дефинирате целите на проекта и да разпределите ресурсите. Вашата миграция ще бъде по-бърза, по-точна и, най-важното, по-малко стресираща!
Възползвайте се от функциите и възможностите за персонализиране на ClickUp и управлявайте всички дейности, свързани с миграцията, в рамките на една платформа. Приоритизирайте задачите, опишете ги подробно и подобрете процеса на вземане на решения във всички отдели. Ако активирате проследяването на целите, можете също да наблюдавате напредъка, ключовите показатели за ефективност и етапите.
11. Шаблон за матрица за проследяване на изискванията в Excel от Agile-Mercurial
Ако сте свикнали с Excel и искате да продължите да го използвате, шаблонът за матрица за проследяване на изискванията на Agile-Mercurial може да ви допадне. 🍵
Това е цялостна система от електронни таблици, която ви позволява да проследявате изискванията, техния произход, статуса на изпълнение и всички други relevante данни.
Първият от двата раздела е базата данни с изисквания. В колоните можете да посочите информация като:
- Описание
- Източник и тип
- Резултати от структурата на разпределение на работата
- Тестове и резултати от тестове
- Идентифицирани дефекти
- Статус
С цялата информация подредена и организирана, знаете точно какво трябва да се направи и защо. Можете да определяте приоритети, да планирате и да изпълнявате, като същевременно отговаряте на нуждите на заинтересованите страни. Разделът „Статус“ предоставя основни статистически данни за работата ви до момента, визуализирани под формата на диаграма с ленти.
Шаблони за събиране на изисквания: общ преглед
В таблицата по-долу е обобщено всичко, което трябва да знаете за всеки шаблон от нашия списък:
| Шаблон | Какво е и за какво служи |
| Шаблон за документ с бизнес изисквания на ClickUp | Опростен шаблон за документ, който ви помага да определите всички необходими елементи на проекта, включително техническите и финансовите. |
| Шаблон за системни изисквания на ClickUp | Документ за очертаване на всички спецификации на софтуера, върху който работите, и съгласуване на работата ви с нуждите на потребителите. |
| Шаблон за изисквания към продукта на ClickUp | Шаблон, който ви помага да създадете професионални и целенасочени документи с изисквания към продукта с минимални усилия. |
| Шаблон за изисквания за управление на проекти в ClickUp | Цялостна система за планиране на управлението на изискванията, която ви позволява да разпределяте работата и да определяте крайни срокове. |
| Шаблон за изисквания на ClickUp Report | Документ, който ви помага да определите нуждите си и да получите доклада и информацията, която търсите. |
| Шаблон ClickUp IRAAD | Рамка за очертаване на ключови данни за даден проект, по-специално неговите проблеми, рискове, действия, предположения и решения. |
| Шаблон за план за осигуряване на качеството на проекта ClickUp | Шаблон с много функции за изграждане, планиране и проследяване на процеса на QA, за да се гарантират оптимални резултати. |
| Шаблон за проектен план за дизайн на мрежа на ClickUp | Система, която ви помага да съберете изискванията за мрежовата инфраструктура, която проектирате, и да планирате работата си съответно. |
| Шаблон за план на проекта за миграция на SQL Server в ClickUp | Шаблон, който ви позволява да организирате процеса на миграция на базата данни и съпътстващата работа |
| Шаблон за матрица за проследяване на изискванията в Excel от Agile-Mercurial | Шаблон за събиране на изисквания в Excel, който ви позволява да проследявате източниците и да документирате процеса на тестване. |
Най-добрите шаблони за събиране на изисквания за вашия Agile екип
Като перифразираме известен пасаж от „Изкуството на войната“ на Сун Дзу и го поставим в по-пацифистки контекст, адекватната подготовка е поне половината от свършената работа!
С помощта на гъвкав шаблон за събиране на изисквания и многофункционални безплатни инструменти като ClickUp, можете да бъдете и да останете подготвени за всичко, което ви се изпречи на пътя. Въоръжете се с знания и се впуснете в битка, т.е. в производство, по-подготвени от всякога! ⚔️