Представете си футболен отбор, който излиза на терена, без да има визия. От грешни пасове до неправилно позициониране, те продължават да правят грешки, докато накрая губят.
Забелязвате ли проблема тук? Липса на подготовка (или може би просто не е техният ден).
Във всеки случай, събитието PI или Program Increment planning не е по-различно. Тези събития са като екипни срещи, на които членовете се срещат, за да обсъдят забавяния, да оценят готовността на организацията и да планират бъдещи действия. PI планирането позволява на няколко отдела в една организация да координират и споделят една и съща визия за успех – точно както добре подготвените футболисти знаят точно кога да атакуват или да се бранят.
За всеки екип за разработка на продукти, правилното провеждане на сесията за планиране на PI е половината от спечелената битка. Неуспехът в това води до проблеми в комуникацията, липса на екипна работа и липса на реално разбиране на нуждите на потребителите или клиентите.
В този наръчник сме опростили процеса на планиране на PI за вас – ще разгледаме как можете да начертаете цели, да се справите с предизвикателствата и да използвате най-добрите практики в бранша, за да се представите отлично на всяка среща!
Какво е PI планиране и кои екипи се нуждаят от него?
Част от SAFe (Scaled Agile Framework), PI или планирането на проектни инкременти е стандартно събитие за екипа, което се провежда на фиксирани интервали, обикновено 8-12 седмици.
Това помага на екипите в рамките на гъвкавата структура да си сътрудничат със заинтересованите страни и да се споразумеят или гласуват за спазването на определени принципи за очакваните резултати. След постигане на споразумение всеки член на екипа в Agile Release Train (ART) може да гарантира, че подобреният продукт или услуга ще бъде пуснат навреме.
Визията, целите и резултатите, постигнати по време на сесията, са временни и подлежат на промени по време на следващата среща за планиране на програмата.
Всички гъвкави екипи ли се нуждаят от PI планиране?
В бизнес контекста е добре да се отбележи, че PI планирането работи най-добре за големи организации и хибридни екипи, където координирането на по-големи групи може да бъде трудно. Докато редовните спринт срещи и ретроспективи са подходящи за по-малки екипи, обширните сесии с много участници ще бъдат по-ефективни, ако следват установен PI планиращ процес.
Идеята тук е да се помогне на служителите и заинтересованите страни да се съгласят. Как? Членовете, присъстващи на това събитие, изготвят колективно пътна карта. Това е нещо, по което екипите се съгласяват и което поставя основите за бъдещи процеси без конфликти.
Някои екипи могат да планират церемония за планиране на PI, за да обмислят текущите процеси на вземане на решения, да идентифицират неефективностите и да изведат на преден план всякаква обратна връзка. Тези събития подкрепят и дискусиите за съществуващите и потенциалните предизвикателства пред цялостния напредък на даден проект.
Кои са участниците в планирането на PI?
Технически погледнато, събитието за планиране на PI изисква участието на всички заинтересовани страни и екипи от един Agile Release Train. Следващата таблица ще ви даде обща представа за ролите на основните участници:
| Член | Отговорност |
| Собственик на продукта | Гарантира, че изискванията на заинтересованите страни са добре разбрани от екипа за разработка. |
| Инженер по пускане на влакове | Комуникира с лидерите и заинтересованите страни, за да насърчи непрекъснатото усъвършенстване и да минимизира рисковете за програмата. |
| Скрам майстор | Отговаря за създаването на необходимите материали за сесия за планиране на PI. |
| Разработчици | Проучва обратната връзка и прави промени, за да добави, премахне или модифицира функции на даден продукт. |
Някои екипи създават специален програмен съвет с консултанти и архитекти на решения, които помагат за определянето на целите на PI и функционалните зависимости.
Бонус: Имате нужда от бърз план за провеждане на вашите гъвкави срещи? Започнете лесно с шаблона за планиране на PI на ClickUp! Той предоставя изчерпателна информация за всички забавени задачи, рискове по програмата и натоварване, което го прави точно това, от което екипите се нуждаят, за да организират, проследяват и поставят цели за всяка церемония по планиране на PI.
Етап на планиране преди PI: Как да се подготвите за успешно събитие
Планирането на PI може да не е най-лесната задача за компании, които все още не са запознати с концепцията. Дори доста опитни agile екипи се нуждаят от време, за да подготвят и организират всички материали за срещата за увеличаване на програмата.
Добра стратегия е да съставите списък с всички компоненти, които трябва да вземете под внимание, когато започнете подготовката за PI планирането. Ето пет съвета, които могат да ви помогнат:
- Списък на заинтересованите страни: Никога не пропускайте хората, които подкрепят дългосрочната визия на вашата марка. Уверете се, че имате списък на всички заинтересовани страни, които трябва да уведомите преди срещата – опитайте тези шаблони за картографиране на заинтересованите страни за подкрепа.
- Материали и забавени задачи: Зависи от етапа на вашия проект. Добавете само важно съдържание, като пътни карти за бъдещето и списъци със забавени задачи от предишното PI планиране.
- Място: За лични срещи за планиране на PI, организирайте ги в просторно помещение, където хората могат да се движат свободно. По този начин те няма да бъдат ограничени да седят на столове през цялото време.
- Софтуер: Най-добрият начин да се подготвите за успешна PI планираща сесия е да използвате софтуер за управление на срещи или проекти (като ClickUp ). Такива продукти са създадени, за да помагат на екипите за разработка да планират и управляват ефективно своите продукти.
- Стандартна програма: Никой не обича да отива на среща напълно неподготвен. Привлечете лектори, които могат да представят програмата за планиране на PI по красноречив начин и едновременно с това да насърчават изграждането на екип.
Чести предизвикателства, за които трябва да внимавате по време на събития за планиране на PI
Освен горния списък, гъвкавите екипи трябва да се съсредоточат и върху решаването на често срещани проблеми, които възникват преди организирането на сесия за планиране на PI, особено ако имат членове на екипа, които работят дистанционно.
Нека разгледаме трите най-големи предизвикателства при планирането на PI:
Липса на ангажираност
Средната продължителност на вниманието на човека е само 8,25 секунди, така че трябва да се опитате да задържите интереса на всички участници през цялата сесия.
Ако продължавате да четете дълги параграфи от сценарий, това няма да ви помогне, но провеждането на разговор лице в лице ще ви бъде от полза. Опитайте също да включите повече инструменти за сътрудничество в реално време в сесиите си. Можете да използвате цифрови бели дъски, които позволяват на всички участници в срещата да обменят идеи, да допринесат с предложения и да се чувстват чути.
Провеждането на твърде много сесии за планиране на PI една след друга може да изтощи служителите. Затова, преди следващата си сесия за планиране на PI, изработете оптимален ритъм на срещите, за да се възползвате максимално от времето на всички.
Проблеми с часовите зони
За глобални работни места и разпръснати екипи организирането на среща с всички членове на екипа в определено време може да се превърне в кошмар. Освен разликите в часовите зони, организирането на такива събития без подходящ инструмент за планиране може да влоши нещата още повече.
Можете да опитате да разделите всяка сесия за планиране на PI на по-кратки часове и да я удължите с няколко дни, за да се уверите, че всички могат да останат за цялото събитие. Помислете да инвестирате в добър софтуер за планиране и да приложите ефективни комуникационни стратегии, за да планирате тези сесии достатъчно предварително.
Неправилна комуникация
Често срещан проблем е, че собственикът или мениджърът на продукта не посочва ясно текущите проблеми, изисквания или очаквани резултати, като в същото време изисква по-конкретни функции. 🤷
Например, ако екип от програмисти управлява около 20 реда код на месец, те трябва да се уверят, че работата им е ценна за дългосрочната визия на компанията.
Умният подход в този случай е да поставите клиентите на първо място. Погледнете продукта от гледна точка на потребителя по време на този процес и споменете точките, които му придават допълнителна стойност и могат да накарат клиентите да го предпочетат пред офертите на конкурентите.
6 стъпки за провеждане на успешни сесии за планиране на PI всеки път
Нека сега разкрием стъпките за провеждане на значими сесии за планиране на PI и разделителни сесии на екипа. Ще демонстрираме някои от функциите на Agile Suite на ClickUp , за да ви помогнем да разберете по-добре как да приложите всяка стъпка. 🌻
Стъпка 1: Начертайте целите и задачите на PI планирането
Както бе споменато по-горе, ясните и ангажиращи PI цели са от съществено значение от самото начало. Добавете всички важни цели, които вашият екип трябва да обсъди по време на срещата. Без определени цели вашата сесия няма да има контекст за създаване на пътна карта.
Тук ClickUp Goals се оказва полезен! Той ви позволява да започнете да създавате PI планиране или бъдещи спринт цели и да ги сортирате в папки. Можете да визуализирате напредъка на всяка цел по време на срещата.
Свържете целите с вашите задачи за по-добър контрол. По този начин ClickUp автоматично ще отразява напредъка на целите, докато продължавате да изпълнявате свързаните задачи. Чувствайте се свободни да задавате различни видове цели, като например брои, условни и процентни показатели.
Улеснете подготовката си за планиране преди PI, като добавите описания към всяка цел и информирате екипа си за какво трябва да създадат материали.
Все още смятате, че това е прекалено много работа? Опитайте да използвате шаблона за SMART цели на ClickUp, за да започнете незабавно да поставяте цели!
Стъпка 2: Визуализирайте как вашият екип генерира идеи
След като сте изяснили целите си, следващата стъпка е да обсъдите идеите с вашия гъвкав екип. Екипите използват бели дъски, за да закрепят лепящи се бележки с идеи в физическа среда. Но можете да направите много и на дигитална дъска!
С виртуалните ClickUp Whiteboards екипите могат да дадат свобода на творчеството си в безкрайно пространство. Всеки участник получава курсор и лента с инструменти, за да споделя идеи, предлага планове за действие и подчертава приоритетни функции. 🦋
Ако предложените от вас работни процеси за следващото увеличение са твърде сложни, използвайте Mind Maps на ClickUp и създайте стъпка по стъпка карта на процеса, като начертаете връзки между множество възли.
За да визуализирате по-добре индивидуалните работни процеси, използвайте изгледа Kanban Board на ClickUp, за да видите напредъка на задачите през различните фази. Ако се сблъсквате с множество рискове и зависимости, начертайте решение с помощта на изгледа Gantt Chart на ClickUp и идентифицирайте зависимостите между екипите за завършване на следващия инкрементален цикъл.
Стъпка 3: Задайте реалистични етапи
Не седите просто и не давайте на екипа си безсмислени инструкции като „Започнете“ и „Приключете“. Уверете се, че подготовката ви за планиране на PI има реалистични етапи, които хората могат да изпълнят. Един интересен начин да го направите е да използвате ClickUp Milestones, което ви позволява да подчертаете всяко важно постижение.
Важните етапи помагат да мотивирате екипа си, като им покажете стойността на резултатите им. Те помагат на мениджърите в гъвкавите екипи да разпределят ресурсите за различни задачи и да правят точни оценки за окончателния преглед на плана. Това също ви позволява да преглеждате и забелязвате всякакви промени веднага, вместо да ги откривате в последния момент.
Стъпка 4: Определете ролите на всеки член и изгответе планове за непредвидени ситуации
Винаги се уверявайте, че екипите за разработка са наясно с ролята си в подготовката за следващата PI планираща сесия. Няма да е от голяма полза, ако нещата се объркат и хората питат какво трябва да правят всеки ден. Същото важи и за непланирани събития, при които екипът ви е разпръснат поради липсата на план за действие в извънредни ситуации.
След като създадете списък със задачи в събитието за планиране на PI, присвойте етикети и уведомете всички за това, за което са отговорни. Можете дори да опитате да приоритизирате задачите, за да се заемете по-скоро с по-важните актуализации на функциите.
Използвайте приоритетите на задачите в ClickUp и дефинирайте задачите си с един от четирите етикета с цветови кодове – Спешно, Високо, Нормално и Ниско. Можете да планирате и зададете тези етикети предварително, за да подобрите видимостта на времето за изпълнение на всяка задача от екипа.
Определянето на ролите в екипа е също толкова важно за правилния поток на знания и вземане на решения, след като започне работата по инкремента. ClickUp разполага с няколко шаблона за роли и отговорности, които могат да ви помогнат в това. Можете да опитате шаблона ClickUp RACI Matrix, за да определите роли въз основа на следните четири елемента: Responsible (отговорен), Accountable (отчетен), Consulted (консултиран) и Individual (индивидуален).
Стъпка 5: Създайте ясни и отворени канали за комуникация
Освен срещите, на екипите им е трудно да водят разговори лице в лице, което ги оставя в застой по отношение на проблемите.
Наличието на ясни канали за комуникация помага на гъвкавите екипи да решават по-бързо заедно проблемите. Вместо да търсят решение на даден проблем сами, членовете могат да публикуват с какво се борят и да получат подходяща помощ – дори и след събитието за планиране на PI.
Това е точно защо е създаден изгледът ClickUp Chat – за да улеснява отворените разговори. Изгледът позволява изпращане на линкове, изображения и други ресурси на членовете на екипа, за да се насърчи добре координираната асинхронна работа.
С възможността да създавате чат стаи за всеки проект или екип, имате пълен контрол над това кой има достъп до всеки разговор. Функцията ви позволява да споменавате всеки, да използвате редактиране на богат текст и да задавате задачи за действие. Точно това, от което се нуждаете, когато имате предвид видео урок!
Стъпка 6: Размислете и усъвършенствайте
След като събитието за планиране на PI приключи, не забравяйте да обмислите нещата, които са се получили добре, предизвикателствата, с които сте се сблъскали, и областите, които се нуждаят от подобрение. В края на всяка сесия за планиране на PI проведете кратка анкета за обратна връзка от участниците, особено от заинтересованите страни, и потърсете тяхното мнение за общата стойност и гъвкавостта на последните сесии. За да ускорите нещата, използвайте ClickUp Forms, за да изпратите персонализирани въпросници на желаните участници.
След като получите обратна връзка, може да искате да се възползвате от ClickUp Sprints, за да автоматизирате работния си процес и да проследявате бъдещите цели за планиране на PI. Това е мащабируемо решение, което може да ви помогне да проследявате внедрените промени през циклите на увеличение.
Най-добри практики за PI планиране
Всички гъвкави екипи трябва да извлекат максимална полза от сесиите с ограничено време, като планирането на PI, за да гарантират, че всички споделят една и съща визия.
За да обобщим обсъденото, ето някои от най-добрите практики за PI планиране, които ще ви помогнат да извлечете максималното от всяка сесия:
- Поддържайте забавното настроение: Никой не иска да седи на среща, на която един човек говори с часове. Уверете се, че всички участници в сесията се чувстват ангажирани, като общувате с тях на редовни интервали.
- Определете ясни цели: Преди срещата определете ясни цели за PI, за да помогнете на участниците да разберат какво трябва да постигнат по време на събитието.
- Записвайте всяка сесия: Разбира се, можете да провеждате срещи на живо за членовете на отдалечения екип, но какво ще стане с тези, които не са могли да присъстват? Използвайте ClickUp Clips за висококачествено записване на екрана по време на срещите без ограничения във времето.
- Време на събитието: Добре е да следите времето по време на всяка сесия за планиране на PI, за да се уверите, че всички важни точки са обсъдени разумно. Включете ClickUp Time Tracking, за да започнете да следите сесиите си и да добавяте бележки за всеки запис за повече контекст.
- Използвайте шаблони: Шаблоните за управление на проекти, забавяния и планиране на спринтове ви предоставят структура за записване на повтарящи се точки, които възникват по време на срещите.
Значението на създаването на цели за PI планиране, ориентирани към клиента
Вашите цели за PI планиране няма да дадат желаните резултати, ако не са базирани на решаването на проблеми на клиентите. Ето кратко резюме за това как да създадете PI цели, които са добри за бизнеса:
- Създаване на визия: Първата стъпка е да оцените вашата компания и да разберете нейната визия. Това ще ви позволи да съгласувате всички цели с дългосрочните цели на фирмата.
- Прегледайте обратната връзка от клиентите: Разгледайте с какво се борят клиентите или какво искат да се подобри. Обсъдете с вашия гъвкав екип къде могат да се добавят функции, за да се решат тези проблеми.
- Напишете целите на програмата си: Записването на целите за увеличение може да бъде трудно поради броя на елементите, които искате да обхванете. Искате да го направите по-бързо? Използвайте ClickUp AI, за да изготвите целите си за PI и да пренесете мозъчната атака на следващото ниво! С над 100 предварително зададени случая на употреба можете да измислите съгласувани цели за PI за минути.
- Прегледайте целите си за PI: Последната стъпка е да прегледате всички цели за PI с няколко екипа и да подчертаете тези, които имат висок приоритет.
Планирайте обещаващи сесии за планиране на PI с ClickUp
Независимо колко трудно е провеждането на среща за увеличаване на програмата, не можете да отречете нейната важност. Премахнете тази трудност с помощта на широките функционалности на ClickUp.
С помощта на ClickUp компаниите могат да разделят сложната подготовка за PI планиране на по-малки части, да използват шаблони и да следят всяка сесия под един покрив. Направете първата стъпка още днес и регистрирайте се в ClickUp безплатно. 💗