كيفية استخدام النماذج في ClickUp لتبسيط عملية جمع البيانات

أنت تتعامل مع مشاريع متعددة، والمواعيد النهائية تقترب، والبيانات تتدفق عليك من كل اتجاه. وفي كل مرة تعتقد أنك قد سيطرت على الوضع، تظهر مجموعة جديدة من البيانات تؤثر على تحليلك.

ولكن ماذا لو كان من الممكن جمع جميع البيانات التي تحتاجها في مكان واحد، وتنظيمها تلقائيًا، وتجهيزها للاستخدام؟

تقضي ClickUp Forms على التناقضات في جمع البيانات. بفضل الحقول المخصصة وسير العمل الآلي والتحديثات في الوقت الفعلي، ستتجاوز مرحلة جمع البيانات إلى مرحلة تحسينها.

دعنا نستكشف كيفية إنشاء نماذج في ClickUp ( ) وتبسيط عملية جمع البيانات! 🎯

ما هي نماذج ClickUp؟

يمكن لكل نموذج يتم إرساله أن ينشئ تلقائيًا مهمة بتفاصيل مخصصة، مثل المكلفين والموعد النهائي ومستوى الأولوية والمرفقات، مما يضع الأساس لأتمتة سير العمل بكفاءة.

ابدأ باستخدام نماذج ClickUp

يوفر منشئ النماذج واجهة سهلة الاستخدام تعمل بالسحب والإفلات، مما يتيح لك إضافة أنواع حقول مخصصة مثل مربعات النص، وحقول الأرقام، ومحددات التاريخ، والقوائم المنسدلة، ومربعات الاختيار لتسجيل البيانات بالطريقة التي تريدها بالضبط.

ما هي مزايا استخدام نماذج ClickUp؟

يجب أن يكون منشئ النماذج الجيد مرنًا بدرجة كافية للتكيف مع تطور مشروعك، وهذا بالضبط ما توفره نماذج ClickUp. من تعليقات المنتجات وطلبات تكنولوجيا المعلومات إلى فرص المبيعات أو المشاريع الإبداعية، تتكيف نماذج ClickUp مع أي سير عمل.

ونظرًا لأنها تتكامل مباشرة مع مهامك في ClickUp، يظل كل شيء منظمًا، من الإرسال إلى التنفيذ.

في هذا الصدد، إليك بعض أهم مزايا نماذج ClickUp:

كيفية إنشاء نماذج في ClickUp

هل تريد تحسين التفاعل وزيادة معدلات الاستجابة لنماذجك؟ نماذج ClickUp هي الأداة المثالية لتحسين عمليتك.

يمكنك إنشاء نموذج من شريط العروض ومركز النماذج والشريط الجانبي. عندما يرسل الأشخاص نموذجًا، يتم إنشاء مهمة إرسال في الموقع المحدد عند إنشاء النموذج.

إليك دليل تفصيلي لإنشاء النماذج في ClickUp.

الخطوة #1: إضافة عرض نموذج

تُسمى النماذج أيضًا عرض نماذج ClickUp لأنه يمكن إنشاؤها في شريط العروض.

يمكن الوصول إلى عرض النموذج الذي تم إنشاؤه في شريط العروض من شريط العروض أو مركز النماذج في موقعه.

لإنشاء نموذج بهذه الطريقة:

هناك طريقة أخرى لإنشاء عرض نموذج من الشريط الجانبي.

الخطوة رقم 2: إنشاء النموذج

بمجرد إضافة عرض النموذج، ابدأ في تصميمه باستخدام محرر السحب والإفلات في ClickUp.

في الجزء العلوي من كل نموذج ClickUp، سترى ثلاثة أوضاع:

في وضع الإنشاء، ابدأ بإضافة:

يمكنك إعادة تسمية الحقول بالنقر فوق عناوينها. سيؤدي ذلك إلى تغيير العرض العام للنموذج فقط، وليس أسماء الحقول الداخلية. تعرض المنطق الشرطي الحقول أو تخفيها بناءً على الردود السابقة، مما يحافظ على ديناميكية النموذج.

لإضافة المزيد من الأسئلة، ما عليك سوى النقر على زر إضافة سؤال في أسفل النموذج. يمكنك أيضًا التمرير بين الأسئلة الموجودة لإضافة أسئلة جديدة بالترتيب الصحيح.

الخطوة رقم 3: تخصيص إعدادات الإرسال

تأكد من التعامل مع ردود النماذج بكفاءة وتكوين إعدادات الإرسال. يمكنك اختيار مكان إنشاء المهام، وإذا لزم الأمر، تحديث القائمة التي تظهر فيها ردود النماذج كمهام. تتضمن خيارات التخصيص الإضافية ما يلي:

الخطوة #4: صمم نموذجك وخصصه لعلامتك التجارية

اجعل نموذجك يبدو احترافيًا ومتوافقًا مع علامتك التجارية. وإليك كيفية القيام بذلك:

الخطوة #5: مشاركة النموذج وتضمينه

بمجرد أن يصبح النموذج جاهزًا، يحين وقت توزيعه وجمع الردود. يمكنك مشاركة النموذج بسهولة عن طريق نسخ الرابط ولصقه في رسالة بريد إلكتروني أو أي أداة اتصال أخرى يستخدمها فريقك.

إذا كنت ترغب في جعلها أكثر سهولة، فحدد خيار "تضمين الكود" لنسخ كود النموذج وتضمينه مباشرةً في موقعك الإلكتروني أو برنامج الإنترانت الخاص بك.

الخطوة رقم 6: إدارة عمليات إرسال النماذج

في كل مرة يرسل فيها شخص ما ردًا، يقوم ClickUp تلقائيًا بإنشاء مهمة جديدة، مما يسهل تتبع جميع الردود وإدارتها. لعرض هذه المهام، ما عليك سوى النقر على زر الردود في الزاوية العلوية اليسرى من عرض النموذج.

أتمتة ClickUp

هل تريد توفير الوقت؟ يمكنك إعداد ClickUp Automations لتعيين المهام تلقائيًا لأعضاء الفريق المناسبين بناءً على ردود النماذج. بالإضافة إلى ذلك، يساعد فرز الردود وتصفيتها بناءً على حالة المهمة أو المكلف بها أو مستويات الأولوية في الحفاظ على تنظيم كل شيء وسيره على ما يرام.

هذا هو الحل! باستخدام نماذج ClickUp، يمكنك جمع البيانات بسرعة وتبسيط الطلبات وضمان عدم ضياع أي طلبات في الفوضى.

استخدمت فرقنا النماذج والقوالب لتوحيد بعض سير العمل. كما استخدمنا الأتمتة المدمجة لتسهيل بعض سير العمل، خاصةً عندما تلتقط الحقول المخصصة معلومات يمكن أن تساعد في تحديد من يجب تكليفه بمهمة ما. وأخيرًا، استخدمنا أيضًا ميزات تكامل البريد الإلكتروني وواجهة برمجة التطبيقات (API) لإنشاء المهام تلقائيًا عندما تنبه بعض المنصات أو تعرض مشكلات محتملة في الأداء.

الخطوة #7: تحليل ردود النماذج

يوفر ClickUp طرقًا فعالة لتحليل بيانات النماذج المرسلة في الوقت الفعلي:

1. ClickUp Brain

لاستخدام الذكاء الاصطناعي الأصلي لـ ClickUp، ClickUp Brain، للتحليل:

2. لوحات معلومات ClickUp

أنشئ لوحات معلومات للحصول على نظرة عامة عالية المستوى على بيانات النماذج المرسلة. من خلال تحويل النماذج المرسلة إلى لوحات معلومات، يمكنك تصور البيانات بشكل فعال.

التطبيقات العملية لنماذج ClickUp مع القوالب

يمكنك استخدام نماذج ClickUp لأغراض متنوعة، مثل جمع التعليقات وإدارة الطلبات وإجراء الاستطلاعات أو جمع البيانات للمهام والمشاريع.

لكن تخيل الوقت والجهد اللازمين لإنشاء كل نموذج من الصفر.

لتسهيل حياتك، يوفر ClickUp قوالب نماذج مسبقة الصنع مصممة خصيصًا لحالات الاستخدام المختلفة. وهذا يضمن تخطي الإعداد الممل والبدء على الفور.

فيما يلي بعض القوالب لتوحيد عملية جمع البيانات وتنفيذ الاستجابات للبيانات. 📄

1. نموذج استمارة عضوية ClickUp

احصل على نموذج مجاني

قد تكون إدارة طلبات العضوية مهمة شاقة، خاصة عند التعامل مع التسجيلات الجديدة والأعضاء النشطين. بدلاً من إنشاء نماذج يدويًا لكل متقدم جديد، يوفر نموذج عضوية ClickUp تنسيقًا جاهزًا للاستخدام لتفاصيل الأعضاء.

بفضل ميزة التتبع المدمجة، من السهل مراقبة تقدم كل طلب، ومتابعة الموافقات المعلقة، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية التلقائية. يمكنك أيضًا تخصيص النموذج لالتقاط تفاصيل محددة مثل مستويات العضوية أو تفضيلات التجديد أو الطلبات الخاصة.

2. نموذج استمارة تسجيل الحدث ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يمكن أن يصبح التخطيط لحدث ما، كبيرًا كان أم صغيرًا، أمرًا مرهقًا بسرعة؛ فمن السهل أن تشعر بأنك غارق في التفاصيل. يعمل نموذج استمارة تسجيل الحدث من ClickUp ( ) على تبسيط هذه العملية، مما يساعدك على إنشاء استمارة تسجيل فعالة للحدث في دقائق.

يحتوي على تفاصيل مهمة عن الحاضرين، بما في ذلك أسمائهم ومعلومات الاتصال بهم وتفضيلاتهم الغذائية واختياراتهم للجلسات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر تتبعًا في الوقت الفعلي لتبقى على اطلاع على أعداد المسجلين وتعديل خططك حسب الحاجة.

3. نموذج نموذج طلب ClickUp

احصل على نموذج مجاني

قد تبدو إدارة طلبات الخدمة أو المشاريع وكأنك تبحث في كومة لا تنتهي من رسائل البريد الإلكتروني، ولكن ليس عندما يكون لديك نموذج طلب ClickUp. فهو يجمع جميع التفاصيل الضرورية مسبقًا، مما يقلل من الاتصالات المتكررة.

يمكنك تصنيف الطلبات حسب الأهمية أو النوع أو التعقيد، مما يجعل تحديد الأولويات أمرًا سهلاً. تتيح سير عمل الموافقة المدمجة اتخاذ قرارات سريعة، بينما توفر عمليات تحميل الملفات سياقًا لكل طلب.

إليك مقطع فيديو توضيحي مفيد لإعداد عملية الاستلام باستخدام نماذج ClickUp👇🏽

4. نموذج طلب وظيفة ClickUp

احصل على نموذج مجاني

لا ينبغي أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم يغرقون في سير ذاتية ومتابعات لا نهاية لها. يساعدك نموذج طلب التوظيف من ClickUp، الحائز على جائزة " "، على تجاوز التفاصيل الأساسية، حيث يتيح للمتقدمين تحميل السير الذاتية والمحافظ والشهادات مباشرةً.

يمكنك أيضًا تخصيصها بأسئلة فرز حول التوافر أو توقعات الراتب أو المهارات الأساسية، مما يضمن لك جمع المعلومات ذات الصلة مسبقًا. عندما يتقدم مرشح ما، يحول ClickUp طلبه إلى مهمة في مسار التوظيف الخاص بك، مما يضمن رؤية واضحة ويقضي على التأخير في عملية التوظيف.

5. نموذج نموذج اتصال العملاء من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

أصبح إدارة استفسارات العملاء وتعليقاتهم ومخاوفهم أسهل باستخدام نموذج نموذج اتصال العملاء من ClickUp.

يتيح لك تتبع استفسارات العملاء، وجمع بيانات العملاء لأغراض البحث والاستطلاعات، وتنظيم معلومات الاتصال لحملات التسويق أو المتابعة. يدمج النموذج بسلاسة عرض CRM لتركيز جميع تفاعلات العملاء أيضًا.

تساعد التذكيرات التلقائية فريقك على متابعة الردود، مما يضمن التواصل في الوقت المناسب وبشكل احترافي. وفي الوقت نفسه، تتعقب لوحات معلومات ClickUp المشكلات المتكررة وتراقب أوقات الاستجابة وتكتسب رؤى لتحسين خدمة العملاء.

دمج نماذج ClickUp مع أدوات أخرى

أحد الجوانب التي تجعل ClickUp فريدًا هو قدرته على تحسين مجموعتك التقنية الحالية من خلال تكاملات سلسة.

تربط أكثر من 1000 تكامل من ClickUp سير عملك عبر منصات متعددة، مما يجعل التعاون أكثر سلاسة وكفاءة. عندما يتعلق الأمر بنماذج ClickUp، تعزز هذه التكاملات الأتمتة وتبسط تدفق البيانات وتقضي على العمل اليدوي.

فيما يلي بعض التكاملات الرئيسية التي تجعل نماذج ClickUp أكثر قوة. 🛠️

نصائح لتحسين نماذج ClickUp من أجل زيادة الإنتاجية

إنشاء النماذج في ClickUp أمر سهل للغاية، ولكن كيف تجعلها فعالة؟ هذا يتعلق بالاستراتيجية. إليك بعض النصائح الاحترافية لزيادة الإنتاجية باستخدام نماذج ClickUp. ⛏️

استخدم المنطق الشرطي

بدلاً من إغراق المستخدمين بأسئلة متابعة غير ضرورية، استخدم المنطق الشرطي في " " في "Form View" لتخصيص النموذج. اعرض الأسئلة ذات الصلة فقط بناءً على الإجابات السابقة.

على سبيل المثال، إذا حدد موظف "دعم تكنولوجيا المعلومات" في نموذج طلب المساعدة، فاعرض عليه الأسئلة المتعلقة بالمشكلات الفنية فقط، وليس الدعم المتعلق بالموارد البشرية. هذا يجعل النماذج أكثر سلاسة وكفاءة، مما يوفر الوقت للجميع.

اسأل فقط عما هو ضروري

تعدد النماذج أمر حقيقي. لا تقع في فخ طرح كل الأسئلة الممكنة؛ اكتفِ بالأسئلة المهمة فقط. على سبيل المثال، إذا لم تكن شهادة المتقدم الجامعية ضرورية للوظيفة، فتجاهلها وركز على الخبرة العملية ذات الصلة بدلاً من ذلك.

نماذج أقصر = معدلات استجابة أعلى وتحليل أسهل للبيانات. إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك لتضييق نطاق النموذج:

لا تخطي اختبار قابلية الاستخدام

حتى لو كان النموذج الخاص بك يبدو مثاليًا، فإن اختباره أمر بالغ الأهمية.

أرسلها إلى مجموعة اختبار من جمهورك المستهدف (وليس فريقك) واجمع التعليقات. سيمنحك ذلك رؤى حقيقية ويساعدك على تحسين النموذج لجعله أكثر سهولة في الاستخدام. ففي النهاية، أفضل التصميمات تأتي من مدخلات واقعية.

تخلص من الأوراق باستخدام نماذج ClickUp

نعلم جميعًا مدى صعوبة مطاردة البيانات باستمرار — تتبع طلبات المشاريع، وإدارة التعليقات، أو جمع تحديثات الفريق.

ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، يوفر الحل المثالي لتبسيط عملية جمع البيانات والقضاء على الفوضى. انتقل من النماذج الورقية إلى نماذج ClickUp — وفر الوقت، وقلل الأخطاء، وحافظ على تنظيم كل شيء في مكان واحد.

لا داعي بعد الآن للبحث في أكوام من الأوراق أو البحث في رسائل البريد الإلكتروني المتناثرة. تضمن لك النماذج في ClickUp التحكم في كل شيء دون فوضى.

أنشئ أول نموذج لك من خلال بالتسجيل في ClickUp مجانًا اليوم! ✅