كيفية بناء وكالة المستقبل

هذا الدليل مخصص لأصحاب الوكالات وأصحاب الأعمال الخدمية أو القادة الذين يرغبون في بناء وكالة أكثر قابلية للتوسع والبيع، خاصة الآن، مع ClickUp 4.0 و Super Agents والذكاء الاصطناعي الذي يغير طريقة عمل الوكالات.

يشارك المؤلف رحلته في تأسيس الوكالات وتوسيع نطاقها وبيعها، مع التركيز على كيفية قيام ClickUp (خاصة الإصدار 4.0 و Super Agents) بتحويل عمليات الوكالة.

تشمل النقاط الرئيسية ما يلي:

يخلص التقرير إلى أن التقارب - أي جمع كل الأعمال والاتصالات والمعرفة في مكان واحد - إلى جانب الذكاء الاصطناعي والأتمتة، يمثل قوة دافعة قوية للوكالات الحديثة.

لماذا تعاني معظم الوكالات من صعوبة التوسع

تواجه الوكالات وشركات الخدمات عائقًا عندما يتحول كل مشروع عميل إلى مشروع فردي، وينتشر العمل عبر أدوات غير متصلة. لقد رأيت ذلك بنفسي: ما يبدأ كعدد قليل من العملاء سرعان ما يتحول إلى متاهة من الطلبات المخصصة والوثائق المتناثرة والعمليات التي لا توجد إلا في رأسك. إنه أمر مرهق ويكاد يكون من المستحيل توسيع نطاقه أو بيعه.

في عام 2013، أنشأت وكالة. على مدار السنوات الثلاث التالية، نمت تلك الوكالة وتم الاستحواذ عليها من قبل شركة تقنية أكبر في نفس المجال. لاحقًا، أنشأت وكالة أخرى. استخدمت تلك الوكالة ClickUp كجزء أساسي من إدارة أعمالها وتوسيع نطاقها. اليوم، أعمل في قسم عمليات النمو في ClickUp، وهو ما يمثل بالنسبة لي نوعًا من إكمال الدائرة.

منذ أن تم الاستحواذ على وكالتي الأولى، أصبحت ضيفًا منتظمًا في البودكاست وكتبت مقالات حول ما يتطلبه بناء وكالة قابلة للتطوير والبيع.

ولكن، إذا كان عليّ أن أكرر التجربة في عام 2025، مع كل الموارد المتاحة لي وأدوات مثل ClickUp 4. 0 و Super Agents، فسأقوم ببعض الأمور بشكل مختلف.

هذا الدليل هو دليل إرشادي: قم بتحويل خدماتك إلى منتجات، وقم ببناء أنظمة قابلة للتكرار، وقم بمركزية المعرفة، واستخدم الذكاء الاصطناعي والوكلاء للحفاظ على سير التنفيذ دون أن تصبح عائقًا.

تعرف على المزيد حول كيفية مساعدة Super Agents لك فعليًا:

خدمات منتجة للقضاء على توسع نطاق العمل

المنتجات هي جوهر قابلية التوسع والبيع. فهي تحول العمل المخصص إلى نظام قابل للتكرار.

أولاً: أريد أن أتحدث عن جوهر ما يجعل الوكالة قابلة للتوسع والبيع: المنتجات.

لجعل الوكالة قابلة للتوسع والبيع، ركزت على إنشاء خدمة منتجة، أي تحويل الخدمة إلى مشروع ذي نطاق ثابت.

غالبًا ما يعاني المستقلون والوكالات من توسع نطاق العمل: تبدأ المشاريع بمجموعة واحدة من المخرجات، ولكن بعد ذلك يطلب العميل شيئًا آخر، ثم شيئًا آخر. ومن ثم لا نهاية في الأفق. وينتهي بك الأمر بالتضحية بعطلات نهاية الأسبوع والأعياد لأن ما بدأ كمشروع بسيط على ما يبدو يتحول إلى عمل إضافي مع جولات المراجعة و"شيء آخر فقط".

مع عرض الخدمات المنتجة، هناك مجموعة ثابتة من المخرجات مع معالم واضحة. أي شيء خارج النطاق يكلف إضافية.

إحدى مزايا تقديم خدمة منتجة من جانب مزود الخدمة هي أن العمل بنطاق ثابت يتيح لك إنشاء أنظمة وعمليات قابلة للتكرار.

بغض النظر عن عدد العملاء الذين تحصل عليهم، سيحصلون جميعًا على نفس عملية التهيئة ونفس سير عمل تقديم الخدمة.

كان التحويل إلى منتجات أمرًا بالغ الأهمية لتوسيع نطاق وكالتي الأولى. فقد سمح لنا ذلك بالوصول إلى 100 عميل في مجال تصميم المواقع الإلكترونية وخدمات التسويق في غضون ثلاث سنوات مع عدد قليل من الموظفين.

علاوة على ذلك، فإن إنتاج وبناء عملية تقديم خدمات قابلة للتكرار تشبه خط التجميع يخلق نظامًا يمكنك في النهاية إزالة نفسك تمامًا من سير العمل.

قبل التحويل إلى منتجات، كان لدي عملاء يطلبون تعديلات لا نهاية لها. كانت المشاريع التي كان من المفترض أن تستغرق شهرًا واحدًا تستغرق ستة أشهر. بعد التحويل إلى منتجات، مع وجود ضوابط واضحة ونتائج محددة، أصبح من الممكن إنجاز المشاريع بسرعة أكبر وبتأخيرات أقل.

في العديد من الوكالات التي أعرفها، ينتهي الأمر بالمؤسس إلى أن يكون عنق الزجاجة. لا يمكن للمشاريع أن تتقدم دون موافقته أو مشاركته، مما يعني في النهاية أن المؤسس لا يمكنه الابتعاد عندما يريد أخذ إجازة أو التركيز على الأعمال بدلاً من العمل فيها.

إرشادات سريعة يجب عليك توثيقها (وتطبيقها):

قم ببناء أنظمة تعمل بدونك

بمجرد أن تصبح الخدمات منتجة، فإن الأنظمة والأتمتة هي ما يحول "القابل للتكرار" إلى "قابل للتوسع".

يمكن أن يكون بناء أعمال خدمات منتجة قابلاً للتوسع بشكل كبير باستخدام الأدوات المناسبة والأنظمة القابلة للتكرار.

جمال منصة مثل ClickUp هو أنه لا يمكنك فقط إنشاء أنظمة قابلة للتكرار، بل يمكن للذكاء الاصطناعي والأتمتة أن يتوليا الكثير من الأعمال اليدوية نيابة عنك.

على سبيل المثال، لنلقِ نظرة على عملية تأهيل العملاء.

في عالم مثالي، يتبع كل عميل جديد عملية انضمام مماثلة.

يمكن أن تساعدك ClickUp Automations والأنظمة في تحقيق ذلك.

إليك مثال على كيفية استخدامي لـ ClickUp لتبسيط وتشغيل عملية استقبال العملاء:

قم ببناء وكالة المستقبل باستخدام ClickUp 4. 0 و Super Agents

إذا كان ClickUp قد ساعد الوكالات على التوسع من قبل، فإن ClickUp 4. 0 + Super Agents يغير ما يمكن تشغيله تلقائيًا وما لم يعد يحتاج إلى عنق زجاجة بشري.

لكن كل هذا كان قبل ClickUp 4. 0.

إذا كنت سأقوم بتأسيس وكالة اليوم، فإليك بعض الأشياء التي سأفعلها بشكل مختلف:

مركزية المعرفة حتى يتمكن الوكلاء من الإجابة على الأسئلة

يعد تبادل المعرفة جزءًا أساسيًا من بناء وكالة وتطوير فريق.

يحتاج أعضاء الفريق الجدد إلى التدريب. يحتاج أعضاء الفريق إلى إجراءات تشغيلية موحدة ووثائق لتنفيذ العمليات وتدفقات اتخاذ القرار.

في السابق، كنت أقوم بإنشاء إجراءات التشغيل القياسية بالكامل في Google Docs وتسجيلات Zoom.

المشكلة هي أنه عندما تكون المعلومات خارج نظام عملك، يكون هناك نقص شديد في السياق. يمكن أن تكون الذكاء الاصطناعي والوكلاء أقوياء، ولكن فقط إذا تمكنوا من الوصول إلى المعرفة التي يحتاجونها.

إذا كنت سأفعل ذلك مرة أخرى، فسأستفيد من ClickUp Docs وأبقي كل شيء مركزيًا.

سأقوم بإنشاء ويكي داخلي داخل ClickUp Docs لتخزين المعلومات ذات الصلة بالشركة، بحيث يمكن للفرق التي تحتاجها الوصول إليها.

والأهم من ذلك، أنني سأتيح المعرفة لـ Super Agents و ClickUp Brain.

بهذه الطريقة، إذا واجه أحد أعضاء الفريق مشكلة، يمكنه أن يسأل أحد الوكلاء، "@AgentKnowledgeBot، ماذا يجب أن أفعل في هذه الحالة؟" ويحصل على إجابة متسقة دون الحاجة إلى انتظار المدير.

مثال محدد لوكالة: بفضل المعرفة المركزية، يمكن لأحد أعضاء الفريق أن يسأل أحد الوكلاء عن كيفية إعداد سجلات DNS للعميل، ويحصل على تعليمات مخصصة لإعدادات ذلك العميل استنادًا إلى التفاصيل المخزنة بالفعل عن العميل.

استخدام الوكلاء للإجابة على الأسئلة دون إشراك القيادة يقلل من الاختناقات ويزيد من الإنتاجية.

قم بتشغيل عملية التهيئة للفريق داخل ClickUp

عندما أنشأت وكالتي الأخيرة، استفدت من أدوات الدورات التدريبية عبر الإنترنت التي قمت ببرمجتها لتدريب أعضاء الفريق على أنظمتنا الداخلية. ومع ذلك، أصبحت هذه الأدوات أداة أخرى تحتاج إلى تحديث منتظم مع تغير عملياتنا.

إذا كنت سأفعل ذلك مرة أخرى، فسأقوم ببناء عملية التهيئة بالكامل في ClickUp.

وسأستعير نمطًا جربته أثناء عملية التهيئة في ClickUp: قبل الحصول على حق الوصول إلى أنظمة معينة، كان عليّ إكمال دورات داخلية تم إنشاؤها بالكامل داخل ClickUp. هذه إجراءات وقائية عملية لأي شركة ناشئة.

إليك كيف يمكن أن يعمل ذلك في وكالتك:

يمكنك استخدام نموذج قائمة مراجعة التهيئة من ClickUp للموظفين الجدد.

اجعل سير عمل التسويق مدعومًا من الوكلاء، وليس من المؤسسين

ClickUp مفيد لإدارة مبادرات التسويق: المشاريع المخصصة والأتمتة والرؤية.

ولكن Super Agents يمكن أن تساعدك على القيام بالمزيد، خاصة في عمليات المحتوى.

مستوحى من محرك المحتوى الخاص بـ ClickUp، إليك ما سأفعله لتسويق المحتوى في وكالة:

استخدم ClickUp كمكتب مساعدة خفيف الوزن

يمكنك أيضًا استخدام ClickUp كمكتب مساعدة.

يمكن للعملاء إرسال نماذج ClickUp أو تذاكر الدعم عبر البريد الإلكتروني.

ثم يمكن لـ Super Agent مراجعة التذكرة، وسحب سياق العميل، والرجوع إلى قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك، وصياغة رد.

يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل وقت خدمة العملاء وتحسين سرعة الاستجابة والحفاظ على اتساق الاستجابات.

من وجهة نظر العميل، يحصل على رد سريع مكتوب بلغة سهلة الفهم للعملاء تحل المشكلة بشكل شامل.

قلل من الاختناقات مع العملاء من خلال المتابعة الاستباقية

عندما يكون لدى العملاء مستندات أو موارد يرغبون في مشاركتها معك، يمكنهم مشاركتها معك عبر نموذج ClickUp. بمجرد إرسالها، يمكنك أن تطلب من Super Agent مراجعة المواد والمضي قدمًا.

تقدر معظم الوكالات أن العملاء غالبًا ما يمثلون عقبة كبيرة.

قد تنتظر شهورًا (وفي بعض الحالات، سنوات) حتى يقدم العملاء ملاحظاتهم أو نماذج القبول أو الأصول المطلوبة.

يمكن أن يساعدك Super Agent على البقاء على اطلاع بما يحتاجه العملاء، ومساعدتك على أتمتة متابعتهم.

التقارب والسياق

نادرًا ما تكون مشكلة الوكالة هي "نقص الجهد". بل هي التجزئة: العمل والوثائق والمحادثات وسياق العميل منتشرة في أماكن كثيرة جدًا.

اعتمدت وكالتي الأولى على أنظمة منفصلة لا تتواصل مع بعضها البعض.

بالنظر إلى الوراء، لم يكن ذلك فعالًا تمامًا. كانت بعض البيانات زائدة عن الحاجة، حيث كانت موجودة في عدة أماكن وتتطلب صيانة في عدة أماكن، ولم يكن أي من الأنظمة يتشارك السياق.

لم يكن لدي أي شيء مثل ما يقدمه ClickUp اليوم.

عندما انضممت إلى ClickUp لأول مرة، كان من المثير للاهتمام أن أرى كيف تعمل منظمة تضم أكثر من 1000 موظف داخل منصة الإنتاجية الخاصة بها. إن وجود الاتصالات الداخلية في مكان واحد، والقدرة على البحث عن المهام والرجوع إليها في الدردشات، وإنشاء المهام من المناقشات، والحفاظ على المستندات في نفس المكان أمر فعال للغاية.

بدلاً من وجود خمسة أنظمة تحتاج إلى تكامل غير كامل لمشاركة البيانات (ولكن ليس السياق)، يجمع ClickUp كل شيء في مكان واحد. يساعد السياق المركزي على منع ضياع الأشياء. ويضمن أنه عند استخدام ذكاء اصطناعي مثل ClickUp Brain، يمكنه سحب المهام والتعليقات والمستندات ذات الصلة والمحادثات المرتبطة بالعمل.

بالنسبة للوكالة، فإن هذا التكامل، وجمع كل هذه المعلومات في مكان واحد، يصبح قوة كبيرة عند دمجه مع الوكلاء لتبسيط العمليات وتقديم الخدمات.

خلاصة القول: التوسع يأتي من الأنظمة

إذا كنت تريد وكالة قابلة للتطوير والبيع، فأنت بحاجة إلى شيئين: خدمات منتجة وأنظمة تحافظ على اتساق التسليم دون الحاجة إلى بذل جهود خارقة من قبل المؤسس.

ClickUp 4. 0 و ClickUp Brain و Super Agents لا تحل محل الأساسيات. بل تجعلها قابلة للتكرار.

إذا كنت ترغب في إنشاء وكالة تعمل بسلاسة دون أن تكون في وسط كل قرار، فابدأ بتركيز التسليم والمعرفة والمتابعة في ClickUp.

جرب ClickUp مجانًا.