أفضل قوالب مجانية لورقة تسجيل المتطوعين لتسهيل تخطيط الأحداث

هل تخطط لحدث أو تدير حملة غير ربحية؟ قد تصبح إدارة المتطوعين مهمة مرهقة بسرعة، خاصة إذا لم يكن لديك فريق كامل أو أداة مخصصة. وهنا يمكن أن يحدث نموذج ورقة تسجيل المتطوعين المجاني فرقًا كبيرًا.

في هذا المدونة، قمنا بتجميع أفضل النماذج لمساعدتك على تتبع تفاصيل المتطوعين وأوقات المناوبات ومهام الفعاليات، كل ذلك دون الحاجة إلى البدء من الصفر.

ما هي قوالب استمارات تسجيل المتطوعين؟

تتضمن هذه النماذج عادةً حقولًا للأسماء وتفاصيل الاتصال والتوافر والأدوار المفضلة وأوقات المناوبات، مما يسهل التخطيط والتعيين والتواصل مع المتطوعين دون الحاجة إلى إنشاء نموذج من البداية.

11 نموذجًا لورقة تسجيل المتطوعين

إليك 11 نموذجًا لورقة تسجيل المتطوعين لتسهيل حياتك:

1. نموذج عمل المتطوعين من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

قد يصبح العمل التطوعي فوضوياً إذا لم يتم توضيح التوقعات. في سلسلة مناقشات على Quora، أكد منظم أحد الأحداث ما يلي:

احرص دائمًا على التواصل بشكل مكثف وكتابة الأمور لمساعدة أولئك الذين يحتاجون إلى القراءة والرؤية، وليس فقط السماع الشفهي.

يضمن نموذج عمل المتطوعين من ClickUp أن كل متطوع يعرف دوره وتوقعاته ومسؤولياته مسبقًا.

يعمل نموذج استمارة التسجيل للمتطوعين هذا على تبسيط الجداول الزمنية للمشروع وإدارة المتطوعين وتتبع المشاركة، مع الحفاظ على تنظيم كل شيء في مكان واحد.

والأهم من ذلك، يمكن للمتطوعين رؤية المهام الموكلة إليهم، ويمكن لمنظمي الأحداث مراقبة التقدم المحرز دون الحاجة إلى التواصل المتكرر.

2. نموذج إدارة المتطوعين من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يخلصك نموذج إدارة المتطوعين من ClickUp من عناء التعامل مع تسجيل المتطوعين والمهام وتخطيط الأحداث من خلال تنظيم كل ذلك في مكان واحد متصل. وهذا يعني أنك لم تعد بحاجة إلى تتبع ساعات عمل المتطوعين يدويًا.

كما يسهل نموذج التسجيل هذا عملية التواصل. فبدلاً من سلسلة لا تنتهي من رسائل البريد الإلكتروني، يمكن مشاركة التحديثات والتذكيرات والإعلانات على الفور.

3. نموذج استمارة التسجيل في فعالية ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يقول أكثر من 52٪ من الرؤساء التنفيذيين أن تسويق الأحداث يحقق أعلى عائد على الاستثمار. ومع ذلك، لا يمتلك الكثيرون الأنظمة اللازمة لتنفيذ الأحداث بسلاسة. بدون عملية تسجيل منظمة، يمكن أن تتدهور الأمور بسرعة.

يجعل نموذج استمارة التسجيل في الأحداث من ClickUp عملية التسجيل بأكملها سهلة للغاية.

بدلاً من جمع تفاصيل الحضور يدويًا، يتيح لك نموذج استمارة التسجيل هذا إنشاء نموذج قابل للتخصيص عبر الإنترنت يجمع معلومات دقيقة بأقل جهد ممكن.

يمكن للحاضرين التسجيل بسهولة، ويمكن للمنظمين تتبع مشاركة المتطوعين ومهامهم وجداولهم الزمنية في مكان واحد.

بالإضافة إلى الراحة، تضمن قائمة التسجيل في الفعاليات تنظيم التسجيلات وتتبع الحضور وتخزين تفاصيل الفعاليات بكفاءة.

هل تبحث عن مساعدة في التخطيط لحدثك القادم؟ شاهد هذا الفيديو لمعرفة المزيد عن كيفية عمل ClickUp Brain معك:

4. نموذج نموذج الاتصال ClickUp

احصل على نموذج مجاني

يعد نموذج الاتصال المركزي أمرًا ضروريًا للتواصل السلس بين المنظمات الخيرية والمنظمات غير الربحية والفعاليات المجتمعية. يجعل نموذج نموذج الاتصال من ClickUp هذه العملية سهلة من خلال جمع معلومات الاتصال وتنظيمها في مكان واحد.

بالإضافة إلى جمع الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني، يجمع نموذج نموذج الاتصال هذا تعليقات قيّمة من خلال الاستطلاعات والاستبيانات، مما يساعدك على تحسين الأحداث المستقبلية.

إذا كنت تشعر بالارتباك بسبب كثرة قنوات الاتصال، فإن هذا النموذج غير الربحي يبسط عملية التسجيل ويحافظ على تنظيم كل شيء.

5. نموذج استمارة التسجيل في ClickUp

احصل على نموذج مجاني

غالبًا ما تكون عملية التسجيل هي أول تفاعل بين الحدث أو المنظمة أو الشركة الخاصة بك والأشخاص الذين يسجلون. إذا كانت العملية غير منظمة أو معقدة أو غير آمنة، فإنك تخاطر بفقدان المتطوعين والمتبرعين والمشاركين المحتملين قبل أن يشاركوا.

يجعل نموذج استمارة التسجيل من ClickUp عملية التسجيل سلسة من خلال السماح لك بإنشاء وتخصيص النماذج دون الحاجة إلى أي ترميز. لا مزيد من جداول البيانات الفوضوية أو التسجيلات المفقودة — كل شيء يبقى منظمًا وسهل الوصول إليه.

يتيح نموذج ClickUp هذا للمستخدمين أيضًا تحميل الملفات والصور والمرفقات الأخرى، مما يسهل جمع المعلومات ذات الصلة بالمتطوعين. بالإضافة إلى ذلك، مع خيارات التخزين المشفرة، يمكنك ضمان بقاء البيانات الحساسة آمنة.

6. نموذج نموذج طلب ClickUp

احصل على نموذج مجاني

إنها الليلة التي تسبق الحدث المجتمعي الخاص بك، وتتلقي العديد من طلبات التطوع في اللحظة الأخيرة — بعضهم يريد تغيير نوبات عمله، والبعض الآخر لديه وقت متاح جديد، وقليل منهم يؤكدون للمرة الأولى.

باستخدام نموذج نموذج طلب ClickUp، يمكن تجنب هذه الفوضى. يمكن للمتطوعين تقديم الطلبات في مكان واحد. بعد ذلك، يمكن للمنظمين تتبع المهام أو الموافقة عليها أو تعديلها على الفور.

بالإضافة إلى ذلك، يعزز هذا النموذج المساءلة من خلال الاحتفاظ بسجل واضح لجميع الطلبات المقدمة، مما يسهل على منظمي الأحداث وقادة المنظمات غير الربحية تتبع التقدم المحرز.

7. نموذج دليل عضوية ClickUp مع صور

احصل على نموذج مجاني

في الجمعيات المهنية ومجموعات التواصل ومجتمعات الخريجين، العلاقات مهمة. ولكن إذا كان دليل الأعضاء الخاص بك عبارة عن جدول بيانات فوضوي يحتوي على معلومات ناقصة أو قديمة، فإنه لا يفيد كثيرًا، أليس كذلك؟

يحل قالب دليل عضوية ClickUp مع الصور هذه المشكلة.

باستخدام نموذج دليل العضوية هذا، يمكنك إضافة الأعضاء أو تحديثهم أو حذفهم بسرعة. وفي الوقت نفسه، تضمن أن يتمكن الجميع من الوصول بسهولة إلى تفاصيل الاتصال والأدوار المهنية والصور.

8. قالب ClickUp لتخطيط الأحداث غير الربحية

احصل على نموذج مجاني

لنفترض أنك تنظم حملة لجمع التبرعات الخيرية، ولكن لديك الكثير من المهام التي عليك القيام بها. تستهلك عمليات تسجيل المتطوعين وحجوزات الأماكن وتتبع الميزانية وقتك بالكامل.

يضفي نموذج ClickUp لتخطيط الأحداث غير الربحية النظام على الفوضى، مما يسمح لمنظمي الأحداث بتتبع الجداول الزمنية والمسؤوليات في مكان واحد.

بالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا النموذج قائمة مراجعة لتخطيط الأحداث مع أداة تتبع الميزانية، مما يساعدك على البقاء ضمن الحدود المالية، ومراقبة الإنفاق، وتعظيم تأثير جمع التبرعات.

9. نموذج جدول المتطوعين من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

أنا منسق متطوعين لمهرجان محلي. أبحث عن طريقة مجانية، أو على الأقل رخيصة، لتتبع تسجيل دخول وخروج المتطوعين. لدينا حوالي 450 متطوعًا، ومن الصعب جدًا تتبعهم على الورق لأننا نحتاج بعد ذلك إلى إدخال كل شيء على الإنترنت.

يسلط هذا السؤال من أحد مستخدمي Reddit الضوء على التحدي الشائع الذي يواجه منظمي الأحداث والمنظمات غير الربحية: تتبع ساعات عمل المتطوعين يدويًا هو كابوس لوجستي.

قالب جدول المتطوعين من ClickUp هو الحل. يتيح لك قالب ورقة التسجيل هذا مراقبة الحضور وتعيين النوبات وتتبع ساعات المتطوعين دون عناء. يمكن للمتطوعين تسجيل الدخول رقميًا، ويمكن لمنظمي الأحداث رؤية التحديثات في الوقت الفعلي.

إذا كنت لا ترغب في البحث عن معلومات حول نوبات عملهم، يمكنك البدء في استخدام نظام تتبع المتقدمين هذا على الفور.

10. نموذج استمارة تسجيل المتطوعين من LimeSurvey

إن العثور على المتطوعين المناسبين لحدثك أو برنامجك غير الربحي أو برنامجك المجتمعي هو أكثر من مجرد جمع الأسماء في قائمة. تحتاج إلى فهم مهاراتهم واهتماماتهم وتوافرهم لضمان تعيينهم في الأدوار المناسبة.

يساعدك نموذج استمارة تسجيل المتطوعين من LimeSurvey على جمع المعلومات الأساسية عن المتطوعين بكفاءة.

بدلاً من نموذج التسجيل العام، يتيح لك هذا النموذج القائم على الاستبيان الحصول على رؤى حول تفضيلات المتطوعين، مما يضمن مطابقتهم مع المهام التي تتوافق مع مهاراتهم وشغفهم.

علاوة على ذلك، يمكن للمتطوعين الإشارة إلى مجالات اهتمامهم، مثل تخطيط الأحداث أو جمع التبرعات أو الدعوة، واختيار توفرهم المفضل.

11. نموذج استمارة تسجيل المتطوعين من Google Sheets

يوفر نموذج ورقة تسجيل المتطوعين من Google Sheets طريقة بسيطة ومنظمة وسهلة الوصول لتتبع تسجيلات المتطوعين عبر الإنترنت.

إليك كيفية القيام بذلك: بفضل الأعمدة المدمجة الخاصة بالوظيفة/النشاط واليوم/الوقت ومعلومات الاتصال، يمكن للمنظمين تعيين الأدوار وإدارة الجداول الزمنية والتواصل بشأن تفاصيل الحدث بسرعة وكفاءة.

نظرًا لأن النموذج موجود في Google Sheets، فهو قائم على السحابة وقابل للمشاركة، مما يجعل التعاون سلسًا للفرق التي تدير برامج تطوعية كبيرة.

ما الذي يجعل نموذج استمارة تسجيل المتطوعين جيدًا؟

يجب أن يكون نموذج استمارة التسجيل للمتطوعين جيدًا وسهل الاستخدام والتخصيص والتنظيم. فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب البحث عنها:

ClickUp يجعل العمل التطوعي سهلاً

ما يميز ClickUp هو أنه يمكن للناس الاعتماد عليه حقًا، ليس فقط لإدارة المتطوعين، ولكن لإدارة العمل بشكل عام.

ذلك لأن ClickUp هو تطبيق شامل للعمل يجمع بين مئات القوالب والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي وبرامج إدارة المشاريع للمنظمات غير الربحية ومنظمي الأحداث والمجموعات المجتمعية.

لقد غيرت ClickUp طريقة عمل فريقنا، حيث وفرت مصدرًا واحدًا للمعلومات التي توحد فريقنا وتضمن استمرار تركيزنا على أهدافنا. لقد كان استخدام القوالب والأتمتة وإعداد سير العمل بشكل صحيح عاملاً مغيرًا لقواعد اللعبة من حيث الكفاءة والتواصل.

من نماذج التسجيل للمتطوعين ونماذج تخطيط الأحداث إلى تتبع الجداول الزمنية وسير العمل الآلي، يبسط ClickUp كل جانب من جوانب تنسيق المتطوعين حتى تتمكن من التركيز على إحداث تأثير.

سجل الآن وحسّن طريقة إدارتك للمتطوعين.