ما هي الفوترة على مراحل؟ كيف تعمل (+أمثلة)

عندما لا تكون شروط الدفع مرتبطة بالتقدم الفعلي، قد تصبح الجداول الزمنية غير واضحة وقد تتأخر الفواتير. الفوترة على مراحل تقلب الطاولة.

بدلاً من إصدار الفواتير في نهاية المشروع أو وفقًا لجدول شهري ثابت، تتيح لك الفوترة حسب المراحل إرسال فواتير مرتبطة بنتائج أو مراحل محددة. سواء كان ذلك إكمال نموذج تصميم، أو إنهاء سباق، أو الوصول إلى مرحلة مهمة في المشروع مثل "إكمال الأساس"، فإنك تحصل على أموال مقابل المرحلة التي تم إكمالها.

في هذا الدليل، سنشرح كيفية عمل الفوترة على مراحل ومتى يتم استخدامها وكيفية إدارتها باستخدام الأدوات والقوالب المناسبة، بالإضافة إلى أمثلة من مختلف القطاعات.

كيف تعمل الفوترة على أساس المراحل

تعمل الفوترة على أساس المراحل من خلال ربط المدفوعات بنتائج محددة أو نقاط مرجعية داخل المشروع. بدلاً من الفوترة بالساعة أو تحصيل مبلغ إجمالي واحد في النهاية، يدفع العميل على أقساط، يتم تحصيل كل منها عند إتمام مرحلة معينة.

يتم تحديد هذه المراحل في بداية المشروع وإدراجها في جدول الفوترة أو العقد.

🔁 عادةً ما تبدو عملية الفوترة المرحلية كما يلي:

1. حدد نطاق المشروع والمراحل الرئيسية: ابدأ بتحديد النطاق الكامل للعمل وتقسيمه إلى نقاط مراجعة واضحة قائمة على النتائج. يجب أن تعكس هذه النقاط النتائج الرئيسية أو الموافقات التي تمثل تقدمًا ملموسًا في المشروع.

2. أنشئ جدول دفع مرتبط بكل مرحلة: قد تحمل كل مرحلة مبلغًا ثابتًا أو نسبة مئوية من التكلفة الإجمالية للمشروع

3. تتبع التقدم المحرز نحو تحقيق المعالم: استخدم أداة إدارة المشاريع لمراقبة المهام والنتائج المرتبطة بكل معلم

4. إصدار فاتورة للعميل عند إتمام المرحلة: بمجرد إتمام المرحلة، يتم إرسال فاتورة بناءً على شروط الدفع المتفق عليها مسبقًا

5. كرر حتى اكتمال المشروع: تستمر العملية حتى يتم تحصيل جميع مدفوعات المراحل وتسليم المشروع بالكامل

⭐ نموذج مميز

سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو تدير شركة صغيرة، ستساعدك قوالب الفواتير من ClickUp على ضمان إجراء عمليات الفوترة والدفع والمحاسبة بشكل صحيح وسريع!

أمثلة على الفوترة على مراحل

تُستخدم الفوترة المرحلية في مختلف القطاعات، ولكل منها إيقاعها الخاص ومخرجاتها وتوقعاتها. فيما يلي بعض الأمثلة الواقعية التي توضح كيفية مواءمة الشركات لمراحل الدفع مع مراحل المشروع:

🧑‍💻 مشروع برمجي

غالبًا ما تقسم الفرق المرنة العمل إلى مراحل. تتيح الفوترة حسب المراحل لها الحصول على المدفوعات عند تسليم كل مرحلة والموافقة عليها.

📌 مثال: يقوم مورد SaaS بفوترة 25% بعد السباق الأول (تسليم MVP)، و25% بعد السباق الثاني (الميزات الأساسية)، و50% بعد السباق الثالث (ضمان الجودة + النشر)

📈 وكالة تسويق

غالبًا ما تتبع الحملات نهجًا ثلاثي المراحل: الاستراتيجية والتنفيذ وإعداد التقارير. تسهل الفوترة حسب المراحل تنظيم المدفوعات وفقًا لهذا التدفق.

📌 مثال: تقوم وكالة تسويق رقمي بإصدار الفواتير بعد تسليم استراتيجية الحملة، ثم مرة أخرى بعد إطلاقها وتنفيذها، ومرة أخرى بعد تقديم النتائج.

🎨 مصمم مستقل

يعمل المصممون على مراحل: المفاهيم الأولية، وتعليقات العملاء، والملفات النهائية. تضمن الفوترة على مراحل سير العمل الإبداعي والمدفوعات على المسار الصحيح.

📌 مثال: مصمم علامة تجارية مستقل يفوتر 30% بعد تقديم النماذج الأولية، و30% بعد المراجعات والتعليقات، و40% بعد تسليم الشعار النهائي والأصول.

🏗️ البناء

تعد مشاريع البناء من أكثر الصناعات شيوعًا في استخدام الفوترة على مراحل، حيث تمر بشكل طبيعي عبر نقاط تفتيش محددة.

📌 مثال: يقوم المقاول العام بفوترة 20% بعد الحصول على التراخيص، و30% بعد صب الأساسات، و30% بعد الانتهاء من الهيكل، و20% بعد المعاينة النهائية والتوقيع.

كيفية إدارة الفوترة المرحلية بكفاءة

تضفي الفوترة على أساس مراحل إنجاز العمل هيكلية على عملية الفوترة، ولكنها لا تعمل بشكل جيد إلا عندما يدعمها نظام إدارة المشاريع لديك. من تحديد المخرجات إلى إصدار الفواتير للعملاء، يجب أن تكون كل خطوة موثقة وقابلة للتتبع وسهلة المتابعة، سواء بالنسبة لك أو لعميلك.

وهنا يأتي دور ClickUp ، التطبيق الشامل للعمل. إنه منصة متكاملة تساعدك على تخطيط المشاريع وتصور المعالم وتتبع تقدم المهام وأتمتة المتابعة، كل ذلك مع الحفاظ على سير عمل الفوترة نظيفًا ومنظمًا.

ClickUp لفرق الشؤون المالية يجعل العملية برمتها سهلة. يمكنك:

حدد مراحل واضحة وقابلة للقياس مع مواعيد نهائية

قبل أن تتمكن من إصدار فواتير للمراحل، يجب عليك تعيينها. يجب أن تمثل كل مرحلة جزءًا مهمًا من العمل، أي شيء ملموس يمكن للعميل مراجعته والموافقة عليه. يجب أيضًا تحديد تواريخ الاستحقاق لهذه المراحل حتى يتم تحديد التوقعات مسبقًا.

ييسر ClickUp ذلك من خلال أدوات التخطيط المرئي مثل عرض ClickUp Gantt View و Timeline View. تتيح لك هذه العروض تخطيط مشروعك بالكامل، وتحديد المواعيد النهائية، وربط المعالم بالمهام أو النتائج المطلوبة ذات الصلة.

أدرج المراحل في بيان العمل أو عقد العميل

بمجرد تحديد المراحل، قم بتوثيقها بوضوح في بيان العمل (SOW) أو العقد. حدد ما سيتم تسليمه وموعد تسليمه والمبلغ الذي سيتم فوترته.

استخدم ClickUp Docs لصياغة الوثائق الموجهة للعملاء والتعاون عليها. يمكنك ربط المعالم بالمهام مباشرة من المستند، بحيث يمكن لفريقك الرجوع إليها واتخاذ الإجراءات اللازمة دون الحاجة إلى تبديل الأدوات.

استخدم الأدوات لتتبع تقدم المراحل

لا يكفي تحديد المعالم، بل يجب أن تعرف بالضبط أين تقف في أي مرحلة من مراحل المشروع. تضمن لك هذه الرؤية إمكانية إصدار الفواتير بثقة عند اكتمال أي معلم.

في ClickUp، يمكنك تتبع حالة المهام والوقت المستغرق والتقدم العام للمشروع في الوقت الفعلي. قم بتعيين المهام لأعضاء الفريق وإضافة التبعيات وعرض حالة المعالم باستخدام لوحات معلومات ClickUp.

أتمتة إصدار الفواتير عند إتمام المراحل

بمجرد تسليم المعلم الفاصل والموافقة عليه، تصبح السرعة عاملاً أساسيًا. تعمل أتمتة تدفق الفوترة على تقليل التأخير وضمان تجربة سلسة للعملاء.

باستخدام ClickUp Automations، يمكنك إنشاء مشغلات مثل:

اقترن هذا مع نموذج تتبع الفواتير من ClickUp لتنظيم الفواتير المعلقة والمرسلة والمدفوعة دون الاعتماد على جداول البيانات.

حافظ على التواصل بين عميلك وفريقك

تعتمد الفوترة على مراحل على الشفافية، حيث يضمن التنسيق بين فريقك والعميل تقليل تأخير الموافقة والحفاظ على ثقة عالية. مع ClickUp، لا تتم الاتصالات عبر أدوات متعددة غير متصلة، بل تتم في مكان العمل والفوترة مباشرةً.

عندما يحين موعد إصدار الفواتير، أرسل مستندات أنيقة تحمل علامتك التجارية باستخدام نموذج فاتورة ClickUp، مما يضمن تواصل العملاء والفوترة بشكل متزامن.

نصائح لإعداد مراحل فعالة

لا تعمل المعالم إلا إذا تم التخطيط لها جيدًا. فيما يلي بعض النصائح العملية لضمان أن عملية الفوترة على أساس المعالم تدعم مشروعك ولا تؤخره.

1. قسّم المراحل إلى نتائج ملموسة

تجنب الأهداف الغامضة مثل "إنهاء المرحلة الأولى من المشروع". بدلاً من ذلك، حدد مخرجات محددة وقابلة للقياس مثل "تقديم المسودة الأولى لاستراتيجية العلامة التجارية" أو "تسليم وحدة تسجيل الدخول الوظيفية"

2. تأكد من أن كل مرحلة مهمة تضيف قيمة تجارية

يجب أن تعكس المعلمات النتائج الفعلية التي تدفع المشروع إلى الأمام، وليس مجرد مهام داخلية. على سبيل المثال، "تمت الموافقة على النموذج الأولي من قبل العميل" هي معلم أقوى من "تم الانتهاء من تصميمات الشبكة"

3. اربط المعالم بجدول الدفع الخاص بك

قم بمزامنة الجدول الزمني للفوترة مع تسليم المشروع. يضمن ذلك عدم قيامك بجزء كبير من العمل دون مقابل ويمنح العملاء خطة دفع يمكن التنبؤ بها. استخدم نموذج تتبع الفواتير من ClickUp لتعيين المدفوعات لمراحل المشروع وتجنب المراسلات المتكررة بشأن الفواتير المستحقة.

4. استخدم القوالب لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء

سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو في وكالة أو فريق مالي، فإن إعداد قوالب المراحل المهمة يساعد في الحفاظ على الاتساق بين المشاريع.

5. تواصل بانتظام بشأن حالة المعالم

لا تدع المعالم الفاصلة تفاجئ عملاءك. استخدم تعليقات ClickUp والدردشة ولوحات المعلومات لمشاركة تحديثات التقدم وتأكيد الموافقات قبل المضي قدمًا.

الفوترة على مراحل مقابل الفوترة على أساس التقدم

بينما تدعم كل من الفوترة على مراحل والفوترة حسب التقدم الدفعات المرحلية طوال المشروع، فإنهما تتبعان منطقًا مختلفًا بشأن توقيت وكيفية بدء الدفعات.

الفوترة على مراحل

في الفوترة حسب المراحل، ترتبط المدفوعات بـ مراحل محددة، وهي نتائج أو مخرجات محددة يتم الاتفاق عليها في بداية المشروع. ترتبط كل فاتورة بنقطة فحص رئيسية، مثل "اكتملت المرحلة الأولى من التطوير" أو "تم تسليم النموذج الأولي النهائي"

الفوترة حسب التقدم

من ناحية أخرى، تتضمن الفوترة حسب التقدم إصدار فواتير للعملاء بناءً على النسبة المئوية للعمل المنجز بمرور الوقت. غالبًا ما يستخدم هذا النموذج في صناعات مثل البناء، حيث يصعب تحديد النتائج النهائية بدقة ولكن من السهل تتبع التقدم العام.

مزايا الفوترة حسب المراحل

سواء كنت مستقلاً أو وكالة أو فريقًا ماليًا يدير مشاريع عالية القيمة، فإن الفوترة على مراحل توفر مزايا واضحة لك ولعملائك. وهي مصممة لدعم الوضوح والتدفق النقدي وعلاقات أقوى مع العملاء.

💸 تحسين التدفق النقدي بدلاً من الانتظار حتى إتمام المشروع، تتلقى المدفوعات مع تقدم المشروع. وهذا يحافظ على استقرار أعمالك المالية ويضمن ألا تتحمل كل العمل دون الحصول على تعويض في الوقت المناسب.

🤝 بناء الثقة مع العملاء من خلال ربط المدفوعات بالتقدم المرئي، يعرف العملاء ما يدفعون مقابله ومتى. تساعد هذه الشفافية في تحديد توقعات واضحة وتجنب المفاجآت في الفواتير.

📊 تشجع على المساءلة والتسليم في الوقت المحدد مع ربط المدفوعات بنتائج محددة، تزداد احتمالية التزام الفرق بالجدول الزمني. تخلق المعالم بشكل طبيعي مواعيد نهائية، مما يضمن استمرار تقدم المشاريع.

🗂️ يدعم تتبع المشاريع والتخطيط تتوافق الفوترة على مراحل بشكل وثيق مع الجداول الزمنية للمشاريع وتساعد مديري المشاريع على تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء يمكن إدارتها، مما يسهل توزيع المهام وتقدير تكاليف المشروع ومراقبة التقدم المحرز.

🧾 تقليل نزاعات الفوترة إن وجود جدول دفع محدد بناءً على مراحل واضحة يؤدي إلى تقليل سوء الفهم. ترتبط كل فاتورة بالعمل الذي تم تسليمه بالفعل.

متى يجب استخدام الفوترة على مراحل؟

تعد الفوترة على مراحل خيارًا ذكيًا عندما يكون مشروعك يتضمن مراحل واضحة ونتائج قابلة للقياس وجدول زمني محدد. فهي تساعد الفرق والعملاء على البقاء على اتساق معًا، مع دعم تدفق نقدي أكثر قابلية للتنبؤ طوال دورة حياة المشروع.

فيما يلي بعض السيناريوهات المثالية التي تعمل فيها الفوترة حسب المراحل بشكل أفضل:

1. للمشاريع طويلة الأجل أو المعقدة

إذا كان مشروعك يمتد لأسابيع أو أشهر ويتضمن عدة مراحل، فإن الفوترة على مراحل تضمن حصولك على الدفع على طول الطريق، دون الحاجة إلى الانتظار حتى إتمام المشروع بالكامل

📌 مثال: مشروع إعادة تصميم موقع ويب مدته ستة أشهر يتم إصدار فواتيره بعد كل مرحلة — تصميم المخططات الأولية، والتطوير، والاختبار، والإطلاق

2. عندما تكون هناك نتائج ملموسة

يجب أن يمثل كل معلم تقدمًا ملموسًا، مثل نموذج أولي تم تسليمه أو استراتيجية تمت الموافقة عليها أو ميزة تم إكمالها. كلما كان الناتج أكثر وضوحًا، كان من الأسهل ربطه بـ فاتورة

📌 مثال: تقوم وكالة إنتاج فيديو بإصدار الفواتير بعد الموافقة على القصة المصورة والمونتاج الأولي والفيديو النهائي

3. عندما تريد بناء ثقة العملاء

يشعر العملاء بمزيد من الثقة عند الدفع بناءً على النتائج المرئية. توفر الفوترة على مراحل لهم الشفافية فيما يدفعونه في كل مرحلة من عملية الفوترة

📌 مثال: تقوم شركة استشارية بإصدار الفواتير بعد الانتهاء من الاكتشاف وتصميم الاستراتيجية وتسليم التقرير النهائي

4. عند العمل بموجب عقد بسعر ثابت

إذا كنت لا تستخدم الفوترة بالساعة أو الفوترة على أساس الوقت، فإن الفوترة على أساس المراحل تقسم الرسوم الثابتة إلى أجزاء يمكن إدارتها، بما يتماشى مع جدول المشروع

📌 مثال: مصمم UX مستقل يتقاضى 5000 دولار، 40% مقدمًا، و30% بعد اختبار المستخدم، و30% عند تسليم المشروع

5. في الصناعات التي تعتبر فيها هذه الطريقة قياسية

غالبًا ما تتبع مشاريع البناء والاستشارات وتقديم خدمات SaaS والتصميم والحملات التسويقية الإبداعية مراحل منظمة، مما يجعل الدفع على مراحل هو القاعدة

📌 مثال: يتم إصدار فواتير مشروع بناء بعد الحصول على التراخيص، وإنشاء الأساسات، وتركيب الهيكل، والفحص النهائي

هل الفوترة على مراحل مناسبة لك؟

إذا كانت مشاريعك تتضمن مخرجات محددة جيدًا أو جداول زمنية أطول أو مراحل متعددة من موافقة العميل، فإن الفوترة على مراحل هي طريقة ذكية لتنظيم مدفوعاتك. فهي تحسن التدفق النقدي وتبني ثقة العملاء وتربط المدفوعات مباشرة بالتقدم المحرز، وهي عناصر أساسية لنجاح المشروع.

سواء كنت مستقلاً تقدم أصولاً إبداعية، أو فريق SaaS يعمل على إنشاء ميزات جديدة، أو وكالة تسويق تدير عملية طرح منتج جديد، فإن الفوترة على أساس المراحل تضمن حصولك على أموالك بشكل عادل وفي الوقت المحدد.

باستخدام ClickUp، يمكنك إدارة فواتير المشاريع وتقدم المهام في مكان واحد. باعتباره برنامجًا رائدًا لإدارة المشاريع، يساعدك ClickUp على تتبع المخرجات، وتحديد مراحل واضحة، وأتمتة المتابعة، والحفاظ على تنظيم سير العمل.

لا تكتفي بتحقيق المعالم، بل احصل على أموال مقابلها. جرب ClickUp مجانًا الآن!