يستخدم Google Drive أكثر من ملياري مستخدم شهريًا، لكن نصفهم يواجهون صعوبة في استخدام المساحة المتاحة بشكل مستدام وفعال.
نظرًا لأن مساحة Drive هذه تحتوي أيضًا على بيانات من Google Photos و Gmail و Sheets و Slides والمزيد، فقد يستغرق تحديد مواقعها وأحجامها وقتًا طويلاً. إذا لم تراقب استهلاك المساحة، فستدفع مقابل مساحة Drive إضافية.
في هذه المقالة، ستتعرف على عدة استراتيجيات لتنظيف Google Drive وتوفير مساحة تخزين قيّمة. سنرشدك عبر خطوات كل طريقة، وحتى نستكشف بعض البدائل الرائعة لـ Google Drive لتلبية احتياجاتك من التخزين الرقمي.
انتظر قليلاً، ولنبدأ! 🎢
نظرة على إدارة التخزين في Google Drive
على الرغم من وجود العديد من حيل Google Drive، إلا أن المعرفة الأساسية بإدارة التخزين على هذه المنصة السحابية أمر ضروري.
ولكن أولاً، دعنا نرى ما الذي يشغل مساحة التخزين على Google Drive:
- Google Slides: تُحتسب العروض التقديمية التي تم إنشاؤها أو تخزينها في Google Slides من سعة التخزين المخصصة لك على Google Drive. على الرغم من أن العروض التقديمية الفردية قد تشغل مساحة أقل، إلا أن العروض التقديمية الضخمة يمكن أن تتراكم وتستهلك مساحة تخزين
- Gmail: تستهلك رسائل البريد الإلكتروني، خاصة تلك التي تحتوي على مرفقات كبيرة، جزءًا كبيرًا من مساحة تخزين Google Drive. بالإضافة إلى ذلك، لا تزال العناصر الموجودة في مجلدي البريد العشوائي والمهملات تُحسب من حصتك حتى يتم حذفها نهائيًا
- Google Docs: تشغل المستندات التي تم إنشاؤها في Google Drive مساحة، وكذلك الملفات التي تم تحميلها بتنسيقات مثل .docx و.pdf وغيرها. يمكن أن يساعد تنظيف الملفات غير الضرورية أو تحويلها بانتظام في توفير مساحة
- Google Photos: تستخدم الصور ومقاطع الفيديو المخزنة في Google Photos مساحة تخزين Google. بينما كانت Google Photos توفر سابقًا مساحة تخزين مجانية غير محدودة للصور عالية الجودة، تغيرت هذه السياسة في يونيو 2021، وأصبحت جميع التحميلات الجديدة تُحتسب من حصة Google Drive الخاصة بك
- النسخ الاحتياطي والمزامنة: تستهلك الملفات والمجلدات التي تم نسخها احتياطيًا من جهاز الكمبيوتر أو الأجهزة المحمولة باستخدام أداة النسخ الاحتياطي والمزامنة من Google مساحة تخزين Google Drive. ويشمل ذلك الصور ومقاطع الفيديو والمستندات من الأجهزة المتصلة
- WhatsApp: إذا قمت بنسخ دردشات WhatsApp احتياطيًا، بما في ذلك ملفات الوسائط، إلى Google Drive، فستستهلك مساحة التخزين. يمكن أن تكون إدارة هذه النسخ الاحتياطية استراتيجية فعالة لتحسين استخدام Google Drive
👀ملاحظة: سيتم احتساب ملفات Google Docs وPhotos وVideos وSheets وSlides وDrawings وForms وJamboard التي تم إنشاؤها بعد 1 يونيو 2021 في سعة التخزين الخاصة بك. لن يتم احتساب أي ملفات دائمة لم يتم تعديلها بعد هذا التاريخ في مساحة التخزين الخاصة بك.
فهم سياسات إدارة التخزين في Google Drive
يحتوي Google Drive على سياسات محددة لإدارة التخزين لمساعدة المستخدمين على تحسين المساحة وإدارتها بفعالية. فيما يلي بعض السياسات والممارسات الرئيسية:
- تخصيص التخزين: توفر Google 15 جيجابايت من التخزين المجاني، يتم مشاركتها عبر Google Drive و Gmail و Google Photos وأدوات Google الموسعة. إذا تجاوزت حد التخزين البالغ 15 جيجابايت ولم تقم بتحرير مساحة، فقد تحذف Google في النهاية المحتوى الخاص بك من Gmail و Google Drive و Google Photos بعد إرسال إشعار. يمكنك شراء مساحة تخزين إضافية من خلال عضوية Google One لتجنب ذلك
- الاحتفاظ بالملفات وحذفها: يتم حذف العناصر الموجودة في سلة المهملات تلقائيًا بعد 30 يومًا. من المهم إفراغ سلة المهملات بانتظام لتحرير مساحة. لا يتم احتساب الملفات التي تمت مشاركتها معك في مساحة التخزين الخاصة بك ما لم تقم بحفظ نسخة منها في Drive
- تخزين الصور عالية الدقة: كانت Google تسمح سابقًا بتخزين الصور عالية الدقة مجانًا وبلا حدود، ولكن هذه السياسة تغيرت في يونيو 2021. الآن، ستُحتسب جميع الصور ومقاطع الفيديو الجديدة من مساحة Google Drive الخاصة بك
- أدوات إدارة التخزين: يوفر Google Drive أداة تنظيم مدمجة لمساعدتك في حذف الملفات وفرزها وإدارة التخزين. يمكنك أيضًا العثور على أداة البحث عن الملفات المكررة في Drive في Google Workspace Marketplace
وهذا يقودنا إلى كيفية تنظيف Google Drive.
حسنًا! الأمر ليس صعبًا. إليك بعض الاستراتيجيات السهلة لتنظيف Google Drive. 👇
10 طرق فعالة لتنظيف Google Drive
فيما يلي 10 استراتيجيات فعالة لتنظيف Google Drive وتحرير مساحة دون الحاجة إلى دفع أموال بانتظام:
1. قم بإزالة الملفات القديمة وحذف الملفات الكبيرة أولاً
تعد هذه الطريقة استراتيجية تنظيف كلاسيكية لمعظم منصات التخزين السحابية، وتركز على تنظيم جميع الملفات والمجلدات حسب حجم الملفات من الأكبر إلى الأصغر، ثم حذف الملفات التي تستهلك أكبر مساحة.
إليك كيفية القيام بذلك:
الخطوة 1: افتح "محرك الأقراص"
افتح Google Drive على الويب أو تطبيق سطح المكتب وانقر على My Drive في شريط القائمة الأيسر. يتيح لك ذلك الوصول إلى جميع الملفات المخزنة في محرك الأقراص.
الخطوة 2: انقر على سهم اتجاه الفرز العكسي
انقر على أيقونة السهم بجوار القائمة المنسدلة آخر تعديل. تأكد من أنها متجهة لأعلى لعرض ملفاتك حسب الترتيب الزمني من الأقدم إلى الأحدث.
تحتوي القائمة على مزيج من المجلدات الفرعية وملفات PDF والصور وملفات .xls ووثائق Word. تحقق من الملفات الأقدم والأكبر حجمًا التي ترغب في حذفها.
الخطوة 3: اختر الملفات التي تريد حذفها
بمجرد تحديد ملف، انقر على النقاط الثلاث العمودية في الزاوية، ثم انقر على نقل إلى سلة المهملات لحذف الملف.
2. نقل الصور من Google Drive إلى Google Photos
تستهلك الصور ومقاطع الفيديو التي يتم نسخها احتياطيًا تلقائيًا والمخزنة على Google Photos مساحة هائلة على Drive.
يستهلك حفظ الصور ومقاطع الفيديو على Google Drive بجودة أصلية مساحة تخزين أكبر. بدلاً من ذلك، اختر خيار "توفير التخزين". يتم حفظ الملفات بجودة معتدلة مع السماح لك بحفظ المزيد من الوسائط.
إليك كيفية القيام بذلك:
انتقل إلى لوحة معلومات Google Photos على سطح المكتب > انقر على الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى > توفير مساحة التخزين.
تذكر أن Google Photos و Google Drive يشتركان في نفس مساحة التخزين التي توفرها Google. ومع ذلك، لن يتم احتساب أي صور تم تحميلها بجودة عالية (المعروفة الآن باسم Storage Saver) قبل 1 يونيو 2021 ضمن سعة التخزين المخصصة لـ Google Drive.
3. اكتشاف الملفات المكررة وإزالتها
تشبه الملفات التي تحتوي على نسخة واحدة أو أكثر إلى حد كبير أداة تخزين خفية، حيث تستهلك مساحة تخزين Google Drive. غالبًا ما لن تعرف مواقعها بالضبط حتى يفوت الأوان.
كما أن هذه الملفات تحمل أسماء متشابهة، مما يعقد عملية البحث عن الإصدار الصحيح من المستند.
هناك طريقتان سهلتان للغاية لإزالة الملفات المكررة.
الطريقة 1: استخدام مربع البحث
استخدم شريط البحث في Google Drive لكتابة "نسخة من"
سترى عدة ملفات تبدأ بـ "نسخة من". تذكر أن هذه الملفات هي نسخ من المستند الأصلي المخزن بالفعل على Drive. سيؤدي حذفها إلى توفير مساحة التخزين الخاصة بك للنسخ غير الضرورية.
العيب الرئيسي لهذه الطريقة هو أنها يجب أن تتم يدويًا، واحدة تلو الأخرى. لذا، إليك طريقة أخرى.
الطريقة 2: استخدام أداة البحث عن الملفات المكررة
يحتوي Google Workspace Marketplace على أدوات البحث عن التكرارات الشريكة التي تعمل مع Google Drive. تستخدم هذه الأدوات تقنيات ذكية لمسح ما وراء أسماء الملفات وإزالة التكرارات المخفية بأي تنسيق.
Filerev و DeDuplicate هما برنامجان شائعان للبحث عن الملفات المكررة على Google Drive. وهما تطبيقان سريعان وخفيفان وآمنان للغاية.
4. تنظيف سلة المهملات في Google Drive
قد يؤدي حذف الملفات من Drive إلى تقليل الفوضى، ولكنه لن يزيد من سعة التخزين. نعم، لقد قرأت ذلك بشكل صحيح!
لا يعرف معظم المستخدمين أن جميع الملفات التي تم حذفها لا تزال تشغل مساحة على Google Drive. دعنا نرى كيفية تنظيف سلة المهملات في Google Drive.
الخطوة 1: الوصول إلى قسم سلة المهملات
انقر على Trash في شريط التنقل الأيسر في Google Drive.
الخطوة 2: اختر الملفات وحذفها
حدد الملفات الفردية أو احذف قسم "المهملات" بالكامل بالنقر على "إفراغ المهملات"
إليك مقطع فيديو سريع يشرح العملية. 👇
دليل الفيديو:
5. إدارة مساحة تخزين Gmail
تساهم جميع الرسائل الإخبارية والبريد الإلكتروني الترويجي والرسائل الإضافية في صندوق بريد Gmail في زيادة مساحة التخزين على Google Drive. لتنظيم جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، يمكنك استخدام ميزة شريط البحث في Gmail وفلاتر مثل "التصنيف" و"المرسل" و"المستلم" و"المرفق" و"التاريخ" و"غير مقروء" وما إلى ذلك.
أقترح حذف رسائل البريد الإلكتروني التي:
- يعود تاريخه إلى 2019 وما قبله
- يبلغ حجمها 15 ميجابايت
- قم بتضمين تحديثات التنظيم مع سطور الموضوع القياسية
بمجرد حذف هذه الرسائل الإلكترونية، ستنتقل إلى سلة المهملات. تذكر حذفها من سلة المهملات لتحرير المساحة على الفور أو انتظر حتى تحذفها Google تلقائيًا بعد 30 يومًا.
الطريقة الأخرى هي استخدام أدوات إدارة البريد الوارد لإجراء هذه العملية بشكل روتيني. إذا كان وقتك محدودًا وتحتاج إلى حل طويل الأمد، فابحث عن حيل Gmail لأتمتة هذه العملية بشكل دوري.
6. تنظيف الملفات غير المستخدمة
تقوم بتنزيل الملفات أو إنشائها، ثم... تختفي! تختفي في أعماق Drive ولا تظهر مرة أخرى. الحقيقة هي أنك إذا لم تفتحها منذ فترة، فربما لا تحتاج إليها. 🤔
لكن حذف الملفات قد يكون مهمة شاقة. إليك طريقة سريعة للغاية لتنظيف الملفات غير المستخدمة دون عناء 👇
الخطوة 1: انقر على "بحث متقدم"
انقر على شريط البحث ثم على زر البحث المتقدم في لوحة معلومات Google Drive.
الخطوة 2: استخدم الملفات
في الشاشة التالية، يمكنك اختيار نوع الملف والمالك والكلمات والموقع والمزيد من حقول البحث. إليك مقتطف:
الآن دعنا نرى ما الذي يجب ملؤه في هذه الحقول لعرض الملفات غير المستخدمة التي تشغل مساحة على Drive فقط.
للبدء، انقر على زر القائمة المنسدلة في علامة التبويب "المالك" واختر "مملوك لي"
المشكلة هي:
- إذا كنت تملك الملف، يمكن للأشخاص الذين شاركتهم الملف إنشاء نسخة منه
- إذا لم تكن الملف ملكك، فإن إزالته من Drive لن يؤدي إلا إلى إزالته من حسابك فقط
أيضًا، في هذه الحالة، أدخل "بدون عنوان" في مربع "يحتوي على الكلمات". ذلك لأن الملفات غير المكتملة وغير المستخدمة يتم حفظها في 90% من الحالات بدون عنوان مخصص؛ لذلك، يحفظها Google بعلامة "بدون عنوان" الافتراضية.
بمجرد الانتهاء، اختر معلمات أخرى مثل الموقع وتاريخ التعديل، ثم انقر على بحث.
الخطوة 3: حذف الملفات غير المستخدمة
عندما تجد هذه الملفات التي لا تحمل أسماء، إليك ما يجب فعله.
حدد ملفًا، واضغط على Ctrl+A لتحديد جميع الملفات، ثم انقر على أيقونة سلة المهملات في شريط الأدوات المؤقت لحذف الملفات غير المستخدمة.
7. إدارة الملفات المشتركة في Google Drive
تُحتسب الملفات التي تشاركها مع الآخرين من مساحة التخزين في Google Drive. على العكس من ذلك، لا تشغل الملفات التي يشاركها الآخرون مساحة التخزين.
انقر على "مشترك معي" في الشريط الجانبي الأيسر لعرض جميع الملفات المشتركة معك.
يمكنك التحقق من حجم الملفات ومدى ملاءمتها لتحديد الملفات التي يمكن إزالتها. لا تنس حذف الملفات الكبيرة التي لم تعد تستخدمها.
👀ملاحظة: يقوم Google Drive تلقائيًا بنقل الملفات المشبوهة التي تمت مشاركتها معك إلى البريد العشوائي. لا يزال بإمكانك الإبلاغ عن البريد العشوائي بنفسك
8. تحويل ملفات PDF إلى Google Docs
تشغل ملفات PDF على Google Drive مساحة أكبر بكثير من ملفات Google Doc. يمكنك اختبار ذلك باستخدام ملفين متشابهين، أحدهما بتنسيق Word والآخر بتنسيق PDF. لقد جربنا ذلك، ويا ترى ماذا حدث؟
بينما كان حجم ملف Google Doc 12 كيلوبايت، زاد إلى 91 كيلوبايت عند تخزينه كملف PDF.
إليك كيفية توفير المساحة عن طريق تحويل ملفات PDF إلى Google Docs. 👇
ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على ملف PDF > فتح باستخدام > Google Docs.
بمجرد فتح الملف في Google Docs، يتم حفظه على محرك الأقراص الخاص بك. يمكنك الآن إزالة النسخة PDF لاستعادة مساحة تخزين كبيرة تبلغ كيلوبايتات.
تذكر أن تحويل بعض ملفات Word لتناسب أحد قوالب Google Docs العديدة يمكن أن يجعل المستند أكثر فائدة وأصغر حجمًا.
9. ضغط الملفات الكبيرة قبل تحميلها
قد يستغرق ضغط الملفات الكبيرة دقيقة إضافية في عملية إدارة الملفات، ولكنه يوفر لك مساحة تخزين قيّمة.
فكر في استخدام أدوات الضغط لتكثيف الصور ومقاطع الفيديو الكبيرة عالية الدقة إلى ملفات أصغر قبل تحميلها على Drive.
- إذا كنت من مستخدمي Mac، ففكر في استخدام تطبيق Automater لإنشاء تطبيق لضغط الملفات مجانًا
- بالنسبة لنظام Windows، تتضمن بعض أدوات الضغط WinZip و7-Zip وWinRAR
👀ملاحظة: يجب ضغطها على جهاز الكمبيوتر المحلي لأن هذه الأدوات لا تحتوي على أداة سحابية.
10. تحويل ملفات PowerPoint و Excel إلى Google Slides و Sheets
تشغل أدوات Google Suite الأصلية مثل Slides و Sheets مساحة أقل من ملفات Microsoft Word أو PowerPoint التقليدية.
بالإضافة إلى توفير مساحة التخزين، يمكنك الوصول إلى ميزات التعاون في الوقت الفعلي والحفظ التلقائي والتحكم في الإصدارات. يمكن أيضًا الوصول إلى هذه الملفات بسهولة من أي جهاز متصل بالإنترنت دون تثبيت برامج معينة.
الخطوة 1: قم بتحميل ملف PowerPoint
افتح Google Drive > انقر على جديد > تحميل ملف. اختر ملف PowerPoint (. pptx) الذي تريد تحميله.
الخطوة 2: التحويل إلى Google Slides
بمجرد تحميل الملف، انقر بزر الماوس الأيمن على ملف PowerPoint في Google Drive وحدد فتح باستخدام. اختر خيار Google Slides للتحويل التلقائي.
يمكنك حفظ هذا الملف الجديد كعرض تقديمي في Google Slides وحذف النسخة الأخرى.
💡نصيحة: تتيح لك ميزة التحويل الدفعي في Google Apps Scripts تحويل ملفات متعددة (PowerPoint و Excel) إلى تنسيقات Google الأصلية.
بدائل Google Drive للتخزين الرقمي
Google Drive هو حل تخزين سحابي موثوق للأفراد والشركات، ولكنه ليس الوحيد في هذا المجال.
فيما يتعلق بالتخزين الرقمي، تشمل بعض أفضل بدائل Google Drive iCloud وOneDrive for Business وDropbox Business.
- iCloud هو تطبيق لا غنى عنه لمستخدمي Apple
- يعد OneDrive for Business هو الأفضل للمؤسسات التي تستخدم تطبيقات Microsoft Office
- Dropbox Business مناسب للفرق بفضل برنامج مشاركة الملفات السلس وميزات التعاون والأمان
لقد أنشأت جدولًا مقارنًا بين البدائل الشائعة لـ Google Drive:
| ميزة | Google Drive | iCloud | OneDrive for Business | Dropbox Business |
| مساحة التخزين | 15 جيجابايت مجانًا، وحتى 10+ تيرابايت مدفوعة | 5 جيجابايت مجانًا، وحتى 10+ تيرابايت مدفوعة | 5 جيجابايت مجانًا، وما يصل إلى 20+ تيرابايت مدفوعة | 2 غيغابايت مجانًا، وحتى 15 + تيرابايت مدفوعة |
| إمكانية الوصول | تطبيقات الويب والجوال وسطح المكتب | أجهزة Apple، الويب، Windows | تطبيقات الويب والجوال وسطح المكتب | تطبيقات الويب والجوال وسطح المكتب |
| Freemium | نعم | نعم | نعم | نعم |
| أدوات التعاون | تكامل Google Workspace | تكامل نظام Apple البيئي | التكامل مع تطبيقات Microsoft Office | سهولة مشاركة الملفات والتعاون بين أعضاء الفريق |
| مشاركة الملفات | نعم | نعم | نعم | نعم |
| الأمان | 2FA، تشفير بدون معرفة | 2FA، تشفير AES-256 | 2FA، تشفير AES-256، عناصر تحكم متقدمة | 2FA، تشفير AES-256 |
هناك بديل آخر تم اختباره لـ Google Workspace و Google Drive وهو ClickUp.
تشتهر ClickUp بإدارة المشاريع من البداية إلى النهاية. ومع ذلك، لا يدرك معظم الناس أن ميزات إدارة التخزين الخاصة بها مثالية للتعاون والتخزين السحابي.
تجعل أدوات تخزين المستندات ومشاركة الملفات والتعاون في الوقت الفعلي المدمجة من ClickUp حلاً شاملاً للفرق الرقمية.
والأهم من ذلك، على الرغم من أن الخطط المجانية توفر 100 ميجابايت من السعة التخزينية، فإن جميع الخطط المدفوعة توفر سعة تخزينية غير محدودة. يمكنك أيضًا إرفاق ملفات من أدوات خارجية مثل Dropbox وGoogle Drive وMicrosoft OneDrive/SharePoint وBox إلى المهام.
يتيح لك تكامل ClickUp مع Google Drive مسح محركات الأقراص الشخصية ومحركات أقراص الفريق من المنصة نفسها. يتم التعامل مع الملفات من Google Drive ومعاينتها مثل أي مرفق آخر في ClickUp.
سيتم حفظ جميع جداول البيانات والشرائح والمستندات التي تم إنشاؤها على ClickUp تلقائيًا في Google Drive. ابدأ بـ 7 دولارات شهريًا وتعاون عبر العديد من التطبيقات السحابية، وتمتع بتخزين غير محدود وأكثر من 50 ميزة قابلة للتكوين بالكامل.
تتيح لك ميزة البحث الشامل في ClickUp البحث عن الملفات على Google Drive داخل مساحة عمل ClickUp. ويشمل ذلك الملفات التي أنشأتها أنت أو أعضاء الفريق أو المتعاونون من جهات خارجية.
نظرًا لأن ميزة البحث الشامل متاحة من سطح المكتب ومركز الأوامر وشريط الإجراءات العامة، فستتمتع بتجربة بحث واكتساب سريعة. ⚡
بغض النظر عما إذا كانت مجموعتك التقنية تتضمن GitHub أو Slack أو HubSpot أو Confluence، فإن تكامل ClickUp مع أكثر من 20 تطبيقًا سحابيًا شائعًا يجعل 99٪ من ملفاتك قابلة للبحث في متناول يدك.
يمكنك جعل جميع البيانات المحجوزة في أنظمة معزولة سهلة الوصول لفرقك. يمكنك إضافة أوامر بحث مخصصة لتخصيص نتائج بحث ClickUp بشكل أكبر.
يعد ClickUp's Docs بديلاً أفضل بكثير عن Google Docs. فهو يتمتع بقدرات إدارة المستندات، مما يتيح للمستخدمين إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها داخل المنصة.
يمكنك أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي في Google Docs. يتكامل ClickUp Docs أيضًا مع ClickUp Brain، وهو حل الذكاء الاصطناعي الخاص به.
اربط مستنداتك بمهام ClickUp لإضافة تعليقات والوصول إلى نوافذ الدردشة والأنشطة الخاصة بالمهام. يتيح لك هذا التوافق بين الميزات تجميع جميع البيانات ذات الصلة في مكان واحد وتسهيل استرجاعها.
جرب بديل Google Drive لتخزين أفضل
يمكن أن يؤدي الحفاظ على نظافة Drive إلى ثورة في إنتاجيتك على المنصات السحابية، من تقليل حالات التأخير إلى نتائج بحث أسرع ومجلدات أكثر سهولة في الوصول إليها.
تساعدك تكامل ClickUp مع Google Drive على تنظيم الملفات والمجلدات دون القلق بشأن مساحة التخزين، كما أن ميزات إدارة المشاريع تعد إضافة رائعة إلى مساحة عمل Google Drive.
هل ما زلت تواجه صعوبة في مسح Google Drive؟ انتقل إلى ClickUp مجانًا اليوم.