أصبحت منهجية Agile إطار عمل إدارة المشاريع الفعلي لمعظم عمليات تطوير البرمجيات في جميع أنحاء العالم، ولأسباب وجيهة.
ففي النهاية، تعد منهجية Agile واحدة من منهجيات إدارة المشاريع القليلة التي تناسب مطوري البرامج وفرق إدارة المنتجات تمامًا، بفضل تركيزها على قابلية التكيف والتركيز على العملاء وتقليل المخاطر وجداول الإطلاق السريعة.
إذا كنت مدير مشروع أو مسؤول تقني وترغب في إنشاء فريق رشيق، فإن الخطوة الأولى هي التعرف على المفاهيم الأساسية للرشاقة —السباقات السريعة، والكرات الصغيرة، و Kanban، والبرمجة المتطرفة (XP)، والمزيد. الخطوة التالية هي استكشاف أدوات تخطيط السباقات السريعة المتنوعة المتوفرة في السوق حتى تتمكن من اختيار الأداة المناسبة لإعداد مشاريعك الرشيقة.
إذا كنت جديدًا في مجال المرونة أو تدير فريقًا صغيرًا، فستكون جداول البيانات نقطة انطلاق رائعة! أو، بشكل أكثر تحديدًا، برنامج Microsoft Excel القديم الجيد.
سنستكشف الأسباب التي تجعل جداول بيانات Excel خيارًا جيدًا للفرق المرنة، وبعض القيود التي قد تواجهها عند استخدامها، وكيف يمكنك إدارة مشاريعك من البداية إلى النهاية في Excel.
لنبدأ!
مزايا إجراء تخطيط السباقات السريعة في Excel
هناك العديد من المزايا لتخطيط سباقات السرعة في Excel. فهي ليست فقط أداة معروفة لمعظم أعضاء فريقك، ولكنها أيضًا سهلة الاستخدام للغاية، ولا تتطلب أي جهد للتعلم.
يمكن أن يساعدك قالب جيد لتخطيط السباقات السريعة في Excel على البدء في غضون دقائق. فيما يلي بعض المزايا الأخرى لاستخدام Excel في تخطيط السباقات السريعة وإدارتها.
- المرونة: قم بتخصيص الأعمدة والصفوف والصيغ لتتبع المهام وقصص المستخدمين وتقدم السباقات السريعة والمزيد، مع تكييف جدول البيانات وفقًا لسير العمل المرن لديك
- التعاون: تدعم جداول البيانات التعاون في الوقت الفعلي، مما يتيح لعدة أعضاء من الفريق الوصول إلى معلومات المشروع وتحديثها في وقت واحد
- كفاءة التكلفة: إذا كنت تستخدم Excel بالفعل، فلا داعي للاستثمار في برنامج جديد لإدارة المشاريع
- التخصيص: أنشئ طرق عرض ولوحات معلومات وتقارير مخصصة وفقًا لاحتياجات مشروعك. تساعدك التنسيق الشرطي والجداول المحورية على تصور بيانات المشروع وتتبع المقاييس الرئيسية
- التكامل: يمكن دمج Excel بسهولة مع الأدوات الأخرى في مجموعة أدواتك التقنية. يمكنك استيراد البيانات من أدوات تتبع الأخطاء وأنظمة التحكم في الإصدارات والمزيد لضمان وجود جميع المهام في مركز مركزي
- قابلية التوسع: سواء كنت تدير سباقًا واحدًا أو تنسق عدة سباقات عبر فرق موزعة، يمكن توسيع نطاق جداول البيانات لتلبية احتياجات جميع الفرق، الكبيرة والصغيرة
استفد إلى أقصى حد من هذه المزايا أثناء تخطيط السباقات السريعة. سنوضح لك كيف!
كيفية تخطيط السباقات السريعة في Excel
أثناء تخطيط السباق، حدد مدة السباق وحدد أهدافه ونتائجه مسبقًا. ثم اتبع هذه الخطوات لتوثيق التفاصيل في Excel.
1. قم بإعداد جدول البيانات الخاص بك
الخطوة الأولى هي إنشاء جدول بيانات تخطيط السباقات السريعة. يمكنك القيام بذلك من البداية أو نسخ أحد قوالب تخطيط السباقات السريعة المجانية المتوفرة عبر الإنترنت وتخصيصه.
بمجرد إنشاء جدول البيانات، يمكنك إنشاء علامات تبويب فردية لمختلف جوانب السباق، مثل الأعمال المتأخرة والمهام واستعراضات السباق.
2. إنشاء قائمة مهام السباق
الخطوة التالية هي مراجعة خارطة طريق المنتج ومتعقب الأخطاء وتذاكر دعم العملاء لإدراج جميع المهام التي يجب إكمالها خلال تلك السباق السريع في قائمة مختصرة. يمكنك بعد ذلك إضافة هذه المهام إلى علامة التبويب "Sprint Backlog" (قائمة المهام المؤجلة للسباق السريع).
فيما يلي بعض الأعمدة التي يمكنك تضمينها:
- اسم القصة: هذا هو عنوان المهمة أو عنصر قائمة المهام المؤجلة للمنتج
- الوصف: اشرح المهمة بالتفصيل وأضف أي روابط ذات صلة
- الأولوية: أضف درجة أولوية 1 أو 2 أو 3 (الأكثر إلحاحًا إلى الأقل إلحاحًا) بناءً على مدى أهمية المهمة أو مدى قربها من الموعد النهائي
- الجهد المقدر: يُعرف أيضًا باسم نقاط السباق، ويشير إلى المدة أو الجهد اللازم لإنجاز مهمة ما
- مُخصص لـ: أضف هنا الشخص المسؤول مباشرة عن المهمة (DRI)
اختيارياً، يمكنك أيضاً إضافة الأعمدة التالية:
- الموافق/المراجع: الشخص الذي يعطي الموافقة النهائية على إتمام المهمة
- ملاحظات: لإضافة أي معلومات أو مراجع إضافية
- عناصر العمل: أضف صفوفًا إضافية أسفل كل قصة للمهام الفرعية
استخدم التنسيق الشرطي لإبراز الصفوف بناءً على الأولوية أو الحالة لتسهيل التعرف عليها بصريًا. سيساعدك ذلك في تحديد العناصر المهمة وغير المهمة حتى تتمكن من اختيار قصص المستخدمين المناسبة لكل سباق.
بمجرد إضافة قائمة المنتجات المتأخرة إلى ورقة Excel، يمكنك تخطيط السباق. ضع في اعتبارك عقد اجتماع لتخطيط السباق مع فريقك من أجل:
- حدد هدفًا واضحًا للسباق يتوافق مع خارطة طريق المنتج الشاملة. يجب أن يكون هذا الهدف قابلاً للتحقيق خلال مدة السباق المخطط لها
- راجع توفر أعضاء الفريق وقدرتهم على تحمل عبء العمل خلال السباق. لا تنسَ أن تأخذ أيام الإجازة أو عطلات نهاية الأسبوع في الاعتبار
بمجرد تحديد أولويات الأعمال المتأخرة والنظر في السعة، يمكنك استخدام الجهد المقدر لتحديد قصص المستخدمين التي يمكن إكمالها بشكل واقعي خلال الإطار الزمني للسباق.
3. قم بإعداد لوحة المهام
الخطوة التالية في اجتماع تخطيط السباق هي إنشاء لوحة مهام لتصور تقدم المهام. يمكنك تصنيف المهام بناءً على حالتها — مطلوب، قيد التنفيذ، معلق، قيد المراجعة، منجز — أو مستوى الأولوية للحصول على نظرة شاملة على المهام.
على الرغم من أن قالب تخطيط السباقات في Excel قد لا يتمتع بـ"التأثير البصري" للوحة Kanban، يمكنك استخدام الألوان والتنسيق الشرطي لإبراز حالات المهام وجذب انتباه فريقك.
4. إنشاء مخطط إنجاز المهام
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لتخطيط السباقات السريعة في قياس تقدم فريقك (وحجم العمل). لذا، من المهم إنشاء "مخطط إنجاز" لمراقبة مستوى أداء فريقك.
ما عليك سوى إنشاء جدول زمني للسباق السريع عن طريق تخصيص أعمدة للأعمال المنجزة والأيام المقدرة اللازمة لإنجاز المهام المتبقية في السباق السريع. وإليك كيفية القيام بذلك:
أنشئ جدول البيانات الخاص بك
الخطوة الأولى هي إضافة جميع البيانات المطلوبة إلى ورقة منفصلة. للبدء، يمكنك إنشاء الأعمدة التالية:
- المهمة
- تاريخ الاستحقاق
- نقاط السباق
- الجهد المقدر (بالساعات)
- الجهد الفعلي (بالساعات)
أضف البيانات إلى أعمدة الجهد المقدر والجهد الفعلي
الخطوة التالية هي ملء عمود الجهد المقدر ببياناتك "المخطط لها" — المدة التي تعتقد أنها ستستغرقها لإكمال المهمة. يمكن القيام بذلك دفعة واحدة عند إنشاء مخطط الإنجاز.
من ناحية أخرى، يجب ملء عمود الجهد الفعلي في نهاية كل يوم أو أسبوع، وسيوضح الوقت الفعلي الذي استغرقه فريقك لإكمال مهمة ما.
إنشاء مخطط الإنجاز
الآن بعد أن أصبحت جميع البيانات في مكانها الصحيح، يمكنك البدء في إنشاء مخطط الإنجاز. سننشئ مخططًا خطيًا بسيطًا حيث يمثل المحور X الوقت والمحور Y الجهد المبذول.
فيما يلي الخطوات:
- قم بتمييز أعمدة التاريخ والجهد المقدر والجهد الفعلي
- انقر فوق علامة التبويب إدراج في Excel
- اختر مخطط خطي وحدد خيار مخطط خطي أساسي
فيما يلي بعض الأمور التي يمكنك القيام بها لتحسين مخطط الإنجاز:
- قم بتظليل عطلة نهاية الأسبوع بلون مختلف لتمييزها عن أيام العمل
- استخدم التنسيق الشرطي لإبراز المهام التي تجاوز فيها الجهد الفعلي الجهد المخطط له
وهذا كل شيء. لقد حصلت على مخطط إنجاز المهام. بسيط، أليس كذلك؟
سترى خطين - واحد إذا لم تملأ عمود "الجهد الفعلي" - يوضحان تقدمك. من الناحية المثالية، يجب أن ينخفض خط الجهد المخطط طوال السباق. إذا ارتفع، فهذا يعني أن فريقك يواجه بعض التأخير أو الاختناقات.
5. قم بإعداد مستويات الوصول والأذونات
بمجرد إنشاء السباق، فإن الخطوة التالية هي إضافة فريقك إلى جدول البيانات. تأكد من منح حق الوصول لأعضاء الفريق الضروريين فقط. يمكنك أيضًا تعيين إرشادات واضحة حول عملية إدخال البيانات أثناء اجتماع تخطيط السباق أو تنفيذ إجراءات أمان إضافية مثل حماية كلمة المرور لضمان أمان البيانات.
6. تتبع تقدم المهام
قم بتحديث "قائمة المهام المتأخرة" و"لوحة المهام" بانتظام لتعكس أحدث حالة المهام والتقدم المحرز وضمان الشفافية والوضوح لجميع أعضاء الفريق. استفد من ميزات Excel مثل مربعات الاختيار والقوائم المنسدلة والمزيد لتنظيم إدخال البيانات وضمان الاتساق.
7. إجراء مراجعات السباقات
يجب على مديري المشاريع إعداد اجتماع مراجعة السباق مع فريقك في نهاية السباق لعرض العمل المنجز وجمع تعليقات أصحاب المصلحة. قم بتوثيق النتائج والنجاحات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين في علامة التبويب "استعراض السباق".
نصيحة احترافية: فكر في استخدام خدمات التخزين السحابية مثل Google Drive أو Microsoft OneDrive لتسهيل التعاون في الوقت الفعلي أثناء جلسة التخطيط.
قيود استخدام Excel لتخطيط السباقات السريعة
على الرغم من أن Excel يبسط تخطيط السباقات السريعة لفرق البرمجيات، إلا أن هذه المهمة لا تتطلب جهدًا قليلًا. قد تواجه هذه التحديات أثناء استخدام Excel لإدارة مشاريعك الرشيقة:
- عدم توفر الميزات المتخصصة: سواء كانت لوحات Kanban أو تخطيط السعة أو إدارة الأعمال المتأخرة، فكلها تتطلب ميزات متقدمة غير متوفرة في جداول البيانات. وهذا يعني أنك ستضطر إلى إنشاء حلول مخصصة أو حلول بديلة قد تجعل سباقاتك أكثر تعقيدًا وتربك أعضاء الفريق
- صعوبة إدارة التبعيات: هناك قيود أخرى تتمثل في التعامل مع التبعيات، خاصة بين المهام المختلفة. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث اختناقات وتأخيرات
- تقارير وتحليلات محدودة: على الرغم من توفر تحليل البيانات الأساسي وتصورها في Excel، إلا أنه يفتقر إلى ميزات إعداد التقارير المتقدمة مثل مخططات الإنجاز أو مخططات سرعة السباقات أو لوحات المعلومات القابلة للتخصيص التي يشيع استخدامها في العمليات الرشيقة. وقد يعيق ذلك قدرة الفريق على اكتساب رؤى واتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات
- الإعداد والصيانة اليدوية: غالبًا ما يتطلب إعداد القوالب المرنة في Excel وصيانتها جهدًا يدويًا. يجب على الفرق إنشاء تفاصيل المشروع وتحديثها يدويًا عن طريق تحديث حالات المهام وتعيين DRI وتعيين المواعيد النهائية. لا يستغرق هذا وقتًا طويلاً فحسب، بل هناك أيضًا احتمال كبير لحدوث أخطاء، خاصة عند إدارة سباقات متعددة أو مشاريع كبيرة
- غير مناسب على المدى الطويل: على الرغم من أن Excel يتيح تخطيط السباقات القصيرة وتنفيذها، إلا أنه يفتقر إلى نماذج التنبؤ المتطورة التي تتنبأ بالنتائج المستقبلية بدقة، مما يجعل التخطيط طويل المدى أكثر صعوبة بالنسبة للفرق
- خطر الوصول غير المصرح به: يأتي Excel مزودًا بمستويات أذونات أساسية فقط، على عكس أدوات إدارة المشاريع المخصصة. وهذا يجعل من الصعب التحكم في الوصول إلى البيانات الحساسة، مما يزيد من خطر التغييرات غير المصرح بها واحتمال حدوث انتهاكات للأمن
من الجدير بالذكر أن Excel يوفر حلاً أساسيًا لتخطيط السباقات السريعة. قد توفر أدوات إدارة المشاريع المخصصة ميزات ووظائف أكثر تقدمًا وقوالب تخطيط سباقات سريعة مناسبة للمشاريع المعقدة.
ClickUp كأداة تخطيط سريعة ومرنة
إذا كنت جادًا في الاستفادة من الأطر الرشيقة لتنظيم مشاريعك وتعظيم إنتاجية فريقك، نوصي باستخدام أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp.
وهي مصممة لتتبع المشاريع الرشيقة وإدارتها، كما أنها سهلة الإعداد والاستخدام.
تتميز إدارة المشاريع الرشيقة من ClickUp بالعديد من الميزات المدمجة، بما في ذلك لوحات Kanban ومخططات Burndown وإدارة Scrum وإمكانيات genAI وخيارات إعداد التقارير المتقدمة. يمكن أن يساعدك ذلك في تخطيط سباقاتك دون عناء واستخدام الرؤى المستندة إلى البيانات لتحسين أداء سباقاتك.
الآن، دعنا نستكشف كيفية إعداد وإدارة مشروع رشيق باستخدام ClickUp.
ابدأ السباقات السريعة لكل مشروع
تتيح لك ميزة Sprints في ClickUp أتمتة دورة السباقات بالكامل من البداية إلى النهاية. يمكنك إعداد السباقات وتعيين نقاط لكل مهمة وحتى دمج ClickUp مع برنامج التحكم في الإصدارات، مثل GitHub، لمزامنة الأخطاء والمشكلات تلقائيًا.
ليس ذلك فحسب، بل يمكنك إنشاء سباقات جديدة تلقائيًا ونقل المهام غير المكتملة إليها بنقرة واحدة فقط.
ولكن أفضل ما يميز ClickUp هو قوالبها. يمكنك إعداد سباق سريع متعمق في غضون ثوانٍ عن طريق نسخ أحد قوالب تخطيط السباقات السريعة الجاهزة.
يوفر نموذج ClickUp Agile Sprint Planning Template مزيدًا من الوضوح والتركيز لعملية تخطيط السباقات السريعة. يساعدك على تخطيط السباقات السريعة بغض النظر عن مدى تعقيد المشروع. يمكنك بسهولة تصور المهام والتبعيات في عرض زمني واضح وتتبع التقدم المحرز في جميع مراحل دورة حياة السباق السريع.
لمراقبة التقدم، يمكنك وضع علامة على حالة المهمة مثل "تم" و"قيد التقدم" و"مطلوب". يمكنك أيضًا تعيين سمات مخصصة مثل "حالة التطوير" و"النوع" و"الملاحم" و"الساعات المتبقية" لحفظ المعلومات المهمة حول المهام.
تضمن أربع طرق عرض، مثل عناصر قائمة مهام السباق، وحالة التطوير، والموارد، ودليل البدء، سهولة الوصول إلى جميع المعلومات وتنظيمها.
قم بإعداد لوحة Kanban الخاصة بك
يوفر ClickUp أيضًا عرض لوحة Kanban افتراضيًا يسهل تصور تقدم السباق. يتيح لك عرض لوحة ClickUp تجميع المهام حسب الحالة أو الأولوية وتحديد مهام متعددة لإجراء تحديثات جماعية.
وهذا يسهل على فرقك إنشاء طرق عرض مفلترة وإدارة المهام وفهم ما يعمل عليه الآخرون. من ناحية أخرى، يمكن لقادة الفرق استخدام لوحة Kanban لمراقبة تقدم المهام وسعة عبء العمل.
إدارة الأعمال المتأخرة
بمجرد إنشاء سباقك الجديد، يمكنك إضافة مهام أو إزالتها من قائمة المهام المؤجلة، وتعيينها لزملائك في الفريق، والمزيد. يمكنك أيضًا استخدام أداة الذكاء الاصطناعي التوليدية من ClickUp، ClickUp Brain، للحصول على ملخصات موجزة عن تقدم أي سباق أو البحث عن مهام محددة في قائمة المهام المؤجلة في السباق.
مرة أخرى، لا يتعين عليك إنشاء قائمة مهام السباق من البداية. ما عليك سوى تخصيص قالب قائمة مهام السباق في ClickUp وتوفير وقتك الثمين.
استخدم هذا القالب لتخطيط السباقات السريعة وتتبعها وتحديث مهام المشروع أثناء مراجعة التقدم المحرز خلال اجتماعات السكرم اليومية. يسهل هذا القالب على فرقك تحقيق أهداف السباقات السريعة من خلال قائمة منظمة لعناصر السباقات السريعة المتأخرة.
إدارة اجتماعات السكرم اليومية
نظرًا لأن إدارة المشاريع الرشيقة تعتمد على الشفافية والتواصل المستمر، فإن خطوتك التالية هي إعداد عملية لتحديثات سكرم اليومية.
توفر اجتماعات السكرم اليومية هذه رؤية واضحة لما يعمل عليه كل عضو في فريقك وتعزز التعاون داخل فريق التطوير.
يمكنك استخدام نموذج تخطيط سكرم من ClickUp لتحديد الإرشادات الخاصة بأهداف السبرينت واجتماعات السكرم اليومية وتتبع تحديثات السكرم.
يوفر هذا القالب واجهة سهلة الاستخدام لمساعدتك في تحديد أهداف السباقات السريعة وتخطيطها مع فريقك وتحديد المخاطر المحتملة وزيادة التعاون بين أعضاء الفريق ومراقبة التقدم المحرز.
يمكنك وضع علامات على حالة المهام مثل "مؤجل" و"منجز" و"قيد التنفيذ" و"مطلوب". يمكنك أيضًا استخدام حقول مخصصة مختلفة (مثل نقاط القصة وحالة التطوير) وطرق عرض مخصصة (مثل نموذج إرسال التذاكر وتعريف الإنجاز) لتنظيم معلوماتك وتصور بيانات المهام بالطريقة التي تريدها.
يمكن للفرق البعيدة والمختلطة أيضًا تنظيم اجتماعات سكرم غير متزامنة باستخدام ClickUp Docs. ما عليك سوى إنشاء مستند لكل سباق سريع وطلب من فريقك تحديث مهامهم يوميًا.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن للفرق استخدام ClickUp Clips لتسجيل شاشاتهم وتزويد فرقهم بتحديث مرئي حول تقدم الميزات. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لفرق التصميم والواجهة الأمامية لمشاركة تصميماتهم والحصول على تعليقات دون التقيد بقيود المنطقة الزمنية.
أنشئ مخططات وتقارير تقدم السباقات السريعة
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام ClickUp في المخططات والتقارير العديدة التي يوفرها. تمنحك هذه التقارير رؤية متعمقة لتقدم السباق، وتظهر لك العقبات، وحتى تتنبأ بنجاح السباق القادم.
باستخدام ClickUp، يمكنك تحديد أهداف لكل سباق، وتعيين النقاط، وإنشاء تقارير مثل مخططات الاستهلاك والتدفق، ومخططات السرعة، والتدفقات التراكمية دون الحاجة إلى أي إعداد يدوي تقريبًا.
استضافة جلسات استعراض السباقات
بمجرد الانتهاء من دورة السباق، يمكنك إعداد اجتماعات استعادية لمراجعة الدورة وتحليل ما سار بشكل جيد وما يمكن تحسينه والتغييرات التي تريد إجراؤها في دورة السباق التالية.
قم بذلك باستخدام ClickUp Whiteboards واجعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وجاذبية من خلال التعاون في الوقت الفعلي وميزات الرسم الحر. يوفر ClickUp أيضًا نموذجًا بسيطًا للسبورة البيضاء لإدارة استعراضات السباقات السريعة مع كتل نصية لما سار على ما يرام، وعناصر العمل، والأهداف الاستعادية.
يسهل قالب العصف الذهني لاستعراض السبرينت من ClickUp مراجعة وتحليل تقدم السبرينت حتى تتمكن من التأكد من أن فريقك يسير على الطريق الصحيح. يساعدك هذا القالب على طرح الأفكار والحلول لتحسين نتائج السبرينت، وتحديد اتجاهات الأداء على مدار عدة سبرينتات، ومراقبة التقدم المحرز مقارنة بالأهداف.
بعد المراجعة، يمكنك إنشاء مهام لعناصر عمل جديدة من داخل لوحة المعلومات، مما يسهل على فريقك متابعة الدروس المستفادة.
قم بإدارة مشاريعك الرشيقة من البداية إلى النهاية باستخدام ClickUp
يعد Excel نقطة انطلاق رائعة للفرق الجديدة في مجال إدارة المشاريع الرشيقة وتخطيط السباقات. ومع ذلك، قد تستغرق إدارة السباق في Excel وقتًا وجهدًا، وقد تفوتك مزايا مثل تقارير أداء السباق الشاملة وميزات إدارة المهام المتقدمة.
لهذا السبب نقترح عليك استكشاف ClickUp! إنه سهل الاستخدام للفرق الصغيرة ويمكن توسيعه ليشمل عدة سباقات متزامنة. كما يمكنه مساعدة الفرق في جميع جوانب إدارة السباقات.
تعد ميزات الذكاء الاصطناعي التوليدية ميزة واضحة. فهي يمكنها أتمتة سباقات السرعة وتقليل عبء العمل على فريقك. اشترك في ClickUp اليوم وخطط لسباقات السرعة دون أي متاعب!