كيفية تحسين إدارة عمليات SaaS لفريقك

تحتاج الفرق الأفضل أداءً إلى برامج عالية الجودة لتحقيق أهدافها.

وفقًا لدراسة اتجاهات الشبكات العالمية لعام 2023 التي أجرتها شركة Cisco ، تستضيف 66% من المؤسسات أكثر من 40% من أحمال عملها عبر سحابات متعددة. تستخدم معظم المؤسسات أكثر من عشرة تطبيقات SaaS، بما في ذلك التعاون الجماعي وإدارة علاقات العملاء وإدارة المهام وعقد المؤتمرات عبر الفيديو والأتمتة، على سبيل المثال لا الحصر.

تصبح إدارة هذه التطبيقات وتأمينها أمرًا بالغ الأهمية، إلا أنها تنطوي على العديد من التحديات، بما في ذلك عقبات التنفيذ وتكنولوجيا المعلومات غير المرئية ومشكلات ترحيل البيانات والتكاليف غير المتوقعة.

إذن، كيف يمكنك التغلب على هذه التحديات وإدارة مجموعة ضخمة من التطبيقات بفعالية؟ الجواب يكمن في إدارة عمليات SaaS.

في هذه المقالة، ستتعلم ما يلي:

لنبدأ. 👇

ما هي عمليات SaaS؟

تشير عمليات SaaS أو SaaSOps إلى مجموعة من العمليات التشغيلية التي تشمل حوكمة المؤسسة وإدارتها وشراء أدوات SaaS وتحسين استخدامها.

وهي تغطي دورة حياة نشاط تطبيقات SaaS بالكامل، بدءًا من الاكتشاف والشراء وحتى التعيين والتسريح وكل ما بين ذلك.

من خلال الإدارة المناسبة، يمكنك تنفيذ استراتيجية قوية لإدارة عمليات SaaS تعزز الإنتاجية وتحسن أمن البيانات والامتثال وتُحسّن التكاليف وتدعم نمو مؤسستك.

لماذا تعتبر عمليات SaaS أكثر فعالية من العمليات التقليدية

لا توجد منافسة حقيقية بين SaaS والعمليات التقليدية، التي تتضمن تثبيت البرامج مباشرة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بشركتك.

ومع ذلك، يجب أن تفهم الفرق بين الاثنين للحصول على نظرة شاملة على إدارة SaaSOps وكيف أنها أفضل لعملك.

دعونا نفهم ذلك من خلال جدول. 👇

أصبح من الضروري تلبية متطلبات العملاء من خلال البناء والاختبار والتحسين المستمر لرموز البرامج وبيئات المستخدمين من خلال التطوير المستمر (CD).

لا تستطيع الأنظمة التقليدية المحلية مواكبة المتطلبات المتغيرة باستمرار. لهذا السبب تعتبر عمليات SaaS ضرورية لتحقيق أهداف عملك.

إطار عمل SaaS التشغيلي

الإطار التشغيلي SaaS هو هيكل يساعدك على تعظيم قيمة عمليات SaaS الخاصة بك.

يمكن تقسيم إطار العمل إلى جزأين رئيسيين:

مكونات عمليات SaaS

عند إدارة عمليات SaaS، هناك بعض المكونات الأساسية التي يجب أخذها في الاعتبار.

وهي:

1. أهداف SaaS:

تتضمن الأهداف أهدافًا ونتائج واضحة لتنفيذ SaaS وعمليات المكونات الفرعية المتعددة مثل:

2. الأطراف المعنية:

يغطي هذا المكون أصحاب المصلحة الرئيسيين وأدوارهم في عمليات SaaS الخاصة بك.

تعتمد الإدارة الفعالة لـ SaaSOps على التعاون والتدريب الفعال بين قسم تكنولوجيا المعلومات ووحدات الأعمال وموردي SaaS.

3. عمليات SaaSOps:

يتضمن ذلك توحيد سير عمل SaaS الخاص بك للنشر والاستخدام.

كما تغطي إجراءات إدارة التغيير، التي تكون ضرورية عندما يصدر المطورون تحديثات جديدة أو عندما تقوم بإجراء تغييرات على تطبيقات SaaS الخاصة بك.

4. القياس المستمر:

يوضح هذا القسم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بناءً على أهداف SaaS وأداة إدارة عمليات SaaS التي تستخدمها لتتبعها.

تشمل المقاييس المهمة استخدام البرامج واعتمادها وعائد الاستثمار، ولكن يجب عليك اختيار المقاييس التي تناسب احتياجات عملك على أفضل وجه.

5. المساءلة:

يركز هذا المكون على المسؤولية المشتركة عن تطبيقات SaaS والعمليات.

ويشمل ذلك تعيين أدوار واضحة للصيانة والأمن والامتثال وضمان مسؤولية الأفراد والفرق عن تحقيق الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية، كما يتم تتبعها من خلال أنظمة المراقبة الخاصة بك. كل هذا جزء من ضمان المساءلة.

دورة حياة عمليات SaaS

يبدأ دورة حياة عمليات SaaS بالتخطيط للتنفيذ وينتهي بنجاح عملية إنهاء الخدمة.

يمكننا تلخيص دورة حياة عمليات SaaS الخاصة بك على أنها سلسلة من الأنشطة المتتالية:

تحديات عمليات SaaS

تشبه إدارة عمليات SaaS المشي على حبل مشدود — يجب أن تجد توازنك.

اختر بعناية منصة إدارة عمليات SaaS المناسبة، واستثمر في تدريب الفريق، وقم بإلغاء أي اشتراكات لا تلبي احتياجاتك.

دعونا نلقي نظرة على بعض التحديات الشائعة في عمليات SaaS حتى تكون مستعدًا لمواجهتها إذا ظهرت.

التحدي 1: الامتثال لقوانين حماية البيانات

يؤدي اتباع مختلف اللوائح الصناعية ومعايير الامتثال، مثل SOC 2 و GDPR و CPAA و HIPAA و PCI DSS، إلى تعقيد عمليات SaaS. يتطلب ذلك مراقبة مستمرة وتحديثات لبرامج SaaS، خاصة في قطاعات مثل الرعاية الصحية أو المالية.

قد يؤدي عدم الامتثال إلى غرامات باهظة ومشاكل قانونية وإلحاق الضرر بسمعة علامتك التجارية.

في عام 2017، فشلت شركة Zenefits، وهي شركة SaaS التي ارتفعت قيمتها إلى 2 مليار دولار، فشلاً ذريعاً لأنها لم تستطع مواكبة معايير الامتثال واللوائح التنظيمية. مثال آخر هو تسوية Anthem Inc. بقيمة 16 مليون دولار بموجب قانون HIPAA قبل بضع سنوات، بسبب خرق البيانات نتيجة هجمات إلكترونية.

التحدي 2: عدم كفاءة عمليات التعيين والتسريح

تقوم SaaS بتمكين موظفيك، ولكن إمكاناتها تظل غير مستغلة إذا كانوا غير مدركين للبرامج المتاحة وكيفية استخدامها. ومن ثم، فإن التواصل الواضح أثناء بدء استخدام البرامج أمر بالغ الأهمية.

قم بإنشاء قائمة مراجعة لبدء استخدام SaaS تتضمن ما يلي:

يؤدي إنشاء كتالوج التطبيقات إلى تبسيط الوصول للموظفين الجدد والحاليين. كما أنه يركز المعلومات حول البرامج القياسية وإجراءات الشراء.

يعد إنهاء الخدمة أمرًا بالغ الأهمية مثل بدء الخدمة، ولكن غالبًا ما يتم تجاهله على الرغم من المخاطر التي ينطوي عليها.

يجب عليك إدارة البيانات بشكل آمن أثناء إنهاء الخدمة، وضمان النقل أو الإزالة بشكل صحيح، وإنهاء تراخيص البرامج وفقًا للمعايير القانونية.

يمكن أن تؤدي ممارسات إنهاء الخدمة السيئة إلى انتهاكات للامتثال. على سبيل المثال، السماح للموظفين السابقين بالاحتفاظ بإمكانية الوصول إلى البيانات الحساسة يمكن أن ينتهك لوائح مثل HIPAA أو GDPR، مما يؤدي إلى غرامات شديدة وإجراءات قانونية.

التحدي 3: تكنولوجيا المعلومات غير المرئية

يشير مصطلح "تكنولوجيا المعلومات الظل" إلى استخدام الموظفين لتطبيقات SaaS غير مصرح بها دون موافقة قسم تكنولوجيا المعلومات. وقد يؤدي ذلك إلى مخاطر أمنية ومشكلات في الامتثال وتجزئة البيانات، مما يعيق الإنتاجية.

لمكافحة تكنولوجيا المعلومات غير المرئية، يجب على مؤسستك:

التحدي 4: التكاليف الخفية والإفراط في الإنفاق

وفقًا لتقرير صدر في عام 2024، تخصص المؤسسات حوالي 45 مليون دولار سنويًا لنفقات SaaS. ومع ذلك، يتم إهدار جزء كبير من هذا الميزانية (حوالي 18 مليون دولار) على تراخيص غير مستخدمة.

بدون مراقبة التكاليف واستراتيجيات التحسين الفعالة، فإنك تخاطر بزيادة الإنفاق على اشتراكات SaaS والتراخيص والخدمات، مما يستنزف مواردك المالية ويعيق المبادرات الاستراتيجية.

أحد الحلول الفعالة هو ترشيد التطبيقات وإزالة التطبيقات غير الضرورية من مجموعتك.

هناك نهج آخر وهو تحديد الحجم المناسب، أي شراء التراخيص التي تحتاجها فقط من حيث الكمية والمدة، ولا أكثر من ذلك. وكلاهما يتطلب فهمًا عميقًا لكيفية استخدام SaaS في مجموعتك وأين ولماذا.

التحدي 5: إدارة ميزانية SaaS لتحديد الوفورات المحتملة

يمكن أن تؤدي اشتراكات SaaS غير الخاضعة للرقابة والنفقات غير المتوقعة إلى إجهاد مواردك المالية وإخراج خطط ميزانيتك عن مسارها.

لتجنب الإنفاق الزائد، ركز على إدارة التكاليف بفعالية. بهذه الطريقة، يمكنك توقع النفقات وتخصيص الموارد بحكمة وتحقيق أقصى عائد على الاستثمار.

أفضل الممارسات لتحسين عمليات SaaS

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها أثناء تحسين عمليات SaaS: 👇

1. مركزية إدارة قواعد البيانات

عندما تستشير أي شخص حول SaaSOps، سيكون أول نصيحة يقدمها لك هي تجميع تطبيقات SaaS في قاعدة بيانات واحدة.

يمنحك هذا النظام المركزي رؤية مثالية عبر مجموعة SaaS في مؤسستك، مما يوفر رؤية كاملة لهوية المستخدم والوصول عبر التطبيقات والموارد.

2. تحليل بيانات استخدام SaaS

قم بتحليل بيانات الاستخدام بدقة من خلال مراجعة كل تطبيق لتحديد ما إذا كان جميع الموظفين الذين لديهم تراخيص يحتاجون إليها بالفعل.

يمكنك العثور على هذه المعلومات في لوحة الإدارة في العديد من التطبيقات أو مجمعة في منصة إدارة SaaS. بالإضافة إلى ذلك، حدد الموظفين الذين يمكنهم الاستفادة من التراخيص المخفضة أو المجانية بدلاً من التراخيص المميزة.

3. اختر توفير الوصول في عمليات SaaS

يتضمن التزويد في SaaS منح الوصول والموارد للمستخدمين الجدد وإدارة حسابات المستخدمين وتعيين مستويات الوصول والأذونات.

تزودك هذه الخطوة بالأدوات اللازمة وحقوق الوصول لتؤدي دورك بكفاءة.

4. تنفيذ تسجيل الدخول الأحادي (SSO)

يتيح لك تسجيل الدخول الأحادي (SSO) في إعدادات المؤسسة استخدام مجموعة واحدة من بيانات الاعتماد لتسجيل الدخول مرة واحدة والوصول إلى جميع تطبيقات SaaS ومواقع الويب والبيانات المسموح بها في الشركة.

يعالج SSO التحديات التجارية الرئيسية من خلال توفير:

تنفيذ SaaS في العالم الحقيقي

دعنا نرشدك خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ SaaS بفعالية في شركتك.

الخطوة 1: خطط لمشروعك

في مرحلة ما قبل التنفيذ، حدد عوامل التحكم الرئيسية لإدارة مشروعك. وتشمل هذه العوامل ما يلي:

الخطوة 2: تخصيص التكوين

قم بتخصيص برامج SaaS لتلبية احتياجاتك الخاصة. تأكد من وجود اتصال واضح بين مؤسستك ومزود SaaS الخارجي لتحديد متطلباتك بدقة.

الخطوة 3: ترحيل البيانات

هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في رحلة تنفيذ SaaS. وهي تتضمن نقل البيانات مع تقليل مخاطر فقدان البيانات، مما قد يتسبب في خسائر مالية فادحة.

لتقليل المخاطر، يجب تنظيف البيانات وتهيئتها وإعدادها لوجهتها الجديدة والبقاء يقظًا ضد التهديدات الأمنية المحتملة. أيضًا، يجب تجهيز نسخة احتياطية في حالة حدوث أي خلل في العملية.

الخطوة 4: دمج البرامج الحالية

دمج التطبيقات الحالية والبرامج المفيدة الأخرى في نظام SaaS الجديد لضمان سلاسة سير العمل.

الخطوة 5: اختبار النظام

لا تتجاهل مرحلة الاختبار. اختبر وظائف البرنامج بدقة للتأكد من أنه يعمل بشكل جيد تحت الأحمال الثقيلة والظروف الصعبة.

الخطوة 6: تدريب فريقك

قم بتدريب أعضاء فريقك على كيفية استخدام البرامج الجديدة. لن ينجح التنفيذ إذا لم يتمكن فريقك من استخدام البرامج بفعالية.

اقرأ أيضًا: أفضل مؤتمرات SaaS التي يجب حضورها لتحقيق النجاح في الأعمال

الخطوة 7: نشر البرامج

قم بنشر البرنامج بعناية في جميع أنحاء المؤسسة. يمكنك أيضًا القيام بذلك على دفعات للحد من الاحتكاك. كن استباقيًا ويقظًا بشأن أي مشكلات قد تنشأ في النظام خلال هذه المرحلة وحاول معالجتها على الفور.

أثناء النشر، قم بتوفير التحكم في الوصول استنادًا إلى الأدوار للمساعدة في الحفاظ على بيئة عمل آمنة.

الخطوة 8: تنفيذ التحكم في الوصول استنادًا إلى الدور

تساعدك ميزة التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار (RBAC) على إدارة أذونات المستخدمين داخل النظام استنادًا إلى أدوار محددة مسبقًا. بصفتك مسؤول SaaSOps، يمكنك تعيين أدوار محددة للمستخدمين، وبالتالي تقييد وصولهم إلى البيانات والميزات الضرورية لأداء مهامهم المحددة فقط.

يؤدي ذلك إلى تحسين أمان البيانات بشكل كبير من خلال الحد من مخاطر الوصول غير المصرح به وانتهاك البيانات. يمكنك إدارة هذه الأذونات من خلال نظام مركزي وتغييرها أثناء التنقل، حسب الحاجة.

الخطوة 9: المراقبة والتحسين

تعد مرحلة ما بعد التنفيذ مهمة بنفس القدر، إن لم تكن أكثر أهمية. تحتاج إلى التحقق من أداء النظام وإجراء التعديلات اللازمة بانتظام. يعد جمع ملاحظات المستخدمين ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مثل معدل التبني و CSAT و NPS ومعدل التوقف عن الاستخدام وما إلى ذلك، جوانب أساسية في هذه الخطوة.

كيف تفيدك عمليات SaaS المُحسّنة؟

تشبه عمليات SaaS المُحسّنة آلة تعمل بسلاسة. فهي تضمن سير أنشطة عملك بسلاسة على مستويات متعددة.

فيما يلي بعض المزايا:

اقرأ أيضًا: أفضل برامج CRM SaaS للفرق

أدوات وموارد عمليات SaaS

تحدثنا كثيرًا عن كيفية تحسين عمليات SaaS لضمان نتائج أفضل. ولكن كما رأيت، يمكن أن تصبح الخطوات البسيطة مربكة بسرعة. وهنا نقدم لك حيلة.

يمكن لأدوات وموارد عمليات SaaS تخفيف صعوبة التحسين. فهي توفر عناصر مفيدة مثل الذكاء الاصطناعي والأتمتة والواجهات الموحدة والمزيد.

الآن، قد تتساءل، "ما هي أدوات عمليات SaaS التي يجب أن أستخدمها؟" هذا هو الجزء السهل. نوصي باستخدام ClickUp، المحطة الواحدة لجميع احتياجات SaaSOps.

يساعد ClickUp الفرق على تبسيط عملية بدء استخدام SaaS وإنشاء مساحة عمل لعمليات مبسطة. يمكنك إعداد تسلسل هرمي في ClickUp مع المهام والمهام الفرعية، لكل منها وصفها وحالتها وتعليقاتها، للحصول على عرض تفصيلي لعملياتك. يمكن أن يساعدك ذلك على تنظيم العمل بعناية حسب الأقسام والفرق والمشاريع والحملات وما إلى ذلك، مع إمكانية التكبير والتصغير ورؤية العمل في هذه المجالات المختلفة.

تمنحك طرق العرض المتعددة القابلة للتخصيص في ClickUp نظرة شاملة على جميع عمليات SaaS. يمكنك عرض المهام في شكل قائمة أو لوحة أو تقويم أو جدول زمني أو حجم العمل، إلخ.

على سبيل المثال، تتيح لك طريقة عرض "أعباء العمل" تصور قدرة فريقك وإدارة الموارد. تتيح لك طريقة عرض "اللوحة" — وهي طريقة العرض المفضلة للفرق المرنة — تصور المهام حسب الحالة. يمكنك سحب المهام وإفلاتها لنقلها بسهولة عبر سير العمل.

علاوة على ذلك، يمكنك الوصول إلى العديد من قوالب ClickUp المعدة مسبقًا مع حقول قابلة للتخصيص بحيث يمكنك تكييفها وفقًا لاحتياجات عملك.

منصة إدارة المشاريع ClickUp هي حل شامل يقرّب فرق العمل من بعضها البعض من خلال سير العمل المتصل والوثائق ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي والمزيد.

تمنحك لوحات معلومات ClickUp في الوقت الفعلي نظرة عامة على عمليات فريقك. يمكن أن تعمل كمقر رئيسي لتتبع مشروعك.

تتيح لك أتمتة سير العمل من ClickUp التقاط البيانات وتوحيدها من خلال نماذج قابلة للتخصيص. فهي تعمل على توحيد وتوحيد عملية طلب البيانات من موظفيك والوصول إليها وصيانتها. يمكنك استخدام المنطق الشرطي لجمع التفاصيل ذات الصلة لكل شيء بدءًا من تقارير الأخطاء والأفكار الجديدة وحتى طلبات الوصول إلى البرامج.

إذا كنت تبحث عن أتمتة أكثر قوة، فعليك بالتأكيد تجربة ClickUp Brain. إنها أول شبكة عصبية في العالم تربط مهامك ووثائقك وموظفيك وجميع معارف شركتك بالذكاء الاصطناعي. باستخدامها، يمكنك إعداد تحديثات تلقائية للتقدم المحرز، وإنشاء اجتماعات قصيرة، وتلخيص ملاحظات الاجتماعات، وتحليل البيانات بسرعة لإنشاء نقاط نقاش للتقارير.

ماذا يخبئ المستقبل لـ SaaS؟

تستخدم أكثر من 70٪ من المؤسسات في جميع أنحاء العالم مزيجًا من أدوات SaaS. أضف إلى ذلك حقيقة أن العمل عن بُعد يزداد شعبية، حيث يعمل 12.7٪ من الموظفين بدوام كامل عن بُعد و28.2٪ يتبعون نموذج العمل المختلط، تشهد صناعة SaaS نموًا هائلاً

لذلك، يصبح الحفاظ على مجموعة SaaS قوية أمرًا حيويًا. مع توسع مؤسستك، يصبح هذا الإطار أكثر أهمية بالنسبة لك كمديري عمليات وقادة أعمال. فهو يحافظ على سير عملياتك بسلاسة ويضمن بقاء فريقك منتجًا، بغض النظر عن مكان عملهم. يمكن أن يكون برنامج إدارة عمليات SaaS المناسب عاملاً مغيرًا لقواعد اللعبة في هذا المجال.

ذات صلة: استراتيجيات تسويق SaaS أساسية لشركة قابلة للتوسع

حسّن عمليات SaaS باستخدام ClickUp

بينما تركز الشركات غالبًا على استخدام SaaS، فإنها تغفل أحيانًا عن مخاطر عدم تحسين عمليات SaaS. لا تريد أن تقع في هذا الفخ.

اعتمد الاستراتيجيات المقترحة، والأهم من ذلك، استخدم أداة لإدارة عمليات SaaS وإ دارة المشاريع يمكنها تقليل عبء العمل على فرق عمليات SaaS بشكل كبير.

اختر ClickUp كمنصة إدارة SaaS المركزية المفضلة لديك، وسجل اليوم. جرب قدراتنا القوية مجانًا. انضم إلى أكثر من 2 مليون فريق حول العالم يعززون إنتاجيتهم يوميًا مع ClickUp.

الأسئلة المتداولة (FAQ)

1. ما معنى عمليات SaaS؟

تشير عمليات SaaS، أو SaaSOps، إلى مجموعة شاملة من القواعد التي تحكم حوكمة منتجات SaaS وإدارتها وشرائها وتحسين استخدامها.

2. ماذا تعني SaaS؟

SaaS هي اختصار لـ Software as a Service، وهو نموذج توزيع برمجيات قائم على السحابة، حيث يتم استضافة التطبيقات من قبل مزود خارجي وإتاحتها للمستخدمين عبر الإنترنت.

3. ما هو نموذج تشغيل SaaS؟

يشمل نموذج تشغيل SaaS دورة حياة تطبيقات SaaS، بدءًا من الاكتشاف والشراء وحتى التمكين وإلغاء التمكين، بما في ذلك الإدارة والتحسين طوال العملية. ويشمل ذلك رؤية التطبيقات وإدارة البنية التحتية وإدارة المستخدمين والأمان والامتثال والأتمتة والمزيد.