Phần mềm tổ chức sự kiện có vẻ chỉ thuộc một danh mục duy nhất cho đến khi sự kiện đầu tiên của bạn chứng minh rằng nó thực chất bao gồm hai danh mục. Một danh mục phụ trách các hoạt động nội bộ: dòng thời gian, phối hợp với nhà cung cấp, ngân sách và các thủ tục phê duyệt. Danh mục còn lại quản lý trải nghiệm của người tham dự: đăng ký, bán vé, làm thủ tục check-in và tương tác. Việc chọn sai danh mục sẽ gây ra những vấn đề mà bạn sẽ phát hiện ra vào tuần trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
Hướng dẫn này không chỉ ra một giải pháp duy nhất là tốt nhất. Thay vào đó, nó xếp hạng mười phần mềm tổ chức sự kiện hàng đầu dựa trên phạm vi công việc mà mỗi phần mềm đảm nhận và những hạn chế của từng phần mềm.
Phần mềm lập kế hoạch sự kiện tốt nhất dành cho các nhóm cần nhiều sự phối hợp là ClickUp, Cvent dành cho các hội nghị doanh nghiệp, Eventbrite dành cho bán vé công khai và Planning Pod dành cho quản lý địa điểm. Không có giải pháp nào phù hợp với mọi trường hợp, mà chỉ có giải pháp phù hợp nhất với điểm yếu chính trong hoạt động của bạn. Một khi bạn đã xác định được điều đó, việc chọn công cụ lập kế hoạch sự kiện phù hợp sẽ trở nên dễ dàng.
Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi chọn phần mềm tổ chức sự kiện?
Hãy chú ý đến năm yếu tố sau đây khi lựa chọn một phần mềm tổ chức sự kiện chất lượng: phân công công việc rõ ràng, khả năng hiển thị lịch trình, theo dõi nhà cung cấp và khách mời, các tính năng tự động hóa hữu ích, cùng các công cụ hỗ trợ người tham dự nếu bạn tổ chức các sự kiện công khai.
Dưới đây là những yếu tố cần xem xét chi tiết:
- Chủ sở hữu công việc: Mỗi công việc đều có một người chịu trách nhiệm cụ thể, do đó không có công việc nào bị bỏ sót giữa các cá nhân
- Tính hiển thị của dòng thời gian: Bạn có thể xem tiến độ, hạn chót và trạng thái mà không cần phải tạo thêm báo cáo nào khác
- Theo dõi nhà cung cấp và khách mời: Thông tin về nhà cung cấp, nhà tài trợ và danh sách khách mời được tập trung tại một nơi, không còn bị phân tán trên các bảng tính riêng lẻ
- Tự động hóa: Các nhắc nhở và cập nhật trạng thái được thực hiện tự động, giúp bạn không còn phải dành cả tuần cho các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại
- Công cụ dành cho người tham dự: Đối với các sự kiện thu phí hoặc sự kiện công khai, bạn còn có thể sử dụng các tính năng đăng ký, bán vé, làm thủ tục check-in và báo cáo sau sự kiện
Tổng quan về các phần mềm kế hoạch sự kiện tốt nhất
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng nổi bật | Giá cả* | Điểm yếu của nó |
|---|---|---|---|---|
| Cvent | Các hội nghị doanh nghiệp và các chương trình có lượng đăng ký lớn | Mạng lưới nhà cung cấp với hơn 340.000 địa điểm, tích hợp sẵn các yêu cầu đề xuất (RFP) và tính năng đăng ký tại chỗ | Giá cả tùy chỉnh | Khó sử dụng; việc thiết lập thường cần có một người quản lý vận hành sự kiện chuyên trách |
| Whova | Tương tác với người tham dự tại các hội nghị và triển lãm thương mại | Ứng dụng sự kiện tất cả trong một dành cho kết nối mạng lưới, chương trình sự kiện và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ các đơn vị triển lãm | Giá cả tùy chỉnh | Quá tải thông báo đẩy, không có phòng họp nhóm tích hợp sẵn, không có tính năng tìm kiếm địa điểm |
| Eventbrite | Các sự kiện bán vé công khai và khám phá | Nền tảng Discovery giúp sự kiện của bạn tiếp cận trực tiếp với những người mua vé tích cực | Miễn phí đăng tải; 3,7% + 1,79 USD cho mỗi vé trả phí + 2,9% phí xử lý | Không có nhà cung cấp, ngân sách hay hệ thống đang theo dõi hậu trường |
| Kế hoạch Pod | Địa điểm tổ chức, đám cưới và các hoạt động trong lĩnh vực khách sạn - nhà hàng | Bộ công cụ quản lý địa điểm: sơ đồ mặt bằng, biểu đồ chỗ ngồi và đơn đặt hàng tiệc | Giá cả tùy chỉnh | Việc theo dõi công việc khiến các nhà quản lý dự án cảm thấy rườm rà |
| ClickUp | Quản lý các hoạt động sự kiện phức tạp trong một không gian làm việc duy nhất | Các công việc, tài liệu, lịch, biểu mẫu và quy trình tự động hóa được tập trung tại một nơi | Miễn phí; các kế hoạch trả phí từ 7 USD/người dùng/tháng | Không có tính năng bán vé tích hợp sẵn, trang đăng ký hoặc máy quét kiểm tra vé |
| Asana | Lập kế hoạch theo thời hạn với các mối quan hệ phụ thuộc | Tính năng tự động điều chỉnh ngày giờ sẽ tự động điều chỉnh tất cả các công việc liên quan khi một công việc bị trễ | Miễn phí; Gói Starter 13,49 USD, Gói Advanced 30,49 USD/người dùng/tháng | Chế độ xem dòng thời gian chỉ có sẵn ở gói trả phí; không hỗ trợ bán vé |
| monday.com | Kế hoạch sự kiện trực quan, có thể tùy chỉnh | Các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh hoàn toàn cùng với chỗ ngồi miễn phí dành cho nhà cung cấp và nhà tài trợ | Miễn phí; Gói Cơ bản $12, Gói Tiêu chuẩn $14, Gói Chuyên nghiệp $24/người dùng/tháng | Có thể lập kế hoạch sự kiện nhưng không thể vận hành chúng; giới hạn 250 quy trình tự động hóa/tháng đối với gói Standard |
| Trello | Theo dõi công việc sự kiện nhẹ nhàng | Tính năng tự động hóa Butler có sẵn trên mọi kế hoạch, kể cả kế hoạch miễn phí | Miễn phí; Gói Tiêu chuẩn $5, Gói Cao cấp $10, Gói Enterprise $17,50/người dùng/tháng | Không có bảng điều khiển tích hợp sẵn cho ngân sách hoặc khối lượng công việc; yếu về các dòng thời gian phức tạp |
| Basecamp | Hợp tác nhóm đơn giản trong các sự kiện | Biểu đồ Hill cho thấy công việc đang ở giai đoạn lên kế hoạch hay triển khai | Miễn phí; Gói Pro: 15 USD/người dùng/tháng, Gói Pro Không giới hạn: 299 USD/tháng (thanh toán hàng năm) | Không có sự phụ thuộc, theo dõi thời gian hay lập kế hoạch sức chứa |
| Zoom Sự kiện | Các sự kiện trực tuyến và sự kiện dưới dạng hội thảo trực tuyến | Giao diện video quen thuộc mà khách mời đã biết cách sử dụng | Webinars $89/tháng, Webinars Plus $99/tháng, sự kiện $149/tháng | Không thể in thẻ tham dự hoặc thiết lập gian hàng thực tế |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Các phần mềm kế hoạch sự kiện tốt nhất đáng thử
Danh sách này bao gồm 10 công cụ: Cvent, Whova, Eventbrite, Planning Pod, ClickUp, Asana, monday.com, Trello, Basecamp và Zoom Events.
Mỗi phần mềm đều đảm nhận một khía cạnh khác nhau trong công việc quản lý và lập kế hoạch cho sự kiện, đồng thời có những hạn chế ở các khía cạnh còn lại. Mỗi lựa chọn dưới đây đều được phân tích theo cùng một cấu trúc: điểm mạnh, điểm yếu và đối tượng không nên sử dụng.
1. Cvent (Phù hợp nhất cho các hội nghị doanh nghiệp và các chương trình có lượng đăng ký lớn)
Cvent là nền tảng quản lý sự kiện cấp doanh nghiệp được thiết kế để xử lý toàn bộ chu trình sự kiện, từ tìm kiếm địa điểm và đăng ký tham dự đến tương tác với người tham dự, cấp thẻ tham dự và phân tích sau sự kiện. Đây là một trong những thương hiệu uy tín nhất trong không gian này và hướng đến các tổ chức và hiệp hội quy mô lớn. Đây là công cụ được ưa chuộng dành cho các nhóm chuyên trách quản lý các hội nghị, triển lãm thương mại và sự kiện doanh nghiệp diễn ra thường xuyên hoặc quy mô lớn.
Phần mềm này tích hợp Goldcast để cắt ghép video bằng trí tuệ nhân tạo (AI), ON24 cho hội thảo trực tuyến, cùng khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ CRM và tiếp thị như Salesforce. Các kết nối này cho phép bạn tổ chức toàn bộ sự kiện, từ đầu đến cuối, tại một nơi duy nhất.
Nền tảng này xử lý các vấn đề hậu cần phức tạp tại sự kiện tốt hơn so với hầu hết các bảng quản lý dự án cơ bản. Bạn có thể xây dựng các trang đăng ký mang thương hiệu riêng và triển khai ứng dụng di động Attendee Hub. Nền tảng này còn có tính năng Mạng lưới Nhà cung cấp với hơn 340.000 địa điểm. Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi yêu cầu đề xuất (RFP) và đặt không gian trực tiếp thông qua phần mềm. Cvent là lựa chọn hàng đầu dành cho các nhóm sống và thở cùng sự kiện, những người cần sự chuyên sâu hơn là sự đơn giản.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Mạng lưới nhà cung cấp của Cvent: Tìm kiếm địa điểm và quản lý các yêu cầu đề xuất (RFP) trên toàn cầu
- Đăng ký khi đến: Tận dụng các kiosk đăng ký tại chỗ và tính năng in thẻ tham dự theo thời gian thực để giảm bớt tình trạng xếp hàng dài
- Trung tâm người tham dự: Cung cấp ứng dụng di động được tùy chỉnh theo thương hiệu cho khách cùng với khả năng theo dõi dữ liệu chi tiết sau sự kiện dành cho ban lãnh đạo
Giá cả
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá
- G2: 4,3/5 (hơn 4.200 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 900 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Cvent: Phần mềm này có điểm đánh giá về mức độ dễ sử dụng khá thấp. Việc cài đặt phần mềm một cách chính xác thường đòi hỏi phải có một người quản lý vận hành sự kiện chuyên trách.
Không nên chọn Cvent nếu: Bạn đang tổ chức một sự kiện nhỏ lẻ hoặc muốn một giải pháp đơn giản, nhẹ nhàng. Tuy nhiên, đối với các chương trình sự kiện quy mô doanh nghiệp, ít nền tảng nào sánh được với Cvent về độ bao quát. Các công cụ như Whova hoặc Eventbrite sẽ cung cấp cho bạn các tính năng cơ bản dành cho người tham dự mà bạn cần mà không kèm theo gánh nặng chi phí vận hành phức tạp dành cho doanh nghiệp.
Người dùng thực tế nói gì về Cvent?
Xem ý kiến của người đánh giá trên G2 về Cvent:
Nền tảng này đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian, quá trình chuyển đổi từ Attendee Hub diễn ra rất suôn sẻ và tôi sử dụng nền tảng này hàng tháng theo lịch trình hội thảo trực tuyến của mình. Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của họ luôn sẵn sàng cung cấp những gợi ý tuyệt vời cho các thắc mắc của tôi khi cần thiết. Tích hợp với Salesforce của chúng tôi hoạt động mượt mà khi người tham dự sự kiện đăng ký.
Nền tảng này đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian, quá trình chuyển đổi từ Attendee Hub diễn ra rất suôn sẻ và tôi sử dụng nền tảng này hàng tháng theo lịch trình hội thảo trực tuyến của mình. Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của họ luôn sẵn sàng cung cấp những gợi ý tuyệt vời cho các thắc mắc của tôi khi cần thiết. Tích hợp với Salesforce của chúng tôi hoạt động trơn tru khi người tham dự sự kiện đăng ký.
Nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn. Thị trường phần mềm quản lý sự kiện toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng lên 39,6 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 13,2%, trong một ngành công nghiệp sẽ có giá trị lên tới 3,4 nghìn tỷ USD vào thời điểm đó.
2. Whova (Phù hợp nhất để tương tác với người tham dự tại các hội nghị và triển lãm thương mại)
Whova là một nền tảng quản lý sự kiện và tương tác, nổi tiếng với ứng dụng sự kiện được đánh giá cao. Nền tảng này tập trung vào việc kết nối người tham dự, chương trình sự kiện và tương tác dành cho các hội nghị và sự kiện chuyên nghiệp.
Whova ưu tiên trải nghiệm của người tham dự hơn là việc theo dõi nội bộ, và mọi hoạt động đều diễn ra thông qua ứng dụng: chương trình sự kiện, hồ sơ diễn giả, các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp, nhắn tin và bảng tin cộng đồng. Đối với các hội nghị và triển lãm nơi mọi người đến để gặp gỡ nhau, sự tập trung này mang lại hiệu quả rõ rệt.
Whova cũng rất phù hợp cho các triển lãm thương mại, đặc biệt khi việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ các đơn vị triển lãm là yếu tố quan trọng. Các đơn vị triển lãm quét thẻ tham dự qua mã QR và thu thập thông tin khách hàng tiềm năng tại gian hàng ngay lập tức. So với Cvent, Whova dễ cài đặt hơn và có chi phí thấp hơn, mặc dù phần mềm này không hỗ trợ tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện một cách chi tiết. Đây là một lựa chọn đáng tin cậy cho các sự kiện trực tiếp, trực tuyến và kết hợp.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Ứng dụng sự kiện tập trung vào khách mời: Mang các tính năng kết nối, bảng cộng đồng và trò chuyện trực tiếp đến tay người tham dự
- Công cụ tổ chức sự kiện học thuật: Quản lý đăng ký, trang web, thẻ tham dự và việc nộp bài nộp/gửi tóm tắt bài báo một cách đồng bộ
- Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ nhà triển lãm: Cho phép các nhà tài trợ quét thẻ tham dự và chứng minh hiệu quả đầu tư
Giá cả
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá
- G2: 4,8/5 (hơn 1.800 đánh giá)
- Capterra: 4,8/5 (hơn 2.300 đánh giá)
Những điểm còn hạn chế của Whova: Các nhà tổ chức thường phàn nàn về việc khách bị quá tải bởi các thông báo đẩy tự động hóa. Bảng điều khiển có quá nhiều tính năng, đòi hỏi thời gian đào tạo thêm, và các công cụ phát trực tuyến ảo thiếu tính năng phòng họp nhỏ tích hợp sẵn.
Không nên chọn Whova nếu: Bạn đang tổ chức một sự kiện quy mô nhỏ với dưới 100 người, trong trường hợp này, việc chi trả phí phần mềm cấp hội nghị cho một ứng dụng là không hợp lý về mặt tài chính. Bạn cũng nên bỏ qua Whova nếu dự án của bạn yêu cầu tìm kiếm địa điểm và các biện pháp kiểm soát tài chính chặt chẽ.
Người dùng thực tế nói gì về Whova?
Đây là đánh giá của một người dùng trên G2 về Whova:
Khả năng tự tạo chương trình sự kiện; tính năng quét mã QR của người tham dự để thu thập thông tin liên hệ, phần ghi chú, chương trình chi tiết kèm tóm tắt chủ đề, thông tin phòng họp có liên kết đến bản đồ. Ngoài ra còn có các cuộc họp cộng đồng để chia sẻ cơ hội kết nối. Tôi thích rằng thông tin vẫn có sẵn trong ứng dụng ngay cả sau khi sự kiện kết thúc.
Khả năng tự tạo chương trình sự kiện; tính năng quét mã QR của người tham dự để thu thập thông tin liên hệ, phần ghi chú, chương trình chi tiết kèm tóm tắt chủ đề, thông tin phòng họp có liên kết đến bản đồ. Ngoài ra còn có các cuộc họp cộng đồng để chia sẻ cơ hội kết nối. Tôi thích rằng thông tin vẫn có sẵn trong ứng dụng ngay cả sau khi sự kiện kết thúc.
3. Eventbrite (Phù hợp nhất cho các sự kiện bán vé công khai và quảng bá sự kiện)
Chọn Eventbrite để bán vé cho công chúng. Nền tảng này hoạt động như một thị trường khám phá, giúp sự kiện của bạn xuất hiện trước những đối tượng đang tích cực tìm kiếm các trải nghiệm. Trên thực tế, Eventbrite có thể được coi là cái tên nổi tiếng nhất trong lĩnh vực bán vé sự kiện tự phục vụ, kết nối các nhà tổ chức với một thị trường tích hợp sẵn gồm hàng triệu người mua độc lập. Nền tảng này được thiết kế chuyên biệt cho các sự kiện công khai, hướng đến người tiêu dùng, nơi khả năng khám phá và bán vé nhanh chóng quan trọng hơn các vấn đề hậu cần phức tạp.
Việc đăng tải trang sự kiện chỉ mất vài phút thiết lập và không yêu cầu kiến thức kỹ thuật. Bạn có thể khởi chạy trang sự kiện trong vài phút và sử dụng ngay các tính năng thanh toán, quét vé tại cửa và công cụ email mà không cần cài đặt thêm. Eventbrite cũng cho phép bạn đăng tải các sự kiện miễn phí mà không tốn phí nền tảng, đồng thời tổ chức các sự kiện trả phí với vé theo cấp độ, mã khuyến mãi và chỗ ngồi đặt trước khi cần thiết.
Eventbrite cũng tích hợp với Facebook, giúp người tham dự có thể khám phá các sự kiện và mua vé mà không cần rời khỏi nền tảng. Ứng dụng dành cho nhà tổ chức của Eventbrite cũng hỗ trợ tính năng quét mã QR để làm thủ tục check-in tại cửa một cách đáng tin cậy.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Nền tảng Discovery: Tiếp cận những người đang tìm kiếm, giúp bạn bán vé mà không cần chi phí quảng cáo
- Quy trình thanh toán được tối ưu hóa: Khởi chạy trang thanh toán đáng tin cậy, tương thích với thiết bị di động chỉ trong vài phút
- Quét mã ngay tại chỗ: Cho khách vào cửa nhanh chóng bằng ứng dụng quét mã tích hợp sẵn trên điện thoại thông minh
Giá cả
- Sự kiện miễn phí
- Vé trả phí: 3,7% + 1,79 USD phí dịch vụ cho mỗi vé
- Xử lý thanh toán: 2,9% cho mỗi đơn đặt hàng
Đánh giá
- G2: 4,3/5 (hơn 850 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 5.700 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Eventbrite: Quản lý hậu trường không phải là thế mạnh của nền tảng này. Nền tảng này đang không theo dõi các hợp đồng với nhà cung cấp, khối lượng công việc của nhóm hay việc phê duyệt ngân sách, do đó bạn cần thực hiện công tác lập kế hoạch trước sự kiện ở một nơi khác.
Hãy bỏ qua Eventbrite nếu: Bạn tổ chức các cuộc họp riêng tư, khóa đào tạo nội bộ hoặc các sự kiện chỉ dành cho khách mời. Một công cụ đăng ký riêng tư sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn mà không phải trả phí thị trường.
Người dùng thực tế nói gì về Eventbrite?
Một người đánh giá trên G2 đã chia sẻ trải nghiệm của họ với Eventbrite:
Việc các trang sự kiện có thể tùy chỉnh và dễ dàng thiết lập giúp chúng trông chuyên nghiệp hơn. Nhờ các trang sự kiện đa năng, chúng tôi có thể tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu mà không cần sự hỗ trợ của nhà thiết kế chuyên nghiệp. Các tính năng quảng bá tích hợp và chức năng chia sẻ trên mạng xã hội cũng chứng tỏ là những bổ sung hữu ích, vì chúng đã giúp chúng tôi tiếp cận đối tượng rộng hơn và thúc đẩy doanh số bán vé với nỗ lực tối thiểu và việc sử dụng các nguồn lực tiếp thị khác.
Việc các trang sự kiện có thể tùy chỉnh và dễ dàng thiết lập giúp chúng trông chuyên nghiệp hơn. Nhờ các trang sự kiện đa năng, chúng tôi có thể tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu mà không cần sự hỗ trợ của nhà thiết kế chuyên nghiệp. Các tính năng quảng bá tích hợp và chức năng chia sẻ trên mạng xã hội cũng chứng tỏ là những điểm cộng hữu ích, vì chúng đã giúp chúng tôi tiếp cận đối tượng rộng hơn và thúc đẩy doanh số bán vé với nỗ lực tối thiểu và ít phải sử dụng các nguồn lực tiếp thị khác.
4. Planning Pod (Phù hợp nhất cho các địa điểm tổ chức sự kiện, đám cưới và các hoạt động trong lĩnh vực khách sạn)
Planning Pod được phát triển chủ yếu dành cho các địa điểm tổ chức sự kiện và các nhà điều hành sự kiện/dịch vụ khách sạn chuyên nghiệp, tích hợp các tính năng thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, lịch đặt chỗ, sơ đồ mặt bằng, BEO, đề xuất, hợp đồng, thanh toán và báo cáo vào một hệ thống duy nhất.
Các địa điểm tổ chức sự kiện và doanh nghiệp tổ chức đám cưới hoạt động khác với các nhóm phát triển phần mềm, và Planning Pod là giải pháp lý tưởng dành cho họ. Phần mềm này giúp vận hành địa điểm như một doanh nghiệp kinh doanh. Vì các khách hàng tiềm năng, lịch đặt chỗ và hợp đồng đã ký đều được lưu trữ trong một tệp duy nhất, nên quy trình bán hàng luôn được liên kết chặt chẽ với lịch sự kiện.
Planning Pod sở hữu bộ công cụ toàn diện và tích hợp sâu (hơn 40 công cụ), giúp thay thế hàng loạt ứng dụng riêng lẻ. Bạn có thể vẽ sơ đồ mặt bằng, cài đặt biểu đồ chỗ ngồi và in đơn đặt hàng sự kiện tiệc cho nhân viên bếp và nhân viên phục vụ. Dữ liệu khách hàng tiềm năng được nhập trực tiếp từ The Knot và WeddingWire, đồng thời hóa đơn được đồng bộ với QuickBooks, giúp toàn bộ quy trình kinh doanh được quản lý tập trung tại một nơi duy nhất.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Gói đăng ký cố định: Không tính phí theo vé, kèm theo tính năng xử lý thanh toán tích hợp sẵn và cổng thông tin khách hàng mang thương hiệu riêng
- Hỗ trợ khách hàng: Nhiều người dùng đánh giá cao đội ngũ hỗ trợ của Planning Pod và khả năng phản hồi nhanh chóng đối với các yêu cầu về tính năng
- Hồ sơ bán hàng tích hợp: Lưu trữ các đề xuất, hợp đồng và hóa đơn theo từng đơn đặt chỗ
- Cổng thông tin khách hàng mang thương hiệu riêng: Cho phép khách hàng xem bố cục, ký tài liệu và thanh toán tại một nơi duy nhất
Giá cả
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: 4,3/5 (hơn 20 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Planning Pod: Sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ tập trung chủ yếu vào lĩnh vực khách sạn và nhà hàng. Mặc dù đó là điểm mạnh, nhưng các nhà quản lý dự án doanh nghiệp lại cho rằng tính năng theo dõi công việc của phần mềm này khá cồng kềnh.
Bỏ qua Planning Pod nếu: Bạn tổ chức các sự kiện nội bộ công ty hoặc các chiến dịch tiếp thị. Một công cụ làm việc linh hoạt sẽ mang lại nhiều không gian hơn cho các nhóm đó.
Người dùng thực tế nói gì về Planning Pod?
Xem cách Planning Pod đã hỗ trợ một người đánh giá trên Capterra không phải là chuyên gia tổ chức sự kiện:
Tôi không phải là người chuyên tổ chức sự kiện, nhưng Planning Pod đã khiến việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện một hội nghị chuyên nghiệp cho hơn 150 người tham dự trở nên cực kỳ ĐƠN GIẢN! Việc đăng ký và bán vé, lập ngân sách, lập hóa đơn, hợp đồng, liên lạc qua email, tạo mẫu, danh sách người tham dự, sơ đồ mặt bằng, danh sách việc cần làm với khả năng phân công nhiệm vụ và tải lên tài liệu, lịch trình, trang web, thu thập khảo sát… Tôi không thể diễn tả hết được Planning Pod đã cứu cánh cho ban tổ chức hội nghị của tổ chức phi lợi nhuận, tình nguyện viên của tôi như thế nào!!!
Tôi không phải là người chuyên tổ chức sự kiện, nhưng Planning Pod đã giúp việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện một hội nghị chuyên nghiệp cho hơn 150 người tham dự trở nên cực kỳ ĐƠN GIẢN! Việc đăng ký và bán vé, lập ngân sách, lập hóa đơn, hợp đồng, liên lạc qua email, tạo mẫu, danh sách người tham dự, sơ đồ mặt bằng, danh sách việc cần làm với khả năng phân công nhiệm vụ và tải lên tài liệu, lịch trình, trang web, thu thập khảo sát… Tôi không thể diễn tả hết được Planning Pod đã cứu cánh cho ban tổ chức hội nghị của tổ chức phi lợi nhuận, tình nguyện viên của tôi như thế nào!!!
5. ClickUp (Phù hợp nhất để điều hành các hoạt động sự kiện phức tạp trong một không gian làm việc duy nhất)
ClickUp hoạt động hiệu quả nhất như một trung tâm lập kế hoạch và điều phối cho sự kiện. Đây là nơi mọi yếu tố của sự kiện được tập hợp lại trước khi bất kỳ ai bước vào cửa — dòng thời gian, danh sách nhà cung cấp, ngân sách, việc phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận tiếp thị, hậu cần và sản xuất. Tất cả đều được tập trung trong một không gian làm việc thay vì rải rác trên các bảng tính và chuỗi email.
Mỗi công việc đều có thể được gán các Trường Tùy chỉnh cho các mục ngân sách, trạng thái hợp đồng với nhà cung cấp, ngày xác nhận của diễn giả hoặc số lượng khách mời. Nhờ đó, một Bảng hoặc Chế độ xem Bảng duy nhất có thể đóng vai trò như công cụ theo dõi sự kiện của bạn mà không cần đến bảng tính phụ.
Chuyển sang chế độ xem Gantt, bạn sẽ thấy toàn bộ dòng thời gian sản xuất cùng các mối quan hệ phụ thuộc; chuyển sang chế độ xem Lịch, bạn sẽ thấy những công việc cần hoàn thành trong tuần này. Cùng một dữ liệu cơ bản, chỉ khác nhau ở góc nhìn.
ClickUp Forms thu thập các yêu cầu đăng ký và chuyển chúng trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn với người được giao, trạng thái và ngày đáo hạn đã được cài đặt sẵn. Từ đó, ClickUp tự động hóa các công việc định kỳ: phân công lại công việc khi trạng thái thay đổi hoặc chuyển một phê duyệt đã hoàn thành sang giai đoạn tiếp theo mà không cần ai phải nhấp vào nút nào.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Phân tích thời gian thực: Tạo Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh để hiển thị trực quan tình hình tiêu thụ ngân sách, tỷ lệ hoàn thành công việc và trạng thái nhà cung cấp trên các sự kiện đang diễn ra
- Tự động hóa với AI tích hợp sẵn: Soạn thảo bản tóm tắt sự kiện theo ngữ cảnh và tạo danh sách các mục cần thực hiện sau sự kiện bằng ClickUp Brain
- Tài liệu được nhúng trực tiếp vào quy trình làm việc: Đính kèm ghi chú kịch bản sự kiện, bản tóm tắt ý tưởng sáng tạo và bản tóm tắt sau sự kiện trực tiếp vào các công việc hỗ trợ thông qua ClickUp Docs
Giá cả
Đánh giá
- G2: 4,6/5 (hơn 12.000 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 4.400 đánh giá)
Những điểm hạn chế của ClickUp: Phần mềm này không có công cụ bán vé tích hợp sẵn, trình tạo trang đăng ký hoặc máy quét kiểm tra đăng ký tham dự. Các nhóm tổ chức các sự kiện công cộng quy mô lớn vẫn cần một hệ thống chuyên dụng để quản lý khu vực tiếp đón khách.
Hãy bỏ qua ClickUp nếu: Bạn bán hàng nghìn vé công khai và cần tính năng tìm kiếm trên thị trường hoặc in thẻ tham dự tại chỗ làm hàm chính. Đối với những công việc đó, hãy bắt đầu với Eventbrite hoặc Cvent và sử dụng ClickUp để điều phối các công việc hậu trường song song với các nền tảng này.
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Hãy nghe chia sẻ về ClickUp từ một nhà quản lý sự kiện đang đánh giá trên G2:
Tôi sử dụng ClickUp cho công việc quản lý sự kiện của mình và nó giúp tôi quản lý danh sách việc cần làm của bản thân đồng thời theo dõi những gì nhóm của tôi đang thực hiện. ClickUp phá vỡ các rào cản giao tiếp, giúp tôi nắm bắt được tiến độ dự án và những khó khăn của nhóm mà không cần phải tham gia các cuộc họp. Thẻ ‘My Tasks’ là công cụ thiết yếu để quản lý các công việc hàng ngày và theo dõi những phần công việc tôi đang chậm trễ. Tôi thấy tính năng hộp thư đến cực kỳ hữu ích để xử lý tin nhắn và cập nhật tiến độ các công việc mà tôi là người theo dõi, mà không làm lộn xộn danh sách ‘My Tasks’ của mình.
Tôi sử dụng ClickUp cho công việc quản lý sự kiện của mình và nó giúp tôi quản lý danh sách việc cần làm của bản thân đồng thời theo dõi những gì nhóm của tôi đang thực hiện. ClickUp phá vỡ các rào cản giao tiếp, giúp tôi nắm bắt được tiến độ dự án và những khó khăn của nhóm mà không cần phải tham gia các cuộc họp. Thẻ ‘My Tasks’ là công cụ thiết yếu để quản lý các công việc hàng ngày và theo dõi những phần công việc tôi đang chậm trễ. Tôi thấy tính năng hộp thư đến cực kỳ hữu ích để xử lý tin nhắn và cập nhật tiến độ các công việc mà tôi là người theo dõi, mà không làm lộn xộn danh sách ‘My Tasks’ của mình.
Convene, một khách hàng của ClickUp, chia sẻ cách họ sử dụng ClickUp để quản lý mọi khía cạnh của một sự kiện, từ hệ thống âm thanh-hình ảnh (AV) đến ẩm thực và dịch vụ.
6. Asana (Phù hợp nhất cho việc lập kế hoạch sự kiện dựa trên thời hạn với các mối quan hệ phụ thuộc)
Asana, giống như ClickUp, là một nền tảng quản lý công việc không chuyên về phần mềm tổ chức sự kiện, nhưng nó được sử dụng rộng rãi để quản lý khía cạnh dự án của các sự kiện: công việc, dòng thời gian, người phụ trách và phối hợp giữa các đội nhóm.
Asana được thiết kế dành cho các lịch trình sự kiện chặt chẽ và có kết nối chặt chẽ với nhau. Điểm mạnh cốt lõi của Asana là tính năng tự động điều chỉnh ngày theo chuỗi. Nếu một nhà cung cấp không đáp ứng được thời hạn, Asana sẽ tự động dời lùi mọi công việc kết nối với nhà cung cấp đó theo thứ tự. Điều này giúp bạn tránh phải thay đổi thủ công hàng chục ngày trên lịch của mình.
So với monday.com, Asana cung cấp gói miễn phí với nhiều tính năng hơn để bạn thử nghiệm các chức năng quản lý công việc cơ bản trước khi nâng cấp. Ngoài ra, công nghệ AI mới sẽ phân tích dữ liệu lịch sử của nhóm để chỉ ra các dự án đang chậm tiến độ. Phần mềm này còn tích hợp công cụ duyệt bản thảo, giúp nhóm của bạn có thể thêm các bảng hiệu sự kiện vào một công việc và duyệt thông qua mà không cần gửi bất kỳ email nào.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Tự động hóa điều chỉnh ngày theo chuỗi: Chỉ cần thay đổi một hạn chót, tất cả các công việc liên quan sẽ tự động điều chỉnh theo
- Phát hiện rủi ro dự báo: Phân tích dữ liệu sự kiện trong quá khứ để dự đoán các điểm nghẽn có thể xảy ra trong dự án sắp tới
- Phê duyệt tài liệu trong ứng dụng: Xem xét, bình luận và phê duyệt các tài liệu sáng tạo cho sự kiện trực tiếp trong chủ đề công việc
Giá cả
- Cá nhân: Miễn phí
- Gói Starter: 13,49 USD/tháng/người dùng
- Nâng cao: 30,49 USD/tháng/người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá
- G2: 4,4/5 (hơn 13.400 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 13.000 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Asana: Mô hình định giá gây bất lợi cho các nhóm đang phát triển. Bạn phải mua gói Starter chỉ để xem chế độ xem dòng thời gian. Bạn cũng cần gói Advanced để theo dõi mục tiêu và các danh mục sự kiện đa dạng. Ngoài ra, Asana cũng không có các tính năng sự kiện tích hợp sẵn (đăng ký, bán vé, quản lý người tham dự), do đó bạn sẽ cần kết hợp với một công cụ chuyên dụng.
Không nên chọn Asana nếu: Bạn đang điều hành một nhóm lớn với ngân sách eo hẹp, trong trường hợp đó Monday.com mang lại nhiều giá trị hơn cho mỗi đồng tiền bỏ ra. Ngoài ra, phần mềm này cũng không hỗ trợ quét vé tại cửa.
Người dùng thực tế nói gì về Asana?
Người đánh giá trên G2 này chia sẻ ý kiến của họ về Asana:
Tôi không hiểu làm sao mọi người có thể làm việc mà không có Asana. Tôi rất thích tính năng hợp tác – khả năng giao công việc cho nhiều đồng nghiệp cùng lúc, tổ chức dự án, sử dụng nó để lập kế hoạch cho sự kiện, cùng các mẫu có sẵn. Tôi sử dụng nó hàng ngày và nếu thiếu nó, ngày công việc của tôi sẽ trở nên kém hiệu quả.
Tôi không hiểu làm sao mọi người có thể làm việc mà không có Asana. Tôi rất thích tính năng hợp tác – khả năng giao công việc cho nhiều đồng nghiệp cùng lúc, tổ chức dự án, sử dụng nó để lập kế hoạch cho sự kiện, cùng các mẫu có sẵn. Tôi sử dụng nó hàng ngày và nếu thiếu nó, công việc của tôi sẽ trở nên kém hiệu quả.
7. monday.com (Tốt nhất cho việc lập kế hoạch sự kiện trực quan và có thể tùy chỉnh)
monday.com, giống như ClickUp và Asana, đóng vai trò là công cụ điều phối và trung tâm hậu cần hơn là một nền tảng đăng ký. Đây là một “Hệ điều hành công việc” linh hoạt mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi các khía cạnh hậu cần của sự kiện, như nhà cung cấp, ngân sách, lịch trình và công việc.
Các bảng làm việc trực quan và có thể tùy chỉnh của monday.com là lựa chọn hoàn hảo nếu bạn quen làm việc với các bảng tính được phân loại theo màu sắc, dòng thời gian và bảng điều khiển trực quan. Phần mềm này cho phép bạn xây dựng không gian làm việc sự kiện từ đầu. Bạn có thể theo dõi mọi thứ, từ việc phê duyệt ngân sách đến việc nhà cung cấp nào đang chặn công việc nào, hoàn toàn theo cách bạn muốn.
Tính năng Digital Workforce mới của phần mềm này sử dụng các trợ lý thông minh để tự động phân loại các yêu cầu đến và cân bằng khối lượng công việc của nhóm khi lịch sự kiện ngày càng dày đặc. Điểm nổi bật nhất dành cho các nhà tổ chức sự kiện là gì? Bạn không phải trả phí cho các người dùng được cấp phép cho khách hàng. Bạn có thể mời các nhà cung cấp, nhà tài trợ và các bên liên quan tham gia trực tiếp vào dự án của mình với tư cách là khách miễn phí.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Tùy chỉnh bảng điều khiển: Kết hợp các trường tùy chỉnh với các chế độ xem Kanban, lịch, dòng thời gian và xem bản đồ
- Hợp tác bên ngoài miễn phí: Mời khách hàng và nhà tài trợ tham gia không gian làm việc mà không cần mua thêm người dùng được cấp phép
- Tổng hợp nhiều dự án: Tạo các bảng điều khiển tổng quan để theo dõi thời hạn và tiến độ của nhiều sự kiện cùng lúc
Giá cả
- Miễn phí
- Gói Cơ bản: 12 USD/tháng/người dùng
- Gói Tiêu chuẩn: 14 USD/tháng/người dùng
- Pro: 24 USD/tháng/người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá
- G2: 4,7/5 (hơn 18.000 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 5.900 đánh giá)
Những điểm hạn chế của monday.com: Phần mềm này giúp lập kế hoạch sự kiện nhưng không trực tiếp điều hành sự kiện, do đó việc đăng ký và làm thủ tục tham dự cần sử dụng phần mềm khác. Gói Standard cũng giới hạn số lượng quy trình tự động hóa ở mức 250 lần mỗi tháng, con số này có thể dễ dàng vượt quá trong những tuần cao điểm.
Hãy bỏ qua monday.com nếu: Nhóm của bạn chỉ có hai hoặc ba người dùng được cấp phép, vì yêu cầu tối thiểu ba người dùng được cấp phép sẽ khiến bạn phải trả tiền cho không gian không được sử dụng. Đối với việc bán vé và làm thủ tục check-in, Eventbrite hoặc Cvent sẽ phù hợp hơn.
Người dùng thực tế nói gì về monday.com?
Tìm hiểu về cách thiết lập monday.com qua bài đánh giá của người dùng G2 này:
Phần mềm này rất dễ cài đặt và đã giúp chúng tôi phân loại các yêu cầu tổ chức sự kiện theo các lĩnh vực chính, giúp các sự kiện được tổ chức một cách có hệ thống và cải thiện công tác kế hoạch. Về mặt bảo trì, phần mềm này giúp giảm thiểu các yêu cầu và cuộc họp không cần thiết, đồng thời giúp theo dõi các yêu cầu và tiến độ hoàn thành một cách dễ dàng.
Phần mềm này rất dễ cài đặt và đã giúp chúng tôi phân loại các yêu cầu tổ chức sự kiện theo các lĩnh vực chính, giúp các sự kiện được tổ chức một cách có hệ thống và cải thiện công tác kế hoạch. Về mặt bảo trì, phần mềm này giúp giảm thiểu các yêu cầu và cuộc họp không cần thiết, đồng thời giúp theo dõi các yêu cầu và tiến độ hoàn thành một cách dễ dàng.
8. Trello (Phù hợp nhất để theo dõi các công việc sự kiện đơn giản)
Trello mang đến sự đơn giản với các bảng, danh sách công việc và thẻ, rất phù hợp cho các sự kiện quy mô nhỏ. Nhóm của bạn có thể làm quen với công cụ này chỉ trong vài phút, giúp giảm thiểu gánh nặng đào tạo cho tình nguyện viên và nhân viên tạm thời. Bạn chỉ cần ghi công việc lên thẻ, kéo thẻ sang bên khi công việc tiến triển, và mọi người đều có thể thấy ai chịu trách nhiệm cho công việc nào.
Một công cụ tích hợp có tên Butler được tích hợp sẵn trong mọi kế hoạch. Chỉ cần cấu hình một lần, công cụ này sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở về thời hạn hoặc cập nhật trạng thái của thẻ. Công cụ này giúp loại bỏ các công việc hành chính lặp đi lặp lại.
Và nếu bạn cần tăng thêm tính phức tạp, các tính năng Power-Ups sẽ giúp tích hợp và bổ sung chức năng một cách linh hoạt.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Bảng Kanban trực quan: Giúp các thành viên trong nhóm nắm bắt trạng thái của bất kỳ công việc sự kiện nào chỉ trong nháy mắt
- Tự động hóa Butler: Xử lý việc cập nhật công việc và nhắc nhở hạn chót trên tất cả các kế hoạch
- Trí tuệ nhân tạo của Atlassian: Làm sạch văn bản và trích xuất các mục hành động cụ thể từ mô tả thẻ
Giá cả
- Miễn phí
- Gói Tiêu chuẩn: 5 USD/tháng/người dùng
- Gói Premium: 10 USD/tháng/người dùng
- Gói Enterprise: 17,50 USD/tháng/người dùng
Đánh giá
- G2: 4. 4/5 (hơn 13.700 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 23.500 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Trello: Phần mềm này thiếu các bảng điều khiển tích hợp sẵn để theo dõi ngân sách sự kiện quy mô lớn hoặc quản lý khối lượng công việc tổng thể của nhóm. Việc theo dõi dòng thời gian của các dự án phức tạp – nơi sự chậm trễ của một nhà cung cấp duy nhất có thể làm hỏng toàn bộ lịch trình – là rất khó khăn trên bố cục bảng phẳng.
Hãy bỏ qua Trello nếu: Bạn đang tổ chức một hội nghị quy mô lớn kéo dài nhiều ngày với dòng thời gian phức tạp của các nhà cung cấp. Đối với những dự án như vậy, bạn sẽ cần một công cụ theo dõi như ClickUp, Asana hoặc monday.com.
Người dùng thực tế nói gì về Trello?
Xem người đánh giá trên G2 này thích điều gì ở Trello:
Điều tôi thích nhất ở Trello là việc biến quá trình tổ chức sự kiện vốn hỗn loạn — như việc sắp xếp lịch trình diễn giả, danh sách nhà tài trợ và danh sách kiểm tra người tham dự cho các hội nghị — thành các bảng trực quan với các thẻ kéo và thả, mà bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể nắm bắt ngay lập tức.
Điều tôi thích nhất ở Trello là việc biến quá trình tổ chức sự kiện vốn hỗn loạn — như việc sắp xếp lịch trình diễn giả, danh sách nhà tài trợ và danh sách kiểm tra người tham dự cho các hội nghị — thành các bảng trực quan với các thẻ kéo và thả, mà bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể nắm bắt ngay lập tức.
9. Basecamp (Phù hợp nhất cho việc hợp tác nhóm đơn giản liên quan đến sự kiện)
Basecamp duy trì sự đơn giản cho các nhóm hợp tác quy mô nhỏ trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Tin nhắn, lịch trình, tệp tin và danh sách việc cần làm đều được tập trung tại một nơi, phù hợp với các nhóm ưu tiên giao tiếp rõ ràng hơn là xây dựng các hệ thống phức tạp. Bạn có thể mời khách hàng, nhà thầu, nhà cung cấp và nhà tài trợ tham gia bất kỳ dự án nào miễn phí, và mức giá cố định sẽ không thay đổi ngay cả khi quy mô nhóm của bạn phát triển.
Để theo dõi tiến độ, phần mềm này sử dụng biểu đồ Hill Charts. Chúng cho biết ngay lập tức liệu một đầu ra có vẫn đang ở giai đoạn khám phá hay đang tiến triển hướng tới hoàn thành. So với Trello, bạn sẽ có hệ thống thông báo tốt hơn nhưng ít tùy chọn hơn trong việc sắp xếp các công việc.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Không gian làm việc thống nhất: Quản lý các thông báo, lịch trình và công việc liên quan đến sự kiện trên một bảng điều khiển duy nhất
- Quyền truy cập dành cho khách mời đã bao gồm: Mời các nhà cung cấp và khách hàng bên ngoài tham gia dự án mà không cần mua thêm người dùng được cấp phép
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng Hill Charts để thể hiện liệu công việc đang được lên kế hoạch hay đang được triển khai tích cực
Giá cả
- Miễn phí
- Pro: 15 USD/tháng/người dùng
- Pro Không giới hạn: 299 USD/tháng, thanh toán hàng năm
Đánh giá
- G2: 4. 1/5 (hơn 5.300 đánh giá)
- Capterra: 4,3/5 (hơn 14.300 đánh giá)
Những điểm yếu của Basecamp: Phần mềm này thiếu đi cấu trúc mà các sự kiện phức tạp thường dựa vào, không có tính năng lập bản đồ phụ thuộc, theo dõi thời gian hay kế hoạch sức chứa. Cấu trúc lỏng lẻo này cũng khiến việc xuất dữ liệu một cách gọn gàng trở nên khó khăn sau này.
Hãy bỏ qua Basecamp nếu: Sự kiện của bạn phụ thuộc vào các dòng thời gian liên kết và báo cáo chi tiết. ClickUp hoặc monday.com sẽ cung cấp cho bạn mức độ chi tiết đó.
Người dùng thực tế nói gì về Basecamp?
Hãy nghe người đánh giá trên G2 này chia sẻ về Basecamp:
Điều tôi thích nhất ở Basecamp là nó giúp những công việc phức tạp, lặp đi lặp lại trở nên dễ quản lý hơn — mà không biến chính công cụ này thành một công việc thứ hai (vì chẳng ai có thời gian cho việc đó cả). Giá cả của nó cũng phù hợp với ngân sách giới hạn của bộ phận chúng tôi. Basecamp hoạt động độc lập cho bộ phận của chúng tôi, nhưng lại dễ dàng tích hợp với các nhóm sự kiện và dự án khác nhau của chúng tôi.
Điều tôi thích nhất ở Basecamp là nó giúp những công việc phức tạp, lặp đi lặp lại trở nên dễ quản lý hơn — mà không biến chính công cụ này thành một công việc thứ hai (vì chẳng ai có thời gian cho việc đó cả). Giá cả của nó cũng phù hợp với ngân sách giới hạn của bộ phận chúng tôi. Basecamp hoạt động độc lập cho bộ phận của chúng tôi, nhưng lại dễ dàng tích hợp với các nhóm sự kiện và dự án khác nhau của chúng tôi.
10. Zoom Events (Phù hợp nhất cho các sự kiện trực tuyến và hội thảo trực tuyến)
Zoom Events là nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp toàn diện của Zoom, được xây dựng dựa trên hạ tầng video mà hầu hết các nhóm đã quen thuộc. Nền tảng này hỗ trợ các hội nghị và hội thảo kéo dài nhiều ngày với các tính năng đăng ký, bán vé, chương trình nghị sự nhiều phiên, nhiều chủ đề và kết nối mạng lưới, vượt xa phạm vi của một buổi hội thảo trực tuyến đơn lẻ.
Hiện tại, Zoom cung cấp gói dịch vụ này dưới tên “Zoom Events and Webinars”, trong đó Webinars là gói cơ bản dành cho các buổi phát sóng đơn giản, còn Events dành cho các sự kiện phức tạp hơn. Mọi người đều biết cách tham gia cuộc gọi và vị trí của nút tắt tiếng, nên lo lắng về kỹ thuật sẽ giảm bớt vào ngày diễn ra sự kiện. Điều này khiến Zoom trở thành lựa chọn an toàn cho các hội thảo trực tuyến, hội nghị thượng đỉnh và webinar.
Tuy nhiên, phần mềm này không chỉ đơn thuần tổ chức cuộc gọi. Bạn có thể xây dựng một trung tâm điều phối cho chương trình kéo dài nhiều ngày, mở phòng trò chuyện để kết nối mạng lưới và tổ chức phiên hỏi đáp trực tiếp – tất cả đều diễn ra trực tuyến, tất nhiên. Phần mềm này cũng cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số bán vé và số lượng người tham dự, giúp bạn đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc.
Các tính năng và điểm nổi bật chính
- Độ tin cậy cao: Dịch vụ phát trực tuyến đáng tin cậy, chất lượng cao, được xây dựng trên giao diện quen thuộc và công nghệ video cốt lõi của Zoom
- Trung tâm quản lý nhiều phiên: Theo dõi các chương trình kỹ thuật số phức tạp kéo dài nhiều ngày và các chuỗi sự kiện trực tuyến thông qua một trang đăng nhập duy nhất
- Công cụ tương tác: Giữ cho người tham dự trực tuyến tiếp tục trao đổi giữa các bài thuyết trình chính thông qua phòng trò chuyện và các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp
Giá cả
- Hội thảo trực tuyến: 89 USD/tháng (tối thiểu 300 người tham dự)
- Webinars Plus: 99 USD/tháng (tối thiểu 100 người tham dự)
- Sự kiện: 149 USD/tháng (tối thiểu 100 người tham dự)
Đánh giá
- G2: 4,5/5 (hơn 400 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 5.900 đánh giá)
Những điểm hạn chế của Zoom Events: Phần mềm này hoạt động tốt trên màn hình nhưng lại kém hiệu quả khi triển khai tại khu vực triển lãm. Nó không thể in thẻ tham dự hoặc vận hành các gian hàng thực tế, và việc liên hệ với bộ phận hỗ trợ có thể mất nhiều thời gian. Một số người dùng cho rằng phần mềm này đắt đỏ, khả năng tùy chỉnh giới hạn và quy trình thiết lập phức tạp đối với các sự kiện quy mô lớn.
Hãy bỏ qua Zoom Events nếu: Sự kiện của bạn có phần tổ chức trực tiếp với các gian hàng hoặc thẻ tham dự. Các công cụ được thiết kế riêng cho địa điểm tổ chức như Whova hoặc Cvent sẽ xử lý tốt những công việc này.
Người dùng thực tế nói gì về Zoom Events?
Lắng nghe đánh giá về sự kiện Zoom từ người đánh giá trên G2 này:
Tôi tổ chức các sự kiện tình nguyện thông qua Zoom Events và Webinars, và tôi thực sự thích tính năng kiểm soát quyền truy cập dành cho các nhóm lớn. Cụ thể, tôi đánh giá cao các tính năng như làm nổi bật diễn giả và tắt tiếng người tham gia, giúp quản lý sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khả năng tổ chức sự kiện một cách dễ dàng và sử dụng các tính năng cụ thể như làm nổi bật diễn giả thực sự nổi bật vì nó giúp tôi tập trung sự chú ý một cách hiệu quả. Việc cài đặt cũng rất đơn giản, đây cũng là một điểm cộng lớn.
Tôi tổ chức các sự kiện tình nguyện thông qua Zoom Events và Webinars, và tôi thực sự thích tính năng kiểm soát quyền truy cập dành cho các nhóm lớn. Cụ thể, tôi đánh giá cao các tính năng như làm nổi bật diễn giả và tắt tiếng người tham gia, giúp quản lý sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khả năng tổ chức sự kiện một cách dễ dàng và sử dụng các tính năng cụ thể như làm nổi bật diễn giả thực sự nổi bật vì nó giúp tôi tập trung sự chú ý một cách hiệu quả. Việc cài đặt cũng rất đơn giản, đây cũng là một điểm cộng lớn.
Công cụ tổ chức sự kiện nào phù hợp với nhóm nào?
Công cụ phù hợp phụ thuộc vào nhiệm vụ cụ thể mà bạn đang cần giải quyết. Hãy chọn ClickUp, Asana hoặc monday.com cho việc phối hợp nội bộ. Chọn Eventbrite, Whova hoặc Cvent khi việc đăng ký người tham dự, bán vé hoặc tương tác với người tham dự là thách thức chính.
Mười công cụ, mười nhiệm vụ khác nhau: lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào những gì bạn cần quản lý trong sự kiện của mình. Hãy tập trung vào điểm nghẽn, chứ không phải danh sách tính năng. Dưới đây là danh sách gợi ý theo loại nhóm.
Một số công cụ đáng chú ý khác đã không lọt vào danh sách cuối cùng. Tuy nhiên, dưới đây là một số công cụ đáng được đề cập trong danh mục phần mềm tổ chức sự kiện:
Công cụ phù hợp phụ thuộc vào nhiệm vụ cụ thể mà bạn đang cần giải quyết. Hãy chọn ClickUp, Asana hoặc monday.com cho việc phối hợp nội bộ. Chọn Eventbrite, Whova hoặc Cvent khi việc đăng ký người tham dự, bán vé hoặc tương tác với người tham dự là thách thức chính.
Mười công cụ, mười nhiệm vụ khác nhau: lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào những gì bạn cần quản lý trong sự kiện của mình. Hãy tập trung vào điểm nghẽn, chứ không phải danh sách tính năng. Dưới đây là danh sách gợi ý theo loại nhóm.
- Cvent nếu bạn tổ chức các hội nghị của doanh nghiệp với lượng đăng ký đông đảo
- Whova nếu việc kết nối giữa người tham dự và một ứng dụng sự kiện mạnh mẽ là ưu tiên hàng đầu
- Eventbrite nếu bạn bán vé cho công chúng và muốn tăng khả năng tiếp cận
- Planning Pod nếu bạn đang điều hành một địa điểm tổ chức sự kiện hoặc doanh nghiệp kinh doanh đám cưới
- ClickUp nếu bạn cần một không gian làm việc duy nhất để quản lý dòng thời gian, tài liệu, nhà cung cấp và theo dõi công việc
- Asana nếu ưu tiên hàng đầu là các mốc thời gian liên kết và dòng thời gian nhiều sự kiện
- monday.com nếu bạn muốn sử dụng bảng lập kế hoạch trực quan, kéo và thả
- Trello nếu bạn muốn một bảng công việc đơn giản cho một sự kiện quy mô nhỏ
- Basecamp nếu nhóm của bạn coi sự giao tiếp rõ ràng có giá trị hơn cấu trúc
- Zoom Events nếu sự kiện của bạn là sự kiện trực tuyến hoặc được tổ chức dưới dạng hội thảo trực tuyến
Một số công cụ đáng chú ý khác đã không lọt vào danh sách cuối cùng. Tuy nhiên, dưới đây là một số công cụ xứng đáng được đề cập trong danh mục phần mềm tổ chức sự kiện:
- Hopin: Phù hợp nhất cho các sự kiện trực tuyến và kết hợp. Cung cấp các tính năng kết nối mạng, gian hàng triển lãm và phát trực tuyến tích hợp sẵn
- Aventri (Stova): Phù hợp nhất cho các sự kiện doanh nghiệp quy mô trung bình đến lớn có phạm vi toàn cầu
- Splash: Phù hợp nhất cho tiếp thị sự kiện mang thương hiệu và các trang sự kiện/thiệp mời đẹp mắt
- RSVPify: Phù hợp nhất cho việc quản lý danh sách khách mời, xác nhận tham dự và các sự kiện riêng tư (đám cưới, dạ tiệc)
- Tripleseat: Phù hợp nhất cho các nhà hàng, khách sạn và địa điểm tổ chức sự kiện trong việc quản lý đặt chỗ và dịch vụ ẩm thực
Làm thế nào để chọn phần mềm tổ chức sự kiện?
Đánh giá phần mềm tổ chức sự kiện dựa trên sáu tiêu chí: sự phù hợp với quy trình làm việc, hiển thị thông tin, đối tượng được phép truy cập, cách xử lý thông tin khách mời, các tính năng tự động hóa và mức giá phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Dưới đây là các câu hỏi chi tiết để thảo luận cùng nhóm của bạn:
- Tính phù hợp với quy trình làm việc: Phần mềm có thể xử lý các công việc mà nhóm của bạn thực sự thực hiện hay không, chứ không chỉ các công việc chung chung?
- Hiển thị: Bạn có thể xem dòng thời gian, người chịu trách nhiệm và các rào cản mà không cần phải tạo thêm một báo cáo khác không?
- Hợp tác với các bên ngoài: Các nhà cung cấp, khách hàng, diễn giả và nhà tài trợ có được cấp quyền truy cập phù hợp không?
- Quản lý khách: Nếu bạn cần, phần mềm có thể xử lý các biểu mẫu, bán vé, làm thủ tục đăng ký và theo dõi sau sự kiện không?
- Tự động hóa và báo cáo: Phần mềm có thể giúp giảm bớt các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại và hỗ trợ bạn rút kinh nghiệm từ mỗi sự kiện?
- Giá cả phù hợp với sự phát triển của bạn: Chi phí có còn hợp lý khi nhóm, sự kiện hoặc số lượng người tham dự của bạn ngày càng tăng không?
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy dùng thử phiên bản 30 ngày cho sự kiện tiếp theo của bạn, chứ không phải trên môi trường thử nghiệm. Công cụ nào vượt qua được toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện với các nhà cung cấp và thời hạn là công cụ bạn nên mua. Việc chỉ dựa vào các bản demo để tìm giải pháp phù hợp sẽ dẫn đến những rắc rối tiềm ẩn sau này.
Nếu vấn đề khó khăn nhất của bạn là phối hợp nội bộ chứ không phải bán vé, ClickUp cung cấp cho bạn các tính năng như dòng thời gian, theo dõi nhà cung cấp, phê duyệt và theo dõi sau sự kiện trong cùng một không gian làm việc. Ngoài ra, Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp cho phép bạn thử nghiệm toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện mà không cần phải trả phí hay chọn gói dịch vụ nào trước.
Bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn trên ClickUp!
Các câu hỏi thường gặp về phần mềm kế hoạch sự kiện
Phần mềm nào được hầu hết các nhà tổ chức sự kiện thực sự sử dụng?
Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện đều sử dụng một bộ công cụ, chứ không phải một phần mềm duy nhất: một công cụ quản lý công việc để lập kế hoạch (ClickUp, Asana, monday.com hoặc Trello) kết hợp với một công cụ đăng ký hoặc bán vé (Eventbrite, Cvent hoặc Whova). Các chủ đề thảo luận trên r/EventProduction của Reddit và Quora liên tục cho thấy xu hướng sử dụng các phần mềm chuyên biệt thay vì ép buộc một bộ phần mềm duy nhất phải đảm nhận mọi việc cần làm. Mô hình này là: thực hiện các công việc hậu cần và phê duyệt tại nơi nhóm của bạn đã làm việc, và chỉ thêm chức năng bán vé khi bạn bán vé cho công chúng.
Phần mềm tổ chức sự kiện nào là tốt nhất cho các sự kiện bán vé công khai?
Eventbrite là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện bán vé công khai vì nền tảng này tích hợp các tính năng đăng tải sự kiện, thanh toán và tìm kiếm sự kiện trên cùng một nền tảng. Điều này rất quan trọng khi việc bán vé là nhiệm vụ chính. Cvent và Whova cũng có thể hỗ trợ các chương trình có nhiều đăng ký, nhưng Eventbrite lại dễ sử dụng hơn cho việc tự tổ chức sự kiện và các nhóm quy mô nhỏ.
Nền tảng tổ chức sự kiện nào là tốt nhất cho các hội nghị doanh nghiệp?
Cvent là lựa chọn phù hợp nhất cho các hội nghị doanh nghiệp vì phần mềm này hỗ trợ tìm kiếm địa điểm, đăng ký, cấp thẻ tham dự, tương tác với người tham dự và phân tích sau sự kiện trên quy mô lớn. Phần mềm này được thiết kế dành cho các tổ chức thường xuyên tổ chức các hội nghị quy mô lớn hoặc diễn ra thường xuyên, chứ không phải các cuộc họp nội bộ chỉ diễn ra một lần. Điểm hạn chế là độ phức tạp và chi phí.
Cvent có cung cấp bản dùng thử miễn phí không?
Không, Cvent không cung cấp bản dùng thử miễn phí. Để bắt đầu sử dụng, bạn cần tham gia buổi demo và nhận báo giá tùy chỉnh. Nếu bạn muốn thử nghiệm trước khi commit, Eventbrite (chuyên về bán vé) cho phép đăng sự kiện miễn phí, còn ClickUp cung cấp Gói Miễn phí vĩnh viễn. Hãy xem Cvent như một giải pháp dành cho doanh nghiệp cần có cuộc hội thoại với bộ phận bán hàng, chứ không phải là một bản dùng thử nhanh chóng.
Phần mềm tổ chức sự kiện có giá bao nhiêu?
Phần mềm tổ chức sự kiện có phạm vi giá từ miễn phí đến hàng chục nghìn mỗi năm. Các công cụ quản lý công việc có giá rẻ nhất: ClickUp từ 7 USD/người dùng/tháng, Trello từ 5 USD, Asana từ 13,49 USD. Planning Pod và các nền tảng dành cho doanh nghiệp như Cvent sử dụng hợp đồng hàng năm đã thương lượng. Eventbrite miễn phí khi đăng tải sự kiện nhưng tính phí 3,7% + 1,79 USD cho mỗi vé đã thanh toán, cộng thêm 2,9% phí xử lý. Hãy lựa chọn mô hình định giá phù hợp với quy mô sự kiện của bạn. Ghi chú: giá cả có thể thay đổi, vì vậy hãy kiểm tra trang web chính thức của công cụ trước khi đưa ra quyết định.
Phần mềm tổ chức sự kiện nào dễ sử dụng nhất cho các nhóm nhỏ?
Trello là một trong những công cụ tổ chức sự kiện dễ sử dụng nhất dành cho các nhóm nhỏ. Các bảng Kanban trực quan của Trello hầu như không cần đào tạo. Basecamp là một lựa chọn mạnh mẽ khác khi việc giao tiếp quan trọng hơn việc theo dõi các mối phụ thuộc. Điểm hạn chế là độ sâu: các công cụ nhẹ sẽ trở nên khó quản lý hơn khi sự kiện trở nên phức tạp hơn, liên quan đến nhiều nhà cung cấp hơn hoặc yêu cầu báo cáo chặt chẽ hơn.
Bạn có thể quản lý sự kiện bằng bảng tính thay vì phần mềm tổ chức sự kiện không?
Đúng là bảng tính có thể phù hợp cho một sự kiện nhỏ, nhưng chúng sẽ trở nên quá tải khi có nhiều người chịu trách nhiệm, hạn chót, nhà cung cấp và quy trình phê duyệt tham gia vào quy trình làm việc. Điểm yếu thường nằm ở khâu phối hợp, chứ không phải việc mục nhập. Một công cụ miễn phí như ClickUp hoặc Trello giúp các nhóm có khả năng chia sẻ tầm nhìn, nhắc nhở và phân công trách nhiệm mà không tốn thêm nhiều chi phí.
Bạn có thể lập kế hoạch cho sự kiện mà không cần phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như sử dụng bảng tính không?
Đúng vậy, bạn có thể lập kế hoạch cho một sự kiện nhỏ mà không cần phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên, bảng tính sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn khi bạn thêm người phụ trách, thời hạn, nhà cung cấp và các bước phê duyệt. Ngay khi hai người cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính hoặc một ngày bị trễ, tình trạng hỗn loạn về phiên bản sẽ bắt đầu. Một công cụ nhẹ nhàng như Trello hoặc Gói Miễn phí vĩnh viễn trên ClickUp sẽ cung cấp cho bạn quyền sở hữu, nhắc nhở và dòng thời gian chia sẻ mà không tốn phí. Hãy dành bảng tính cho việc quản lý ngân sách, chứ không phải cho việc điều phối.
Phần mềm tổ chức sự kiện nào là tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ?
Phần mềm lập kế hoạch sự kiện tốt nhất cho phần lớn các doanh nghiệp nhỏ là nền tảng làm việc miễn phí vĩnh viễn hoặc có chi phí thấp. Nó vượt trội hơn so với các bộ công cụ chuyên dụng dành riêng cho sự kiện. ClickUp và Trello đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về lập kế hoạch, quyền sở hữu và dòng thời gian mà không phát sinh chi phí quản lý phức tạp như các giải pháp doanh nghiệp. Nếu bạn bán vé, hãy sử dụng Eventbrite – nền tảng miễn phí để đăng tải các sự kiện miễn phí. Hãy bỏ qua các nền tảng cồng kềnh như Cvent cho đến khi các yêu cầu về tuân thủ quy định, quy mô hoạt động hoặc số lượng người tham dự thực sự đòi hỏi phải sử dụng chúng.
Sự khác biệt giữa phần mềm lập kế hoạch sự kiện và phần mềm quản lý sự kiện là gì?
Phần mềm lập kế hoạch sự kiện xử lý các tác vụ nội bộ như dòng thời gian, công việc, nhà cung cấp, ngân sách và quy trình phê duyệt (ClickUp, Asana, monday.com). Phần mềm quản lý sự kiện đảm nhận các công việc liên quan trực tiếp đến người tham dự: đăng ký, bán vé, làm thủ tục check-in và tương tác (Cvent, Whova, Eventbrite). Ranh giới giữa hai loại phần mềm này trở nên mờ nhạt ở phân khúc doanh nghiệp, nơi các bộ giải pháp như Cvent tích hợp quy trình lập kế hoạch vào một nền tảng ưu tiên đăng ký.
Có phần mềm kế hoạch sự kiện miễn phí không?
Đúng vậy, có một số phần mềm tổ chức sự kiện miễn phí. ClickUp, Trello, Asana và monday.com đều cung cấp các gói Miễn phí vĩnh viễn, bao gồm các tính năng quản lý công việc, người phụ trách và dòng thời gian cho một sự kiện. Eventbrite cho phép đăng sự kiện miễn phí và chỉ tính phí đối với vé trả tiền. Tuy nhiên, các gói Miễn phí vĩnh viễn thường giới hạn số lượng tự động hóa, chế độ xem hoặc số chỗ ngồi, do đó sẽ trở nên quá tải khi sự kiện có tính chất liên chức năng hoặc diễn ra định kỳ.