⏱️ Tóm tắt
Từ việc so sánh chênh lệch thời gian đơn giản đến thời lượng tính toán nhiều ngày, Excel buộc bạn phải thực hiện từng bước tính toán. Hướng dẫn này không chỉ giới thiệu các công thức mà còn chỉ ra lý do tại sao Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp là giải pháp thông minh hơn: các trường dữ liệu tự động cập nhật, lọc dữ liệu dễ dàng và không tốn thời gian khắc phục lỗi bảng tính.
Nếu bạn đang dựa vào Excel để quản lý các dự án của mình và cần trợ giúp trong việc tính toán thời gian, bạn không phải là người duy nhất. Việc xác định thời gian đã trôi qua của một dự án hoặc công việc là rất quan trọng đối với các trưởng nhóm, những người cần biết công việc nào cần được ưu tiên và cách phân bổ nguồn lực hợp lý.
Nói một cách đơn giản, các giá trị thời gian trong Excel khá phức tạp—đặc biệt là khi tính chênh lệch thời gian, số giờ công việc hoặc sự khác biệt giữa hai nhân viên.
May mắn cho bạn, chúng tôi đã hoàn thành mọi công việc khó khăn để giúp định dạng ô và tính toán thời gian đã trôi qua trong Excel nhanh hơn. Hãy tự tin sử dụng Excel để theo dõi thời gian dự án và khám phá các phương pháp theo dõi thời gian khác nhau.
Bạn có thể thực hiện những loại tính toán thời gian nào trong Microsoft Excel?
Không có công thức hay định dạng duy nhất nào để tính toán thời gian trong Excel. Điều này phụ thuộc vào tập dữ liệu của bạn và mục tiêu bạn muốn đạt được. Hầu hết mọi người sử dụng định dạng tùy chỉnh (hàm "số trên văn bản") để hiển thị các giá trị thời gian và ngày tháng hoặc chênh lệch thời gian.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn đã chán ngán với việc tính toán thời gian trong Excel? Mẫu Phân tích Thời gian miễn phí của ClickUp giúp bạn dễ dàng ghi chép, xem lại và quản lý thời gian làm việc của mình — không cần công thức phức tạp, không gây căng thẳng.
Tuy nhiên, có hai loại tính toán để bạn bắt đầu, bao gồm:
- Cộng thời gian: Nếu bạn cần tính tổng của hai giá trị thời gian để có được tổng số Tổng cộng dưới 24 giờ: Khi bạn cần biết sẽ mất bao nhiêu giờ và phút để hoàn thành hai công việc đơn giản Tổng cộng trên 24 giờ: Khi bạn cần cộng thời gian ước lượng hoặc thời gian thực tế đã trôi qua của nhiều công việc phức tạp, tiến độ chậm
- Tổng cộng dưới 24 giờ: Khi bạn cần biết sẽ mất bao nhiêu giờ và phút để hoàn thành hai công việc đơn giản
- Tổng cộng vượt quá 24 giờ: Khi bạn cần cộng thời gian ước lượng hoặc thời gian thực tế đã trôi qua của nhiều công việc phức tạp và tốn thời gian
- Trừ thời gian: Nếu bạn cần tính tổng thời gian giữa thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch nhỏ hơn 24 giờ: Khi bạn cần tính số giờ đã trôi qua kể từ khi một thành viên trong nhóm bắt đầu thực hiện một công việc đơn giản Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch lớn hơn 24 giờ: Khi bạn cần biết số giờ đã trôi qua kể từ khi dự án bắt đầu
- Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch nhỏ hơn 24 giờ: Khi bạn cần tính toán số giờ đã trôi qua kể từ khi một thành viên trong nhóm bắt đầu thực hiện một công việc đơn giản
- Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch lớn hơn 24 giờ: Khi bạn cần biết số giờ đã trôi qua kể từ khi dự án bắt đầu
- Tổng cộng dưới 24 giờ: Khi bạn cần biết sẽ mất bao nhiêu giờ và phút để hoàn thành hai công việc đơn giản
- Tổng cộng vượt quá 24 giờ: Khi bạn cần cộng thời gian ước lượng hoặc thời gian thực tế đã trôi qua của nhiều công việc phức tạp và tốn thời gian
- Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch nhỏ hơn 24 giờ: Khi bạn cần tính toán số giờ đã trôi qua kể từ khi một thành viên trong nhóm bắt đầu thực hiện một công việc đơn giản
- Trừ các khoảng thời gian có chênh lệch lớn hơn 24 giờ: Khi bạn cần biết số giờ đã trôi qua kể từ khi dự án bắt đầu
Làm thế nào để tính toán thời gian và số giờ trong Excel bằng cách sử dụng công thức và định dạng ô?
Việc tính toán thời gian trong Excel hoạt động bằng cách trừ hoặc cộng các giá trị số được định dạng theo thời gian. Bạn nhập thời gian bắt đầu và kết thúc vào các ô, áp dụng công thức trừ hoặc SUM, sau đó chuyển đổi kết quả bằng cách sử dụng định dạng Tùy chỉnh hoặc Số. Nếu không định dạng đúng, Excel sẽ hiển thị các giá trị không chính xác. Cả thời gian đã trôi qua và tổng số giờ làm việc đều dựa trên việc chuyển đổi ngày giờ thành số.
Hãy cùng tìm hiểu một số công thức tính thời gian trong Excel để bạn có thể xác định chính xác số giờ, phút và giây theo định dạng thời gian tùy chỉnh của mình.
Chênh lệch thời gian trong Excel
Trước khi hướng dẫn bạn cách tính thời gian trong Excel, bạn cần hiểu rõ giá trị thời gian là gì trước tiên. Giá trị thời gian là các số thập phân mà Excel đã áp dụng định dạng thời gian để hiển thị chúng dưới dạng thời gian (tức là giờ, phút và giây).
Vì thời gian trong Excel là số, bạn có thể cộng và trừ chúng. Sự chênh lệch giữa thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc được gọi là “chênh lệch thời gian” hoặc “thời gian đã trôi qua.”
Dưới đây là các bước để trừ các khoảng thời gian có chênh lệch nhỏ hơn 24 giờ:
1. Nhập ngày bắt đầu và giờ vào ô A2 rồi nhấn Enter. Đừng quên ghi “AM” hoặc “PM”2. Nhập giờ kết thúc vào ô B2 rồi nhấn Enter3. Nhập công thức =B2-A2 vào ô C2 rồi nhấn Enter.
CẢNH BÁONhư bạn có thể thấy trong hình, công thức này không áp dụng cho các khoảng thời gian thuộc về các ngày khác nhau. Ví dụ này minh họa sự chênh lệch thời gian giữa hai giá trị thời gian trong khoảng thời gian 24 giờ.
4. Nhấp chuột phải vào ô C2 và lựa chọn Định dạng ô.
5. Chọn danh mục Tùy chỉnh và nhập “h:mm”
Ghi chúBạn có thể muốn hiển thị chênh lệch thời gian dưới dạng giờ hoặc giờ, phút và giây. Nếu vậy, hãy nhập “h” hoặc “h:mm:ss” tương ứng. Điều này sẽ giúp bạn tránh các giá trị thời gian âm.
6. Nhấp vào OK để xem định dạng cuối cùng được hiển thị, chỉ bao gồm số giờ và phút trong khoảng thời gian đã trôi qua giữa ô A2 và B2.
Hãy xem bài viết chi tiết trên blog của chúng tôi để tìm danh sách công việc quản lý thời gian mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức!
📊 Bảng tính rất hữu ích… cho đến khi kinh doanh của bạn phát triển vượt quá khả năng của chúng.
Việc tính toán trong Excel có vẻ đơn giản. Nhưng theo thời gian, bạn phải quản lý nhiều trang tính, theo dõi các bản cập nhật và xây dựng lại báo cáo chỉ để hiểu những gì đã thay đổi.
Vấn đề không nằm ở các số. Chỉ là việc theo dõi thời gian của bạn không liên kết với công việc mà nó đang theo dõi.
ClickUp Small Business Suite tập hợp mọi thứ vào một nơi duy nhất, giúp ngân sách, dự án, tài liệu và giao tiếp của bạn được kết nối trong một hệ thống lưu trữ duy nhất thay vì các bảng tính và công cụ rời rạc.
Khi mọi thứ đều được lưu trữ trong một hệ thống:
- Theo dõi thời gian phản ánh hoạt động thực tế của dự án
- Tài liệu luôn gắn liền với quá trình thực thi, không phải là các tệp riêng biệt
- Quy trình làm việc giúp chỉ định người chịu trách nhiệm, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ
Tác động là có thể đo lường được:
- Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) 384% nhờ việc hợp nhất công việc vào ClickUp
- Tiết kiệm được 92.400 giờ trên các nhóm trong vòng ba năm
- Tiết kiệm được tới 1 ngày làm việc đầy đủ mỗi tuần cho mỗi nhân viên
- Giảm đáng kể công việc điều phối thủ công và công việc lặp đi lặp lại
Kết quả là một mô hình vận hành gọn nhẹ hơn, trong đó một hệ thống duy nhất thay thế các bảng tính, các công cụ phân tán và công việc phối hợp giữa chúng.
Ngày và giờ trong Excel
Trong phần trước, bạn đã học cách tính giờ trong Excel. Tuy nhiên, công thức bạn đã học chỉ áp dụng cho chênh lệch thời gian dưới 24 giờ.
Nếu bạn cần trừ các khoảng thời gian có chênh lệch lớn hơn 24 giờ, bạn cần làm việc với ngày tháng thay vì thời gian. Thực hiện như sau (hộp thoại định dạng ô):
1. Nhập thời gian bắt đầu vào ô A2 và nhấn Enter. 2. Nhập thời gian kết thúc vào ô B2 và nhấn Enter. 3. Nhấp chuột phải vào A2 và lựa chọn Định dạng ô. 4. Chọn danh mục Tùy chỉnh và nhập “m/d/yyyy h:mm AM/PM. ”5. Nhấp OK để thấy A2 thay đổi thành định dạng bắt đầu bằng “1/0/1900” và điều chỉnh ngày. 6. Sử dụng công cụ Format Painter để sao chép định dạng của ô A2 sang ô B2 và điều chỉnh ngày. 7. Nhập công thức =(B2-A2)*24 vào ô C2 và nhấn Enter để thấy tổng thời gian hiển thị dưới dạng số giờ đã trôi qua giữa ô A2 và ô B2.
CẢNH BÁOBạn phải áp dụng định dạng “Số” cho ô C2 để nhận được giá trị chính xác trong công thức trên.
Tổng hợp thời gian trong Excel
Giả sử bạn muốn tính tổng chênh lệch thời gian giữa các thành viên trong nhóm khi làm việc trên nhiều công việc dự án. Nếu thời lượng của các công việc đó dưới 24 giờ, hãy làm theo các bước sau:
1. Nhập một thời lượng vào ô B2 (với định dạng h:mm) và nhấn Enter. 2. Nhập thời lượng còn lại vào ô B3 và nhấn Enter. 3. Nhập công thức =B2+B3 vào ô B4 và nhấn Enter.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPNếu bạn thích nhấp vào một nút duy nhất thay vì nhập công thức, bạn có thể đặt con trỏ ở vị trí ô B4 và nhấp vào nút Σ (hoặc AutoSum) trong tab Home. Nút này sẽ áp dụng công thức =SUM(B2:B3) cho ô trong ví dụ trên.
Nếu thời lượng của các công việc trong dự án của bạn vượt quá 24 giờ, hãy thực hiện các bước sau thay thế:
1. Nhập một thời lượng vào ô B2 (theo định dạng h:mm) và nhấn Enter. (Cảnh báo: Lưu ý rằng thời lượng tối đa là 23 giờ 59 phút) 2. Nhập thời lượng còn lại vào ô B3 và nhấn Enter. 3. Nhập công thức =B2+B3 vào ô B4 và nhấn Enter. 4. Nhấp chuột phải vào B4 và chọn Định dạng ô. 5. Chọn danh mục Tùy chỉnh và nhập “[h]:mm;@. ”6. Nhấp OK để xem ô B4 hiển thị chính xác tổng thời gian trong B2 và B3.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quản lý dự án bằng Excel , blog của chúng tôi là nơi lý tưởng để bắt đầu!
Thêm tài nguyên Excel:
Các công thức Excel hữu ích nhất để tính toán thời gian là gì?
Excel cung cấp các công thức chuyên dụng để tính giờ, phút, giây và thời gian đã trôi qua bằng cách sử dụng phép trừ, các hàm TIMEVALUE, TEXT, INT, NOW và các phép nhân số học. Kết quả phụ thuộc rất nhiều vào định dạng ô và việc chênh lệch có vượt quá 24 giờ hay không. Một số công thức trả về giá trị số, trong khi những công thức khác trả về văn bản để báo cáo. Định dạng không chính xác là nguyên nhân chính dẫn đến lỗi tính toán.
Việc nắm rõ các công thức này sẽ rất hữu ích khi bạn tính toán chênh lệch thời gian trong Excel. Để cài đặt chính xác chênh lệch thời gian và giá trị, chúng tôi đã cung cấp danh sách các công thức nhằm giúp việc tính toán của bạn trở nên dễ dàng hơn.
| Công thức | Mô tả |
| =B2-A2 | Sự chênh lệch giữa hai giá trị thời gian trong ô A2 và B2 |
| =(B2-A2)*24 | Số giờ giữa giá trị trong ô A2 và B2 (24 là số giờ trong một ngày) Cảnh báo: Nếu chênh lệch là 24 giờ trở lên, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “m/d/yyyy h:mm AM/PM” cho ô A2 và B2. Bạn cũng phải áp dụng định dạng “Số” cho ô chứa công thức tính chênh lệch thời gian. |
| =TIMEVALUE("8:02 PM") - TIMEVALUE("9:15 AM") | Cảnh báo: Sự chênh lệch phải nhỏ hơn 24 giờ. |
| =Văn bản(B2-A2,”h”) | Số giờ giữa các giá trị trong ô A2 và B2 Cảnh báo: Bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với loại “h” cho A2 và B2. Ngoài ra, giá trị trong B2 không được nhỏ hơn A2 và chênh lệch phải nhỏ hơn 24 giờ để tránh giá trị âm. Và hàm TEXT trả về một giá trị văn bản. |
| =Văn bản(B2-A2,”h:mm”) | Số phút và giờ giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2. Cảnh báo: Bạn phải áp dụng định dạng “tùy chỉnh” với kiểu “h:mm” cho ô A2 và B2. Ngoài ra, giá trị trong ô B2 không được nhỏ hơn ô A2 và chênh lệch phải nhỏ hơn 24 giờ. |
| =Văn bản(B2-A2,”h:mm:ss”) | Số giờ, phút và giây giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2. Cảnh báo: Bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “h:mm:ss” cho ô A2 và B2. Giá trị trong ô B2 không được nhỏ hơn ô A2 và chênh lệch giữa hai ô phải nhỏ hơn 24 giờ. |
| =INT((B2-A2)*24) | Số giờ tròn giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2 (24 là số giờ trong một ngày). Cảnh báo: Nếu chênh lệch là 24 giờ trở lên, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “m/d/yyyy h:mm AM/PM” cho ô A2 và B2. Và bạn phải áp dụng định dạng “Số” cho ô chứa công thức tính chênh lệch thời gian. |
| =(B2-A2)*1440 | Số phút giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2 (1440 là số phút trong một ngày). Cảnh báo: Nếu chênh lệch là 24 giờ trở lên, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “m/d/yyyy h:mm AM/PM” cho ô A2 và B2. Và bạn phải áp dụng định dạng “Số” cho ô chứa công thức tính chênh lệch thời gian. |
| =(B2-A2)*86400 | Số giây giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2 (86400 là số giây trong một ngày). Cảnh báo: Nếu chênh lệch là 24 giờ trở lên, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “m/d/yyyy h:mm AM/PM” cho A2 và B2. Và bạn phải áp dụng định dạng “Số” cho ô chứa công thức tính chênh lệch thời gian. |
| =HOUR(B2-A2) | Số giờ giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2. Cảnh báo: Giá trị trong ô B2 không được nhỏ hơn giá trị trong ô A2 và chênh lệch phải nhỏ hơn 24 giờ. Ngoài ra, hàm HOUR trả về một giá trị số. |
| =MINUTE(B2-A2) | Số phút giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2. Cảnh báo: Giá trị trong ô B2 không được nhỏ hơn giá trị trong ô A2 và chênh lệch phải nhỏ hơn 60 phút. Ngoài ra, hàm MINUTE trả về một giá trị số. |
| =SECOND(B2-A2) | Số giây giữa các giá trị thời gian trong ô A2 và B2. Cảnh báo: Giá trị trong ô B2 không được nhỏ hơn giá trị trong ô A2 và chênh lệch phải nhỏ hơn 60 giây. Ngoài ra, hàm SECOND trả về một giá trị số. |
| =NOW()-A2 | Thời gian trôi qua giữa ngày và giờ trong ô A2 và ngày và giờ hiện tại. Cảnh báo: Nếu thời gian trôi qua là 24 giờ trở lên, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với loại “d “ngày” h:mm:ss” cho ô chứa công thức tính chênh lệch thời gian. Ngoài ra, Excel không cập nhật thời gian trôi qua theo thời gian thực. Việc cần làm là nhấn Shift+F9. |
| =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))-A2 | Thời gian trôi qua giữa giá trị trong ô A2 và ngày giờ hiện tại. Cảnh báo: Excel không cập nhật thời gian trôi qua theo thời gian thực. Việc cần làm là nhấn Shift+F9. |
| =INT(B2-A2)&” ngày, “&HOUR(B2-A2)&” giờ, “&MINUTE(B2-A2)&” phút, và “&SECOND(B2-A2)&” giây” | Thời gian trôi qua giữa ngày và giờ hoặc các giá trị thời gian trong ô A2 và B2, được hiển thị theo định dạng “dd ngày, hh giờ, mm phút và ss giây. ” Cảnh báo: Công thức này trả về một giá trị văn bản. Nếu bạn cần kết quả là một giá trị số, hãy sử dụng công thức =B2-A2 và áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với loại “d “ngày,” h “giờ,” m “phút và” s “giây”” cho ô chứa công thức chênh lệch thời gian. |
| =IF(INT(B2-A2)>0,INT(B2-A2)&” ngày,”,””)&IF(HOUR(B2-A2)>0,HOUR(B2-A2)&” giờ,”,””)&IF(MINUTE(B2-A2)>0,MINUTE(B2-A2)&” phút, và “,””)&IF(SECOND(B2-A2)>0,SECOND(B2-A2)&” giây”,””) | Thời gian trôi qua giữa ngày và giờ hoặc các giá trị trong ô A2 và B2, được hiển thị theo định dạng “dd ngày, hh giờ, mm phút và ss giây”, với các giá trị bằng 0 bị ẩn. Cảnh báo: Công thức này trả về một giá trị văn bản. Nếu bạn cần kết quả là một giá trị số, hãy sử dụng công thức =B2-A2 và áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với loại “d “ngày,” h “giờ,” m “phút và” s “giây”” cho ô chứa công thức chênh lệch thời gian. |
| =A2+TIME(1,0,0) | Giá trị trong ô A2 cộng thêm một giờ. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép cộng thêm tối đa 24 giờ vào một giá trị. |
| =A2+(30/24) | Giá trị trong ô A2 cộng thêm 30 giờ (24 là số giờ trong một ngày). Cảnh báo: Công thức này cho phép cộng thêm bất kỳ số giờ nào vào một giá trị. |
| =A2-TIME(1,0,0) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi một giờ. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép trừ đi ít hơn 24 giờ từ một giá trị. |
| =A2-(30/24) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi 30 giờ. Cảnh báo: Công thức này cho phép trừ bất kỳ số giờ nào khỏi một giá trị. |
| =A2+TIME(0,1,0) | Giá trị thời gian trong ô A2 cộng thêm một phút. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép cộng thêm ít hơn 60 phút vào một giá trị. |
| =A2+(100/1440) | Giá trị thời gian trong ô A2 cộng thêm 100 phút (1.440 là số phút trong một ngày). Cảnh báo: Công thức này cho phép cộng thêm bất kỳ số phút nào vào một giá trị. |
| =A2-TIME(0,1,0) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi một phút. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép trừ đi ít hơn 60 phút từ một giá trị. |
| =A2-(100/1440) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi 100 phút. Cảnh báo: Công thức này cho phép trừ bất kỳ số phút nào khỏi một giá trị. |
| =A2+TIME(0,0,1) | Giá trị thời gian trong ô A2 cộng thêm một giây. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép cộng thêm tối đa 60 giây vào một giá trị. |
| =A2+(100/86400) | Giá trị thời gian trong ô A2 cộng thêm 100 giây (86.400 là số giây trong một ngày). Cảnh báo: Công thức này cho phép thêm bất kỳ số giây nào vào một giá trị. |
| =A2-TIME(0,0,1) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi một giây. Cảnh báo: Công thức này chỉ cho phép trừ đi ít hơn 60 giây từ một giá trị. |
| =A2-(100/86400) | Giá trị thời gian trong ô A2 trừ đi 100 giây. Cảnh báo: Công thức này cho phép trừ bất kỳ số giây nào khỏi một giá trị. |
| =A2+B2=SUM(A2:B2) | Tổng số giờ, giờ và phút, hoặc giờ, phút và giây trong các giá trị từ ô A2 và B2, tùy thuộc vào định dạng bạn đã áp dụng cho các ô đó. Cảnh báo: Nếu tổng số vượt quá 24 giờ, bạn phải áp dụng định dạng “Tùy chỉnh” với kiểu “[h]:mm;@” cho ô chứa công thức SUM. |
🎥 Xem cách doanh nghiệp kinh doanh nhỏ này đã chuyển sang quy trình làm việc không dựa trên bảng tính!
Có giải pháp nào dễ dàng hơn so với việc tính toán thời gian thủ công trong Excel không?
Mặc dù các công thức trong bài viết này hoạt động tốt, nhưng có một cách tốt hơn Excel để tính toán thời gian—ClickUp!
Thay vì phải xây dựng và duy trì các công thức phức tạp, bạn có thể theo dõi thời gian trực tiếp bằng cách sử dụng các trường ngày và giờ tích hợp sẵn trong không gian làm việc Converged AI của ClickUp.
Dưới đây là cách thực hiện trong thực tế:
Theo dõi thời gian mà không cần rời khỏi các công việc của bạn
ClickUp có tính năng đồng hồ bấm giờ toàn cầu tích hợp sẵn, hoạt động trên web, máy tính để bàn và ứng dụng di động. Bắt đầu đồng hồ bấm giờ trên máy tính xách tay của bạn, dừng lại từ điện thoại của bạn. Không cần phần mở rộng Chrome.
Bạn cũng có thể thêm các mục nhập thời gian thủ công bằng cách nhập thời lượng tự nhiên như “2h 30m” hoặc “2:30” trực tiếp từ Chế độ xem Bảng, Xem dạng danh sách, Chế độ xem Bảng điều khiển, Chế độ xem Gantt hoặc thanh công cụ nổi. Mỗi mục nhập có thể được gắn nhãn là có thể tính phí hoặc không thể tính phí, gắn thẻ tùy chỉnh và chú thích bằng mô tả.
Tự động tính toán thời gian với các trường công thức
Đây chính là nơi ClickUp thay thế hoàn toàn các công thức tính thời gian của Excel. Các trường công thức hỗ trợ hơn 70 hàm và có thể tham chiếu:
- Thời gian đang theo dõi và Ước lượng thời gian (tính bằng giờ)
- Ngày bắt đầu, Ngày đáo hạn, Ngày tạo, Ngày đã đóng, Ngày cập nhật
- Điểm Sprint, Trường số, Trường tiền tệ và các Trường công thức khác
Ví dụ: bạn có thể tính toán chi phí công việc bằng cách sử dụng trường ("Hourly Rate") * trường ("Theo dõi thời gian"), hoặc tìm thời lượng dự án bằng DAYS(trường ("Ngày đáo hạn"), trường ("Ngày bắt đầu")). Các hàm ngày và giờ của ClickUp bao gồm DAYS, MONTH, YEAR, NETWORKDAYS, WEEKDAY, EDATE, EOMONTH và nhiều hàm khác. Bạn thậm chí có thể yêu cầu ClickUp AI viết công thức giúp bạn.
Nhận tổng ngay lập tức với tính toán cột
Không cần công thức SUM. Trong chế độ xem Bảng hoặc Xem dạng danh sách, di chuột qua bất kỳ cột nào và nhấp vào Tính toán để xem:
- Tổng, Trung bình, Trung vị, Giá trị nhỏ nhất, Giá trị lớn nhất, Phạm vi giá trị cho các trường số và thời gian
- Ngày sớm nhất, Ngày muộn nhất, Phạm vi cho các trường ngày tháng
- Đếm, Đếm duy nhất, Tỷ lệ phần trăm ô trống/không trống cho bất kỳ trường nào
Thời gian được theo dõi trên các công việc con sẽ tự động được tổng hợp lên các nhiệm vụ cha, và các phép tính cột bao gồm các giá trị đã được tổng hợp này. Nhóm chế độ xem bảng theo người được giao hoặc trạng thái, và bạn sẽ thấy các phép tính theo từng nhóm cùng với tổng số trên toàn bộ chế độ xem.
Giao diện đơn giản này cho phép bạn kéo và thả các hàng và cột để nhanh chóng thay đổi chế độ xem.
Quản lý bảng chấm công và phê duyệt tại một nơi duy nhất
Timesheets Hub cung cấp cho bạn một không gian chuyên dụng để xem tất cả thời gian được theo dõi theo công việc hoặc theo ngày. Đặt sức chứa hàng tuần của bạn, lọc theo các mục nhập có thể tính phí hoặc không thể tính phí, và thêm nhãn theo dõi thời gian để phân loại giờ làm việc của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Phê duyệt Bảng chấm công để thực hiện quy trình nộp, xem xét và phê duyệt đầy đủ. Các thành viên trong nhóm nộp bảng chấm công hàng tuần, người quản lý phê duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa, và các mục nhập chấm công sẽ được khóa ngay sau khi nộp, do đó không có gì bị sửa đổi vô tình. Bạn thậm chí có thể phê duyệt hàng loạt nhiều bảng chấm công cùng một lúc.
Lập kế hoạch thời gian với AI
Hãy quên việc lập kế hoạch thời gian thủ công đi. Ba tính năng này sẽ lo liệu tất cả:
- Lịch trong ClickUp sử dụng AI để tự động phân bổ thời gian cho các công việc ưu tiên hàng đầu của bạn. Kéo các công việc vào lịch trình và để AI xử lý phần còn lại.
- Teams Hub cung cấp cho các nhà quản lý chế độ xem tổng quan về bảng chấm công, hoạt động và sức chứa của nhóm từ một màn hình duy nhất
- Super Agents, những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, có thể tạo báo cáo tổng hợp giờ làm việc tính phí, phân tích sức chứa của khối lượng công việc và đánh dấu các dự án vượt ngân sách, tất cả theo lịch trình do bạn cài đặt
Hiển thị dữ liệu thời gian trên Bảng điều khiển
Tạo Bảng điều khiển bằng các thẻ Bảng chấm công, thẻ Tính toán (tổng, trung bình, tối thiểu, tối đa) và biểu đồ Thanh hoặc Biểu đồ tròn được nhóm theo thời gian theo dõi, người được giao nhiệm vụ hoặc trạng thái. Các mẫu Bảng điều khiển AI như AI Team Center cung cấp cho bạn các chế độ xem sẵn có về dữ liệu thời gian và năng suất của nhóm mà không cần thiết lập.
Theo dõi và đánh giá thời gian nhàn rỗi bằng cách sử dụng Mẫu Phân tích Thời gian của ClickUp
Nếu bạn không muốn bắt đầu từ đầu, hãy thử Mẫu Phân tích Thời gian của ClickUp để bắt đầu! Mẫu này cho phép bạn theo dõi dòng thời gian dự án, theo dõi thời gian thực hiện từng công việc và phân tích thời gian dành cho mỗi công việc hoặc dự án để có cái nhìn tổng quan toàn diện.
Bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng và toàn diện về việc sử dụng thời gian, công cụ này giúp thúc đẩy năng suất và đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả. Hãy tạm biệt những công thức Excel phức tạp và bắt đầu tối ưu hóa việc quản lý thời gian của nhóm với ClickUp!
Bạn muốn giữ nguyên bảng tính của mình trong Excel hoặc Google Trang tính, nhưng vẫn muốn làm được nhiều việc cần làm hơn, nhanh hơn với dữ liệu của mình? Hãy thử Mẫu bảng tính của ClickUp. Nó giúp bạn:
- Tổ chức các bảng tính thành một hệ thống tập trung
- Theo dõi các thay đổi theo thời gian và hợp tác với đồng nghiệp
- Truy cập và cập nhật dữ liệu của bạn từ bất kỳ đâu trên thế giới một cách dễ dàng
- Tích hợp dữ liệu với các công cụ khác của ClickUp, chẳng hạn như Trò chuyện và Tài liệu
Không tin ư? Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và biến sự lộn xộn của bảng tính thành dĩ vãng!