Gartner dự đoán rằng AI tự động sẽ tự động giải quyết 80% các vấn đề dịch vụ khách hàng thông thường, giảm chi phí vận hành gần một phần ba trong vài năm tới.
Đây là cái nhìn sơ lược về bước tiến tiếp theo trong công việc.
Trí tuệ nhân tạo tự chủ (Agentic AI) đánh dấu sự chuyển đổi sang tính tự chủ. Các hệ thống này thực hiện các hành động như hủy đăng ký, lên lịch cuộc họp, đàm phán giá cả và thậm chí phát hiện vấn đề trước khi bạn làm.
Trong khi các doanh nghiệp đang tái cấu trúc cách phục vụ khách hàng, các chuyên gia bắt đầu đặt ra một câu hỏi khác: Làm thế nào tôi có thể sử dụng sức mạnh này để phục vụ bản thân mình?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng các trợ lý AI cho năng suất cá nhân để giúp bạn quản lý công việc lặt vặt và duy trì các ưu tiên của mình. Như một phần thưởng, chúng ta sẽ xem cách ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, có thể hỗ trợ bạn! 🤩
Trợ lý AI cho năng suất cá nhân là gì?
Các trợ lý AI cho năng suất cá nhân là các thực thể phần mềm thông minh có khả năng tự động thực hiện các công việc và đưa ra quyết định thay cho bạn mà không cần sự can thiệp thủ công liên tục.
Các trợ lý này sử dụng trí tuệ nhân tạo, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và khả năng suy luận để hiểu mục tiêu của người dùng, kết nối với các ứng dụng và hệ thống khác nhau, và thực hiện các quy trình làm việc nhiều bước một cách độc lập.
Trợ lý AI so với chatbot so với các công cụ tự động hóa truyền thống
Dưới đây là cách các trợ lý AI khác biệt so với các chatbot truyền thống và công cụ tự động hóa:
| Tính năng/khía cạnh | Trợ lý AI | Chatbots | Các công cụ tự động hóa truyền thống |
| Định nghĩa | Các chương trình tự động, thông minh có khả năng hiểu bối cảnh, đưa ra quyết định, học hỏi và hành động chủ động hướng tới mục tiêu. | Các chương trình tương tác mô phỏng cuộc hội thoại, chủ yếu phản ứng và được hướng dẫn bởi các kịch bản dựa trên quy tắc hoặc do AI điều khiển. | Các công cụ được định nghĩa sẵn, dựa trên quy tắc, thực hiện các công việc cụ thể một cách tự động mà không cần học hỏi hay điều chỉnh. |
| Mức độ thông minh | Thấp; các phản hồi chủ yếu là tĩnh hoặc có tùy chỉnh giới hạn. | Từ cơ bản đến trung cấp về AI; giới hạn trong các cuộc hội thoại được lập trình sẵn hoặc được hỗ trợ bởi AI. | Trí tuệ thấp; không có khả năng học hỏi, chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình làm việc đã được định sẵn. |
| Tự chủ | Cao; có thể lập kế hoạch, thực hiện và điều chỉnh công việc một cách độc lập. | Mức độ thấp đến trung bình; phản hồi với các tương tác của người dùng nhưng không tự động thực hiện hành động. | Không hoặc rất ít; chỉ được kích hoạt bởi các sự kiện hoặc lịch trình cụ thể. |
| Khả năng học hỏi | Học tập liên tục từ các tương tác và dữ liệu | Thông thường là AI không có khả năng học hoặc có khả năng học giới hạn. | Không có khả năng học tập |
| Độ phức tạp của các công việc | Xử lý các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước và dựa trên ngữ cảnh. | Xử lý các truy vấn đơn giản, có cấu trúc hoặc các câu hỏi thường gặp (FAQ). | Thực hiện các công việc hoặc quy trình làm việc lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc. |
| Chế độ tương tác | Đa phương thức (văn bản, giọng nói, hình ảnh) với khả năng ghi nhớ dài hạn | Chủ yếu là văn bản hoặc giọng nói, với bộ nhớ phiên giới hạn. | Không có tương tác trực tiếp với người dùng |
| Định hướng mục tiêu | Tích cực và hướng đến mục tiêu | Phản hồi nhanh và tập trung vào cuộc hội thoại | Dựa trên công việc mà không có nhận thức về mục tiêu hoặc bối cảnh. |
| Khả năng thích ứng và cá nhân hóa | Cao; điều chỉnh phản hồi và hành động dựa trên ngữ cảnh và hành vi của người dùng. | Thấp; phản hồi chủ yếu tĩnh hoặc có tùy chỉnh giới hạn. | Không cần tùy chỉnh hoặc cá nhân hóa |
| Tính linh hoạt trong triển khai | Đa nền tảng: ứng dụng doanh nghiệp, thiết bị di động, IoT, hệ thống đám mây. | Trang web, ứng dụng, cổng thông tin dịch vụ khách hàng | Môi trường phần mềm doanh nghiệp, hệ thống back-end |
| Xử lý lỗi và khôi phục | Có thể nhận diện lỗi, làm rõ đầu vào của người dùng và phục hồi một cách mượt mà. | Thường xuyên gặp lỗi hoặc phải chuyển sang hỗ trợ của con người khi gặp các đầu vào không mong đợi. | Lỗi thường yêu cầu can thiệp thủ công. |
Ví dụ thực tế về các trợ lý AI cá nhân
Dựa trên nghiên cứu gần đây, đây là một số ví dụ thực tế về các trợ lý AI:
- Phân loại email: Phân loại, ưu tiên và trả lời email để giảm tải hộp thư đến và làm nổi bật các tin nhắn khẩn cấp.
- Tóm tắt cuộc họp: Tạo ra các tóm tắt ngắn gọn, có thể thực hiện được của cuộc họp với các điểm chính, quyết định, thời hạn và công việc được giao.
- Trợ lý lập kế hoạch hàng ngày: Tạo và điều chỉnh danh sách công việc hàng ngày và lịch trình dựa trên ưu tiên và các sự cố gián đoạn.
- Trợ lý lịch trình AI: Tìm thời gian cuộc họp tối ưu, khối các phiên tập trung và tự động điều chỉnh lịch trình khi có xung đột.
- Theo dõi thói quen tự động: Theo dõi các mẫu năng suất và đề xuất thời gian tập trung hoặc nghỉ ngơi dựa trên hành vi của người dùng.
- Trợ lý HR ảo: Quản lý quá trình onboarding, trả lời các câu hỏi về chính sách và lên lịch phỏng vấn một cách tự động.
- Hỗ trợ quy trình bán hàng: Nâng cao dữ liệu khách hàng tiềm năng, tự động hóa tin nhắn tiếp cận, lên lịch cuộc họp và cập nhật hệ thống CRM.
- Tự động hóa tiếp thị: Cài đặt chiến dịch, quản lý phân đoạn đối tượng, thực hiện thử nghiệm A/B và phân tích hiệu suất.
- Bảo trì dự đoán: Dự đoán sự cố thiết bị và lên lịch các hoạt động bảo trì phòng ngừa.
🧠 Thực tế thú vị: Một nghiên cứu cho thấy khi các tác nhân mô hình ngôn ngữ lớn tương tác với nhau, chúng có thể phát triển các quy tắc xã hội và chuẩn mực ngôn ngữ chia sẻ mà không cần sự hướng dẫn của con người. Điều này có nghĩa là các tác nhân AI đang tạo ra văn hóa riêng của mình.
Tại sao bạn nên xây dựng trợ lý AI của riêng mình
Mặc dù sự quan tâm xung quanh các công cụ AI rất lớn, phần lớn trong số chúng vẫn chờ đợi lệnh của bạn. Bạn ra lệnh, chúng phản hồi. Tuy nhiên, một trợ lý AI lại đi xa hơn một bước.
Hãy cùng tìm hiểu tại sao việc tự xây dựng một trợ lý AI theo cách DIY có thể là quyết định nâng cao năng suất thông minh nhất mà bạn có thể thực hiện trong năm nay. 💪
- Tùy chỉnh theo quy trình làm việc của bạn: Tùy chỉnh trợ lý AI cá nhân của bạn để hoàn toàn phù hợp với thói quen, sở thích và quy trình kinh doanh của bạn nhằm tự động hóa.
- Tăng cường hiệu quả: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại hoặc phức tạp để bạn có thể tập trung vào chiến lược, sáng tạo và giải quyết vấn đề có ý nghĩa.
- Học qua thực hành: Phát triển kỹ năng thực tế trong công nghệ AI khi bạn thiết kế, thử nghiệm và hoàn thiện tác nhân của riêng mình.
- Giữ sự độc lập: Giữ quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, tính năng và hoạt động của tác nhân của bạn.
- Tận hưởng tính cá nhân hóa cao: Cho phép trợ lý của bạn học hỏi sở thích và bối cảnh của bạn theo thời gian, giúp các tương tác trở nên thông minh hơn.
- Đảm bảo độ chính xác: Đào tạo tác nhân dựa trên dữ liệu và quy trình làm việc của riêng bạn để đạt được kết quả đáng tin cậy và chất lượng cao một cách nhất quán.
- Mở rộng dễ dàng: Mở rộng hàm mà không tốn thêm chi phí hoặc phức tạp khi nhu cầu năng suất của bạn thay đổi.
- Cùng nhau làm việc 24/7: Tin tưởng vào sự sẵn sàng 24/7 của trợ lý AI để xử lý các công việc thường xuyên bất cứ lúc nào.
📮 ClickUp Insight: 57% người bị gián đoạn trong các phiên tập trung đã lên kế hoạch, và 25% trong số những gián đoạn đó đến từ con người. 🤦🏾♂️
Nhưng bạn biết không? Nhiều câu hỏi khẩn cấp và các cuộc kiểm tra nhanh này có thể được tự động hóa bằng các trợ lý AI, có thể cung cấp câu trả lời, cập nhật trạng thái và nhiều hơn nữa.
Các tác nhân của ClickUp có thể làm tất cả những việc cần làm đó và thậm chí quản lý các quy trình làm việc tùy chỉnh. Chỉ cần cài đặt các điều kiện kích hoạt, và bạn đã sẵn sàng!
Các thành phần chính của một tác nhân AI nâng cao năng suất
Mỗi tác nhân năng suất hiệu quả đều được xây dựng dựa trên một số lớp cơ bản để cảm nhận, suy nghĩ và hành động thay cho bạn.
Hãy phân tích các yếu tố cốt lõi tạo nên một mô hình AI. ⚒️
- Nhận thức: Đây là cách tác nhân của bạn 'lắng nghe' và hiểu thế giới xung quanh. Nó phân tích văn bản, giọng nói hoặc dữ liệu từ tin nhắn trò chuyện, API và ứng dụng để hiểu bạn muốn gì và những gì đang xảy ra liên quan đến điều đó.
- Lý luận và ra quyết định: Sau khi hiểu được đầu vào, tác nhân sẽ xác định việc cần làm tiếp theo. Nó chia các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn, đánh giá các lựa chọn và chọn kế hoạch tốt nhất bằng cách sử dụng logic, quy tắc hoặc học máy.
- Trí nhớ và ngữ cảnh: Giống như bạn nhớ lại các cuộc hội thoại hoặc công việc trong quá khứ, tác nhân của bạn lưu trữ cả trí nhớ ngắn hạn và dài hạn.
- Hành động và sử dụng công cụ: Đây là nơi thực sự hoàn thành các tác vụ: gửi tin nhắn, cập nhật công việc, truy xuất tệp hoặc chạy lệnh trong các công cụ khác.
- Học tập và tối ưu hóa: Mỗi tương tác đều giúp tác nhân học hỏi điều mới. Nó học từ các chỉnh sửa của bạn, thích nghi với quy trình làm việc của bạn và ngày càng giỏi hơn trong việc dự đoán những gì bạn cần tiếp theo.
- Quản lý và nâng cấp: Để đảm bảo an toàn và tuân thủ, thành phần này đảm bảo tác nhân hoạt động trong phạm vi quy tắc đã đặt ra, nâng cấp các vấn đề lên bạn hoặc hệ thống khác khi cần sự can thiệp của con người.
- Lập kế hoạch và phân chia công việc: Các tác nhân nâng cao có thể lập kế hoạch cho các mục tiêu nhiều bước, như tổ chức một dự án hoặc chuẩn bị một báo cáo.
- Phong cách giao tiếp và tương tác: Cuối cùng, cách đại lý của bạn "giao tiếp" cũng rất quan trọng. Dù là phong cách trang trọng, thân thiện hay súc tích, một giọng điệu và phong cách nhất quán sẽ giúp trải nghiệm trở nên tự nhiên.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu ước tính rằng AI tác nhân (bao gồm các tác nhân thực hiện công việc cùng nhau hoặc độc lập) có thể mang lại thêm $450-$650 tỷ doanh thu hàng năm cho các ngành công nghiệp tiên tiến trong vòng năm năm tới.
Cách xây dựng một trợ lý AI cho năng suất cá nhân
Xây dựng trợ lý AI là kỹ năng mà ai cũng có thể học và áp dụng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản để tạo ra trợ lý năng suất cá nhân của riêng bạn:
Bước #1: Xác định mục đích và mục tiêu
Bắt đầu với sự rõ ràng. Bạn muốn trợ lý AI của mình xử lý những gì cho bạn? Có thể bạn cần giúp đỡ trong việc quản lý lịch trình, tổ chức cập nhật dự án hoặc viết tóm tắt nhanh các chủ đề trò chuyện dài.
Ghi lại hai danh sách công việc: những phiền toái hàng ngày và các công việc lặp đi lặp lại. Đó là điểm khởi đầu của bạn.
Ví dụ, một nhà sáng lập có thể đào tạo một trợ lý để tóm tắt email của nhà đầu tư và đánh dấu những email khẩn cấp. Một quản lý nhóm có thể sử dụng nó để tự động tạo công việc từ ghi chú cuộc họp.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Tạo ra trung tâm kế hoạch hoàn hảo trong ClickUp Docs. Bạn có thể ghi chép ý tưởng, liệt kê các công việc lặp lại và phác thảo các quy trình làm việc tiềm năng trong một tài liệu có tổ chức và linh hoạt. Với tính năng chỉnh sửa cộng tác, trang con và bình luận thời gian thực, nhóm của bạn có thể cùng nhau hoàn thiện mục tiêu của tác nhân.
Bước #2: Chọn phương pháp phát triển của bạn
Tiếp theo, chọn mức độ tham gia trực tiếp mà bạn mong muốn:
- Nếu bạn có kiến thức kỹ thuật, hãy xây dựng từ đầu bằng Python và các khung công cụ như LangChain hoặc LlamaIndex.
- Nếu bạn ưa chuộng sự đơn giản, hãy sử dụng các công cụ không cần mã hoặc ít mã để kết nối các mô hình AI với ứng dụng của bạn.
Lựa chọn của bạn phụ thuộc vào thời gian, kỹ năng và mức độ kiểm soát mà bạn mong muốn.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Cài đặt các quy trình làm việc thông minh tự động hoạt động mà không cần kịch bản, API hoặc tích hợp với ClickUp Automations. Chỉ cần chọn một sự kiện kích hoạt và một hành động, và để ClickUp xử lý phần còn lại.
Ví dụ, bạn có thể tạo một tự động hóa như sau: “Khi mức độ ưu tiên thay đổi thành Cấp bách, giao cho Trưởng nhóm và thông báo qua trò chuyện.” Bằng cách này, bạn có thể đào tạo AI để nhận diện các yêu cầu cấp bách từ khách hàng.
Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể tự động hóa chỉ trong vài giây:
- Di chuyển các nhiệm vụ ClickUp sang giai đoạn tiếp theo khi trạng thái thay đổi.
- Tự động phân công thành viên nhóm dựa trên loại công việc hoặc mức độ ưu tiên.
- Gửi thông báo ngay lập tức khi ngày đáo hạn thay đổi.
Bước #3: Thiết kế kiến trúc của tác nhân
Đây là nơi bạn lập kế hoạch cho "bộ não" của tác nhân. Chia nó thành các phần đơn giản:
- Hiểu biết: Cách nó giải thích đầu vào của bạn (qua trò chuyện, giọng nói hoặc email)
- Bộ nhớ: Những gì nó ghi nhớ về bạn
- Hành động: Cách nó thực hiện các công việc trong các công cụ của bạn (như lên lịch sự kiện lịch)
- Giao diện: Cách bạn tương tác với nó: cửa sổ trò chuyện, lệnh giọng nói hoặc bảng điều khiển.
Giữ cho hệ thống modular để bạn có thể thêm hoặc bớt các tính năng sau này.
📖 Xem thêm: Mẹo và thủ thuật tăng năng suất
Bước #4: Phát triển các thành phần cốt lõi
Đã đến lúc trang bị cho các trợ lý của bạn những kỹ năng thực sự:
- Sử dụng mô hình AI để hiểu ngôn ngữ tự nhiên, giúp nó có thể 'hiểu' những gì bạn đang yêu cầu.
- Thêm bộ nhớ để nó ghi nhớ sở thích của bạn, chẳng hạn như nhóm nào cần thông báo trước tiên hoặc cách bạn muốn báo cáo được định dạng.
- Kết nối với API cho các công cụ ưa thích của bạn như ClickUp
Đây là lúc các trợ lý bắt đầu cảm thấy giống như những trợ lý AI cá nhân hơn là các chatbot.
🧠 Thực tế thú vị: Một báo cáo ngành của PwC cho thấy 75% các nhà điều hành tin rằng các trợ lý AI sẽ thay đổi môi trường làm việc nhiều hơn so với internet. Hơn nữa, 66% các doanh nghiệp đã báo cáo về sự gia tăng năng suất từ các hệ thống trợ lý.
Bước #5: Xây dựng lớp hành động và tinh chỉnh nó
Bây giờ, hãy để các trợ lý của bạn làm công việc. Lớp này chuyển đổi kế hoạch thành hành động thực tế, lên lịch cuộc gọi, cập nhật bảng dự án, gửi nhắc nhở hoặc tạo tóm tắt.
Sử dụng các khung tự động hóa hoặc microservices để đảm bảo độ tin cậy. Và nếu bạn muốn có một lớp bảo vệ, hãy thêm các cổng phê duyệt (để nó yêu cầu xác nhận trước khi gửi bản cập nhật "cuối quý" cho CEO của bạn).
Theo thời gian, trợ lý của bạn sẽ trở nên thông minh hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải đào tạo nó. Cung cấp cho nó các ví dụ về văn bản, quy trình làm việc và sở thích của bạn. Và tất nhiên, bạn nên tiếp tục thử nghiệm các lệnh và tinh chỉnh các phản hồi.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản, nếu bạn là một nhà tiếp thị, hãy đào tạo nó để xác định ưu tiên cho các chiến dịch. Nếu bạn là người phụ trách vận hành, hãy dạy nó cách soạn thảo các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo các trợ lý AI của riêng mình mà không cần phải viết mã hoặc viết các lệnh phức tạp. Khác với các bot thông thường, các trợ lý ClickUp được tích hợp sâu vào quy trình làm việc của bạn. Chúng hiểu bối cảnh, tuân theo logic và hợp tác với các công cụ của bạn trong thời gian thực.
Có hai cách để triển khai chúng:
- Trợ lý đã được xây dựng sẵn : Đây là các trợ lý sẵn sàng sử dụng. Mỗi trợ lý được thiết kế để xử lý một vai trò hoặc quy trình làm việc cụ thể. Ví dụ: Trợ lý Quản lý Dự án tự động tổ chức công việc, cập nhật trạng thái và đảm bảo cột mốc đang được duy trì đúng tiến độ Trợ lý Viết lách soạn thảo bài viết blog, tóm tắt hoặc cập nhật cho khách hàng ngay trong ClickUp Tài liệu Trợ lý Phân tích chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin dễ hiểu, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng
- Trợ lý Quản lý Dự án tự động sắp xếp công việc, cập nhật trạng thái và đảm bảo các cột mốc được duy trì đúng tiến độ.
- Writer Agent soạn thảo bài viết blog, tóm tắt hoặc cập nhật cho khách hàng ngay trong ClickUp Docs.
- Trợ lý Phân tích chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin dễ hiểu, giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng.
- Trợ lý tùy chỉnh: Khi bạn sẵn sàng vượt ra ngoài các giải pháp cắm và chạy, hãy tạo ra một trợ lý độc đáo của riêng bạn mà không cần mã. Bạn có thể xác định mục đích, giọng điệu, quyền truy cập dữ liệu và mức độ tự chủ của nó, đồng thời đào tạo nó dựa trên bối cảnh cụ thể của quy trình làm việc của bạn.
- Trợ lý Quản lý Dự án tự động sắp xếp công việc, cập nhật trạng thái và đảm bảo các cột mốc đang theo dõi đúng tiến độ.
- Writer Agent soạn thảo bài viết blog, tóm tắt hoặc cập nhật cho khách hàng ngay trong ClickUp Docs.
- Trợ lý Phân tích chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin dễ hiểu, giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng.
Xây dựng của bạn ngay hôm nay:
Bước #6: Kiểm tra kỹ lưỡng
Chúng tôi biết điều này có thể hấp dẫn, nhưng đừng bỏ qua phần này.
Thử nghiệm tác nhân của bạn trong các tình huống thực tế. Yêu cầu nó lập kế hoạch cho ngày của bạn, tóm tắt một cuộc họp hoặc tổ chức một tài liệu. Theo dõi các lỗi hoặc cách diễn đạt không phù hợp và xem liệu nó có hiểu đúng ngữ cảnh hay không. Mục tiêu là độ tin cậy.
Khi tác nhân của bạn đã sẵn sàng, tích hợp nó vào thiết lập hàng ngày của bạn, dù trên máy tính để bàn, trình duyệt hay thiết bị di động. Sử dụng bảng điều khiển hoặc công cụ đang theo dõi đơn giản để theo dõi hiệu suất.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Theo dõi cách tác nhân của bạn hoạt động trong thời gian thực thông qua Trung tâm điều khiển thời gian thực trên Bảng điều khiển ClickUp. Bạn có thể xem số lượng công việc mà nó tạo ra, những công việc nào cần kiểm duyệt của con người, hoặc thời gian hoàn thành các hành động tự động hóa.
Ngoài ra, các tóm tắt AI đã được tích hợp sẵn!
Tạo thẻ cho các chỉ số như:
- Các công việc được tạo tự động so với tạo thủ công
- Thời gian xử lý trung bình cho mỗi yêu cầu
- Số công việc được tác nhân cập nhật thành công
- Các trường hợp cần can thiệp hoặc sự can thiệp của con người
Nâng cao trải nghiệm kiểm thử với AI Cards của ClickUp Brain. Nó biến dữ liệu thô thành những thông tin nhanh chóng. Bạn có thể thêm các thẻ như:
- AI Brain Card để tóm tắt 50 công việc gần nhất do trợ lý tạo ra và đánh dấu các công việc không rõ ràng hoặc trùng lặp.
- Thẻ AI StandUp để tạo bản tóm tắt về những gì đại lý (và nhóm) của bạn đã hoàn thành trong ngày hôm nay.
- Thẻ Tóm tắt Điều hành AI để có cái nhìn tổng quan về hiệu suất chỉ với một cú nhấp chuột, bao gồm những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt và nơi cần tối ưu hóa.
Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh các lời nhắc trong các thẻ AI này, đặt câu hỏi cho ClickUp Brain như ‘Những công việc tự động hóa nào đã được người dùng mở lại trong tuần này?’ hoặc ‘Tóm tắt các chủ đề khóa từ phản hồi về các bản tóm tắt do AI tạo ra.’
Khả năng AI của ClickUp cho các tác nhân năng suất cá nhân
ClickUp Brain là lớp AI tích hợp trong không gian làm việc của bạn, kết nối các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và con người. Bạn không cần phải đào tạo nó về ngữ cảnh vì nó đã có sẵn.
Hãy cùng tìm hiểu cách nó mang lại giá trị. 👇
Kết nối toàn bộ không gian làm việc của bạn
ClickUp AI Enterprise Search khai thác toàn bộ kiến thức trong không gian làm việc của bạn và cung cấp các câu trả lời, thông tin và hành động liên quan.
Tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về bất kỳ điều gì bạn cần. Nó sẽ tự động thực hiện tìm kiếm sâu rộng qua các công việc, tài liệu, bình luận và thậm chí các ứng dụng bên ngoài được kết nối (ví dụ: Google Drive, OneDrive).
Bạn tiết kiệm thời gian vì mọi thứ bạn cần đều nằm trong tầm tay, không cần chuyển đổi ngữ cảnh.
🔍 Bạn có biết? Trên thực tế, các hệ thống đa tác nhân đã tiêu tốn khoảng 15 lần nhiều token hơn so với các tương tác trò chuyện thông thường vì nhiều tác nhân phối hợp, chia sẻ dữ liệu và thực thi các công việc con. Các hệ thống này rõ ràng phức tạp hơn so với vẻ bề ngoài.
Quản lý dự án một cách thông minh
Phần này của ClickUp Brain quản lý việc thiết lập dự án, cập nhật, ưu tiên và đang theo dõi trạng thái. Bạn có thể sử dụng AI để tự động hóa các tác vụ, như tạo các công việc con, thiết lập mối quan hệ phụ thuộc và theo dõi tiến độ.
Trợ lý Quản lý Dự án AI cũng tạo ra các bản tóm tắt về các công việc, cập nhật và các mục cần chú ý. Bạn thậm chí có thể yêu cầu nó phân tích dữ liệu trong không gian làm việc của bạn với các đề xuất để tối ưu hóa nó.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Trợ lý Dự án AI của ClickUp Brain đang theo dõi bảng mục tiêu cá nhân của mình. Khi bạn đánh dấu một cột mốc là 'hoàn thành', nó sẽ tự động khởi chạy một công việc phản ánh: 'Mục tiêu tiếp theo là gì?' Nhờ đó, bạn có thể ưu tiên công việc dựa trên những thông tin thực tế.
🧠 Thực tế thú vị: Các nhà nghiên cứu đã tiến hành một thí nghiệm trường với hơn 2.300 người tham gia, so sánh giữa các nhóm chỉ có con người và các nhóm kết hợp con người với tác nhân AI trong quá trình tạo quảng cáo; các nhóm kết hợp con người và AI đã đạt năng suất cao hơn 60% mỗi nhân viên và tiết kiệm 20% thời gian chỉnh sửa.
Tạo và hoàn thiện nội dung nhanh hơn
ClickUp Brain’s AI Writer for Work soạn thảo, chỉnh sửa và cho phép bạn tùy chỉnh nội dung cho bất kỳ ngữ cảnh và vai trò nào. Bạn có thể yêu cầu nó viết báo cáo, email, tài liệu và mô tả công việc dựa trên ngữ cảnh của không gian làm việc mà không cần nhiều hướng dẫn chi tiết.
Nó trích xuất các nhiệm vụ và bước tiếp theo từ ghi chú cuộc họp, đoạn ghi âm, tin nhắn chat và tài liệu. Ngoài ra, các mẫu sẵn sàng sử dụng của nó giúp bạn điền vào thông tin thương hiệu, giọng điệu và định dạng phù hợp với vai trò.
Giả sử một nhà tiếp thị vừa kết thúc cuộc gọi đánh giá chiến dịch. Họ có thể yêu cầu Trợ lý Viết AI soạn thảo email tóm tắt chiến dịch cho các bên liên quan, bao gồm các điểm chính về kết quả và các bước tiếp theo.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Chỉ 7,2% các nhóm đánh giá chiến lược AI của họ là 'rất hiệu quả' với tỷ suất hoàn vốn (ROI) cao, trong khi 44,8% trong số họ đã từ bỏ các công cụ AI được áp dụng trong năm qua. Thách thức phổ biến nhất là vấn đề thực sự về sự mở rộng không kiểm soát của AI.
ClickUp Brain MAX loại bỏ điều này. Nó cung cấp một không gian làm việc thống nhất, được hỗ trợ bởi AI, nơi bạn có thể tìm kiếm, tự động hóa và tạo nội dung trên tất cả các công cụ làm việc của mình — chấm dứt nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng AI không kết nối và giúp công việc trở nên nhanh chóng, thông minh và có ngữ cảnh hơn.
Bạn có thể trò chuyện với nó, nhập văn bản hoặc để nó hoạt động tự động trong nền. Nền tảng hỗ trợ các lệnh điều khiển bằng giọng nói ( ClickUp Talk-to-Text ), AI đa mô hình (ChatGPT, Claude, Gemini) và tự động hóa đa ứng dụng giữa ClickUp và các công cụ bên ngoài như Google Drive, GitHub, Notion, SharePoint và nhiều hơn nữa.
Quản lý lịch trình của bạn một cách hiệu quả
Bạn có thể yêu cầu AI tạo, cập nhật hoặc tìm kiếm các sự kiện lịch trực tiếp trong ClickUp, giúp việc lên lịch cuộc họp, đặt nhắc nhở hoặc kiểm tra các cuộc hẹn sắp tới trở nên dễ dàng mà không cần chuyển sang ứng dụng khác.
ClickUp AI cũng có thể giúp bạn tổ chức các công việc và hạn chót, đề xuất ưu tiên, và thậm chí tự động hóa các quy trình lập lịch lặp lại.
📖 Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng AI trong tiếp thị nội dung
ClickUp Brain so với các nền tảng trợ lý AI của bên thứ ba
Hãy so sánh xem ClickUp Brain so sánh như thế nào với các công cụ trợ lý AI của bên thứ ba:
| Tính năng | ClickUp Brain | Nền tảng đại lý AI của bên thứ ba thông thường |
| Bối cảnh không gian làm việc sâu | Được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Các công việc, tài liệu và trò chuyện sẽ được chỉ mục tự động, giúp tác nhân của bạn sử dụng bối cảnh công việc thực tế của bạn. | Thường là bên ngoài, vì vậy bạn phải tích hợp hoặc tải lên dữ liệu công việc của mình một cách riêng biệt, và các bối cảnh có thể không kết nối mượt mà với quy trình làm việc trực tiếp của bạn. |
| Nền tảng thống nhất + công cụ | Một môi trường duy nhất cho quản lý dự án, tài liệu, công việc và AI, không cần đăng nhập hoặc nền tảng riêng biệt. | Bạn thêm một lớp AI lên trên các công cụ hiện có, dẫn đến việc chuyển đổi nhiều hơn và phân mảnh. |
| Không cần lập trình + hỗ trợ tác nhân tích hợp sẵn | Đi kèm với các tính năng trợ lý được xây dựng sẵn và tùy chỉnh, cho phép bạn tạo và quản lý các trợ lý trực tiếp trong không gian làm việc của mình. | Có thể yêu cầu thiết lập kỹ thuật, kết nối API hoặc tích hợp bên ngoài để hoạt động hiệu quả. |
| Bảo mật và kiểm soát dữ liệu | Tập trung vào các tính năng kiểm soát cấp doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu không gian làm việc của bạn được riêng tư và không được sử dụng để đào tạo các mô hình bên ngoài. | Có sự khác biệt lớn, vì một số nền tảng tái sử dụng dữ liệu cho việc đào tạo hoặc yêu cầu sự giám sát chặt chẽ hơn về bảo mật và quyền truy cập. |
| Tích hợp quy trình làm việc và công việc | Bạn có thể đặt câu hỏi, tạo công việc, tóm tắt tài liệu và cập nhật dự án ngay lập tức trong không gian làm việc của mình. | Thường chỉ giới hạn ở trò chuyện hoặc hỗ trợ công việc cơ bản; việc tích hợp các hành động vào quy trình làm việc của bạn có thể yêu cầu thêm bước hoặc công cụ. |
| Chi phí và tích hợp công cụ | Kết hợp nhiều công cụ năng suất, hợp tác và AI vào một nền tảng duy nhất, giúp giảm chi phí và tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ. | Nhiều tác nhân thường đồng nghĩa với các gói đăng ký riêng biệt, dữ liệu phân tán và gánh nặng quản lý thêm. |
🔍 Bạn có biết? Chất lượng dữ liệu đã trở thành thách thức hàng đầu trong việc triển khai các trợ lý AI, với 82% lãnh đạo doanh nghiệp coi đây là rào cản lớn, vượt qua các lo ngại về sự kháng cự của nhân viên hoặc chi phí ban đầu.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi xây dựng các tác nhân thông minh
Dưới đây là một số lỗi thường gặp cần tránh khi xây dựng công cụ trợ lý AI cho năng suất cá nhân:
| Những sai lầm thường gặp | Giải pháp |
| Franken-prompting (quá tải với các lệnh) | Sử dụng thiết kế lời nhắc tập trung, mô-đun: chia nhỏ hướng dẫn thành các đoạn rõ ràng, không mâu thuẫn. Kiểm tra các lời nhắc độc lập và chỉ kết hợp chúng khi mỗi đoạn đã ổn định. |
| Cung cấp quá nhiều công cụ cho các tác nhân | Giới hạn số lượng công cụ cho mỗi tác nhân; tuân theo kiến trúc đa tác nhân. Gán cho mỗi tác nhân một phạm vi hẹp với các công cụ chuyên biệt. Sử dụng tác nhân điều phối để phân công công việc cho tác nhân phù hợp. |
| Bỏ qua định nghĩa rõ ràng về trường hợp sử dụng | Bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được liên quan đến nhu cầu kinh doanh hoặc người dùng. Sử dụng các chỉ số KPI để đang theo dõi hiệu suất và tính liên quan của trợ lý. Bản đồ khả năng của trợ lý trực tiếp với các mục tiêu này. |
| Bỏ qua chất lượng và tính sẵn có của dữ liệu | Xây dựng các đường ống dữ liệu mạnh mẽ từ sớm: làm sạch dữ liệu, cấu trúc hóa và giám sát liên tục. Ưu tiên các bộ dữ liệu đa dạng và chất lượng cao để giảm thiểu sai lệch và cải thiện độ chính xác trong thực tế. |
🧠 Thực tế thú vị: Một nghiên cứu cho thấy mặc dù các trợ lý AI có thể kể chuyện cười, nhưng hơn 90% câu chuyện cười mà chúng tạo ra chỉ là sự lặp lại của 25 câu chuyện cười giống nhau, nghĩa là chúng hài hước, nhưng theo kiểu "đã nghe qua một lần".
Tùy chỉnh các trợ lý AI của bạn với ClickUp
Học cách xây dựng các trợ lý AI cho năng suất cá nhân là một sự thay đổi trong tư duy. Bạn đang thiết kế một đồng nghiệp kỹ thuật số có khả năng học hỏi thói quen của bạn, xử lý các công việc lặt vặt và giúp bạn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng.
Mặc dù có vô số công cụ mà bạn có thể kết hợp, nhưng ít công cụ nào mang lại sự rõ ràng và kiểm soát mà bạn cần.
Với ClickUp Brain và Brain MAX, bạn sẽ có một hệ sinh thái AI hoàn chỉnh đã hiểu rõ cách công việc của bạn kết nối với nhau: các dự án, tài liệu, nhóm và mục tiêu của bạn. Bạn có thể lập kế hoạch, tự động hóa, tạo ra và thậm chí trò chuyện với không gian làm việc của mình. Ngoài ra, bạn còn có các đại lý ClickUp để phản hồi, thực hiện và duy trì tiến độ công việc cho bạn.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Các trợ lý AI hoạt động độc lập, thích ứng với các tình huống mới và đưa ra quyết định trong thời gian thực, học hỏi và cải thiện từ dữ liệu và tương tác. Trong khi đó, tự động hóa tuân theo các quy tắc đã được định sẵn để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại một cách hiệu quả, nhưng không thể điều chỉnh với những thay đổi hoặc tình huống bất ngờ. T
ClickUp Brain cho phép tạo các quy trình làm việc giống như trợ lý bằng cách sử dụng tự động hóa, tích hợp và webhooks để kích hoạt các API bên ngoài mỗi khi công việc hoặc biểu mẫu được cập nhật. Điều này cho phép các nhóm tạo ra các hệ thống nơi các trợ lý AI hoặc dịch vụ bên ngoài xử lý các yêu cầu của khách hàng, các bước onboarding hoặc các tác vụ báo cáo mà không cần nhập liệu thủ công.
Đúng vậy, bạn có thể tạo các trợ lý AI mà không cần kinh nghiệm lập trình mã. Các nền tảng không cần mã như ClickUp và các nền tảng khác cho phép bạn xây dựng trợ lý bằng cách sử dụng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên và giao diện kéo và thả.
Nhiều nền tảng như ClickUp, Gemini Agent Designer, HyperWrite và Jan AI đều hoạt động hiệu quả trong việc xây dựng các trợ lý AI tập trung vào năng suất. ClickUp Brain cung cấp các trợ lý AI đã được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh, tự động hóa các tác vụ như kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, ưu tiên công việc và giao tiếp, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho môi trường làm việc.
Bảo mật cho các trợ lý AI thường dựa vào mã hóa, kiểm soát truy cập, giám sát và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư. ClickUp duy trì mã hóa dữ liệu nghiêm ngặt, quyền truy cập chi tiết cho người dùng, xác thực hai yếu tố và ghi nhật ký kiểm toán.