Tuân thủ và kiểm toán từng là những công việc hậu trường đơn thuần.
Hãy nghĩ đến việc kiểm tra thủ công, bảng tính không kết nối và chu kỳ báo cáo chậm chạp. Nhưng những ngày đó đã qua.
Các quy định đang thay đổi nhanh chóng, việc thi hành ngày càng nghiêm ngặt và hậu quả của việc chậm trễ là rất nghiêm trọng. Đối tượng/kỳ/phiên bản, bất kỳ sự thiếu sót nào trong việc chủ động cung cấp thông tin, bảo vệ dữ liệu khách hàng và tuân thủ các nguyên tắc công bằng đều ngay lập tức gây ra cảnh báo.
Gần đây, Ủy ban Châu Âu đã phạt một trong những công ty công nghệ lớn €500 triệu theo Đạo luật Thị trường Kỹ thuật số (DMA) vì đã hạn chế các nhà phát triển ứng dụng thông báo cho người dùng về các tùy chọn đăng ký rẻ hơn bên ngoài App Store. Công ty đã kháng cáo quyết định này, nhưng đã thay đổi quy tắc của App Store để tránh bị phạt hàng ngày 5% doanh thu toàn cầu.
Đây chỉ là một ví dụ nổi bật về cách áp lực quy định đang gia tăng. Và không chỉ trong lĩnh vực công nghệ lớn.
Các tổ chức trên toàn thế giới đang phải đối mặt với một mạng lưới phức tạp của các luật và tiêu chuẩn, bao gồm GDPR, CCPA, HIPAA, SOX, các yêu cầu ESG và nhiều quy định khác. Rủi ro vi phạm tuân thủ không còn là lý thuyết; nó có thể dẫn đến các khoản phạt khổng lồ, tổn hại danh tiếng, gián đoạn hoạt động hoặc thậm chí là một cuộc kiểm toán thất bại.
Đó chính là lúc các công cụ tuân thủ được hỗ trợ bởi AI phát huy tác dụng. Với giám sát liên tục, nhật ký kiểm toán tự động hóa, phát hiện rủi ro và các biện pháp kiểm soát thích ứng, một trợ lý tuân thủ AI mang lại giải pháp thông minh và có khả năng mở rộng.
Nhưng điều đó thực sự trông như thế nào trong thực tế? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Trợ lý tuân thủ AI là gì?
Trợ lý tuân thủ AI là một hệ thống trí tuệ nhân tạo chuyên biệt được thiết kế để hỗ trợ giám sát tuân thủ quy định, chuẩn bị cho kiểm toán và duy trì tuân thủ liên tục. Khác với các công cụ AI thông thường, nó được thiết kế riêng cho các bối cảnh tuân thủ và quản lý rủi ro.
Một trợ lý tuân thủ AI thường có các đặc điểm sau:
✅ Được tích hợp vào môi trường tuân thủ của bạn và nắm rõ các chính sách nội bộ, quy trình kiểm soát và khung quản lý rủi ro của bạn
✅ Giám sát luồng dữ liệu, nhật ký, tài liệu, sự kiện hệ thống và các nguồn quy định bên ngoài theo thời gian thực
✅ Cảnh báo các sai lệch, bất thường hoặc vi phạm tiềm ẩn để xem xét
✅ Tạo ra các báo cáo, nhật ký và bảng điều khiển sẵn sàng cho kiểm toán
✅ Tự động hóa các hành động tiếp theo: phân công công việc, chuyển tiếp các trường hợp cần nâng cấp, cập nhật quy trình làm việc
Ví dụ, một công ty fintech toàn cầu sử dụng trợ lý tuân thủ AI để giám sát việc xử lý dữ liệu liên quan đến GDPR. Khi hệ thống phát hiện dữ liệu khách hàng từ EU được lưu trữ ở khu vực không tuân thủ, nó tự động đánh dấu vấn đề, thông báo cho cán bộ bảo vệ dữ liệu, tạo nhật ký kiểm toán và kích hoạt quy trình làm việc để chuyển hướng dữ liệu và cập nhật danh mục dữ liệu, mà không cần can thiệp của con người.
Sự khác biệt so với các trợ lý AI thông thường
Một trợ lý AI tổng quát có thể giúp soạn thảo email hoặc tóm tắt báo cáo.
Một trợ lý tuân thủ AI sẽ được trang bị kiến thức để hiểu các quy định nào áp dụng, các bản đồ kiểm soát nào cần sử dụng và cách ghi chép logic và quy trình nâng cấp.
Thực chất, trợ lý tuân thủ AI là một hệ thống ưu tiên tuân thủ, nhận thức rủi ro, không phải là một chatbot đa năng.
Hãy cùng xem so sánh trực tiếp ở đây.
| Dimension | Trợ lý AI tổng quát | Trợ lý Tuân thủ AI |
|---|---|---|
| Kiến thức chuyên môn | Được đào tạo trên dữ liệu rộng và mở; hữu ích cho các công việc chung như viết, tóm tắt hoặc dịch thuật. 👉 Ví dụ: Có thể soạn thảo email, giải thích thuật ngữ pháp lý hoặc tóm tắt bài báo tin tức. | Được đào tạo chuyên sâu trên dữ liệu liên quan đến quy định, pháp lý và tuân thủ. 👉 Ví dụ: Hiểu rõ các chi tiết phức tạp của GDPR, SOX, HIPAA hoặc khung ESG và có thể bản đồ các biện pháp kiểm soát với các yêu cầu. |
| Nhập dữ liệu | Dựa trên dữ liệu internet chung, nguồn công khai và yêu cầu của người dùng. 👉 Ví dụ: Sử dụng văn bản web để trả lời các câu hỏi thường gặp hoặc cung cấp lời khuyên chung. | Nhập các chính sách nội bộ, biện pháp tuân thủ, khung quản lý rủi ro, nhật ký kiểm toán và dữ liệu hoạt động thời gian thực. 👉 Ví dụ: Phân tích chính sách xử lý dữ liệu của tổ chức để phát hiện vi phạm liên quan đến việc lộ thông tin cá nhân (PII). |
| Kiểu đầu ra | Được thiết kế cho tương tác ngôn ngữ tự nhiên linh hoạt; hữu ích cho trò chuyện, các công việc sáng tạo hoặc brainstorming. 👉 Ví dụ: Tạo tóm tắt bằng tiếng Anh đơn giản hoặc bản nháp blog sáng tạo. | Kết quả đầu ra được cấu trúc, có thể giải thích và thường được định dạng cho mục đích kiểm toán hoặc tuân thủ quy định. 👉 Ví dụ: Tạo báo cáo sẵn sàng cho kiểm toán chi tiết các vi phạm kiểm soát truy cập kèm theo dấu thời gian, bằng chứng và tham chiếu đến các chính sách cụ thể. |
| Vai trò chính | Tăng cường năng suất thông qua tóm tắt, phát triển ý tưởng và tự động hóa tác vụ. 👉 Ví dụ: Soạn thảo ghi chú cuộc họp hoặc tạo khung nội dung. | Đảm bảo tuân thủ bằng cách giám sát, phát hiện vấn đề và kích hoạt các quy trình làm việc. 👉 Ví dụ: Phát hiện rủi ro xung đột lợi ích trong quá trình đánh giá mua sắm và chuyển tiếp cho bộ phận tuân thủ. |
| Tích hợp | Thường được sử dụng như một công cụ độc lập hoặc tích hợp API vào các ứng dụng trò chuyện hoặc nền tảng năng suất. 👉 Ví dụ: Hoạt động bên trong Slack hoặc Notion để hỗ trợ viết. | Được tích hợp sâu vào hạ tầng tuân thủ doanh nghiệp: Hệ thống GRC, ERP, cơ sở dữ liệu nhân sự, nhật ký dữ liệu và nền tảng kiểm toán. 👉 Ví dụ: Liên tục quét các giao dịch tài chính ERP để phát hiện vi phạm SOX, cập nhật bảng điều khiển tuân thủ dự án và ghi lại bằng chứng cho các cuộc kiểm toán. |
🌼 Bạn có biết: Luật Khả năng Chịu đựng Hoạt động Kỹ thuật số (DORA) do Liên minh Châu Âu (EU) ban hành nhằm tăng cường khả năng chống chịu của ngành tài chính trước các gián đoạn liên quan đến công nghệ thông tin (ICT) thông qua các quy trình quản lý thống nhất. Khi các tổ chức ngày càng áp dụng công nghệ AI tiên tiến, các câu hỏi mới về tuân thủ nảy sinh liên quan đến quản lý rủi ro, tính toàn vẹn dữ liệu và giám sát dịch vụ của bên thứ ba. DORA giải quyết những vấn đề này bằng cách yêu cầu tài liệu tuân thủ chi tiết và khung thử nghiệm nghiêm ngặt. Các thực thể tài chính phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn này để duy trì khả năng phục hồi hoạt động và tránh các hình phạt, đặc biệt khi các hệ thống được điều khiển bởi AI ngày càng được tích hợp sâu vào cơ sở hạ tầng quan trọng.
Tại sao kinh doanh cần trợ lý AI cho tuân thủ?
Vấn đề cấp bách của kinh doanh.
85% số giám đốc điều hành được PWC khảo sát cho biết các yêu cầu tuân thủ đã trở nên phức tạp hơn trong ba năm qua, và điều này áp dụng cho tất cả các ngành, bao gồm dịch vụ tài chính, công nghiệp, thị trường tiêu dùng, y tế và công nghệ.
Các nhóm tuân thủ đang phải đối mặt với sự phức tạp, rủi ro và kỳ vọng ngày càng gia tăng. Đây là lý do tại sao các trợ lý AI đang nhanh chóng trở thành yếu tố thiết yếu.
Áp lực quy định đang gia tăng
Các cơ quan quản lý toàn cầu đang siết chặt giám sát hơn bao giờ hết. Các biện pháp xử phạt đối với các tổ chức tài chính đã tăng 31%, kết quả là tổng số tiền phạt vượt quá $263 triệu cho các vi phạm liên quan đến AML, KYC, chế tài và giám sát giao dịch.
Trong khi đó, các khoản phạt chống độc quyền toàn cầu đã đạt $6,7 tỷ, gấp hơn hai lần so với số tiền bị áp dụng trong các năm trước.
Đây không phải là những trường hợp riêng lẻ. Các cơ quan quản lý đang mở rộng việc thực thi, buộc các doanh nghiệp phải khắc phục các lỗ hổng hoặc đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng.
Tuân thủ thủ công vẫn còn phổ biến và tiềm ẩn nguy cơ
Mặc dù đã trải qua quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện các quy trình tuân thủ quan trọng một cách thủ công.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của một cuộc khảo sát của Wolters Kluwer cho thấy 42% ngân hàng, hợp tác xã tín dụng và tổ chức cho vay “thường xuyên” dựa vào các quy trình thủ công cho tuân thủ quy định, và 31% khác làm việc này “thỉnh thoảng”
Điều này có nghĩa là hơn 70% vẫn phụ thuộc một phần vào các quy trình thủ công. Sự phụ thuộc quá mức vào bảng tính, các cuộc đánh giá không liên kết và ghi chép thủ công đang trở nên không thể duy trì được dưới các yêu cầu quy định hiện đại.
Xem cách một trợ lý danh sách kiểm tra tuân thủ có thể giúp giảm thiểu các vấn đề này. 👇🏼
⚡️ Kho mẫu: Các mẫu kế hoạch kiểm toán hàng đầu
Phạt tiền và chi phí thi hành pháp luật là rất cao
Chi phí của việc không tuân thủ là một thực tế không thể phủ nhận.
Theo Corlytics, từ năm 2020 đến giữa năm 2024, tổng số tiền phạt do vi phạm quy định trong các lĩnh vực tội phạm tài chính, bảo vệ dữ liệu và quản trị đã lên tới $47,04 tỷ.
Sự phối hợp thi hành của SEC và CFTC vừa đạt mức phạt và bồi thường lên đến $25,3 tỷ, trong khi Cơ quan Quản lý Tài chính Anh (FCA) đã tăng gấp ba lần mức phạt so với cùng kỳ năm ngoái.
Số này nhấn mạnh kỳ vọng của cơ quan quản lý: vi phạm tuân thủ không chỉ kích hoạt các hình phạt nhỏ, mà còn gây ra những tác động tài chính và danh tiếng nghiêm trọng.
Các nhóm gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển
Khi các tổ chức mở rộng các lĩnh vực kinh doanh, khu vực địa lý và hệ thống, gánh nặng tuân thủ cũng tăng lên, thường không cân xứng.
Các chế độ quy định mới, luồng dữ liệu, tích hợp hệ thống, sáp nhập và mua lại (M&A), cùng với các thay đổi sản phẩm đang làm gia tăng diện tích quy tắc, trong khi các nhóm tuân thủ không thể mở rộng theo tỷ lệ tuyến tính.
Trợ lý tuân thủ AI có khả năng mở rộng: triển khai các quy tắc mới, tích hợp các hệ thống mới và duy trì tính liên tục của kiểm toán, tất cả mà không cần tăng số lượng nhân sự tương ứng.
Sự sẵn sàng cho kiểm toán hiện nay được mong đợi
Các kiểm toán viên và cơ quan quản lý không còn chấp nhận các bản chụp nhanh vào cuối năm. Họ mong đợi bằng chứng liên tục, nhật ký và sự đảm bảo. Các đánh giá tuân thủ tĩnh không còn đủ.
Theo Báo cáo Xu hướng Tuân thủ của Drata, 9 trên 10 doanh nghiệp có kế hoạch áp dụng tuân thủ liên tục trong vòng 5 năm tới. Trong khi đó, 76% tổ chức vẫn sử dụng báo cáo tuân thủ truyền thống, theo thời điểm cụ thể cho biết điều này là một gánh nặng.
Trong số các nhóm tham gia khảo sát, 40% các nhóm liên tục rà soát tuân thủ đã áp dụng tự động hóa.
Với trợ lý tuân thủ AI, các tổ chức có thể duy trì các bảng điều khiển trực tiếp, xây dựng các quy trình làm việc có sự hỗ trợ của AI cho các bản ghi kiểm toán thời gian thực, báo cáo có thể kích hoạt và đảm bảo liên tục, biến tuân thủ từ một chi phí thành một lợi thế cạnh tranh.
Cách Shipt khắc phục các quy trình làm việc phân mảnh và tập trung hóa dữ liệu của họ
Shipt, Inc., một công ty con của Target Corporation, là dịch vụ giao hàng có trụ sở tại Birmingham, Alabama, hoạt động tại hơn 5.000 thành phố trên khắp Hoa Kỳ. Hợp tác với nhiều nhà bán lẻ, Shipt cung cấp dịch vụ giao hàng thực phẩm, hàng hóa thiết yếu và nhiều mặt hàng khác.
Công ty cam kết nâng cao trải nghiệm giao hàng và tối ưu hóa các hoạt động nội bộ để đạt hiệu quả cao hơn.
Đội ngũ Nền tảng Dữ liệu của Shipt trước đây gặp khó khăn trong việc đang theo dõi dự án do thông tin bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm bảng tính và công cụ trò chuyện. Sự phân mảnh này dẫn đến việc mất thông tin, ưu tiên dự án không hiệu quả và giao tiếp sai sót thường xuyên.
Bằng cách tập trung tất cả các yêu cầu, thông tin và dự án liên quan đến dữ liệu lên ClickUp, Shipt đã tạo ra một nguồn thông tin duy nhất, đáng tin cậy cho tất cả công việc dự án và giao tiếp. Nhóm đã tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận bằng ClickUp Forms, tối ưu hóa quy trình làm việc với tự động hóa và có được tầm nhìn thời gian thực về tiến độ dự án thông qua bảng điều khiển và công cụ báo cáo.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc đang theo dõi dự án của chúng tôi được phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc đang theo dõi dự án của chúng tôi được phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm.
Sự chuyển đổi này đã giúp nhóm Nền tảng Dữ liệu của Shipt nâng cao hiệu quả, cải thiện khả năng hiển thị dự án và quản lý khối lượng công việc tốt hơn, từ đó tập trung vào sự phát triển và tạo ra tác động lớn hơn trên toàn tổ chức.
Các tính năng chính của trợ lý tuân thủ AI
Các trợ lý tuân thủ AI thường bị nhầm lẫn với các bot thông minh chạy ngầm.
Tuy nhiên, chúng mang lại những khả năng đặc biệt giúp thay đổi cách thức hoạt động của các nhóm tuân thủ. Những trợ lý tốt nhất có thể kết nối các yếu tố giữa quy định, rủi ro, dữ liệu và quyết định.
Giám sát tuân thủ là nền tảng
Điều đầu tiên mà một trợ lý AI tốt cần làm là liên tục giám sát các hệ thống nội bộ, tài liệu và hoạt động của bạn để đảm bảo tuân thủ cả chính sách nội bộ và các nghĩa vụ pháp lý bên ngoài.
Thay vì phụ thuộc vào các cuộc kiểm toán theo lịch trình hoặc kiểm tra kỳ, bạn sẽ có hệ thống giám sát thời gian thực cảnh báo ngay lập tức khi có sự cố vi phạm tuân thủ. Điều đó có nghĩa là ít bất ngờ hơn và can thiệp nhanh chóng hơn.
Phát hiện rủi ro và cảnh báo giúp giảm thiểu các điểm mù
Phát hiện sớm sự chệch hướng tuân thủ là yếu tố giúp các nhóm phản ứng trở thành các nhóm chủ động.
Trợ lý AI sử dụng công nghệ nhận diện mẫu và phát hiện bất thường để phát hiện các vi phạm tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp mới được chấp nhận mà không tuân thủ các bước thẩm định cần thiết, hoặc nếu một giao dịch có rủi ro cao diễn ra mà không có tài liệu hợp lệ, hệ thống có thể đánh dấu để xem xét ngay lập tức.
Các trợ lý tiên tiến còn đánh giá rủi ro theo mức độ nghiêm trọng và cấp bách, tự động nâng cấp vấn đề khi đạt ngưỡng quy định. Mục tiêu không chỉ là cảnh báo, mà còn là phân loại rủi ro để nhóm của bạn có thể phản ứng nhanh chóng hơn.
báo cáo kiểm toán nên được tự động hóa và luôn sẵn sàng*
Chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán thường là một quá trình chậm chạp, khó khăn và thiếu tổ chức.
Trợ lý AI giúp giảm bớt gánh nặng bằng cách tự động tổng hợp các báo cáo sẵn sàng cho kiểm toán, hồ sơ tài liệu, nhật ký sự cố và lịch sử tuân thủ. Dù là kiểm toán nội bộ, đánh giá của bên thứ ba hay kiểm tra của cơ quan quản lý, trợ lý nên có thể tạo ra các đầu ra cần thiết trong vài phút.
Nó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗ hổng, sự không nhất quán hoặc thiếu bằng chứng, tất cả những điều này có thể gây trì hoãn hoặc làm suy giảm uy tín trong quá trình kiểm toán.
💟 Bonus: Brain MAX là trợ lý AI trên desktop của bạn, được thiết kế riêng để đơn giản hóa quy trình tuân thủ cho các nhóm và tổ chức bận rộn. Hãy tưởng tượng việc chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán: Brain MAX có thể tìm kiếm và truy xuất ngay lập tức tất cả các chính sách, hồ sơ đào tạo và nhật ký kiểm toán liên quan từ khắp không gian làm việc và các ứng dụng kết nối của bạn — không còn phải lục lọi trong các thư mục hay email.
Cần theo dõi tuân thủ liên tục? Brain MAX đang theo dõi các hạn chót quy định, cảnh báo về tài liệu thiếu sót và gửi các nhắc nhở chủ động cho nhóm của bạn. Bạn có thể sử dụng lệnh giọng nói để yêu cầu tóm tắt các quy định mới, tạo danh sách kiểm tra tuân thủ hoặc thậm chí soạn thảo các bản cập nhật chính sách bằng nhiều mô hình AI hàng đầu. Với tích hợp sâu vào các công cụ quản lý tài liệu, email và quản lý dự án, Brain MAX đảm bảo mọi hành động tuân thủ đều được ghi lại, có thể tìm kiếm và phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
*bạn luôn dẫn đầu trước những thay đổi nhờ đang theo dõi quy định
Các yêu cầu pháp lý liên tục thay đổi, và việc bỏ lỡ một bản cập nhật có thể dẫn đến vi phạm ngay lập tức với kết quả là vi phạm.
Trợ lý AI có thể được cấu hình để theo dõi cơ sở dữ liệu chính phủ, thông báo quy định, cập nhật pháp lý và tiêu chuẩn ngành, giúp bạn không cần phải làm điều đó.
Khi có sự thay đổi, trợ lý có thể cảnh báo cho bạn, đề xuất các thay đổi chính sách nội bộ cần thiết và thậm chí chỉ ra những phần nào trong hoạt động của bạn có thể bị ảnh hưởng. Loại đang theo dõi chủ động này đặc biệt hữu ích cho các công ty hoạt động trên nhiều khu vực pháp lý.
*tự động hóa quy trình làm việc đã đóng vòng lặp
Phát hiện một vấn đề tuân thủ chỉ là phần nổi của tảng băng. Các trợ lý tuân thủ AI tốt nhất tự động hóa toàn bộ quy trình theo dõi; phân công công việc, nâng cấp các vấn đề khẩn cấp, định tuyến phê duyệt và ghi chép các bước giải quyết. Điều đó có nghĩa là các nhóm có thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề thay vì phải theo dõi các cập nhật.
Tích hợp giúp trợ lý AI thực sự hoạt động hiệu quả
Để thực hiện công việc hiệu quả, các trợ lý tuân thủ AI phải tích hợp với các công cụ hiện có của bạn.
Hãy nghĩ đến các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), nền tảng quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC), công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống nhân sự, nền tảng quản lý vé và thậm chí cả môi trường đám mây.
Càng tích hợp sâu, dữ liệu càng hoàn thành và giám sát tuân thủ càng mạnh mẽ.
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên mang lại khả năng xử lý tài liệu thông minh hơn
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) cho phép trợ lý AI đọc và phân tích các tài liệu dài và phức tạp — như hợp đồng, chính sách và hướng dẫn quy định. Với NLP, trợ lý có thể đánh dấu các điều khoản hợp đồng có rủi ro, phát hiện ngôn ngữ không nhất quán trong chính sách nội bộ của bạn hoặc phát hiện sự thay đổi giữa các phiên bản khác nhau của một quy định.
Các đồ thị kiến thức kết nối các điểm
Một số công cụ AI tiên tiến sử dụng đồ thị kiến thức để lập bản đồ mối quan hệ giữa chính sách, rủi ro, biện pháp kiểm soát, quy định và các chức năng kinh doanh.
Khi một luật mới được ban hành, trợ lý có thể giúp xác định các chính sách cần điều chỉnh, các bộ phận bị ảnh hưởng và các rủi ro có thể phát sinh.
📮ClickUp Insight: 18% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để tổ chức cuộc sống thông qua lịch, công việc và nhắc nhở. 15% khác muốn AI xử lý các công việc thường xuyên và công việc hành chính.
Việc cần làm để làm được điều này là một AI cần có khả năng: hiểu mức độ ưu tiên của từng công việc trong quy trình làm việc, thực hiện các bước cần thiết để tạo công việc hoặc điều chỉnh công việc, và cài đặt các quy trình làm việc tự động hóa.
Hầu hết các công cụ chỉ có một hoặc hai trong số các bước này được tối ưu hóa. Tuy nhiên, ClickUp đã giúp người dùng tích hợp lên đến 5+ ứng dụng thông qua nền tảng của chúng tôi! Trải nghiệm lịch trình được hỗ trợ bởi AI, nơi các công việc và cuộc họp có thể được phân bổ dễ dàng vào các khung giờ trống trong lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể cài đặt các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh thông qua ClickUp Brain để xử lý các công việc lặp đi lặp lại. Tạm biệt công việc lặp đi lặp lại!
Các trường hợp ứng dụng AI trong tuân thủ và kiểm toán
Các trợ lý tuân thủ AI không chỉ là lý thuyết.
Trên nhiều lĩnh vực, chúng đã giải quyết các vấn đề thực tế và giúp các nhóm tiết kiệm hàng giờ công việc thủ công mỗi tuần. Hãy cùng xem qua một số trường hợp ứng dụng.
Bảo mật và bảo vệ dữ liệu
Với các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR, CCPA và HIPAA ngày càng được siết chặt trên toàn cầu, việc sử dụng AI cho quản trị dữ liệu đã trở thành ưu tiên hàng đầu. Các trợ lý AI hỗ trợ bằng cách theo dõi ai truy cập dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo các quyền truy cập được thiết lập đúng cách và xác minh rằng các bản ghi đồng ý là chính xác.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty có lượng dữ liệu khách hàng tùy chỉnh lớn hoặc thông tin nhạy cảm về y tế hoặc tài chính. Tại đây, trợ lý AI hỗ trợ trong các lĩnh vực sau:
- Giám sát quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo rằng các quyền truy cập tuân thủ các chính sách nội bộ
- Xác minh độ chính xác của hồ sơ đồng ý và tự động hóa phản hồi cho các yêu cầu truy cập dữ liệu của chủ thể dữ liệu (DSARs)
- Ghi lại các hoạt động và tạo nhật ký kiểm toán để hỗ trợ các cuộc kiểm toán về bảo mật
- Tự động phát hiện các vi phạm tiềm ẩn và tạo thông báo trong khung thời gian được pháp luật quy định
➡️ Ví dụ: WestRock, một công ty sản xuất toàn cầu, đã xây dựng một nền tảng GenAI nội bộ bảo mật để hỗ trợ các hoạt động kiểm toán nội bộ. Nhóm đã sử dụng AI để soạn thảo mục tiêu kiểm toán, tạo ma trận rủi ro và kiểm soát, tạo danh sách yêu cầu kiểm toán và đề xuất quy trình kiểm toán. Theo Deloitte, phương pháp này đã cho kết quả cải thiện đáng kể về tốc độ, tính nhất quán và hiệu quả, cho phép các kiểm toán viên tập trung vào phân tích rủi ro và thông tin chi tiết thay vì các công việc tài liệu lặp đi lặp lại.
Những công việc lặp đi lặp lại thường là nguyên nhân khiến quy trình kiểm toán bị chậm trễ. Bộ đôi ClickUp Brain + AI Agents có thể giúp bạn tự động hóa những công việc này!
Tuân thủ tài chính: AML, KYC và SOX
Trong lĩnh vực tài chính, mức độ rủi ro còn cao hơn nữa.
Các trợ lý tuân thủ AI hiện được sử dụng để giám sát các giao dịch nhằm phát hiện các mẫu giao dịch đáng ngờ có thể cho thấy hoạt động rửa tiền, gian lận hoặc vi phạm các biện pháp trừng phạt.
Họ có thể:
- Phát hiện các mẫu giao dịch đáng ngờ cho thấy khả năng rửa tiền (AML) hoặc gian lận
- Xác minh tài liệu chứng minh nhân thân và tự động hóa một phần quy trình onboarding Know Your Customer (KYC)
- Hỗ trợ các quy trình tuân thủ như Sarbanes-Oxley (SOX) bằng cách duy trì nhật ký kiểm toán, quản lý quyền truy cập và liên tục xác minh tính toàn vẹn của báo cáo tài chính
➡️ Ví dụ: FTI Consulting đã triển khai một nền tảng được hỗ trợ bởi AI để tự động hóa quy trình cập nhật KYC cho một ngân hàng đa quốc gia lớn. Hệ thống này đã hợp nhất các kho dữ liệu, trích xuất và xác minh dữ liệu biểu mẫu, đồng thời kích hoạt các quy trình xác minh, giúp giảm chi phí và đẩy nhanh quá trình onboarding khách hàng. Ngân hàng đã sử dụng tự động hóa này như một chiến lược tuân thủ và tạo sự khác biệt cạnh tranh.
Y tế và khoa học đời sống
Từ các dùng thử lâm sàng đến chăm sóc bệnh nhân, tuân thủ trong lĩnh vực y tế được quy định chặt chẽ. Trong các tình huống này, trợ lý AI hỗ trợ bằng cách xác minh rằng các giấy phép và chứng chỉ được cập nhật, mã thanh toán được sử dụng chính xác và tài liệu tuân thủ các tiêu chuẩn y tế.
Điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và duy trì niềm tin với cả cơ quan quản lý và bệnh nhân. Các trường hợp sử dụng bao gồm:
- Xác minh rằng các giấy phép y tế, chứng nhận và giấy phép hoạt động vẫn còn hiệu lực
- Xác minh rằng mã thanh toán, tài liệu và yêu cầu bồi thường tuân thủ các quy định y tế
- Theo dõi cách dữ liệu bệnh nhân nhạy cảm được lưu trữ và truy cập để đảm bảo tuân thủ HIPAA
- Đang theo dõi các biểu mẫu đồng ý của bệnh nhân và cảnh báo cho các nhà quản lý về bất kỳ sự thiếu sót hoặc lỗi thời nào trong các ủy quyền
➡️ Ví dụ thực tế: Máy chủ Smart Redact của Foxit sử dụng AI để tự động xác định và che giấu thông tin nhận dạng cá nhân (PII) hoặc dữ liệu y tế được bảo vệ trong tài liệu và hình ảnh. Điều này đảm bảo tuân thủ nhất quán các khung quy định về bảo mật như GDPR và HIPAA, giảm bớt khối lượng công việc thủ công và cho phép chia sẻ dữ liệu an toàn giữa các bộ phận.
Tuân thủ ESG và quy định môi trường
Trợ lý AI đang theo dõi tác động của các tổ chức trong không gian ESG nói chung.
Họ có thể so sánh các nỗ lực bền vững của bạn với các yêu cầu công bố thông tin đang thay đổi và cảnh báo nhóm của bạn khi có khoảng trống trong báo cáo. Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đối tượng/kỳ/phiên bản, loại giám sát này ngày càng được coi là thiết yếu cho quản lý rủi ro danh tiếng. Điều này bao gồm:
- Dữ liệu đang theo dõi và xác minh về phát thải carbon, quản lý chất thải và tiêu thụ năng lượng
- Giám sát chứng nhận nhà cung cấp và yêu cầu về nguồn gốc đạo đức
- So sánh các chỉ số bền vững nội bộ với các khung công bố thông tin đang phát triển
- Tự động cảnh báo các nhóm về các lỗ hổng trong báo cáo hoặc thời hạn bài nộp/gửi bị bỏ lỡ
➡️ Ví dụ thực tế: EnerSys, một công ty giải pháp năng lượng toàn cầu, đã áp dụng các công cụ AI để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu ESG. Việc triển khai này giúp tự động hóa các tác vụ như tổng hợp dữ liệu sử dụng năng lượng, phát thải và chỉ số bền vững của nhà cung cấp, đồng thời đồng bộ hóa các chỉ số nội bộ với khung công bố thông tin bên ngoài — giảm bớt công việc thủ công và nâng cao tính nhất quán.
Kiểm toán nội bộ và quản trị doanh nghiệp
Đối với các kiểm toán viên nội bộ, trợ lý AI đang thay đổi cục diện. Bằng cách tự động hóa các khía cạnh tốn thời gian nhưng thiết yếu của quá trình chuẩn bị kiểm toán, như danh sách kiểm tra tuân thủ, tài liệu và xác minh dùng thử, trợ lý AI giúp kiểm toán viên tập trung vào những gì thực sự quan trọng: phân tích sâu, nguyên nhân gốc rễ và cải tiến quy trình.
Một số ứng dụng khóa bao gồm:
- Lên lịch các cuộc đánh giá định kỳ và giám sát hiệu quả kiểm soát theo thời gian thực
- Quản lý danh sách kiểm tra kiểm toán, thu thập bằng chứng và các trường hợp ngoại lệ đang theo dõi
- Bảo đảm lưu trữ đầy đủ hồ sơ kiểm toán cho các cơ quan quản lý và lãnh đạo cấp cao
- Giao nhiệm vụ và theo dõi các hành động khắc phục một cách tự động
➡️ Ví dụ thực tế: Dawgen Global, một công ty kiểm toán toàn cầu, áp dụng phương pháp "kiểm toán dựa trên AI". Phương pháp này sử dụng các mô hình AI để đánh giá hệ thống, quy trình kiểm soát và các rủi ro tiềm ẩn trong các tổ chức. Điều đáng chú ý là nó không chỉ kiểm toán tuân thủ mà còn kiểm toán chính các hệ thống AI, đánh giá tính công bằng, trách nhiệm và độ bền vững để đảm bảo các nguyên tắc quản trị được tuân thủ.
Lợi ích của việc sử dụng trợ lý AI cho tuân thủ và kiểm toán
Giá trị của các trợ lý tuân thủ AI không chỉ nằm ở việc tiết kiệm thời gian — dù đó là một phần quan trọng.
Lợi ích thực sự nằm ở cách chúng thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận của một tổ chức tuân thủ: từ phản ứng sang linh hoạt, từ phân mảnh sang tích hợp, và từ căng thẳng sang chiến lược. Dưới đây là phân tích chi tiết:
| Lợi ích chính | Thống kê | Tác động / Các thực hành tốt nhất |
|---|---|---|
| Cải thiện hiển thị và quản lý rủi ro | 64% doanh nghiệp báo cáo có hiển thị tốt hơn; 53% nhanh hơn trong việc xác định và phản hồi các vấn đề | Giúp các tổ chức chuyển từ chu kỳ phản ứng "phát hiện và khắc phục" sang quản lý rủi ro chủ động |
| Báo cáo chất lượng cao hơn và sự tự tin trong quyết định | 48% tạo ra các báo cáo chất lượng cao hơn; 59% cho biết có sự tự tin cao hơn trong việc ra quyết định | Các nền tảng được hỗ trợ bởi AI cải thiện tính minh bạch, nhất quán và cung cấp thông tin thời gian thực |
| Tăng hiệu quả và giảm chi phí | 43% cho biết tiết kiệm chi phí và tăng năng suất | Tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi thủ công và công việc làm lại, cho phép các nhóm tuân thủ đạt được nhiều hơn với cùng số lượng nhân sự |
| Khả năng chống chịu tốt hơn trước sự phức tạp | 77% cho biết sự phức tạp của tuân thủ đã ảnh hưởng tiêu cực đến việc mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi | AI tự động thích ứng với các thay đổi về quy định, đảm bảo hoạt động tuân thủ các tiêu chuẩn mới |
| Sự đồng bộ chặt chẽ hơn với chuyển đổi số | 71% doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện cải tổ số hóa trong ba năm tới | Tuân thủ được hiện đại hóa song song với quá trình chuyển đổi kinh doanh, cho phép các nhóm được hỗ trợ bởi AI dẫn dắt |
Các công cụ trợ lý tuân thủ AI hàng đầu
Để điều hướng môi trường pháp lý phức tạp ngày nay, cần hơn cả phần mềm truyền thống.
Giới thiệu trợ lý tuân thủ AI: các nền tảng thông minh, linh hoạt được thiết kế để biến quy trình tuân thủ từ một công việc phức tạp thành một quy trình hiệu quả và chủ động.
ClickUp là một không gian làm việc AI tích hợp, kết hợp hàng chục—thậm chí hàng trăm—quy trình làm việc và công cụ vào một nền tảng duy nhất, thống nhất.
Nó được trang bị ClickUp Brain, một trợ lý AI tích hợp sâu, được thiết kế để tối ưu hóa các quy trình quản lý tuân thủ và kiểm toán .
Trợ lý AI thông minh này giúp các nhóm kiểm toán làm việc với nhiều mô hình LLM, thực hiện tìm kiếm sâu rộng trên cả dữ liệu không gian làm việc nội bộ và web, phát hiện các thay đổi quy định, rủi ro mới nổi và thông tin có thể hành động. Khi người dùng xác định các phát hiện liên quan, họ có thể chuyển đổi chúng thành các công việc có thể theo dõi thông qua nhiệm vụ ClickUp chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này giúp con người luôn tham gia vào quá trình trong khi loại bỏ các công việc thủ công không cần thiết.
Hơn nữa, các trợ lý AI của ClickUp nổi trội trong việc hiểu ngữ cảnh, cho phép người dùng trả lời các câu hỏi liên quan đến kiểm toán hoặc tuân thủ, phân loại yêu cầu và thực hiện các quy trình kiểm toán hiệu quả hơn. Ví dụ, khi một yêu cầu tuân thủ mới được xác định, ClickUp Brain có thể hướng dẫn người dùng tạo các quy trình làm việc cụ thể, phân công trách nhiệm và xây dựng các quy trình làm việc nhiều bước, tất cả đều trong giao diện ClickUp.
Phương pháp này đảm bảo mọi hành động đều có chủ đích và có thể kiểm tra lại, với AI đóng vai trò như một trợ lý mạnh mẽ. Tiếp theo, Tự động hóa trong ClickUp được thiết kế để tối ưu hóa các bước lặp lại đồng thời duy trì sự giám sát. Người dùng có thể tận dụng AI để ưu tiên các tác vụ, đề xuất phân công dựa trên khối lượng công việc hoặc chuyên môn, và kích hoạt các quy trình tự động hóa thích ứng với nhu cầu của tổ chức.
Các bảng điều khiển, thẻ AI và tính năng trò chuyện tích hợp cung cấp hiển thị thời gian thực và hợp tác, biến ClickUp thành trung tâm điều khiển thực sự cho quản lý tuân thủ của bạn.
📣 Lợi thế của ClickUp cho tuân thủ: ClickUp Brain được xây dựng với bảo mật và quyền riêng tư cấp doanh nghiệp làm nền tảng. Nền tảng này hoàn toàn tuân thủ GDPR, đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ và quản lý một cách có trách nhiệm. ClickUp được chứng nhận ISO 42001, cài đặt tiêu chuẩn toàn cầu về quản lý AI an toàn và minh bạch trong môi trường làm việc.
Đối với các tổ chức xử lý thông tin y tế nhạy cảm, ClickUp tuân thủ HIPAA, đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư. Nền tảng này cũng đáp ứng tiêu chuẩn AICPA SOC 2, đảm bảo các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt để duy trì an ninh và bảo mật dữ liệu của bạn, đồng thời ngăn chặn việc dữ liệu bị truy cập bởi các nhà cung cấp AI.
ClickUp không bao giờ cho phép các nhà cung cấp AI bên thứ ba đào tạo hoặc lưu trữ dữ liệu của bạn, đảm bảo không lưu trữ dữ liệu bên thứ ba. Với hỗ trợ AI đa mô hình, nó thống nhất các quyền truy cập, bảo mật và kiểm soát bảo mật, mang lại cho bạn sự linh hoạt để sử dụng các mô hình AI mới nhất mà không ảnh hưởng đến bảo vệ dữ liệu.
- Tìm kiếm sâu và quét web để phát hiện các thay đổi về quy định và rủi ro tuân thủ
- Hỗ trợ AI cho việc brainstorming, lập kế hoạch và tạo các công việc kiểm toán theo yêu cầu
- Gợi ý phân công công việc và ưu tiên dựa trên khối lượng công việc và chuyên môn
- Tự động hóa các quy trình làm việc nhiều bước với sự tham gia của con người trong quá trình xem xét và phê duyệt
- Bảng điều khiển ClickUp và thẻ AI cho giám sát thời gian thực và thông tin có thể hành động
- Tích hợp trò chuyện trong ClickUp để hợp tác nhóm và ra quyết định nhanh chóng
- Tích hợp mượt mà trong ClickUp để kết nối với CRM, dữ liệu khách hàng và các nền tảng khác — biến ClickUp thành trung tâm điều hành của bạn
- Có thể có một chút khó khăn ban đầu, đặc biệt đối với các nhóm mới làm quen với tự động hóa dựa trên AI
- G2: 4.7/5 (hơn 9.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
AuditBoard là nền tảng đám mây hàng đầu được thiết kế để kết nối quản lý kiểm toán, rủi ro và tuân thủ. Các khả năng AI của nó, thường được quảng bá dưới tên “AuditBoard AI”, được tích hợp sâu vào các quy trình GRC để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và nâng cao quá trình ra quyết định chiến lược. Nền tảng này chuyên kết nối rủi ro trên toàn tổ chức, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn, phức tạp cần sự hợp tác liền mạch giữa các nhóm kiểm toán nội bộ, tuân thủ và quản lý rủi ro.
Trí tuệ nhân tạo (AI) của AuditBoard sử dụng các mô hình chuyên ngành được đào tạo trên dữ liệu GRC để đảm bảo tính liên quan và chính xác trong bối cảnh kiểm toán.
- Tự động tạo bản nháp cho mô tả rủi ro, kiểm soát, vấn đề và tóm tắt điều hành, giúp giảm đáng kể thời gian viết báo cáo thủ công
- Tự động xác định và đề xuất các bản đồ giữa rủi ro, biện pháp kiểm soát, yêu cầu và vấn đề trên nhiều khung tiêu chuẩn (ví dụ: SOX, SOC 2, ISO)
- Nhà cung cấp các đề xuất nhân sự thông minh và tự động hóa việc tạo/lập các quy trình kiểm toán chi tiết và các bước công việc
- Tích hợp kiểm toán nội bộ, tuân thủ SOX, quản lý rủi ro (bao gồm rủi ro mạng/CNTT) và báo cáo ESG vào một hệ thống duy nhất
- Chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp vừa và có kích thước trung bình, điều này có thể khiến nền tảng trở nên phức tạp hoặc tốn nhiều tài nguyên đối với các nhóm rất nhỏ
- Việc thiết lập ban đầu và tích hợp với tất cả các hệ thống doanh nghiệp có thể tốn nhiều thời gian do phạm vi áp dụng rộng rãi của nó
- Giá cả thường nằm ở mức cao hơn so với các công cụ dành cho startup/doanh nghiệp vừa và nhỏ. o các công cụ AI khác
- Giá cả tùy chỉnh
- G2: 4.6/5 (1.330+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 400 đánh giá)
Vanta là nền tảng quản lý tin cậy chuyên về việc đơn giản hóa quy trình cấp chứng nhận tuân thủ như SOC 2, ISO 27001 và HIPAA một cách nhanh chóng.
Sức mạnh cốt lõi của AI/tự động hóa nằm ở khả năng kết nối với hệ thống của tổ chức và giám sát liên tục các biện pháp kiểm soát an ninh, tự động hóa công việc thu thập bằng chứng tốn thời gian. Sự tập trung vào tự động hóa và tính thân thiện với người dùng khiến nó trở thành lựa chọn yêu thích của các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang tìm cách đạt được sự sẵn sàng cho kiểm toán với nguồn lực nội bộ tối thiểu. Vanta hoạt động như một trợ lý AI hỗ trợ duy trì tuân thủ liên tục, thay vì chỉ chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán duy nhất.
- Tích hợp bảo mật với các nhà cung cấp đám mây (AWS, Azure, Google Cloud), hệ thống quản lý nhân sự (HR) và công cụ quản lý thiết bị đầu cuối để tự động thu thập và cập nhật bằng chứng kiểm toán hàng ngày
- Thực hiện kiểm tra hàng ngày đối với các biện pháp kiểm soát và cảnh báo người dùng ngay lập tức khi một biện pháp kiểm soát bị lỗi hoặc không tuân thủ, đảm bảo sẵn sàng kiểm toán liên tục
- Được thiết kế để hướng dẫn người dùng qua hành trình tuân thủ và giảm đáng kể thời gian cần thiết để đạt được chứng nhận ban đầu
- Sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình đánh giá và quản lý tình trạng tuân thủ của các nhà cung cấp bên thứ ba
- Mặc dù đang phát triển nhanh chóng, trọng tâm lịch sử của nó vẫn tập trung vào các khung bảo mật cơ bản (SOC 2, ISO), và có thể không phù hợp với các tổ chức có các yêu cầu tuân thủ đặc thù hoặc phức tạp
- Mức độ tùy chỉnh có thể thấp hơn so với phần mềm GRC truyền thống dành cho doanh nghiệp
- Giá cả có thể là một khoản đầu tư đáng kể đối với các startup nhỏ nhất, tuy nhiên nó thường tự bù đắp bằng cách tránh được các nỗ lực kiểm toán thủ công tốn kém
- Giá cả tùy chỉnh
- G2: 4.6/5 (1.900+ đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
Drata là nền tảng tự động hóa tuân thủ phổ biến sử dụng AI để tự động hóa việc thu thập bằng chứng và giám sát bảo mật liên tục.
Tương tự như Vanta, Drata được thiết kế để tối ưu hóa tốc độ và sự đơn giản, giúp nó trở nên vô cùng hiệu quả cho các công ty công nghệ đang tìm kiếm các chứng nhận tuân thủ khác nhau. Drata tập trung mạnh vào việc cung cấp một chế độ xem duy nhất và toàn diện về tình trạng bảo mật và tuân thủ của tổ chức trong thời gian thực, giúp giảm đáng kể thời gian và nguồn lực cần thiết để duy trì sự sẵn sàng cho kiểm toán.
Cách tiếp cận dựa trên AI của nó được thiết kế để loại bỏ "chu kỳ hoảng loạn tuân thủ" bằng cách duy trì bằng chứng và các biện pháp kiểm soát luôn cập nhật 24/7.
- Tự động hóa việc kiểm tra các biện pháp kiểm soát bảo mật bằng cách tích hợp với các ứng dụng đám mây và kinh doanh, cung cấp hiển thị thời gian thực về các lỗ hổng tuân thủ
- Tự động bản đồ bằng chứng thu thập được với các yêu cầu kiểm soát cần thiết trên nhiều khung quy định, đảm bảo tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng
- Cung cấp các mẫu và quy trình làm việc để quản lý chính sách bảo mật, liên kết trực tiếp với các biện pháp kiểm soát kiểm toán
- Được biết đến với bảng điều khiển trực quan và dễ sử dụng, giúp đơn giản hóa việc quản lý tuân thủ cho những người không phải là kiểm toán viên
- Giống như các nền tảng tự động hóa tuân thủ khác, nó có thể có những giới hạn trong việc hỗ trợ các khung quy định cực kỳ phức tạp, được tùy chỉnh cao hoặc chuyên biệt so với các nền tảng GRC truyền thống
- Chất lượng kết quả kiểm toán vẫn phụ thuộc vào độ chính xác của việc tích hợp hệ thống và thiết lập ban đầu
- Phù hợp nhất cho các công ty có hệ thống công nghệ hiện đại, dựa trên đám mây
- Giá cả tùy chỉnh
- G2: 4.8/5 (hơn 1.000 đánh giá)
- Capterra: Không đủ đánh giá
5. Hyperproof (Phù hợp nhất cho tuân thủ đa khung và quy trình làm việc tùy chỉnh)
Hyperproof là phần mềm quản lý tuân thủ và vận hành GRC sử dụng AI để đơn giản hóa quy trình đạt được và duy trì tuân thủ trên nhiều khung quy định khác nhau.
Nó tập trung vào việc tập trung hóa tất cả các công việc tuân thủ và quản lý rủi ro. Khả năng AI của Hyperproof được thiết kế để tối ưu hóa việc thu thập bằng chứng, thực hiện phân tích khoảng cách và quản lý rủi ro nhà cung cấp, khiến nó trở thành lựa chọn mạnh mẽ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có danh mục đầu tư tuân thủ đang phát triển.
Hyperproof hướng đến việc thay thế các bảng tính và dữ liệu phân tán bằng một hệ thống có tổ chức, tự động hóa và luôn sẵn sàng cho kiểm toán.
Các tính năng nổi bật của Hyperproof
- Thu thập bằng chứng tuân thủ từ các nền tảng đám mây tích hợp, hệ thống tệp và công cụ kinh doanh, và bản đồ chúng với các biện pháp kiểm soát
- Tự động xác định các khoảng trống giữa các biện pháp kiểm soát hiện tại của bạn và các yêu cầu của khung tuân thủ mới mà bạn muốn áp dụng
- Rất giỏi trong việc sử dụng các bản đồ kiểm soát giữa các tiêu chuẩn khác nhau (SOC 2, ISO 27001, PCI DSS, GDPR, v.v.), cho phép một bằng chứng duy nhất đáp ứng yêu cầu của nhiều cuộc kiểm toán
- Cung cấp sự linh hoạt cho các nhóm GRC để tùy chỉnh quy trình tuân thủ phù hợp với quy trình và khẩu vị rủi ro đặc thù của tổ chức
giới hạn của Hyperproof*
- Mặc dù phù hợp với các doanh nghiệp vừa và đang phát triển, nó có thể thiếu một số tính năng chuyên sâu và chuyên biệt có trong các hệ thống doanh nghiệp lớn như MetricStream
- Mức độ tùy chỉnh, mặc dù là một điểm mạnh, cũng có thể đòi hỏi nhiều thời gian thiết lập hơn so với các giải pháp trọn gói như Vanta hoặc Drata
- Đối tượng người dùng của nó chủ yếu tập trung vào các khung quy định về công nghệ và bảo mật
Giá cả Hyperproof
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét Hyperproof
- G2: 4.5/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (hơn 50 đánh giá)
Trợ lý AI cho Tuân thủ so với Phần mềm Tuân thủ Truyền thống
Một cuộc khảo sát gần đây với 4.214 chuyên gia kiểm toán nội bộ cho thấy 39% kiểm toán viên nội bộ đã sử dụng công cụ AI, và 41% có kế hoạch áp dụng trong vòng 12 tháng tới.
Theo dự báo, việc áp dụng AI trong kiểm toán nội bộ dự kiến sẽ tăng gấp đôi lên khoảng 80% vào năm 2026.
Đây không chỉ là một xu hướng công nghệ nhất thời. Hơn một nửa số người tham gia khảo sát đã đề cập đến tăng năng suất và hiệu quả là lợi ích hàng đầu của việc áp dụng AI.
Lý do rất đơn giản: các công cụ truyền thống giúp bạn ghi chép tuân thủ; AI giúp bạn phân tích và hiểu rõ về nó.
Dưới đây là so sánh trực quan về sự khác biệt giữa hai mô hình này về khái niệm, khả năng và tác động kinh doanh:
| Chiều tuân thủ | Phần mềm tuân thủ truyền thống | Trợ lý tuân thủ AI |
|---|---|---|
| Cập nhật quy định | Các bản cập nhật thủ công thường chậm trễ hàng tuần hoặc hàng tháng. Các nhóm phải viết lại logic quy tắc mỗi khi có hướng dẫn mới được ban hành. Một nghiên cứu của Carahsoft năm 2025 ghi chú rằng các cơ quan quản lý phát vấn đề 200–250 cảnh báo mỗi ngày—một công việc không thể đang theo dõi bằng tay. | Các mô hình AI trích xuất và phân tích ngữ nghĩa các nguồn dữ liệu quy định, tự động đánh dấu chỉ những thay đổi có liên quan. Một số nền tảng báo cáo rằng họ đã lọc bỏ 95% các cảnh báo không liên quan, giúp giảm bớt tình trạng mệt mỏi do cảnh báo quá tải. |
| Kiểm tra tài liệu & chuẩn bị kiểm toán | Việc lập bản đồ chính sách và kiểm tra kiểm soát thủ công tốn hàng tuần. Các nhà đánh giá phải đọc hàng trăm trang hợp đồng hoặc bằng chứng. | Các trợ lý dựa trên NLP tóm tắt, phân loại và trích xuất các nghĩa vụ khóa chỉ trong vài phút. Như chúng ta đã thấy trước đó, nhóm kiểm toán của WestRock đã sử dụng GenAI để soạn thảo mục tiêu kiểm toán và ma trận rủi ro trong thời gian ngắn hơn nhiều so với thông thường. |
| Hợp tác liên bộ phận | Dữ liệu tuân thủ được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt. Bộ phận tài chính, pháp lý và vận hành, mỗi bộ phận đều vận hành hệ thống riêng của mình. Luồng thông tin không được chia sẻ một cách dễ dàng. | Các trợ lý AI có thể xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn, chuẩn hóa định dạng và hiển thị các bảng điều khiển thống nhất với ngôn ngữ dễ hiểu. Điều này cho phép người dùng không chuyên môn có thể truy vấn rủi ro tuân thủ một cách tự nhiên. |
| Độ chính xác của cảnh báo/tiếng ồn | Các cảnh báo dựa trên quy tắc tràn ngập bảng điều khiển với các kết quả dương tính giả. Các nhà phân tích dành tới 70% thời gian của họ để xử lý các vấn đề không đáng kể. | Hệ thống lọc dựa trên ML học hỏi từ phản hồi của chuyên gia, giảm thiểu kết quả dương tính giả trong các triển khai đã ổn định. Các cảnh báo được hiển thị theo ngữ cảnh và xếp hạng theo điểm tin cậy. |
| Báo cáo & khắc phục | Báo cáo là các tệp PDF tĩnh tóm tắt những gì đã xảy ra sau khi sự việc đã xảy ra. | Trợ lý AI tạo ra bảng điều khiển thời gian thực và chỉ số dự báo, giúp các nhóm phát hiện sự chệch hướng tuân thủ trước khi chúng trở thành vi phạm. |
| Khả năng mở rộng | Thêm dữ liệu có nghĩa là cần thêm nhân viên hoặc giấy phép. | AI có khả năng mở rộng theo quy mô tính toán, một mô hình có thể xử lý hàng triệu giao dịch hoặc tài liệu cùng lúc. |
| Tính minh bạch trong quản trị | Hoàn toàn có thể kiểm toán, nhưng thiếu linh hoạt. Mỗi lần thay đổi quy tắc đều yêu cầu xác minh lại. | AI yêu cầu các lớp giải thích, ví dụ: hiển thị các tài liệu hoặc cụm từ nào đã dẫn đến từng đề xuất, kết hợp tính minh bạch với khả năng thích ứng. |
Thách thức và Yếu tố Cần Xem Xét Trước Khi Áp Dụng Trợ Lý Tuân Thủ AI
Mặc dù có tiềm năng lớn, việc áp dụng AI trong tuân thủ đi kèm với một loạt thách thức đặc thù.
Các tổ chức phải vượt qua các thách thức kỹ thuật, vận hành và quản trị để khai thác hết tiềm năng của AI.
❗️Một rào cản lớn là khoảng cách kỹ năng. Theo Thomson Reuters, nhiều chuyên gia kiểm toán thiếu kỹ năng cần thiết để quản lý và tận dụng công nghệ AI một cách hiệu quả. Đào tạo và quản lý thay đổi là yếu tố quan trọng để tránh việc sử dụng không hiệu quả.
❗️Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu là ưu tiên hàng đầu. Dữ liệu tuân thủ là thông tin nhạy cảm, và các hệ thống AI phải tuân thủ các quy trình bảo mật nghiêm ngặt để ngăn chặn các vi phạm hoặc truy cập trái phép.
❗️Mức độ trưởng thành về quản trị rất đa dạng. Chỉ 26% tổ chức đã tích hợp đầy đủ các tiêu chuẩn AI tạo sinh vào khung quản trị tuân thủ của họ, khiến nhiều tổ chức vẫn còn đối mặt với rủi ro. Nếu không có chính sách mạnh mẽ, việc áp dụng AI có thể dẫn đến lỗ hổng tuân thủ hoặc thiên vị không mong muốn.
❗️Chi phí và độ phức tạp trong tích hợp cũng cần được quan tâm. Các công cụ AI đòi hỏi đầu tư ban đầu và tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có, điều này có thể tốn nhiều tài nguyên.
📖 Đọc thêm: Cách vượt qua các thách thức phổ biến của AI
Tương lai của AI trong tuân thủ và kiểm toán
Hướng phát triển của AI trong tuân thủ và kiểm toán cho thấy sự áp dụng gần như phổ biến và tích hợp sâu rộng hơn trong các hàm kinh doanh.
Nghiên cứu toàn cầu của KPMG cho thấy ~99% các công ty dự kiến sẽ thử nghiệm hoặc sử dụng AI trong báo cáo tài chính vào năm 2027, cho thấy việc triển khai gần như phổ biến trong các hàm tài chính trong vài năm tới.
Hãy cùng xem qua một số xu hướng khóa sau đây:
Tuân thủ của nhân viên: một cơ hội lớn, một tiềm năng phát triển rộng mở
Việc áp dụng trong các hệ thống giám sát nhân viên và trí tuệ quy định vẫn còn ở giai đoạn đầu nhưng đang tăng tốc. Một nghiên cứu ngành cho thấy chỉ có ~9% các công ty đã áp dụng các nền tảng trí tuệ quy định tự động hóa tiên tiến hiện nay, nhưng hơn 60% dự kiến sẽ sẵn sàng hoặc áp dụng các công cụ AI phức tạp hơn vào năm 2030—một dấu hiệu cho thấy các công ty có chế độ xem tự động hóa tuân thủ cấp nhân viên là một quá trình chuyển đổi kéo dài nhiều năm.
Khoảng cách phát triển: Quản trị phân biệt giữa những doanh nghiệp dẫn đầu và những doanh nghiệp tụt hậu
Không phải tổ chức nào cũng thu được cùng một giá trị. Các cuộc khảo sát và nghiên cứu thị trường cho thấy sự chênh lệch rõ rệt về mức độ trưởng thành: 76% các tổ chức có mức độ trưởng thành cao cho biết họ đã tích hợp AI vào các hàm quản lý rủi ro và tuân thủ, so với chỉ khoảng 6% ở các tổ chức có mức độ trưởng thành thấp nhất. Nói tóm lại, các doanh nghiệp kết hợp AI với quản trị, kỷ luật dữ liệu và quản lý thay đổi sẽ nhanh chóng vượt lên dẫn đầu.
Sự thay đổi văn hóa trong các bộ phận kiểm toán: Ví dụ của Deloitte
Các công ty kiểm toán lớn là chỉ báo quan trọng. Tại Anh, chatbot AI nội bộ của Deloitte (PairD) hiện được gần 75% nhân viên kiểm toán sử dụng ít nhất một lần mỗi tháng, cho thấy cách AI cuộc hội thoại đang chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang việc tăng cường quy trình làm việc hàng ngày trong các nhóm kiểm toán. Sự phổ biến văn hóa này rút ngắn thời gian cần thiết để các doanh nghiệp khác áp dụng công nghệ này.
Kiểm tra thực tế: việc áp dụng ≠ sự trưởng thành
Các cơ quan quản lý và cơ quan đánh giá đang đưa ra những ghi chú cảnh báo: trong khi việc sử dụng AI đang tăng trưởng nhanh chóng, việc giám sát và đo lường lại tụt hậu. Cơ quan quản lý của Anh đã chỉ ra rằng các công ty kế toán lớn vẫn chưa đo lường một cách hệ thống tác động của AI đối với chất lượng kiểm toán; đây là lời nhắc nhở rằng quy mô mà không có kiểm soát có thể tạo ra rủi ro cũng như lợi ích. Đây chính là nơi các chính sách AI toàn công ty có thể tạo ra sự khác biệt.
Cách chọn trợ lý tuân thủ AI phù hợp
Lựa chọn trợ lý tuân thủ AI phù hợp là một quyết định chiến lược đòi hỏi đánh giá cẩn thận trên nhiều khía cạnh.
Bắt đầu bằng cách đánh giá kỹ lưỡng các quy trình tuân thủ của bạn để xác định nơi AI có thể mang lại tác động lớn nhất — cho dù đó là tự động hóa lịch trình kiểm toán, đánh giá rủi ro hay cập nhật quy định. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:
*bước 1: Xác định bản đồ quy trình tuân thủ của bạn trước tiên
- Kiểm toán các điểm yếu hiện tại của bạn. Nơi nào thời gian và nỗ lực con người bị tắc nghẽn (ví dụ: lịch trình kiểm toán, thu thập bằng chứng, lập bản đồ chính sách)?
- Xác định các mục tiêu tự động hóa có tác động lớn như tóm tắt tài liệu, đang theo dõi quy định hoặc đánh giá rủi ro
- Định lượng các lợi ích tiềm năng (thời gian tiết kiệm, giảm lỗi, kiểm toán nhanh hơn) để xác định các chỉ số thành công trước khi đánh giá nhà cung cấp
bước 2: Phù hợp giải pháp với mức độ quy định của ngành của bạn*
- Tài chính & y tế: Ưu tiên các nền tảng AI được đào tạo chuyên sâu cho các khung quy định cụ thể của ngành (ví dụ: Basel III, HIPAA, SOX)
- Các ngành khác: Hãy xem xét các trợ lý linh hoạt, ít mã như ClickUp AI, có khả năng thích ứng với các mô hình tuân thủ đa dạng và luồng tài liệu
- Xác minh rằng nhà cung cấp liên tục cập nhật mô hình dựa trên các quy định và tiêu chuẩn mới nhất
bước 3: Đánh giá tích hợp và khả năng tương tác*
Trợ lý AI của bạn nên kết nối mượt mà với các hệ thống hiện có: ERP, nền tảng GRC, công cụ quản lý tài liệu và lịch.
Hãy chắc chắn hỏi nhà cung cấp về quyền truy cập API, các tùy chọn nhập/xuất dữ liệu và khả năng đồng bộ thời gian thực. Bởi vì mức độ tích hợp trực tiếp ảnh hưởng đến độ chính xác, sự chấp nhận của người dùng và ROI.
bước 4: Yêu cầu tính minh bạch và khả năng giải thích*
Các cơ quan quản lý hiện nay yêu cầu kết quả đầu ra của AI phải có thể kiểm toán được. Đảm bảo rằng hệ thống được lựa chọn cung cấp:
- Trích dẫn nguồn cho từng khuyến nghị hoặc kết quả đầu ra
- Lý do quyết định có thể giải thích (tại sao một rủi ro được đánh dấu, dữ liệu nào đã cung cấp thông tin cho quyết định đó)
- Quản lý phiên bản và nhật ký kiểm toán cho các quyết định được điều khiển bởi AI
Các mô hình minh bạch giúp xây dựng niềm tin với cả cơ quan quản lý và các bên đánh giá nội bộ.
*bước 5: Cân bằng giá cả với khả năng mở rộng
- Đánh giá tổng chi phí quyền sở hữu—bao gồm giấy phép, lưu trữ dữ liệu và tùy chỉnh
- Chọn mô hình có thể mở rộng theo sự phát triển của tổ chức và phạm vi tuân thủ ngày càng mở rộng
- Luôn yêu cầu demo và thời gian dùng thử để kiểm tra tính dễ sử dụng, chất lượng hỗ trợ và tần suất cập nhật
Bước 6. Ưu tiên quản trị và trách nhiệm của nhà cung cấp
Các nhà cung cấp tích hợp quản trị AI đạo đức thường phù hợp hơn với các mục tiêu tuân thủ dài hạn.
- Xem xét cách nhà cung cấp xử lý bảo mật dữ liệu, đào tạo lại mô hình và giám sát sự thiên vị
- Yêu cầu tài liệu về chứng nhận bảo mật (ví dụ: ISO 27001, SOC 2)
*xây dựng quy trình tuân thủ thông minh hơn với ClickUp
Lĩnh vực tuân thủ đang thay đổi nhanh chóng, và các trợ lý tuân thủ AI không còn là lựa chọn tùy ý—chúng đã trở thành yếu tố thiết yếu. Bằng cách tự động hóa các quy trình phức tạp, cung cấp thông tin rủi ro theo thời gian thực và hỗ trợ quản trị chủ động, các công cụ này giúp giảm chi phí, nâng cao độ chính xác và cho phép các nhóm tuân thủ tập trung vào các ưu tiên chiến lược.
Tuy nhiên, thành công đòi hỏi sự lựa chọn cẩn thận, quản trị vững chắc và đầu tư vào con người và quy trình. Nền tảng thông minh và linh hoạt của ClickUp AI minh họa cách các tổ chức có thể tận dụng AI để đối phó với các thách thức tuân thủ hiện tại và chuẩn bị cho tương lai.
Biến quản lý rủi ro thành lợi thế chiến lược thúc đẩy sự bền vững và tăng trưởng. Hãy thử Trợ lý AI của ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý Tuân thủ AI là một công cụ kỹ thuật số sử dụng trí tuệ nhân tạo để giúp các tổ chức quản lý, giám sát và tối ưu hóa các quy trình tuân thủ. Nó có thể phân tích lượng lớn dữ liệu, phát hiện các thay đổi về quy định, đề xuất các hành động và tự động hóa các công việc tuân thủ lặp đi lặp lại — luôn giữ con người tham gia vào quá trình ra quyết định cuối cùng.
Trợ lý AI hỗ trợ quá trình kiểm toán bằng cách tổ chức bằng chứng, đang theo dõi thời hạn, xác định các quy định liên quan và đề xuất các bước tiếp theo. Chúng có thể thực hiện các tìm kiếm sâu rộng trên dữ liệu nội bộ và bên ngoài, hỗ trợ soạn thảo tài liệu kiểm toán và tự động hóa các bước theo dõi định kỳ, giúp quá trình kiểm toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Các ngành có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt được hưởng lợi nhiều nhất, bao gồm tài chính, y tế, bảo hiểm, sản xuất, công nghệ và chính phủ. Bất kỳ ngành nào phải đối mặt với các cuộc kiểm toán thường xuyên, báo cáo phức tạp hoặc tiêu chuẩn tuân thủ thay đổi liên tục đều có thể nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro nhờ các công cụ tuân thủ AI.
AI rất đáng tin cậy trong việc giám sát các tập dữ liệu lớn, xác định các bất thường và cảnh báo các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn. Tuy nhiên, nó nên được sử dụng như một trợ lý — các đánh giá và quyết định cuối cùng nên do các chuyên gia con người thực hiện để đảm bảo độ chính xác và bối cảnh.
AI được sử dụng để quét các thay đổi về quy định, giám sát giao dịch, phát hiện các mẫu giao dịch đáng ngờ, tự động hóa báo cáo và ưu tiên các rủi ro. Nó giúp các nhóm chủ động hơn bằng cách phát hiện các mối đe dọa mới nổi và đề xuất các bước giảm thiểu rủi ro, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Nhà cung cấp tuân thủ truyền thống cung cấp các công cụ để theo dõi, báo cáo và quản lý các công việc tuân thủ. Trợ lý tuân thủ AI bổ sung trí tuệ nhân tạo — phân tích dữ liệu, đề xuất hành động, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và học hỏi từ phản hồi của người dùng để cải thiện theo thời gian.
Không, AI không thể hoàn toàn thay thế các chuyên viên tuân thủ con người. Mặc dù AI có thể tự động hóa các công việc thường xuyên và là nhà cung cấp những thông tin có giá trị, nhưng sự phán đoán của con người, các yếu tố đạo đức và khả năng hiểu bối cảnh là yếu tố thiết yếu để quản lý tuân thủ hiệu quả.
Các trợ lý tuân thủ AI uy tín được xây dựng với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, các tổ chức nên luôn kiểm tra các chứng chỉ bảo mật và thực hành của công cụ trước khi xử lý thông tin nhạy cảm.