Các nhà đánh giá dự án cần một bản tóm tắt rõ ràng để dễ dàng xem qua. Đối tác cần các mốc thời gian cụ thể. Nhóm của bạn cần một kế hoạch hữu ích cho công việc hàng ngày mà không cần thêm cuộc họp. Và các quản lý chương trình sẽ yêu cầu các mẫu có cấu trúc để đảm bảo mọi thứ rõ ràng và nhất quán.
Các mẫu mô tả chương trình giúp bạn mô tả rõ ràng chương trình của mình, xác định các mục tiêu có thể đo lường được, xác định các bên liên quan chính và vai trò của họ, cũng như tạo ra một dòng thời gian với các cột mốc quan trọng. Cùng nhau, những yếu tố này hướng dẫn cách phân bổ ngân sách và tài nguyên để đảm bảo việc hoàn thành đúng hạn.
Hãy cùng xem qua các mẫu giúp nhóm của bạn đồng bộ và giúp các bên liên quan nhận ra giá trị trong tầm nhìn của bạn.
Mẫu mô tả chương trình là gì?
Mẫu mô tả chương trình là một bản tóm tắt có cấu trúc hoặc tài liệu được sử dụng để định nghĩa rõ ràng và truyền đạt chi tiết của một chương trình. Bạn có thể sử dụng các mẫu này để soạn thảo đề xuất tài trợ, trình bày dự án mới cho nhà tài trợ, lập kế hoạch đào tạo nhân viên hoặc trình bày sáng kiến chiến lược cho ban lãnh đạo.
Bằng cách đảm bảo rằng mỗi chương trình được mô tả theo cách nhất quán và có cấu trúc, các mẫu này mang lại sự rõ ràng cho người ra quyết định và nâng cao trách nhiệm giải trình về vai trò, mục tiêu, dòng thời gian và chỉ số đo lường.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu mô tả chương trình tốt?
Một mẫu mô tả chương trình tốt nên kể một câu chuyện (tại sao), phác thảo kế hoạch (cách thực hiện) và chứng minh kết quả (thành công trông như thế nào).
👉 Bắt đầu với một mô tả ngắn gọn mà ai cũng có thể hiểu, đảm bảo nội dung phù hợp với đối tượng rộng và đặt thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để đạt được kết quả đo lường được.
Khi tìm kiếm mẫu mô tả chương trình, hãy đảm bảo rằng nó giúp bạn:
- Sắp xếp thông tin thành các phần logic, chẳng hạn như tổng quan, đối tượng, hoạt động, chỉ số đo lường, v.v.
- Kết nối mục tiêu với chiến lược hoặc sứ mệnh của tổ chức, và giúp các bên liên quan nhanh chóng nhận ra giá trị và tác động.
- Tùy chỉnh bố cục cho các loại chương trình khác nhau (phi lợi nhuận, kinh doanh, y tế, giáo dục, chính phủ) mà không làm thay đổi định dạng.
- Đặt mục tiêu SMART với không gian dành cho cả kết quả định lượng và định tính.
- Chuyển đổi các hoạt động quản lý chương trình thành các công việc có thể thực hiện và tạo bản đồ với rủi ro, phụ thuộc và tài nguyên.
Tổng quan về các mẫu mô tả chương trình
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu Quản lý Chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các tổ chức nhỏ quản lý công việc có nhiều đối tác và tóm tắt chương trình. | Cấu trúc phân cấp theo thư mục, Danh sách Vấn đề, Bảng Tài chính Dự án, Danh sách Rủi ro, Biểu đồ Gantt, Trường Tùy chỉnh | Thư mục ClickUp, Danh sách công việc, Bảng, Gantt, Bảng điều khiển |
| Mẫu đề xuất chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm phi lợi nhuận và giáo dục nộp đơn xin tài trợ hoặc triển khai dịch vụ mới | Đề xuất từng bước, Bảng ngân sách, Khối phê duyệt, Mục tiêu có thể đo lường, Phần dành cho các bên liên quan | ClickUp Tài liệu, Bảng, Danh sách công việc |
| Mẫu Bản cam kết chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các chương trình được tài trợ bằng quỹ và công việc liên bộ phận cần có thỏa thuận khởi động. | Phần Phạm vi, Bảng Chỉ số Thành công, Ma trận Rủi ro, Sản phẩm đầu ra, Cột mốc, Xác nhận. | ClickUp Tài liệu, Bảng, Danh sách công việc |
| Mẫu Kế hoạch Thực hiện Dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý chương trình cần một kế hoạch hành động đang theo dõi tài nguyên, thời gian và tiến độ. | Biểu mẫu nộp, Trường Tùy chỉnh (nỗ lực, thời lượng), Chế độ xem Gantt/dòng thời gian, Phụ thuộc công việc | ClickUp Danh sách công việc, Gantt, dòng thời gian, biểu mẫu |
| Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm CSR của doanh nghiệp cho các sáng kiến xã hội, dự án cộng đồng hoặc bền vững. | Các phần được cấu trúc, Trường Tùy chỉnh (Phần Đề xuất, Ngày mục tiêu, Chi phí), Tự động hóa, Chế độ xem Lịch. | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Lịch |
| Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm cần một quy trình minh bạch để nộp và phê duyệt yêu cầu công việc. | Biểu mẫu Yêu cầu Dự án, Biểu đồ Gantt, Tự động hóa, Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh | ClickUp Danh sách công việc, Gantt, Biểu mẫu, Bảng |
| Mẫu quy trình phê duyệt dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các bộ phận Quản lý Dự án (PMOs) và Trưởng bộ phận Vận hành (Ops leads) tiêu chuẩn hóa | Nhật ký hoạt động, Danh sách kiểm tra, Trường Tùy chỉnh (Mục tiêu, Lợi ích, Ngân sách), Bộ lọc trạng thái | ClickUp Danh sách, Bảng, Bảng tính |
| Mẫu Báo cáo Trạng thái Chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý chương trình, giám đốc tổ chức phi lợi nhuận, nhóm PMO cần báo cáo có cấu trúc. | Tổng kết tiến độ, Phần rủi ro, Biểu đồ nguồn lực/ngân sách, Định dạng nhất quán, Nhắc nhở | ClickUp Tài liệu, Bảng, Danh sách công việc |
| Mẫu theo dõi chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các bộ phận Quản lý Dự án (PMOs), quản lý đa chức năng và lãnh đạo vận hành đang theo dõi các giai đoạn dự án và nguồn lực. | Đánh giá tác động/nỗ lực, Chi phí đang theo dõi, Chế độ xem dòng thời gian/khối lượng công việc, Trường tùy chỉnh | ClickUp Danh sách công việc, Dòng thời gian, Khối lượng công việc, Bảng |
| Mẫu tóm tắt chương trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý chương trình là nhà cung cấp các bản cập nhật định kỳ cho các bên liên quan và nhà tài trợ. | Biểu đồ Gantt dự án, Danh sách vấn đề/rủi ro, Trường dữ liệu dựa trên công thức, Chỉnh sửa/xuất hàng loạt, Nhiều chế độ xem | ClickUp Thư mục, Danh sách công việc, Bảng, Gantt, Bảng tính |
10 Mẫu mô tả chương trình
Các mẫu này tóm tắt đối tượng của chương trình và kết nối chúng với sứ mệnh của tổ chức, cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn tổng quan rõ ràng có thể tích hợp vào các công cụ báo cáo dự án.
ClickUp giúp bạn quản lý chương trình bằng cách tập trung mục tiêu, công việc, dòng thời gian, tài nguyên và hợp tác thời gian thực trên một nền tảng duy nhất.
Các mẫu sẵn sàng sử dụng này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bất kỳ chương trình nào, giúp tiết kiệm thời gian bằng cách giảm thiểu việc thiết lập thủ công. Hơn nữa, các nhóm có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn với các khung làm việc đã được định sẵn, giúp duy trì sự rõ ràng trong các chương trình phức tạp.
1. Mẫu Quản lý Chương trình ClickUp
Mẫu Quản lý Chương trình ClickUp cho phép các nhà quản lý chương trình phân bổ tài nguyên và ngân sách một cách hiệu quả, đảm bảo chúng được hướng đến những nơi mang lại tác động lớn nhất. Với cấu trúc phân cấp rõ ràng ở cấp độ thư mục chứa ba danh sách khóa, mẫu này giúp cải thiện khả năng hiển thị rủi ro và quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
Mẫu này có chế độ xem Danh sách Vấn đề, nơi bạn có thể ghi lại tất cả các vấn đề liên quan đến chương trình và thêm thông tin chi tiết cho từng vấn đề bằng các trường tùy chỉnh. Chế độ xem Bảng Tài chính Dự án cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về chi tiêu theo kế hoạch so với chi tiêu thực tế, với các trường công thức tự động cập nhật ngày, giờ và các trường số liệu khi dòng thời gian và ngân sách thay đổi.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Xem dòng thời gian trực quan của các hoạt động dự án, nơi bạn có thể điều chỉnh ngày và thời lượng của các công việc một cách dễ dàng bằng cách kéo các mục trên biểu đồ Gantt.
- Chọn từ hơn 500 tùy chọn trong Trường tùy chỉnh menu thả xuống và tùy chỉnh từng trường với màu sắc và nhãn để tăng tính rõ ràng.
- Xác định và ghi chép các rủi ro tiềm ẩn trong Danh sách công việc, giúp nhóm của bạn dễ dàng hợp tác trong việc xây dựng các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Phù hợp cho: Các tổ chức nhỏ quản lý công việc có nhiều đối tác và đang tìm kiếm mẫu để tạo bản tóm tắt chương trình của họ.
🎯 Ưu điểm của ClickUp: Bạn đang tìm kiếm một công cụ tích hợp khả năng tìm kiếm và cho phép truy cập thông tin mới nhất khi soạn thảo mô tả chương trình hoặc lập kế hoạch cho các sáng kiến?
Các tính năng AI của ClickUp Brain MAX có thể giúp tạo ra các mô tả chương trình rõ ràng, có cấu trúc từ các thông tin đầu vào khóa như mục tiêu, các bên liên quan, dòng thời gian và kết quả mong đợi. Sau khi các thông tin này được chuẩn bị, nó có thể tự động tạo ra các công việc và công việc con phù hợp với từng mục tiêu.
Bạn có thể sử dụng tính năng " Talk to Văn bản " để yêu cầu cập nhật như: "Hãy cho tôi biết các đối tượng chương trình nào đang gặp rủi ro trong tuần này" và nhận ngay thông tin chi tiết.
2. Mẫu đề xuất chương trình ClickUp
Mẫu đề xuất chương trình ClickUp cung cấp một khung làm việc toàn diện, sẵn sàng sử dụng, hướng dẫn bạn qua từng bước của quy trình đề xuất.
Không gian và định dạng của mẫu được thiết kế để tạo ra một dòng thời gian với các cột mốc, và các công cụ định dạng cho phép bạn hình dung cách các hoạt động, tài nguyên và thời hạn được sắp xếp một cách thống nhất trong một kế hoạch tổng thể. Vì mẫu có tính năng bố cục từng bước, đề xuất của bạn sẽ tự nhiên phát triển từ sứ mệnh và mục tiêu đến các cột mốc và kết quả, giúp người đánh giá dễ dàng theo dõi.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Soạn thảo chi tiết chương trình nhanh chóng với các phần sẵn có cho mô tả, mục tiêu đo lường được, các bên liên quan và đối tượng mục tiêu.
- Xây dựng ngân sách rõ ràng bằng cách sử dụng các bảng có sẵn cho nhân sự, cơ sở vật chất, thiết bị và quà tặng.
- Đảm bảo trách nhiệm bằng cách sử dụng khối phê duyệt để xác nhận ngày, tên và chữ ký.
Phù hợp cho: Các nhóm phi lợi nhuận và giáo dục nộp đơn xin tài trợ hoặc triển khai dịch vụ mới cần mô tả chương trình ngắn gọn trong định dạng thực tiễn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy tích hợp các chiến lược đặt mục tiêu vào mô tả chương trình của bạn để làm cho sáng kiến của bạn có thể đo lường và thực hiện được. Bằng cách nêu rõ những gì sáng kiến của bạn hướng đến, bạn có thể đảm bảo mọi người đều đồng lòng và hướng tới cùng một kết quả.
3. Mẫu Bản cam kết chương trình ClickUp
Mẫu Bản Chương Trình ClickUp cho phép bạn thiết lập nền tảng cho một dự án bằng cách xác định cấu trúc và phạm vi trước khi bắt đầu công việc.
Phần Tổ chức Chương trình ghi lại các thông tin cơ bản như tiêu đề, thời lượng thực hiện, người quản lý, nhà tài trợ và các kênh liên lạc trực tiếp, giúp trách nhiệm được hiển thị rõ ngay từ đầu. Để đảm bảo thực hiện đồng bộ, bạn có thể tạo lịch trình tổng quan nêu rõ các giai đoạn chính và các mốc thời gian khóa để đạt được mục tiêu. Có các phần tích hợp sẵn cho Sản phẩm đầu ra, Cột mốc, Rủi ro và Xác nhận, hoạt động như một nguồn thông tin duy nhất. Điều này giúp các đối tác, nhà tài trợ và các nhóm nội bộ duy trì sự đồng bộ trong suốt vòng đời của chương trình. Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sử dụng phần Scope để phân biệt rõ ràng giữa các hoạt động nằm trong phạm vi và ngoài phạm vi.
- Đảm bảo thành công có thể đo lường được bằng cách xác định chủ sở hữu, mục tiêu và phương pháp đo lường trong bảng Chỉ số thành công.
- Danh sách các rủi ro và cách bạn có kế hoạch xử lý chúng bằng cách sử dụng ma trận rủi ro đơn giản: xác suất so với tác động.
Phù hợp cho: Các chương trình được tài trợ bằng quỹ và công việc liên bộ phận cần có thỏa thuận hoặc phê duyệt tại giai đoạn khởi động trước khi lên lịch các công việc chi tiết.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên làm việc với kiến thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng bị phân tán trên các cuộc trò chuyện, email và bảng tính.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi chép và đang theo dõi quyết định, những thông tin quan trọng của kinh doanh sẽ bị lạc trong "tiếng ồn" kỹ thuật số. Với khả năng Quản lý Công việc của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo công việc từ trò chuyện, bình luận công việc, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
4. Mẫu Kế hoạch Thực hiện Dự án ClickUp
Mẫu Kế hoạch Thực hiện Dự án ClickUp cung cấp cho quản lý dự án một hệ thống sẵn có để đo lường hiệu suất dự kiến so với thực tế thông qua các công thức tích hợp sẵn.
Bạn có thể sử dụng chế độ xem Xem dạng danh sách để ghi chép các deliverables theo giai đoạn, kèm theo người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và các mối phụ thuộc, giúp duy trì trật tự cho các công việc. Điểm mạnh của mẫu quản lý chương trình này là khả năng đang theo dõi hiệu suất thông qua các Trường Tùy chỉnh, bao gồm nỗ lực, thời lượng, thời lượng thực tế và Lịch trình, để chỉ ra nơi tiến độ bị chậm trễ hoặc khối lượng công việc không đều. Sau khi các công việc được sắp xếp, bạn có thể theo dõi tiến độ bằng cách sử dụng chế độ xem Biểu đồ Gantt hoặc Biểu đồ thời gian. Cả hai đều cung cấp cách đơn giản để kéo các cột mốc, điều chỉnh lại các công việc bị trì hoãn và điều chỉnh khối lượng công việc hoặc lịch trình mà không làm gián đoạn luồng tổng thể.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận công việc mới bằng biểu mẫu nộp đơn thu thập ước tính nỗ lực và thời hạn ngay từ đầu để dự báo chính xác hơn.
- Giữ dự án đang theo dõi bằng cách hiển thị cả các công việc quá hạn và chưa được lên lịch để thúc đẩy hành động ngay lập tức.
- Kết nối kế hoạch công việc này với các tài liệu cấp cao như bản cam kết chương trình hoặc bản tóm tắt dự án để đảm bảo việc thực hiện diễn ra theo kế hoạch.
Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo chương trình cần một kế hoạch hành động thực tế để theo dõi nguồn lực và thời gian, đồng thời báo cáo tiến độ một cách rõ ràng cho đối tác và người đánh giá.
📚 Đọc thêm: Quản lý Dự án vs. Quản lý Chương trình vs. Quản lý Danh mục đầu tư: Giải mã bức tranh tổng thể
5. Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp
Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp giúp đề xuất của bạn rõ ràng và nhất quán bằng cách liên kết mục tiêu, dòng thời gian và chi phí qua các chế độ xem. Chế độ xem dạng danh sách cho phép bạn cấu trúc các thành phần quan trọng, bao gồm định nghĩa vấn đề, mục tiêu chương trình và các cột mốc quan trọng, mỗi mục đều có ngày đáo hạn, người được giao và mức độ ưu tiên được chỉ định.
Chế độ xem Bảng cho phép bạn theo dõi tiến độ theo từng giai đoạn. Điều này giúp dễ dàng xác định những công việc đã hoàn thành và những công việc cần chú ý. Ngoài ra, chế độ xem Lịch cung cấp dòng thời gian của các hoạt động đã lên lịch, đảm bảo các mốc thời gian luôn được theo dõi.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sử dụng bộ lọc để tập trung vào các mục chưa hoàn thành, công việc quá hạn hoặc các nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm, giúp quá trình đánh giá nhanh chóng và chính xác hơn.
- Ghi lại các chi tiết quan trọng với các trường tùy chỉnh như Phần Đề xuất, Ngày Mục tiêu, Chi phí Năm Đầu Tiên và Chỉ số Hiệu suất, giúp ngân sách và kết quả của bạn luôn minh bạch.
- Cài đặt Tự động hóa trong ClickUp để gửi nhắc nhở, cập nhật trạng thái tự động hoặc thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành nhiệm vụ.
Xem video này để biết cách bạn có thể tiết kiệm thời gian hàng ngày với ClickUp Tự động hóa!
Phù hợp cho: Các nhóm CSR của doanh nghiệp đang tìm kiếm mẫu đề xuất tài trợ cho các sáng kiến xã hội, dự án cộng đồng hoặc chương trình bền vững.
6. Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án ClickUp
Từ các nhóm đa chức năng trong doanh nghiệp đến các doanh nghiệp nhỏ và startup, mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án của ClickUp giúp đảm bảo rằng tất cả các đề xuất đều được xem xét nội bộ một cách đúng đắn trước khi triển khai.
Dựa trên yêu cầu của bạn, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu yêu cầu dự án tích hợp sẵn (Project Request Form) để thu thập các thông tin cần thiết cho từng dự án, bao gồm tên và mô tả dự án, phạm vi và mục tiêu, dòng thời gian dự kiến, nguồn lực cần thiết, cũng như ngân sách và tác động tiềm năng.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Hiển thị mối phụ thuộc giữa các công việc và cài đặt các cột mốc để đang theo dõi tiến độ hiệu quả trong chế độ xem Gantt Chart.
- Sử dụng ClickUp Automations để chuyển các yêu cầu dự án đến người xem xét được chỉ định hoặc gửi thông báo khi các công việc được cập nhật hoặc hoàn thành.
- Giao nhiệm vụ bằng ClickUp Tasks và cung cấp hiển thị về trạng thái và tiến độ của từng yêu cầu thông qua Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh.
Phù hợp cho: Các nhóm cần một quy trình minh bạch để nộp và phê duyệt yêu cầu công việc, đảm bảo phân bổ ngân sách và tài nguyên hợp lý.
7. Mẫu quy trình phê duyệt dự án ClickUp
Mẫu Quy Trình Phê Duyệt Dự Án ClickUp cung cấp một phương pháp lặp lại để ghi chép, xem xét và phê duyệt các sáng kiến mới. Mẫu này có định dạng sẵn sàng sử dụng với các Trường Tùy chỉnh cho tóm tắt dự án, tiêu chí thành công, lợi ích, ngân sách và người phê duyệt. Điều này đảm bảo mọi đề xuất đều có cấu trúc thống nhất và không bỏ sót chi tiết nào. Sử dụng mẫu này giúp quá trình ra quyết định diễn ra suôn sẻ, vì danh sách kiểm tra hướng dẫn người nộp qua từng bước, từ soạn thảo kế hoạch dự án đến đính kèm tài nguyên.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại nhật ký hoạt động để người xem xét có thể xem các thay đổi, bình luận và quyết định trong một chủ đề chế độ xem duy nhất.
- Tăng tốc quá trình đánh giá bằng cách lọc công việc theo trạng thái, người được giao hoặc giai đoạn, để những người ra quyết định chỉ xem những mục cần ý kiến của họ.
- Điền vào các trường đã được cài đặt sẵn cho mục tiêu, lợi ích, ngân sách và người phê duyệt, để mỗi yêu cầu được gửi đi đều có cùng mức độ chi tiết.
Phù hợp cho: Các bộ phận Quản lý Dự án (PMO) và trưởng bộ phận vận hành đang tìm kiếm công cụ để tiêu chuẩn hóa quy trình phê duyệt trên toàn tổ chức, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.
⚡ Thư viện mẫu: Mẫu đang theo dõi tài trợ cho quản lý quỹ hiệu quả
8. Mẫu Báo cáo Trạng thái Chương trình ClickUp
Mẫu Báo cáo Trạng thái Chương trình ClickUp biến các cập nhật thành thông tin có thể hành động bằng cách kết hợp tình trạng chương trình, tiến độ và rủi ro trong một tài liệu rõ ràng. Ở phần đầu, bạn có thể ghi lại người quản lý chương trình, kỳ báo cáo và các chỉ số sức khỏe tổng quan cho dòng thời gian, ngân sách và chất lượng.
Có một phần riêng biệt dành cho Rủi ro, nơi mỗi rủi ro đang được theo dõi với mức độ nghiêm trọng và kế hoạch hành động tương ứng, giúp ban lãnh đạo không chỉ nhìn thấy vấn đề mà còn chiến lược để giảm thiểu chúng. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được biểu đồ phân bổ tài nguyên, chi tiết tài trợ và các điểm nhấn của lộ trình để hoàn thành báo cáo dự án vừa minh bạch vừa hướng đến giải pháp.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sử dụng phần tóm tắt tiến độ để nhấn mạnh những thành công và chỉ ra các rào cản bằng ngôn ngữ đơn giản, giúp quá trình đánh giá diễn ra nhanh chóng hơn.
- Áp dụng định dạng nhất quán cho các phần như cột mốc, nguồn vốn và tài nguyên để báo cáo tiến độ luôn chuyên nghiệp và dễ dàng theo dõi.
- Cài đặt Nhắc nhở trong ClickUp để xem xét và cập nhật báo cáo trạng thái chương trình, đảm bảo tất cả thông tin luôn được cập nhật và chính xác.
Phù hợp cho: Quản lý chương trình, giám đốc tổ chức phi lợi nhuận và các nhóm PMO cần báo cáo có cấu trúc kết hợp tiến độ, rủi ro và các rào cản trong một nơi duy nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết nối các công việc và trách nhiệm trong mẫu chương trình với mô tả công việc và vai trò cá nhân, để đảm bảo trách nhiệm và giúp mọi người dễ dàng hiểu cách công việc của họ đóng góp vào thành công của chương trình.
9. Mẫu theo dõi chương trình ClickUp
Mẫu theo dõi chương trình ClickUp đơn giản hóa các chương trình phức tạp bằng cách chia chúng thành các giai đoạn có cấu trúc, đảm bảo mỗi công việc được liên kết với tác động, nỗ lực, ngân sách và người chịu trách nhiệm tương ứng. Có các trường tích hợp để theo dõi chi phí, thời lượng và trách nhiệm của bộ phận, giúp tiến độ và trách nhiệm được hiển thị rõ ràng. Mẫu này giúp ưu tiên các sáng kiến bằng cách đánh giá tác động–nỗ lực, theo dõi khối lượng công việc để tránh tắc nghẽn và đồng bộ hóa dòng thời gian giữa các bộ phận như Nhân sự, Tài chính, Tiếp thị và các bộ phận khác. Chế độ xem Dòng thời gian sắp xếp các công việc theo bộ phận và cho phép bạn kéo và thả lịch trình để điều chỉnh ngày hoặc thời lượng. Ngoài ra, có chế độ xem Khối lượng công việc, giúp dễ dàng xem ai đang có sức chứa và điều chỉnh phân công trước khi xảy ra tắc nghẽn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại tác động, nỗ lực, chi phí thực tế, ngân sách còn lại và nhật ký để có cái nhìn tổng quan về tài chính và hoạt động trong một nơi duy nhất.
- Ghi lại các tài liệu hỗ trợ, nhật ký và chi phí trực tiếp trong các trường công việc để đảm bảo thông tin tài chính luôn được liên kết với quá trình thực hiện.
- Thêm các công việc con, cột và công thức để tùy chỉnh đang theo dõi, từ chênh lệch ngân sách đến tỷ lệ hoàn thành, mà không làm phá vỡ cấu trúc.
Phù hợp cho: Các phòng quản lý dự án (PMOs), quản lý đa chức năng và lãnh đạo vận hành cần một nguồn thông tin duy nhất để đang theo dõi dự án và lập kế hoạch nguồn lực.
10. Mẫu tóm tắt chương trình ClickUp
Mẫu Tóm tắt Chương trình ClickUp tập hợp các dự án, vấn đề và rủi ro dưới một mái nhà. Nó cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn rõ ràng, thời gian thực về tình trạng sức khỏe của chương trình.
Trong thư mục, bạn sẽ tìm thấy ba danh sách được thiết kế riêng biệt. Dự án Gantt hiển thị các công việc cùng với ngân sách, người chịu trách nhiệm và các mối phụ thuộc. Danh sách Vấn đề ghi lại các rào cản và theo dõi quá trình di chuyển qua các giai đoạn mở, sửa đổi và hoàn thành. Cuối cùng, có chế độ xem Risk, phân loại các mối đe dọa theo mức độ nghiêm trọng và cho phép tạo kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
Mỗi danh sách công việc đi kèm với các chế độ xem linh hoạt như Danh sách, Bảng, Gantt và Bảng, giúp bạn phân tích dòng thời gian, theo dõi tài chính hoặc quản lý khối lượng công việc theo cách phù hợp nhất với nhóm của bạn. Mỗi công việc được liên kết với chi phí, dòng thời gian và người chịu trách nhiệm, giúp tiến độ được minh bạch và quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Sử dụng các trường dựa trên công thức như Số dư hoặc Số ngày để tự động tính toán ngân sách và dòng thời gian mà không cần nỗ lực thủ công.
- Đang theo dõi rủi ro và vấn đề trong các danh sách công việc và chế độ xem bảng chuyên dụng, giúp dễ dàng phát hiện các rào cản sớm và giao nhiệm vụ rõ ràng cho người chịu trách nhiệm giải quyết.
- Chỉnh sửa hàng loạt và xuất dữ liệu trong chế độ xem bảng, giúp việc báo cáo và cập nhật giữa các nhóm trở nên đơn giản và nhất quán.
Phù hợp cho: Quản lý chương trình đang tìm kiếm công cụ để trở thành nhà cung cấp các bản cập nhật định kỳ về trạng thái và kết quả cho các bên liên quan và nhà tài trợ.
Giữ cho các sáng kiến của bạn được tổ chức và có tác động mạnh mẽ với ClickUp
Một mẫu mô tả chương trình đáng tin cậy đảm bảo mọi người chia sẻ sự hiểu biết về công việc. Nó đảm bảo tóm tắt và trạng thái của bạn phát triển thành một kế hoạch hành động cụ thể, từ đó tác động thực tế trở nên hiển thị.
Các mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp giúp bạn tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp để chia sẻ với đối tác, đồng thời sử dụng cùng một kế hoạch để quản lý dự án hàng ngày và báo cáo công khai.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp và đơn giản hóa việc lập kế hoạch, giao tiếp và thực hiện chương trình.