Thay đổi là điều không thể tránh khỏi—nhưng hỗn loạn không phải là điều bắt buộc.
Trung bình, các tổ chức trải qua năm thay đổi lớn mỗi ba năm, và con số này chỉ tăng lên. Tuy nhiên, bất chấp tần suất này, hầu hết các quá trình chuyển đổi đều gặp khó khăn trong việc duy trì kết quả. Kế hoạch kém, giao tiếp lộn xộn và quyền sở hữu không rõ ràng khiến ngay cả những nhóm giỏi nhất cũng lạc hướng.
Đó là lý do tại sao quy trình quản lý thay đổi có cấu trúc là rất quan trọng, đặc biệt là khi làm việc với các công cụ như Jira. Với mẫu quản lý thay đổi Jira phù hợp, các nhà quản lý CNTT, trưởng nhóm thay đổi và các nhóm Agile có thể hợp lý hóa mọi bước triển khai, từ đánh giá rủi ro đến phê duyệt.
Trong blog này, chúng tôi sẽ giải thích cách sử dụng các mẫu quản lý thay đổi Jira một cách hiệu quả để hỗ trợ quản lý đội ngũ, giảm thiểu sự gián đoạn và đảm bảo rằng mọi thay đổi đều mang lại giá trị kinh doanh thực sự.
Và nếu những mẫu này không phù hợp, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các mẫu ClickUp đáng tin cậy mà bạn có thể sử dụng thay thế!
Điều gì tạo nên một mẫu quản lý thay đổi Jira tốt?
Mẫu quản lý thay đổi Jira vững chắc giúp các nhóm xử lý quá trình chuyển đổi mà không bỏ sót các bước hoặc chi tiết quan trọng. Dựa trên nghiên cứu về những thay đổi CNTT thành công, đây là những điều cần lưu ý khi chọn hoặc tạo mẫu của bạn:
- Tổng quan và tài liệu rõ ràng: Tóm tắt yêu cầu thay đổi, mục tiêu và các hệ thống bị ảnh hưởng, với không gian để đính kèm kế hoạch dự án và tệp hỗ trợ
- Công cụ đánh giá rủi ro: Bao gồm các trường để đánh giá tác động, phân loại các loại thay đổi (như tiêu chuẩn hoặc khẩn cấp) và phác thảo các bước giảm thiểu rủi ro
- Lập kế hoạch truyền thông: Lập bản đồ cập nhật, thời gian và kênh truyền thông cho các bên liên quan để mọi người luôn được thông báo
- Dòng thời gian và chi tiết triển khai: Phân chia các ngày, giai đoạn và công việc quan trọng, bao gồm triển khai, thử nghiệm và đào tạo
- Quy trình công việc tự động: Tích hợp với Jira Service Management để hợp lý hóa quy trình phê duyệt và duy trì tiến độ
- Điểm kiểm tra tuân thủ: Thêm các bước để xác minh rằng các thay đổi tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài để đáp ứng mục đích của quản lý thay đổi trong việc triển khai dự án
- Thu thập phản hồi: Cung cấp các kênh để các bên liên quan liên tục đóng góp ý kiến, hỗ trợ quản lý quy trình làm việc nhanh nhạy
- Đánh giá sau thay đổi: Bao gồm không gian để ghi lại kết quả, bài học kinh nghiệm và các bước tiếp theo
10 mẫu quản lý thay đổi Jira
Các mẫu Jira là điểm khởi đầu vững chắc cho các nhóm muốn hợp lý hóa thiết lập dự án với các cài đặt, trường và quyền truy cập dự án sẵn có, đặc biệt là cho các trường hợp sử dụng phần mềm, CNTT và agile. Và chúng không chỉ dành cho các nhà phát triển.
Với một vài điều chỉnh, bạn có thể sử dụng lại các mẫu Jira cho các tình huống như quản lý thay đổi, giới thiệu nhân viên mới hoặc kiểm tra quy trình.
Dưới đây là một số mẫu Jira cho tất cả các loại nhóm và bộ phận:
1. Mẫu quản lý thay đổi ITSM
Quản lý các thay đổi CNTT mà không có quy trình rõ ràng có thể dễ dàng dẫn đến tình trạng hỗn loạn — bỏ sót phê duyệt, thời gian ngừng hoạt động bất ngờ và các nhóm làm việc không đồng bộ. Mẫu quản lý thay đổi Jira ITSM được thiết kế để mang lại trật tự cho tình trạng hỗn loạn đó.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tích hợp các yêu cầu thay đổi, đánh giá rủi ro và các bước triển khai trong một quy trình làm việc tập trung
- Cho phép hợp tác thời gian thực giữa các bên liên quan đến CNTT, kinh doanh và tuân thủ để đảm bảo sự minh bạch trong quá trình phê duyệt
- Cung cấp tài liệu sẵn sàng cho kiểm toán và theo dõi mọi thay đổi, giảm rủi ro tuân thủ
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dịch vụ CNTT và quản trị viên hệ thống đang tìm kiếm một phương pháp có cấu trúc, tuân thủ và bản địa hóa Jira để quản lý thay đổi trên toàn bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật số.
2. Mẫu quản lý dịch vụ pháp lý
Mẫu Quản lý dịch vụ pháp lý Jira được thiết kế để đơn giản hóa và chuẩn hóa các hoạt động pháp lý. Mẫu này giúp các nhóm pháp lý quản lý các yêu cầu đến, sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc và theo dõi tiến độ một cách tập trung, minh bạch.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tự động hóa việc tiếp nhận và phân loại các yêu cầu pháp lý, giảm thiểu việc theo dõi thủ công
- Sử dụng các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh để đảm bảo tuân thủ các chính sách pháp lý nội bộ và quy định pháp luật bên ngoài
- Theo dõi SLA và tiến độ để báo cáo về hiệu suất và các điểm nghẽn của nhóm pháp lý
📌 Lý tưởng cho: Quản lý hoạt động pháp lý, cố vấn nội bộ và nhóm tuân thủ cần một phương pháp có cấu trúc, có thể theo dõi để quản lý các yêu cầu dịch vụ pháp lý trong Jira.
3. Mẫu quản lý dịch vụ tiếp thị
Khi các yêu cầu thay đổi — từ đổi thương hiệu đến thay đổi chiến lược truyền thông — bắt đầu đổ về từ nhiều bộ phận, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn nếu không có hệ thống tiếp nhận và theo dõi rõ ràng. Mẫu Quản lý dịch vụ tiếp thị Jira hợp lý hóa các quy trình công việc theo hướng thay đổi. Mẫu này giúp các nhóm quản lý yêu cầu, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và theo dõi các phê duyệt.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tối ưu hóa việc tiếp nhận yêu cầu thay đổi marketing từ các bộ phận khác nhau
- Sử dụng các luồng phê duyệt tích hợp để giữ cho các chiến dịch và tin nhắn luôn đi đúng hướng
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các nhóm với bộ phận pháp lý, sản phẩm và lãnh đạo để đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực tiếp thị cần cấu trúc, tốc độ và trách nhiệm trong khi đối phó với những thay đổi liên tục.
4. Mẫu quản lý dịch vụ cơ sở vật chất
Các nhóm cơ sở vật chất quản lý việc di chuyển văn phòng, lập kế hoạch không gian, nâng cấp an toàn và thay đổi thiết bị — những khía cạnh vật lý của sự thay đổi tổ chức. Mẫu Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất Jira cung cấp một cách có cấu trúc để xử lý yêu cầu, tự động hóa quy trình công việc quản lý thay đổi và theo dõi tiến độ.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tự động hóa các yêu cầu chuyển văn phòng, thay đổi thiết bị và lập kế hoạch không gian
- Theo dõi tiến độ và các yếu tố phụ thuộc để giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình thay đổi vật lý
- Đảm bảo sự đồng bộ với bộ phận Nhân sự, Công nghệ thông tin và Lãnh đạo để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ
📌 Lý tưởng cho: Quản lý cơ sở vật chất và nhóm vận hành nơi làm việc chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi vật lý trong khi duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng AI để thu thập và tập trung các thông tin quan trọng từ các sprint quản lý thay đổi trước đó để giữ cho quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và tránh lặp lại những sai lầm tương tự.
5. Mẫu kiểm soát quy trình
Mẫu kiểm soát quy trình Jira giúp các nhóm theo dõi, xem xét và cải thiện các quy trình hoạt động bằng cách chuẩn hóa cách thức giới thiệu và triển khai các thay đổi. Cho dù là cập nhật SOP hay tinh chỉnh quy trình làm việc, mẫu này đều hỗ trợ đánh giá rủi ro, theo dõi phê duyệt và giám sát triển khai.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tiêu chuẩn hóa quy trình đề xuất, xem xét và triển khai các thay đổi trong quy trình
- Hỗ trợ đánh giá rủi ro và theo dõi phê duyệt cho mọi cập nhật hoạt động
- Cung cấp hiển thị rõ ràng về các cải tiến quy trình và tác động của chúng trên các nhóm
📌 Lý tưởng cho: Trưởng bộ phận vận hành, nhóm tuân thủ và quản lý dự án muốn thúc đẩy cải tiến quy trình với tính truy xuất nguồn gốc và cấu trúc.
6. Mẫu quản lý dịch vụ nhân sự
Các nhóm nhân sự đóng vai trò khóa trong việc quản lý con người trong quá trình thay đổi. Điều đó bao gồm tuyển dụng trong quá trình tái cấu trúc, cập nhật chính sách, hỗ trợ chuyển công tác và giao tiếp rõ ràng.
Mẫu Quản lý dịch vụ nhân sự Jira giúp các nhóm theo dõi các yêu cầu, duy trì sự tổ chức và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Quản lý quá trình onboarding, cập nhật chính sách và di chuyển nhân viên tại một nơi duy nhất
- Tận dụng quy trình công việc linh hoạt, thích ứng với các quy trình và mục tiêu thời gian phản hồi riêng biệt của bộ phận nhân sự
- Giữ bộ phận nhân sự, nhân viên và các bộ phận khác đồng bộ với thông báo tự động
📌 Lý tưởng cho: Giám đốc nhân sự, nhóm nhân sự và đối tác kinh doanh nhân sự dẫn dắt sự thay đổi từ bên trong.
7. Mẫu mua sắm
Việc mua sắm thường là trung tâm của sự thay đổi, cho dù bạn đang mở rộng quy mô, kết nối nhà cung cấp mới hay điều chỉnh hợp đồng để phù hợp với mục tiêu thay đổi. Mẫu Jira Procurement giúp sắp xếp trật tự, thay thế các email và yêu cầu bằng lời nói rải rác bằng quy trình làm việc rõ ràng, có thể theo dõi.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tập trung quản lý quá trình onboarding nhà cung cấp, thay đổi hợp đồng và yêu cầu mua sắm
- Tự động hóa quy trình phê duyệt để đẩy nhanh chu kỳ mua sắm và giảm thiểu sự chậm trễ
- Theo dõi từng bước để đảm bảo tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán, giảm thiểu rủi ro
📌 Lý tưởng cho: Trưởng phòng mua hàng và quản lý nguồn cung ứng, những người được kỳ vọng mang lại tốc độ và sự tuân thủ trong khi hỗ trợ các ưu tiên kinh doanh đang phát triển.
8. Mẫu quản lý dịch vụ bán hàng
Các nhóm bán hàng thường là những người đầu tiên cảm nhận được tác động của những thay đổi trong tổ chức, như mô hình định giá mới, thay đổi lãnh thổ, cập nhật SLA hoặc định vị lại sản phẩm.
Mẫu Quản lý dịch vụ bán hàng Jira giúp các nhóm bán hàng duy trì sự linh hoạt trong giai đoạn chuyển đổi bằng cách tập trung các yêu cầu dịch vụ, hợp lý hóa quy trình phê duyệt và giữ cho mọi người được thông báo về các điểm tiếp xúc thay đổi nhanh chóng.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Hợp nhất các yêu cầu hỗ trợ bán hàng, cập nhật giá cả và thay đổi lãnh thổ
- Tối ưu hóa quy trình phê duyệt và giao tiếp để đảm bảo các giao dịch tiếp tục diễn ra suôn sẻ trong quá trình chuyển đổi
- Cung cấp khả năng hiển thị trạng thái yêu cầu, giảm nhầm lẫn và mất cơ hội
📌 Lý tưởng cho: Giám đốc điều hành bán hàng, trưởng nhóm hỗ trợ và các nhóm GTM điều hướng thay đổi mà không làm mất đà.
9. Mẫu tạo/lập tài sản
Tài sản thường là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy trong quá trình thay đổi, cho dù đó là đổi thương hiệu, cập nhật sản phẩm hay ra mắt nội bộ. Từ trang đích đến hướng dẫn nội bộ, việc sản xuất chúng có thể quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình triển khai.
Mẫu tạo/lập tài sản Jira mang đến cấu trúc với các biểu mẫu nhập liệu rõ ràng, hàng đợi ưu tiên và hiển thị được chia sẻ giữa các nhóm sáng tạo, tiếp thị và sản phẩm.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Cấu trúc các yêu cầu sáng tạo với biểu mẫu tiếp nhận rõ ràng và hàng đợi ưu tiên
- Cho phép hiển thị chung cho các nhóm tiếp thị, sản phẩm và sáng tạo
- Theo dõi tiến độ sản xuất tài sản để đảm bảo giao hàng kịp thời cho các đợt ra mắt và đổi thương hiệu
📌 Lý tưởng cho: Trưởng bộ phận nội dung, giám đốc điều hành sáng tạo và các nhóm đa chức năng cần duy trì sự chặt chẽ trong thực thi đồng thời quản lý nhiều sản phẩm dựa trên thay đổi.
📖 Xem thêm: Các công cụ giao tiếp không đồng bộ hàng đầu
10. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng
Trong bất kỳ thay đổi nào, cho dù là về cấu trúc, liên quan đến sản phẩm hay do chính sách, nhóm dịch vụ khách hàng là những người giải đáp thắc mắc và xoa dịu sự nhầm lẫn. Họ quản lý những kỳ vọng thay đổi trong khi các quy trình nội bộ bắt kịp.
Mẫu Quản lý dịch vụ khách hàng Jira giúp họ duy trì sự tổ chức bằng cách chuyển tiếp yêu cầu một cách hiệu quả, theo dõi dòng thời gian giải quyết và nêu bật các vấn đề lặp lại chỉ ra những lỗ hổng trong quá trình triển khai.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Chuyển yêu cầu của khách hàng đến nhân viên hỗ trợ phù hợp một cách hiệu quả
- Theo dõi dòng thời gian giải quyết và nêu bật các vấn đề lặp lại để cải thiện quy trình
- Cung cấp bảng điều khiển cho các trưởng nhóm hỗ trợ để theo dõi hiệu suất của nhóm trong quá trình thay đổi
📌 Lý tưởng cho: Trưởng bộ phận hỗ trợ, quản lý CX và trưởng bộ phận dịch vụ khách hàng cần hiển thị, cấu trúc và tốc độ.
Giới hạn của Jira
Jira là một công cụ phổ biến cho các nhóm làm việc nhanh, đặc biệt là trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Công cụ này xử lý tốt việc theo dõi công việc, lập kế hoạch sprint và giải quyết vấn đề.
Tuy nhiên, khi nói đến quản lý thay đổi từ đầu đến cuối, đặc biệt là trong bối cảnh liên chức năng hoặc toàn doanh nghiệp, các nhóm thường gặp phải một số lỗ hổng.
Các giới hạn chính bao gồm:
- Jira được tối ưu hóa cho công việc phát triển, do đó, việc mô hình hóa các quy trình thay đổi thường cần nhiều tùy chỉnh hoặc tiện ích bổ sung
- Quy trình phê duyệt gốc bị giới hạn và không được thiết kế cho các đánh giá có điều kiện, nhiều bước giữa các bên liên quan
- Việc truyền đạt thông tin về thay đổi, tác động và rủi ro thường diễn ra trong các chủ đề bình luận hoặc các công cụ bên ngoài
- Rất khó để theo dõi các phụ thuộc thay đổi giữa các nhóm hoặc đơn vị kinh doanh nếu không có Premium hoặc Advanced Roadmaps
- Nhật ký thay đổi và dấu vết kiểm tra không được cấu trúc để tuân thủ, do đó thường cần phải sử dụng tài liệu thủ công hoặc ứng dụng của bên thứ ba
👀 Bạn có biết? Jira ra đời vào năm 2002 với tên gọi ban đầu là "Gojira", nghĩa là Godzilla trong tiếng Nhật. Jira được phát triển để loại bỏ các lỗi phần mềm với sức mạnh khủng khiếp trước khi phát triển thành một công cụ quy trình làm việc rộng rãi hơn.
Mẫu Jira thay thế
Sự hỗn loạn không thể mở rộng.
Khi các nhóm phát triển, dự án thay đổi và dòng thời gian trở nên chặt chẽ hơn, sự thay đổi là không thể tránh khỏi. Nhưng nếu không có hệ thống để quản lý sự thay đổi đó? Bạn sẽ phải đối mặt với sự hiểu lầm, thiếu thống nhất và lỡ thời hạn.
Hãy làm quen với ClickUp, trung tâm điều hành mới của bạn.
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm, tất cả trong một nền tảng — được tăng tốc bằng tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Như Jodi Salice, Giám đốc Sáng tạo tại United Way Suncoast, đã chia sẻ,
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có cách nào để ClickUp làm bạn thất vọng.
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có lý do gì để không chọn ClickUp.
Dưới đây là các lựa chọn thay thế Jira miễn phí sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của bạn.
1. Mẫu quản lý thay đổi ClickUp
Cần một cách đơn giản để xử lý các thay đổi tại nơi làm việc mà không gặp khó khăn? Mẫu Quản lý thay đổi của ClickUp chia nhỏ các quá trình chuyển đổi phức tạp thành các bước nhỏ, dễ thực hiện.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
Mẫu quản lý thay đổi này giúp bạn xây dựng quy trình làm việc vững chắc bằng cách:
- Chia các thay đổi thành ba giai đoạn rõ ràng: Lập kế hoạch, Thực hiện và Đánh giá
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi mức độ ưu tiên và tiến độ thay đổi
- Thiết lập bảng tư vấn thay đổi với vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Tạo phụ thuộc công việc để công việc luôn diễn ra suôn sẻ
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, trưởng nhóm và chuyên gia quản lý thay đổi muốn biến quá trình chuyển đổi hỗn loạn thành các quy trình trơn tru, có cấu trúc.
2. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi ClickUp giúp bạn lập bản đồ từng bước trong quy trình chuyển đổi.
Nó chia nhỏ thay đổi thành các công việc rõ ràng, có thể thực hiện được, như soạn thảo kế hoạch truyền thông hoặc lên lịch phê duyệt của các bên liên quan, để nhóm của bạn có thể tiến lên phía trước một cách rõ ràng.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Theo dõi các loại cuộc họp khác nhau và kết quả của chúng bằng Trạng thái tùy chỉnh (Hoàn thành, Đang tiến hành, Đang xem xét, Chưa bắt đầu)
- Theo dõi tiến độ với tính năng theo dõi tỷ lệ hoàn thành và đánh dấu giai đoạn tích hợp sẵn
- Đánh dấu sớm bất kỳ yếu tố rủi ro thay đổi nào bằng cách sử dụng các chỉ báo trạng thái RAG tùy chỉnh
- Tạo Trường Tùy chỉnh để ghi lại từng loại vấn đề và các trở ngại tiềm ẩn
📌 Lý tưởng cho: Các nhà lãnh đạo quản lý thay đổi và quản lý dự án cần một phương pháp có cấu trúc để thực hiện các thay đổi tổ chức.
👀 Bạn có biết? Hơn 78% nhân viên cho biết họ trải qua nhiều thay đổi hơn trong công việc trong những năm đại dịch, dẫn đến hiện tượng mà các chuyên gia gọi là “mệt mỏi vì thay đổi”
3. Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp giúp các nhóm xử lý quá trình chuyển đổi một cách suôn sẻ bằng cách cung cấp một khung rõ ràng để lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi trong tổ chức.
Mẫu này nổi bật như một giải pháp phần mềm quản lý lực lượng lao động thực tế với các tính năng giúp các sáng kiến thay đổi trở nên dễ dàng hơn.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Tạo Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ qua các giai đoạn lập kế hoạch, triển khai và hoàn thành
- Đánh giá tác động của các thay đổi đối với các nhóm và bộ phận khác nhau bằng các phần phân tích tác động
- Giữ mọi người luôn được thông báo với các công cụ lập kế hoạch truyền thông tích hợp sẵn
- Lên lịch và theo dõi việc nâng cao kỹ năng của nhân viên bằng lịch kế hoạch đào tạo
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự, bộ phận CNTT, quản lý dự án và tư vấn thay đổi cần một cách rõ ràng, có cấu trúc để lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện các thay đổi trong tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đặt tên cho các phiếu thay đổi của bạn giống như các tập phim Netflix — ngắn gọn, súc tích và rõ ràng. Thay vì "Cập nhật logic backend", hãy đặt tên là "S2E3: Loại bỏ API cũ (cuối cùng)". Tại sao? Bởi vì tiêu đề phiếu rõ ràng, dễ nhớ giúp bạn dễ dàng quét nhật ký thay đổi, các cuộc họp về trạng thái trở nên ít căng thẳng hơn và các bên liên quan có nhiều khả năng tiếp tục tham gia. Thêm vào đó, nhóm của bạn có thể muốn đọc các bản cập nhật!
4. Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi dự án ClickUp
Khi tổ chức của bạn cần thích ứng và phát triển, có một kế hoạch vững chắc sẽ tạo ra sự khác biệt. Mẫu kế hoạch dự án quản lý thay đổi ClickUp giúp bạn vạch ra từng bước trong khi giữ cho các bên liên quan được thông báo trong suốt quá trình.
Bằng cách giám sát rõ ràng từng giai đoạn, bạn có thể tùy chỉnh quy trình phê duyệt để phù hợp với nhu cầu của nhóm và giảm thiểu rủi ro.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của từng sáng kiến thay đổi
- Các trường tích hợp để phân loại và gán thuộc tính cho các thay đổi để hiển thị tốt hơn
- Nhiều chế độ xem, bao gồm Danh sách, Gantt và Lịch để quản lý quy trình làm việc theo cách của bạn
- Các công cụ theo dõi dự án như phản hồi bình luận, công việc con lồng nhau và cài đặt ưu tiên
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm muốn triển khai thay đổi một cách hiệu quả đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn.
5. Mẫu kế hoạch hành động quản lý thay đổi ClickUp
Quản lý những thay đổi quan trọng trong tổ chức không nhất thiết phải là một công việc quá sức. Mẫu Kế hoạch hành động quản lý thay đổi của ClickUp giúp bạn lập bản đồ từng bước trong quy trình triển khai thay đổi, để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Nó chia nhỏ các quá trình chuyển đổi phức tạp thành các công việc nhỏ, giúp toàn bộ quy trình trở nên dễ dàng hơn cho tất cả mọi người.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Theo dõi các yếu tố rủi ro thay đổi tiềm ẩn và tạo chiến lược giảm thiểu ngay lập tức
- Giữ toàn bộ nhóm của bạn thống nhất với các kênh truyền thông rõ ràng và vòng phản hồi
- Xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc, phù hợp với nhu cầu của bạn
- Thiết lập cảnh báo tự động để mọi người luôn đồng bộ, ngay cả khi có nhiều tích hợp Jira
📌 Lý tưởng cho: Các chuyên gia quản lý thay đổi, quản lý dự án và trưởng nhóm cần một phương pháp có cấu trúc để hướng dẫn tổ chức của họ vượt qua quá trình chuyển đổi.
6. Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi Toàn diện của ClickUp giúp bạn loại bỏ sự nhầm lẫn bằng cách tổ chức từng bước chuyển đổi của bạn ở một nơi — để nhóm của bạn biết bước tiếp theo là gì và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Bắt đầu nhanh chóng với không gian làm việc sẵn sàng sử dụng và Trạng thái Tùy chỉnh cho từng giai đoạn thay đổi
- Theo dõi tiến độ theo cách của bạn bằng nhiều chế độ xem, bao gồm Danh sách, Gantt và Lịch
- Ghi lại các chi tiết quan trọng với các trường tích hợp sẵn cho mức độ rủi ro, lĩnh vực ảnh hưởng và ý kiến của các bên liên quan
- Tự động hóa quy trình làm việc để công việc luôn tiến triển và giảm thiểu việc theo dõi thủ công
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý thay đổi, trưởng dự án và các nhóm muốn có một công cụ linh hoạt, có thể mở rộng để xử lý các quá trình chuyển đổi ở mọi kích thước, từ cập nhật quy trình nhanh chóng đến chuyển đổi toàn công ty.
🧠 Thông tin thú vị: Ai đã di chuyển miếng pho mát của tôi? —vâng, chính là cuốn sách đó—là một cuốn sách kinh doanh kinh điển năm 1998 của Spencer Johnson. Thông qua một câu chuyện ngụ ngôn đơn giản, cuốn sách nhắc nhở chúng ta phải dự đoán sự thay đổi, thích ứng nhanh và không bám vào những cách làm cũ.
7. Mẫu tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp
Quản lý thay đổi trong môi trường Jira có thể giống như gỡ lỗi trong thời gian thực — một điều chỉnh nhỏ sẽ kích hoạt phản ứng dây chuyền trên các nhóm, công cụ và dòng thời gian.
Mẫu tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc, có thể mở rộng để lập kế hoạch, theo dõi và ghi lại các thay đổi để không bỏ sót bất kỳ điều gì.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Theo dõi các thay đổi thường xuyên và khẩn cấp bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, thẻ và cập nhật trạng thái trên nhiều dự án Jira
- Chuẩn hóa các yêu cầu thay đổi với các biểu mẫu tích hợp để thu thập thông tin chi tiết như phạm vi, mức độ khẩn cấp và mức độ rủi ro ngay từ đầu
- Hình dung các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhóm, công cụ và quy trình làm việc bằng cách sử dụng các trường mối quan hệ mạnh mẽ của ClickUp
- Tuân thủ lịch trình với chế độ xem Lịch, Danh sách và Dòng thời gian được điều chỉnh theo cách làm việc của từng nhóm
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, trưởng bộ phận CNTT và chủ sở hữu thay đổi làm việc trong môi trường linh hoạt hoặc hỗn hợp, những người cần một khung công tác thân thiện với Jira để hướng dẫn việc triển khai thay đổi được ghi chép đầy đủ trong các nhóm
8. Mẫu quản lý dịch vụ CNTT ClickUp
Mẫu Quản lý dịch vụ CNTT của ClickUp giúp đơn đặt hàng trở lại trật tự trong tình trạng hỗn loạn của CNTT. Không còn phải loay hoay với các phiếu yêu cầu rải rác và các chủ đề email dài dằng dặc — mẫu này tạo ra một địa điểm trung tâm nơi nhóm của bạn có thể xử lý mọi thứ, từ yêu cầu phần cứng đến thay đổi hệ thống.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Theo dõi và giải quyết các phiếu hỗ trợ CNTT bằng chế độ xem Danh sách và Trợ giúp có thể tùy chỉnh
- Xử lý yêu cầu phần cứng và quản lý tài sản bằng các biểu mẫu và tính năng đang theo dõi chuyên dụng
- Xử lý yêu cầu thay đổi thông qua quy trình làm việc hoàn chỉnh, từ bài nộp/gửi đến phê duyệt
- Lập kế hoạch và lên lịch thay đổi bằng chế độ xem Lịch với ngày triển khai tùy chỉnh
📌 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý CNTT, trưởng bộ phận hỗ trợ và quản trị viên hệ thống cần một phương pháp có cấu trúc để quản lý yêu cầu dịch vụ, theo dõi tài sản và triển khai thay đổi
9. Mẫu kế hoạch dự án ClickUp SaaS
Một bản thiết kế rõ ràng và có thể thực hiện được đến mức các dự án SaaS của bạn gần như tự quản lý chính mình — đó là những gì Mẫu kế hoạch dự án SaaS của ClickUp mang lại.
Mẫu này, với các phần được thiết kế riêng cho các nhóm phát triển phần mềm, giúp bạn lập bản đồ từng giai đoạn, từ kế hoạch ban đầu đến ra mắt cuối cùng.
🌟 Tại sao bạn sẽ thích mẫu này
- Xác định lý do bằng phần trường hợp kinh doanh nêu rõ mục tiêu và giá trị
- Giữ mọi thứ thống nhất ở một nơi với khu vực kế hoạch dự án trung tâm
- Lập bản đồ các thời điểm quan trọng bằng các cột mốc rõ ràng, trực quan
- Phân công công việc một cách tự tin với các trường phân bổ tài nguyên để hiển thị cho cả nhóm
📌 Lý tưởng cho: Các nhóm phát triển phần mềm, quản lý sản phẩm và các công ty khởi nghiệp SaaS muốn ra mắt sản phẩm hoặc tính năng mới với hiệu quả tối đa.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu thỏa thuận kinh doanh & ví dụ hợp đồng (+Tải xuống)
Biến thay đổi thành cơ hội với ClickUp
Các mẫu của Jira là điểm khởi đầu vững chắc, nhưng việc quản lý thay đổi trong thế giới thực thường đòi hỏi sự linh hoạt, hiển thị và kiểm soát cao hơn.
Đó là điểm mạnh của ClickUp. Các mẫu quản lý thay đổi của ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh mọi phần của quy trình làm việc, từ đánh giá tác động đến vai trò của các bên liên quan. Bạn có thể theo dõi tiến độ trên các chế độ xem, phân công trách nhiệm rõ ràng và khóa các chi tiết nhạy cảm bằng quyền truy cập dựa trên vai trò.
Chức năng báo cáo tích hợp giúp mọi người luôn cập nhật thông tin, trong khi dòng thời gian và lịch trực quan giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn. Cho dù xử lý các cập nhật thường xuyên hay chuyển đổi quy mô lớn, ClickUp giúp bạn luôn tổ chức, đúng tiến độ và kiểm soát.
Sẵn sàng lấy lại quyền kiểm soát? Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.