Khi điều khoản thanh toán không gắn liền với tiến độ thực tế, dòng thời gian có thể trở nên mờ nhạt và hóa đơn có thể bị trì hoãn. Thanh toán theo cột mốc sẽ thay đổi tình thế.
Thay vì lập hóa đơn vào cuối dự án hoặc theo lịch hàng tháng cố định, thanh toán theo cột mốc cho phép bạn gửi hóa đơn gắn liền với các sản phẩm hoặc giai đoạn cụ thể. Cho dù đó là hoàn thành bản thiết kế mô hình, kết thúc một sprint hay đạt được cột mốc dự án như "hoàn thành nền tảng", bạn sẽ được thanh toán cho cột mốc đã hoàn thành.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thức hoạt động của thanh toán theo cột mốc, khi nào nên sử dụng và cách quản lý bằng các công cụ và mẫu phù hợp, cùng với các ví dụ từ các ngành khác nhau.
🔎 Bạn có biết? Thuật ngữ "cột mốc" bắt nguồn từ những cột đá được sử dụng trong thời La Mã cổ đại để chỉ khoảng cách mà du khách đã đi được trên đường. Ngày nay, chúng giúp các nhóm theo dõi tiến độ dự án và thời điểm nhận thanh toán.
Cách thức hoạt động của thanh toán theo cột mốc
Thanh toán theo cột mốc hoạt động bằng cách gắn thanh toán với các kết quả cụ thể hoặc các điểm kiểm tra trong dự án. Thay vì thanh toán theo giờ hoặc thu một khoản tiền lớn vào cuối dự án, khách hàng thanh toán theo từng đợt, mỗi đợt được kích hoạt khi hoàn thành một cột mốc.
Các cột mốc này được xác định khi bắt đầu dự án và được đưa vào lịch thanh toán hoặc hợp đồng.
🔁 Quy trình thanh toán theo cột mốc thường như sau:
1. Xác định phạm vi dự án và các cột mốc quan trọng: Bắt đầu bằng cách phác thảo toàn bộ phạm vi công việc và chia thành các điểm kiểm tra rõ ràng, dựa trên kết quả. Các điểm kiểm tra này phải phản ánh các kết quả hoặc phê duyệt quan trọng đánh dấu tiến độ cụ thể của dự án.
2. Tạo lịch thanh toán gắn với từng cột mốc: Mỗi cột mốc có thể mang một số tiền cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí dự án
3. Theo dõi tiến độ thực hiện các cột mốc: Sử dụng công cụ quản lý dự án để giám sát các công việc và kết quả cần đạt được liên quan đến từng cột mốc
4. Lập hóa đơn cho khách hàng khi hoàn thành cột mốc: Khi cột mốc được đạt được, hóa đơn sẽ được gửi dựa trên các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận trước
5. Lặp lại cho đến khi dự án hoàn thành: Quá trình này tiếp tục cho đến khi tất cả các khoản thanh toán cột mốc được thu và toàn bộ dự án được giao
⭐ Mẫu nổi bật
Cho dù bạn là người làm việc tự do hay điều hành một doanh nghiệp nhỏ, Mẫu hóa đơn của ClickUp sẽ giúp đảm bảo rằng việc thanh toán, thanh toán và kế toán đều được hoàn thành đúng và nhanh chóng!
Ví dụ về thanh toán theo cột mốc
Thanh toán theo cột mốc được sử dụng trong nhiều ngành, mỗi ngành có nhịp độ, kết quả mong đợi và kỳ vọng riêng. Dưới đây là một số ví dụ thực tế cho thấy cách các doanh nghiệp điều chỉnh các cột mốc thanh toán theo các giai đoạn của dự án:
🧑💻 Dự án phần mềm
Các nhóm Agile thường chia công việc thành các sprint. Thanh toán theo cột mốc cho phép họ được thanh toán khi mỗi sprint được hoàn thành và phê duyệt.
📌 Ví dụ: Một nhà cung cấp SaaS thanh toán 25% sau sprint 1 (giao MVP), 25% sau sprint 2 (tính năng cốt lõi) và 50% sau sprint 3 (QA + triển khai)
⭐ Bonus: Khám phá các ví dụ về cột mốc dự án mà bạn có thể áp dụng cho các dự án phần mềm.
📈 Công ty tiếp thị
Các chiến dịch thường theo phương pháp ba giai đoạn: chiến lược, thực hiện và báo cáo. Thanh toán theo cột mốc giúp dễ dàng cấu trúc thanh toán theo luồng đó.
📌 Ví dụ: Một công ty tiếp thị kỹ thuật số lập hóa đơn sau khi cung cấp chiến lược chiến dịch, sau khi ra mắt và triển khai, và một lần nữa sau khi trình bày kết quả.
🎨 Nhà thiết kế tự do
Công việc của nhà thiết kế được chia thành các giai đoạn: ý tưởng ban đầu, phản hồi của khách hàng và tệp cuối cùng. Thanh toán theo cột mốc giúp duy trì luồng sáng tạo và thanh toán đúng tiến độ.
📌 Ví dụ: Một nhà thiết kế thương hiệu tự do tính 30% sau khi hoàn thành bản mẫu ban đầu, 30% sau khi sửa đổi và phản hồi, và 40% sau khi giao logo và tài sản cuối cùng.
⭐ Bonus: Xây dựng quy trình làm việc của bạn với các mẫu dành cho freelancer này.
🏗️ Xây dựng
Là một trong những ngành phổ biến nhất sử dụng thanh toán theo cột mốc, các dự án xây dựng tự nhiên sẽ trải qua các điểm kiểm tra đã định trước.
📌 Ví dụ: Một nhà thầu tổng hợp lập hóa đơn 20% sau khi có giấy phép, 30% sau khi đổ móng, 30% sau khi lắp khung và 20% sau khi kiểm tra và ký kết cuối cùng.
📚 Cũng nên đọc: Bắt đầu với phân tích chi tiết về cách lập hóa đơn cho khách hàng để cân nhắc các lựa chọn và làm sáng tỏ những phức tạp trong quy trình lập hóa đơn cho khách hàng.
Cách quản lý thanh toán theo cột mốc hiệu quả
Thanh toán theo cột mốc mang lại cấu trúc cho quy trình thanh toán của bạn, nhưng nó chỉ hoạt động hiệu quả khi hệ thống quản lý dự án của bạn hỗ trợ nó. Từ việc xác định các sản phẩm cần giao đến việc lập hóa đơn cho khách hàng, mỗi bước cần được ghi chép, theo dõi và dễ dàng thực hiện — cho cả bạn và khách hàng của bạn.
Đó là lúc ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện, phát huy tác dụng. Đây là nền tảng tất cả trong một giúp bạn lập kế hoạch dự án, hình dung các cột mốc, theo dõi tiến độ công việc và tự động hóa các hoạt động theo dõi — đồng thời giữ cho quy trình thanh toán của bạn gọn gàng và có tổ chức.
ClickUp cho nhóm tài chính giúp toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng. Bạn có thể:
- Thiết lập Trường Tùy chỉnh ClickUp cho các giai đoạn thanh toán và điều khoản thanh toán
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ và doanh thu theo cột mốc
- Theo dõi trạng thái thanh toán của khách hàng bằng trạng thái công việc hoặc công việc con
- Tự động hóa nhắc nhở hóa đơn và chuyển giao nội bộ
- Lưu trữ hợp đồng, SOW và hóa đơn một cách an toàn trong ClickUp Docs
Xác định các cột mốc rõ ràng, có thể đo lường được với thời hạn
Trước khi có thể lập hóa đơn cho các cột mốc, bạn cần phải thiết lập chúng. Mỗi cột mốc phải đại diện cho một phần công việc có ý nghĩa — một thứ gì đó hữu hình mà khách hàng của bạn có thể xem xét và phê duyệt. Các cột mốc này cũng phải có ngày đáo hạn được xác định rõ ràng để mọi người có thể biết trước kỳ vọng.
ClickUp giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng với các công cụ lập kế hoạch trực quan như Chế độ xem Gantt ClickUp và Chế độ xem Dòng thời gian. Các chế độ xem này cho phép bạn lập bản đồ toàn bộ dự án, chỉ định thời hạn và kết nối các cột mốc với các công việc hoặc kết quả đầu ra có liên quan.
Bao gồm các cột mốc trong SOW hoặc hợp đồng với khách hàng
Sau khi xác định các cột mốc, hãy ghi rõ chúng trong bản mô tả công việc (SOW) hoặc hợp đồng. Phác thảo những gì sẽ được giao, thời hạn giao hàng và số tiền sẽ được thanh toán.
Sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo và cộng tác trên các tài liệu dành cho khách hàng. Bạn có thể liên kết các cột mốc với các nhiệm vụ trực tiếp từ tài liệu, để nhóm của bạn có thể tham khảo và hành động mà không cần chuyển đổi công cụ.
Sử dụng các công cụ để theo dõi tiến độ cột mốc
Xác định các cột mốc là chưa đủ — bạn cần biết chính xác vị trí của mình tại bất kỳ thời điểm nào trong dự án. Khả năng hiển thị này đảm bảo bạn có thể tự tin lập hóa đơn khi một cột mốc hoàn thành.
Trong ClickUp, bạn có thể theo dõi trạng thái nhiệm vụ, thời gian đã sử dụng và tiến độ dự án tổng thể theo thời gian thực. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, thêm các phụ thuộc và xem tình trạng cột mốc bằng Bảng điều khiển ClickUp.
Tự động hóa lập hóa đơn khi hoàn thành cột mốc
Khi một cột mốc được hoàn thành và phê duyệt, tốc độ là chìa khóa. Tự động hóa luồng thanh toán giúp giảm thiểu sự chậm trễ và đảm bảo trải nghiệm khách hàng suôn sẻ.
Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể tạo các kích hoạt như:
- “Khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành, hãy chỉ định theo dõi hóa đơn”
- “Khi trạng thái cột mốc thay đổi, thông báo cho bộ phận tài chính hoặc khách hàng”
- “Tự động chuyển các cột mốc hoàn thành sang giai đoạn thanh toán”
Kết hợp tính năng này với Mẫu theo dõi hóa đơn của ClickUp để sắp xếp các hóa đơn đang chờ xử lý, đã gửi và đã thanh toán mà không cần dựa vào bảng tính.
Duy trì liên lạc giữa khách hàng và nhóm của bạn
Thanh toán theo cột mốc phát triển mạnh nhờ tính minh bạch — giữ cho nhóm và khách hàng của bạn đồng bộ đảm bảo giảm thiểu sự chậm trễ trong việc phê duyệt và duy trì mức độ tin cậy cao. Với ClickUp, giao tiếp không diễn ra trên nhiều công cụ riêng biệt — mà diễn ra ngay tại nơi công việc và thanh toán được thực hiện.
- Trò chuyện và tin nhắn trực tiếp của ClickUp mang sự hợp tác thời gian thực vào không gian làm việc của bạn
- Sử dụng @đề cập trong Trò chuyện, bình luận hoặc Tài liệu để thông báo cho khách hàng hoặc các bên liên quan nội bộ ngay khi cột mốc dự án sẵn sàng để xem xét
Khi đến thời điểm lập hóa đơn, hãy gửi các tài liệu được soạn thảo cẩn thận và mang thương hiệu của bạn bằng cách sử dụng Mẫu hóa đơn ClickUp, đảm bảo việc liên lạc với khách hàng và thanh toán luôn diễn ra suôn sẻ.
📚 Cũng nên đọc: Sử dụng các mẫu dòng thời gian dự án này để lập bản đồ trực quan hóa việc thanh toán theo cột mốc trong các dự án của bạn và theo dõi dễ dàng.
Mẹo cài đặt cột mốc hiệu quả
Các cột mốc chỉ hiệu quả nếu được lên kế hoạch tốt. Dưới đây là một số mẹo thiết thực để đảm bảo quy trình thanh toán theo cột mốc hỗ trợ dự án của bạn, không làm chậm tiến độ.
1. Phân chia các cột mốc thành các kết quả cụ thể
Tránh đặt mục tiêu mơ hồ như "Hoàn thành giai đoạn 1 của dự án". Thay vào đó, hãy xác định kết quả cụ thể, có thể đo lường được như "Gửi bản nháp đầu tiên của chiến lược thương hiệu" hoặc "Cung cấp mô-đun đăng nhập chức năng"
2. Đảm bảo mỗi cột mốc đều mang lại giá trị kinh doanh
Cột mốc phải phản ánh kết quả thực tế giúp dự án tiến triển, không chỉ là công việc nội bộ. Ví dụ: “Khách hàng đã phê duyệt bản mẫu” là cột mốc mạnh mẽ hơn “Hoàn thành bản phác thảo”
3. Liên kết các cột mốc với lịch thanh toán của bạn
Đồng bộ dòng thời gian thanh toán của bạn với tiến độ dự án. Điều này đảm bảo bạn không phải làm một lượng lớn công việc chưa được thanh toán và cung cấp cho khách hàng một kế hoạch thanh toán có thể dự đoán trước. Sử dụng Mẫu theo dõi hóa đơn của ClickUp để lập bản đồ thanh toán theo các giai đoạn dự án và tránh việc phải đi lại nhiều lần để theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán.
4. Sử dụng mẫu để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi
Cho dù bạn là freelancer, đại lý hay nhóm tài chính, việc thiết lập các mẫu cột mốc sẽ giúp duy trì tính nhất quán giữa các dự án.
⭐ Bonus: Khám phá Mẫu hóa đơn tự do của ClickUp để nhanh chóng bắt đầu với cấu trúc đã được chứng minh.
5. Thông báo thường xuyên về trạng thái cột mốc
Đừng để các cột mốc làm khách hàng mất cảnh giác. Sử dụng bình luận, trò chuyện và bảng điều khiển của ClickUp để chia sẻ cập nhật tiến độ và xác nhận phê duyệt trước khi tiếp tục.
📮ClickUp Insight: Khảo sát của chúng tôi cho thấy nhân viên tri thức duy trì trung bình 6 kết nối mỗi ngày tại nơi làm việc. Điều này có thể dẫn đến nhiều lần gửi email, trò chuyện và sử dụng các công cụ quản lý dự án. Sẽ ra sao nếu bạn có thể tập hợp tất cả các cuộc hội thoại này vào một nơi? Với ClickUp, bạn có thể làm được điều đó! Đây là ứng dụng công việc toàn diện, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn và nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
📚 Cũng nên đọc: Khám phá các ví dụ về cột mốc dự án trong thế giới thực để hiểu rõ hơn về cách tính hóa đơn theo cột mốc hoạt động trong các ngành khác nhau.
Thanh toán theo cột mốc so với thanh toán theo tiến độ
Mặc dù thanh toán theo cột mốc và thanh toán theo tiến độ đều hỗ trợ thanh toán theo từng giai đoạn trong suốt dự án, nhưng chúng tuân theo logic khác nhau về thời điểm và cách kích hoạt thanh toán.
Thanh toán theo cột mốc
Trong thanh toán theo cột mốc, các khoản thanh toán được liên kết với các cột mốc đã xác định — các sản phẩm hoặc kết quả cụ thể đã thỏa thuận khi bắt đầu dự án. Mỗi hóa đơn được liên kết với một điểm kiểm tra chính, chẳng hạn như “Hoàn thành giai đoạn 1 phát triển” hoặc “Giao bản mẫu cuối cùng”
- Dựa trên: Hoàn thành các kết quả cụ thể
- Lý tưởng cho: Các dự án có các giai đoạn rõ ràng và kết quả cụ thể
- Cơ cấu thanh toán: Số tiền cố định hoặc tỷ lệ phần trăm gắn với từng cột mốc
- Lợi ích: Đơn giản hóa việc thanh toán bằng cách điều chỉnh theo các mốc tiến độ cụ thể
Thanh toán theo tiến độ
Mặt khác, thanh toán theo tiến độ liên quan đến việc lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành theo thời gian. Mô hình này thường được sử dụng trong các ngành như xây dựng, nơi khó xác định kết quả công việc rõ ràng nhưng dễ theo dõi tiến độ tổng thể hơn.
- Dựa trên: Tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành
- Lý tưởng cho: Các dự án dài hạn hoặc không có thời hạn với các kết quả đầu ra linh hoạt
- Cơ cấu thanh toán: Thay đổi, gắn với thời gian hoặc nỗ lực đầu tư
- Lợi ích: Cung cấp sự linh hoạt hơn trong thanh toán nhưng có thể khó theo dõi hơn nếu không có tài liệu rõ ràng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không chắc mô hình thanh toán nào phù hợp với phong cách làm việc của bạn? Nếu dự án của bạn được chia thành các kết quả cụ thể và thời hạn, thanh toán theo cột mốc sẽ mang lại khả năng hiển thị tốt hơn và giúp duy trì luồng tiền ổn định.
Lợi ích của thanh toán theo cột mốc
Cho dù bạn là freelancer, đại lý hay đội ngũ tài chính quản lý các dự án có giá trị cao, hóa đơn theo cột mốc mang lại những lợi ích rõ ràng cho cả bạn và khách hàng. Nó được thiết kế để hỗ trợ sự rõ ràng, luồng tiền mặt và mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.
💸 Cải thiện luồng tiền mặtThay vì chờ đến khi dự án hoàn thành, bạn sẽ nhận được thanh toán theo tiến độ dự án. Điều này giúp kinh doanh của bạn ổn định về tài chính và đảm bảo bạn không phải làm tất cả công việc mà không được trả công kịp thời.
🤝 Xây dựng lòng tin với khách hàngBằng cách liên kết thanh toán với tiến độ hiển thị, khách hàng biết họ đang thanh toán cho gì và khi nào. Sự minh bạch này giúp thiết lập kỳ vọng rõ ràng và tránh những bất ngờ trong thanh toán.
📊 Khuyến khích trách nhiệm và giao hàng đúng hạnVới thanh toán gắn liền với các kết quả cụ thể, các nhóm có nhiều khả năng sẽ đi đúng hướng. Các cột mốc tự nhiên tạo ra thời hạn, giúp dự án tiếp tục tiến triển.
🗂️ Hỗ trợ theo dõi và lập kế hoạch dự án Thanh toán theo cột mốc gắn liền với dòng thời gian của dự án và giúp người quản lý dự án chia nhỏ các dự án lớn thành các phần dễ quản lý, từ đó dễ dàng phân công công việc, ước tính chi phí dự án và theo dõi tiến độ.
🧾 Giảm tranh chấp thanh toánCó lịch thanh toán xác định dựa trên các cột mốc rõ ràng sẽ giúp giảm thiểu hiểu lầm. Mỗi hóa đơn được liên kết với công việc đã được giao.
📚 Cũng nên đọc: Kiểm tra các mẫu cột mốc sẵn sàng sử dụng này để vạch ra các giai đoạn dự án của bạn một cách rõ ràng.
Khi nào bạn nên sử dụng thanh toán theo cột mốc?
Thanh toán theo cột mốc là lựa chọn thông minh khi dự án của bạn có các giai đoạn rõ ràng, kết quả có thể đo lường được và dòng thời gian xác định. Nó giúp các nhóm và khách hàng duy trì sự thống nhất đồng thời hỗ trợ luồng tiền dễ dự đoán hơn trong suốt vòng đời dự án.
Dưới đây là một số tình huống lý tưởng mà thanh toán theo cột mốc phát huy hiệu quả nhất:
1. Đối với các dự án dài hạn hoặc phức tạp
Nếu dự án của bạn kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng với nhiều giai đoạn, thanh toán theo cột mốc đảm bảo bạn được thanh toán theo tiến độ, không cần đợi đến khi hoàn thành dự án
📌 Ví dụ: Dự án thiết kế lại trang web trong sáu tháng sẽ thanh toán sau mỗi giai đoạn — thiết kế sơ bộ, phát triển, thử nghiệm và ra mắt
2. Khi có các sản phẩm đầu ra cụ thể
Mỗi cột mốc phải thể hiện tiến độ có ý nghĩa, như bản mẫu đã giao, chiến lược đã được phê duyệt hoặc tính năng đã hoàn thành. Kết quả càng rõ ràng, càng dễ liên kết với hóa đơn
📌 Ví dụ: Một công ty sản xuất video lập hóa đơn sau khi hoàn thành kịch bản, bản cắt thô và video cuối cùng được phê duyệt
3. Khi bạn muốn xây dựng lòng tin của khách hàng
Khách hàng cảm thấy tự tin hơn khi thanh toán dựa trên kết quả hiển thị. Thanh toán theo cột mốc mang lại cho họ sự minh bạch về những gì họ đang thanh toán ở mỗi giai đoạn của quy trình thanh toán
📌 Ví dụ: Một công ty tư vấn lập hóa đơn sau khi hoàn thành việc khám phá, thiết kế chiến lược và giao báo cáo cuối cùng
4. Khi bạn đang làm việc với hợp đồng giá cố định
Nếu bạn không tính phí theo giờ hoặc sử dụng hóa đơn dựa trên thời gian, hóa đơn theo cột mốc sẽ chia phí cố định thành các phần nhỏ dễ quản lý, phù hợp với lịch trình dự án của bạn
📌 Ví dụ: Một nhà thiết kế UX tự do tính phí 5.000 đô la, thanh toán trước 40%, 30% sau khi người dùng thử nghiệm và 30% khi bàn giao dự án
5. Trong các ngành nghề mà nó là tiêu chuẩn
Các dự án xây dựng, tư vấn, triển khai SaaS, công việc thiết kế và các chiến dịch tiếp thị sáng tạo thường tuân theo các giai đoạn có cấu trúc, khiến thanh toán theo cột mốc trở thành tiêu chuẩn
📌 Ví dụ: Một dự án xây dựng lập hóa đơn sau khi có giấy phép, hoàn thành móng, dựng khung và kiểm tra cuối cùng
📊 Nghiên cứu cho thấy: Các mô hình thanh toán có cấu trúc giúp luồng tiền đáng tin cậy hơn và giảm thiểu tranh chấp. Dưới đây là danh sách các phần mềm theo dõi cột mốc hữu ích để giám sát từng giai đoạn một cách hiệu quả.
📊 Nghiên cứu cho thấy: Mô hình thanh toán có cấu trúc giúp luồng tiền đáng tin cậy hơn và giảm thiểu tranh chấp. Dưới đây là danh sách các phần mềm theo dõi cột mốc hữu ích để giám sát từng giai đoạn một cách hiệu quả.
Thanh toán theo cột mốc có phù hợp với bạn không?
Nếu dự án của bạn liên quan đến các sản phẩm phải giao rõ ràng, dòng thời gian dài hoặc nhiều giai đoạn phê duyệt của khách hàng, thanh toán theo cột mốc là phương pháp thông minh để cấu trúc thanh toán của bạn. Phương pháp này cải thiện luồng tiền mặt, xây dựng lòng tin của khách hàng và liên kết thanh toán trực tiếp với tiến độ — những yếu tố quan trọng để dự án thành công.
Cho dù bạn là freelancer cung cấp tài sản sáng tạo, nhóm SaaS xây dựng tính năng mới hay công ty tiếp thị quản lý triển khai, thanh toán theo cột mốc đảm bảo bạn được thanh toán công bằng và đúng hạn.
Với ClickUp, bạn có thể quản lý hóa đơn dự án và tiến độ công việc tại một nơi. Là phần mềm quản lý dự án hàng đầu, ClickUp giúp bạn theo dõi các kết quả cần đạt được, đặt cột mốc rõ ràng, tự động hóa việc theo dõi và giữ cho quy trình làm việc của bạn được tổ chức.
Bạn không chỉ đạt được các cột mốc quan trọng mà còn được trả tiền cho chúng. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ!