Gần đây bạn liên tục hoàn thành các dự án? Công việc khó khăn của cả nhóm cuối cùng cũng được đền đáp!
Tuy nhiên, với khối lượng công việc ngày càng tăng, có một điều không thể thỏa hiệp. Bạn phải duy trì sự tổ chức với dòng thời gian rõ ràng, vai trò được phân định rõ ràng, danh sách công việc có cấu trúc và kiểm tra tiến độ thường xuyên.
Bạn nghĩ rằng mình sẽ nhớ tất cả? Ngay cả những người có trí nhớ tốt nhất cũng có thể thất bại khi phải đối mặt với nhiều chi tiết của dự án.
Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu sử dụng một số mẫu sổ công việc. Chúng sẽ giúp bạn sắp xếp kế hoạch dự án, ngày đáo hạn, thỏa thuận dịch vụ và mọi thứ khác một cách có tổ chức để bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn hoặc chi tiết quan trọng nữa.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu sổ công việc miễn phí tốt nhất để giúp bạn thực hiện và hoàn thành mọi dự án một cách tinh tế và đúng hạn.
Mẫu sổ công việc là gì?
Mẫu sổ công việc cung cấp một khung cấu trúc để ghi chép, theo dõi và quản lý tất cả các dự án đã lên lịch, đang thực hiện và đã hoàn thành trong một nhóm, bộ phận hoặc công ty.
Bạn có thể xem tập trung các chi tiết dự án, bao gồm mục tiêu, dòng thời gian, các bên liên quan và nguồn lực được phân bổ. Sau đó, bạn có thể cập nhật trạng thái công việc, theo dõi dự án và thời gian, chỉ định ưu tiên và thậm chí thêm các thông số kỹ thuật dựa trên dự án trong các công việc. Các doanh nhân độc lập và freelancer cũng có thể sử dụng các mẫu này để xử lý việc phát triển dự án.
Các mẫu sổ công việc giúp nhóm của bạn cập nhật những việc cần làm trong ngày, thời gian và cách thức thực hiện, đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và quản lý khối lượng công việc hiệu quả.
👀 Bạn có biết? Thứ Năm đầu tiên của tháng 11 hàng năm là Ngày Quốc tế Quản lý Dự án!
Điều gì tạo nên một mẫu sổ công việc tốt?
Bạn sẽ ghi lại tất cả thông tin liên quan đến dự án vào mẫu sổ công việc của mình. Vì vậy, khi tìm kiếm mẫu, hãy đảm bảo rằng chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu quan trọng, bao gồm:
- Cấu trúc và tiêu chí rõ ràng: Cung cấp các trường cho tất cả các khía cạnh quan trọng của dự án, chẳng hạn như tóm tắt, kết quả đầu ra, ngân sách và báo cáo tiến độ, đồng thời đảm bảo dễ dàng điều hướng cho nhóm của bạn
- Tùy chỉnh: Cho phép bạn thêm hoặc xóa các trường dựa trên nhu cầu riêng của doanh nghiệp
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Cho phép tạo/lập danh sách công việc cần làm dựa trên dự án
- Cộng tác: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác giữa các bộ phận bằng cách cho phép các nhóm đóng góp các chi tiết quan trọng
- Phần thỏa thuận với khách hàng: Bao gồm không gian dành riêng cho các thỏa thuận tiêu chuẩn, điều khoản thanh toán và phạm vi dự án
- Ước lượng ngân sách và thời gian: Theo dõi thời gian ước lượng và thời gian thực tế dành cho các dự án và cung cấp phân tích ngân sách để giám sát tài chính tốt hơn
10 mẫu sổ công việc miễn phí
Bạn có thể làm theo cách thông thường bằng cách sử dụng sổ ghi chép và bảng Excel để theo dõi các dự án của mình. Nhưng điều đó tốn thời gian và, thành thật mà nói, có thể hơi bất tiện. Hơn nữa, tại sao bạn lại muốn thêm một công việc nữa vào lịch trình vốn đã dày đặc của mình?
Muốn tránh tất cả căng thẳng đó? Tải xuống các mẫu sổ công việc miễn phí này và luôn nắm vững mọi dự án. Chúng tôi có một số mẫu tuyệt vời từ ClickUp. Đây là ứng dụng hoàn hảo cho công việc, kết hợp quy trình làm việc hiệu quả, kiến thức tập trung và trò chuyện tập trung, tất cả được hỗ trợ bởi AI làm việc gắn kết nhất thế giới.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nơi như quản lý dự án, tùy chọn động não, quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm và với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch trong tương lai trở nên dễ dàng.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nơi như quản lý dự án, tùy chọn động não, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó chắc chắn đã làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn vì dễ sử dụng, giao diện người dùng được thiết kế tốt và việc hợp tác trong nhóm và với các nhóm khác trở nên dễ dàng hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc tốt hơn, theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch trong tương lai trở nên dễ dàng.
1. Mẫu Sổ công việc ClickUp
Bạn muốn giúp nhóm của mình dễ dàng truy cập các chi tiết cụ thể của dự án? Hoặc có thể muốn theo dõi từng đồng chi tiêu cho mỗi dự án? Mẫu Sổ công việc của ClickUp sẽ hỗ trợ bạn.
Truy cập vào mọi trường dữ liệu bạn cần để lập kế hoạch dự án và sắp xếp mọi chi tiết nhỏ tại một nơi.
Mẫu này sẽ giúp bạn:
- Phân loại dự án của bạn thành hai loại, 'Dự án thiết yếu' và 'Dự án tùy chọn', theo mức độ ưu tiên và khả năng của nhóm bạn
- Thêm bản tóm tắt dự án toàn diện với số ưu tiên dự án, ID dự án, tên và mô tả
- Bao gồm tóm tắt rủi ro và lợi ích để đưa ra quyết định sáng suốt và tránh những sai lầm phổ biến trong quản lý dự án
- Lập bản tóm tắt ngân sách để theo dõi ngân sách của năm trước và năm hiện tại cho mỗi dự án
- Tính toán nhu cầu ngân sách dự án, giá trị tĩnh và tóm tắt dữ liệu với trang "Phân tích dự án" của mẫu
- Thêm trang tùy chỉnh theo yêu cầu của công ty bạn
🎯 Lý tưởng cho: Xếp hạng các dự án theo sức chứa của nhóm và đánh giá các yếu tố rủi ro
2. Mẫu Báo cáo công việc (SOW) của ClickUp
Mẫu Báo cáo công việc (SOW) của ClickUp là công cụ lý tưởng để lưu trữ tất cả các sản phẩm, yêu cầu của khách hàng và các ủy quyền tại một nơi. Nó sẽ giúp làm rõ các kỳ vọng, dòng thời gian, mục tiêu và chi phí giữa bạn và khách hàng.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Phác thảo các kết quả mong đợi, thời hạn và phạm vi chung của dự án
- Liệt kê các công cụ mà khách hàng cho phép bạn sử dụng để tránh nhầm lẫn trong tương lai
- Thêm bản quyền, nhãn hiệu và thỏa thuận tuân thủ cho tất cả các tài sản sáng tạo, tài liệu có thương hiệu và sản phẩm giao cho khách hàng
- Chèn dự toán dự án, điều kiện và điều khoản thanh toán để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn
- Đính kèm thỏa thuận dự án và nhận chữ ký từ khách hàng
🎯 Lý tưởng cho: Giữ mọi bên liên quan trên cùng một trang và duy trì sự minh bạch hoàn toàn với khách hàng
3. Mẫu Tuyên bố Mục đích của Quản lý Dự án ClickUp
Hãy để các quản lý dự án của bạn truyền đạt giá trị của họ đến khách hàng bằng Mẫu Tuyên bố Mục đích của Quản lý Dự án ClickUp. Tại đây, họ có thể mô tả kinh nghiệm và thể hiện chuyên môn của mình mà không cần mất hàng giờ để soạn thảo các SOP hoàn hảo từ đầu.
Mẫu này giúp bạn:
- Giới thiệu về bản thân và nhấn mạnh chuyên môn liên quan
- Xây dựng uy tín với khách hàng và đối tác tiềm năng
- Phác thảo vai trò và trách nhiệm của bạn trong toàn bộ dự án
- Thảo luận về kế hoạch dự án của bạn
🎯 Lý tưởng cho: Thông báo giá trị của bạn với tư cách là người quản lý dự án cho khách hàng
📖 Đọc thêm: Mẫu quản lý dự án Microsoft Word miễn phí để lập kế hoạch dự án
🧠 Thông tin thú vị: Một số dự án đắt nhất trong lịch sử bao gồm Sáng kiến Vành đai và Con đường của Trung Quốc (900 tỷ đô la), Trạm Vũ trụ Quốc tế (150 tỷ đô la) và Dự án Crossrail (23 tỷ đô la)! Hãy tưởng tượng công việc cần thiết để kiểm soát các ngân sách này.
4. Mẫu phạm vi công việc của ClickUp
Sự mở rộng phạm vi dự án, hay những thay đổi không theo kế hoạch đối với phạm vi dự án, là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án.
Đối với bất kỳ dự án thành công nào, phạm vi và yêu cầu phải rõ ràng ngay từ đầu. Chỉ khi đó, nhóm của bạn mới có thể làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu. Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp sẽ giúp bạn đảm bảo điều đó.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định phạm vi và mục tiêu của từng dự án
- Làm rõ dòng thời gian, công việc liên quan và kết quả cần đạt được
- Mời đồng nghiệp hợp tác trên mẫu
- Phác thảo trách nhiệm của khách hàng và nhà cung cấp
- Tự động hóa giao tiếp với các bên liên quan trong suốt vòng đời quản lý dự án
- Thêm thuộc tính cho từng công việc để nhóm của bạn luôn biết những việc cần ưu tiên
🎯 Lý tưởng cho: Tạo kế hoạch hành động cho từng dự án và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nội dung
📮ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 18% số người được hỏi dựa vào các chủ đề email để giao tiếp không đồng bộ. Mặc dù email cho phép thảo luận chi tiết mà không cần họp trực tiếp, nhưng quá nhiều chủ đề sẽ trở nên quá tải và khó theo dõi.
Biến email lộn xộn thành hành động có tổ chức với Quản lý dự án email của ClickUp. Chuyển đổi ngay lập tức các email quan trọng thành nhiệm vụ có thể theo dõi, đặt ưu tiên, phân công trách nhiệm và thiết lập thời hạn — tất cả mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng. Giữ hộp thư đến của bạn dễ quản lý và dự án của bạn tiến triển với ClickUp!
5. Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi ClickUp cho phép bạn phác thảo phạm vi dự án một cách chi tiết. Nhờ đó, các nhóm của bạn sẽ biết việc cần làm và những thách thức trong quản lý dự án mà họ có thể gặp phải.
Với mẫu sổ công việc này, bạn có thể:
- Phác thảo từng chi tiết nhỏ về cách bạn dự định quản lý phạm vi dự án
- Mô tả chi tiết vấn đề mà dự án đang cố gắng giải quyết
- Thêm các cơ hội mà bạn có thể tận dụng trong phạm vi đã cho
- Liệt kê tất cả các mục tiêu của dự án, những gì nhóm của bạn có thể đạt được và những khía cạnh nào nằm ngoài phạm vi dự án
- Làm rõ các yêu cầu và lấy chữ ký của khách hàng để phê duyệt kế hoạch
🎯 Lý tưởng cho: Thông báo sớm về kế hoạch của bạn để đạt được phạm vi và mục tiêu mà khách hàng yêu cầu
📖 Đọc thêm: Cách thành thạo năm nhóm quy trình quản lý dự án
6. Mẫu Thỏa thuận làm việc ClickUp
Bạn mệt mỏi vì chỉ trích nhau mà không giải quyết được vấn đề thực tế khi dự án không diễn ra theo kế hoạch? Hãy cho nhóm của bạn biết chính xác những việc cần làm và tạo trách nhiệm rõ ràng cho mỗi dự án với Mẫu Thỏa thuận làm việc của ClickUp.
Tại đây, bạn có thể:
- Đặt vai trò và trách nhiệm cho mỗi thành viên trong nhóm để mọi người hoàn thành phần việc của mình một cách hoàn hảo
- Làm rõ kỳ vọng của tất cả mọi người để giúp đồng nghiệp của bạn mang lại kết quả tốt nhất cho bảng
- Liệt kê các mục tiêu của bạn cho nhóm
- Hãy để nhóm của bạn thêm các đề xuất và ý kiến của họ vào các chủ đề thảo luận và đề xuất dự án được cung cấp
🎯 Lý tưởng cho: Phân chia vai trò và trách nhiệm theo điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân
7. Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp
Có một kế hoạch kinh doanh rõ ràng sẽ giúp quản lý dự án dễ dàng hơn vì bạn có tất cả các nguồn lực, chiến lược và kênh truyền thông được trình bày rõ ràng trước mắt. Bạn không muốn tạo một kế hoạch từ đầu? Chỉ cần sử dụng Mẫu Gói Doanh nghiệp của ClickUp.
Mẫu này sẽ cho phép bạn:
- Xác định mục tiêu và mục đích kinh doanh của bạn, sau đó chia nhỏ thành các công việc có thể thực hiện được
- Tạo chiến lược và dòng thời gian thực hiện dự kiến của bạn
- Theo dõi tiến độ của từng công việc và giám sát các cột mốc quan trọng
- Xác định rủi ro và đo lường thành công
- Theo dõi nhân lực có sẵn và nhận dự án phù hợp
🎯 Lý tưởng cho: Giữ nỗ lực đi đúng hướng khi nói đến định hướng, ưu tiên và nguồn lực của công ty
📖 Cũng nên đọc: Mẫu kế hoạch công việc miễn phí & ví dụ
👀 Bạn có biết? 18% dự án CNTT tiêu tốn 447% ngân sách kế hoạch. Mức vượt ngân sách này cao hơn so với các dự án trong bất kỳ lĩnh vực nào khác. Một trong những nguyên nhân chính là sự khác biệt về kỳ vọng giữa khách hàng và nhà thầu bên ngoài về mức độ tham vọng được phát hiện muộn trong quá trình thực hiện.
8. Mẫu kế hoạch dự án ClickUp
Mẫu Kế hoạch dự án ClickUp cho phép bạn phát triển một kế hoạch dự án giúp đồng bộ hóa tất cả các phần chuyển động mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Nhờ có nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh, bạn có thể lập bản đồ dòng thời gian tổng thể của dự án, xác định các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong các dự án quan trọng và cập nhật cho nhóm của bạn về từng bước của kế hoạch, tất cả trong cùng một giao diện.
Mẫu này giúp bạn:
- Chuyển từng bước của kế hoạch dự án thành danh sách công việc riêng lẻ
- Gán mức độ ưu tiên cho từng công việc và đánh giá nỗ lực của các nhân viên tham gia
- Đính kèm các tài nguyên cần thiết vào mỗi công việc để dễ dàng truy cập
- Chia các phần khác nhau của kế hoạch dự án thành các bộ phận tương ứng
- Cộng tác với các nhóm đa chức năng và mọi bên liên quan nội bộ và bên ngoài trên cùng một bảng điều khiển
🎯 Lý tưởng cho: Phân chia chiến lược thực hiện dự án thành các công việc và theo dõi tiến độ để đảm bảo giao hàng đúng hạn
9. Mẫu kế hoạch hoạt động ClickUp
Bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để theo dõi tất cả các khía cạnh của dự án mà không bị lạc hướng? Hãy tải xuống Mẫu kế hoạch hoạt động của ClickUp.
Bạn có thể sử dụng chúng để:
- Tạo công việc cho tổng quan kế hoạch và các giai đoạn riêng lẻ
- Sắp xếp các việc cần làm theo mức độ ưu tiên để những việc quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên mà không bị bỏ sót
- Lập kế hoạch dòng thời gian thực tế cho từng giai đoạn dự án với chế độ xem lịch tích hợp sẵn
- Theo dõi thời gian mà mỗi thành viên trong nhóm dành cho dự án với tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp
- Chọn giữa các chế độ xem danh sách, bảng hoặc lịch để theo dõi tiến độ theo sở thích của bạn
🎯 Lý tưởng cho: Đảm bảo tất cả các bước trong kế hoạch hoạt động của bạn được hoàn thành đúng thời hạn
10. Mẫu bản mô tả công việc của ProjectManager
Mẫu Tuyên bố công việc của ProjectManager có thể thực sự hữu ích nếu bạn muốn tạo một thỏa thuận tiêu chuẩn cho các dự án sắp tới. Mẫu này có tất cả các chi tiết cần thiết, chẳng hạn như chi tiết hồ sơ của các bên liên quan, phạm vi công việc đã thỏa thuận, lịch trình và cột mốc dự án đã lên kế hoạch, v.v. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh thêm để phù hợp với các loại dự án khác nhau.
Mẫu sổ tay công việc này sẽ giúp bạn:
- Phác thảo các kết quả mong đợi, phạm vi và chi tiết địa điểm cho dự án của bạn
- Lập danh sách các phương pháp kiểm tra tiêu chuẩn mà bạn sử dụng để đảm bảo chất lượng
- Thêm các cột mốc mà khách hàng mong đợi bạn đạt được trong các kỳ cụ thể
- Hãy để khách hàng định nghĩa thành công của dự án đối với họ là gì
- Lên lịch cho từng giai đoạn của một dòng thời gian cụ thể để đảm bảo bạn đáp ứng các thời hạn đã thông báo
- Chỉ định điều khoản và kênh thanh toán
🎯 Lý tưởng cho: Làm rõ mong đợi của khách hàng và lập bản đồ kế hoạch hành động
Kế hoạch dự án rời rạc biến thành chiến lược khả thi với ClickUp
Với 60% thời gian trong ngày bị lãng phí để tìm kiếm và cập nhật thông tin trên nhiều công cụ khác nhau, đây là thời điểm lý tưởng để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Và ClickUp là công cụ giúp bạn thực hiện điều đó, là công cụ quản lý dự án tất cả trong một, tập hợp mọi thứ bạn cần vào một nơi.
Truy cập mẫu sổ công việc có thể tùy chỉnh, phân công công việc tự động, nhắc nhở thông minh và nhiều chế độ xem dự án — tất cả đều được thiết kế để giữ cho dự án của bạn được tổ chức và đi đúng hướng. Không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ, chỉ còn năng suất liền mạch.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để quản lý tất cả các dự án của bạn một cách dễ dàng!