Hướng dẫn từng bước về cách xuất ClickUp sang Excel

Bạn đã bao giờ cảm thấy cần phải chuyển tất cả dữ liệu ClickUp của mình sang bảng Excel chưa?

Biết cách xuất dữ liệu từ tài khoản ClickUp sang Excel có thể hữu ích khi bạn muốn sao lưu dữ liệu dự án, chia sẻ thông tin với các bên liên quan bên ngoài hoặc tính toán các chỉ số tùy chỉnh bằng công thức Excel.

Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ thảo luận về quá trình xuất dữ liệu từ ClickUp sang Excel.

Tại sao việc xuất dữ liệu ClickUp lại quan trọng?

Mặc dù mỗi dự án đều có những bài học riêng, nhưng điều quan trọng là phải biến chúng thành những thông tin hữu ích để quản lý dự án tốt hơn. Sử dụng tính năng xuất của ClickUp, bạn có thể tạo bảng tham khảo Excel của riêng mình với những thông tin quan trọng về dự án và các phương pháp hay nhất. Điều này có thể giúp quản lý dự án tốt hơn và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu trong tương lai.

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên tìm hiểu thêm về xuất dữ liệu ClickUp.

Quản lý dữ liệu

Bạn có thể xuất dữ liệu ClickUp và kết hợp với bộ dữ liệu của các công cụ khác để có chế độ xem toàn diện về hoạt động kinh doanh.

📌 Ví dụ: nếu nhóm tiếp thị của bạn sử dụng ClickUp để quản lý chiến dịch và Salesforce CRM, họ có thể chuyển dữ liệu như Nhiệm vụ ClickUp, bao gồm tên chiến dịch, thời hạn, thành viên được chỉ định và trạng thái sang Excel và kết hợp với dữ liệu bán hàng từ Salesforce để thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất.

Sao lưu và bảo mật dữ liệu

Xuất dữ liệu dự án đảm bảo bạn có bản sao lưu trong trường hợp hệ thống gặp sự cố. Điều này giúp ngăn ngừa mất dữ liệu và gián đoạn hoạt động. Ngoài ra, có bản sao lưu an toàn giúp kiểm tra và tuân thủ các quy định trong các ngành được quản lý chặt chẽ như y tế, tài chính và sản xuất.

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Xuất dữ liệu ClickUp sang các công cụ như Excel cho phép phân tích các chỉ số hiệu suất dự án một cách linh hoạt hơn. Sử dụng dữ liệu xuất, bạn có thể tạo báo cáo Excel chi tiết để chia sẻ với các bên liên quan không có quyền truy cập vào ClickUp.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để phân tích dữ liệu mạnh mẽ trong ClickUp, hãy thiết lập Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh. Xem tỷ lệ năng suất và chỉ số hiệu suất của bạn trong nháy mắt với hơn 50 thẻ, chẳng hạn như thẻ tổng quan, thẻ bảng, thẻ ưu tiên, thẻ thời gian, thẻ trạng thái và hơn thế nữa. Kết hợp chúng với AI mạnh mẽ của ClickUp Brain để nhận thông tin chi tiết bằng ngôn ngữ tự nhiên trong vài giây.

Xem video này để thiết lập bảng điều khiển đầu tiên của bạn trong ClickUp:

Các chế độ xem có thể xuất trong ClickUp

Chế độ xem ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh quản lý công việc, trực quan hóa quy trình làm việc và theo dõi dự án theo cách bạn muốn.

Trong số hơn 15 chế độ xem, ClickUp cho phép bạn xuất dữ liệu ở chế độ Xem danh sách và Xem bảng. Điều này có nghĩa là bạn có thể xuất các nhiệm vụ ClickUp và dữ liệu khác từ các chế độ xem này và tải xuống dưới dạng tệp CSV hoặc Excel để tạo bản sao lưu, thực hiện phân tích dữ liệu hoặc chia sẻ thông tin dự án với các bên liên quan.

Xuất dữ liệu trong Chế độ xem danh sách của ClickUp cho phép bạn xem nhanh tình trạng công việc của mình. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ bằng các tùy chọn lọc, sắp xếp và nhóm linh hoạt.

Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép bạn tạo bảng tính với Trường Tùy chỉnh và các cột hiển thị trong tích tắc. Khi bạn trích xuất dữ liệu trong Chế độ xem này, nó sẽ giúp bạn chuyển dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Excel mạnh mẽ một cách liền mạch, giúp quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp, ngân sách và hàng tồn kho dễ dàng hơn.

Sử dụng Chế độ xem bảng ClickUp để xuất dữ liệu, bạn có thể:

Làm thế nào để xuất ClickUp sang Excel?

Cho dù bạn là quản lý dự án hay nhà phân tích kinh doanh, việc có được thông tin chi tiết về tiến độ dự án là rất quan trọng. Mặc dù việc xuất dữ liệu ClickUp sang Microsoft Excel có vẻ khó khăn, nhưng một khi bạn đã thành thạo quy trình này, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và đào sâu hơn vào dữ liệu của mình.

Dưới đây là quy trình từng bước để xuất dữ liệu thủ công từ chế độ xem Danh sách và Bảng của ClickUp sang Excel.

Bước 1: Điều hướng đến Danh sách hoặc Bảng mà bạn muốn xuất.

Bước 2: Ở góc trên bên phải của chế độ xem Danh sách hoặc Bảng, nhấp vào Tùy chỉnh.

Bước 3: Nhấp vào Xuất.

Bước 4: Chọn Nội dung cần xuất:

Bước 5: Chọn Định dạng tệp—CSV hoặc Excel

📝 Ghi chú: Nếu chọn CSV, bạn sẽ thấy tùy chọn xuất Định dạng ngày:

Nếu CSV được chọn, bạn cũng sẽ thấy tùy chọn xuất Định dạng thời gian:

Bước 6: Chọn Thời gian trong trạng thái nếu có.

Tùy chọn này cho phép bạn theo dõi tổng thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Dữ liệu Tổng thời gian trong trạng thái này hiển thị trên toàn bộ Không gian làm việc của bạn trong Chế độ xem danh sách, thẻ, nhiệm vụ riêng lẻ và Bảng điều khiển ClickUp.

Bước 7: Nhấp vào 'Tải xuống. '

Tối ưu hóa dữ liệu ClickUp trong Excel

Dữ liệu không chỉ là các chữ cái và số — nó kể cho bạn một câu chuyện khi được chuyển đổi và tối ưu hóa đúng cách. Khi xuất dữ liệu ClickUp sang Excel, bạn phải tối ưu hóa dữ liệu để thúc đẩy quá trình ra quyết định chiến lược và cải thiện hiệu suất của nhóm.

Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa dữ liệu ClickUp trong Excel.

Khắc phục sự cố xuất dữ liệu thường gặp

Khi xuất dữ liệu ClickUp sang Excel, bạn có thể gặp một số vấn đề. Dưới đây là cách khắc phục chúng.

Thiếu dữ liệu

Đôi khi, bạn có thể thấy một số thông tin hoặc công việc bị thiếu trong dữ liệu ClickUp đã xuất.

✅ Giải pháp:

Định dạng dữ liệu không chính xác

Dữ liệu bạn xuất có thể có định dạng dữ liệu không chính xác. Ví dụ: định dạng ngày và giờ có thể không phù hợp với kiểu hoặc định dạng chuẩn mà tổ chức của bạn đã chọn.

✅ Giải pháp:

Giới hạn về khối lượng dữ liệu lớn

Việc xuất các tập dữ liệu lớn sang Excel có thể làm chậm quá trình hoặc gây ra lỗi do giới hạn về kích thước hàng và tệp của Excel.

✅ Giải pháp:

Trường Tùy chỉnh không chính xác

Một số Trường Tùy chỉnh có thể không được chuyển chính xác. Ví dụ: menu thả xuống có thể bị thiếu hoặc dữ liệu Trường Tùy chỉnh có thể không đầy đủ.

✅ Giải pháp:

Có được thông tin chi tiết có thể hành động với tính năng xuất dữ liệu ClickUp sang Excel

Dữ liệu là sức mạnh, và xuất dữ liệu ClickUp sang Excel sẽ biến nó thành siêu năng lực của bạn. Sau khi dữ liệu được tinh chỉnh, cập nhật và sắp xếp trong Excel, bạn có thể có được một bản tóm tắt về hiệu suất dự án của mình.

Bảng Excel của bạn cung cấp thông tin chi tiết về dự án và hiệu suất của nhóm, đồng thời đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả dữ liệu dự án, công việc, bài học kinh nghiệm, phương pháp hay nhất và nhiều hơn nữa. Bạn có thể cập nhật thường xuyên, trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ và bảng xoay, đồng thời theo dõi hiệu suất của nhóm và dự án để đưa ra các quyết định chiến lược trong tương lai.

Tại sao phải dựa vào các công cụ riêng lẻ khi bạn có thể làm tất cả với ClickUp? Đăng ký miễn phí ClickUp nếu bạn chưa làm vậy!