Hướng dẫn từng bước về cách xuất ClickUp sang Excel
Microsoft Excel

Hướng dẫn từng bước về cách xuất ClickUp sang Excel

Bạn đã bao giờ cảm thấy cần phải chuyển tất cả dữ liệu ClickUp của mình sang bảng Excel chưa?

Biết cách xuất dữ liệu từ tài khoản ClickUp sang Excel có thể hữu ích khi bạn muốn sao lưu dữ liệu dự án, chia sẻ thông tin với các bên liên quan bên ngoài hoặc tính toán các chỉ số tùy chỉnh bằng công thức Excel.

Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ thảo luận về quá trình xuất dữ liệu từ ClickUp sang Excel.

⏰ Tóm tắt 60 giây

  • Bạn có thể xuất dữ liệu ClickUp dưới dạng danh sách hoặc bảng sang Excel để sao lưu, thực hiện phân tích tùy chỉnh hoặc chia sẻ với các bên liên quan bên ngoài
  • Dưới đây là các bước để xuất dữ liệu ClickUp sang Excel: Bước 1: Điều hướng đến chế độ xem Danh sách hoặc Bảng mà bạn muốn xuất Bước 2: Nhấp vào 'Tùy chỉnh' ở góc trên bên phải của chế độ xem Danh sách hoặc Bảng đã chọn Bước 3: Nhấp vào Xuất chế độ xem Bước 4: Chọn nội dung cần xuất Bước 5: Chọn Định dạng tệp — CSV hoặc Excel Bước 6: Tùy thuộc vào bước 4 và 5, bạn có thể có các tùy chọn Tổng thời gian trong Trạng thái và định dạng ngày và giờ cho việc xuất Bước 7: Nhấp vào Tải xuống
  • Bước 1: Điều hướng đến chế độ xem Danh sách hoặc Bảng mà bạn muốn xuất
  • Bước 2: Nhấp vào 'Tùy chỉnh' ở góc trên bên phải của chế độ xem Danh sách hoặc Bảng đã chọn
  • Bước 3: Nhấp vào Xuất chế độ xem
  • Bước 4: Chọn nội dung cần xuất
  • Bước 5: Chọn định dạng tệp — CSV hoặc Excel
  • Bước 6: Tùy thuộc vào bước 4 và 5, bạn có thể có các tùy chọn Tổng thời gian trong Trạng thái và định dạng ngày và giờ để xuất
  • Bước 7: Nhấp vào Tải xuống
  • Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, đôi khi việc xuất dữ liệu có thể hoàn toàn không cần thiết
  • Bạn có thể kết hợp bảng điều khiển tích hợp sẵn của ClickUp và các tính năng AI mạnh mẽ để trực quan hóa và phân tích dữ liệu dự án theo cách bạn muốn
  • ClickUp tập hợp các dự án, kiến thức, trò chuyện và hơn thế nữa của bạn vào một nền tảng duy nhất — được hỗ trợ bởi AI bản địa để giúp bạn làm việc thông minh hơn và nhanh hơn
  • Bước 1: Điều hướng đến chế độ xem Danh sách hoặc Bảng mà bạn muốn xuất
  • Bước 2: Nhấp vào 'Tùy chỉnh' ở góc trên bên phải của chế độ xem Danh sách hoặc Bảng đã chọn
  • Bước 3: Nhấp vào Xuất chế độ xem
  • Bước 4: Chọn nội dung cần xuất
  • Bước 5: Chọn định dạng tệp — CSV hoặc Excel
  • Bước 6: Tùy thuộc vào bước 4 và 5, bạn có thể có các tùy chọn Tổng thời gian trong Trạng thái và định dạng ngày và giờ để xuất
  • Bước 7: Nhấp vào Tải xuống

Tại sao việc xuất dữ liệu ClickUp lại quan trọng?

Mặc dù mỗi dự án đều có những bài học riêng, nhưng điều quan trọng là phải biến chúng thành những thông tin hữu ích để quản lý dự án tốt hơn. Sử dụng tính năng xuất của ClickUp, bạn có thể tạo bảng tham khảo Excel của riêng mình với những thông tin quan trọng về dự án và các phương pháp hay nhất. Điều này có thể giúp quản lý dự án tốt hơn và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu trong tương lai.

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên tìm hiểu thêm về xuất dữ liệu ClickUp.

Quản lý dữ liệu

Bạn có thể xuất dữ liệu ClickUp và kết hợp với bộ dữ liệu của các công cụ khác để có chế độ xem toàn diện về hoạt động kinh doanh.

📌 Ví dụ: nếu nhóm tiếp thị của bạn sử dụng ClickUp để quản lý chiến dịch và Salesforce CRM, họ có thể chuyển dữ liệu như Nhiệm vụ ClickUp, bao gồm tên chiến dịch, thời hạn, thành viên được chỉ định và trạng thái sang Excel và kết hợp với dữ liệu bán hàng từ Salesforce để thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất.

📖 Đọc thêm: Bạn đang tìm kiếm một công cụ kết hợp quản lý dự án và CRM? Tìm hiểu cách xây dựng CRM trong ClickUp.

Sao lưu và bảo mật dữ liệu

Xuất dữ liệu dự án đảm bảo bạn có bản sao lưu trong trường hợp hệ thống gặp sự cố. Điều này giúp ngăn ngừa mất dữ liệu và gián đoạn hoạt động. Ngoài ra, có bản sao lưu an toàn giúp kiểm tra và tuân thủ các quy định trong các ngành được quản lý chặt chẽ như y tế, tài chính và sản xuất.

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Xuất dữ liệu ClickUp sang các công cụ như Excel cho phép phân tích các chỉ số hiệu suất dự án một cách linh hoạt hơn. Sử dụng dữ liệu xuất, bạn có thể tạo báo cáo Excel chi tiết để chia sẻ với các bên liên quan không có quyền truy cập vào ClickUp.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để phân tích dữ liệu mạnh mẽ trong ClickUp, hãy thiết lập Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh. Xem tỷ lệ năng suất và chỉ số hiệu suất của bạn trong nháy mắt với hơn 50 thẻ, chẳng hạn như thẻ tổng quan, thẻ bảng, thẻ ưu tiên, thẻ thời gian, thẻ trạng thái và hơn thế nữa. Kết hợp chúng với AI mạnh mẽ của ClickUp Brain để nhận thông tin chi tiết bằng ngôn ngữ tự nhiên trong vài giây.

Cách xuất ClickUp sang Excel: Nhận thông tin chi tiết về dữ liệu ngay lập tức với ClickUp Brain

Xem video này để thiết lập bảng điều khiển đầu tiên của bạn trong ClickUp:

Các chế độ xem có thể xuất trong ClickUp

Chế độ xem ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh quản lý công việc, trực quan hóa quy trình làm việc và theo dõi dự án theo cách bạn muốn.

Trong số hơn 15 chế độ xem, ClickUp cho phép bạn xuất dữ liệu ở chế độ Xem danh sách và Xem bảng. Điều này có nghĩa là bạn có thể xuất các nhiệm vụ ClickUp và dữ liệu khác từ các chế độ xem này và tải xuống dưới dạng tệp CSV hoặc Excel để tạo bản sao lưu, thực hiện phân tích dữ liệu hoặc chia sẻ thông tin dự án với các bên liên quan.

Xuất dữ liệu trong Chế độ xem danh sách của ClickUp cho phép bạn xem nhanh tình trạng công việc của mình. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ bằng các tùy chọn lọc, sắp xếp và nhóm linh hoạt.

Cách xuất ClickUp sang Excel: Xem tất cả các nhiệm vụ với Chế độ xem danh sách ClickUp
Sử dụng chế độ xem danh sách ClickUp cổ điển để xem tất cả các nhiệm vụ của bạn cùng một lúc

Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép bạn tạo bảng tính với Trường Tùy chỉnh và các cột hiển thị trong tích tắc. Khi bạn trích xuất dữ liệu trong Chế độ xem này, nó sẽ giúp bạn chuyển dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Excel mạnh mẽ một cách liền mạch, giúp quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp, ngân sách và hàng tồn kho dễ dàng hơn.

Sử dụng Chế độ xem bảng ClickUp để xuất dữ liệu, bạn có thể:

  • Đảm bảo thu thập dữ liệu có cấu trúc — từ tên công việc đến người được giao và ngày đáo hạn
  • Ánh xạ thông tin với các cột Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh trong cơ sở dữ liệu quan hệ để có cái nhìn toàn diện về dữ liệu dự án
  • Nhận dữ liệu sẵn sàng sử dụng mà không gặp vấn đề về định dạng
Theo dõi và sắp xếp mọi loại công việc với chế độ xem Bảng.
Quản lý chi tiết khách hàng, ngân sách và hàng tồn kho bằng chế độ xem bảng ClickUp

Làm thế nào để xuất ClickUp sang Excel?

Cho dù bạn là quản lý dự án hay nhà phân tích kinh doanh, việc có được thông tin chi tiết về tiến độ dự án là rất quan trọng. Mặc dù việc xuất dữ liệu ClickUp sang Microsoft Excel có vẻ khó khăn, nhưng một khi bạn đã thành thạo quy trình này, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và đào sâu hơn vào dữ liệu của mình.

Dưới đây là quy trình từng bước để xuất dữ liệu thủ công từ chế độ xem Danh sách và Bảng của ClickUp sang Excel.

Bước 1: Điều hướng đến Danh sách hoặc Bảng mà bạn muốn xuất.

Bước 2: Ở góc trên bên phải của chế độ xem Danh sách hoặc Bảng, nhấp vào Tùy chỉnh.

Cách xuất ClickUp sang Excel: Chọn tùy chỉnh trên chế độ xem Danh sách hoặc Bảng đã chọn để xuất dữ liệu
Chọn tùy chỉnh trên chế độ xem Danh sách hoặc Bảng đã chọn để xuất dữ liệu

Bước 3: Nhấp vào Xuất.

Bước 4: Chọn Nội dung cần xuất:

  • Cột hiển thị: Chỉ xuất thông tin trong các cột hiển thị trong chế độ xem của bạn. Khi chọn tùy chọn này, các công việc đã đóng cũng sẽ hiển thị trong tệp xuất
  • Chỉ tên công việc: Xuất danh sách đơn giản các tên công việc từ Danh sách công việc
  • Tất cả các cột: Xuất tất cả dữ liệu cho các công việc trong chế độ xem của bạn, bất kể bạn đang xem cột nào
Cách xuất ClickUp sang Excel: Chọn nội dung cần xuất và định dạng tệp Excel
Chọn nội dung cần xuất và định dạng tệp Excel

Bước 5: Chọn Định dạng tệp—CSV hoặc Excel

📝 Ghi chú: Nếu chọn CSV, bạn sẽ thấy tùy chọn xuất Định dạng ngày:

  • Bình thường: Ngày, ngày tháng, thời gian, múi giờ
  • ISO (Tiêu chuẩn quốc tế): Năm, tháng, ngày, (T) thời gian
  • POSIX: Số mili giây đã trôi qua kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1970

Nếu CSV được chọn, bạn cũng sẽ thấy tùy chọn xuất Định dạng thời gian:

  • Bình thường: Hiển thị thời gian bằng h để biểu thị giờ và m để biểu thị phút. Ví dụ: 10 giờ 5 phút sẽ hiển thị là 10h 5m
  • hh:mm: Hiển thị giờ, sau đó là phút, được phân tách bằng dấu hai chấm. Ví dụ: 10 giờ 5 phút sẽ hiển thị là 10:05
Cách xuất ClickUp sang Excel: Chọn xuất dữ liệu ClickUp dưới dạng CSV hoặc Excel
Chọn xuất dữ liệu ClickUp dưới dạng CSV hoặc Excel và chọn ngày, giờ và định dạng tệp

Bước 6: Chọn Thời gian trong trạng thái nếu có.

Tùy chọn này cho phép bạn theo dõi tổng thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Dữ liệu Tổng thời gian trong trạng thái này hiển thị trên toàn bộ Không gian làm việc của bạn trong Chế độ xem danh sách, thẻ, nhiệm vụ riêng lẻ và Bảng điều khiển ClickUp.

Bật chuyển đổi Tổng thời gian trong trạng thái
Bật công tắc Tổng thời gian trong trạng thái để xem thời gian hoàn thành từng công việc

Bước 7: Nhấp vào 'Tải xuống. '

Nhấp vào tải xuống để xuất dữ liệu ClickUp sang Excel hoặc CSV
Nhấp vào tải xuống để xuất dữ liệu ClickUp sang Excel hoặc CSV

Tối ưu hóa dữ liệu ClickUp trong Excel

Dữ liệu không chỉ là các chữ cái và số — nó kể cho bạn một câu chuyện khi được chuyển đổi và tối ưu hóa đúng cách. Khi xuất dữ liệu ClickUp sang Excel, bạn phải tối ưu hóa dữ liệu để thúc đẩy quá trình ra quyết định chiến lược và cải thiện hiệu suất của nhóm.

Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa dữ liệu ClickUp trong Excel.

  • Dữ liệu trùng lặp: Loại bỏ các mục nhập dữ liệu trùng lặp bằng tính năng 'Loại bỏ trùng lặp' của Excel để làm sạch dữ liệu và tránh nhầm lẫn
  • Định dạng tiêu chuẩn: Định dạng ngày, giờ và giá trị của bạn một cách nhất quán trong toàn bộ tập dữ liệu và sử dụng quy ước đặt tên nhất quán để phân tích tốt hơn
  • Trực quan hóa dữ liệu: Lọc và sắp xếp dữ liệu của bạn dựa trên dự án, người được giao, trạng thái, ngày tháng và các tham số khác. Ngoài ra, sử dụng bảng xoay và biểu đồ từ tài khoản Microsoft của bạn để tạo bản tóm tắt động cho phân tích dữ liệu
  • Định dạng có điều kiện: Sử dụng định dạng có điều kiện của Excel để mã hóa màu sắc cho các thông tin quan trọng như chỉ số hiệu suất hoặc trạng thái công việc. Ví dụ: sử dụng màu đỏ cho các công việc đang chờ xử lý, màu xanh lá cây cho các công việc đã hoàn thành và màu vàng cho các công việc đang tiến hành
  • Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu: Áp dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để xác thực phạm vi, kiểm tra thông tin bị thiếu và bật công thức kiểm tra lỗi để xác minh các phép tính

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy xem tệp Excel của bạn như một tài liệu sống và luôn cập nhật dữ liệu. Điều này đảm bảo phân tích chính xác, ra quyết định dựa trên thông tin và báo cáo đáng tin cậy.

Khắc phục sự cố xuất dữ liệu thường gặp

Khi xuất dữ liệu ClickUp sang Excel, bạn có thể gặp một số vấn đề. Dưới đây là cách khắc phục chúng.

Thiếu dữ liệu

Đôi khi, bạn có thể thấy một số thông tin hoặc công việc bị thiếu trong dữ liệu ClickUp đã xuất.

✅ Giải pháp:

  • Chọn tất cả thông tin liên quan mà bạn muốn xuất sang Excel. Đảm bảo chọn tùy chọn phù hợp trong phần "Xuất gì" trong cài đặt xuất của ClickUp
  • Sử dụng các công cụ của bên thứ ba để xuất dữ liệu ClickUp sang Excel tự động theo định kỳ để tránh bỏ sót thông tin
  • Liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ ClickUp nếu bạn phát hiện lỗi tiềm ẩn hoặc không thể khắc phục sự cố

Định dạng dữ liệu không chính xác

Dữ liệu bạn xuất có thể có định dạng dữ liệu không chính xác. Ví dụ: định dạng ngày và giờ có thể không phù hợp với kiểu hoặc định dạng chuẩn mà tổ chức của bạn đã chọn.

✅ Giải pháp:

  • Điều chỉnh dữ liệu bằng định dạng ngày và giờ của Excel sau khi xuất
  • Nếu bạn chọn xuất dữ liệu dưới dạng CSV, hãy chọn định dạng ngày và giờ mong muốn trước khi nhấn tải xuống trong ClickUp
  • Sử dụng các mẫu bảng của ClickUp để tránh các vấn đề về định dạng trong Excel

Giới hạn về khối lượng dữ liệu lớn

Việc xuất các tập dữ liệu lớn sang Excel có thể làm chậm quá trình hoặc gây ra lỗi do giới hạn về kích thước hàng và tệp của Excel.

✅ Giải pháp:

  • Xuất dữ liệu thành các phần nhỏ để tránh tình trạng chậm chạp, chuyển dữ liệu không đầy đủ và lỗi hệ thống
  • Xem xét định dạng tệp CSV để xuất dữ liệu lớn

🧠 Bạn có biết? Với việc các doanh nghiệp phải xử lý lượng thông tin ngày càng tăng, khối lượng dữ liệu khổng lồ là một trong những thách thức hàng đầu mà các tổ chức phải đối mặt trong năm 2024.

Trường Tùy chỉnh không chính xác

Một số Trường Tùy chỉnh có thể không được chuyển chính xác. Ví dụ: menu thả xuống có thể bị thiếu hoặc dữ liệu Trường Tùy chỉnh có thể không đầy đủ.

✅ Giải pháp:

  • Kiểm tra cấu hình Trường Tùy chỉnh trong ClickUp trước khi xuất
  • Trước tiên, hãy xuất một tập dữ liệu nhỏ và xem xét kỹ các thay đổi trong Trường Tùy chỉnh
  • Tái tạo các Trường Tùy chỉnh phức tạp theo cách thủ công trong Excel

Có được thông tin chi tiết có thể hành động với tính năng xuất dữ liệu ClickUp sang Excel

Dữ liệu là sức mạnh, và xuất dữ liệu ClickUp sang Excel sẽ biến nó thành siêu năng lực của bạn. Sau khi dữ liệu được tinh chỉnh, cập nhật và sắp xếp trong Excel, bạn có thể có được một bản tóm tắt về hiệu suất dự án của mình.

Bảng Excel của bạn cung cấp thông tin chi tiết về dự án và hiệu suất của nhóm, đồng thời đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả dữ liệu dự án, công việc, bài học kinh nghiệm, phương pháp hay nhất và nhiều hơn nữa. Bạn có thể cập nhật thường xuyên, trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ và bảng xoay, đồng thời theo dõi hiệu suất của nhóm và dự án để đưa ra các quyết định chiến lược trong tương lai.

Tuy nhiên, đôi khi, việc xuất dữ liệu có thể không cần thiết.

Với Bảng điều khiển của ClickUp, bạn có thể trực quan hóa thông tin chi tiết về dự án theo thời gian thực, theo dõi khối lượng công việc của nhóm và tùy chỉnh báo cáo mà không cần rời khỏi nền tảng.

Ngoài ra, với sự hỗ trợ của AI từ ClickUp Brain, bạn có thể phân tích dữ liệu dự án ngay lập tức, xác định các điểm nghẽn và tạo ra những thông tin chi tiết có thể hành động được — tất cả đều không cần cập nhật bảng tính thủ công. Thay vì phải xoay xở với dữ liệu tĩnh, bạn sẽ có được báo cáo động, được hỗ trợ bởi AI, phát triển cùng với các dự án của bạn.

Tại sao phải dựa vào các công cụ riêng lẻ khi bạn có thể làm tất cả với ClickUp? Đăng miễn phí ClickUp nếu bạn chưa làm vậy!

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả