Bạn đã bao giờ thử xuất dữ liệu từ SharePoint sang Excel, chỉ để gặp phải sự thất vọng vì các vấn đề về định dạng và thông tin bị thiếu? Bạn không phải là người duy nhất.
Nhiều người dùng gặp phải khó khăn này khi phân tích dữ liệu của họ. Để xuất dữ liệu từ SharePoint một cách liền mạch, bạn cần làm nhiều hơn là chỉ nhấn 'Xuất'
Hãy cùng tìm hiểu cách xuất danh sách SharePoint sang Excel và cách khắc phục các thách thức thường gặp trong quá trình này. Chúng tôi cũng sẽ khám phá cách áp dụng các giải pháp thay thế để cải thiện trải nghiệm quản lý dữ liệu của bạn.
Khi nào nên xuất danh sách SharePoint sang Excel
Excel là công cụ quản lý công việc phổ biến trong giới sinh viên, chuyên gia và các tổ chức. Thường được sử dụng để quản lý và phân tích dữ liệu đơn giản, tính linh hoạt và thân thiện với người dùng của Excel đã khiến nó được sử dụng ngay cả trong quản lý dự án.
Việc xuất dữ liệu sang Excel từ các ứng dụng khác kém linh hoạt hơn thường giúp người dùng định dạng, xử lý và phân tích dữ liệu tốt hơn.
Dưới đây là một số tình huống mà người dùng thường chọn xuất dữ liệu. Hiểu rõ những tình huống này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt để đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu của mình.
Thao tác dữ liệu nâng cao
SharePoint là một công cụ tuyệt vời để quản lý các công việc cơ bản như chia sẻ tài liệu, cộng tác và kiểm soát phiên bản trong một nhóm. Sự tích hợp với Microsoft 365 khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để lưu trữ và sắp xếp thông tin giữa các dự án, nhưng các tính năng của nó phù hợp hơn với các công việc đơn giản này.
Excel vượt trội khi xử lý các phép tính phức tạp, phân tích dữ liệu chi tiết và quản lý cơ sở dữ liệu phức tạp. Ví dụ: nếu bạn đang quản lý dữ liệu tài chính hoặc thực hiện phân tích thống kê, Excel cung cấp các chức năng nâng cao như bảng xoay, VLOOKUP và các công thức phức tạp có thể xử lý dễ dàng các tập dữ liệu lớn.
Ngoài ra, trong trường hợp dữ liệu của bạn nằm rải rác trên nhiều danh sách và thư viện tài liệu, việc xuất dữ liệu sang Excel sẽ đảm bảo bạn có một nơi tập trung để phân tích và báo cáo. Sử dụng các tính năng như định dạng có điều kiện để làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng trong tệp Excel, đảm bảo thông tin quan trọng được nổi bật.
Chia sẻ với người dùng bên ngoài
Trong các dự án hợp tác, bạn có thể gặp phải tình huống không phải tất cả thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan bên ngoài đều có quyền truy cập SharePoint. Mặc dù SharePoint hỗ trợ chia sẻ bên ngoài, nhưng thường yêu cầu quản lý quyền truy cập hoặc thiết lập quyền truy cập bổ sung, điều này có thể làm chậm quá trình, đặc biệt nếu người dùng không có tài khoản Microsoft hoặc gặp vấn đề về khả năng tương thích. Điều này có thể là một thách thức khi chia sẻ danh sách hoặc dữ liệu quan trọng.
Excel cung cấp tính linh hoạt cao hơn trong việc chia sẻ dữ liệu. Bạn có thể gửi tệp qua email, dịch vụ đám mây như OneDrive hoặc các công cụ của bên thứ ba mà không lo lắng về các hạn chế của SharePoint. Người nhận có thể dễ dàng tương tác với dữ liệu, ngay cả khi họ không sử dụng SharePoint. Excel Online cũng hỗ trợ cộng tác thời gian thực, mang lại trải nghiệm liền mạch mà không có rào cản truy cập, mặc dù điều quan trọng là phải cân bằng giữa tính linh hoạt và bảo mật trong các môi trường nhạy cảm.
Sao lưu và lưu trữ
Bạn cần một bản chụp nhanh dữ liệu của mình tại một thời điểm cụ thể? Xuất dữ liệu sang Excel là một cách tuyệt vời để sao lưu và xem lại. Bạn có thể theo dõi các thay đổi, quản lý các phiên bản phân tích khác nhau và quay lại các phiên bản trước nếu cần. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang làm việc với các bên liên quan bên ngoài, những người có thể yêu cầu dữ liệu lịch sử hoặc cần xem lại quá trình phát triển của các phân tích. Trong khi SharePoint cung cấp tính năng kiểm soát phiên bản, Excel cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với các tập dữ liệu và phép tính riêng lẻ.
Chế độ xem dữ liệu tùy chỉnh
Mỗi dự án có thể yêu cầu các góc nhìn khác nhau về cùng một dữ liệu. Bằng cách xuất sang Microsoft Excel, bạn có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh tập trung vào các KPI hoặc giai đoạn dự án cụ thể. Điều này đảm bảo rằng các bên liên quan chỉ thấy thông tin có liên quan mà không bị nhiễu bởi dữ liệu không liên quan.
Truy cập ngoại tuyến
Khi xuất dữ liệu SharePoint sang Excel, bạn sẽ có lợi thế là có thể truy cập ngoại tuyến. Điều này đặc biệt hữu ích cho các thành viên trong nhóm có thể không có kết nối internet ổn định hoặc làm việc ở những địa điểm xa xôi. Họ vẫn có thể thao tác và phân tích dữ liệu mà không phụ thuộc vào danh sách SharePoint trực tuyến.
Tóm lại, tùy chọn xuất là lựa chọn tốt nhất nếu bạn cần kiểm soát dữ liệu của mình nhiều hơn hoặc muốn chia sẻ dữ liệu với người dùng ngoài hệ sinh thái SharePoint.
Bây giờ, hãy bắt đầu ngay với cách xuất danh sách SharePoint sang Excel.
Xem thêm: 10 Phần mềm thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất cho SharePoint
Cách xuất danh sách SharePoint sang Excel
Hãy trả lời câu hỏi quan trọng nhất trước tiên. Không, bạn không cần bất kỳ công cụ phức tạp hay phần mềm của bên thứ ba nào — chỉ cần SharePoint và Excel.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách xuất danh sách SharePoint sang sổ làm việc Excel:
- Chọn danh sách SharePoint: Bắt đầu bằng cách mở trang SharePoint và chọn danh sách cụ thể mà bạn muốn xuất
- Xuất sang Excel: Nhấp vào tùy chọn Xuất trong thanh Lệnh ở trên cùng. Tiếp theo, chọn tùy chọn Xuất sang Excel trong menu thả xuống kết quả
- Tải xuống tệp IQY: Lưu tệp bằng các tùy chọn trong hộp thoại Tải xuống tệp. Thao tác này sẽ tải tệp xuống hệ thống cục bộ của bạn. Tệp đã tải xuống là tệp truy vấn web mà Excel sử dụng để truy xuất dữ liệu từ SharePoint
- Nhập dữ liệu SharePoint: Mở tệp IQY trong Excel sau khi tải xuống và nhấp vào Bật trong hộp thoại kết quả. Thao tác này sẽ cho phép Excel điền dữ liệu danh sách SharePoint vào sổ làm việc Excel
- Lưu tệp Excel của bạn: Lưu tệp dưới dạng tệp XLSX sau khi dữ liệu được xuất thành công sang Excel
Giờ đây, bạn có thể tự do thao tác, phân tích và chia sẻ dữ liệu của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Những vấn đề thường gặp trong SharePoint
Dưới đây là một số vấn đề phổ biến nhất mà người dùng gặp phải khi sử dụng SharePoint và tích hợp với Excel.
Vấn đề về tính toàn vẹn dữ liệu
Đôi khi, khi xuất các tập dữ liệu lớn hơn, hãy lưu ý rằng bạn có thể gặp phải trường bị thiếu hoặc dữ liệu bị hỏng, đặc biệt nếu danh sách bao gồm siêu dữ liệu phức tạp hoặc cột tùy chỉnh. Kiểm tra lại dữ liệu của bạn sau khi xuất để đảm bảo mọi thứ được chuyển sang đúng.
Vấn đề cập nhật Excel
Nếu bạn thường xuyên xuất dữ liệu động được cập nhật thường xuyên trong SharePoint, bạn có thể gặp vấn đề với khả năng làm mới dữ liệu của Excel. Kết nối một chiều giữa SharePoint và Excel không phải lúc nào cũng hoàn hảo — để đồng bộ hóa dữ liệu, bạn có thể phải làm mới thủ công.
Quyền truy cập bị hạn chế
Không phải mọi người dùng SharePoint đều có cùng quyền truy cập. Điều này có thể gây khó khăn cho những người có quyền truy cập tệp nhưng không phải là quản trị viên trang web khi xuất dữ liệu. Đảm bảo rằng những người dùng cần xuất dữ liệu có quyền truy cập thích hợp để tránh nhầm lẫn và trở ngại.
Định dạng giới hạn
Khi SharePoint xuất dữ liệu sang Excel, nó không phải lúc nào cũng chuyển định dạng như mã màu, bộ lọc, quy tắc định dạng có điều kiện hoặc chiều rộng cột tùy chỉnh. Sự thiếu chuyển đổi liền mạch này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong trình bày. Kết quả là, bạn có thể cần đầu tư thêm thời gian để sắp xếp lại và định dạng dữ liệu theo cách thủ công. Điều này làm chậm quy trình làm việc của bạn.
Trải nghiệm người dùng không nhất quán
Người dùng có thể gặp phải các mức hiệu suất khác nhau khi truy cập SharePoint trên các trình duyệt web khác nhau. Sự không nhất quán này có thể ảnh hưởng đến cách hiển thị dữ liệu hoặc các chức năng có sẵn. Để tránh các sự cố bất ngờ, điều quan trọng là phải chuẩn hóa việc sử dụng trình duyệt trong các nhóm.
Mặc dù những vấn đề này có thể gây phiền toái, việc nắm vững và áp dụng các mẹo Excel nâng cao có thể mang lại sự khác biệt đáng kể.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Microsoft Power Automate cho phép bạn thiết lập các luồng tự động hóa quá trình xuất danh sách SharePoint sang Excel.
Chúng tôi cũng có một số đề xuất thay thế nếu bạn muốn lưu trữ tất cả dữ liệu của mình tại một nơi duy nhất mà không cần thực hiện các quy trình xuất và nhập phức tạp.
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế tất cả trong một cho SharePoint và Excel
SharePoint và Excel mỗi công cụ đều có ưu điểm riêng: SharePoint rất phù hợp cho quản lý tài liệu và hợp tác, trong khi Excel lại mạnh về thao tác và phân tích dữ liệu.
Nhưng liệu việc truy cập cả hai tính năng trên cùng một nền tảng có dễ dàng hơn không?
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào điều đó có thể thực hiện được, câu trả lời rất đơn giản. Với ClickUp.
Với giải pháp quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp giúp cuộc sống của những nhân viên tri thức như bạn trở nên dễ dàng hơn, cho phép bạn quản lý dự án, cộng tác với nhóm và phân tích dữ liệu một cách liền mạch — tất cả chỉ trong một nơi.
Đọc tiếp để biết ClickUp vượt trội như thế nào (chơi chữ có chủ ý) trong việc mang đến cho bạn những điều tốt nhất của cả hai thế giới.
Cũng nên đọc: 11 phần mềm thay thế và đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Excel (tính năng, ưu điểm, nhược điểm, giá cả)
Nền tảng quản lý dự án ClickUp
Nền tảng quản lý dự án ClickUp cho phép bạn tạo quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu dự án riêng biệt của bạn, giống như các tính năng tổ chức của SharePoint.
Chế độ xem ClickUp
Tuy nhiên, ClickUp còn vượt xa hơn bằng cách cung cấp các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Bảng, Bảng và Biểu đồ Gantt, cho phép bạn trực quan hóa các công việc, thời hạn và phụ thuộc theo cách phù hợp với quy trình làm việc của nhóm, cho dù bạn đang quản lý các công việc đơn giản hay các dự án phức tạp.
Với hơn 15 chế độ xem ClickUp, bạn có thể tiếp tục tiến hành các dự án của mình mà không bị phân tâm bởi việc phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Bảng điều khiển ClickUp
Không giống như Excel, yêu cầu xuất dữ liệu để phân tích sâu, các tính năng báo cáo và phân tích tích hợp của ClickUp cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực mà không gặp rắc rối. Bạn có thể theo dõi các chỉ số chính, giám sát hiệu suất dự án và tạo báo cáo chi tiết trực tiếp từ nền tảng.
Bảng điều khiển ClickUp giúp trực quan hóa tiến độ của nhóm, đảm bảo bạn luôn được cập nhật thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cho dù bạn đang tối ưu hóa tài nguyên hay cải thiện sự hợp tác.
Nhiệm vụ ClickUp
Ngoài ra, ClickUp còn đơn giản hóa việc quản lý công việc với các tính năng biến danh sách của bạn thành các mục có thể thực hiện được trong cùng một nền tảng.
Nhiệm vụ ClickUp cung cấp một cách mạnh mẽ để phân công, giám sát và cộng tác trong các nhiệm vụ, đảm bảo danh sách việc cần làm của bạn luôn được sắp xếp và theo ngữ cảnh. Bạn có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm, đặt ưu tiên và xác định ngày đáo hạn để mọi người có trách nhiệm và đi đúng hướng. Với tính năng phụ thuộc nhiệm vụ, bạn thậm chí có thể quản lý luồng công việc để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng thứ tự.
Mỗi công việc đóng vai trò như một trung tâm tập trung chứa tất cả các chi tiết liên quan mà nhóm của bạn cần. Bạn có thể thêm tệp đính kèm trực tiếp vào công việc, cho dù đó là tài liệu, hình ảnh hay liên kết, để các tài nguyên quan trọng luôn sẵn sàng. Điều này giúp giảm thiểu việc tìm kiếm tệp trên nhiều nền tảng, giữ mọi thứ kết nối và dễ truy cập.
Nhờ ClickUp, tất cả các nhóm của chúng tôi có thể tìm thấy tất cả công việc của mình ở một nơi. Không còn phải chuyển đổi công cụ nữa!
Nhờ ClickUp, tất cả các nhóm của chúng tôi có thể tìm kiếm tất cả công việc của mình ở một nơi. Không còn phải chuyển đổi công cụ nữa!
Với bảng điều khiển mạnh mẽ, quản lý nhiệm vụ linh hoạt và chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể sử dụng đầy đủ các chức năng của SharePoint để cộng tác và Excel để theo dõi và phân tích — tất cả được tích hợp vào một nền tảng duy nhất, dễ sử dụng.
Đọc thêm: 11 mẫu quản lý công việc miễn phí trong ClickUp và Excel
Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp
Với Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp, bạn sẽ không còn cần danh sách SharePoint để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu hàng ngày của mình.
Mẫu này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng trong ngày, đảm bảo bạn tập trung vào và theo đuổi những việc quan trọng nhất.
Mẫu này đi kèm với Trạng thái tùy chỉnh để đánh dấu công việc là cần làm, đang tiến hành hoặc đã hoàn thành. Có một bộ đếm chuỗi tích hợp để tăng thêm động lực khi bạn hoàn thành công việc một cách nhất quán. Bạn cũng có thể cải thiện việc theo dõi công việc hàng ngày bằng nhắc nhở tự động, ghi chú, theo dõi tiến độ, nhãn và hơn thế nữa ngay trong ClickUp.
Cũng nên đọc: 20 mẫu quản lý dự án miễn phí
Chuyển đổi danh sách SharePoint thành thông tin chi tiết có thể hành động
Xuất danh sách SharePoint sang Excel là một cách để nâng cấp khả năng quản lý dữ liệu của bạn.
Với các tính năng nâng cao của Excel để thao tác, trực quan hóa và chia sẻ dữ liệu, bạn có thể khắc phục một số thách thức liên quan đến SharePoint. Tuy nhiên, việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ có thể làm chậm tốc độ làm việc của bạn. Để thực sự làm việc hiệu quả hơn, bạn cần một nền tảng tích hợp, nơi mọi thứ kết hợp với nhau một cách liền mạch.
ClickUp được thiết kế để làm chính xác điều đó. Với công cụ năng suất toàn diện như vậy, bạn có thể hợp nhất các công việc, quản lý dữ liệu và cộng tác với nhóm của mình. Phần hay nhất là bạn có thể làm tất cả điều này mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng. Có tất cả công việc của bạn ở một nơi cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng — hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Nâng cao cách thức làm việc của bạn bằng cách bắt đầu dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!