![Bảng tham khảo Excel [Với công thức, phím tắt và mẹo]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-3.0-Table-view-Simplified-1400x934-1.png)
Bạn vừa nhận được một lượng lớn dữ liệu cần phân tích. Bạn cần nhanh chóng hiểu rõ và trình bày một cách rõ ràng, đồng thời chuẩn bị một bài thuyết trình.
Bắt đầu cảm thấy áp lực? Đừng lo lắng, Excel luôn sẵn sàng hỗ trợ!
Excel có thể đơn giản hóa rất nhiều công việc, từ mô hình hóa tài chính đến dòng thời gian dự án. Cho dù bạn là quản lý dự án hay chỉ muốn hiểu rõ tình hình tài chính của mình, Excel có thể nâng cao năng suất của bạn đồng thời hợp lý hóa các công việc hàng ngày.
Với bảng tham khảo công thức Excel của chúng tôi, bạn sẽ hoàn thành công việc Excel của mình nhanh hơn bao giờ hết. Sẵn sàng bắt đầu chưa?
Thông tin nhanh về Excel
Microsoft đã phát triển phần mềm bảng tính Excel vào năm 1985 cho Macintosh và sau đó vào năm 1987 cho Windows, với mục đích hợp lý hóa việc phân tích dữ liệu và tự động hóa các phép tính phức tạp.
Theo thời gian, nó đã phát triển từ một phần mềm bảng tính độc lập chung chung thành một công cụ cộng tác dựa trên đám mây [Microsoft 365] và nhanh chóng trở nên không thể thiếu, đặc biệt là đối với các chuyên gia như quản lý dự án và nhà phân tích dữ liệu.
Hiện tại, Excel là một phần của gói Microsoft 365 và không thể mua riêng lẻ. Gói cá nhân của Microsoft 365 có giá 6,99 USD/tháng, trong khi gói doanh nghiệp có giá từ 8,25 USD đến 12,5 USD/người dùng/tháng. Tất nhiên, giá cả sẽ thay đổi tùy theo các tính năng và dịch vụ bạn chọn.
Cách bắt đầu với Excel
Bắt đầu sử dụng Excel rất dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về một số hàm phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng:
Cơ bản về Excel
- Sổ làm việc: Một tệp trong Excel chứa một hoặc nhiều trang tính. Nó đóng vai trò là container chính cho dữ liệu và các phép tính.
- Bảng tính: Một bảng tính duy nhất trong sổ làm việc, bao gồm các hàng và cột để nhập và phân tích dữ liệu.
- Ô: Giao điểm giữa một hàng và một cột trong trang tính, nơi có thể nhập dữ liệu, công thức hoặc hàm.
- Phạm vi ô: Một nhóm các ô được chọn, liền kề (ví dụ: A1:B3) hoặc không liền kề (ví dụ: A1, C3, D5), được sử dụng để tính toán hoặc định dạng.
- Công thức: Một biểu thức được nhập vào ô để thực hiện các phép tính, thường sử dụng các hàm và toán tử toán học
Nhập dữ liệu cơ bản trong Excel
Nhập dữ liệu bằng Excel rất đơn giản, nhanh chóng và đáng tin cậy. Chỉ cần:
- Mở một bảng tính mới
- Nhập tất cả các số, văn bản hoặc ngày tháng vào các hàng và cột
- Định dạng bảng tính theo nhu cầu
- Lưu công việc của bạn bằng lệnh Ctrl+S trong Windows và Cmd+S trong Mac
Tạo biểu đồ trong Excel
Sau khi thêm dữ liệu, bạn có thể dễ dàng trực quan hóa tất cả dữ liệu cùng một lúc bằng các bước sau:
- Chọn dữ liệu bạn muốn hiển thị dưới dạng biểu đồ
- Chuyển đến tab Chèn
- Chọn Tạo và chọn từ biểu đồ thanh, biểu đồ đường hoặc biểu đồ tròn
Định dạng ô Excel
Bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau và thay đổi cách hiển thị dữ liệu.
Để định dạng dữ liệu của bạn:
- Chọn các ô bạn muốn định dạng
- Sử dụng tab Trang chủ để áp dụng định dạng số, ngày hoặc văn bản
- Khám phá các tùy chọn như định dạng chung hoặc có điều kiện để tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu của bạn
Sử dụng mẫu Excel
Excel cung cấp các mẫu được thiết kế sẵn cho mọi mục đích. Để tìm mẫu cho quản lý dự án, lập ngân sách hoặc bất kỳ nhu cầu nào khác, chỉ cần:
- Chuyển đến tab Home
- Nhấp vào Mới
- Cuộn xuống để tìm các mẫu phù hợp cho lập ngân sách, theo dõi, biểu đồ, lịch, danh sách công việc và mọi thứ khác
Bây giờ bạn đã biết những kiến thức cơ bản, hãy cùng xem bảng tóm tắt công thức Excel của chúng tôi.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu Excel (với mẫu và ví dụ)
31 ví dụ về công thức Excel
Dưới đây là bảng tham khảo nhanh các công thức Excel chứa các hàm Excel cơ bản. Phạm vi của chúng bao gồm từ các hàm toán học cơ bản đến các hàm tra cứu nâng cao, hàm văn bản và điều kiện logic. Hầu hết chúng đều hoạt động trên một hoặc nhiều trang tính.
Lưu ý rằng A1, A10, B1, v.v. là tham chiếu ô: A1 tham chiếu đến ô trong cột A và hàng 1, B10 tham chiếu đến ô trong cột B và hàng 10, v.v.
Hàm toán học
1. Tổng hợp các số [SUM]
Là một giám đốc bán hàng, bạn cần theo dõi tổng doanh số hàng tuần một cách nhanh chóng. Công thức SUM tính toán ngay lập tức và cung cấp tổng của tất cả các số liệu trong vùng dữ liệu hiện tại của bạn [hàng hoặc cột].
Công thức:
=SUM(A1:A10)
Tất cả doanh số của các bộ phận được ghi lại trong phạm vi ô từ A1 đến A10. 'A11' hiển thị tổng doanh số.
2. Tìm giá trị trung bình [AVERAGE]
Là người quản lý học tập và phát triển, bạn cần theo dõi kết quả học tập của lớp. Công thức AVERAGE là công thức hoàn hảo cho việc này. Công thức này tính toán nhanh chóng điểm trung bình của tất cả các điểm số, để bạn biết ai học giỏi và ai học kém.
Công thức:
=AVERAGE(B1:B20)
Các ô được chọn từ phạm vi B1 đến B20 ghi lại điểm của học sinh. Ô B21 hiển thị điểm trung bình của lớp.
3. Tìm giá trị lớn nhất [MAX]
Quản lý một nhóm? Sử dụng công thức MAX để đánh dấu các số cao nhất, cho dù đó là doanh số bán hàng cao nhất, cột mốc dự án hay điểm số cao. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra những nhân viên có thành tích xuất sắc nhất và nỗ lực của họ.
Công thức:
=MAX(C1:C15)
Phạm vi ô từ C1 đến C15 chứa số liệu bán hàng của từng người. Ô D2 hiển thị số tiền cao nhất.
4. Tìm giá trị thấp nhất (MIN)
Công thức MIN tìm giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi ô. Ví dụ: công thức `=MIN(D1:D25)` sẽ tìm giá trị tuyệt đối nhỏ nhất trong các ô từ D1 đến D25.
Hàm này đặc biệt hữu ích khi phân tích tập dữ liệu và tìm kiếm giá trị thấp nhất, chẳng hạn như nhiệt độ tối thiểu, điểm số thấp nhất hoặc số đo nhỏ nhất tuyệt đối.
Hàm MIN có thể được kết hợp với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm này cùng với hàm IF để tìm giá trị tối thiểu dựa trên các điều kiện nhất định.
=MIN(D1:D25): Công thức này tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vi ô từ D1 đến D25.
5. Tính phần trăm
Bạn muốn theo dõi tiến độ dự án? Sử dụng công thức Excel để tính tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành.
Công thức:
=A2/B2*100
Cột A và B chứa các công việc đã hoàn thành so với tổng số công việc. Cột C hiển thị tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành.
6. Làm tròn số [ROUND]
Là một kế toán viên công chứng, hàm ROUND đảm bảo các số liệu tài chính của bạn rõ ràng và chính xác bằng cách làm tròn số đến hai chữ số thập phân, giúp báo cáo gọn gàng và chuyên nghiệp.
Công thức:
=ROUND(A2, 2)
![Làm tròn số [ROUND]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-10.png)
Cột A chứa các giá trị cần làm tròn, và cột B hiển thị các giá trị được làm tròn đến hai chữ số thập phân.
Hàm điều kiện
7. Gán nhãn bằng logic điều kiện [IF]
Đối với kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàm IF có thể tự động gắn nhãn "Đạt" hoặc "Không đạt" cho các mục dựa trên điểm chất lượng của chúng. Nó giống như có một trợ lý kiểm soát chất lượng không bao giờ bỏ sót bất kỳ điều gì.
Công thức:
=IF(D2>50, "Đạt", "Không đạt")
![Gán nhãn bằng logic có điều kiện [IF]: bảng tham khảo Excel](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-2.png)
Cột D ghi lại chất lượng sản phẩm và cột F hiển thị các sản phẩm đạt yêu cầu. Điều kiện để một sản phẩm đạt yêu cầu là điểm số phải lớn hơn 50.
8. Hàm AND
Hàm AND trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện là TRUE; nếu không, nó trả về FALSE.
Cú pháp:
=AND(điều kiện1, điều kiện2, …)
- Trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng
- Trả về FALSE nếu bất kỳ điều kiện nào không được đáp ứng
Ví dụ:
Nếu A1 = 80 và B1 = 90, công thức:
=AND(A1>50, B1>85)
Kết quả: TRUE (Cả hai điều kiện đều được đáp ứng)
Nếu B1 là 70, kết quả sẽ là FALSE vì điều kiện logic của B1>85 không được đáp ứng.
9. Hàm OR
Hàm OR trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện là TRUE. Hàm này chỉ trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện đều là FALSE.
Cú pháp:
=HOẶC(điều kiện1, điều kiện2, …)
- Trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện được đáp ứng
- Trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện không thành công
Ví dụ: Nếu A1 = 40 và B1 = 90, công thức:
=HOẶC(A1>50, B1>85)
Kết quả: TRUE (Vì B1>85 là TRUE)
Nếu B1 là 70, kết quả sẽ là FALSE vì không có điều kiện nào được đáp ứng.
10. Hàm NOT
Hàm NOT đảo ngược giá trị logic của một điều kiện:
- Nếu điều kiện là TRUE, NOT trả về FALSE
- Nếu điều kiện là FALSE, NOT trả về TRUE
Cú pháp:
=NOT(điều kiện)
Ví dụ:
Nếu A1 = 100, công thức
=NOT(A1>90)
Kết quả: FALSE (Vì A1>90 là TRUE, nên NOT(TRUE) là FALSE)
Nếu A1 là 80, kết quả sẽ là TRUE vì A1>90 là FALSE.
11. Tổng hợp có điều kiện [SUMIF]
Bạn đang cố gắng kiểm soát chi phí? Sử dụng công thức SUMIF để cộng tất cả chi phí vượt quá một số tiền cụ thể, chẳng hạn như 100 đô la. Điều này cho phép bạn dễ dàng theo dõi những khoản chi vượt quá ngân sách.
Công thức:
=SUMIF(B2:B11, ">100")
![Tổng hợp có điều kiện [SUMIF]: bảng tham khảo Excel](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-3.png)
Phạm vi ô từ B2 đến B10 ghi lại số tiền chi tiêu. Ô B12 hiển thị tổng số tiền vượt quá ngân sách của bạn.
12. Trung bình có điều kiện (AVERAGEIF)
Công thức AVERAGEIF tính toán giá trị trung bình của các giá trị trong phạm vi ô đáp ứng một tiêu chí nhất định.
Ví dụ: công thức `=AVERAGEIF(I1:I50, "East," "Sales")` sẽ tính giá trị trung bình của giá trị bán hàng trong các ô I1 đến I50 cho khu vực "East. "
13. Định dạng có điều kiện dựa trên giá trị
Bạn muốn đánh dấu những ngày có doanh số trên 1000 đô la? Áp dụng định dạng có điều kiện:
- Truy cập vào Trang chủ
- Chọn Định dạng có điều kiện
- Chọn Quy tắc đánh dấu ô
- Chọn Lớn hơn
- Nhập số 1000 và
- Chọn màu xanh lá cây
Tất cả các số lớn hơn 1000 sẽ được tô màu xanh lá cây.
Hàm đếm
14. COUNT
Công thức COUNT đếm số ô trong phạm vi chứa giá trị. Ví dụ: công thức `=COUNT(F1:F50)` sẽ đếm số ô trong phạm vi F1 đến F50 chứa giá trị.
15. Đếm các ô không trống [COUNTA]
Bạn đang tổ chức một sự kiện? Hàm COUNTA giúp bạn đếm số người đã trả lời, cho bạn kết quả ngay lập tức mà không cần phải sắp xếp các câu trả lời nhiều lần.
Công thức:
=COUNTA(B2:B21)
![Đếm các ô không trống [COUNTA]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-4.png)
Cột 'B' hiển thị những khách đã xác nhận tham dự và ô B2 hiển thị số lượng người tham dự.
16. Tìm các giá trị trùng lặp [COUNTIF]
Quản lý cơ sở dữ liệu email lớn? Công thức COUNTIF tìm và xóa các bản sao để đảm bảo danh sách gửi thư của bạn gọn gàng và không ai nhận được nhiều email.
Công thức:
=COUNTIF(A$2, A2)>=1
![Tìm các giá trị trùng lặp [COUNTIF]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-12.png)
Công thức này sẽ trả về TRUE cho các ô có trùng lặp và FALSE cho các mục nhập duy nhất. Sau đó, bạn có thể lọc hoặc sắp xếp dựa trên cột này để dọn dẹp danh sách email của mình một cách hiệu quả.
Hàm tra cứu hoặc tìm kiếm
17. Tra cứu dữ liệu theo cột dọc [VLOOKUP]
Quản lý hàng tồn kho hoặc dữ liệu sản phẩm? Sử dụng VLOOKUP để tìm thông tin chi tiết cụ thể, như giá cả, chỉ bằng cách nhập tên sản phẩm. Không cần cuộn trang nữa — chỉ cần kết quả nhanh chóng, chính xác.
Công thức:
=VLOOKUP("Product1", A1:C10, 2, FALSE)
![Tra cứu dữ liệu theo cột dọc [VLOOKUP]: bảng tóm tắt công thức Excel](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-5.png)
Mười ô đầu tiên trong các cột A đến C chứa thông tin về tất cả các sản phẩm của bạn. Ô A13 hiển thị giá của Sản phẩm A.
18. Tra cứu dữ liệu theo hàng ngang [HLOOKUP]
Cần theo dõi dữ liệu theo chiều ngang? Sử dụng HLOOKUP để lấy dữ liệu bán hàng, hiệu suất hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác từ bảng của bạn trên nhiều hàng, cho phép so sánh và phân tích dễ dàng.
Công thức:
=HLOOKUP("Doanh số", A1:F5, 3, TRUE)
![Tra cứu dữ liệu theo hàng ngang [HLOOKUP]: bảng tóm tắt công thức Excel](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-6.png)
Năm ô đầu tiên trong các cột A đến F chứa thông tin về tất cả doanh số bán hàng trên các khu vực. Ô A8 hiển thị tổng doanh số bán hàng từ khu vực Bắc.
19. Khớp vị trí dữ liệu chính xác [MATCH]
Cần tìm nhanh một sản phẩm trong kho của bạn? Công thức MATCH tìm vị trí chính xác của sản phẩm đó trong danh sách kho của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm trong các trang dài.
Công thức:
=MATCH("Sản phẩm A", A1:A20, 0)
![Khớp vị trí dữ liệu chính xác [MATCH]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-18.png)
Các ô A1 đến A20 trong cột đầu tiên chứa danh sách các sản phẩm. Hàm sẽ trả về 1 vì 'Sản phẩm A' nằm trong ô A1.
20. Tìm kiếm văn bản trong ô [SEARCH]
Nếu bạn đang xử lý báo cáo Excel chi tiết và cần tìm một thuật ngữ cụ thể như 'Tổng' trong một cột, công thức SEARCH sẽ hiển thị chính xác vị trí của thuật ngữ đó.
Điều này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến phần liên quan mà không cần sử dụng thanh tìm kiếm hoặc hàm Tìm kiếm, vốn có thể chậm.
Công thức:
=SEARCH("Total", B1)
![Tìm kiếm văn bản trong ô [SEARCH]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-19.png)
Hàm này trả về một số biểu thị vị trí của ký tự đầu tiên của từ khóa tìm kiếm.
Hàm văn bản
21. Ghép văn bản [CONCATENATE]
Đã tải xuống danh sách có tên bị tách rời? Công thức CONCATENATE có thể kết hợp tên, tên đệm và họ thành một ô. Công thức này cũng có thể được sử dụng để kết hợp nhiều ký tự và dữ liệu văn bản khác, chẳng hạn như địa chỉ.
Công thức:
=CONCATENATE(" ", A2, " ", B2, " ", C2)
![Ghép văn bản [CONCATENATE]: bảng tham khảo Excel](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-7.png)
Ở đây, các ô A2 đến C2 chứa tên, tên đệm và họ của khách hàng đầu tiên. Ô D2 hiển thị tên đầy đủ của họ, được kết hợp lại.
22. Cắt chuỗi (TRIM)
Hàm TRIM trong Excel xóa tất cả các khoảng trắng thừa khỏi chuỗi văn bản, chỉ để lại khoảng trắng đơn giữa các từ. Hàm này đặc biệt hữu ích để dọn dẹp dữ liệu được nhập từ các nguồn khác có thể chứa khoảng trắng đầu, cuối hoặc nhiều khoảng trắng giữa các từ. Hàm này không xóa các dấu ngắt dòng hoặc ký tự đặc biệt.
Công thức:
=TRIM(văn bản)
23. Thay thế chuỗi (SUBSTITUTE)
Hàm SUBSTITUTE trong Excel thay thế các xuất hiện của một văn bản cụ thể trong một chuỗi bằng một văn bản khác. Hàm này hữu ích để sửa đổi hoặc dọn dẹp dữ liệu văn bản.
=SUBSTITUTE(văn bản, văn bản cũ, văn bản mới, [số trường hợp])
Nơi:
- văn bản – Văn bản gốc hoặc tham chiếu ô chứa văn bản
- old_text – Văn bản bạn muốn thay thế
- new_text – Văn bản thay thế
- instance_num (tùy chọn) – Vị trí cụ thể của văn bản cũ cần thay thế. Nếu bỏ trống, tất cả các vị trí xuất hiện sẽ được thay thế.
24. Hàm LEFT
Trích xuất một số ký tự được chỉ định từ đầu (bên trái) của một chuỗi văn bản.
Cú pháp:
=LEFT(văn bản, số ký tự)
- văn bản – Chuỗi hoặc tham chiếu ô để trích xuất ký tự
- num_chars – Số ký tự cần trích xuất từ bên trái
25. Hàm RIGHT
Trích xuất một số ký tự nhất định từ cuối (bên phải) của một chuỗi văn bản.
Cú pháp:
=RIGHT(văn bản, số ký tự)
- văn bản – Chuỗi hoặc tham chiếu ô
- num_chars – Số ký tự cần trích xuất từ bên phải
26. Hàm MID
Trích xuất một chuỗi con từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ một vị trí cụ thể và cho một số ký tự nhất định.
Cú pháp:
=MID(văn bản, số bắt đầu, số ký tự)
- văn bản – Chuỗi hoặc tham chiếu ô
- start_num – Vị trí bắt đầu trích xuất (chỉ mục dựa trên 1)
- num_chars – Số ký tự cần trích xuất
Hàm ngày tháng
27. Cập nhật bảng tính dựa trên ngày [HÔM NAY]
Quản lý nhiều trang tính? Sử dụng hàm TODAY để tự động thêm và cập nhật ngày hiện tại, theo dõi thời hạn hoặc cột mốc một cách dễ dàng với các bản cập nhật hàng ngày.
Công thức:
=TODAY()
![Cập nhật bảng tính dựa trên ngày [HÔM NAY]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-13.png)
Hàm này thêm ngày hôm nay vào vị trí được áp dụng.
28. Trích xuất năm [YEAR]
Bạn đang làm việc với các hợp đồng? Công thức YEAR trích xuất năm từ ngày tháng, giúp bạn sắp xếp và theo dõi các hợp đồng theo năm, từ đó dễ dàng quản lý việc gia hạn.
Công thức:
=YEAR(A1)
![Trích xuất năm [YEAR]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-15.png)
Ô A1 chứa ngày, trong khi ô B1 hiển thị năm được lấy từ ngày trong ô A1.
Xem thêm: Cách tạo lịch trong Excel?
Hàm phân tích tài chính
29. Tính giá trị hiện tại ròng [NPV] của tài sản
Bạn muốn biết giá trị của các khoản đầu tư trong tương lai ngay hôm nay? Công thức NPV tính toán giá trị hiện tại của các luồng tiền trong tương lai, khiến nó trở thành một công cụ quan trọng để các nhà đầu tư đưa ra quyết định sáng suốt.
Công thức:
=NPV(0.05, B2)
![Tính giá trị hiện tại ròng [NPV] của tài sản](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-9.png)
Ở đây, ô B2 chứa các giá trị luồng tiền mặt và NPV được tính với mức giảm giá 5%, hiển thị ở cột C.
30. Tính giá trị tương lai [FV]
Sau khi tính toán giá trị hiện tại của các khoản đầu tư, hãy sử dụng công thức giá trị tương lai để ước lượng mức tăng trưởng của các khoản đầu tư theo thời gian. Công thức này rất phù hợp để dự đoán lợi nhuận dài hạn.
Công thức:
=FV(0.04, 10, -1000, 0)
![Tính giá trị tương lai [FV]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-11.png)
Công thức này giúp bạn ước tính giá trị của khoản đầu tư 1000 đô la mỗi năm trong 10 năm với tỷ suất sinh lợi 4%.
31. Thanh toán khoản vay tài chính [PMT]
Cần tính toán các khoản thanh toán hàng tháng cho khoản vay? Công thức này giúp bạn xác định các khoản thanh toán dựa trên số tiền vay và tỷ lệ lãi suất, giúp bạn có kế hoạch trả nợ rõ ràng và tránh các khoản thanh toán mặc định.
Công thức:
=PMT(0.05/12, 60, -5000)
![Thanh toán khoản vay tài chính [PMT]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-14.png)
Công thức này tính lãi suất hàng tháng trên số tiền 5000 đô la với tỷ lệ 5%/tháng trong 60 tháng [năm năm].
Dưới đây là một mẹo Excel đơn giản cho bạn: áp dụng công thức vào mục nhập đầu tiên trong cột, sau đó kéo góc ô xuống để áp dụng công thức cho toàn bộ danh sách trong vài giây!
Bảng tóm tắt phím tắt bàn phím Excel
Phím tắt điều hướng trong Excel
| Phím tắt Windows | Phím tắt trên Mac | Hành động |
| Ctrl + Phím mũi tên | Lệnh + Phím mũi tên | Di chuyển đến rìa vùng dữ liệu |
| Ctrl + Home | Fn + Lệnh + Mũi tên trái | Đi đến ô đầu tiên (ô A1) |
| Ctrl + End | Fn + Lệnh + Mũi tên phải | Đi đến ô cuối cùng đã sử dụng |
| Alt + Page Up | Fn + Option + Mũi tên lên | Di chuyển sang màn hình bên trái |
| Alt + Trang xuống | Fn + Option + Mũi tên xuống | Di chuyển sang màn hình bên phải |
| Trang trước | Fn + Mũi tên lên | Di chuyển lên màn hình trước đó |
| Trang tiếp theo | Fn + Mũi tên xuống | Di chuyển xuống một màn hình |
| Ctrl + G hoặc F5 | Lệnh + G | Đi đến ô cụ thể |
| Ctrl + F | Lệnh + F | Mở hộp thoại Tìm kiếm |
| Ctrl + H | Lệnh + Shift + H | Mở hộp thoại Thay thế |
Phím tắt lựa chọn và đánh dấu trong Excel
| Phím tắt Windows | Phím tắt trên Mac | Hành động |
| Ctrl + A | Lệnh + A | Chọn toàn bộ trang tính |
| Shift + Phím mũi tên | Shift + Phím mũi tên | Mở rộng lựa chọn thêm một ô |
| Ctrl + Shift + Phím mũi tên | Lệnh + Shift + Phím mũi tên | Mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng đã được điền |
| Ctrl + Không gian | Control + Không gian | Chọn toàn bộ cột |
| Shift + Không gian | Shift + Không gian | Chọn toàn bộ hàng |
| Ctrl + Shift + Không gian | Lệnh + Shift + Không gian | Chọn toàn bộ vùng dữ liệu |
| Ctrl + Shift + L | Lệnh + Shift + L | Chuyển đổi bộ lọc bật/tắt |
| Ctrl + / | Lệnh + / | Chọn mảng hiện tại |
| Ctrl + Shift + * | Lệnh + Shift + * | Chọn vùng hiện tại (bao gồm các hàng/cột trống) |
Phím tắt chỉnh sửa và nhập dữ liệu
| Phím tắt Windows | Phím tắt trên Mac | Hành động |
| F2 | Ctrl + U | Chỉnh sửa ô đang hoạt động |
| Ctrl + Z | Lệnh + Z | Hủy thao tác cuối cùng |
| Ctrl + Y | Lệnh + Y | Thực hiện lại hành động cuối cùng đã bị hủy |
| Ctrl + X | Lệnh + X | Cắt các ô đã chọn |
| Ctrl + C | Lệnh + C | Sao chép các ô đã chọn |
| Ctrl + V | Lệnh + V | Dán các ô đã sao chép/cắt |
| Ctrl + D | Lệnh + D | Sao chép xuống (sao chép dữ liệu từ ô phía trên) |
| Ctrl + R | Lệnh + R | Sao chép dữ liệu từ bên trái sang bên phải |
| Alt + Enter | Control + Option + Return | Chèn một dòng mới vào ô |
| Ctrl + Enter | Lệnh + Return | Nhập dữ liệu vào các ô đã chọn cùng một lúc |
Phím tắt định dạng Excel
| Phím tắt Windows | Phím tắt trên Mac | Hành động |
| Ctrl + B | Lệnh + B | Văn bản in đậm |
| Ctrl + I | Lệnh + I | In nghiêng văn bản |
| Ctrl + U | Lệnh + U | Gạch chân văn bản |
| Ctrl + Shift + 1 | Ctrl + Shift + 1 | Áp dụng định dạng số |
| Ctrl + Shift + 2 | Ctrl + Shift + 2 | Áp dụng định dạng thời gian |
| Ctrl + Shift + 3 | Ctrl + Shift + 3 | Áp dụng định dạng ngày |
| Ctrl + Shift + 4 | Ctrl + Shift + 4 | Áp dụng định dạng tiền tệ |
| Ctrl + Shift + 5 | Ctrl + Shift + 5 | Áp dụng định dạng phần trăm |
| Ctrl + Shift + 6 | Ctrl + Shift + 6 | Áp dụng định dạng khoa học |
| Ctrl + Shift + ~ | Ctrl + Shift + ~ | Áp dụng định dạng chung |
| Ctrl + 1 | Lệnh + 1 | Mở hộp thoại Định dạng ô |
| Alt + H + O + I | Lệnh + Option + I | Tự động điều chỉnh chiều rộng cột |
Đọc thêm: Cách tạo bảng điều khiển KPI trong Excel
Các trường hợp sử dụng Excel
Cho dù bạn muốn sắp xếp thông tin và đơn giản hóa các công việc hàng ngày, tính toán số liệu hay tự động hóa Excel để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, nó đều có thể làm được.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng Excel hữu ích mà mọi người dùng Excel phải biết. Chúng mô tả cách bạn có thể sử dụng Excel hiệu quả trong các tình huống phân tích dữ liệu khác nhau. Hãy cùng khám phá:
1. Phân tích dữ liệu với bảng xoay
Bạn có một đống dữ liệu khó xử lý? Không vấn đề gì!
Bạn có thể phân tích dữ liệu và trình bày dưới dạng đồ thị để hiểu rõ hơn bằng bảng xoay trong Excel.
Giả sử bạn là một giáo viên đã thu thập dữ liệu về điểm thi của học sinh ở nhiều môn học. Với bảng xoay, bạn có thể xem kết quả của từng học sinh ở các môn học khác nhau và kết quả của cả nhóm ở một môn học cụ thể.
Sau đó, bạn có thể trình bày kết quả một cách trực quan bằng các định dạng như biểu đồ tròn và biểu đồ. Điều này có thể giúp bạn nhận ra các mẫu trong điểm thi và đánh giá kết quả học tập của học sinh.
2. Mô hình hóa tài chính bằng công thức
Quản lý ngân sách, dù lớn hay nhỏ, đều có thể gặp nhiều thách thức, nhưng Excel có thể hỗ trợ bạn.
Từ các hàm đơn giản như =SUM để tổng hợp các số liệu đến các hàm như =NPV để tính Giá trị hiện tại ròng của tài sản, các công thức là chìa khóa để đơn giản hóa mô hình tài chính. Hơn nữa, Excel có thể giúp bạn trực quan hóa tất cả dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị và sơ đồ nâng cao.
3. Quản lý hàng tồn kho với định dạng có điều kiện
Giả sử bạn là nhà sản xuất quần áo và thấy lượng hàng tồn kho cao. Quản lý mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu thị trường có thể là một công việc quá sức, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Với Excel, bạn có thể tạo một công cụ theo dõi hàng tồn kho tự động cập nhật và hiển thị kết quả trên bảng điều khiển.
Bằng cách thêm định dạng có điều kiện, bạn có thể đánh dấu mức tồn kho bằng các màu sắc khác nhau: đỏ cho mức thấp, vàng cho mức trung bình và xanh lá cây cho mức đầy. Điều này giúp bạn có chế độ xem rõ ràng về xu hướng tồn kho, đảm bảo bạn luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu.
4. Mẫu Excel quản lý dự án
Đang điều hành một dự án? Các mẫu quản lý dự án Excel sẽ giúp bạn! Bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, thời hạn, nhiệm vụ và các nhóm mà không mất đi cái nhìn tổng thể.
Đối với việc ra mắt sản phẩm, biểu đồ Gantt của Excel và các mẫu bảng tính khác là vũ khí bí mật của bạn. Chúng giúp vạch ra từng giai đoạn, cho bạn chế độ xem rõ ràng về dòng thời gian để bạn có thể đi đúng hướng và xử lý mọi thay đổi vào phút chót một cách suôn sẻ.
Cộng đồng người dùng Excel
Excel rất phức tạp và chứa hơn 500 công thức có thể sử dụng. Con người rất khó có thể biết tất cả các công thức và thư viện với các tùy chọn và sắc thái khác nhau. Ngay cả với bảng tham khảo công thức Excel, chúng tôi cũng chỉ mới chạm vào bề mặt.
Dưới đây là danh sách các cộng đồng người dùng Excel mà bạn có thể truy cập để tìm kiếm trợ giúp và khám phá tất cả các tính năng có thể có của Excel:
Cộng đồng Công nghệ Microsoft
Tech Community là diễn đàn chính thức của Microsoft dành cho tất cả các sản phẩm MS Office. Cộng đồng Excel là nơi bạn có thể đặt câu hỏi, học hỏi các thủ thuật Excel mà người khác đã nghĩ ra và khám phá tất cả các khả năng mà Excel có thể mang lại.
Diễn đàn MrExcel
Bảng tin MrExcel là một diễn đàn rất sôi nổi, nơi người dùng Excel, từ người mới bắt đầu đến chuyên gia, thảo luận về mọi thứ liên quan đến Excel. Bạn có thể đặt câu hỏi, chia sẻ kiến thức, học hỏi từ hàng ngàn vấn đề Excel mà người khác đã giải quyết và nhận bảng công thức Excel. Đây là một trong những cộng đồng trợ giúp Excel trực tuyến lâu đời nhất.
Subreddit Excel của Reddit [r/excel]
![Subreddit Excel của Reddit [r/excel]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-22-1400x413.png)
Subreddit này có một cộng đồng lớn và tích cực gồm những người đam mê Excel, thường xuyên giúp đỡ nhau giải quyết các thách thức. Cho dù bạn là người mới hay người dùng cao cấp, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho các chuyên gia Excel và tìm câu trả lời cho các vấn đề liên quan đến Excel.
Thách thức và giới hạn của Excel
Mặc dù hàng triệu chuyên gia tin tưởng sử dụng nó hàng ngày, nhưng điều quan trọng là bạn phải biết giới hạn của Excel, đặc biệt nếu bạn đang xử lý các dự án rất lớn hoặc cố gắng hợp tác với nhiều người.
Hợp tác lộn xộn
Bạn đã bao giờ thử làm việc với đồng nghiệp trên cùng một bảng Excel chưa? Đúng vậy, thật lộn xộn. Các tính năng đồng tác giả của Excel có thể đã được cải thiện, nhưng bạn vẫn không thể mong đợi có được trải nghiệm mượt mà, liền mạch như khi sử dụng một công cụ cộng tác chuyên dụng.
Bảng điều khiển và báo cáo tĩnh
Các doanh nghiệp hiện đại cần thông tin chi tiết theo thời gian thực. Thật không may, bảng điều khiển Excel không được tích hợp các tính năng tự động làm mới và cho phép bạn đào sâu hơn vào dữ liệu của mình.
Tự động hóa dễ xảy ra lỗi và bị giới hạn
Việc nhập và chỉnh sửa dữ liệu thủ công có thể dẫn đến nhiều lỗi, điều này rất phổ biến trong Excel. Theo dõi các lỗi trong bảng tính lớn giống như tìm kim trong đống cỏ khô.
Mặc dù macro rất hữu ích cho tự động hóa, nhưng bạn cần biết khá nhiều về mã VBA để sử dụng nó một cách hiệu quả. Cài đặt và bảo trì macro có thể là một quá trình học tập khó khăn đối với người mới bắt đầu, điều này giới hạn tiềm năng tự động hóa của Excel.
Các lựa chọn thay thế cho Excel
Có nhiều lựa chọn thay thế Excel khác nhau.
Ví dụ, bạn có thể thử ClickUp. Giống như Excel, nó có thể lưu trữ dữ liệu, thực hiện tính toán và xem dữ liệu bằng các biểu đồ khác nhau. Nhưng nó còn được tối ưu hóa cho nhiều tính năng hơn thế. Hãy cùng khám phá các tính năng của nó.
Chế độ xem bảng ClickUp
Nếu bạn đã quen với Excel, bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng Chế độ xem bảng của ClickUp.
Sử dụng Chế độ xem bảng, bạn có thể:
- Phân công công việc, đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ trong cùng một bảng
- Tùy chỉnh các cột và hàng để phù hợp với thời hạn công việc và người phụ trách công việc của bạn
- Xem dữ liệu trên các dự án của bạn để có cái nhìn toàn diện về tiến độ của nhóm mà không cần cuộn trang liên tục
Điểm nổi bật?
Bạn có thể chuyển đổi giữa Chế độ xem biểu đồ Gantt hoặc Chế độ xem bảng Kanban để không bị giới hạn trong một chế độ xem duy nhất của dự án. Và giờ đây, để nâng cấp phân tích dữ liệu lên một tầm cao mới, vượt xa các ứng dụng bảng tính đơn thuần: Hãy sử dụng ClickUp Brain.
ClickUp Brain
Tự động hóa và thông tin chi tiết dựa trên AI của ClickUp Brain có thể đưa quy trình làm việc của bạn vượt xa những gì thiết lập thủ công dựa trên công thức của Excel có thể đạt được.
Dưới đây là những gì nó cung cấp:
- Đề xuất thông minh: Bạn cần hợp lý hóa quy trình làm việc? ClickUp Brain học hỏi từ các công việc của bạn và có thể đề xuất các giải pháp giúp bạn cải thiện năng suất
- Tóm tắt nhanh: ClickUp Brain cũng cung cấp các bản cập nhật và tóm tắt nhanh về dự án của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng quan. Nó cũng có thể đề xuất nhiệm vụ tiếp theo mà bạn có thể thực hiện
- Tự động hóa: ClickUp Brain có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái hoặc phân công nhiệm vụ. Excel có thể cần macro và nhiều mã để thực hiện việc này, nhưng trong ClickUp, chỉ cần vài cú nhấp chuột là đủ
Nói tóm lại, ClickUp Brain là một công cụ duy nhất đáp ứng tất cả các yêu cầu phân tích dữ liệu của bạn. Những gì bạn có thể đạt được trong Excel bằng cách cài đặt công thức thủ công, ClickUp Brain sẽ tự động thực hiện!
Phần thưởng: Hãy xem các mẫu bảng tính miễn phí cho Excel và ClickUp.
ClickUp—Bản nâng cấp Excel tối ưu
Trong khi Excel rất phù hợp để xử lý dữ liệu, Chế độ xem bảng, ClickUp Brain và các công cụ quản lý dự án khác của ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện cho các nhóm muốn làm nhiều việc hơn với dữ liệu của mình.
Các tính năng mạnh mẽ của ClickUp cho phép bạn vượt ra khỏi bảng tính để sắp xếp mọi thứ ở một nơi — thông minh hơn, nhanh hơn và dễ dàng hơn. Hãy để dữ liệu làm việc cho bạn — sử dụng dữ liệu để thiết lập các mục hành động và quyết định các bước tiếp theo.
Điểm cộng nữa là: Không còn phải làm toán nữa! Chỉ cần nhập dữ liệu vào ClickUp và yêu cầu nó giúp bạn. Và nó sẽ làm cho bạn.
Vì vậy, hãy đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và để nó đưa dữ liệu của bạn đến nơi cần thiết.