Doanh nghiệp của bạn có cần một bộ phận nguyên mẫu cho máy móc hoặc một vài máy tính xách tay cho nhân viên mới? Ngay cả khi đó là một yêu cầu nhỏ, việc đặt hàng là điều quan trọng.
Đây không chỉ là việc gửi email.
Bạn sẽ cần thu thập các chi tiết như mô tả sản phẩm, giá cả, chữ ký phê duyệt và thông tin trung tâm chi phí, sau đó gửi cho nhà cung cấp hoặc các nhóm nội bộ như một phần của quy trình yêu cầu mua hàng. Tất cả đều là chìa khóa để mọi việc diễn ra suôn sẻ!
Đó là lúc mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng phát huy tác dụng. Đây là giải pháp nhanh chóng, sẵn sàng sử dụng để đặt hàng và theo dõi nguồn cung cấp, rất cần thiết cho bất kỳ quy trình mua sắm nào.
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực tìm kiếm, chúng tôi đã tổng hợp danh sách mười mẫu tốt nhất với các tính năng và công dụng chính.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng là gì?
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng là giải pháp sẵn sàng sử dụng với các trường được điền sẵn để đơn giản hóa quy trình đặt hàng của doanh nghiệp bạn. Mặc dù chủ yếu dùng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ, mẫu này cũng có thể áp dụng cho chi phí vốn, vật tư văn phòng và yêu cầu bảo trì.
Mục đích chính của các mẫu này bao gồm:
- Ghi lại các chi tiết cần thiết (thông tin người yêu cầu, mục cần thiết và chi phí ước tính) để tối ưu hóa quản lý mua sắm và xử lý hóa đơn
- Hợp lý hóa quy trình phê duyệt của trưởng phòng và giám đốc mua hàng để mua sắm
- Tăng cường cả giao tiếp nội bộ và mối quan hệ quản lý nhà cung cấp
Việc áp dụng các mẫu này cũng mang lại một số lợi ích, chẳng hạn như giảm lỗi do con người, cải thiện khả năng theo dõi chi phí và tăng hiệu quả mua sắm tổng thể.
🤓 Trivia: Bạn có nhầm lẫn giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng không? Mặc dù cả hai đều chứa thông tin tương tự, nhưng chúng không giống nhau. Yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ được sử dụng để yêu cầu phê duyệt mua hàng, trong khi đơn đặt hàng là tài liệu bên ngoài được sử dụng để đặt hàng hóa và dịch vụ với nhà cung cấp.
Điều gì tạo nên một mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng tốt?
Khi lựa chọn mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng phù hợp, điều quan trọng là đảm bảo mẫu đó cung cấp một số yếu tố thiết yếu. Dưới đây là những yếu tố mà mọi giải pháp hiệu quả cần có:
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng: Chọn các mẫu có bố cục rõ ràng, thân thiện với người dùng để giảm thiểu lỗi do con người gây ra và đơn giản hóa việc nhập dữ liệu. Sử dụng các mẫu có thể truy cập từ mọi thiết bị di động cũng giúp cải thiện tính linh hoạt và đẩy nhanh quá trình phê duyệt
- Trường tùy chỉnh: Chỉ chọn các giải pháp có trường dễ dàng điều chỉnh và chỉnh sửa. Tùy chỉnh giúp bạn điều chỉnh mẫu cho phù hợp với bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của bộ phận hoặc tổ chức
- Thu thập dữ liệu toàn diện: Tùy chọn bộ lọc với các phần và trường chi tiết cho mã ngân sách, chi tiết nhà cung cấp và phân tích chi phí. Điều này giúp tăng tính minh bạch và cho phép bạn tự do thêm thông tin chi tiết để cung cấp chính xác hơn
- Quy trình công việc tự động: Ưu tiên các mẫu có tính năng theo dõi phê duyệt và thông báo tự động. Khả năng theo dõi từng yêu cầu một cách dễ dàng giúp cải thiện hiệu quả và loại bỏ các nỗ lực thủ công không cần thiết
- Khả năng tích hợp: Chọn các công cụ và giải pháp tương thích với các hệ thống bên ngoài. Có cơ sở dữ liệu kết nối, lưu trữ đám mây hoặc phần mềm mua sắm đảm bảo chia sẻ dữ liệu liền mạch
➡️ Đọc thêm: 10 mẫu yêu cầu thông tin (RFI) thiết thực
🔍 Bạn có biết? Yêu cầu mua hàng tuân theo quy trình làm việc tiêu chuẩn để hợp lý hóa việc mua hàng và cải thiện hiển thị. Mặc dù quy trình có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng đây là bảy bước phổ biến nhất:
- Gửi biểu mẫu yêu cầu mua hàng
- Quản lý trực tiếp phê duyệt biểu mẫu yêu cầu mua hàng
- Phòng kho kiểm tra mức tồn kho
- Phòng mua hàng xem xét yêu cầu
- Tạo đơn đặt hàng
- Giao hàng và đánh giá đơn đặt hàng
- Thanh toán hóa đơn
10 mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng
Bây giờ bạn đã biết những gì cần tìm trong mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng, đã đến lúc tìm hiểu các tùy chọn. Dưới đây là mười mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình mua sắm.
1. Mẫu biểu mẫu đặt hàng cung cấp ClickUp
Cần một giải pháp để lập bản đồ và theo dõi các yêu cầu của bạn? Hãy thử Mẫu đơn đặt hàng cung cấp của ClickUp để có biểu mẫu được thiết kế sẵn để ghi lại nhu cầu kinh doanh của bạn.
Nó hiển thị các đầu vào với một số chế độ xem chuyên dụng được nhóm theo trạng thái và bộ phận. Mẫu này thậm chí còn có bảng Kanban để quản lý từng đơn đặt hàng cung cấp dựa trên trách nhiệm và tiến độ.
Các tính năng chính
- Xem lại hoặc theo dõi các đơn đặt hàng sắp đến ngày đáo hạn chỉ bằng một cú nhấp chuột với chế độ xem tùy chỉnh
- Lập bản đồ yêu cầu chi tiết để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình với các thông tin bổ sung như thông tin nhà cung cấp và người yêu cầu
Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý quy trình mua hàng trên nhiều bộ phận
2. Mẫu yêu cầu nhóm ClickUp
Mẫu Yêu cầu của Nhóm ClickUp là một giải pháp đơn giản cho nhu cầu nội bộ của nhóm bạn. Mẫu thư mục có tính năng danh sách với ba chế độ xem để lập bản đồ thông tin liên quan như trạng thái yêu cầu, mức độ ưu tiên, người được giao, người yêu cầu và danh mục.
Các trường dữ liệu của mẫu giúp đơn giản hóa việc quản lý mọi thứ, từ thuê chuyên gia CNTT để sửa chữa đến mua tài sản mới. Mẫu thậm chí còn hiển thị thời điểm yêu cầu được thực hiện để giúp cải thiện việc thực hiện.
Các tính năng chính
- Sắp xếp và cấu trúc nhu cầu của nhóm bằng cách dễ dàng tạo nhiều mẫu (ví dụ: dịch vụ, yêu cầu tài sản, v.v.) trong cùng một không gian
- Xác định và ưu tiên các yêu cầu mua hàng với các loại công việc được mã hóa màu sắc rõ ràng và các mức độ ưu tiên
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình yêu cầu nội bộ về dịch vụ hoặc tài sản
3. Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án ClickUp
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng tiếp theo là Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án ClickUp, giúp đơn giản hóa việc quản lý yêu cầu dự án.
Nó xử lý từng yêu cầu dự án với các trạng thái công việc cần thiết, từ Đang tiến hành đến Đã được phê duyệt. Nó cũng lập bản đồ các thuộc tính như tác động và chi phí cần thiết cho một yêu cầu dự án.
Nói tóm lại, mẫu là một phương pháp đơn giản nhưng có hệ thống để các nhà quản lý và trưởng nhóm xử lý và phê duyệt các dự án.
Các tính năng chính
- Lưu trữ thông tin quan trọng và trực quan hóa dữ liệu dự án với các trường dữ liệu chi tiết, có thể tùy chỉnh
- Thêm bối cảnh và cải thiện việc theo dõi yêu cầu với các công việc con, nhận xét và phụ thuộc công việc được tích hợp sẵn
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp tuân theo quy trình phê duyệt có cấu trúc cho mỗi yêu cầu dự án
4. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Nếu bạn cần điều chỉnh yêu cầu mua hàng với kiểm soát chi phí, Mẫu đề xuất ngân sách của ClickUp là giải pháp duy nhất cho bạn. Đây chủ yếu là mẫu tài liệu để tối ưu hóa việc tạo/lập và xem xét đề xuất.
Mẫu này có năm trang con được thiết kế sẵn, bao gồm hậu cần và nhân sự, để bao quát mọi khía cạnh của chi phí kinh doanh hoặc dự án.
Việc chia ngân sách thành các phần rõ ràng cũng giúp bạn đáp ứng các yêu cầu mua hàng rõ ràng hơn. Ngoài ra, nó còn đảm bảo các yêu cầu được chuyển đến đúng người và tất cả các giao dịch mua hàng được cung cấp, cho dù đó là tài sản CNTT, dịch vụ bên ngoài hay thậm chí là danh sách giá vật liệu.
Các tính năng chính
- Cung cấp cho đề xuất và yêu cầu của bạn một cấu trúc toàn diện và rõ ràng với nhiều trang phụ của mẫu
- Dễ dàng phát hiện thông tin quan trọng với các trường dữ liệu có thể tùy chỉnh và các tính năng định dạng phong phú
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp và chuyên gia muốn cân bằng các giao dịch mua trong phạm vi quy định và ngân sách rõ ràng
5. Mẫu đơn đặt hàng và hàng tồn kho ClickUp
Mẫu Đơn đặt hàng và Kho hàng ClickUp giúp các doanh nghiệp điều chỉnh việc mua hàng phù hợp với nhu cầu bổ sung. Mẫu này có tính năng Danh sách công việc Kho hàng để theo dõi sản phẩm, người mua và mức độ ưu tiên. Mỗi công việc được nhóm theo giai đoạn kho hàng, từ đơn đặt hàng đến kho hàng.
Mẫu này cũng bao gồm danh sách công việc đặt hàng mua chi tiết các sản phẩm, giá cả và số lượng cần thiết, đồng thời bản đồ giao hàng của nhà cung cấp. Nếu mức tồn kho giảm, các nhóm có thể lập tức đặt hàng mua và chia sẻ với các nhà cung cấp để bổ sung hàng.
Các tính năng chính
- Hình dung và tối ưu hóa hàng tồn kho ở mọi giai đoạn kinh doanh với mười bốn trạng thái khác nhau, bao gồm thanh toán và tiêu thụ
- Cho phép các bên liên quan cập nhật việc thực hiện đơn đặt hàng hoặc đính kèm ghi chú về hàng hóa đã nhận với tính năng chỉnh sửa thời gian thực
Lý tưởng cho: Các hàm chuỗi cung ứng hoặc bộ phận mua hàng xử lý vật liệu trực tiếp và gián tiếp cho hoạt động của họ
6. Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng sản phẩm ClickUp
Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng sản phẩm ClickUp được thiết kế cho các thành phần thông thường hoặc nguyên mẫu độc đáo để mua sắm hiệu quả. Giải pháp này bắt đầu với chế độ xem biểu mẫu cho phép khách hàng gửi đơn đặt hàng trực tiếp. Nó thậm chí còn ghi lại chi tiết liên hệ để theo dõi và tự động điền vào trình theo dõi của bạn.
Mẫu này có tính năng chế độ xem dành riêng cho các đơn đặt hàng mới để nhóm có thể bắt tay vào công việc ngay lập tức. Trưởng nhóm có danh sách các vấn đề về đơn đặt hàng để giải quyết nhanh chóng các vướng mắc và vấn đề.
Các tính năng chính
- Giảm thời gian cập nhật đơn đặt hàng tốn thời gian với các sản phẩm, danh mục và vấn đề đơn đặt hàng được xác định trước
- Xem xét mức độ hài lòng của khách hàng, thời gian giao hàng trung bình và chi phí vận chuyển với thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi AI và các trường dữ liệu dễ tự động hóa
Lý tưởng cho: Các chuyên gia cần một cách hiệu quả để theo dõi đơn đặt hàng và giải quyết các quy trình công việc liên quan đến yêu cầu sản phẩm
7. Mẫu hóa đơn ClickUp
Bạn đang tìm cách đơn giản để thanh toán cho các đơn đặt hàng đã giao? Mẫu hóa đơn ClickUp sẽ giúp bạn.
Các trường có thể tùy chỉnh giúp chuẩn hóa các chi tiết quan trọng như số yêu cầu, thông tin nhà cung cấp và điều khoản phê duyệt. Bảng tích hợp theo dõi mô tả mục, số lượng và chi phí để đảm bảo giao tiếp rõ ràng và có trách nhiệm.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng này cũng có các phần dành riêng cho logo công ty, thông tin thanh toán, chi tiết hóa đơn và ngày đáo hạn, rất phù hợp để đơn giản hóa việc phê duyệt và xử lý hóa đơn.
Tính năng chính
- Đảm bảo theo dõi thanh toán nhanh chóng và hoàn tất yêu cầu mua hàng một cách suôn sẻ bằng cách chuyển đổi bất kỳ nội dung nào thành công việc
- Chia sẻ hoặc xuất tài liệu ngay lập tức sang nhiều định dạng với các tùy chọn quyền truy cập đa dạng
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp và nhóm thích giảm thiểu tài liệu và mất mát thông tin trong quá trình xử lý đơn đặt hàng và hóa đơn
8. Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng PDF của PDF Filler
Bạn đang tìm kiếm mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng ngắn gọn và súc tích? Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng PDF của PDF Filler chính là thứ bạn cần.
PDF trực tuyến có các trường cho chi tiết về bộ phận, nhà cung cấp và người yêu cầu. Nó cũng bao gồm một bảng để ghi lại số lượng, mô tả mục và giá cả. PDF có thể chỉnh sửa này chỉ được điền và chia sẻ khi tất cả thông tin đã sẵn sàng.
Mẫu này giúp các bộ phận yêu cầu truyền tải thông tin quan trọng để cải thiện công việc mua sắm và cung ứng.
Các tính năng chính
- Chuẩn bị cho việc tiếp nhận nhà cung cấp hiệu quả hơn với hộp đánh dấu dành riêng để xác nhận xem đó có phải là nhà cung cấp lặp lại hay không
- Tối ưu hóa việc ủy quyền với không gian nhanh chóng và rõ ràng để người phê duyệt điền thông tin và chữ ký
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp ưu tiên biểu mẫu nhanh chóng và có thể chỉnh sửa trong quy trình mua sắm của mình
9. Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng PDF của Planergy
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng PDF của Planergy là một giải pháp áp dụng phương pháp phần mềm để tinh chỉnh quy trình yêu cầu mua hàng. Mẫu này đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ với các trường chi tiết, tạo PO tự động và các tùy chọn để thêm ghi chú hoặc đính kèm tài liệu.
Nó cũng có tính năng trường dữ liệu có thể tùy chỉnh và logic điều kiện có thể điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
Các tính năng chính
- Tiết kiệm thời gian và nỗ lực với tính năng tạo PO tự động và quy trình phê duyệt
- Đơn giản hóa giao tiếp với các trường tích hợp sẵn để ghi chú nội bộ và chi tiết nhà cung cấp
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp nhỏ muốn tạo đơn đặt hàng chi tiết một cách nhanh chóng
10. Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng của FormDocs
Mẫu cuối cùng là Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng của FormDocs, một thương hiệu đáng tin cậy trong lĩnh vực điền biểu mẫu điện tử. Giải pháp hiệu quả này mở ra với các phần rõ ràng cho yêu cầu mua hàng, công ty, nhà cung cấp và thông tin vận chuyển. Nó cũng lập bản đồ ngày yêu cầu, ngày đáo hạn và mã ngân sách để thanh toán suôn sẻ.
Mẫu này bao gồm một bảng chi tiết để ghi lại số lượng, mô tả chi tiết, giá cả và tổng chi phí. Số tài khoản G. L. giúp lập bản đồ sử dụng ngân sách so với các trung tâm chi phí rõ ràng.
Các tính năng chính
- Điều chỉnh nhà cung cấp theo nhu cầu sản phẩm của bạn với không gian dành riêng cho các hướng dẫn đặc biệt
- Đẩy nhanh quá trình xử lý đơn đặt hàng và thanh toán với các phần chữ ký của người yêu cầu và người phê duyệt
Phù hợp cho: Các tổ chức sử dụng FormDocs và mong muốn cải thiện quy trình yêu cầu mua hàng
➡️ Đọc thêm: 3 loại hợp đồng mua sắm quan trọng bạn cần biết
Nâng cao quy trình tìm nguồn cung ứng nội bộ với ClickUp
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng là thứ không thể thiếu trong quá trình mua sắm, cho dù bạn đang đặt hàng văn phòng phẩm hay vận chuyển hàng hóa. Mẫu này giúp ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng, cải thiện giao tiếp, đẩy nhanh quá trình phê duyệt và giảm thiểu lỗi, giúp mọi thứ diễn ra hiệu quả hơn.
Mẫu phù hợp giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đơn đặt hàng sau mỗi yêu cầu.
Hợp tác với ClickUp là một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này. Tính năng quản lý nhiệm vụ tích hợp, phân tích sâu sắc và hình ảnh trực quan sinh động trong mỗi mẫu thể hiện điều đó một cách hoàn hảo. Sẵn sàng nâng cao quy trình tìm nguồn cung ứng nội bộ của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!