Đôi khi, thời điểm gửi tin nhắn cũng quan trọng không kém nội dung tin nhắn.
Dù bạn muốn đảm bảo tin nhắn được xem ngay lập tức vào buổi sáng hay được gửi vào một thời điểm cụ thể để đạt hiệu quả tối đa, tính năng lên lịch mang lại sự kiểm soát quý giá.
Mặc dù Google Chat không có tính năng lên lịch sẵn, nhưng vẫn có những cách giải quyết thông minh để giúp bạn thực hiện điều này.
Blog này cung cấp hướng dẫn toàn diện về cách lên lịch tin nhắn trên Google Chat và giới thiệu một giải pháp thay thế thông minh hơn để giao tiếp hiệu quả và liền mạch.
⏰ 60 Giây Tóm tắt
- Google Chat không có tính năng lên lịch tin nhắn tích hợp sẵn
- Bạn có thể lên lịch bằng cách sử dụng nhắc nhở Lịch Google, nhắc nhở Google Tasks hoặc ứng dụng của bên thứ ba. Đọc tiếp để biết chính xác cách thực hiện.
- Lên lịch rất hữu ích cho giao tiếp giữa các múi giờ, cập nhật kịp thời và nhắc nhở tự động
- Sử dụng công cụ bên ngoài để lên lịch có thể gây gián đoạn quy trình làm việc
- Các tùy chọn lên lịch trong Google Chat bị giới hạn trong việc tùy chỉnh
- ClickUp Chat là giải pháp thay thế hoàn hảo để thống nhất giao tiếp công việc và công việc thực tế! Bạn có thể sử dụng nó để phân loại tin nhắn, gửi tin nhắn theo dõi và hướng dẫn trợ lý AI của bạn, ClickUp Brain, để kết thúc tin nhắn từ bạn
Cách lên lịch tin nhắn trên Google Chat
Lên lịch tin nhắn trên Google Chat yêu cầu thực hiện thủ công. Tuy nhiên, với một chút sáng tạo, bạn có thể thực hiện công việc này. Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng thiết lập trước. Đây là những việc bạn cần làm:
- Mở Google Chat và đăng nhập (nếu bạn chưa có tài khoản Gmail, hãy đăng ký)
- Nhấp vào Trò chuyện mới và tìm kiếm ID Google bạn cần liên hệ. Hộp trò chuyện sẽ mở ra và bạn chỉ cần nhập tin nhắn vào thời điểm thích hợp
Bạn mệt mỏi vì phải sao chép tin nhắn từ trò chuyện và tạo công việc từ chúng? Chúng tôi hiểu bạn!
Đây là giải pháp. 👇🏼
Sau khi đã đăng nhập, đây là một số cách sáng tạo để lên lịch tin nhắn trên công cụ này:
Sử dụng kết hợp lịch và email
Đây là giải pháp đơn giản nhất mà nhiều người ưa chuộng. Hơn nữa, chỉ cần ba cú nhấp chuột và một vài thao tác nhắn tin.
Bước 1: Soạn thảo bản nháp tin nhắn
Với cùng một ID Google, đăng nhập vào Gmail. Sau đó, chọn Soạn thảo và nhập tin nhắn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không thêm người nhận vào phần Gửi tới:. Bằng cách này, ngay cả khi bạn vô tình nhấn gửi, tin nhắn sẽ không bị gửi ra khỏi hộp thư đến của bạn.
Bước 2: Lên lịch sự kiện trên lịch của bạn
Tiếp theo, mở Lịch Google và nhấp vào Tạo. Bạn có thể chọn sự kiện hoặc công việc.
Trong hộp thoại bật lên, thêm tên sự kiện, đặt ngày và thời gian cụ thể, dán văn bản bạn đã nhập vào bản nháp email, rồi nhấp vào Lưu.
📝 Lời khuyên của chuyên gia: Bạn có thể có nhiều danh sách công việc nếu thường xuyên sử dụng Google Tasks. Để giữ cho công việc của bạn được sắp xếp gọn gàng, hãy chọn danh sách công việc phù hợp cho tin nhắn của bạn (ví dụ: danh sách công việc, danh sách dự án hoặc thậm chí là danh sách 'bản nháp tin nhắn')
Bước 3: Bật thông báo
Bạn có thể bật thông báo bằng trình duyệt hoặc ứng dụng di động. Như vậy, bạn sẽ nhận được thông báo khi đến thời gian thực hiện các sự kiện và công việc trong lịch của mình.
Trong trường hợp này, ứng dụng sẽ thông báo cho bạn khi bạn cần gửi tin nhắn.
Lập kế hoạch tin nhắn thông qua nhắc nhở
Một cách khác để thực hiện việc này là sử dụng công cụ quản lý công việc để lập kế hoạch cho tin nhắn. Mặc dù cách này không cho phép bạn xem lịch trình của mình, nhưng đây là một giải pháp thay thế nhanh chóng và đơn giản.
Đây là những việc bạn cần làm:
Bước 1: Tạo công việc
Mở Google Tasks trên ứng dụng di động hoặc web của bạn. Sau đó, chọn Thêm công việc
Bước 2: Soạn thảo tin nhắn
Thêm tiêu đề công việc và soạn thảo tin nhắn của bạn. Bạn cũng có thể thêm ID email của người nhận.
Giả sử bạn cần gửi tin nhắn quan trọng cho ban giám đốc điều hành về trường hợp này. Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật mới nhất vào lúc 3 giờ chiều và cần gửi cho ban giám đốc trước 3 giờ 30 phút chiều. Hãy chuẩn bị sẵn bản nháp với không gian để điền chi tiết để tăng tốc độ.
Bước 3: Đặt nhắc nhở
Cuối cùng, thêm thời gian bạn cần được nhắc nhở. Trong trường hợp này, đó là 3:15 chiều cùng ngày. Sau khi hoàn thành, bạn có thể tập trung vào các công việc khác hoặc tin nhắn thông thường cho đến khi đến giờ.
➡️ Đọc thêm: 12 ví dụ về chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc
Nâng cao hiệu quả với các công cụ của bên thứ ba
Ngoài các giải pháp thủ công, Google Chat cho phép bạn thêm các ứng dụng như Send it Later và thậm chí cả ClickUp làm công cụ của bên thứ ba. Các ứng dụng này giúp bạn lên lịch gửi và thậm chí thiết lập các cuộc kiểm tra định kỳ.
Dưới đây là một vài bước để giúp bạn tìm và cài đặt chúng:
Bước 1: Truy cập Khám phá ứng dụng
Khi bạn quay lại trang chủ Google Chat, nhấp vào Khám phá ứng dụng.
Bước 2: Tìm kiếm nội dung bạn cần
Nếu bạn cần ứng dụng lập lịch hoặc quản lý, hãy tìm kiếm qua thanh tìm kiếm. Rất có thể các ứng dụng hàng đầu sẽ được đặt trong phần phổ biến nhất.
Bước 3: Nhấp vào cài đặt
Chọn ứng dụng bạn cần và nhấp vào Cài đặt. Trong vài giây, ứng dụng sẽ xuất hiện trong cửa sổ trò chuyện của bạn.
Bước bổ sung: Nếu bạn đã tải xuống ứng dụng Send it Later, đây là cách bạn có thể sử dụng nó:
- Cho phép truy cập ứng dụng
- Đi đến hộp chat mong muốn và nhập nội dung hoặc lên lịch sau
- Cập nhật thời gian và tin nhắn. Sau đó, chọn Lên lịch tin nhắn
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng Google Chat để giao tiếp hiệu quả trong nhóm
Khi nào nên lên lịch tin nhắn?
Bây giờ bạn đã biết cách lên lịch tin nhắn trên Google Chat, hãy cùng tìm hiểu thời điểm thích hợp nhất để lên lịch tin nhắn.
Dưới đây là năm tình huống và ứng dụng chính:
- Cộng tác giữa các múi giờ: Giao tiếp với các nhóm ở các múi giờ khác nhau mà không làm gián đoạn lịch trình của họ. Điều này giúp tránh sự chậm trễ và đảm bảo phản hồi nhanh chóng. Tin nhắn đã lên lịch giúp duy trì luồng giao tiếp ổn định giữa các khu vực
- Gửi cập nhật quan trọng đúng thời điểm: Gửi các cập nhật quan trọng vào thời điểm thích hợp để thu hút sự chú ý và thúc đẩy hành động nhanh chóng. Việc lên lịch các cập nhật này đảm bảo chúng được xem và xử lý kịp thời mà không cần phải theo dõi thêm
- Cài đặt nhắc nhở cho nhóm: Tự động hóa nhắc nhở về cuộc họp, thời hạn hoặc công việc để mọi người luôn đồng bộ. Điều này đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót và cung cấp các nhắc nhở nhất quán để đảm bảo trách nhiệm
- Quản lý kế hoạch ngoài giờ làm việc: Lên lịch tin nhắn sau giờ làm việc mà không làm phiền người nhận hoặc bỏ lỡ thời hạn. Điều này giúp cân bằng ranh giới giữa công việc và cuộc sống đồng thời đảm bảo công việc không bị trì hoãn
- Điều phối giao tiếp hàng loạt: Lên lịch trước các bản cập nhật hoặc thông báo lặp lại để tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán. Điều này cho phép bạn tập trung vào các ưu tiên khác trong khi đảm bảo việc truyền tải thông tin kịp thời
Hạn chế khi sử dụng Google Chat để lên lịch tin nhắn
Lên lịch tin nhắn là một tính năng giao tiếp tuyệt vời. Tuy nhiên, Google Chat có những giới hạn có thể làm phức tạp mọi việc, thường đòi hỏi những giải pháp sáng tạo mà không phải ai cũng sẵn sàng thực hiện.
Dưới đây là chi tiết về các điều khoản và điều kiện:
- Không có tính năng lên lịch tích hợp: Mọi thứ liên quan đến lên lịch tin nhắn trên Google Chat đều phải thực hiện thủ công. Điều này thêm các bước không cần thiết và giới hạn sự tiện lợi
- Phụ thuộc vào tích hợp: Cần có công cụ của bên thứ ba để lên lịch. Điều này làm tăng độ phức tạp, gây ra các vấn đề tích hợp và làm chậm quy trình làm việc
- Ngắt kết nối trong quy trình làm việc: Không tích hợp với bất kỳ công cụ làm việc nào và làm gián đoạn năng suất. Điều này cũng buộc người dùng phải xoay xở giữa giao tiếp và quản lý công việc trên các cửa sổ khác nhau
- Không có cuộc hội thoại theo chủ đề: Google Chat biến tin nhắn của bạn thành các cuộc hội thoại thay vì các chủ đề. Các điểm quan trọng có thể bị chôn vùi, biến các cuộc thảo luận thành một cuộc cuộn trang dài dằng dặc
- Tính linh hoạt và kiểm soát hạn chế: Ứng dụng này cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh tối thiểu và quản lý vai trò của người dùng. Điều này làm cho việc giao tiếp trở nên kém thuận tiện, đặc biệt là khi lên lịch với các nhóm lớn hơn
➡️ Đọc thêm: 10 lựa chọn thay thế Google Chat hàng đầu để mở rộng giao tiếp trong nhóm
Tăng cường giao tiếp trong nhóm với ClickUp
Việc Google Chat thiếu tích hợp và không kết nối với giao tiếp nhóm theo công việc thường khiến các doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp thay thế trong dài hạn.
Bạn không cần phải tìm kiếm lâu.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp lo liệu mọi thứ từ quy trình làm việc, quản lý dự án, giao tiếp và mọi thứ khác.
ClickUp còn cung cấp các công cụ để nâng cao hiệu quả hợp tác tại nơi làm việc, bắt đầu từ giải pháp nhắn tin toàn diện.
ClickUp Chat là cách thông minh hơn để kết nối với nhóm của bạn ngay tại nơi làm việc. Công cụ này cho phép bạn liên kết các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nhiệm vụ hoặc dự án. Điều này đảm bảo các cuộc hội thoại của bạn luôn được sắp xếp gọn gàng và các chi tiết quan trọng luôn trong tầm tay.
Trò chuyện cũng cho phép bạn phân loại tin nhắn. Chỉ với một cú nhấp chuột, AI tích hợp sẽ tóm tắt thông tin quan trọng ngay lập tức. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho mọi người cùng hiểu nhau, bất kể hộp thư đến của bạn có đầy đến mức nào.
Một tính năng tuyệt vời khác chỉ với một cú nhấp chuột là nhắc nhở tích hợp, giúp lên lịch trả lời dễ dàng. Được bổ sung thêm tùy chọn thông báo qua email, bạn có thể truyền tải thông tin mà không mất thời gian.
➡️ Đọc thêm: Trò chuyện bị lỗi. Chúng tôi đang khắc phục sự cố.
Nếu bạn muốn gắn thẻ và giao tiếp trong tài liệu, nhiệm vụ hoặc trò chuyện, ClickUp cũng có một tính năng hữu ích để giúp bạn thực hiện điều đó.
ClickUp Assign Comments giúp bạn tạo các mục hành động ngay lập tức và gán chúng cho người khác hoặc chính bạn. Phần hay nhất là gì? Bạn có thể giải quyết hoặc gán lại các bình luận ngay trong chính bình luận đó. Không còn phải tìm kiếm và không còn bình luận bị mất nữa.
Bạn đang băn khoăn về cách quản lý công việc thông qua bình luận? Các bình luận được gán sẽ được sắp xếp tự động và rất dễ tìm. Ngoài ra, bạn có thể để lại phản hồi ở bất kỳ đâu.
➡️ Đọc thêm: Các công cụ phần mềm hợp tác nhóm tốt nhất
Các văn bản thường dễ gây nhầm lẫn và vô cùng tẻ nhạt khi liên quan đến các nhiệm vụ phức tạp. Nhưng trước khi lên lịch cuộc gọi video, hãy xem ClickUp cung cấp công cụ ghi lại những việc cần nói và cần làm như thế nào.
ClickUp Clips là công cụ ghi màn hình tất cả trong một được thiết kế để hiển thị và đơn giản hóa thông tin phức tạp. Công cụ này cung cấp các cách dễ dàng để chụp màn hình và chia sẻ giọng nói của bạn, đồng thời các tùy chọn chia sẻ màn hình có thể tùy chỉnh giúp việc tạo/lập hướng dẫn trở nên dễ dàng.
Mỗi Clip được AI tự động chuyển thành văn bản, giúp bạn dễ dàng xác định và xem lại những khoảnh khắc quan trọng. Dấu thời gian có thể nhấp vào cho phép bạn điều hướng video một cách liền mạch. Ngoài ra, bạn có thể sao chép đoạn trích và sử dụng lại nội dung ở bất kỳ đâu.
Mọi video cũng dễ dàng nhúng vào nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện. Tóm lại, ClickUp Clips là công cụ hoàn hảo để truyền đạt mọi thông tin, từ hướng dẫn chi tiết đến phản hồi nhanh chóng.
Với công cụ này, nhóm của bạn sẽ không còn phải băn khoăn về việc nên viết hay nói gì nữa. Đó là lý do tại sao ClickUp cung cấp các mẫu thiết kế sẵn để hỗ trợ mọi thứ, từ nhắn tin đến ghi chép các quy tắc trò chuyện tại nơi làm việc.
Dưới đây là một số ví dụ tuyệt vời để bạn bắt đầu:
- Mẫu tin nhắn tức thì của ClickUp được thiết kế để giúp điều hướng giao tiếp trên bất kỳ ứng dụng nhắn tin tức thì nào. Mẫu này chứa các công việc con rõ ràng về các thực tiễn nhắn tin tốt cần ghi nhớ để nhắn tin chuyên nghiệp mà hiệu quả
- Mẫu chiến lược và kế hoạch hành động truyền thông nội bộ ClickUp thúc đẩy mục tiêu truyền thông của nhóm bằng kế hoạch rõ ràng, có thể thực hiện được. Nó có tính năng hiển thị dòng thời gian sinh động để lập bản đồ các giai đoạn dự án và các công việc quan trọng. Nói tóm lại, nó hợp lý hóa mọi thứ, từ việc cần làm đến cách quản lý luồng thông tin
➡️ Đọc thêm: Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí: Excel, Word và ClickUp
Mặc dù các tính năng này rất hữu ích, nhưng liệu nhóm của bạn đã quá quen với Google Chat để chuyển sang sử dụng hoàn toàn? Đừng lo lắng. ClickUp cũng có tính năng Tích hợp Google Chat để giúp quản lý tin nhắn và giữ cho chúng được sắp xếp gọn gàng.
Thêm ClickUp vào trò chuyện của bạn cho phép bạn tự động gửi cập nhật nhiệm vụ đến Google Hangouts Chat. Nó cũng cung cấp thông báo phong phú từ bất kỳ Không gian, Dự án hoặc Danh sách công việc nào vào cùng một cửa sổ trò chuyện.
Tái định hình hiệu quả giao tiếp với ClickUp
Lên lịch tin nhắn là một bước đột phá để duy trì kết nối và quản lý công việc hiệu quả. Mặc dù việc này trên Google Chat khá tẻ nhạt, nhưng các giải pháp sáng tạo của chúng tôi sẽ giúp bạn khắc phục khó khăn này.
Lập lịch giúp tối ưu hóa mọi thứ, từ tiếp thị đến quản lý tắc nghẽn. Mặc dù Google Chat có thể phù hợp, nhưng việc thiếu tích hợp với các công cụ quản lý công việc khiến nó trở nên cồng kềnh.
Đó là điểm mạnh của ClickUp.
Tính năng nhắn tin dựa trên AI, quản lý nhiệm vụ và cộng tác tích hợp tốt giúp ứng dụng này trở nên thông minh và hiệu quả hơn. Ngoài ra, ứng dụng này còn có hơn 1.000 tích hợp (bao gồm Google Chat). Bạn muốn thay đổi cách lên lịch và quản lý giao tiếp? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!