Bạn đang quản lý một dự án trong Google Trang tính và mọi thứ rất lộn xộn. Một đồng nghiệp nhập "Đang tiến hành" làm trạng thái cập nhật, trong khi một đồng nghiệp khác viết "Đang thực hiện" và một đồng nghiệp khác lại để trống.
Trong tình huống như vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu mỗi ô có menu thả xuống riêng, nơi nhóm của bạn có thể chỉ cần chọn "Việc cần làm", "Đang tiến hành" hoặc "Đã hoàn thành"?
Để tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán của dữ liệu, bạn phải biết cách thêm danh sách thả xuống trong Google Trang tính. Danh sách thả xuống không chỉ giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn mà còn hoàn toàn chính xác.
Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá cách tạo và tùy chỉnh các menu tiện dụng này (cho dù bạn sử dụng mẫu bảng tính hay tạo bảng tính từ đầu).
🧠 Thông tin thú vị: Tên Google thực ra là một biến thể vui nhộn của từ "googol", nghĩa là số 1 theo sau là 100 số 0 — một cái gật đầu phù hợp với sứ mệnh của họ là tổ chức một biển thông tin vô tận
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về danh sách thả xuống trong Google Trang tính:
- Thêm danh sách thả xuống trong Google Trang tính để đơn giản hóa và chuẩn hóa dữ liệu của bạn
- Tạo danh sách thả xuống với các giá trị cài sẵn hoặc dữ liệu hiện có, đồng thời thêm các nét cá nhân bằng mã màu và cài đặt nâng cao
- Chỉnh sửa, tùy chỉnh hoặc xóa danh sách thả xuống dễ dàng bằng bảng quy tắc Xác thực dữ liệu
- Mặc dù hữu ích cho các công việc cơ bản, danh sách thả xuống trong Google Trang tính có những giới hạn, bao gồm giới hạn số ký tự và các vấn đề về hiệu suất với các tập dữ liệu lớn
- Các công cụ như ClickUp cung cấp các tính năng nâng cao hơn, bao gồm tích hợp nhiệm vụ, Trường Tùy chỉnh và tự động hóa, khiến chúng trở thành một sự thay thế mạnh mẽ cho Google Trang tính để quản lý các dự án phức tạp
Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính bằng cách sử dụng cả giá trị cài sẵn và dữ liệu hiện có. Hãy bắt đầu bằng cách tạo một Trang tính Google với hai trường: tên sinh viên và trường đại học của họ.
Thay vì nhập tên trường đại học bằng tay mỗi lần, bạn có thể đơn giản hóa việc nhập dữ liệu bằng cách thiết lập một danh sách thả xuống.
Cách thêm danh sách thả xuống trong Google Trang tính với các giá trị cài sẵn
- Mở bảng tính của bạn và xác định cột hoặc phạm vi ô nơi bạn muốn đặt danh sách thả xuống
- Chọn phạm vi ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống để tất cả các ô tuân theo cùng một quy tắc
- Bây giờ, trong menu trên cùng, nhấp vào Dữ liệu và từ menu thả xuống, chọn Xác thực dữ liệu. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn trực tiếp tùy chọn Menu thả xuống
- Trong bảng Quy tắc xác thực dữ liệu, chọn "Menu thả xuống" trong Tiêu chí và nhập các giá trị đã đặt sẵn của bạn vào vị trí "Tùy chọn 1", "Tùy chọn 2", v.v. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập tên của các trường đại học
- Sau khi nhập các giá trị, nhấp vào Đã xong. Menu thả xuống của bạn đã sẵn sàng để sử dụng
Giờ đây, khi bạn nhấp vào bất kỳ ô nào đã chọn, bạn sẽ thấy một menu thả xuống gọn gàng với các giá trị đã đặt sẵn.
👀 Bạn có biết? Google Trang tính cho phép bạn liên kết danh sách thả xuống trên nhiều trang tính, giúp dễ dàng chuẩn hóa các tùy chọn và giữ cho dữ liệu của bạn nhất quán trong toàn bộ sổ làm việc.
Cách thêm danh sách thả xuống trong Google Trang tính với dữ liệu hiện có
Việc tạo danh sách thả xuống với dữ liệu hiện có còn dễ dàng hơn. Dưới đây là những việc bạn cần làm nếu muốn chuyển dữ liệu của nhiều ô thành danh sách thả xuống:
- Chọn tất cả các ô có dữ liệu hiện có mà bạn muốn làm tùy chọn trong danh sách thả xuống
- Bây giờ, nhấp chuột phải vào phạm vi ô đã chọn và chọn tùy chọn Menu thả xuống
- Trên cửa sổ hiện ra, xác nhận các tùy chọn thả xuống, gán màu sắc cụ thể mà bạn muốn, sau đó nhấp vào "Đã xong"
- Danh sách thả xuống của bạn đã sẵn sàng!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để tạo danh sách thả xuống nhanh hơn, chỉ cần nhập "@drop-down" vào bất kỳ ô Google nào. Thao tác này sẽ mở ra một bảng điều khiển, nơi bạn có thể chọn từ một loạt danh sách thả xuống cài sẵn và thêm danh sách thả xuống mới của riêng bạn.
Quản lý danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Sau khi thêm danh sách thả xuống vào bảng tính, có thể sẽ có lúc bạn cần điều chỉnh hoặc xóa chúng hoàn toàn. May mắn thay, việc này rất đơn giản, không cần phải sử dụng các thủ thuật phức tạp trong Google Trang tính.
Dưới đây là cách quản lý danh sách thả xuống:
Chỉnh sửa danh sách thả xuống hiện có
Chỉnh sửa danh sách thả xuống hiện có khá dễ dàng với Google Trang tính.
- Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn chỉnh sửa
- Nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa, trông giống như một cây bút chì, hoặc nhấp chuột phải vào ô và chọn Xác thực dữ liệu từ menu
- Trong bảng quy tắc xác thực dữ liệu, tìm phần Tiêu chí và thêm hoặc chỉnh sửa các giá trị trong danh sách. Ví dụ: bạn có thể thêm một trường đại học khác, chẳng hạn như "Yale", vào danh sách
- Lưu tất cả các chỉnh sửa bằng cách nhấp vào nút "Đã xong" ở góc phải
Xóa danh sách thả xuống
Nó gần giống như chỉnh sửa danh sách thả xuống. Chọn biểu tượng chỉnh sửa hoặc chuyển đến bảng Quy tắc xác thực dữ liệu và nhấp vào Xóa quy tắc để xóa toàn bộ danh sách thả xuống.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xóa quy tắc không xóa dữ liệu hiện có trong ô — vì vậy, nếu bạn muốn xóa sạch, bạn sẽ phải xóa nội dung ô theo cách thủ công.
Tùy chỉnh danh sách thả xuống
Bạn có thể thêm nét cá nhân vào danh sách thả xuống bằng cách tùy chỉnh nó.
- Thêm định dạng có điều kiện để nâng cao khả năng trực quan hóa (ví dụ: thêm màu sắc cho tất cả các trường đại học trong danh sách thả xuống)
- Nhấp vào Tùy chọn nâng cao để thêm văn bản trợ giúp hoặc đặt quy tắc từ chối nhập liệu khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ
- Sử dụng menu thả xuống cài sẵn để thiết lập danh sách nhanh hơn
Đọc thêm: Làm thế nào để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Google Trang tính?
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính để tạo danh sách
Mặc dù Google Trang tính cung cấp các tính năng mạnh mẽ để tạo danh sách thả xuống, nhưng nó có một số giới hạn nhất định:
- Giới hạn ký tự trong danh sách thả xuống: Khi nhập thủ công các mục cho danh sách thả xuống, toàn bộ danh sách bị giới hạn 256 ký tự. Điều này có thể gây hạn chế khi xử lý danh sách dài
- Thông báo lỗi tùy chỉnh giới hạn: Mặc dù bạn có thể thiết lập xác thực dữ liệu trong Google Trang tính để hiển thị cảnh báo hoặc từ chối các nhập liệu không hợp lệ, nhưng việc tùy chỉnh thông báo lỗi có phần giới hạn, nên có thể không giúp người dùng sửa nhập liệu của họ
- Vấn đề hiệu suất với tập dữ liệu lớn: Sử dụng xác thực dữ liệu trên tập dữ liệu lớn đôi khi có thể dẫn đến vấn đề hiệu suất, gây ra sự chậm trễ hoặc lag khi tương tác với bảng tính
Đọc thêm: Cách sử dụng Google Trang tính làm cơ sở dữ liệu (hướng dẫn từng bước)
Sử dụng ClickUp để tạo và quản lý danh sách
Trong khi Google Trang tính cung cấp nền tảng vững chắc cho việc quản lý dữ liệu, ClickUp cung cấp các tính năng quản lý dữ liệu và dự án mạnh mẽ hơn nhiều, giúp đơn giản hóa cuộc sống của bạn.
Là ứng dụng đa năng cho công việc, ClickUp kết hợp các công cụ quản lý nhiệm vụ, cộng tác và báo cáo nâng cao vào một nền tảng liền mạch. Không giống như Google Trang tính, yêu cầu công thức phức tạp và nỗ lực thủ công để theo dõi tiến độ hoặc phân tích dữ liệu, ClickUp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các tính năng trực quan như bảng điều khiển tùy chỉnh, tự động hóa và cộng tác thời gian thực.
Ví dụ: Chế độ xem bảng ClickUp nâng cao trải nghiệm xử lý dữ liệu với các tính năng phù hợp với công việc và quản lý dự án. Nó giống như một bảng tính có siêu năng lực được thiết kế để thu thập thông tin chi tiết có ý nghĩa từ dữ liệu, theo dõi nhanh các nhiệm vụ và giám sát tiến độ.
Chế độ xem bảng ClickUp
Chế độ xem bảng của ClickUp là một lựa chọn thay thế có thể tùy chỉnh cho Google Trang tính, kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với tính năng quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ.
Trong Google Trang tính, việc thiết lập các quy trình công việc phức tạp thường đồng nghĩa với việc phải vật lộn với các công thức hoặc thêm dữ liệu thủ công. Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo Trường Tùy chỉnh để theo dõi chính xác những gì quan trọng với bạn — văn bản, menu thả xuống, ngày tháng, thanh tiến độ hoặc thậm chí là các trường tính toán — mà không cần có kỹ năng sử dụng bảng tính nâng cao.
📌 Ví dụ
Bạn đang băn khoăn không biết cách sử dụng Trường Tùy chỉnh của Clickup để công việc của mình trở nên dễ dàng hơn? Dưới đây là một số ví dụ nhanh về các trường hợp sử dụng phổ biến:
- Nhóm bất động sản: Sử dụng menu thả xuống để phân loại bất động sản (ví dụ: "Đang bán", "Đang ký hợp đồng", "Đã bán") và trường số để theo dõi giá bất động sản hoặc hoa hồng
- Nhóm phát triển sản phẩm: Thêm thanh tiến độ vào công việc để hiển thị các giai đoạn phát triển, từ ý tưởng đến sản xuất
- Người lập kế hoạch sự kiện: Tạo các trường cho ngày sự kiện, liên hệ khách hàng, thông tin địa điểm và các hộp kiểm cho các công việc đã hoàn thành như đặt địa điểm hoặc gửi lời mời
Hãy tưởng tượng Chế độ xem bảng của ClickUp như bảng tính truyền thống của bạn, nhưng được nâng cấp với các khả năng siêu anh hùng. Mỗi hàng trong Chế độ xem bảng đại diện cho một nhiệm vụ đầy đủ chức năng mà bạn có thể quản lý chính xác trong cùng một giao diện.
Không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ hoặc tab.
Một số tính năng khác giúp Chế độ xem bảng ClickUp khác biệt so với các bảng tính khác.
Phân công công việc dễ dàng
Mỗi hàng trong bảng là một công việc có thể được giao ngay lập tức cho các thành viên trong nhóm. Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm, bạn có thể giao các công việc như "Thiết kế băng rôn tiếp thị" hoặc "Viết thông cáo báo chí" trực tiếp cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Đặt ưu tiên trong nháy mắt
Thêm trường ưu tiên vào Chế độ xem bảng để đánh dấu trực quan những việc cần chú ý trước tiên. Ví dụ: trong lịch nội dung, bạn có thể đánh dấu các bài viết là ưu tiên "Cao", "Trung bình" hoặc "Thấp", giúp nhóm của bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất.
Đính kèm tệp để cung cấp thêm thông tin
Bạn cần chia sẻ tệp với nhóm của mình? Đính kèm bản thiết kế, bảng tính hoặc tài liệu trực tiếp vào nhiệm vụ Chế độ xem bảng. Nếu bạn đang điều phối một chiến dịch, nhóm sáng tạo của bạn có thể tải lên bản thiết kế để nhận phản hồi ngay lập tức — tất cả đều không cần rời khỏi ClickUp.
Thêm phụ thuộc
Các phụ thuộc đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng thứ tự. Ví dụ: công việc "Khởi chạy chiến dịch quảng cáo" không thể bắt đầu cho đến khi "Hoàn thiện nội dung quảng cáo" được đánh dấu là đã hoàn thành. Cài đặt này trong Chế độ xem bảng giúp tránh nhầm lẫn và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Hơn nữa, các bản cập nhật thời gian thực của ClickUp đảm bảo mọi thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ. Khi ai đó chỉnh sửa một nhiệm vụ, điều chỉnh một trường hoặc cập nhật trạng thái, tất cả cộng tác viên sẽ thấy ngay lập tức.
ClickUp cũng cung cấp các bộ lọc nâng cao mà bạn có thể sử dụng để thu hẹp phạm vi công việc dựa trên các trường như thời hạn hoặc người được giao.
ClickUp: Không chỉ là hàng và cột
ClickUp không chỉ là một sự thay thế cho bảng tính. Nó kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Bạn mệt mỏi với việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ theo cách thủ công? Tự động hóa ClickUp cho phép bạn tự động hóa các nhiệm vụ thường ngày. Bạn có thể đặt các quy tắc tùy chỉnh để thay đổi trạng thái, thông báo cho các thành viên trong nhóm hoặc phân công nhiệm vụ dựa trên các kích hoạt cụ thể. ,
📌 Ví dụ:
- Tự động chuyển công việc sang "Đang tiến hành" khi thành viên nhóm bắt đầu thực hiện công việc đó
- Thông báo cho các bên liên quan khi một công việc được đánh dấu là "Hoàn thành"
- Phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm dựa trên Trường Tùy chỉnh như bộ phận hoặc loại dự án
Kết luận? Chế độ xem bảng của ClickUp rất tiện lợi để quản lý quy trình làm việc hoặc theo dõi tiến độ của các nhóm khác nhau.
Tương tự, Chế độ xem danh sách ClickUp giúp đơn giản hóa việc quản lý công việc bằng cách sắp xếp dữ liệu thành các danh sách rõ ràng, có thể thực hiện được. Chế độ này tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân cấp công việc, giúp dễ dàng chia nhỏ các dự án phức tạp thành các bước dễ quản lý.
Khi được sử dụng cùng nhau, các chế độ xem này mang lại sự linh hoạt liền mạch: bắt đầu với Chế độ xem bảng để nhập và phân tích dữ liệu chi tiết, sau đó chuyển sang Chế độ xem danh sách để tập trung vào việc thực thi và sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Không giống như Google Trang tính, tích hợp động này đảm bảo nhóm của bạn luôn đồng bộ, với mọi thông tin được liên kết trực tiếp với các công việc có thể thực hiện được.
Cuối cùng, ghép nối Chế độ xem bảng với Bảng điều khiển ClickUp, nơi lấy dữ liệu từ nhiều bảng để trực quan hóa xu hướng và các chỉ số chính như tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ hoặc phân phối khối lượng công việc.
Tóm lại, ClickUp có thể thay đổi cách bạn quản lý công việc nhờ các tính năng nâng cao và khả năng tích hợp mạnh mẽ.
Đọc thêm: 10 công cụ AI miễn phí tốt nhất cho Google Trang tính để tối ưu hóa bảng tính của bạn
giảm bớt căng thẳng với ClickUp
Google Trang tính là một trong những phần mềm bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất, và danh sách thả xuống là một cách hiệu quả để biến dữ liệu lộn xộn thành thông tin có cấu trúc và tổ chức tốt.
Nhưng nếu bạn có thể sắp xếp không chỉ dữ liệu mà cả toàn bộ dự án của mình thì sao? ClickUp cung cấp giải pháp hoàn hảo.
Mặc dù bạn cũng có thể sử dụng Google Trang tính để quản lý dự án, nhưng ClickUp tích hợp tốt hơn vào một hệ sinh thái rộng lớn hơn. Nó cung cấp một cách năng động hơn để quản lý nhiệm vụ, thời hạn và nhóm — tất cả ở một nơi.
Điều này giống như việc nâng cấp từ một tủ quần áo nhỏ hẹp lên một tủ quần áo rộng rãi, thông minh và có phong cách trưng bày được tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.
hãy 'bỏ' căng thẳng và 'hạ gục' những thách thức trong quản lý dự án — đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!